1. Bienes raíces

LibreCon 2014. Business and Open Technologies Conference. Dossier de expositor
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Dossier DE EXPOSITOR
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LIBREEXPO: ESPACIO DE EXPOSICIÓN
Dentro del evento, la zona LibreExpo contará con un espacio expositivo para que las empresas
expositoras que lo deseen puedan mostrar sus productos y servicios.
La zona de expositores cuenta con 2.200 m2 y está concebida como un espacio innovador y abierto
que refleja los valores y la “cultura abierta” de la LibreCon 2014:
Reutilización
1+1=3
Trabajo en red
Co-creación
Compartir
Conocimiento
abierto
Existen dos modalidades de zona expositiva. Una identificada con el nombre de Stand Estándar y
otra bajo la denominación de Stand Premium.
El stand Estándar tiene un precio de 1.500€
y el Premium de 1.900€.
* A los precios indicados hay que sumarle el 21% de IVA
Las empresas miembro de ESLE y ASOLIF tienen un descuento del 20% sobre el precio del stand.
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CARACTERÍSTICAS DE LOS STANDS
El mobiliario y decoración son de material reciclable y reutilizable
Stand Estándar:
Tiene unas medidas de 4m2 y cuenta con los siguientes
elementos:
-
Tótem vertical de 3 caras, personalizado con la identidad
de la empresa
-
1 mesa redonda y 3 taburetes
-
1 toma eléctrica (chuko de 4 tomas)
-
Moqueta de 2 x 2 m
-
2 acreditaciones completas
Stand Premium:
Tiene unas medidas de 3x2m y cuenta con los siguientes
elementos:
-
Panel trasero de 3x2,4m, impreso en una superficie de
1m lineal con la identidad de la empresa
-
1 mesa redonda y 3 taburetes
-
Iluminación con 2 focos de 300 watts
-
1 toma eléctrica (chuko de 4 tomas)
-
2 acreditaciones completas
-
Moqueta de 3 x 2 m
El tótem del stand Estándar y la trasera del stand Premium pasarán a ser propiedad del contratante
una vez finalizado el evento.
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Stand Premium, categoría Gold*:
Tiene unas medidas de 4x3m y cuenta con los siguientes
elementos:
-
Panel trasero de 3x2,4m, impreso en su totalidad
con la identidad de la empresa
-
1 mesa redonda y 3 taburetes
-
Iluminación con 2 focos de 300 watts
-
1 toma eléctrica (chuko de 4 tomas)
-
5 acreditaciones completas
-
Moqueta de 4 x 3 m
Stand Premium, categoría Platinum*:
Tiene unas medidas de 5x4m y cuenta con los siguientes
elementos:
-
Panel trasero de 3x2,4m, impreso en su
totalidad con la identidad de la empresa
-
Mostrador rotulado con identidad de
la empresa
-
2 taburetes altos
-
1 mesa redonda y 3 taburetes
-
Iluminación con 2 focos de 300 watts
-
1 toma eléctrica (chuko de 4 tomas)
-
10 acreditaciones completas
-
Moqueta de 5 x 4 m
*Categorías de stand reservadas a contratos de patrocinio
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OPCIONES COMPLEMENTARIAS
Existen otros elementos a nivel de mobiliario, equipamiento o servicios que pueden complementar el
stand. Es el caso de:
-
Mostrador con imagen personalizada adherida en el frontal. 150€+iva/unidad. Finalizado el evento,
pasará a ser propiedad de la empresa contratante.
-
Mesa + 3 taburetes en propiedad. 200€+iva
-
Expositor para flyers. 20€+iva/unidad
-
Taburete alto. 30€+iva/unidad
-
Pantalla de plasma 40” + soporte de pie. 250€+iva/unidad
-
Personalización de la trasera completa. 300€+iva
-
Servicio de catering, según solicitud
-
Personal auxiliar: 25€/hora/persona. Dietas e IVA no incluidos.
En el caso de querer solicitar una opción complementaria, se deberá solicitar en el formulario de
solicitud de espacio expositivo para que la organización lo valore y añada a la factura.
Stand propio
Las empresas que dispongan de su propio stand podrán plantear a la organización su instalación antes
del 17 de octubre. La organización analizará su adecuación al espacio expositivo y a la normas propias de
la sede y autorizará o rechazará su instalación. En caso de autorizarla, planteará la tarifa a abonar y las
normas de montaje y desmontaje.
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DEFINICIÓN PROVISIONAL DEL ESPACIO
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CONDICIONES GENERALES DE
PARTICIPACIÓN PARA EXPOSITORES
Reserva de espacio:
Para confirmar la participación, se debe completar el formulario que se encuentra al final de
este documento, seleccionar la opción de participación elegida, firmar la solicitud por la persona
autorizada de la empresa y sellarla. Escanear el formulario y remitirlo a [email protected].
