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1.- ANALICE SU EMPRESA
En primer lugar es necesario determinar qué delitos puede cometer su
empresa con mayor facilidad. Para ello, en función del sector al que se
dedique analice los distintos tipos delictivos y determine con precisión
un mapa de riesgos que le sirva como pauta de trabajo con la que
empezar a diseñar su programa de Compliance.
Le proponemos una estructura de análisis:
CLASE DE DELITO
Blanqueo de Capitales
Tráfico de Influencias
Receptación
DEPARTAMENTO
Administración
Dirección
Fábrica
NIVEL DE RIESGO
Alto
Bajo
Medio
En la cuadrícula de CLASE DE DELITO deberá usted de identificar los
tipos delictivos por los que su empresa podría ser declarada penalmente
responsable. Para ello, utilice el siguiente listado:
- Corrupción entre particulares: por conceder beneficios o ventajas no
justificados.
- Cohecho: manipulación de los procesos de contratación o subastas
convocadas por las diferentes Administraciones Públicas.
- Descubrimiento y revelación de secretos: apropiación y utilización de
datos de clientes, utilización indebida de los sistemas de la compañía.
- Estafa y apropiación indebida: manipulación de información de
productos y/ o servicios para la obtención de un beneficio ilícito.
- Delitos relativos al mercado: manipulación contable o, por ejemplo,
difusión de información económica financiera no veraz.
- Delitos de blanqueo de capitales y delitos contra consumidores:
alteración de precios, publicidad falsa, cláusulas abusivas
- Daños: a bienes particulares, destrucción de datos contenidos en
redes o sistemas de información de la sociedad.
- Delitos de propiedad intelectual e industrial
- Delitos urbanísticos y medioambientales.
- Delitos fiscales: fraude contra la Hacienda Pública y la Seguridad
Social, obtención ilícita de subvenciones o estructura de negocios para
obtener ventajas fiscales.
- Delitos contra los derechos de los trabajadores
Posteriormente, determine con precisión el departamento que puede
cometerlos, por acción o desconocimiento.
Para terminar calcule el nivel de riesgo de incurrir en las conductas
delictivas. Lo hemos modulado en Alto, medio o Bajo, aunque será su
mejor conocimiento de su negocio el que le facilite esta calificación.
Con este análisis ya puede determinar cuál es su MAPA DE RIESGOS,
que será un documento imprescindible para poder implantar un
programa de compliance en su empresa.
2.- ANALISIS DEL NIVEL DE CUMPLIMIENTO
En esta segunda fase, le proponemos que determine con la mayor
precisión cuál es el nivel de cumplimiento de su empresa con el
ordenamiento jurídico y su normativa sectorial. Es el momento de
revisar por completo su empresa. Véalo como la oportunidad de
detectar fallos estructurales, de determinar sus posibles ineficiencias,
de aumentar su rentabilidad corrigiendo estos problemas que puede
usted detectar en el proceso de análisis de su empresa.
Debe revisar forzosamente todos estos aspectos:
-
Cumplimiento con la LOPD.
Política de Prevención de Riesgos Laborales.
Política de Prevención del blanqueo de Capitales.
-
Política de cumplimiento en materia de propiedad industrial.
Política de cumplimiento en materia de propiedad intelectual.
Adecuación a la norma vigente de los Estatutos Sociales.
Debe tener presente la empresa que el cumplimiento no solo debe ser
completo en todas y cada una de las materias relacionadas, más las que
sectorialmente le competan, sin que además este cumplimiento con la
norma debe adecuarse a la vigencia de las mismas, de forma que deberá
rehacer todos los protocolos que hayan quedado desfasados por las
sucesivas reformas legislativas que hayan actualizado la norma que los
regula. Por ejemplo, compruebe que en sus Estatutos Sociales está
recogida la imposibilidad de que uno de los socios tome decisiones que
puedan comprometer el patrimonio de la empresa en caso de
insolvencia. Si no es así, deberá reformarlos y adaptarlos a la norma.
El análisis del nivel de cumplimiento es esencial para determinar el
tiempo que le va a costar reorganizar su empresa para dotarla de un
adecuado nivel de cumplimiento y para determinar el proceso de
transformación de la empresa al nuevo modelo que usted desea
implantar.
Le proponemos el siguiente cuadro de trabajo:
Materia
LOPD
Blanqueo de Capitales
Cumplimiento
Si
No
Ultima revisión
2010
-
A partir de este cuadro, y ampliándolo por toda la normativa que le
afecte, realice un programa de trabajo para conseguir la adecuación.
En el ejemplo Propuesto deberá comprobar qué reformas legislativas se
han producido desde la última revisión de su programa de LOPD que
fue en el año 2010. Determine lo que le afecta y adecúelo a la norma
vigente. Por otro lado, vemos que no cumplimos con la norma en
materia de Prevención de Blanqueo de Capitales. Deberemos diseñar
nuestra política y empezar a aplicarla desde este momento.
3.- DESIGNE AL COMPLIANCE OFFICER
La tarea de control del cumplimiento normativo dentro de la empresa
recae sobre la figura del Compliance Officer, que debe ser designado por
la empresa bien de entre los miembros del Consejo de administración
o bien de entre sus empleados.
No debe ser el Abogado de la empresa, ya que en ocasiones la obligación
legal del Compliance Officer puede chocar con la política comercial de
la empresa y crear una situación de claro conflicto de intereses: EL
Compliance Officer debe articularse como un órgano independiente,
dotado de presupuesto suficiente para realizar su trabajo y con
capacidad de acceso a toda la información de la empresa.
Su elección es clave en el proceso de implantación del programa de
compliance pues sus obligaciones incluirán, entre otras:
-
-
Determinar los procedimientos que permitan el cumplimiento de
la norma en la empresa.
