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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA
DE LOS ANDES VENEZOLANOS
PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE DOS FORMATOS PARA
LA MEJORA DE LA OPERATIVIDAD Y EFICIENCIA EN EL DESARROLLO
DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA EL ÁREA DE GESTIÓN Y
CONTROL DE EMPLEADOS TEMPOREROS – HOTEL
INTERCONTINENTAL MARACAIBO
MÉRIDA, JULIO 2016
1
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA
DE LOS ANDES VENEZOLANOS
SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA
ÁREA DE PASANTÍAS
PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE DOS FORMATOS PARA
LA MEJORA DE LA OPERATIVIDAD Y EFICIENCIA EN EL DESARROLLO
DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA EL ÁREA DE GESTIÓN Y
CONTROL DE EMPLEADOS TEMPOREROS – HOTEL
INTERCONTINENTAL MARACAIBO
TUTOR ACADÉMICO:
AUTOR:
PROF. SHIRLEY ROJAS
JHON ALEJANDRO RUIZ TORO
TUTOR EMPRESARIAL:
PSIC. LUCIANA VALDERRAMA
MÉRIDA, JULIO 2016
II
III
IV
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULR PARA LA
EDUCACIÓN UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA
DE LOS ANDES VENEZOLANOS
PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DOS DE FORMATOS PARA
LA MEJORA DE LA OPERATIVIDAD Y EFICIENCIA EN EL DESARROLLO
DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA EL ÁREA DE GESTIÓN Y
CONTROL DE EMPLEADOS TEMPOREROS – HOTEL
INTERCONTINENTAL MARACAIBO
AUTOR: JHON ALEJANDRO RUIZ TORO
TUTOR ACADÉMICO: PROF. SHIRLEY ROJAS
FECHA: JULIO 2016
RESUMEN
El Hotel InterContinental Maracaibo es una de las mejores opciones de
alojamiento y servicio, ubicado en el estado Zulia, perteneciente a la
compañía hotelera IHG (InterContinental Hotels Group). Que tiene como
objetivo brindar una experiencia única a sus huéspedes, ya que busca
apuntar a ser unas de las mejores organizaciones hoteleras a nivel mundial,
durante el periodo de pasantías que se llevó a cabo en el Departamento de
Recursos Humanos, Área de Gestión y Control de Empleados Temporeros
en el cual se vio la necesidad de crear formatos para la mejora de procesos
administrativos, ya que se busca implementar dos formatos, uno para la
recopilación de información para la actualización de los datos de eventuales
y el otro es un reporte general de la nómina de trabajadores por sus pagos
diarios. Estas herramientas facilitaran todas las actividades en el
departamento.
DESCRIPTORES: formatos, diseño, recursos humanos, control y gestión.
V
ÍNDICE GENERAL
pp
.
Carta Aval…………………………………………………………………….
iii
Resumen……….…………………………………………………………….
iv
Índice General……………………………………………………………….
v
Índice de Figuras……………………………………………………………
vii
Índice de Tablas…………………………………………………………….
viii
Índice de Anexos……………………………………………………………
ix
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………..
1
FASE I. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA…………………………….
2
1. Identificación de la empresa……………………………….….
2
2. Estructura Organizativa de la empresa………………………
3
3. Descripción de las actividades realizadas por el pasante…
5
FASE II. DIAGNOSTICO SITUACIONAL……………………………….
6
Identificación del problema…………………………………….
6
Descripción e identificación de las alternativas de solución..
8
FASE III. LA PROPUESTA………………………………………………..
11
1. Presentación de la propuesta………………………………….
11
2. Justificación………………………………………………………
11
3. Objetivos de la propuesta……………………………………….
12
General……………………………………………………
12
Específicos………………………………………………..
12
4. Contextualización y fundamentación de la propuesta……….
13
5. Estructura de la propuesta……………………………………...
16
Descripción……………………………………………….
16
Recursos………………………………………………….
23
VI
RECOMENDACIONES……………………………………………………..
24
CONCLUSIONES……………………………………………………………
25
ANEXOS……………………………………………………………………...
26
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS………………………………………
28
REFERENCIAS ELECTRÓNICAS………………………………………..
29
VII
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura
pp.
