1. Bienes raíces

DÍA MES AÑO
MANUAL ADMINISTRATIVO
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Nombre del Procedimiento: Supervisión de Obras
OBJETIVO GENERAL:
Verificar y supervisar que las actividades que deben desarrollar las empresas
constructoras y supervisoras para ejecutar y supervisar las obras, cumplan el programa
de trabajo establecido, garantizando la calidad, tiempo y costos adecuados para
Servimet.
POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN:
1.-Servimet en su caso, mediante empresas supervisoras contratadas para el efecto,
será el responsable directo de la supervisión, vigilancia y control de los trabajos que
realicen las empresas constructoras verificando que cumplan invariablemente los
alcances de los conceptos, las especificaciones y las normas de construcción del
Gobierno del Distrito Federal, incluyendo la aprobación de las estimaciones
presentadas por los contratistas.
2.- Previo al desarrollo de la obra se analizará y verificará la siguiente información:
- Permisos y Licencias.
- Características, condiciones contractuales y de afianzamiento.
- Catálogo de conceptos y volúmenes de obra.
- Análisis de precios unitarios.
- Especificaciones de construcción.
- Análisis de los factores de indirectos y utilidad.
- Calendarios y programas de obra.
- Explosión de materiales.
3.- Se pondrá oportunamente a disposición del contratista, el predio en que deba
llevarse a cabo la obra contratada.
4.- La estrategia general para la supervisión de campo se definirá de acuerdo a las
características propias de la obra, del programa de trabajo y de la estructura de
organización de la compañía constructora.
5.- Para el correcto desarrollo de la obra la Coordinación de Supervisión de Obra, en su
caso a través de la empresa supervisora contratada, analizará y revisará el proyecto
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para detectar y establecer las previsiones que sean necesarias, basado en lo siguiente:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Recopilación de los planos y especificaciones que integran el proyecto.
Revisión, definición y análisis de las obras provisionales.
Disponibilidad de entrega de todos los frentes de obra.
Alcances de la compañía para llevar a cabo el control de calidad de la obra.
Costos más representativos del presupuesto del contrato de obra.
Verificación de la disponibilidad de los bancos de material que requieran.
Detección de faltantes, interpretaciones confusas o dudas al proyecto.
Detección de la necesidad de obtener permisos o autorizaciones ante terceros.
Elaboración de informe de los resultados de la revisión, para la toma de decisiones
sobre estos aspectos.
6.- La documentación necesaria para conformar el archivo base de la coordinación y
supervisión de obra será la siguiente:
• Sistema interno de organización de la supervisión y coordinación de obra, en campo
y en oficinas centrales.
• Sistema de comunicación.
• Formato para la elaboración de los informes quincenales de avance de obra.
• Formato de las estimaciones de obra y hojas generadoras.
• Formato para el control de avance físico y financiero de la obra.
• Formato para la elaboración de los informes quincenales de avance de obra.
• Formato de las estimaciones de obra y hojas generadoras.
• Formato para el control de avance físico y financiero de la obra.
• Formato de control presupuestal.
• Formato para pre-recepciones, recepciones y finiquitos de obra.
• Bases para el análisis de las escalatorias de precios.
• Apertura de la bitácora de la obra con la participación de las personas autorizadas a
intervenir en ella.
7.- El archivo de obra se conformará de lo siguiente:
• Contrato con todas sus aplicaciones y anexos.
• Bitácora de Obra.
• Planos autorizados, especificaciones generales y particulares del proyecto y todas
las modificaciones que puedan generarse durante la ejecución de la obra.
• Normas generales de construcción aplicables al tipo de obra que se trate.
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• Correspondencia enviada y recibida en SERVIMET, el contratista de obra, el
contratista de laboratorio y ante terceros.
• Minutas y actas de todas las reuniones de trabajo.
• Informes de supervisión.
