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Administración de salidas académicas
PRO-21-3-03-01
MACROPROCESO
Gestión de Estudiantes
NIVEL 1
Bienestar de Estudiantes
FECHA PUBLICACIÓN 12/08/015
NIVEL 2
Prevención y Promoción en Salud
1.
Tabla de contenido
OBJETIVO .................................................................................................................................... 2
2.
ALCANCE ..................................................................................................................................... 2
3.
NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 2
3.1.
4.
5.
Lineamientos ...................................................................................................................... 2
RESPONSABILIDADES.................................................................................................................. 2
4.1.
Responsable del proceso .................................................................................................... 2
4.2.
Responsabilidades .............................................................................................................. 2
DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.......................................................... 3
5.1.
Diagrama de flujo - Administración de salidas académicas ............................................. 3
5.2.
Descripción de actividades - Administración de salidas académicas ............................... 3
6.
DEFINICIONES ............................................................................................................................. 6
7.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.................................................................................................. 7
8.
INDICADORES .............................................................................................................................. 7
9.
RIESGOS ...................................................................................................................................... 7
10. CONTROL DE CAMBIOS............................................................................................................... 8
11. APROBACIÓN .............................................................................................................................. 8
Dirección de Planeación y Evaluación
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Prevención y Promoción en Salud
1. OBJETIVO
Asegurar que las unidades responsables de las salidas académicas cumplan con los requisitos
establecidos por la Universidad y conozcan los riesgos asociados a las mismas.
2. ALCANCE
Desde que se genera la solicitud de la salida académica hasta que se recolecta y se analiza la
información de la salida académica realizada.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Lineamientos
 Este proceso se rige por el Protocolo de Seguridad para las salidas académicas de la
Universidad de los Andes.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del proceso
Decana de Estudiantes
4.2. Responsabilidades
Decanatura de Estudiantes



Actualizar la información de la salida académica por solicitud del líder de la misma.
Administrar plataforma de Salidas Académicas.
Analizar y recolectar información de las salidas académicas realizadas.
Departamento Médico

Analizar los factores de riesgo y temas de salubridad que puedan afectar a los
participantes de las salidas académicas.
Departamento de Seguridad y Servicios Básicos:



Emitir el concepto de seguridad con el fin de conocer los riesgos asociados a las salidas
académicas.
Llevar la trazabilidad y el registro de las salidas académicas que se han realizado.
Conocer y aplicar el protocolo de emergencia en caso de ser necesario.
Líder de la Salida Académica:
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
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Informar a los estudiantes la salida académica con el fin de que estos realicen el curso
virtual como requisito para la realización de la misma.
Diligenciar los formatos de salida, cronograma y lista de asistentes, necesarios para la
aprobación de la salida académica.
Verificar que los estudiantes hayan realizado el curso virtual previo a la salida
académica.


Participantes:

Realizar el curso virtual previo a la salida académica.
Unidades Académicas:


