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Administración del tiempo
Metas de aprendizaje


1
Fortalecer conocimientos y estrategias en el
tema de la administración del tiempo.
Posicionar el tema de la administración del
tiempo como una actividad positiva dentro
de las organizaciones.
Administración del tiempo
La sociedad tiene la característica de ser dinámica
información, el recurso humano, financiero o físico.
y cambiante, donde las cosas suscitan de manera
Pero si no se hace un uso adecuado del tiempo
acelerada, por lo que, la administración del tiempo
tampoco podría obtenerse el máximo provecho a
es un tema imperante en la vida de las personas,
cada uno de los otros recursos disponibles.
puesto que la buena administración de este, se verá
Características del tiempo:
reflejado en los resultados de las empresas en

general.
Todos disponemos de la misma cantidad de
¿Qué es la administración del tiempo?
tiempo.

La administración del tiempo es esencialmente un
esfuerzo
requiere
Universal: Está distribuido en forma igualitaria.
individual
La eficiente
administración
del tiempo es uno
de los recursos
más preciados en
una empresa.
tiempo no vuela ni se arrastra con lentitud,
que
aunque a veces parezca que lo hace.
la coordinación de
actividades,

la
de
esfuerzos
para
Libre: No se puede almacenar. Se consume de
un
sincronización
conjunta
Invariable: Transcurre a un ritmo constante. El
modo
u
otro,
si
no
se
planifica
adecuadamente se puede desperdiciar.

Irrecuperable: Su uso no se puede posponer.
Una vez pasado no volverá.
asegurar los resultados esperados en

los equipos de trabajo. El tiempo es
Indivisible: El tiempo y la vida son inseparables.
Cada pensamiento y cada acción requieren de
uno de los recursos fundamentales
tiempo.
que disponen las empresas. Otros podrían ser la
2
Importancia de la distribución del tiempo:

básicos.

Perder el tiempo produce estrés, lo cual se ve
reflejado en aspectos tales como: la creencia
tiempo al máximo significa que se ha de
de sentirse indispensable, falta de tiempo para
planificar
realizar el trabajo más importantes, asumir que
planificación tenga espacio el tiempo dedicado
de
tal
forma
que
en
dicha
a los asuntos personales y al ocio, los que
se puede hacer todo, trabajar más horas de la
cuenta, sentirse culpable por salir del trabajo a
probablemente no tendrían cabida si se le deja
la hora y llevarse las preocupaciones o el
al azar.
Enfoques sobre la administración del tiempo
trabajo a la casa.

Mejorar la calidad de vida: aprovechar el
-Mejorar
la
es
La mayoría de los enfoques tradicionales para
evidente que la productividad en las empresas
administrar el tiempo están orientados por una
se encuentra menos relacionada con las horas
lógica a corto plazo, los cuales generan hábitos de
de trabajo y más con la efectividad, individual o
comportamiento cortoplacistas, influenciados por la
del equipo de trabajo. Mientras los países
vigencia que estos paradigmas tienen en nuestros
desarrollados tienden a disminuir la jornada
espacios
laboral, en países en desarrollo, la tendencia es
comunitarios. Sus métodos terminan provocando los
la contraría. Puesto que, como se señaló
malos
anteriormente
productividad:
la
diferencia
actualmente
radica
en
la
familiares,
desequilibrios
escolares,
que
se
empresariales
pretender
y
evitar.
Algunas de sus principales premisas y limitaciones:
productividad y efectividad en la cual el buen

uso y distribución del tiempo son elementos
Eficiencia: la eficiencia consiste en “hacer más
en menos tiempo”. Pero el supuesto
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subyacente

es
que
la
“cantidad”
y
la
más que otro y el reloj controla la vida en
“velocidad” son lo mejor. Existe una diferencia
general. Pero la clave está en el tiempo kairos,
vital entre eficiencia y efectividad, ya que,
es decir tiempo apropiado o de calidad, radica
hacer más velozmente las cosas precipita más
en el valor que se obtiene de él, es un tiempo de
rápido al abismo de la crisis si antes no hemos
oportunidad,
verificado que estamos en el camino correcto,
oportunidades
es decir, llegar más rápido al lugar equivocado
aprovecharlas, constituye un tiempo de calidad
puede ser “eficiente”, pero no resulta “efectivo”.
que escapa a la mediación secuencial del
Control: se basa en la idea de que planificar y
tiempo chronos.
programar es indispensable para controlar las


