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C.I. MEPRECOL S.A.
Metales Preciosos de Colombia
C.I. MEPRECOL S. A.
CÓDIGO DE ÉTICA
MEDELLIN
2012
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C.I. MEPRECOL S.A.
Metales Preciosos de Colombia
TABLA DE CONTENIDO
I.
Consideraciones generales………………………………………………………………1
II.
Resolver los conflictos de intereses que se generen entre los deberes éticos de la
empresa y el logro de las metas comerciales de la misma…………………………..5
III.
Manejar cuidadosamente la Información Privilegiada…………………………………6
IV.
Manejo del recibo de regalos o dádivas con el objeto de evitar sobornos............... 6
V.
Colaboración constante con las Autoridades de Control………………...…..……….6
VI.
Disposición a la prevención, detección y control del LA/FT, requiriendo de los
empleados la observancia de los principios de conocimiento del cliente,
conocimiento del mercado, reporte de operaciones sospechosas, de transacciones
en efectivo y la conservación de documentos y soportes de las operaciones
efectuadas……………………………………………...……………………….………….7
VII.
Sanciones………...…………………………….…………………………………….…….9
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C.I. MEPRECOL S.A.
Metales Preciosos de Colombia
I.
Consideraciones Generales
El presente Código de Ética contempla las normas a las cuales se deben ajustar todos
los empleados de la sociedad C.I. MEPRECOL S. A. el cual contiene los criterios que
son necesarios para resolver los conflictos de interés y anteponer la observancia de unos
principios éticos al logro de metas comerciales comprometiendo con ello a toda la
empresa.
El Código de Ética corresponde a una serie de normas y principios éticos que obligan a la
administración y a los empleados de la entidad a que los conozcan y cumplan con ellos, a
fin de que les permita actuar con rectitud y transparencia en la ejecución de sus labores
diarias.
La obligatoriedad del Código no sustituye el buen criterio, la responsabilidad, el sentido
común y la prudencia valores indispensables para el mejor desempeño de los empleados
en las actividades que desarrolla C.I. MEPRECOL S. A.
De conformidad con los valores corporativos que orientan el funcionamiento de C.I.
MEPRECOL S. A. desde el momento mismo de su creación, no se adelantará o prestará
servicio alguno a la persona o personas que pretendan condicionar mediante dádivas la
prestación acomodada de nuestros servicios.
En el evento de existir elementos de juicio razonables que permitan cuestionar la
idoneidad o calidades de nuestros “clientes” y “proveedores”, se anularán de manera
inmediata las actuaciones adelantadas en su favor, sin perjuicio de las obligaciones
relacionadas con los demás mecanismos de control previstos en el presente Manual.
Bajo ninguna circunstancia se autoriza la realización de publicidad tendenciosa o
engañosa y/o la práctica comercial desleal con el fin de fortalecer la gestión de C.I.
MEPRECOL S. A. Toda duda sobre legalidad o legitimidad de las pretensiones de
nuestros clientes y proveedores, será estudiada de manera detenida con las herramientas
objetivamente disponibles y en el evento de subsistir se resolverán en beneficio de C.I.
MEPRECOL S. A., protegiendo al mismo tiempo los intereses de nuestro representado, al
punto de cancelar las relaciones en las que tales dudas se funden.
Sin desconocer el libre desarrollo de la personalidad, el principio de intimidad personal y
familiar, se solicita a nuestros funcionarios no atender relaciones extremadamente
cordiales, amistosas y/o románticas con nuestros clientes y/o con miembros de nuestra
competencia.
Cada uno de los empleados de la Compañía deberá actuar de acuerdo con las normas
que rigen las buenas conductas morales, en beneficio del crecimiento personal y del
correcto desarrollo del objeto social de C.I. MEPRECOL S. A.
Este Código de Ética contiene las pautas generales, políticas, procedimientos y controles
que buscan crear reglas de conducta para generar disciplina, una sana conciencia y
cultura de autocontrol entre los empleados, la administración y socios de C.I. MEPRECOL
S. A.
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El Código de Ética de C.I. MEPRECOL S. A., será entregado a cada funcionario que se
encuentre laborando o ingrese a la Institución, previa firma por parte de éste del Acta de
Compromiso.
II.
Valores éticos
Dentro de los principales valores éticos que deben distinguir a la administración y
empleados de C.I. MEPRECOL S. A. se encuentran en:

Honestidad y transparencia
Toda operación que se realiza debe estar enmarcada dentro del conocimiento, agilidad y
capacidad que el empleado tiene de la misma, así mismo deben ser responsables y
transparentes con la información que se le brinda a quien la solicite y que este dentro de
los parámetros establecido tanto al interior como al exterior de la Compañía e igualmente
a los socios que la conforman.

Respeto y tolerancia
C.I. MEPRECOL S. A. desarrolla su objeto social respetando la Constitución Política, las
leyes, regulaciones externas y las disposiciones Internas.
De igual forma, sus empleados y socios mantendrán un trato cortés y amable en sus
actos personales y organizacionales, reconociendo los límites propios y ajenos, que vayan
en beneficio de todos.

Responsabilidad
Cada operación e información que sean realizadas o solicitadas, deben regirse dentro de
los parámetros establecidos para el buen funcionamiento de C.I. MEPRECOL S. A., así
mismo acatar y cumplir todas las decisiones y los actos que se realicen en beneficio de la
empresa, clientes, proveedores, usuarios, administración y empleados.