8.- La Bitácora de obra será el conducto ordinario para girar órdenes y observaciones al
contratista, solamente en los casos que así lo requieran, la comunicación se efectuará
con base en oficio o memorándum, siempre con copia a la Dirección de Ejecución de
Obra y a la Coordinación Supervisión de Obra.
9.- Se realizará un proceso cotidiano de información y de asistencia técnica a la
compañía constructora para obtener la correcta ejecución de los diseños, las
especificaciones y las calidades de obra consecuentes.
Dicho proceso será
preferentemente a nivel preventivo tratando de reducir al mínimo los trabajos
correctivos, verificando:
• La correcta interpretación del proyecto y su ejecución.
• La correcta aplicación de las especificaciones particulares y generales.
• La vigilancia sobre trazos y tolerancias que requieren los diferentes conceptos de
obra.
• La revisión y autorización en su caso, apoyándose en el trabajo de laboratorio
contratado para tal efecto, de los materiales básicos que se utilizan en la obra, que
se suministran de fuera y los que se fabrican en la obra o en su caso, los que sean
producto de explotación de bancos.
• La resolución al contratista de procedimientos constructivos que puedan ser
necesarias y en su caso, se evaluarán los daños y perjuicios ocasionados por falta
de apego a los requerimientos citados.
En todos los casos Servimet será enterado de los resultados cotidianos de la
supervisión.
10.- La comunicación con el contratista serán hechas oficiales según el formato que
previamente sea aprobado por ambas partes.
11.- Para efectos de la supervisión, la Coordinación de Supervisión de Obra realizará
recorridos diarios a la obra en ejecución y elaborará un informe semanal, con los
avances de la misma.
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12.- En todo el proceso de supervisión, se llevará el control del programa de obra y las
repercusiones que este pueda tener para formular las acciones correctivas
correspondientes.
13.- La Coordinación de Supervisión de Obra elaborará un informe semanal, con los
avances de la obra y un seguimiento técnico y financiero de la misma.
14.- Se efectuarán reuniones de trabajo para resolver problemas surgidos en la
ejecución de la obra, se informará de los avances y problemática de la misma y los
resultados se asentará en una Minuta de Trabajo.
15.- En las reuniones de trabajo deberán estar presentes:
• Dirección de Ejecución de obras.
• Coordinación de Supervisión de Obras.
• Coordinación de Licitaciones.
16.- Las "Minutas de Trabajo" contendrán la información generada de la problemática
que se presenta en la obra, y su elaboración estará a cargo de la Compañía
Supervisora Externa.
17.- Las estimaciones por trabajos ejecutados deberán pagarse, conforme lo establece
el Artículo 66 de la Ley de Obras Públicas del Distrito Federal.
18.- En los avances, pagos, variaciones de costos y tiempo se sujetarán
invariablemente a lo estipulado en el contrato y en su caso en la normatividad vigente
en la materia.
19.- Se efectuará una pre-recepción, donde se enlistarán los conceptos que a juicio de
la supervisión tengan defectos de ejecución o mal terminados.
20.- El finiquito de obra se realizará una vez que se haya cumplido con los siguientes
requisitos:
• Certificación de cumplimiento por el contratista de las cláusulas contractuales.
• Asentamiento en bitácora de obra certificando que no existen conceptos pendientes
de ejecutar.
• Certificación de la entrega de los documentos de obligación contractual, así como la
verificación del estado financiero final
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• Consideración de un plazo apropiado para la corrección de anomalías o terminación
de detalles pendientes, derivados de la pre-recepción.
21.- Una vez aprobados por la supervisión la terminación de los trabajos ejecutados y la
calidad de los mismos, previa invitación a Contraloría General del D.F. y Contraloría
Interna, se levantará un Acta de Entrega - Recepción de la obra.
Marco Jurídico
- Título segundo.- De la Planeación, Programación y Presupuestación.- Artículos 16 al
22 de la Ley de Obras Públicas del Distrito Federal.
