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AUTOGESTIÓN DE PROVEEDORES
Consulta de Certificados de Obra
y Facturas en Internet
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S.I.G.A.F. - Autogestión de Proveedores
Contenido
Instructivo ........................................................................................................... 3
Registro de nuevos usuarios .............................................................................. 4
Login .................................................................................................................. 6
Modificar Perfil.................................................................................................... 7
Consulta de Facturas ......................................................................................... 8
Consulta de Certificados de Obra .................................................................... 10
Documentación ................................................................................................ 15
Envío de documentación de proveedores ........................................................ 16
LISTADO DE FORMULARIOS FIRMADOS ..................................................... 23
Factura Electrónica .......................................................................................... 27
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Instructivo
Esta herramienta permite a los proveedores obtener datos sobre las facturas y
certificados de obra presentados para gestionar su cobro.
Se accede desde http://www.buenosaires.gob.ar/areas/hacienda/
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Registro de nuevos usuarios
Al ingresar, se debe colocar usuario y contraseña para acceder a la consulta. De
no tenerlo, se debe darse de alta de la siguiente manera:
Ingresando en la opción “Registro” se accede a una pantalla donde deben
completarse los datos requeridos a fin de obtener una cuenta de usuario.
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Aquí se deben completar los campos con el número
de
CUIT,
número
de
sucursal y cuenta (registrada en la Tesorería General), clave (validación
según complejidad) y dirección de e‐mail.
Al tildar, los casilleros de “Autorización de PRD” y “Pago de Factura” recibirá un
correo electrónico con la correspondiente información en los casos en que:
Sus pagos hayan sido transferidos a su cuenta bancaria.
El PRD (Certificado Provisorio de Obra – CPO) se encuentre autorizado,
con lo que se encuentra habilitado para presentar su factura en el área
correspondiente.
Una vez completado el formulario, recibirá un e‐mail en la casilla de correo
electrónico registrada para la confirmación de alta de usuario, desde donde se
deberá activar la misma.
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Login
Una vez activado el usuario, se accede al sistema con número de CUIT y clave.
Importante: Si el proveedor ingresa incorrectamente su CUIT y/o Clave más de
nueve veces consecutivas automáticamente será bloqueado. En tal caso, deberá
hacer click en “Recuperar clave” y colocar su número de CUIT; el sistema enviará
automáticamente a su casilla un e-mail con una nueva clave, la que podrá
cambiar al ingresar al mismo.
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Modificar Perfil
Si se desea recibir “Notificaciones por Mail” y no se activó esta opción al activar
la cuenta, se puede modificar el perfil. Una vez que se encuentre logueado,
seleccione la opción “Editar Perfil” y a continuación controle su dirección de email y tilde las opciones “autorización de PRD” y/o “Pago de Factura” según su
preferencia. De este modo recibirá las notificaciones en su correo electrónico. Al
finalizar, hacer click en “Confirmar”.
Del mismo modo, se puede modificar la clave, en caso que así usted lo requiera.
Para ello, hacer click en “Modificar Clave”. El sistema le requerirá colocar la clave
vieja y luego una clave nueva y repetirla.
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Consulta de Facturas
Al ingresar al sistema, se puede realizar la búsqueda utilizando el filtro por rango
de fecha o de número de factura. Una vez ejecutada la consulta según los
parámetros de búsqueda establecidos, se visualiza la siguiente información:
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En este caso se han buscado las facturas entre un rango de fechas determinado.
Al hacer click en “Buscar” el sistema arroja todas las facturas que se encuentren
en ese período. Haciendo click en el botón
“Detalle” se visualiza el detalle de
retenciones y de pagos.
En la columna “Etapa” se visualiza la etapa del proceso en la que se encuentra la
factura. Las etapas en forma cronológica se enumeran a continuación:
Factura Ingresada: la factura se encuentra en tramitación en contaduría
Factura Aprobada: la factura fue aprobada y se genera de forma
automática una orden de pago.
Factura Anulada: la factura ha sido anulada.
Orden de Pago Ingresada: la orden de pago se encuentra en
tramitación en contaduría.
Orden de Pago Aprobada: la orden de pago ha sido aprobada y se
encuentra en el segundo nivel de autorización interno.
Orden de Pago Emitida: la orden de pago ha sido aprobada y se
encuentra en el tercer nivel de autorización interno.
Orden de Pago Emitida - No Vencida: la orden de pago se encuentra
emitida y dentro del plazo pautado para pasar a tesorería.