1. Organigrama General Del Hotel Intercontinental Maracaibo….
4
2. Flujograma Del Proceso De La Nómina Eventual……………...
20
3. Flujograma Del Proceso De Contactar Eventuales…………….
22
VIII
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla
pp.
1. Ficha Técnica Datos de la Empresa………………………………
2
2. Ficha Técnica Descripción de las Actividades Realizadas por
el Pasante……………………………………………………………
5
3. Formato Reporte de Nomina Eventual…………………………....
18
4. Formato Actualización de Datos Para Eventuales………………
21
IX
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo
pp.
1. Captura Del Formato De Reporte De Nomina Eventual En
Excel…………………………………………………………………
26
2. Área De Gestión Y Control De Empleados Temporeros Hotel
Intercontinental Maracaibo………………….…………………….
27
X
INTRODUCCIÓN
La organización InterContinental Hotels Groups (IHG), es una de las
mayores marcas hoteleras a nivel mundial, la cual posee una considerable
cantidad de infraestructuras y plazas camas, con diferentes marcas para sus
clientes, una de las más reconocidas es InterContinental, con sus hoteles de
lujo enfocados a los huéspedes que alcanzaron el éxitos siendo parte de su
filosofía organizacional, brindando servicios personalizados de primera
calidad, que buscan hacerlos sentir como en su casa.
La pasantía administrativa fue realizada en esta cadena hotelera,
específicamente en el Área de Gestión y Control de Empleados Temporeros,
ubicada
en
el
Departamento
de
Recursos
Humanos
del
Hotel
InterContinental Maracaibo. Durante un período de dieciséis (16) semanas, el
autor llevó a cabo funciones administrativas que permitieron conocer las
políticas de la empresa en esta área, entre ellas: el pago de salario al
personal eventual por evento realizado, lo cual conlleva a la realización de
nóminas, que requieren ser actualizadas constantemente debido a la alta
rotación que presenta este tipo de personal en el hotel.
Por esta razón, se hace necesaria la implementación y el diseño de
formatos para el mejoramiento del Departamento de Recursos Humanos, los
cuales ayudarán a optimizar el tiempo y los recursos del área.
1
FASE I. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
1. Identificación de la empresa
Tabla 01. Ficha Técnica Datos de la Empresa
DATOS DE LA EMPRESA
Razón Social: Promociones Turísticas. C.A. RIF: J-30491738-4
Dirección: Av. 2 con calle 78 Dr. Portillo N 78 – 215, Sector El Milagro, Zona Postal
4001. Maracaibo, Venezuela.
Estado: Zulia
Categoría: N/A
Clasificación: Ejecutivo
Capacidad de alojamiento: 252 habitaciones entre dobles y sencillas donde se
pueden alojar dos personas, con una capacidad total 1008 plazas camas.
Perfil de la empresa y servicios que ofrece:
El Hotel InterContinental con vista al lago de Maracaibo cuenta con un excelente
servicio cumpliendo con sus estándares a nivel global, ofreciendo tres turnos de
alimentos y bebidas distribuidos en sus diferentes restaurantes y bares como son:
Portobello Restaurant, Arrosto Grill House, Lobby Bar, Bari bar, Room Service 24
horas y su reciente restaurante inaugurado Vesuvio Pizzería Artesanal. Aparte de
ofrecer una atención personalizada a sus huéspedes, cuenta con recepción,
estacionamiento, conserjería, mini tienda, aerolínea (American Airlines), Calantha Spa
y red wifi en todas las áreas. Conjuntamente con los demás servicios, el Hotel
InterContinental Maracaibo cuenta con un centro de negocios Business center y 10
salones de eventos, distribuidos en 10 veredas con alta tecnología para conferencias y
reuniones y dos grandes salones para eventos múltiples.
Observaciones: El hotel se encuentra en proceso de categorización.
Fuente: Recursos Humanos, Hotel InterContinental Maracaibo (2016)
2
2. Estructura Organizativa de la empresa
La estructura organizativa del Hotel InterContinental Maracaibo es
centralizada de tipo vertical, ya que, las decisiones principales de la
organización son tomadas por parte de la directiva como lo son los
propietarios. Este tipo de organigrama es de uso generalizado en la
administración, debido a que presenta unidades ramificadas de arriba hacia
abajo donde, desde la parte superior se degradan los diferentes niveles
jerárquicos.