- Capítulo II.- De la Planeación, Programación y Presupuestación de la Obra Pública.del Reglamento de la Ley de Obras Públicas.
- Párrafo primero del artículo 50, 51, 52, 53 y 54 de la Ley de Obras Públicas del
Distrito Federal.
- Inciso II del artículo 43 del Reglamento de la Ley de Obras Públicas del Distrito
Federal.
- REGLA 3.3.4. De las Reglas Generales para la Contratación y Ejecución de Obras
Públicas y de Servicios Relacionados con las mismas.
- Normas de Supervisión del G.D.F.
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Unidad Administrativa
Coordinación de
Supervisión de Obra
Empresa de Supervisión
Externa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
1
Recibe de la Coordinación de Licitaciones,
"Oficio" notificando el inicio de obra, copia
del “Contrato de Obra“, especificaciones
del proyecto y su problemática en general,
presupuesto, planos y programas y abre
expediente.
1 día
hábil
2
Verifica términos de referencia a los que se
sujetará la supervisión, así como la
aplicación de especificaciones del libro 9 de
las Normas de Construcción del Gobierno
del Distrito Federal.
1a2
días
hábiles
3
Verifica que el inicio de las labores de la
empresa de supervisión externa, sea en la
fecha pactada contractualmente.
1 día
4
Realiza diariamente la supervisión de
campo, control del programa y la calidad de
la obra y elabora informe para la
Coordinación de Licitaciones.
Diario
5
Solicita a la Empresa de Supervisión
Externa, informe quincenal gráfico y
fotográfico del estado de avance que lleva
la obra, señalando aspectos relevantes
físicos, financieros y administrativos, los
cuales verifica y valida.
1 cada
15 días
6
Realiza reuniones de trabajo con la Semanal
Coordinación de Supervisión de Obra y la
empresa Contratista, asentando los puntos
tratados en "Minutas de Obra" (Anexo), de
la cual se entrega un tanto debidamente
firmado a cada participante y determina si
existe alguna problemática en la ejecución
de la obra.
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Unidad Administrativa
Empresa de Supervisión
Externa
Coordinación de
Supervisión de Obra
Coordinación de
Supervisión de Obra
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
7
Elabora las Estimaciones de Obra (Anexo)
1a5
conjuntamente con el contratista y entrega
días
a la Coordinación de Supervisión de Obra, hábiles
verificando en forma conjunta los números
generadores,
los
cuales
deberán
complementarse con toda la documental
comprobatoria de la ejecución de cada
concepto.
8
Recibe estimación para revisión y
autorización para el trámite de pago en su
caso, verificando que esté acompañada por
la documental que respalde la ejecución de
los conceptos consignados en las mismas,
tanto al nivel de descripción, unidad, precio
unitario autorizado, reportes de calidad de
materiales y de laboratorio en general,
volúmenes
consignados,
realizando
comparativa con los datos recabados
cotidianamente en las revisiones y visitas
hechas a la obra en cuestión, mismas que
deben constar en bitácora y registra los
avances en su programa respectivo para
control. En su caso deberá aplicar las
deductivas que procedan.
1a3
días
hábiles
9
Recibe la “Minuta de Trabajo” y coteja con
sus reportes diarios de supervisión,
elaborando el “Informe de la Problemática
Surgida”.
1a2
días
hábiles
10
Recibe información de propuesta de
modificación
al
proyecto
original,
analizando su viabilidad y dictaminando en
consecuencia.
1a3
días
hábiles
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Nombre del Procedimiento: Supervisión de Obras
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Coordinación de
Supervisión de Obra
11
Recibe dictamen y ordena a la Empresa de
Supervisión Externa y Constructora lo
procedente, dejando el antecedente
debidamente consignado en bitácora.