Orden de Pago en Tesorería: la orden de pago ha ingresado a
tramitarse en Tesorería
Orden de Pago en Proceso de Pago: la orden de pago se encuentra en
tesorería próxima ser abonada.
Pago Acreditado: el pago se encuentra acreditado.
Desde la opción
se genera un archivo Excel en el cual se encuentran
listados los resultados que arrojó el sistema (de acuerdo al filtro de búsqueda
que se haya colocado)
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Consulta de Certificados de Obra
Para consultar Certificados de Obra presentados, se deberá seleccionar en la
pantalla principal la opción “Consulta de Certificados de Obra”. Luego, se puede
utilizar el filtro o buscar en particular, si se conocen los datos (Fecha, Número,
Orden de Compra, Obra, CPO).
Los certificados de obra presentados, pueden buscarse por número de Certificado
o rango de fechas, por número o año de Orden de Compra, por número de Obra
o por número o año de CPO.
Aclaración: Si se presiona el botón “Buscar” sin colocar ningún parámetro en los
filtros, el sistema arrojará todos los certificados del proveedor que se encuentren
cargados.
El sistema
arrojará, según filtro
de
fecha de
información:
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certificados,
la siguiente
En la pantalla se ve, que buscando los certificados entre un rango de fechas
determinado, el sistema arroja la obra asociada a los certificados contenidos
dentro de las fechas colocadas. Para poder visualizar los certificados debe
seleccionarse el botón
. Allí, se ven las órdenes de compra con los certificados
asociados de la siguiente manera:
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Toda búsqueda arrojará primero la obra, y luego, en forma de cascada, irá
informando, las órdenes de compra asociadas a la misma, los certificados
asociados a las órdenes de compra, y por último, los CPOs asociados a los
certificados.
La información se brinda en forma de cascada o “árbol”, para mejor
visualización.
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El sistema muestra el número del certificado y el período a certificar (fecha
“Desde” y fecha “Hasta”). La fecha de recepción del certificado es la fecha en que
fue entregado por usted para su tramitación.
El “Estado” del certificado será estado Autorizado (fue autorizado para
tramitar el PRD).
La fecha del estado indica el día que fue autorizado.
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CPO (Certificados Provisorios de Obra)
Consultando los CPO se puede saber si el certificado presentado ya tiene
asociado un certificado provisorio de obra ‐ CPO ‐ (Parte de Recepción Definitiva).
EL “CPO (PRD)” se verá en estado “Autorizado” (indica que fue aprobado por
la Dirección General Técnica Administrativa y Legal que corresponda.
La fecha del estado indica el día de la autorización.
También se puede ver el sector en que se encuentra el CPO. El mismo será
CONTADURÍA, lo que significa que se encuentra en un Traslado aceptado por la
Contaduría.
En esta etapa se puede consultar la factura para tener datos respecto de su
pago.
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Documentación
La
opción
Documentación
permite
visualizar
la
documentación
(y
su
correspondiente estado) ingresada por el proveedor. Dicha información es
recabada por medio de interfaz con Sigaf Web.
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Envío de documentación de proveedores
Nueva
funcionalidad
Esta funcionalidad se integra a Factura Electrónica. El proveedor puede enviar a
la DGC los documentos que le corresponden. De esta forma, la DGC toma esta
información y la valida. En el menú principal de Autogestión de Proveedores, el
proveedor ingresa a la solapa de Documentación
; el sistema lo
arroja a la pantalla principal de Documentación.
Desde la página de Documentación el proveedor puede consultar el estado de su
documentación;
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por
medio
del
botón
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Enviar
documentación
, el proveedor accede a la pantalla de Envío de
documentación.
Una vez en la pantalla de Envío de documentación, el sistema lista los tipos de
documentos asociados al proveedor, es decir, aquellos que la DGC determino
como requisito, de acuerdo a la normativa vigente. Por lo tanto el proveedor
visualizará y podrá enviar solo los tipos de documentos que le corresponda
presentar.
Es importante aclarar que si uno de los tipos de documento a enviar
contiene más de una hoja, el mismo debe ser unificado en un mismo
archivo en PDF.
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Con la acción adjuntar archivos
, el usuario selecciona el documento a
enviar.
El proveedor puede seleccionar desde su PC, el archivo correspondiente a su
documento, con el botón Abrir
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.
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Cuando el archivo es cargado, el sistema señala la carga del documento
correspondiente
. Una vez ingresado, el proveedor puede enviarlo a la
DGC, mediante el botón enviar documentación
.
