1. Internet

Quipucamayoc
Manual de Usuario del Módulo de Logística versión 4.2.22
SISTEMA INTEGRAL DE LOGÍSTICA
Versión 4.2.22
Manual de usuario
Hojas de Requerimiento
Universidad Nacional Mayor de San Marcos
Oficina del Proyecto Quipucamayoc
Octubre – 2014
Quipucamayoc
Sistema Integral de Logística versión 4.2.22
Perfil: Jefe de Planeamiento
Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
Historial de cambios
Fecha
12/10/2012
11/06/2014
2
Versión
Descripción
Autor
1.0
Primera versión del manual de usuario
del módulo del Cuadro de Necesidades
del Sistema Integral de Logística
Stephany Daneri Beltrán
2.0
Segunda versión del manual de usuario
del perfil de Operador de Dependencia,
operaciones con la Hoja de
Requerimiento
Carlos Alberto Ochoa Aly
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Sistema Integral de Logística versión 4.2.22
Perfil: Jefe de Planeamiento
Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
Contenido
Introducción ........................................................................................................................................................4
Objetivo ..............................................................................................................................................................4
Inicio ...................................................................................................................................................................5
Ejecución del sistema .....................................................................................................................................5
Sobre permisos de acceso: .............................................................................................................................5
Cambio de Contraseña:..................................................................................................................................6
Operaciones ........................................................................................................................................................8
Interfaz: Hoja de Requerimientos de Bienes Consolidada .................................................................................9
Reconociendo la interfaz ..............................................................................................................................10
Operaciones con la Hoja de Requerimiento de Bien ...................................................................................11
A.
Elaboración de Hoja de Requerimiento de Bien ...................................................................11
B.
Modificar una Hoja de Requerimiento de Bien.....................................................................16
C.
Enviar una Hoja de Requerimiento de Bien ........................................................................20
D.
Eliminar una hoja de Requerimiento de Bien ........................................................................21
Interfaz: Hoja de Requerimientos de Servicios Consolidada ...........................................................................24
Reconociendo la interfaz ..............................................................................................................................25
Operaciones con la Hoja de Requerimiento de Servicio .............................................................................26
A.
Elaboración de Hoja de Requerimiento de Servicio .............................................................26
B.
Modificar una Hoja de Requerimiento de Servicio ..............................................................30
C.
Enviar una Hoja de Requerimiento de Servicio ..................................................................35
D.
Corregir detalles de los servicio no atendidos en una Hoja de Requerimiento ............37
E.
Eliminar una hoja de Requerimiento de Servicio ..................................................................42
Interfaz: Consultar Flujo de Hoja .....................................................................................................................45
Reconociendo la interfaz ..............................................................................................................................46
Operaciones de Consulta ..............................................................................................................................47
A.
Búsqueda de una Hoja ............................................................................................................47
B.
Ver reporte de Hoja de Requerimiento..................................................................................48
C.
Ver reporte de Observaciones en la hoja de Requerimiento. ...........................................50
Mantenimiento ..................................................................................................................................................52
Interfaz: Mantenimiento de Proveedor .............................................................................................................52
Reconociendo la interfaz ..............................................................................................................................53
Operaciones Mantenimiento de Proveedor ..................................................................................................57
A.
Registrar un proveedor .............................................................................................................57
B.
Modificar un proveedor ............................................................................................................61
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Perfil: Jefe de Planeamiento
Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
Introducción
El Sistema Integral de Logística es una aplicación que le facilita al usuario la creación de Hojas de
requerimiento que le permitirán al usuario un registro y seguimiento de las compras que haga y los
servicios que contrate para resolver las necesidades de la Dependencia o Facultad solicitante.
Todos los bienes y servicios deben estar registrados en el Cuadro de Necesidades antes de elaborar
la Hoja de Requerimiento para dicho bien o servicio. El sistema tiene una opción para consultar
reporte de hojas y muestra una lista de las unidades por donde ha transitado la hoja dentro del
sistema.
Objetivo
El Manual de Usuario del Sistema Integral de Logística, con perfil: Operador de Requerimiento
tiene como objetivo principal constituirse como medio de consulta, donde muestre las pautas
necesarias para el fácil manejo de las operaciones con la hoja de requerimiento y acceso a la
información disponible sobre estas.
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Perfil: Jefe de Planeamiento
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Manual de usuario versión 1.0.0
Inicio
Ejecución del sistema
1. Ejecución del sistema: iniciemos el Módulo de logística
2. Llenamos nuestros datos:
………
Sobre permisos de acceso:
Cabe resaltar que solo tienen acceso a esta funcionalidad los usuarios que tienen el perfil de
operadores de requerimientos.