Aprobar o rechazar la realización de las salidas académicas.
Verificar que los estudiantes hayan realizado el curso virtual previo a la salida
académica.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo - Administración de Salidas Académicas
5.2. Descripción de actividades - Administración de Salidas Académicas
ENTRADA
PROVEEDOR
2
Líderes de las salidas de académicas y unidades académicas
SALIDA
Aprobación y realización de la salida académica
CLIENTE
Líderes de las salidas académicas y participantes
ACTIVIDAD
1
La necesidad de realizar un trabajo académico fuera del campus de la Universidad
DESCRIPCIÓN
El líder responsable de la salida
Informar la salida académica debe informar a los
académica a los estudiantes sobre la salida y los
estudiantes
pasos a seguir para la realización
de esta.
RESPONSABLE
SISTEMA
DOCUMENTOS
Líder de la
salida
académica
Los participantes de la salida
académica deben realizar el
curso virtual “Gestión de Riesgos
Realizar el curso en Salidas Académicas” en
Participantes
virtual
SICUAPLUS, con el fin de
conocer el protocolo
de
seguridad y las recomendaciones
a tener en cuenta durante la
SICUAPLUS
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realización
de
la
salida
académica. Este curso es
requisito para realizar la salida
académica.
3
Diligenciar
formato
de
responsabilidad
individual
Si el estudiante es menor de
edad, debe diligenciar el formato
Participantes
de responsabilidad individual, el
cual deben firmar sus padres.
4
Los participantes menores de
Enviar formato a edad deben entregar el formato
la
unidad de responsabilidad individual a la Participantes
académica
unidad académica responsable
de la salida.
5
El líder de la salida académica
debe diligenciar el formato de
Diligenciar
Líder de la
reporte de salida, en el cual se
formato de salida
salida
debe indicar la fecha, el destino y
la descripción de la misma.
6
Recibir
notificación de la
creación de la
salida académica
7
El área de seguridad analiza la
Analizar
viabilidad de la solicitud con base
viabilidad de la en la fecha programada de la Seguridad
solicitud
salida,
y
el
correcto
diligenciamiento de la misma.
8
Solicitar
información
faltante
9
Se consultan las fuentes
Analizar
el
oficiales, contactos y archivos
estado actual de
Seguridad
para analizar el estado actual de
la zona a visitar
la zona a visitar.
10
Realizar
concepto
seguridad
11
Enviar por correo
el resultado del
concepto
de
seguridad.
Portal web
Una vez el líder de la salida
académica llena el formulario
disponible en el portal web, la Unidad
unidad académica recibe por académica
correo la notificación de la
creación de la misma.
Si la solicitud de la salida
académica
no
tiene
la
Seguridad
información necesaria, esta se
pide a la unidad responsable.
El área de seguridad se encarga
de brindar un concepto de
de seguridad en relación a la salida, Seguridad
con
las
recomendaciones
pertinentes.
Una vez se tenga el resultado del
concepto de seguridad se envía
Seguridad
por correo a la Unidad
responsable y al líder de la salida.
Correo con el
concepto
de
seguridad
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12
El departamento médico se
encarga de evaluar la salida
Realizar
el académica
y
evaluar
la Departamento
concepto Médico pertinencia de la misma en Médico
relación a los riesgos de salud
asociados a la misma.
13
Una vez se tenga el resultado del
Enviar resultado
concepto médico emitido se Departamento
de
concepto
envía por correo a la Unidad Médico
Médico
responsable y al líder de la salida.
14
Recibir
La
decanatura
recibe
la
notificación de la
notificación de que se creó una Decanatura
creación de la
solicitud de salida académica.
salida académica
15
La
unidad
académica
correspondiente recibe el correo
con los conceptos emitidos por el
Recibir y revisar
departamento médico y de Unidad
conceptos
seguridad relacionados a la salida académica
emitidos
académica y revisa los mismos
con el fin de aprobar o rechazar la
salida.
Correo con el
concepto de
seguridad
En caso de que no se recomiende
la salida académica, la unidad
académica debe notificar al líder
Notificar al líder
de la salida sobre la decisión, por Unidad
16 de la salida la no
medio de un correo electrónico académica
autorización
con copia a todos los interesados
(Departamento de Seguridad,
Médico y la Decanatura).
Correo de
notificación de
no aprobación
de la salida.
17