Por otra parte, se observa que las líneas de autoridad son de manera
lineal, ya que, la relación y las instrucciones de trabajo entre jefes y
subordinados son de manera directa y deben responder con carácter de
acatamiento hacia la línea de rango mayor.
En vista de esto el Área de Gestión y Control de Empleados
Temporeros de esta organización hotelera, se encuentra inmerso dentro del
Departamento de Recursos Humanos, donde la toma de decisiones del área
está directamente sujeta a la gerencia de esta dependencia.
3
Figura 01. Organigrama General del Hotel Intercontinental Maracaibo
SHA
Capacitación
Fuente: Gerencia de Recursos Humanos, Hotel InterContinental Maracaibo (2016)
4
3. Descripción de las actividades realizadas por el pasante
Tabla 02. Ficha Técnica Descripción de las Actividades Realizadas por el
Pasante
DATOS DEL DEPARTAMENTO
Dependencia: Hotel InterContinental
Maracaibo.
Área o Departamento designado:
Gestión Y Control de Empleados
Temporeros. (GCET)
Fecha de inicio: 18/01/2016
Fecha de culminación: 06/05/2016
Tutor Empresarial: Luciana Valderrama
Supervisor inmediato: Elvira Reales y
Marian Rubio
Descripción de las actividades realizadas en el departamento por objetivos
Revisar la nómina eventual y pagos de los trabajadores, generados por las
diferentes áreas del hotel.
Organizar y planificar los eventos que se realizaron en las semanas.
Asignar pautas para eventuales (mesoneros, azafatas y montadores) para cubrir
los eventos a efectuarse.
Ingresar al sistema eventos y requisiciones de eventuales.
Apoyar en el Departamento de Recursos Humanos.
Observaciones
Fuente: Ruiz (2016)
5
FACE II. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
Identificacion del Problema
El trabajo realizado por el autor en el Departamento de Recursos
Humanos (RRHH) se llevó a cabo específicamente en el Área de Gestión y
Control de Empleados Temporeros (GCET) con la realización actividades
administrativas de manera repetitiva cada semana. Durante el periodo se
observó la debilidad en dos procedimientos administrativos, los cuales
fueron, el primer proceso que corresponde a la revisión y análisis detallado
sobre las nóminas eventuales que deben ser llevadas a la Gerencia de
Recursos Humanos para su aprobación y el segundo proceso que trata sobre
recopilación de datos personales de eventuales, por tal motivo, se
presentaba una desorganización y retraso en los tiempos de ejecución de
dichas actividades.
En relación con lo mencionado anteriormente, en la organización parte
del personal eventual se encarga de las actividades operativas, por ende, es
vital para el Departamento de RRHH generar los pagos de nómina en el
tiempo establecido según el cronograma, determinado por del Departamento
de Finanzas delegado de generar los pagos correspondientes. Por
consiguiente se puede observar que en el primer proceso de nómina
eventual no hay un aval que indique las correcciones y novedades revisadas
de manera resumida, las cuales serán presentadas a la Gerencia de RRHH
generando preguntas acerca de las nóminas.
En el segundo procedimiento al momento de solicitar personal
eventual se realiza una búsqueda en la base de datos del hotel (EasyMax)
diseñada para proveer esta información, encontrando que la gran mayoría de
registros de contactos eventuales están desactualizados ya que tienen
tiempo e incluso años sin generan una nueva lista de contactos, por lo tanto
6
se genera un alto índice de registros de los mismos en el sistema
administrativo del departamento (EasyMax).
Con base a lo mencionado anteriormente, se puede hacer referencia,
que esta sintomatología se manifiesta por la ausencia de comunicación entre
el Área de Gestión y Control de Empleados Temporeros (GCET) con los
diferentes departamentos de la empresa hotelera, el uso improvisado de
formatos que ya están establecidos por la organización, la saturación de
información de colaboradores eventuales en la base de datos y también por
no seguir con los canales regulares para pautar eventuales, ya que, esto se
realiza sin consentimiento del Departamento de RRHH, entre otros.
