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Términos de Referencia
TÉRMINOS DE REFERENCIA
(Acuerdo con Contratista Independiente)
Cargo:
Proyecto:
Lugar de Destino:
Sección/Unidad:
Contrato/Nivel:
Supervisor:
VA/2016/B5404/10046 - Asistente Administrativo/a
Oficina UNOPS
Bogotá - Colombia
UNOPS Colombia
LICA Support 4
Sr. Ignacio Lacasta
1. Antecedentes generales del proyecto/asignación
“UNOPS cumple una función crítica de prestación de servicios de gestión para nuestras operaciones vitales
de consolidación de la paz, humanitarias y de desarrollo. He visto muchos ejemplos de la ayuda que prestan
esas actividades a aquellos que sufren en regiones convulsionadas del mundo. UNOPS ayuda a los países a
emprender la senda hacia un futuro más estable, prestándoles asistencia en la construcción de caminos,
escuelas y clínicas, la remoción de minas terrestres, la celebración de elecciones democráticas y muchas
otras tareas.” Ban Ki-moon, Secretario General de las Naciones Unidas 25 de mayo de 2009.
La misión de UNOPS es ampliar la capacidad del sistema de las Naciones Unidas y de sus asociados para
ejecutar operaciones de consolidación de la paz, humanitarias y de desarrollo que revisten importancia
para las personas necesitadas. Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión
de UNOPS es satisfacer en todo momento las necesidades de las entidades asociadas, prestándoles
servicios de gestión que se ajusten a las más altas normas mundiales de calidad, rentabilidad y celeridad.
Las operaciones de UNOPS en Colombia son dirigidas desde la Oficina Regional para América Latina y el
Caribe, ubicada en la ciudad de Panamá, con el objetivo de colaborar con la implementación de los
proyectos de las agencias de Naciones Unidas acreditadas en Colombia.
2. Propósito y alcance de la asignación
Bajo la supervisión directa del Gerente de Proyecto y el Project Suppor Officer, el asistente Administrativo
responde a las siguientes responsabilidades:
Responsabilidades funcionales:
 Apoyar en la gestión de solicitud de tiquetes del personal del proyecto ante las agencias de viaje,
asegurando el mejor costo del mercado.
 Actualizar la matriz de registro de viajes del proyecto con los costos de los tiquetes.
 Apoyar en la gestión de documentación del proyecto.
 Apoyar al equipo del proyecto en los procesos de convocatoria y logística de eventos y talleres en
todas sus fases.
 Apoyo en el control de la calidad de los procesos y procedimientos administrativos.
 Realizar operaciones en la plataforma “OneUnops”, tales como la generación de request for
payments, vendors y requisiciones del proyecto, asegurando que se cuenta con toda la
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Términos de Referencia





documentación soporte necesaria de acuerdo a las políticas administrativas de UNOPS.
Apoyar en el seguimiento al proceso de pagos con el fin de mantener una eficiencia en los mismos.
Apoyar en los procesos de contratación de personal que se requieran para el proyecto.
Apoyo en el seguimiento de ejecución presupuestal general del proyecto.
Apoyar en temas operativos generales a la oficina según la necesidad.
Cualquier otra función que le puede ser encomendada por su supervisor en el ámbito de esta
designación.
3. Seguimiento y control de los progresos
El Asistente Administrativo/a será responsable de apoyar al Project Manager (PM) y al PSO en las
actividades administrativas, de logística y monitoreo necesarias para la operatividad del proyecto, según las
actividades relacionadas en el punto 2. El seguimiento a sus actividades estará a cargo de su supervisor
directo; estas se evaluaran de acuerdo a los términos establecidos en su contrato y los objetivos planteados
en su Performance Evaluation Report.
4. Producto final
Bajo la supervisión directa del Gerente de Proyecto, el Asistente Administrativo/a será responsable del
cumplimiento de las actividades relacionadas en el punto 2.
5. Calificaciones y experiencia
Educación
Se requieren Estudios de Secundaria completos.
*Se valorará estudios superiores en carreras administrativas.
Experiencia
Se requieren 4 años de experiencia relevante en labores operativas en ejecución de proyectos y soporte
administrativo.
En el caso de aportar Estudios Técnicos / Tecnológicos, estos equivalen a dos años de experiencia relevante.
Se requiere experiencia en gestión y apoyo en la planificación de misiones y eventos.
Se requiere experiencia de al menos 1 año en procesamiento de información de sistemas empresariales
(ERP).
Lenguaje
Se requiere de español fluido y nivel básico del idioma inglés.
Autoridad del Proyecto (Nombre/Cargo):
Ignacio Lacasta – Programme Manager
May. 4 2016
Firma
Fecha
Contratista (Nombre/Cargo):
Firma
Fecha
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