por
lo
que
que,
reconocer
las
se
presentan
y
Administración: El modelo tradicional se ocupa
acciones de los demás, pero pasa por alto el
de la administración y no del
hecho de que la mayor parte del tiempo nos
liderazgo;
relacionamos con otras personas a quienes no
proponer la consecución de
podemos controlar, apoyándonos en la “ilusión
métodos rígidos, si bien estos
de
dos elementos, nos
tener
el
control”,
logrando
generar
además
desconfianza en las personas con las que
indican
cómo
se
trabajamos.
deben
hacer
las
Chronos: El enfoque tradicional del tiempo se
cosas y ayudan a
define en el marco del tiempo cronológico,
disminuir
lineal y secuencial, donde ningún segundo vale
ansiedad
4
la
de
no
de
La confianza mutua y
la interdependencia,
es el capital principal
que puede tener una
relación de trabajo.
tener un camino bien delimitado, también
siempre desde atrás”, es decir, atender sólo lo
limitan la libertad de acción y la capacidad de
urgente.
A
continuación
lidiar con imprevistos.
premisas
y
componentes
se
de
presentan
este
las
nuevo
enfoque:
Nuevo enfoque: Enfoque de efectividad para el

manejo del tiempo.
La visión de futuro: La existencia de visión de
futuro es un elemento indispensable para que
exista la posibilidad de superación personal y
Los nuevos enfoques de administración del
colectiva, sin visión de futuro no hay motivación,
tiempo
y sin esta tampoco hay nadie que pueda
se
sostenibilidad)
basan
en
en
el
la
efectividad
manejo
del
(o
tiempo,
mejorar su manejo del tiempo.
superando la eficacia, que se preocupa por el
Tener visión de futuro permite aventurarse a
logro de objetivos, sin evaluar la relación costo-
ejercer
beneficio y también de la eficiencia, que se
simplemente
ocupa de optimizar el uso de los recursos sin
circunstancias
tener en cuenta el recurso fundamental: las
provee la certeza de tener un rumbo correcto
necesidades de las personas involucradas en el
para así priorizar las tareas o actividades que
proceso.
nos mantienen en la dirección adecuada.
La efectividad puede hacer la diferencia en la