Derecho de admisión:
La admisión de solicitudes, como la adjudicación de espacios, es competencia exclusiva de la
organización. Podrán solicitar su participación todas aquellas personas físicas o jurídicas, públicas o
privadas, cuyas actividades se consideren incluidas en los sectores objeto del mismo.
Forma de pago:
Una vez confirmada la participación, se emitirá una factura por el importe total a abonar, cuyo 50%
deberá abonarse en el plazo máximo de 10 días desde la fecha factura. A partir de ese momento se
considerará efectiva la reserva.
El pago por el 50% restante deberá ser realizado 30 días antes del comienzo del Congreso.
Las solicitudes que sean recibidas con posterioridad al 1 de octubre deberán abonar la totalidad
de la factura en un solo pago.
Los gastos de transferencia serán por cuenta del solicitante.
En caso de no respetar los plazos de pago establecidos, el contratante perderá todos los derechos
sobre su participación en el Congreso, quedando a disposición de la organización poder ofrecer el
espacio reservado a otros posibles expositores o disponer de él para uso propio.
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Asignación de espacios:
Las empresas pueden elegir su ubicación en la zona expositiva de acuerdo al plano de la página 6,
teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:
-
Stand Premium, categoría Platinum: stands del nº 1 al 4
-
Stand Premium, categoría Gold: stands del nº 5 al 7
-
Stand Premium: stands del nº 8 al 19
-
Stand Estándar: stands del nº 20 al 23
El criterio para establecer el orden de elección de los espacios será la fecha de pago. Las empresas
que contraten su espacio expositivo una vez publicado el plano definitivo elegirán en base a la
disponibilidad.
En cualquier caso, la organización se reserva el derecho de alterar los espacios asignados por razones
técnicas, sistema de distribución o seguridad. En esa situación, el criterio de fecha de contratación
servirá para la nueva asignación de stands.
Gráficas:
Los expositores deberán remitir sus elementos gráficos antes del 24 de octubre a [email protected]
en formato pdf de alta calidad, de acuerdo a las siguienes medidas (expresadas en cm):
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Cada una de las caras del tótem o “toblerone“ podrá ser distinta. La superficie a rotular en las traseras
de los stands Premium será de 100x240cm.
La organización no se compromete a tener impresos los diseños y gráficas recibidas después de esta
fecha y se reserva el derecho de imprimir un diseño de temática genérica.
Los expositores que no cuenten con un departamento de marketing o diseño podrán requerir el
servicio a la organización, que podrá plantearles el cobro adicional del desarrollo gráfico previo
presupuesto.
Inscripción y acreditación:
Cada entidad expositora tiene derecho a un número determinado de acreditaciones de acuerdo
a su categoría de participación que le facultan para poder estar en la zona expositiva e incluyen el
derecho a asistir a las diferentes sesiones de la LibreCon y la comida tipo picnic de cada día. En caso
que se soliciten más acreditaciones, se abonarán como inscripciones normales.
Cada entidad deberá remitir los datos (nombre y apellido) de las personas a inscribir antes del 30 de
octubre a [email protected]. Entre ellas deberá estar el/la responsable del stand.
Antes de ocupar su stand, las personas inscritas tendrán que retirar su acreditación en el área de
registro dispuesta en el Palacio Euskalduna el martes 11 de noviembre a partir de las 7h.
Montaje y horario exposición:
La organización se ocupará del montaje y desmontaje de la zona expositiva, excepto en el caso de las
empresas que monten su propio stand, que tendrán que coordinar con la Organización día y hora de
montaje.
Las empresas expositoras están autorizadas a ocupar su stand e instalar el equipamiento necesario
desde las 7h hasta las 9h. del martes 11 de noviembre. A partir de las 9h. no se permitirá montaje
alguno.
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Si por razones logísticas alguna de las empresas expositoras requiere un montaje previo deberá
comunicarlo a la organización para ver las posibilidades del mismo.
El horario provisional para la exposición es de 9 a 19h.
Envío previo de material:
Los expositores que lo deseen podrán enviar
El remitente y el número total de bultos
sus mercancías con antelación al Palacio
deberá constar en el etiquetado de las
Euskalduna:
mercancías, además de incluir lo siguiente:
Almacén de Congresos
LibreCon
Euskalduna Jauregia Bilbao
Fecha: 11-12 de noviembre
Abandoibarra Etorbidea, 4
Hall Barria
48011 Bilbao
La entrega del material se deberá hacer por el muelle de carga del Palacio (parte trasera del edificio,
acceso bajada por Olabeaga) y nunca por accesos al público.
El horario de entrega de las mercancías es de 8h a 17h de lunes a viernes y los sábados y domingos
previo aviso al Palacio.
Desmontaje:
Las empresas expositoras deberán retirar sus pertenencias nada más finalizar el evento, pudiendo
guardar el material en los almacenes debidamente etiquetado y por un espacio no superior a una
semana.
