Descargue aquí el reglamento para los expositores

REGLAMENTO DEL EXPOSITOR
EXPO CALILAB 2014
05 AL 08 DE NOVIEMBRE DE 2014
HOTEL SHERATON MAR DEL PLATA
1- INTRODUCCION
Este Reglamento será interpretado en toda circunstancia en el sentido de mantener el orden,
seguridad interna y niveles estrictos de funcionalidad del Hotel en su totalidad.
2- ARMADO Y DESARME
•
Los constructores y expositores deberán observar el cumplimiento del siguiente cronograma:
Ingreso de Constructores y Armado:
Ingreso de Expositores y de Equipamiento:
Desarme:
MARTES 4 DE NOVIEMBRE desde las 12:00 Hs.
MARTES 4 DE NOVIEMBRE desde las 17:00 Hs.
SABADO 8 DE NOVIEMBRE desde las 13:00 Hs. (*)
(*) Este último horario será inalterable. Antes del mismo horario no serán habilitadas las
salidas.
•
El ingreso de materiales se realizará únicamente por la plataforma de descarga de Av. L.N.
Alem 4221. La misma tiene una altura máxima de 3.40 mts.
•
El acceso por dicha vía será controlado por el Departamento de Seguridad del Hotel, el cual
requerirá a cada persona que ingrese la presentación de su documento de identidad.
•
Todos los vehículos utilizados en carga o descarga de materiales y/o personas, deberán tener
un seguro contra daños a terceros e incendio, sin franquicia y vigente.
•
El Hotel no dispone de depósitos para guarda de materiales ni personal para su custodia, por lo
que no se hará responsable del cuidado de los mismos.
•
El Centro de Convenciones no recibirá en nombre de ningún expositor ni empresa: bultos,
paquetes, cajas u otros elementos. Si se deseara enviar algún elemento, la empresa deberá
preveer una persona acreditada para recepcionar los materiales enviados.
•
Está terminantemente prohibido obstruir con los stands las salidas de emergencia, matafuegos,
llamadores de emergencia, mangueras contra incendio y cámaras de CCTV.
•
Es responsabilidad del expositor desmontar y retirar todos los elementos utilizados durante el
evento en los plazos y condiciones estipulados, dejando el espacio limpio y despejado.
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•
El Centro de convenciones y la organización no se hacen responsables por perdidas, averías,
robos o extravíos de los materiales u objetos que no hayan sido retirados en el término
establecido.
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No se podrán dejar materiales para ser retirados otro día.
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Para las tareas de armado y desarme, las empresas expositoras contarán con el asesoramiento
y el apoyo de la Empresa Constructora Oficial del Congreso: DADINEJO SISTEMAS;
Contactos: Jorge Díaz o Diego Díaz. Tel. 011-48333948 – 156-3989191 – ID 585*4351.
dadinejo@fibertel.com.ar
3- DOCUMENTACIÓN REQUERIDA DEL PERSONAL.
IMPORTANTE para el cumplimiento de la Ley de Contrato de Trabajo
•
Todo el personal de armado de stands y/o expositores, deberá cumplir con los requisitos
detallados a continuación:
−
−
−
Copia del CUIL de cada uno de los trabajadores que presten servicios dentro del hotel.
Constancia de pago de remuneraciones (copia de los recibos de sueldos)
Copia firmada de los comprobantes mensuales de pago al sistema de seguridad social
(formulario 926 o 924 de AFIP/DGI)
− Certificación bancaria de uso de cuenta corriente de la cual sea titular la empresa
contratante.
− Certificado de cobertura de riesgos de trabajo (nombre de la ART y número de contrato
asegurado).
•
La documentación requerida deberá ser enviada hasta el 31 de octubre de 2014 a
secpres@fba.org.ar. La misma será concentrada y luego remitida a la seguridad del Hotel
Sheraton.
•
Cualquier cambio que se origine con posterioridad a la entrega de la documentación y/o
durante la realización del evento, deberá ser comunicado vía fax (54-223-4140009) o por
mail a sebastian.garcia@sheraton.com) al departamento de Banquetes para su
actualización.
4- USO DE LOS SALONES y/o ESPACIOS CONTRATADOS
•
El piso de los salones y áreas conexas no podrá, desde ningún punto de vista, ser
demarcado con cintas adhesivas que lastimen las alfombras cuando estas cintas se
despeguen al finalizar el evento.