calidad del clima organizacional, superando el
el
pensamiento
dar
que
una
se
creativo
y
no
respuesta
a
las
presentan,
además
Lo urgente y lo importante: Toda empresa debe
tomar decisiones sobre dos tipos de aspectos,
malestar emocional que se padece cuando se
tiene la sensación de “correr a los problemas
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los cuales debe mantener en perfecto equilibrio,
tiempo en una balanza, se podría decir que el
lo urgente versus lo importante.
equilibrio dependerá del balance que se logre
entre la atención para atender lo urgente y lo
importante.
Lo urgente: son las tareas y actividades que
exigen una atención inmediata, en la que se
Matriz de administración del tiempo
ejercita la capacidad de respuesta rápida a los
imprevistos que se presentan.
En
ser
Por
tanto,
atención
de
plan que favorezca a dichos objetivos.
Para saber que se está utilizando correctamente
la
el tiempo, se puede acudir a la “matriz del
lo
tiempo”, en la cual se combina las dimensiones
importante es toda
de lo importante y no importante con las
actividad que se
ocupa
de
capacidad
desarrollar
de
respuesta
dimensiones de lo urgente y no urgente las cual
nuestra
a
la
objetivos que tiene la empresa y elaborar un
o
misión.
Lo que resulta
verdaderamente urgente,
es ocuparse de
lo importante
empresa,
empresa. En ese sentido se debe partir de los
existencia a largo plazo a una empresa, es decir
de
o
cómo se utiliza el tiempo para contribuir con la
ocupan de atender lo que le da sentido a la
razón
organización
administración del tiempo está centrada en
Lo importante: son las actividades que se
la
una
se puede apreciar en la siguiente tabla:
los
desafíos del entorno. Si ponemos el manejo del
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Gráfico 1: Matriz administración del tiempo
tiempo.
Aspecto
Urgente
No urgente
En la dimensión de lo no importante y urgente
Importante
Cuadrante 1:
Crisis, fechas límite,
problemas
apremiantes,
actividades
pendientes.
Cuadrante 3:
Interrupciones
varias,
reuniones
imprevistas, visitas
inesperadas.
Cuadrante 2:
Planificación,
preparación,
reconocer
oportunidades.
(Cuadrante 3) están las personas que no planifican,
No importante
por lo tanto, no saben que es lo importante su vida
está en función de lo que los demás quieren que
haga, quienes los presionan a hacer cosas de forma
Cuadrante 4:
Trivialidades,
pérdidas
de
tiempo,
algunas
llamadas.
urgente, sin capacidad para elegir.
Por último en la dimensión de lo no importante y no
urgente (cuadrante 4) están las personas que
Como se puede observar en el gráfico Nº 1, la
deciden ocupar su tiempo en cosas triviales, cosas
dimensión ideal es la que combina lo importante
que no les permiten construir, sólo pasar el tiempo.
con lo no urgente (Cuadrante 2), si una persona se
De lo anterior, se puede deducir que la base de la
desenvuelve
administración del tiempo está en planificar y
en
esta
dimensión
significa
que
planifica su vida y prioriza lo que tiene que hacer
cumplir con el plan que se tiene.
para alcanzar sus objetivos.
La planificación es el proceso mediante el cual se
En la dimensión de lo importante y urgente
establece lo que se quiere y la forma de alcanzarlo,
(Cuadrante 1), están las personas que planifican,
sino se planifica es muy difícil saber el camino a
pero no cumplen con su plan, porque en el día a
tomar y qué priorizar.
día distraen su tiempo en otras cosas, faltándoles
tiempo para cumplir, haciendo las cosas contra el
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teléfono, etc. Por lo tanto, es necesario aprender a
Ladrones del tiempo
establecer horarios en los cuales recibir visitas y ser
A continuación se presentan unos consejos útiles,
interrumpido, para poder dedicarle total atención
que le ayudarán a evitar los “ladrones del tiempo”:
al trabajo.
Evitar caer en el perfeccionismo: muchas personas
Aprender a delegar: muchas personas piensan que
por querer realizar un trabajo perfecto, no lo
son las únicas que pueden realizar todas las tareas,
terminan nunca, aplazándolo permanentemente.
subestimando a los demás y cargándose todo el
Aprender a decir no: muchas personas no saben
trabajo, no pudiendo cumplir con los mismos por
decir no y terminan haciendo lo que otras personas
falta de tiempo. Frente a ello es necesario aprender
quieren
ser
a delegar, es decir a preparar a las personas en
interrumpidos para ir a una reunión, conversar o
conocimientos y técnicas para que puedan realizar
tratar temas que no contribuyen a su trabajo. Por lo
los trabajos, delegándoles los mismos una vez que
tanto, es importante aprender a decir no, pero de
se encuentren preparadas.
forma
por
Sea puntual y exija puntualidad: Si usted no es
ejemplo: te agradezco mucho la invitación pero no
puntual, sus compañeros de trabajo harán lo mismo
puedo ir.
con usted y le robarán tiempo no llegando a
Evitar distracciones: muchas personas no saben
tiempo, por lo tanto debe generar una imagen de
evitar las distracciones, porque tienen la política de
puntualidad y los demás respetarán su tiempo.
“puertas abiertas”, es decir, cualquiera puede
Elimine sentimientos inútiles: Elimine sentimientos
visitarlo de improviso, interrumpirlo, llamarlo por
que le quitan tiempo y no le generan valor, como
que
amable,
hagan,
sin
herir
porque
aceptan
susceptibilidades,
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son las preocupaciones, sentimientos de culpa,
por fecha de ingreso y priorice rápidamente y
odio,
resuélvalos
miedo,
ansiedad,
etc.
Por
ejemplo
las
inmediatamente.
Ello
implica
que
preocupaciones son sentimientos que no ayudan a
cuando revise un documento no lo deje hasta
nada, puesto que nos ocupa de cosas antes de
terminar, no lo postergue, no guarde los papeles en
tiempo, como angustiarnos o ponernos nerviosos
su cajón para una próxima fecha, no apile los
por un examen que vendrá de acá a dos semanas.
documentos por apilar.
Vaya al grano: muchas personas para abordar un
Evite los conflictos: se pierde mucho tiempo en
tema
pierden
relacionados
y
tiempo
en
un
tocando
proceso
temas
poco
conflictos innecesarios, es mejor evitarlos o no
lento
llegan
personalizarlos, es mejor solucionar los problemas
finalmente al meollo del asunto.
buscando relaciones de ganar-ganar.
Buen manejo de reuniones: minimice la cantidad de
Buen uso de los correos electrónicos: en la
reuniones,
aprenda
convoque
una
a
filtrar
reuniones,
sólo
actualidad, revisar y responder correos electrónicos
si
verdaderamente
quita mucho tiempo, en el trabajo se debe procurar
necesario, cuando realice una reunión o participe
revisar y atender aquellos que son del trabajo,
en una de ellas exija que se tenga una agenda de
dejando aquellos que no lo son para un tiempo
temas a tratar con un tiempo estimado para cada
fuera del horario de trabajo, evite abrir o responder
tema y para toda la reunión, con hora de inicio y
cadenas o los famosos “spam” porque le quitarán
final.
tiempo y adicionalmente pueden contener virus
Orden en la oficina: genere un sistema ordenado de
afectando su computadora.
archivo de documentos, ordene los documentos
Uso correcto del teléfono fijo y celular: hay que
reunión
es
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hacer un correcto uso del teléfono, recibiendo y
los tiempos muertos para volverlos productivos, por
haciendo llamadas que sean sólo de trabajo,
ejemplo un viaje de trabajo, siempre lleve una
aplazando aquellas que no lo son para realizarlos
lectura de utilidad para aprovechar el trayecto.
en un horario fuera del trabajo.
Uso de tiempos muertos: se debe aprender a utilizar
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Referencias Bibliográficas

Aula abierta. Seminario-taller: Administración efectiva del tiempo y manejo de prioridades.

Asesorías creativas. Seminario-taller: Optimización de la organización personal-gestión del tiempo y definición de
prioridades.
Sitios Web
http://www.degerencia.com/articulo/administracion_del_tiempo_en_la_vida_y_en_el_trabajo
http://www.gestiopolis.com/canales6/ger/desadtiempo.htm
http://mega-consulting.com/administracion_del_tiempo.htm
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/administraciondeltiempo/default1.asp
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