Por tal motivo se han evidenciado las consecuencias de esta praxis
agudizándose, la ausencia en las áreas operativas e incluso abandono al
cargo que ejerce en su periodo de eventual, la falta de apoyo para los
empleados fijos o contratados que tienen responsabilidades mayores
dependiendo de su cargo, de igual manera produciría un descontento por
parte del personal eventual, reflejando un rendimiento laboral de baja calidad
y ausencia de un servicio de calidad en las áreas operativas del hotel hacia a
los huéspedes.
La identificación de esta problemática es originada por diferentes
razones, para el primer procedimiento de ejecución de las nóminas, los
departamentos operativos que maneja la organización (Alimentos y bebidas,
ama de llaves, mantenimiento, lavandería, recepción y seguridad) no ratifican
bien la información de las nóminas generadas, retrasando la entrega de la
misma a Recursos Humanos.
Así mismo mencionando el segundo procedimiento sobre la
actualización de datos personales para contactar eventuales, la empresa
implementa a los temporeros un estatus de activación con un periodo de 28
días continuos de trabajo, luego de culminado estos deben tener un receso
7
fuera de la empresa de 90 días considerados con un estatus de bloqueo, por
lo tanto este lapso de tiempo se vuelve a repetir para cada trabajador
eventual, siendo una modalidad de días establecida según políticas del hotel.
Debido a esta modalidad, causa a los registros de eventuales que
tienen un estatus de bloqueo equivalente a un tiempo tres meses, la
variación de su información registrada antiguamente en la base de datos, las
cuales concurrieron constantemente como; cambio o extravío de número
telefónico, asisten a un trabajo diferente o ya no viven en el estado Zulia,
entre otros. Haciendo que el procedimiento se convierta en una actividad
monótona por la numerosa cantidad de eventuales que se encuentran en el
sistema, por la ausencia de su actualización.
Descripción e identificación de las alternativas de solución
Para estos dos procesos de nómina eventual y actualización de sus
datos personales, se tomaron en cuenta estas diferentes alternativas de
solución por parte del autor:
1) Supervisión
continúa
a
los
asistentes
administrativos
de
los
departamentos operativos encargados de elaborar las nóminas,
por
parte sus jefes o supervisores.
2) Utilización de recursos tecnológicos, implementando una base de datos
que automaticen fácilmente el cargo de nóminas al sistema.
3) Requerimiento de formatos manuales, por parte del departamento de
Recursos Humanos para optimizar la operatividad del mismo.
Una de las maneras más viables para contribuir con la mejora de
estos dos procesos, es la alternativa de solución número tres, la cual es la
implementación de formatos manuales adaptándolos a los requerimientos
que están sugiriéndose según los síntomas mencionados anteriormente,
8
brindando rapidez y fluidez de trabajo, convirtiéndose en una herramienta de
recolección de la información a la que se quiere llegar.
Para la nómina eventual se utilizará un formato que demuestre las
observaciones revisadas y que estén fuera de los parámetros establecidos
por la organización detectados en la nómina, también se mostrará la cantidad
de pagos generados por todos los departamentos resumidamente.
Al mismo tiempo otro de los formatos es sobre la actualización de la
información de los trabajadores eventuales, donde se solicita mostrar su
estatus de disponibilidad, números telefónicos fijos, siendo el medio de
comunicación directo hacia ellos, también los días de la semana que puedan
trabajar en el transcurso de los 28 días de activación. Con esta información
se puede depurar el sistema de los trabajadores que no tengan la
disponibilidad de laborar, donde posteriormente será planteado a la Gerencia
de Recursos Humanos lo beneficioso que podría ser la actualización del
sistema de eventuales, a través de este formato.
9
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA
DE LOS ANDES VENEZOLANOS
SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA
ÁREA DE PASANTÍAS
PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE DOS FORMATOS PARA
LA MEJORA DE LA OPERATIVIDAD Y EFICIENCIA EN EL DESARROLLO
DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA EL ÁREA DE GESTIÓN Y
CONTROL DE EMPLEADOS TEMPOREROS – HOTEL
INTERCONTINENTAL MARACAIBO
TUTOR ACADÉMICO:
PROF. SHIRLEY ROJAS
AUTOR:
JHON ALEJANDRO RUIZ TORO
MÉRIDA, JULIO 2016
10
FASE III. LA PROPUESTA
1. Presentación de la propuesta
La propuesta consiste en la implementación de dos tipos formatos,
con la finalidad de mejorar la operatividad y eficiencia en el desarrollo de los
procesos administrativos para el Área de Gestión y Control de Empleados
Temporeros
en
Promociones
Turísticas
C.A.