•
Tampoco se permitirá hacer agujeros o clavar en las paredes y el piso de los salones. Como
elementos de fijación para cables no se permite el uso de cintas adhesivas que lastimen la
pintura de los caños, etc. únicamente se permite la fijación por medio de precintas de
plástico
•
No se permitirá fijar o atar ningún elemento a las paredes, rejillas de ventilación, detectores
de humo, cañerías de agua y sprinklers.
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•
Los armadores deberán utilizar los sanitarios y vestuarios instalados en el subsuelo.
5- PEDIDOS DE INSTALACIONES Y SERVICIOS
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A través de notas de solicitud, el expositor deberá requerir a la organización, los servicios
adicionales que necesiten de energía eléctrica, conexión Internet, instalación de líneas
telefónicas, etc. las que deberán ser abonadas al Centro, antes de comenzar el Congreso.
6- CONEXIONES ELECTRICAS
•
Las conexiones eléctricas deberán cumplir con normas de seguridad correspondientes,
quedando a cargo de los expositores las dificultades que ocasionen. Aquellas que tengan
problemas, serán desconectadas de la red hasta solucionar el inconveniente.
•
La Organización proveerá a los stands que se ubiquen en el salón 50 watts por metro
cuadrado. Cualquier requerimiento adicional a dicha potencia, deberá ser previamente
requerido a la Organización, quien autorizara la instalación, indicando bocas de las cuales
podrán tomarse y abonando un cargo adicional por las mismas.
•
Cualquier modificación de los sistemas eléctricos y sobrecarga de circuitos que pudiera
provocar un daño en la instalación será exclusiva responsabilidad del contratante debiendo
abonar todas las reparaciones por los daños que su proceder hubiera provocado.-
7- DURANTE EL EVENTO
•
PUBLICIDAD: Los clientes no podrán hacer publicidad fuera de los espacios contratados.
•
DISTRIBUCIÓN DE OBSEQUIOS: Está permitida la distribución de obsequios, muestras,
catálogos, material de promoción etc. exclusivamente dentro del espacio contratado,
reservándose la Organización y el Centro, el derecho de interrumpir la distribución de los
mismos cuando dicha distribución ocasione desorden o aglomeraciones, o altere el normal
desarrollo del lugar.
•
DEGUSTACIONES: En caso de instalarse un stand de degustaciones u ofrecimiento de
comestibles y bebidas se deberá comunicar anticipadamente a la Organización para su
autorización. En caso afirmativo, se determinará el costo por cuanto esto atenta contra la
venta del Hotel en comidas y bebidas.
•
DEMOSTRACIÓN DE EQUIPOS: La Organización podrá suspender o determinar periodos
para la demostración de cualquier equipo que, a su criterio, pueda ofrecer riesgos a las
personas, mercaderías, estructuras o elementos del Hotel, o que produzcan alto nivel de
ruido o vibración, pudiendo perturbar las actividades de salones contiguos.
•
LIMPIEZA Y SEGURIDAD: El servicio de limpieza y seguridad adicional contratado por el
Comité Organizador cubre solo espacios comunes, es decir, públicos, como salones,
pasillos, foyeres, depósito de muestras, no así cada uno de los stands. Los expositores se
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obligan a mantener los stands en impecables condiciones de aseo durante la exposición
comercial y luego de finalizada esta.
•
La limpieza de los stands deberá ser realizada diariamente y el material recogido tendrá que
ser llevado al depósito de basura ubicado en el subsuelo.
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CANTIDAD DE CREDENCIALES POR EXPOSITOR: Se entregarán 3 credenciales a los
expositores cuyo stand no supere los 10 m2 y 5 credenciales a los expositores cuyo stand
supere la superficie anteriormente mencionada.
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Las credenciales estarán a disposición de los expositores el día 4 de noviembre a partir de
las 17.00hs. en la Secretaría de Acreditaciones del Congreso.
−
Las empresas expositoras deberán informar los nombres de los armadores y de los
expositores, de acuerdo a lo establecido en el punto 3.
Firma del Expositor Responsable:…………………………………..
Nombre y apellido:…………………………………………………….
Empresa:……………………………………………………………….
N° de Documento:……………………………………………………..
Por favor devolver firmado el presente reglamento escaneado a la siguiente dirección de correo
electrónico: calilab@fba.org.ar o deberá ser impreso, firmado y enviado a Viamonte 1167 piso 3°
antes del día 31de OCTUBRE de 2014.
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