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Perfil: Jefe de Planeamiento
3.
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Manual de usuario versión 1.0.0
Clic en “Aceptar” e ingresamos a nuestra sesión:
Cambio de Contraseña:
Si quisiéramos cambiar la contraseña, basta con dar clic en “Cambiar Contraseña”, con lo
que se abre una ventana en la que nos piden nuestros datos:
………
Clic en “Cambiar” y listo. En cualquier momento puede cancelar la acción.
3. Retomando el punto 3 (ingreso a sesión), veamos los elementos que se encuentran presentes:
a) Al pie de la aplicación se muestra los datos del inicio de sesión:
Nota: Este usuario es de Prueba
b) En la parte superior derecha, vemos los datos de la aplicación, datos del usuario, fecha y un
menú que contiene las acciones que se pueden realizar; debajo, tenemos un submenú con
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Manual de usuario versión 1.0.0
opciones básicas, tales como guardar, nueva hoja (con respecto a la que tenemos abierta),
modificar y eliminar.
Nota: Este usuario es de Prueba
c) Procederemos a explicar a continuación la funcionalidad de la Elaboración de Hoja de
Requerimiento de Bien (Menú Operaciones – Hoja de Requerimientos – Bienes)
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Manual de usuario versión 1.0.0
Operaciones
Del menú principal de la aplicación nos dirigimos a Operaciones, submenú Hoja de Bienes.
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Manual de usuario versión 1.0.0
Interfaz: Hoja de Requerimientos de Bienes
Consolidada
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Manual de usuario versión 1.0.0
Reconociendo la interfaz
Nota: Los campos con fono amarillo no son editables.
Leyenda:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Código de Dependencia o Facultad.
Nombre de Dependencia o Facultad.
Documento de Referencia.
Botón de selección para fuente de Financiamiento.
Numero de Hoja de Requerimiento.
Botón para buscar Hoja de Requerimiento de Bien guardada.
Botón para buscar artículos del cuadro de necesidades registrados en el mes
presente según especifica.
8. Botón para cargar todos los artículos del cuadro de necesidades registrados en el
mes presente.
9. Descripción de la Hoja de Requerimiento.
10. Lista de Bienes a solicitar en la Hoja de Requerimiento.
11. Detalle de un artículo.
12. Monto total disponible de los artículos.
13. Datos del proveedor (Solo para artículos que pertenezcan a un Proceso de Selección).
14. Monto total solicitado en la Hoja de Requerimiento.
15. Botón para ver el reporte de la Hoja de Requerimiento.
16. Botón para enviar la Hoja de Requerimiento.
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Manual de usuario versión 1.0.0
Operaciones con la Hoja de Requerimiento de Bien
A. Elaboración de Hoja de Requerimiento de Bien
Pasos:
1. Abrir interfaz de Hoja de Requerimiento de Bienes Consolidada.
2. Llenar datos Generales de la Hoja de Requerimiento de Bien. El documento de referencia,
no es obligatorio, la descripción de la Hoja si lo es.
3. Seleccionar la Fuente de Financiamiento.
4. Agregar artículos a solicitar.
Click en el Botón Buscar Artículos.
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Perfil: Jefe de Planeamiento
Selecciones las categorías.
Click en Aceptar.
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Manual de usuario versión 1.0.0
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Perfil: Jefe de Planeamiento
Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
Seleccione los artículos, y luego “Agregar”.
A continuación se agregaran los artículos a la Lista de Bienes.
5. Colocar la cantidad de los artículos a solicitar. Las cantidades son enteras. No puede ser
mayor que la cantidad disponible.
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Perfil: Jefe de Planeamiento
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Manual de usuario versión 1.0.0
6. Colocar los detalles de cada artículo. El detalle es una descripción que ayuda a precisar el
bien que se desea comprar, puede especificar características del bien. Este campo no es
obligatorio.
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Perfil: Jefe de Planeamiento
7. Guardar Hoja de Requerimiento.
Click en Guardar.
Aceptar mensaje.
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Manual de usuario versión 1.0.0
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Manual de usuario versión 1.0.0
B. Modificar una Hoja de Requerimiento de Bien
Pasos:
1. Abrir interfaz de Hoja de Requerimiento de Bienes Consolidada.
2. Buscar la Hoja de Requerimiento.
Click en Buscar Hoja.
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Perfil: Jefe de Planeamiento
Seleccionar Hoja de Requerimiento.