Cuando el proveedor acciona el botón de enviar, emerge una ventana que
señala el éxito de la operación.
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En caso de encontrarse un tipo de documento en estado “Enviado” y no
ha sido ingresado por la DGC, si el proveedor reenvía otro archivo el
sistema reemplaza el documento enviado anteriormente.
Seguimiento de documentación
En el menú principal de Autogestión de Proveedores, el proveedor ingresa a la
solapa de Documentación
; el sistema lo arroja a la pantalla
principal de Documentación.
El usuario puede hacer un seguimiento integral de la documentación enviada a la
DGC.
-
Visualización del último documento enviado (con opción de descarga).
-
Tipo de documento.
-
Estado del Envío (No registrado, Enviado, Ingresado o Rechazado y
Vencido)
-
Fecha del último envío.
-
Fecha de Vencimiento Vigente.
-
Observaciones.
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De esta forma el usuario hace un seguimiento de la documentación y su
fecha de vencimiento vigente.
En caso de ser rechazada la documentación, el proveedor, puede observar
el motivo de rechazo en la columna Observaciones, mediante el botón
“Ver Observaciones”
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.
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Una vez seleccionado el botón, por medio de una ventana emergente, el
usuario puede observar el motivo de rechazo, ingresado por la DGC.
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LISTADO DE FORMULARIOS FIRMADOS
Nueva
funcionalidad
Con esta opción podrá obtener el Listado de Formularios de Devengados con el
reporte de aquellos PRDs, DRPs, CAFs, CACs y CAOs que ya fueron firmados y
están pendientes de cobro.
No se verán los Formularios que aún no fueron firmados, ni aquellos que se
hayan facturado.
En la pantalla de inicio tendrá habilitada la solapa FORMULARIOS FIRMADOS
Se habilita una pantalla para la Consulta de Formularios
En el filtro de consulta, se debe seleccionar el tipo de Formulario a consultar:
-
Parte de Recepción Definitiva (PRD).
Devengado de Redeterminación de Precios de Compras (DRP).
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-
Certificado de Acopio de Materiales (CAC)
Certificado de Anticipo Financiero (CAF).
Certificado de Avance de Obra (CAO)
Completar alguno de los filtros (por Formulario u Orden de Compra – Contrato)
y presionar el botón
. La búsqueda arrojará un resultado
Para obtener el listado de Formularios, deberá seleccionarlos en el check box de
cada renglón y presionar el botón
. Este botón se habilitará cuando
seleccione alguno de los Formularios del listado.
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El sistema emite el siguiente listado:
Visualizar Formulario
En la columna Acciones podrá descargar el archivo PDF con la visualización del
Formulario firmado.
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Factura Electrónica
Nueva
funcionalidad
Factura electrónica se encuentra en Autogestión de Proveedores. Desde esta
página el proveedor puede enviar su factura electrónica, asociar el o los
Formularios a facturar, cargar sus respectivos certificados CAE y adjuntar el Acto
Administrativo, en caso de contrataciones eventuales a corresponder. Para ello,
el proveedor debe estar dado de alta en el sistema e ingresar con su usuario
(CUIT) y clave.
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En el menú superior de la página de inicio, el proveedor puede observar la
solapa de Factura Electrónica
.
Al accionar la solapa, el proveedor ingresa a la página de Factura Electrónica.
Desde esta pantalla, el proveedor puede cargar sus facturas y consultar el listado
de aquellas que han sido cargadas, enviadas, aceptadas o rechazadas por la
DGC.
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Listar facturas
El proveedor puede listar las facturas cargadas que están en los estados de:
Pendiente
de
envío,
pendiente
de
respuesta,
pendiente
de
aceptación/rechazo, aceptada o rechazada. Ingresando a la solapa de
Factura Electrónica
, el sistema lo arroja a la pantalla
principal.
En la página de Factura Electrónica, el proveedor puede filtrar su la búsqueda
por medio de:
-
Fecha de ingreso de la factura electrónica.
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-
Fecha de envío de la factura electrónica.
-
Número de factura electrónica.
-
Número del Formulario asociado.
-
Estado de la Factura Electrónica.
Cuando la información del filtro de búsqueda es ingresada, en la parte inferior de
la pantalla el proveedor dispone del botón de acción de Buscar
.
Al accionar el botón de Buscar, el sistema arroja un listado con las facturas
electrónicas cargadas; en ella puede observar:
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-
El número de la Factura Electrónica.
-
La fecha de carga.