1a2
días
hábiles
Empresa de Supervisión
Externa
12
Acata la instrucción e instruye al Contratista
de los detalles y sistemas constructivos,
calidad de materiales, volúmenes de obra a
ejecutar, etc. procediendo de inmediato a
actualizar los planos respectivos, para su
entrega en el momento de la entregarecepción de los trabajos.
1 a 10
días
hábiles
Coordinación de
Supervisión de Obra
13
Recibe de Supervisión Externa la
actualización del proyecto y procede a su
envío previa verificación de
Estudios
Técnicos, y lo incluye en el acervo
respectivo.
.
1a2
días
hábiles
Coordinación de
Supervisión de Obra
14
Recibe de la Empresa de Supervisión
Externa con su respectiva validación y
comentarios al respecto, solicitud de la
empresa Constructora de autorización de
precios
unitarios
de
conceptos
extraordinarios, previo a la ejecución de los
mismos, indicando invariablemente el
volumen a ejecutar de cada concepto y
alcances del concepto, turnándolo a la
Coordinación de Supervisión de Obra.
1a3
días
hábiles
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Nombre del Procedimiento: Supervisión de Obras
Unidad Administrativa
Coordinación de
Supervisión de Obra
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
15 Recibe y turna a la Coordinación de Mensual
Licitaciones, para su revisión y autorización
en su caso de los precios unitarios de los
conceptos extraordinarios.
Coordinación de
Licitaciones.
16
Recibe y analiza conforme a rendimientos
promedio
tomando
en
cuenta las
observaciones hechas por la Supervisión
Externa, y la Coordinación de Supervisión
de Obra, realiza estudio de mercado de los
materiales no incluidos en concurso,
verifica mano de obra, maquinaria y equipo
y costos auxiliares de concurso solicitando
en su caso los costos básicos y auxiliares
faltantes. En caso de inconformidad de la
Constructora, se verificarán en obra
rendimientos de mano de obra, materiales
y maquinaria y equipo, comprobando
costos directos.
1a5
días
hábiles
17
Turna copia del oficio de autorización de
precios
unitarios
de
conceptos
extraordinarios a CONEPU incluyendo
copia de los antecedentes con los que se
autorizó los mismos. Los antecedentes
originales se turnan al expediente del
contrato en resguardo de la Coordinación
de Supervisión de Obra
1a5
días
hábiles
18
Presenta a la Empresa de Supervisión
Externa, solicitud de ajuste de costos,
incluyendo el análisis correspondiente.
1 a 10
días
hábiles
Empresa Constructora
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Nombre del Procedimiento: Supervisión de Obras
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Empresa de Supervisión
Externa
19
Recibe solicitud y estudio de ajuste de
costos; lo estudia y con sus comentarios lo
turna para la Supervisión y Control de
Obras.
1 a 10
días
hábiles
Coordinación de
Supervisión de Obras
20
Recibe solicitud y estudio de ajuste de
costos con los comentarios de la empresa
de supervisión externa, lo analiza y en su
caso lo valida para turnarlo con el Vo. Bo.,
a la Coordinación de Licitaciones.
1 a 10
días
hábiles
Coordinación de
Licitaciones
21
Recibe la documentación para su revisión y
autorización en su caso.
1 día
hábil
22
Recibe, y estudia la documentación y en
consecuencia propone dictamen en caso
de que proceda, validado por la
Coordinación de Supervisión a la Obra
1 a 10
días
hábiles
23
Emite oficio de autorización de ajuste de
costos, remitiendo a la Coordinación de
Supervisión de Obras para su aplicación,
enviando en paralelo copia del dictamen a
la Coordinación Sectorial de Normas,
Especificaciones y Precios Unitarios,
incluyendo copia del análisis presentado
por la empresa constructora y validado por
la Empresa de Supervisión Externa,
Coordinación de Supervisión de Obras;
Asimismo se remite copia del oficio de
autorización al Órgano de Control
1a3
días
hábiles
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Unidad Administrativa
Coordinación de
Supervisión de Obra
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
24
Coordina la recepción de la obra y
finiquito de la misma, invitando a
Contraloría General del D.F., con plazo
menor a 10 días hábiles a la fecha
Entrega - Recepción.