(Hotel
InterContinental
Maracaibo).
2. Justificación
En el departamento de Recursos Humanos del Hotel InterContinental
Maracaibo, el proceso adminstrativo para eventuales es responsabilidad del
Analista de Gestión y Control de Empleados Temporeros, el cual se encarga
de hacerlo de manera organizada y contralada. En este proceso se vio la
necesidad de implementar dos tipos de formatos que ayudarán a manejar de
manera más sencilla las actividades a realizar en el departamento.
El formato para la nómina tiene como función informar a la Gerencia
de Recursos Humanos los motivos y la necesidad de pautar al personal
eventual, ya que la empresa busca reducir al máximo los gastos en nómina
de colaboradores eventuales, la implementación de dicho documento sirve
para obtener aprobaciones y autorizaciones por parte de la Gerencia de
RRHH.
Seguidamente la importancia de incorporar un segundo formato donde
se registren las actualizaciones de cada trabajador eventual, para simplificar
el trabajo del analista de GCET, siendo esta la actividad que realizó el autor
en el desempeño del proceso de pasantías, ya que, una de las funciones de
este instrumento es la recopilación de información para luego ser analizada,
este recurso será utilizado de manera continua, el cual debe notificar los
11
resultados arrojados a la gerencia del departamento para realizar una
actualización en su base de datos diaria o semanal según lo requiera el área.
Teniendo en claro esto se buscará reforzar el área con dichos
instrumentos de trabajo donde los beneficiados serán; la organización que
cubre todos los requerimientos de las áreas operativas del hotel, el
Departamento de RRHH que maneja el control de todos los colaboradores, el
Departamento de Finanzas que procesan y reciben las nóminas para
efectuar los pagos correspondientes a tiempo y por último
los
Departamentos de Mercadeo y Ventas encargados de generar ingresos a
través de eventos y banquetes que se realizan en los múltiples salones
convencionales del hotel en los que se van a necesitar eventuales de
mesoneros, azafatas, buffetier y personal de limpieza de áreas públicas.
3. Objetivos de la propuesta
General:
Implementar dos tipos de formatos para la mejora de la operatividad y
eficiencia, en el desarrollo de los procesos administrativos en el Área de
Gestión y Control de Empleados Temporeros.
Específicos:
1) Identificar las necesidades del departamento, para la recepción de la
actualización de información y elaboración de nóminas para los pagos de
los trabajadores eventuales.
2) Determinar los formatos para la recepción de información y elaboración
de las nóminas para los eventuales.
12
3) Diseñar formatos para agilizar las actividades según las necesidades del
área.
4. Contextualización y fundamentación de la propuesta
La administración organizacional del recurso humano es la manera
como las organizaciones tratan a las personas que trabajan en conjunto en
esta era de la información, ya no como recursos organizacionales que deben
ser administrados pasivamente, sino como seres inteligentes y proactivos,
responsables, con iniciativa, dotados de habilidades y conocimientos que
ayudan a administrar los demás recursos organizacionales materiales y que
carecen de vida propia.
Por tanto Fijar el capital humano que poseen las grandes
organizaciones a nivel mundial, es de suma importancia, ya que, éstas pasan
por un proceso de reclutamiento y selección, donde la marca hotelera IHG
hace un especial énfasis. “El primero es el impacto de la globalización, que
cambiado de forma considerable las formas de gestionar las empresas y de
realizar el trabajo. Las compañías han recurrido a diversas medidas para
mejorar la eficacia y la competitividad” (Domingo, 2010, p. 39).
Con lo citado anteriormente se puede deducir que existe un amplio
mercado laboral donde se busca incluir al personal con un sentido de
pertenencia, dando condiciones de trabajos óptimas, en donde toda
organización requiere alguna finalidad, algún concepto del porqué de su
existencia y de lo que va a realizar, deben definirse las metas, los objetivos y
el ambiente interno que necesitan los participantes, de los que depende para
alcanzar sus fines. Los objetivos que no son otra cosa sino las metas
colectivas de acuerdo con la significación social. En este sentido “La
dirección del personal o RRHH, es el sector de la dirección que se ocupa de
13
la programación, organización, dirección y control de las diversas funciones
operativas encaminados a conseguir desarrollar, utilizar y mantener el equipo
humano de trabajo” (Porret, 2007, p.51).