3. Habilitar la modificación de la Hoja.
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Manual de usuario versión 1.0.0
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Manual de usuario versión 1.0.0
4. Modificar Hoja de Requerimiento.
Puede modificar:
La Descripción y Documento de Referencia.
Agregar o eliminar bienes.
Para agregar haga click en buscar artículos, para quitar seleccione el artículo y haga click
derecho.
Cantidad y el detalle de un bien solicitado
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5. Guardar Hoja de Requerimiento.
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Manual de usuario versión 1.0.0
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Manual de usuario versión 1.0.0
C. Enviar una Hoja de Requerimiento de Bien
Pasos:
1. Elaborar Hoja de Requerimiento de Bien (ver Elaboración de Hoja de Requerimiento de
Bien pág. 11). Puede también buscar una Hoja de Requerimiento de Bien ya elaborada (ver
Modificar una Hoja de Requerimiento de Bien pág. 16).
2. Enviar Hoja.
3. Aceptar Mensaje
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Manual de usuario versión 1.0.0
4. Aceptar Mensaje
D. Eliminar una hoja de Requerimiento de Bien
Pasos:
1. Buscar La Hoja de Requerimiento de bien a eliminar.
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Perfil: Jefe de Planeamiento
2. Seleccionar Hoja de Requerimiento.
3. Click en el botón “Eliminar”.
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Perfil: Jefe de Planeamiento
Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
4. Confirmar mensaje.
5. Aceptar mensaje.
Nota: Solo se puede eliminar una hoja de requerimiento cuando el usuario solicitante no haya
enviado la hoja de requerimiento a Abastecimiento o cuando se le haya devuelto toda la
hoja.
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Manual de usuario versión 1.0.0
Interfaz: Hoja de Requerimientos de
Servicios Consolidada
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Manual de usuario versión 1.0.0
Reconociendo la interfaz
Nota: Los campos con fono amarillo no son editables.
Leyenda:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Código de Dependencia o Facultad.
Nombre de Dependencia o Facultad.
Documento de Referencia.
Botón de selección para fuente de Financiamiento.
Numero de Hoja de Requerimiento.
Botón para buscar Hoja de Requerimiento de Servicio guardada.
Botón para cargar todos los servicios del cuadro de necesidades registrados en el
presente mes según especifica.
8. Botón para cargar todos los servicios del cuadro de necesidades registrados en el
presente mes.
9. Descripción de la Hoja de Requerimiento de Servicio.
10. Lista de servicios a solicitar en la Hoja de Requerimiento.
11. Detalle de un servicio.
12. Monto total disponible de los servicios.
13. Datos del proveedor (Solo para servicios que pertenezcan a un Proceso de Selección
o Locación de Servicio).
14. Monto total solicitado en la Hoja de Requerimiento.
15. Botón para ver el reporte de la Hoja de Requerimiento.
16. Botón para enviar la Hoja de Requerimiento.
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17. Detalle Actual. Solo para servicios que no hayan sido atendidos, después que la hoja
de requerimiento haya llegado a Abastecimiento.
Operaciones con la Hoja de Requerimiento de Servicio
A. Elaboración de Hoja de Requerimiento de Servicio
Pasos:
1. Abrir interfaz de Hoja de Requerimiento de Servicios Consolidada.
2. Llenar datos Generales de la Hoja de Requerimiento de Servicio.
El documento de referencia, no es obligatorio, la descripción de la Hoja si lo es.
3. Seleccionar la Fuente de Financiamiento.
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Perfil: Jefe de Planeamiento
4. Agregar servicios a solicitar.
Click en el Botón Buscar.
Selecciones las categorías.
Click en Aceptar.
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Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
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Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
Seleccione los servicios, y luego “Agregar”.
A continuación se agregaran los artículos a la Lista de Bienes.
5. Colocar el monto. El monto no puede ser mayor que el monto disponible.
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Manual de usuario versión 1.0.0
6. Colocar los detalles de cada artículo. El detalle es una descripción que ayuda a precisar el
bien que se desea comprar, puede especificar características del bien. Este campo no es
obligatorio.
7. Guardar Hoja de Requerimiento.
Click en el botón “Guardar”.
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Manual de usuario versión 1.0.0
Aceptar mensaje.
B. Modificar una Hoja de Requerimiento de Servicio
Pasos:
1. Abrir interfaz de Hoja de Requerimiento de Servicios Consolidada.
2. Buscar la Hoja de Requerimiento.
Click en Buscar Hoja.
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Seleccionar Hoja de Requerimiento.
