Ver Manual del Expositor - Asamblea Ejecutiva WEC 2014

INDICE
1. MANUAL DEL EXPOSITOR ASAMBLEA EJECUTIVA WEC 2014
2. INGRESO EXPOSITORES
3. DERECHO DEL EXPOSITOR
4. LUGAR, FECHAS Y HORARIOS DE LA MUESTAR COMERCIAL E INSTITUCIONAL
5. MONTAJE y DESMOSNTAJE STAND
6. ENVIO DE MATERIAL DE EXHIBICIÓN E INGRESO DE PERSONAL ENCARGADO PARA MONTAJE
7. DERECHOS ADQUIRIDOS COMO EXPOSITOR
8. NOTAS IMPORTANTES
Calle 12 sur 18-168 Tel: (57-4) 3157691 / 3170845 Fax: (57-4) 3170537 Medellín - Colombia
E-Mail: cocme@cocme.org URL: www.asambleaejecutivawec2014.com
1. MANUAL DEL EXPOSITOR ASAMBLEA EJECUTIVA WEC 2014
El Comité Colombiano del WEC - COCME ofrece esta estratégica vitrina internacional de mercadeo a las empresas del
sector energético (Energía eléctrica, Hidrocarburos, Gas, Carbón y Energías renovables), empresas suministradoras de
bienes y servicios, inversionistas; fabricantes, proveedores, firmas de ingeniería y consultoría, universidades y centros de
investigación y desarrollo, con el fin de participar comercialmente para promocionar sus productos y servicios.
Este manual ha sido elaborado para simplificar la participación de su empresa en la Muestra Comercial e Institucional de la
ASAMBLEA EJECUTIVA WEC 2014, que contiene algunas normas y especificaciones técnicas, que debe tener en cuenta.
Por favor respete las fechas de vencimiento de los mismos para garantizar la calidad en el servicio y evitar inconvenientes.
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2. INGRESO EXPOSITORES
Cada empresa que participa en la Muestra Comercial e Institucional de la Asamblea Ejecutiva WEC 2014
tendrá derecho a inscribir a 2 (dos) personas para que participen en el área de exhibición de la muestra durante los día
21, 22 y 23 de octubre
Esta inscripción se deberá hacer a través del siguiente link Inscripción Muestra Comercial e Institucional y una vez hecho,
se le enviará una confirmación de inscripción.
3. DERECHO DEL EXPOSITOR
Las personas registradas en la Muestra Comercial e Institucional de la Asamblea Ejecutiva WEC 2014, tendrán derecho a
los refrigerios ofrecidos por la Asamblea durante los días de exhibición 21 al 23 y a los almuerzos de los días 22 y 23 de
octubre.
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4. LUGAR, FECHAS Y HORARIOS DE LA MUESTAR COMERCIAL E INSTITUCIONAL
Se llevará a cabo en el Hotel Hilton, Cartagena de Indias del 20 al 24 de octubre de 2014.
Horario de apertura de la Asamblea Ejecutiva WEC 2014, es el lunes 20 de octubre, a partir de las 8:00 a.m. hasta las 6:00
p.m. (según agenda programada).
Se dará inicio apertura de la Muestra Comercial E INSTITUCINAL de la Asamblea Ejecutiva WEC 2014, el día martes 21 de
octubre, a partir de las 8:00 a.m.
5. MONTAJE STAND
A partir del domingo 19 de octubre (único día) de 6:00 a.m. a 11:00 p.m, se permitirá el ingreso al personal para el montaje
o instalación, de cada una de las empresas participantes en la Muestra Comercial e Institucional de la Asamblea Ejecutiva
WEC 2014.
El ingreso del material de cada empresa se hará a través del elevador de carga, que tiene unas medidas de 5:40 Mts de
largo, 2:20 Mts de alto, 2:10 Mts de ancho y soporta 2, 75 toneladas.
DESMONTAJE STAND:
Jueves 23 de 6:00 p.m. a 11:00 p.m. y Viernes 24 de octubre de 6:30 am en adelante
6. ENVIO DE MATERIAL DE EXHIBICIÓN E INGRESO DE PERSONAL
ENCARGADO PARA MONTAJE
- El Hotel cuenta con 49 metros de Bodega en el área del parqueadero subterráneo del Hotel, donde se podrán almacenar 48
antes y hasta 48 horas después del evento, los equipos que considere necesiten este servicio. Estas bodegas son transitorias,
y deberán contar con un personal autorizado por su organización, para retiro y manejo de este inventario. Previamente a la
llegada del material para almacenar, se enviará vía Fax (No. (57-5) 6653731), el inventario de este material.