Por lo tanto, este departamento es de gran importancia, debido a que
su responsabilidad es el reclutamiento y selección del personal adecuado,
manteniendo el balance entre la organización y todos los colaboradores que
conforman el equipo de talento humano de la empresa direccionando la
eficiencia del personal, el cual es el resultado de la racionalidad, puesto que
una vez establecidos los objetivos, le compete descubrir los medios más
adecuados para obtenerlos, estando ligada a los medios, métodos y
procesos con los cuales la organización, considera que alcanzará
determinados fines o resultados. Para que exista una eficiencia óptima del
personal es necesario que los medios, procedimientos, métodos y procesos,
sean coherentes con el logro de los objetivos deseados.
Uno de los medios más importantes para lograr que el personal
cumpla con su función, de una manera eficaz, es utilizando formatos
especiales que sirvan de guía en el trabajo, debido a constituyen una fuente
de información de gran utilidad, ya que en ellos se especifican los
lineamientos que regulan el adecuado funcionamiento de cada integrante de
la organización hotelera, así como también se muestra la forma secuencial
de los procesos que se deben seguir para la mejor realización de las
actividades asignadas, “Los Formatos son todas aquellas formas o
documentos que se utilizan periódicamente para registrar información y
evidencia relacionada con el sistema de trabajo de la organización” (Álvarez,
1996, p.45).
Es decir que los formatos son instrumentos, que se pueden adaptar a
las necesidades de cualquier empresa, donde se busca un uso específico
14
para mejorar las actividades laborales, en el caso del hotel intercontinental se
vio la necesidad de aplicar esta herramienta al departamento por lo tanto
crear un formato específico para el pago de nómina del personal eventual del
hotel sería de gran utilidad por la simplificación del trabajo invertido en este
proceso. Igualmente se consideró importante definir lo que es una nómina la
cual es “Es el aspecto vital de la relación laboral con los trabajadores que
cumplen exigencias documentales de la retribución hoy desarrollada por
soportes informáticos y que se relacionan con el sistema financiero y
contable de la organización” (Porret, 2007, p.61).
En función de esto en la propuesta se incluirá en un formato específico
un resumen documentado de las retribuciones dadas a los trabajadores,
creando un apartado de observaciones donde se pueda colocar toda la
información recolectada. Para esto se debe tener claro que los trabajadores
eventuales del hotel InterContinental reciben su pago diariamente donde se
ve reflejado en la seccional de nóminas de la LOTT (2012) en cuanto al
salario por unidad de tiempo, refiere
Artículo 113. Se entenderá que el salario ha sido estipulado por
unidad de tiempo, cuando se toma en cuenta el trabajo que se realiza
en un determinado lapso, sin usar como medida el resultado del mismo.
Cuando el salario sea estipulado por mes se entenderá por salario
diario la treintava parte de la remuneración mensual. Se entenderá por
salario hora la alícuota resultante de dividir el salario diario por el
número de horas de la jornada diurna, nocturna o mixta, según sea el
caso.
El pago estipulado por la organización para cada colaborador será
diario, donde se acumula a partir del día lunes hasta el domingo de cada
semana del año, y se cancelara los días jueves y viernes de la semana
posterior, sumando los días laborados si fueron de jornada diurna, nocturna
o feriada más sus horas extras.
15
Para poder mantener un control del personal eventual que se
encuentra disponible, con datos correcto y actuales, es necesario tener
dentro de la organización una base de datos de sus recursos humanos que
sea capaz de abastecer un sistema de información sobre el personal,
además de un sistema de auditoría capaz de regular su funcionamiento.
Es básicamente un sistema computarizado para guardar
registros; es decir, es un sistema computarizado cuya finalidad general
es almacenar información y permitir a los usuarios recuperar y
actualizar esa información con base en peticiones. La información en
cuestión puede ser cualquier cosa que sea de importancia para el
individuo u organización; en otras palabras, todo lo que sea necesario
para auxiliarle en el proceso general de su administración (C.J. Date,
2001, p.06).