3. Habilitar la modificación de la Hoja.
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Manual de usuario versión 1.0.0
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Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
4. Modificar Hoja de Requerimiento.
Puede modificar:
La Descripción y Documento de Referencia.
Agregar o eliminar servicios.
Para agregar haga click en buscar servicios, para quitar seleccione el servicio y haga click
derecho.
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Monto y detalle de un servicio solicitado.
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5. Guardar Hoja de Requerimiento.
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Manual de usuario versión 1.0.0
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Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
C. Enviar una Hoja de Requerimiento de Servicio
Pasos:
1. Elaborar Hoja de Requerimiento de Servicio (ver Elaboración de Hoja de Requerimiento de
Servicio pág.23). Puede también recuperar una Hoja de Requerimiento de Servicio ya
elaborada (ver Modificar una Hoja de Servicio pág. 27).
2. Enviar Hoja.
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3. Aceptar Mensaje
4. Aceptar Mensaje
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D. Corregir detalles de los servicio no atendidos en una Hoja de Requerimiento
Esta operación es para aquellos servicios de una hoja de requerimiento que no hayan sido
atendidos en la Oficina de Abastecimiento. Son devueltos a la Dependencia solicitante para
modificarles el detalle. Los demás servicios atendidos sigue el flujo normal dentro del
sistema.
Pasos:
1. Buscar La hoja de requerimiento a Modificar.
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2. Seleccionar una Hoja de Requerimiento de Servicio.
3. Click en Botón modificar.
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Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
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Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
4. Colocar el Detalle Actual. El Detalle no se borrara, quedara como un registro.
Nota: Solo se activara el Campo “Detalle actual” para aquellos servicios que no hayan sido
atendidos, luego de que en Abastecimiento ya se haya elaborado el informe de control. Esto quiere
decir que existen servicios que si fueron validados, a estos ya no se les activara el campo “Detalle
actual”.
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Perfil: Jefe de Planeamiento
5. Guardar hoja de Requerimiento.
6. Aceptar mensaje
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Manual de usuario versión 1.0.0
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Perfil: Jefe de Planeamiento
Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
E. Eliminar una hoja de Requerimiento de Servicio
Pasos:
6. Buscar La Hoja de Requerimiento a eliminar.
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Perfil: Jefe de Planeamiento
7. Seleccionar Hoja de Requerimiento.
8. Click en el botón “Eliminar”.
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Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
Quipucamayoc
Sistema Integral de Logística versión 4.2.22
Perfil: Jefe de Planeamiento
Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
9. Confirmar mensaje.
10. Aceptar mensaje.
Nota: El usuario solicitante solo puede eliminar la hoja de requerimiento en los siguientes
casos:
1. Cuando no haya sido enviada, es decir se encuentra en la Dependencia.
2. Cuando haya sido devuelta a la Dependencia.
No se puede eliminar una hoja que tenga servicios atendidos en Abastecimiento y servicios
devueltos a la Dependencia (Por corrección del detalle).
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Perfil: Jefe de Planeamiento
Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
Interfaz: Consultar Flujo de Hoja
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Perfil: Jefe de Planeamiento
Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
Reconociendo la interfaz
Primera Parte: Parámetros de Búsqueda
Segunda Parte: Flujo de la hoja de Requerimiento
Tercera Parte: Lista de Detalles
Leyenda:
1. Código de la Dependencia o Facultad.
2. Nombre de la Dependencia o Facultad.
3. Filtro por número de Hoja de Requerimiento.
4. Filtro por fecha de creación.
5. Lista de Hoja de Requerimiento filtradas.
6. Botón para exportar una Hoja de Requerimiento en formato Excel.
7. Botón para exportar una Hoja de Requerimiento en formato pdf.
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Perfil: Jefe de Planeamiento
Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
8. Botón para exportar las observaciones y detalles corregidos de una Hoja de Requerimiento
de servicio. en formato Excel.
Nota: Solo está habilitado para servicios.
9. Historial del flujo de la Hoja de Requerimiento.
10. Lista de servicios en la Hoja de Requerimiento.
Operaciones de Consulta
A. Búsqueda de una Hoja
Pasos:
1. Filtrar por Fecha de Creación.
Seleccione la fecha de inicio o fin.
Seleccionar mes y día.
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Perfil: Jefe de Planeamiento
Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
2. Filtrar por número de hoja.
Nota: Puede escribir parte o todo el número de hoja. Si no aparece puede que la hoja no se
encuentre en el rango de Fecha.