Dirigir las investigaciones en las denuncias recibidas en al
empresa, proponiendo en su cso, las medidas disciplinarias
oportunas.
Asegurar el cumplimiento de la normativa sectorial que afecta a
su empresa.
Gestionar el canal ético,
El Compliance Officer puede ser asesorado por un consultor externo
que le asista en sus funciones, labor que puede asumir Lascasas
Abogados.
El Compliance Officer debe incorporar a la empresa un buzón de
denuncias confidencial o canal ético en el que todos los trabajadores y
proveedores puedan comunicar a la empresa cualquier irregularidad
que se esté produciendo, evitando de esta manera el problema antes de
que se produzca. La opción más aséptica es la de externalizar esta
herramienta con una empesa que presta esta clase de servicios.
La elección del Compliance Officer es, por lo tanto, una de las claves del
éxito de la implantación del programa de compliance en su empresa.
4.- REDACTE EL MANUAL DE PREVENCION DE DELITOS Y EL
CODIGO ETICO DE SU EMPRESA
Partiendo del Mapa de Riesgos realizado en el primer paso,
teniendo en cuenta su actividad y nivel de exposición a la comisión de
un delito, debe redactar una manual de prevención de delitos que
recoja, de forma inequívoca, la voluntad de la empresa de cumplir con
la totalidad del ordenamiento jurídico y que demuestre su diligencia en
la observancia de su deber de vigilancia sobre todos los miembros de su
empresa.
Deberá aprovechar para transmitir al Manual los principios éticos
que inspiren su actividad empresarial, el espíritu del que quizás
quisieron impregnar los fundadores a su actividad, tal vez los valores
familiares que gobiernan su negocio…
Le recomendamos que redacte el manual por Capítulos en los que
se aborden los riesgos principales de la empresa divididos por delitos
en los que se articularán las conductas previstas para evitar su
comisión.
Asimismo, le recomendamos que incluya las políticas de la
empresa en materias como recepción de regalos, acoso sexual,
confidencialidad, protocolos en caso de inspección… Debe usted
completar esta guía con su experiencia y con la percepción que tenga
de los riesgos que pueden presentarse, identificando los realmente
importantes.
Deberá incluir en el Manual de Prevención de Delitos un
régimen disciplinario compatible con la legislación laboral vigente y que
prevea las consecuencias para las conductas expresamente prohibidas
en su empresa.
La Fiscalía General del Estado tiene advertido que para que el
Manual de Prevención de Delitos y en definitiva, el programa de
compliance sea tenido como atenuante o eximente, no debe ser un
simple documento general, sino que debe ser específico para cada
empresa, útil y adecuado. Por lo tanto la redacción de este documento,
que pasará a ser la norma cero de su empresa, es de la máxima
importancia.
5.- ENTREGA
FORMACION
DEL
MANUAL
DE
PREVENCION
DE
DELITOS.
Una vez que ya ha llegado hasta este momento, debe asegurarse de que
todos los miembros de su empresa, conocen en profundidad el Manual
de Prevención de Delitos. Para ello, le recomendamos que haga una
entrega personalizada a cada Miembro del Consejo de Administración,
trabajador o colaborador de un ejemplar del manual, siendo
imprescindible que conste de forma fehaciente su recepción de la
misma forma, deberá entregar un ejemplar del mismo a cada nuevo
trabajador que pase a formar parte de su empresa, así como a las
subcontratas que colaboren en su actividad.
Piense que esta actuación está orientada a avitar un problema de
enormes consecuencias. Toda precaución es poca. Debe asegurarse de
que ninguno de los obligados por el Manual pueda alegar en juicio el
desconocimiento de la norma. Para ello, le recomendamos que utilice
nuestro software de evaluación que de forma inequívoca certificará que
sus empleados conocen sus obligaciones legales.
Es necesario asimismo, que el Compliance Officer (o su auxiliar)
organicen formaciones para los destinatarios del Manual. Para ello le
recomendamos que divida a su plantilla por departamentos de la
siguiente manera:
Consejo de Administración.
Administración.
Informática.
Contratación.
Departamento Comercial.
Producción.
A cada una de estas divisiones deberá realizar una formación específica,
de la que dejará constancia escrita, de manera que por ejemplo a todos
los departamentos
les hará llegar la formación
general en la
prevención de delitos, pero al departamento de Administración les
instruirá especialmente en la evitación de la comisión del delito de
blanqueo de capitales, que difícilmente podría cometer un trabajador
que se encuentre en la línea de producción de la empresa. Cumplirá así
con el máximo nivel de exigencia en el conocimiento del manual.
6.- AUDITORIA
El programa de compliance de su empresa debe ser revisado
periódicamente, asegurando con esta revisión que todas las conductas
pautadas en el programa se encuentran debidamente actualziacadas
con la normativa en vigor en cada momento.
Deberá servir esta auditoría como detector de ineficiencias, ya
que al ser necesario revisar los procesos, comprobará si hay puntos
débiles en su estructura en los que está perdiendo rentabilidad en su
negocio.
El personal de su empresa deberá ser evaluado
al menos
anualmente para
comprobar que su conocimiento se encuentra
debidamente actualizado. En esta misma línea, en cualquier momento y
desde luego siempre que el legislador introduzca una revisión normativa
que afecte de forma importante a su Manual de Prevención de Delitos
deberá realizar la oportuna formación con el departamento afectado.
El Compliance Officer deberá programar estas auditorías que se
realizarán anualmente, definiendo su alcance y determinando los
medios necesarios para certificar su realización.
Nota: La presente guía únicamente pretender ser una herramienta que
le oriente en su tarea de desarrollar un programa de compliance. En
caso de duda, póngase en contacto con nuestro despacho.