Si la salida es aprobada por la
Notificar
unidad académica, se debe
Unidad
resultado de la notificar al líder, la decanatura y
académica
aprobación
los departamentos médicos y de
seguridad a través de correo.
Correo de
notificación de
aprobación de
la salida.
18
Una vez fue aprobada la salida, y
se
requiera
modificar
el
Modificar
el
cronograma o completar la lista
formato
de
de asistentes se debe hacer la Decanatura
asistentes
y
solicitud a la Decanatura, para la
cronograma.
modificación o actualización de
los formatos.
Cronograma de
salida
de
académicas y
formato
de
asistentes.
Portal web
Seguridad se encarga de revisar
Analizar
el
los formatos de cronograma y la
formato
de
19
lista de asistentes con el fin de Seguridad
asistentes
y
determinar si se modifica la
cronograma.
decisión final.
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Notificar a la En caso de que se cambie la
Unidad
decisión final, se debe notificar a
20
Seguridad
responsable y al la Unidad responsable y al líder
líder
de la salida.
Correo de
notificación
21
Validar
que
todos
los
asistentes hayan
realizado el curso
22
Realizar la salida Los participantes realizan la Participantes y
académica
salida académica.
líder
23
Realizar
seguimiento
Una vez se tiene la lista de todos
Líder de la
los asistentes, el líder se encarga
salida/Unidad
de validar que todos hayan
académica
realizado el curso.
Seguridad se encarga de realizar
llamadas durante la salida
académica,
para
hacer
seguimiento y de ser necesario Seguridad
en caso de que se presenten
problemas activar el protocolo
de emergencias.
Después de realizada la salida
académica, los participantes
Diligenciar
diligencian un formato con Participantes/
24 retroalimentació información sobre la salida Líder de la
n de la salida
académica y los posibles salida
incidentes que se presentaron y
se notifica a los participantes.
Analizar
y
recolectar
la
25
información de la
salida académica
Portal Web
Formato
de
retroalimentaci
ón y reporte de
incidentes
La decanatura se encarga de
recolectar los formatos de
Decanatura
retroalimentación
para
su
posterior análisis.
6. DEFINICIONES
 Salida Académica: Se define como salida académica toda actividad que se desarrolle fuera
del campus de la universidad, que tenga como propósito el levantamiento de información en
un proyecto de investigación, o en una actividad dirigida a los estudiantes que tenga objetivos
académicos y de representación de la Universidad en ámbitos académicos, deportivos y
culturales.1
 Protocolo de seguridad: establece principios generales para adoptar recomendaciones de
seguridad a estudiantes, profesores, empleados de la Universidad de Los Andes y demás
1
Definición de Salida Académica. Recuperado del Protocolo de Seguridad de Salidas Académicas. El día 17
de Julio de 2015 del sitio web:
https://decanaturadeestudiantes.uniandes.edu.co/images/stories/Documentos/Salidas_Academicas/protoc
olo_seguridad_sa.pdf
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personas que estén realizando labores de investigación y docencia en equipo con miembros
de la comunidad universitaria, y que buscan mitigar los riesgos que afecten dicha actividad.2
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor)
EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)
INS-21-3-03-01 Instructivo Formulario Salidas
Académcias
Protocolo de Seguridad
8. INDICADORES
N.A
9. RIESGOS
OPERATIVO
CALIDAD DE SERVICIO
PROBLEMAS CON LA ACTIVACIÓN A TIEMPO DEL PROTOCOLO DE SEGURIDAD EN EL MOMENTO EN QUE
ESTE ES REQUERIDO.
SEGURIDAD
PROBLEMAS DE SEGURIDAD Y ORDEN PÚBLICO EN LAS ZONAS EN LAS QUE SE REALICEN LAS SALIDAS
ACADÉMICAS
ADMINISTRATIVO
2
Protocolo de Seguridad. Recuperado del Protocolo de Seguridad de Salidas Académicas. El día 22 de Julio
de 2015 del sitio web:
https://decanaturadeestudiantes.uniandes.edu.co/images/stories/Documentos/Salidas_Academicas/protoc
olo_seguridad_sa.pdf
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LEGAL
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTUALIZACIÓN
FECHA
Elaboración
13/03/2015
Publicación
12/08/2015
0
11. APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
FECHA
ELABORÓ
María Paula Sánchez
Ingeniero de Procesos
12/03/2015
REVISÓ
Sergio Manrique
Ingeniero de Procesos
13/03/2015
APROBÓ
Ana María Aldana
Asistente Graduado Doctoral
Investigación
31/07/2015
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