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El Instituto Tecnológico del Ministerio de Defensa de España (ITM) ha implantado la Plataforma de Gestión por
Procesos BPM de AuraPortal.
Caso de Éxito
INSTITUTO TECNOLÓGICO
LA MARAÑOSA
Sobre I. T. La Marañosa
Entidad
ITM - Instituto Tecnológico La Marañosa (Mº de Defensa de España)
Dirección
S. Martín de la Vega. Madrid. (España )
Web
http://www.defensa.gob.es/areasTema
ticas/investigacionDesarrollo/ITM/
Extracto
El Instituto Tecnológico La Marañosa
es uno de los centros de investigación,
desarrollo tecnológico e innovación del
Ministerio de Defensa, al servicio de las
Fuerzas Armadas y de toda la sociedad
española. Cuenta con 11 edificios en el
Campus Central repartidos en 44.000
metros cuadrados; 138 laboratorios organizados en siete áreas especializadas,
y una plantilla de alrededor de 800 trabajadores e investigadores civiles y militares.
Las áreas tecnológicas son: Armamento, Electrónica, Metrología y Factor Humano, Defensa NBQ y Materiales, Optrónica y Acústica, Plataformas y Tecnologías de Información, Comunicaciones
y Simulación (TIC-S). Dentro de cada
una de las Áreas Tecnológicas se desarrollan proyectos y se realizan actividades de investigación de muy diverso alcance.
Uno de los proyectos de I+D+i es el denominado Lucha Contra la Amenaza
IED (Artefactos Explosivos Improvisados), cuyo comienzo en el año 2008 proporcionó una ingente actividad en diferentes áreas de conocimiento. La profusión de tareas de experimentación, simulación, desarrollo y evaluación de estándares, así como el empleo de medios
para profundizar en el conocimiento de
la amenaza IED, generaron la necesidad
de profundizar en un ámbito de gestión
particular, como es el de la Gestión del
Conocimiento, adaptado a la estructura interna de varias Áreas Tecnológicas
con participación en el proyecto.
Partner de desarrollo e implantación
E&Q Engineering Solutions and Innovation S.L.
El Instituto Tecnológico La Marañosa (ITM), perteneciente al Ministerio de
Defensa de España, en su compromiso con la excelencia y su cultura de la
innovación en diversos ámbitos de interés para las Fuerzas Armadas, ha implantado la Herramienta tecnológica de Gestión por Procesos BPM de AuraPortal, siguiendo su objetivo de mantener la más alta evolución tecnológica. El elemento que ha impulsado su implantación es el proyecto de
I+D+i de Lucha C-IED.
LA PROBLEMÁTICA
ITM = Reconversión total + Apoyo ágil a las FAS (Fuerzas Armadas de España) + Peso Internacional + Impulsor Industrial Nacional + Campus Tecnológico
El Instituto es una institución que avanza hacia la excelencia institucional a través de
la mejora continua, la búsqueda del valor y la calidad total, con la capacidad de adaptación y con un gran compromiso de servicio a las fuerzas armadas y a la sociedad. Cada uno de los sumandos anteriores responden a una necesidad de eficacia y eficiencia
cada día más acuciante, y eso implica el empleo de las herramientas con un mayor ratio beneficio-coste y con retornos tangibles de la inversión que suponen.
Con el pragmatismo exigido por la actual situación económica se pretende demostrar,
mediante una inversión limitada y con unos objetivos claros, la capacidad de gestión
de una de las actividades más completas e intensivas en conocimiento como es la de
un proyecto de I+D+i en el marco de un Instituto Tecnológico del Mº de Defensa. Para
tal fin se selecciona como piloto o caso de estudio el proyecto de Lucha Contra la Amenaza de Artefactos Explosivos Improvisados (C-IED). La necesidad de gestionar adecuadamente el conocimiento generado por el proyecto, identificando los elementos, y explotando convenientemente para poner al servicio de toda la Organización el capital intelectual forjado, tanto por los colaboradores de las Fuerzas Armadas, como por las
empresas y organismos de la Administración implicados en la lucha contra dicha amenaza. Desde el principio, se observó que esta necesidad conllevaba sistematizar y automatizar a todos los niveles las tareas de gestión imbricadas en la Organización y
canalizadas a partir del Proyecto.
“La optimización de recursos, la simplicidad de la herramienta y el bajo coste comparativo con otros BPMS en término de esfuerzo de programación , además de la versatilidad de la herramienta para dar tanto
soluciones generales como específicas, fueron los criterios básicos para esta selección”.