Sabiendo esto se podrá aplicar un formato, donde se tendrá un
control de registro de eventuales a la mano, para luego actualizar la base de
datos de la empresa hotelera.
5. Estructura de la propuesta
Descripción:
En este apartado se demostraran los formatos diseñados, además
cada uno será graficado con su diagrama de flujo, el cual indicará paso a
paso como se realizan los procesos, para su comprensión, y dónde se quiere
implementar el instrumento de trabajo, también se identificara en que paso
se aplicará cada uno de los formatos.
Para esto se aplicara el diseño de dos tipos de formatos, vinculados
directamente al diagnóstico situacional observado, donde se utilizó la
herramienta de Microsoft Office Excel para su creación, el cual se realizó de
manera funcional para su aplicación, implementando una columna que
describe cada apartado, sujetos a los indicadores de la propuesta y filas las
16
cuales tendrán la información de cada trabajador. De esta manera creando
un diseño práctico para su utilización, donde estos se pueden llenar de
manera digital o manual según la disponibilidad y tiempo, a su vez, contendrá
los característicos logotipos de la organización InterContinental mostrando
un tipo de formatos más formal a la hora de su prestación, y al final
contendrá casillas para sus correspondientes firmas comprometiendo a cada
uno de los involucrados de estos procesos.
De la misma manera se explicará cada uno de estos procedimientos
mediante un flujograma, demostrando como se llevan a cabo estas
actividades, y en donde se ejecutarán como uno de los formatos propuestos,
ayudando al lector en la comprensión de cada caso.
17
Tabla 03: Formato Reporte de Nómina Eventual
REPORTE DE NOMINA EVENTAUL PERIODO DEL 16/05/16 AL 22/05/16
NOMBRE Y
CEDUA
APELLIDO
ALIMENTOS Y BEBIDAS
CARGO
FECHA
SUBTOTAL:
T.D
0
T.N T.F H.E.D
0
0
0
H.E.
N
H.E.
F
0
M.T.D M.T.N
M.T.
F
H.E.D
H.E.N
H.E.F
TOTA
L
1.100
1.100
1.100
1.100 1.300 137,50 137,50 162,50
1.100 1.300 137,50 137,50 162,50
1.100 1.300 137,50 137,50 162,50
0
0
0
0,00
1.100
1.100
1.100
1.100 1.300 137,50 137,50 162,50
1.100 1.300 137,50 137,50 162,50
1.100 1.300 137,50 137,50 162,50
SUBTOTAL:
0
0
0
0,00
1.100
1.100
1.100
1.100 1.300 137,50 137,50 162,50
1.100 1.300 137,50 137,50 162,50
1.100 1.300 137,50 137,50 162,50
SUBTOTAL:
0
0
0
0,00
0,00
0
OBSERVACIONES
RECEPCIÓN
SUBTOTAL:
0
0
0
0
0
0
AMA DE LLAVES
SUBTOTAL:
0
0
0
0
0
0
TOTAL:
APROBADO POR
GTE.RRHH
APROBADO POR GCET
APROBADO POR
CONTRALOR
APROBADO POR
GTE. GENERAL
Fuente: Ruiz (2016)
18
El reporte de nómina eventual será el formato que se trabajará en Excel el
cual se puede apreciar la tabla N° 3. Este se ejecutará al finalizar la
corrección de todas las nóminas, contiene las casillas con datos personales
de cada eventual.
Seguidamente se dispondrán tres casilla con las siguientes siglas
“T.D. (turno diurno)”, “T.N. (turno nocturno)” y “T.F. (turno feriado)”, donde se
marcaran la cantidad de veces que ha trabajado cada eventual en cada turno
por una semana, luego tres casillas con “M.T.D (monto turno diurno)”,
“M.T.N. (monto turno nocturno)” y “M.T.F. (monto turno feriado)”, donde se
reflejan el pago de cada turno, también tres casillas con estas siglas “H.E.D.
(hora extra diurna)”, “H.E.N. (hora extra nocturna)” y “H.E.F. (hora extra
feriada)”.