-
El estado de envío.
-
Fecha de envío.
-
Fecha de respuesta.
-
Observaciones.
-
Acciones (ver detalle de factura
y editar/enviar
)
EN CASO DE POSEER FACTURAS ELECTRÓNICAS RECHAZADAS, EN LA COLUMNA DE
OBSERVACIONES
EL
INGRESADO POR LA
PROVEEDOR
PUEDE
OBSERVAR
DGC.
CARGAR FACTURAS
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EL
MOTIVO
DE
RECHAZO
Las facturas a cargar en Autogestión de Proveedores, deben estar generadas por
la AFIP y tener sus comprobantes del CAE; además estas deben facturar los
Formularios de Devengado firmados electrónicamente. En la parte inferior de la
pantalla de Factura electrónica, el proveedor dispone del botón de acción
Cargar FE
.
Al accionar el botón Carga FE, el sistema lo arroja a la página de Enviar
facturas electrónicas.
En la página principal, el sistema solicita que el proveedor verifique el estado de
su documentación.
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En caso de encontrarse “Habilitado”, el proveedor no tiene vencimiento o
rechazo alguno de su documentación y está en condiciones de enviar sus
Facturas Electrónicas. Cuando el proveedor se encuentra “Inhabilitado”, el
sistema registra documentación “no registrada”, “rechazada” o “vencida”; en
este caso, mediante la acción
, el usuario puede observar en detalle el
estado de su documentación (el sistema lo re-direcciona a la solapa de
“Documentación de Proveedores”)
En la parte inferior de la pantalla el proveedor encuentra los campos de ingreso
de la factura electrónica, fecha de ingreso, importe constancia del CAE,
Formulario e importe facturado por el Formulario. Los lugares de ingreso
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obligatorio están marcados con rojo. El campo de ingreso contempla tres
botones de acción.
-
Adjuntar archivos
-
Agregar Formulario
-
Eliminar factura
En primer lugar, el proveedor ingresa el número de su factura electrónica.
Cuando el cursor se sitúa sobre este campo de ingreso, el sistema lo señala
como un requisito obligatorio.
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Una vez marcado el número, el proveedor ingresa a la acción de
archivos
adjuntar
. Ésta opción permite el ingreso de archivos en formato PDF no
mayores a 200KB.
El proveedor puede seleccionar desde su PC, el archivo
correspondiente a su factura electrónica, mediante el botón Abrir
.
Cuando el archivo es cargado, el sistema señala la carga del documento
correspondiente a Factura Electrónica en formato PDF
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.
Luego, el proveedor se sitúa en el siguiente campo de ingreso obligatorio, Fecha
de FE. Al accionar este campo, puede seleccionar la fecha de ingreso desde un
calendario emergente. La fecha de factura no puede ser mayor a la fecha de
registro de la carga y/o envío de la misma.
Una vez ingresada la fecha, el usuario carga manualmente el Importe de la
Factura Electrónica. Al situarse sobre este campo, el sistema lo indica como un
requisito obligatorio.
Después de ingresar el Importe FE, mediante la acción adjuntar archivos
, el proveedor puede cargar el archivo de constancia del CAE.
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Al ingresar en este botón de acción, el proveedor puede seleccionar desde su PC,
el archivo correspondiente a su constancia de CAE, con el botón Abrir
. Al igual la opción de carga de factura electrónica, el sistema válida
el ingreso de archivos en formato PDF no mayores a 200KB.
Cuando el archivo es cargado, el sistema señala la carga del documento
correspondiente a la constancia del CAE
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.
Después se adjunta el Acto
Administrativo en caso de contrataciones eventuales a corresponder.
Este
campo es de ingreso opcional.
Una vez cargados los documentos correspondientes, el proveedor puede asociar
el o los Formularios a facturar, por medio de la acción agregar Formulario
.
Al ingresar a la acción de agregar Formulario, se despliega un renglón para
buscar el o los Formularios correspondientes a su unidad ejecutora.
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Con la acción de editar
, el proveedor accede a una ventana emergente
que sirve como herramienta de búsqueda del o de los Formularios a facturar.
Una vez que el usuario ingresa a la acción, emerge una ventana que inhabilita
las funciones de la pantalla principal, en donde el proveedor puede buscar el
Formulario tipo, por su número o por el número de Orden de Compra.
