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Ref. 1-2015-5300 - 3863/2015/SGC - 410
Asunto: Concepto técnico sobre almacenamiento de medios magnéticos
:
El Archivo General de la Nación - AGN, ha recibido su comunicación radicada con el No. 12015-5300 en la cual solicita información sobre las dimensiones que deben tener las cajas para
medios magnéticos. Al respecto nos permitimos atender su solicitud en los siguientes términos:
El Acuerdo 049 de 2000, en el artículo 3: Áreas de depósito. Señala que el almacenamiento de
la documentación, deberá establecerse a partir de las características técnicas de los soportes
documentales. Para el caso de soportes o me!"#$%&'()*+",#$-%.$/%!/0/)%,#)+/&12'3%$"$+/&'$%
de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados
acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y
antiestáticos a que hay'% 24('356% 7'$% !"&/)$"#)/$% !/% 2'$% 4)"!'!/$% !/% conservación, se
establecerán de acuerdo al tamaño y características de los medios magnéticos, teniendo en
cuenta que deben emplearse materiales estables químicamente.
El Acuerdo AGN 008 de 2014, establece qu/%.2'$%,")+'$%&'()*+",'$%!/%'4!"#-%8"!/#%#%!/%!'+#$%
como DAT, entre otros, deberán almacenarse completamente rebobinadas en sus respectivas
cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes es necesario
programar su rebobinado periódico y verificación de datos, los cuales se dará en relación
directa con las condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor
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En la medida que los medios magnéticos son muy sensibles a la humedad y a la temperatura,
es necesario llevar a cabo el monitoreo y control de las condiciones ambientales del área de
almacenamiento, teniendo en cuenta los siguientes parámetros: Temperatura de 10 oC a 14 oC.
y Humedad relativa de 40% a 50%.
También se deben considerar algunos aspectos tales como: cada unidad de conservación solo
podrá contener un medio; los materiales deben ser estables químicamente y no deben producir
vapores ácidos ni residuos; y tener un medio para el rotulado o etiquetado, que permita la
identificación de la información registrada en los medios.
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En cualquier caso se recomienda consultar al fabricante de los medios y/o verificar las
características técnicas de los mismos, antes de usar cualquier sistema de almacenamiento
para evitar alteraciones que afecten la preservación de la información registrada.
Además de la normativa citada anteriormente, puede tener como referencia la NTC 5921:2012
Información y Documentación. Requisitos para el Almacenamiento de Material Documental, así
como la normativa sobre archivos, expedida por el Archivo General de la Nación disponible en
el siguiente enlace: http://www.archivogeneral.gov.co/normativa.
En los anteriores términos se absuelve la consulta planteada, la cual debe considerarse dentro
de los parámetros establecidos en el Código Contencioso de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo, artículo 28, del Título II, Derecho de Petición, capítulos I, II y III,
sustituidos por la Ley 1755 de 2015, sobre el Alcance de los Conceptos.
Cordialmente,
JORGE EDUARDO ALZATE CORTÉS
Coordinador Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital
Anexos: N/A
Proyectó: Claudia Cecilia Castillo Segura, Profesional Especializada GDEPD < STIADE
Revisó: Jorge Eduardo Alzate Cortés < Coordinador del GDEPD - STIADE
Archivado en la Serie: Conceptos técnicos
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