25
Elabora
"Oficio",
informando
la
terminación de la obra y lo envía junto
con el Acta de Entrega-Recepción (Anexo)
a la Contraloría General.
Fin de procedimiento.
el
la
no
de
1a5
días
hábiles
1 día
hábil
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Coordinación de Supervisión de Obra
Empresa de Supervisión Externa
INICIO
1
RECIBE OFICIO
NOTIFICANDO
INICIO DE OBRA
OFICIO
2
VERIFICA
TERMINOS DE
REFERENCIA
3
VERIFICA INICIO
DE LABORES SEA
LA PACTADA
4
REALIZA SUPERVISION
DE CAMPO Y ELABORA
INFORMA
INFORME
5
SOLICITA INFORME
QUINCENAL GRAFICO
Y FOTOGRAFICO DE
AVANCES
6
REALIZA REUNIONES
DE TRABAJO CON LA
CSO ASENTANDO
MINUTAS EN ANEXO
ANEXO
A
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Nombre del Procedimiento: Supervisión de Obras
Empresa de Supervisión Externa
Coordinación de Supervisión de Obra
A
7
8
RECIBE PARA REVISION,
AUTORIZACION Y
TRAMITE DE PAGO
ELABORA
ESTIMACIONES
DE OBRA EN
ANEXO
ANEXO
ANEXO
9
RECIBE MINUTA Y
COTEJA CON
REPORTES
ANEXO
10
RECIBE INFORMACION
ANALIZANDO Y DICTAMINANDO
CONSECUENCIA
12
ACATA INSTRUCCIÓN
ACTUALIZANDO
PLANOS PARA
ENTREGA
11
RECIBE DICTAMEN Y
ORDENA A CSE LO
PROCENDENTE
BITACORA
13
RECIBE
ACTUALIZACION DEL
PROYECTO Y ENVIA
PROYECTO
14
RECIBE VALIDACION Y
COMENTARIOS,
AUTORIZACIONDE
PRECIOS
SOLICITUD
B
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Nombre del Procedimiento: Supervisión de Obras
Coordinación de
Supervisión de Obra
Coordinación de
Licitaciones
Empresa Constructora Empresa de Supervisión
Externa
B
15
RECIBE Y TURNA
PARA REVISION Y
AUTORIZACION
CONTRATOS
16
RECIBE Y ANALIZA
CONTRATOS
17
TURNA
ANTECEDENTES
ORIGINALES
18
PRESENTA AJUSTE DE
COSTOS Y ANALISIS
CORRESPONDIENTE
SOLICITUD DE
COSTOS
ANALISIS
19
RECIBE SOLICITUD Y
ESTUDIO, LO ESTUDIA
Y CON SUS
COMENTARIOS TURNA
SOLICITUD
C
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De:
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Nombre del Procedimiento: Supervisión de Obras
Coordinación de Supervisión de Obra
Coordinación de Licitaciones
C
20
RECIBE SOLICITUD Y
ESTUDIO DE COSTOS Y EN
SU CASO LO VALIDA PARA
TURNARLO
SOLICITUD
21
RECIBE PPARA
REVISION Y
AUTORIZACION
SOLICITUD
22
RECIBE, ESTUDIA Y
PROPONE DICTAMEN
EN CASO DE QUE
PROCEDA
24
23
EMITE OFICIO DE
AUTORIZACION DE
AJUSTE DE COSTOS
COORDINA
RECEPCION DE OBRA
Y FINIQUITO DE LA
MISMA
OFICIO
25
ELABORA OFICIO
INFORMANDO
TERMINO DE LA OBRA
Y ENVIA CON ACTA DE
ENTREGA
ANEXO
Fin
___________________________
Arq. Moisés Mercado Martínez
Director de Ejecución de Obras