Estos montos se calculan de la siguiente manera, según el turno en el
que trabajó cada eventual, su pago es diferente, cada jornada diaria de
trabajo equivale a 8 horas diarias, luego de esto si el eventual pasó el
máximo estipulado se contará como hora extra, se tomará el monto del turno
y se dividirá entre las 8 horas de trabajo dando el precio de cada hora
dependiendo del tipo de turno.
19
Figura 02. Flujograma del Proceso de la Nómina Eventual
En la figura 02: se visualiza cómo es el proceso de las nóminas de los
diferentes departamentos operativos del hotel, donde a la llegada de la
nómina eventual se realiza su revisión para luego ser procesada,
específicamente en el paso número 4 es donde se aplicará el formato del
reporte de nómina eventual. Este proceso se realiza una vez a la semana
todos los días lunes.
20
Tabla 04. Formato de Actualizacion de Datos para Eventuales
El formato de actualización de datos para eventuales, tiene un uso específico: recopilar su información
actualizada, ya que es muy recurrente los cambios de los datos donde los eventuales solicitan cambiar sus
datos.
21
Figura 03. Flujograma Del Proceso De Contactar Eventuales
En la figura 03 se observa cómo es el proceso de contactar
eventuales, la cual es una de las funciones del Analista de GCET, al
momento de tener eventuales que soliciten actualizar su información,
requerimiento que se realiza muy a menudo, se usará el formato de
actualización de información de eventuales, registrando su información
nueva, este proceso se puede realizar diariamente.
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Recursos
En este apartado cabe mencionar que para la implementación de
estos instrumentos de trabajo, no se requiere de una inversión significativa
de financiamiento, ya que la empresa cuenta con los recursos y materiales
necesarios para diseñar y crear los formatos del informe de la nómina
eventual y el formato de la actualización de información de los eventuales.
En cuanto a los recursos materiales se requerirá de ordenadores de
escritorio para diseñar y guardar en documentos digitales, como pueden ser
de Microsoft Office Word o Microsoft Office Excel, que son recursos óptimos
para la creación de los formatos, igualmente es necesario el uso de
impresoras y hojas de papel bond para tener un respaldo de estos
documentos en físico.
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RECOMENDACIONES
Al Hotel InterContinental Maracaibo, se le recomienda principalmente,
considerar la siguiente propuesta, implementar los formatos para mejorar
sus procesos.
Finalmente, se invita a toda la comunidad estudiantil del Colegio
Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos (CUHELAV), a
considerar el Hotel InterContinental Maracaibo, como una de las
opciones
para
el
proceso
del
entrenamiento
empresarial
tanto
administrativo como operativo, ya que el mismo posee un gran recurso
humano que ayuda a los pasantes en un verdadero aprendizaje y que
además no está renuente a su vez a las enseñanzas que puedan adquirir
de los estudiantes del CUHELAV a modo de retroalimentación.
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CONCLUSIONES
Los resultados que arroja la implementación de formatos dan un
control y mejoramiento de los procesos ya estipulados anteriormente,
además
estas
herramientas
se
puede
adaptar
sencillamente
al
departamento, por lo tanto se deben tener en manera digital y vaciar la
información que se requiera, seguidamente se debe imprimir para tener aval,
con una copia para futuros imprevisto.
Igualmente dando un debido uso y seguimiento a este aporte, se
podrá gestionar los procesos y la nómina el cual es el compromiso que
tienen las organizaciones con sus empleados, teniendo claro esto, se deja
ver la importancia que tiene manejar este recurso administrativo, controlando
los tiempos que requieren procesar las nóminas dando con detalle la
información que se genera cada semana.
Del mismo modo se pudo conocer que el personal eventual no tiene
una relación directa con el hotel, si no periódicamente, por eso es importante
cumplir con estos procesos y cuidar este personal, porque cubren todos los
requerimientos que se dan en las áreas operativas del Hotel InterContinental.
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ANEXOS
Anexo 01. CAPTURA DEL FORMATO DE REPORTE DE NOMINA EVENTUAL EN EXCEL
Fuente: Ruiz (2016)
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ANEXO 02. ÁREA DE GESTIÓN Y CONTROL DE EMPLEADOS
TEMPOREROS HOTEL INTERCONTINENTAL MARACAIBO
27
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras, con fecha 30
de abril de 2012, decreto N° 8.938
28
REFERENCIAS ELECTRÓNICAS
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29