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En el campo de Tipo, el usuario puede seleccionar de la lista de desplegable, el
formulario a facturar:
Al ingresar al botón Buscar
, el sistema arroja el listado de los
Formularios a facturar, indicando número, jurisdicción y número de orden de
compra. Además de la información del Formulario, el listado contiene la acción
de seleccionar
. Cuando el proveedor selecciona el o los Formularios, el
sistema lo carga y su Importe Facturado.
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Cuando el Formulario es seleccionado, el proveedor vuelve a la página principal
con todos los datos cargados; el sistema trae el importe general del Formulario y
migra el importe a facturar.
Una vez ingresados todos los campos, el proveedor selecciona la opción de
Guardar
De esta forma, la Factura Electrónica queda en estado Pendiente de envío.
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Es preciso aclarar que, mediante la acción agregar factura electrónica
, el usuario puede cargar más de una factura y enviarlas
simultáneamente en una misma acción. En caso de facturar un Formulario con
más de una factura electrónica, el proveedor puede cargarlas y enviarlas bajo
una sola acción (estás no pueden ser enviadas parcialmente).
ENVIAR FACTURAS
Para enviar una factura electrónica a la DGC, esta debe estar previamente
cargada o en estado Pendiente de envío. El proveedor puede enviarla
directamente desde la acción de carga de factura electrónica, o consultar las
facturas en estado Pendiente de envío).
Desde la página de Enviar Facturas Electrónicas, el proveedor puede enviar la
factura previamente cargada.
Desde el listado de facturas cargadas, el proveedor ingresa a la factura
electrónica
en
Editar/enviar
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estado
Pendiente
de
envío,
.
S.I.G.A.F. - Autogestión de Proveedores
por
medio
de
la
acción
En la parte superior del cuadro de ingreso, se puede observar distintas opciones
de acción. Con la acción enviar
electrónicas a la DGC.
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, el proveedor envía sus facturas
Cuando el proveedor acciona el botón de enviar, emerge una ventana que
señala el éxito de la operación.
VISUALIZAR DETALLE DE FACTURAS
Una vez que el sistema arroja el listado de las facturas electrónicas consultadas,
mediante la acción ver detalle de factura
, el proveedor puede observar
los detalles de cada factura electrónica cargada, enviada, aceptada o rechazada.
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Cuando ingresa a la acción ver detalle de factura, emerge una ventana que
inhabilita las funcionalidades de la ventana principal. Desde allí, se puede
descargar los archivos en PDF cargados
información específica sobre:
-
Fecha de factura.
-
Fecha de envío.
-
Importe.
-
Estado.
-
CAE.
-
Fecha de respuesta.
-
Número del Formulario asociado.
-
Importe facturado por Formulario.
-
Otras facturas asociadas.
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, además de poder consultar
ELIMINAR FACTURAS
Las facturas que pueden ser eliminadas deben estar en estado: pendientes de
envío o rechazadas. Por medio de esta acción, la factura electrónica pasa por
una baja en Autogestión de Proveedores. El proveedor puede eliminarla
directamente desde la acción de carga de factura electrónica, o listar las facturas
a eliminar.
Desde el listado de facturas cargadas, el proveedor ingresa a la pantalla de
Carga de factura electrónica con la acción Editar/enviar
.
Desde la página de Enviar facturas electrónicas, el usuario puede eliminar la
factura con la acción Eliminar factura
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.
Luego de accionar Eliminar factura, por medio de una ventana emergente, el
sistema arroja una advertencia. Esta acción se confirma con el botón de Aceptar
.
Una vez confirmada la acción, el sistema arroja una ventana que señala el éxito
de la operación.
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El proveedor retorna a la pantalla principal, y puede observar que en el listado
ya no se encuentra la factura electrónica eliminada.
SEGUIMIENTO INTEGRAL DE LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS
Una vez que sea confirmada la aceptación de la Factura Electrónica y cumpla con
los requisitos para ingresar al circuito de Facturación, el proveedor puede hacer
el seguimiento de la evolución de su Factura hasta su pago. Para ello, desde la
pantalla principal, ingresa a la solapa de Facturación
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.
Mediante los filtros de consulta, el usuario puede buscar su Factura Electrónica
aceptada, por fecha y por número.
Es importante aclarar, que una vez que la Factura Electrónica sea aceptada e
ingresada automáticamente al circuito de Facturación, Autogestión de
Proveedores no registra esta novedad de manera On-Line en la solapa de
Facturación. El sistema actualiza su base de datos en tres momentos del día;
una vez que esté actualizada la base de datos, el proveedor puede hacer el
seguimiento integral de la Factura Electrónica.
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