- El expositor debe enviar a más tardar hasta el 15 de octubre, la relación del personal que se ocupe del montaje y
decoración del stand con el número de cédula para que puedan ingresar a los salones del hotel. Este personal podrá
permanecer dentro de los salones, sólo los días de montaje y desmontaje es decir los días 19 (Montaje) y 23 ( Desmontaje)
de octubre y deberá portar el distintivo de la empresa a que pertenece (camiseta o carnet) y la credencial de montaje, que
será entregada en el punto de registro de la asamblea. Recuerde si tiene credencial de expositor, ésta le sirve también para
el montaje tenga en cuenta que por políticas de seguridad el personal que le apoya, deberá portar al ingreso del recinto el
carnet de la EPS a la cual se encuentra afiliado y el pago de ARP y ARL Vigente
Esta información debe ser enviada a
JAIRO MANZUR I Coordinador
Jairo.manzur@Hilton.com
t: +575 6948000 ext.: 1155 I Cel: +57 3116602310 I f: + 57 3135860876
El Laguito Avenida Almirante Brión I Cartagena I Colombia
hilton.com I cartagena.hilton.com I facebook.com/HiltonCartagena
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7. DERECHOS ADQUIRIDOS COMO EXPOSITOR
Stand pre - decorado
Los Expositores recibirán como pre - decoración en su zona de exhibición, los siguientes elementos dentro del costo de
su participación:
› Panelería de 6m2 (3m largo x 2m ancho x 2.40 de alto)
› Incluye señalización numérica
› Instalaciones eléctricas generales
› Iluminación en el Stand
› 2 Sillas
› Mesa con Mantel
8. NOTAS IMPORTANTES
Para el área de bodegaje se utilizarán los espacios destinados por el Hotel Hilton para tal uso, los cuales serán informados al
ingreso al evento.
La energía eléctrica es monofásica tiene la capacidad para cargar un celular o conectar un computador durante los 3
días de la Asamblea Limpieza y vigilancia general de áreas comunes.
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• Antes de iniciar el montaje, tanto el expositor como el encargado del mismo deberán cerciorarse en el sitio de las condiciones
físicas y de las dimensiones de los espacios a ocupar y los diseños deberán ceñirse a las condiciones existentes.
• El Hotel Hilton no modificará sus instalaciones para acoplarse al diseño del stand como es consecuente el proyecto deberá
ajustarse a las condiciones del recinto.
• Está prohibido hacer cualquier clase de excavaciones o perforaciones en las paredes y/o piso de los Salones
• No está permitido, clavar, rayar, pegar cintas o afectar de cualquier manera, la estructura de aluminio
• Está permitido, pegar cintas, en los paneles.
• Está prohibido pintar con sistemas de aspersión o compresión dentro de los salones quienes necesiten pintar por fuerza mayor
dentro del área de exhibición están obligados a instalar PLÁSTICO EN TODA EL ÁREA DE EXHIBICIÓN, y encerrar o aislar el espacio
del Stand para no afectar las áreas adyacentes, de no cumplir con este requerimiento se multará a la empresa responsable del
montaje.
• Debe respetarse el perímetro que delimita el área de exhibición en planta, la altura permitida sin necesidad de aprobación en las
construcciones es de 2.40 metros. En caso de necesitar mayor altura consulte a la organización para su autorización.
• El sistema divisorio de panelería y perfilería cumple una función divisoria y no estructural, por lo tanto se podrá únicamente
descolgar elementos como cuadros, afiches, etc., con un peso no mayor a 5 kg.
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• Los Stands deberán estar totalmente montados a más tardar el 19 de octubre a las 11:00 p.m. con el fin de asear el recinto para
su lanzamiento. No se podrá realizar montaje de áreas después del horario establecido el día de
montaje. Para realizar trabajos después del horario estipulado se debe solicitar autorización, firmar acta de compromiso y
atender los cobros adicionales establecidos.
• La Organización se reserva el derecho de desmontar o retirar cualquier elemento que considere vaya en contra de cualquiera de
estas normas.
• Todo el personal que está involucrado en el diseño, montaje, atención del stand y desmontaje de la exhibición,
debe conocer estas normas.
• Se cargará a la cuenta del expositor el costo de daños en la panelería de aluminio o perfilería de los stands
y elementos entregados por la organización de la Asamblea Ejecutiva que sean de uso permanente como el mobiliario, y la
iluminación entre otros.
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