B. Ver reporte de Hoja de Requerimiento.
Pasos:
1. Seleccione una Hoja de Requerimiento.
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Sistema Integral de Logística versión 4.2.22
Perfil: Jefe de Planeamiento
Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
2. Presionar botón “Ver Reporte”.
3. A continuación se visualiza el Reporte de la Hoja de Requerimiento.
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Perfil: Jefe de Planeamiento
Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
C. Ver reporte de Observaciones en la hoja de Requerimiento.
1. Seleccione una Hoja de Requerimiento.
2. Presionar botón “Ver Reporte”.
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Perfil: Jefe de Planeamiento
Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
3. A continuación se visualiza el Reporte de la Hoja de Requerimiento.
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Perfil: Jefe de Planeamiento
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Manual de usuario versión 1.0.0
Mantenimiento
Interfaz: Mantenimiento de Proveedor
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Perfil: Jefe de Planeamiento
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Manual de usuario versión 1.0.0
Reconociendo la interfaz
Pestaña Datos Generales
Leyenda:
1. Botón para buscar un proveedor.
2. Tipo de proveedor: Persona Natural o Empresa.
3. Número RNP del proveedor.
4. Numero RUC del proveedor.
5. Razón social del proveedor.
6. Apellido paterno (Si el tipo de proveedor es Persona natural).
7. Apellido materno (Si el tipo de proveedor es Persona natural).
8. Nombres (Si el tipo de proveedor es Persona natural).
9. CCI del proveedor.
10. Botón para guardar el documento CCI escaneado en formato PDF.
11. Botón para descargar el documento CCI.
12. Botón para tener una vista previa del documento.
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Perfil: Jefe de Planeamiento
Pestaña Datos Ubicación
Leyenda:
13. Dirección del proveedor.
14. Correo electrónico del proveedor.
15. Teléfono del proveedor.
16. Página del proveedor.
17. Fax del proveedor.
18. Observaciones sobre el proveedor.
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Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
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Perfil: Jefe de Planeamiento
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Manual de usuario versión 1.0.0
Pestaña Tipo Empresa
Leyenda:
19. Botón para seleccionar el tipo (Nacional o Extranjero).
20. Botón para seleccionar la genérica del bien o servicio que se provee.
21. Botón para seleccionar la sub genérica del bien o servicio que se provee.
22. Botón para seleccionar la especifica del bien o servicio que se provee.
23. Botón para agregar la específica a la lista de rubros del proveedor.
24. Lista de rubros del proveedor (Especificas).
25. Botón para quitar una específica de la lista.
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Perfil: Jefe de Planeamiento
Pestaña Representante
Leyenda:
26. Apellido paterno del representante.
27. Apellido materno del representante.
28. Nombres del representante.
29. Cargo del representante.
30. Teléfono del representante.
31. Correo electrónico del representante.
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Manual de usuario versión 1.0.0
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Perfil: Jefe de Planeamiento
Fecha 07/10/14
Manual de usuario versión 1.0.0
Operaciones Mantenimiento de Proveedor
A. Registrar un proveedor
Pasos:
1. Abrir interfaz de Hoja de Mantenimiento de proveedor.
2. Llenar los campos que se solicitan en cada pestaña.
Nota: Los campos con asterisco (*) son obligatorios. Si el tipo de proveedor es empresa
apellidos y nombre no es obligatorio.
Pestaña Datos Generales
Nota: En caso sea Persona natural la razón social se llena automáticamente, si es Empresa se
activa el campo para digitarlo.
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Pestaña Datos Ubicación
En esta se pestaña se registra los datos para contactar al Proveedor.
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Manual de usuario versión 1.0.0
Pestaña Tipo Empresa
En esta pestaña se registran el tipo de proveedor, si es nacional o del extranjero y la
partida del artículo o servicio que provee.
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Pestaña Representante
En esta pestaña se registran los datos del representante del proveedor.
3. Guardar proveedor
4. Confirmar registro.
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Manual de usuario versión 1.0.0
5. Aceptar mensaje.
B. Modificar un proveedor
Pasos:
1. Abrir interfaz de Hoja de Mantenimiento de proveedor.
2. Buscar proveedor a modificar.
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3. Seleccionar Buscar por RUC o Razón Social .Luego digitar el ruc o razón social del
proveedor a modificar según lo seleccionado.
4. Seleccionar proveedor y click en cargar.
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5.
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Manual de usuario versión 1.0.0
Se cargaran los datos del proveedor. Y se procede a modificar los campos.
6. Guardar los cambios.
7. Confirmar los cambios.
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Perfil: Jefe de Planeamiento
8. Aceptar mensaje.
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