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GESTION DOCUMENTAL
Serie: 114-18.2-128
POLÍTICAS DE ARCHIVO
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POLITICAS DE ARCHIVO
COMPONENTE DE LA POLÍTICA DE ARCHIVO DE LA
DIRECCION DE TRÁNSITO DE BUCARAMANGA
FORMACIÓN
Sensibilización (
Importancia de los
Archivos para la Entidad)
Aplicación de técnicas
archivísticas y legislación
archivística vigente
DOCUMENTACIÓN
CONSERVACIÓN
Valoración
Programa de Conservación
preventiva a corto plazo
Organización
Conservación a largo plazo
Ordenación
1. Las responsabilidades establecidas según el tipo de cargo son:
1.1 Secretaria General: Identificar los cambios estructurales, funcionales o de gestión
documental y presentar al comité de archivo la propuesta de modificación de las
Tablas de Retención Documental.
1.2 Comité de archivo: Estudiar y aprobar las modificaciones propuestas de las Tablas de
Retención Documental.
1.3 Jefe de la dependencia: Identificar los cambios en la gestión documental de la
dependencia para determinar las actualizaciones que requiere la Tabla de Retención
Documental y proceder a elaborar la propuesta de modificación.
1.4 Responsable del Archivo Central: Una vez autorizados los cambios, realiza las
modificaciones en la T.R.D.
2. Las Tablas de Retención Documental deben ser revisadas por cada oficina,
solicitando el cambio una vez se amerite por parte del jefe de la dependencia al
responsable de archivo central para que sean actualizadas atendiendo a los cambios
o modificaciones que se generen en los procesos, reformas organizacionales y
funcionales.
3. Cuando se produzcan normas y/o actos administrativos que modifiquen la Tabla de
Retención Documental, el Secretario General y el líder del proceso Gestión
Documental, lideran el proceso de identificación y revisión de los mismos.
4. La consulta de documentos en el archivo central, por parte de otras dependencias o
de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos
cualquiera que sea su soporte, teniendo en cuenta términos de restricción, reserva o
conservación.
5. En el caso de perderse o a extraviarse un expediente o documento se deberá colocar
la denuncia o pérdida ante las autoridades competentes y se deberá informar a la
dependencia competente sobre la situación.
6. El lugar que se destine para el archivo central, debe tener un espacio suficiente que
cumpla con las condiciones de humedad, temperatura, ventilación, protección contra
daños producidos por roedores, polillas y otros insectos y se tenga en cuenta el riesgo
de incendio o de inestabilidad.
KM 4 VIA GIRON - TELEFONOS 6809966 Ext. 129 FAX 809601
www.transitobucaramanga.gov.co
[email protected]
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POLÍTICAS DE ARCHIVO
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7. La correspondencia personal entendida como toda comunicación de carácter privado
que llegue a la Dirección de Tránsito de Bucaramanga no implica responsabilidad
alguna y por tanto se advierte a los funcionarios que no presten la dirección de la
entidad para él envió de la correspondencia personal.
8. El funcionario encargado de la labor de correspondencia está plenamente facultado
para abrir los sobres que llegan a la Dirección de Transito de Bucaramanga.
9. Todas las comunicaciones que ingresan y salen de la entidad, deben ser
recepcionadas y radicadas por la oficina de correspondencia.
10. Se enviaran por correo institucional todas las comunicaciones externas recibidas por
la entidad con sus respectivos anexos inicialmente escaneado, y posteriormente será
enviado físicamente mediante la planilla control de correspondencia.
11. La responsabilidad de los contenidos enviados es únicamente del funcionario que
remite la comunicación.
12. A la comunicación externa se le revisan los anexos, firma de remitente y fecha de
producido y se debe guardar los sobres respectivos durante 2 años, para salvar
responsabilidades de posibles reclamos futuros.
13. La comunicación externa es recibida, verificando que es para la entidad, de lo
contrario se devuelve la comunicación.
14. La comunicación interna a despachar que requiera servicio de correo de entrega
inmediata, deberá informarse a la oficina de correspondencia a fin de que sea enviada
por este servicio a través de la empresa de correo contratada.
15. Este procedimiento se debe regir por los lineamientos contemplados en la Ley 594 de
2000(Ley General de Archivos) y el Acuerdo 060 de 2001.
16. Las comunicaciones oficiales internas a despachar deben venir con datos completos
del destinatario, a fin de hacer la entrega efectiva de los mismos, de lo contrario serán
devueltos a la oficina o dependencia correspondiente para la respectiva corrección.
17. La Oficina de correspondencia será la encargada de registrar en las comunicaciones
internas a despachar y externas recibidas en el No radicador de correspondencia para
el respectivo control de las mismas.
18. La oficina de correspondencia es la encargada de canalizar y direccionar todas las
comunicaciones que ingresen y salgan de la entidad; no se hará responsable de las
comunicaciones que no cumplan este requisito.
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