Enrique Martín Romero
CEO de E&Q Engineering
“El conocimiento de una Organización Tecnológica se genera e intercambia en la mayoría de las actividades de la organización.
Por ello, si se desea gestionar, es importante hacerlo desde una herramienta que permita realizar una gestión integral de la propia Organización. Además, es vital que esta
gestión este dirigida por procesos para canalizar y optimizar los flujos de conocimiento y saber dónde éste reside y se origina con
mayor profusión ”.
LA SOLUCIÓN
Como se ha indicado anteriormente, la ambición de esta iniciativa se corresponde con la gestión de activos intangibles derivados de procesos clásicos
de gestión de proyectos. Una vez diseñado un piloto del denominado Sistema de Gestión de Conocimiento, se comenzaron a implantar los procesos
con la herramienta BPM AuraPortal, automatizando en lo posible las tareas explícitas y permitiendo, al menos, monitorizar e identificar los actores en aquellas más tácitas.
Adicionalmente, uno de los requisitos ha sido la simplicidad de desarrollo
y la minimización del impacto de consultoría en el diseño, de tal manera
que la dependencia exterior estuviese sobre todo basada en la implantación y el mantenimiento a nivel experto, para lo cual se ha contado con el expertise de la consultora E&Q Engineering -partner de AuraPortal- en el ámbito de la gestión del conocimiento, además de ser una empresa con amplia experiencia en los asuntos relacionados con la temática concreta del
proyecto.
La metodología utilizada ha sido el desarrollo por etapas. Inicialmente se
realizó una implantación de la herramienta para un número reducido de
usuarios internos, creciendo en número y en procesos de gestión gradualmente. Posteriormente se añadió funcionalidad específica de Gestión del
Conocimiento en los procesos de gestión del proyecto abarcando horizontalmente diferentes Áreas de Conocimiento y Áreas Tecnológicas de la Organización. Asimismo, se creó el soporte necesario para la confección de repositorios relacionados con la Gestión del Conocimiento (lecciones identificadas por áreas de conocimiento, propuestas de mejora, portales con artículos relacionados con la temática C-IED, cuestionarios de evaluación…),
se generaron indicadores de capital intelectual, y finalmente se creó un portal para integrar a los colaboradores externos al Instituto en los procesos
del proyecto.
Caso de Éxito: I.T. La Marañosa
Tcol. José Carlos Espinosa
Jefe del proyecto de I+D+i del ITM
Caso de Éxito: I.T. La Marañosa
Tcol. José Carlos Espinosa
Jefe del proyecto de I+D+i del ITM
“Mi recomendación es que la dirección
de una Organización que quiera abordar un proyecto BPM debe liderar el
proyecto, estar mentalizada para sufrir un cambio cultural y asumir los costes que este cambio lleva asociados,
costes que se convertirán en inversión si el proyecto llega a buen puerto.”
LOS RESULTADOS
El resultado de la implantación de la herramienta como elemento clave del Sistema de Gestión del Conocimiento, se puede
resumir en los siguientes puntos:
1. Gestión Integral del proyecto y por ende de la organización.Gestión del personal, de los proyectos I+D, de la relación con los colatores del sistema…
6. Ampliación del alcance del Sistema
de Gestión del Conocimiento
C-IED para la interacción con
usuarios externos a la organización.
Esto incluye:
gestión del conocimiento). Sistematización de procesos rutinarios y
de procesos de alto valor para la Organización.
3. Creación de Indicadores de Capital Intelectual. Generación de indicadores que permiten medir y posteriormente actuar en aspectos básicos de la Gestión del Conocimiento como son el capital humano, el
capital estructural y el capital relacional de la organización.
como son las
y las Propuestas de Mejora, alimentados de un modo transparente por los procesos horizontales
propios de la Gestión del Conocimiento.
5. Creación de procesos de evaluación de elementos (documentos,
eventos, otros procesos, aplicaciones…) que permiten valorar la calidad de los mismos, mediante la cumplimentación de cuestionarios es-
a. Plataforma de Interacción
Web. Permite a los colaboradores externos participar en
procesos de Gestión del Conocimiento, como la publicación
de contenido, la discusión sobre determinadas áreas de
conocimiento a partir de eventos (reuniones, conferencias,
webinarios…), o la participación en la Mejora Continua.
b. Mapa de Conocimiento Interactivo. Permite a cualquier usuario visualizar, de manera
real, dónde reside el conocimiento.
realmente genera valor.
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