Las traseras, el mostrador, mesas y taburetes que el expositor se quede en propiedad son fácilmente
plegables y almacenables.
La Organización desechará los elementos que las entidades dejen en su stand si no se recibe ninguna
indicación de conservarlos.
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Utilización:
La utilización del stand se circunscribe al titular del mismo y al espacio por él contratado, sin ceder
a terceros su uso o utilizar los espacios comunes para actividades informativas o promocionales.
No podrán realizarse exhibiciones, recepciones, conferencias, ruedas de prensa, coloquios u
otras actividades profesionales o de público dentro del Congreso, sin conocimiento y autorización
escrita de la organización del congreso.
Están prohibidas las demostraciones ruidosas que puedan molestar a otros expositores, no
pudiéndose sobrepasar los 60 decibelios en los picos, medidos al borde del stand.
Está totalmente prohibido pintar, rotular, clavar o perforar en las paredes o suelos de los stands
y del recinto de exposición. La reparación de cualquier daño causado por el expositor en las
instalaciones, mobiliario o equipamiento será siempre a su cargo.
Los expositores podrán llevar sus propios elementos informáticos y audiovisuales siempre que
no condicionen las dimensiones de su espacio, la imagen del evento o la actividad de un expositor
colindante, y siempre que puedan montarse y desmontarse en los horarios previstos.
Por razones de homogeneidad del espacio expositivo, no está permitido que los expositores
exhiban en el límite de su stand elementos gráficos no autorizados por la organización (roll-ups,
visuals...).
El expositor autoriza la grabación de su imagen durante su participación en LibreCon y su posible
reproducción y difusión con fines exclusivos de promoción de ESLE y ASOLIF.
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Vigilancia:
La organización facilitará un lugar de acceso restringido y bajo llave para que las empresas
expositoras que lo deseen puedan dejar su equipamiento o material controlado.
Durante la noche el Palacio Euskalduna dispone de personal de seguridad que controla el espacio
expositivo.
No obstante, la organización y el propio Palacio Euskalduna declinan toda responsabilidad por los
daños que pudieran ocasionarse en caso de hurto, robo o cualquier otra clase de incidente o siniestro
que pudieran sufrir las instalaciones, materiales y objetos del stand o almacenes.
Anulación:
Si el expositor desea anular la participación en el Congreso, lo hará por escrito a
[email protected] y ello comportará los siguientes gastos, en función de la fecha de renuncia:
Antes del 30 de septiembre, un 25% de lo contratado.
Después del 30 de septiembre, el 100%.
Las devoluciones se realizarán mediante transferencia bancaria 60 días después de la emisión de la
factura de abono pertinente.
Disposiciones finales:
En caso de circunstancias especiales o fuerza mayor, la organización se reserva el derecho
de acortar, prolongar o retrasar el Congreso, sin que suponga indemnización alguna para los
expositores.
Si por cualquier causa de fuerza mayor no pudiera celebrarse el Congreso, los expositores sólo
tendrán derecho a la devolución de las cantidades entregadas, sin opción a ninguna clase de
indemnización.
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FORMULARIO DE SOLICITUD
DE ESPACIO EXPOSITIVO
(Rellenar, escanear y remitir a [email protected])
Razón social:
C.I.F.:
Denominación Comercial:
Dirección:
Localidad: CP:
Teléfono:
Email:
Responsable:Fecha:
Stand Estándar
1.500€ + IVA
Stand Premium
1.900€ + IVA
Soy miembro de ESLE / ASOLIF
20% dto. sobre el precio del stand
Si desea solicitar alguna opción complementaria, indíquelo:
Firma y sello*:
*Con la firma de este formulario de solicitud acepto las condiciones recogidas en el dossier de expositor
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INFORMACIÓN Y CONTACTO
LibreCon 2014 :: BIO
Business and Open Technologies Conference
Fechas: 11 y 12 de noviembre
Lugar de celebración: Palacio de Congresos Euskalduna – Bilbao
Contacto
Info para expositores:
T. 94 694 11 36
[email protected]
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ORGANIZA
ESLE
Asociación de Empresas de Software Libre de Euskadi
www.esle.eu
ASOLIF
Federación nacional de Empresas de Software Libre
www.asolif.org
Comité ejecutivo y Secretaría Técnica
Init
Soluciones tecnológicas innovadoras y emprendimiento
www.theinit.com
Sergofi
Organización de eventos
y congresos
www.sergofi.com
Fidenet
Comunicación · Diseño gráfico
y web · Software a medida
www.fidenet.net
Worköholics
Estudio de comunicacion y
proyectos digitales
www.workoholics.es
Irontec
Internet y Sistemas sobre
GNU/Linux
www.irontec.com
Zylk
Web portal, document
management and digital
signature professional solutions
www.zylk.net
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