Trabajo en equipo
Todos los empleados y socios de C.I. MEPRECOL S. A. deberán comprometerse y
unificar criterios que vayan en beneficios de la sociedad para que no se presenten
disparidad de conceptos en cuanto a información y trabajo operativo para el cumplimiento
de objetivos definidos y la consecución de las metas propuestas.

Seguridad
Cada operación o transacción que se realice al interior de las instalaciones de C.I.
MEPRECOL S. A. se desarrollarán dentro de los más altos niveles de seguridad,
discreción y confidencialidad de la información.

Integridad
En C.I. MEPRECOL S. A. se busca que, sus estrategias y sus prácticas generen un
comportamiento coherente, entre lo que se piensa, se dice y se actúa y que conlleve a
una conducta integra e incorruptible de los empleados frente a todo acto que atentare
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contra su honestidad.

Sentido de pertenencia
Los empleados y socios de C.I. MEPRECOL S. A. deben comprometerse con los ideales,
principios, políticas y metas institucionales que existan en el entorno del desarrollo del
objeto social.

Lealtad
C.I. MEPRECOL S. A. reconoce la lealtad de su grupo humano, como el mejor
patrimonio, la cual debe entenderse como la vivencia y fidelidad de los valores y principios
que rigen la compañía.
Los empleados de C.I. MEPRECOL S. A. podrán desarrollar labores diferentes a las
propias de su cargo que le sean asignadas por su jefe inmediato y que no atenten contra
las buenas costumbres, su personalidad, su honradez y la moral de los mismos.

Justicia
Reconocer a cada persona sus derechos, en función del valor y de las aptitudes de cada
uno, de su función en la sociedad y en la entidad, es para C.I. MEPRECOL S. A.
fundamental en todas su relaciones comerciales y laborales.

Confidencialidad
Para C.I. MEPRECOL S. A. es el deber honrar la credibilidad depositada, por ello no
revelará, salvo a las autoridades competentes y de acuerdo a solicitud expresa por ellas,
datos, hechos o informaciones que puedan ir en contra de la intimidad de las personas o
los intereses de la compañía.

Desarrollo integral de sus empleados
C.I. MEPRECOL S. A. consciente que el mayor patrimonio está integrado por su equipo
humano, siempre contribuirá al desarrollo integral de sus empleados, promoviendo en
forma permanente su formación personal y laboral. Así mismo creará ambientes
agradables para la capacitación, el bienestar y el aprendizaje del personal.

Principio de prudencia en la información a las autoridades
Se debe proceder con la prudencia necesaria en todo sentido, sin que ésta reste
dinamismo en el suministro de información que requieran las autoridades, con el fin de
evitar posibles suplantaciones.
III.
Resolver los conflictos de intereses que se generen entre los deberes éticos
de la empresa y el logro de las metas comerciales de la misma
Por conflicto de interés se entiende toda situación en la cual una persona puede sacar
provecho para si o para terceros, valiéndose de las decisiones que él mismo tome frente a
diferentes alternativas de conducta, en razón de la actividad que desarrolla, y cuya
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realización implicaría la omisión de sus deberes legales, contractuales o morales a los
que se encuentra sujeto.
Un conflicto de intereses tiene lugar en cualquier situación en que un interés interfiere o
puede interferir con la capacidad de una persona, organización o institución para actuar
de acuerdo con el interés de otra parte, siempre que aquella persona, organización o
institución tenga una obligación (legal, convencional o ética) de actuar de acuerdo con el
interés de la otra parte.

Anteponer los principios éticos al logro de las metas
Debido a que las prácticas originadoras de conflictos de interés son múltiples, es deber de
los empleados de C.I. MEPRECOL S. A. atender la definición y pautas trazadas, de tal
forma que siempre que se determine la existencia de un conflicto de interés que no esta
expresamente consagrado, se abstengan de ejecutar la práctica u operación que
constituya su existencia.
Algunas situaciones que pueden generar conflicto de interés:

Aprovechamiento de la situación para si o para un tercero.

Omisión de un deber legal, contractual o moral.

Siempre que un administrador o un empleado, de cualquier rango, se coloque en una
situación tal que el desconocimiento de cualquiera de los deberes de lealtad le genere
provecho a él o a un tercero se hallará en medio de un conflicto de interés.
Pautas de actuación del administrador o empleado en situaciones en situaciones de
conflicto de interés:

La administración o empleados de C.I. MEPRECOL S. A. considere se encuentre en
un conflicto de interés, deberá abstenerse de tomar cualquier decisión e informar de
ello a la Junta Directiva o al jefe inmediato. Si la situación le exige tomar alguna
decisión, antepondrá su obligación de lealtad a su propio interés.

Los clientes y proveedores de los servicios de C.I. MEPRECOL S. A., será tratados
con igual respeto y consideración, sin que reciban ninguna clase de tratamiento
preferencial. La calidad de atención y el servicio debe ser una norma general de
conducta y nunca deberán ser un privilegio derivado de consideraciones comerciales o
de preferencia personal, ni mucho menos, la contraprestación por reciprocidades o
algún tipo de remuneración indebida.

Debemos evitar situaciones de interferencia entre esferas de interés que podamos
aprovechar para nosotros o para un tercero. Las decisiones que adoptemos frente a
diferentes alternativas de Ética en razón de las funciones inherentes al cargo, no
deben implicar en ningún sentido la omisión de obligaciones legales, contractuales o
morales.

De igual modo, bajo ninguna circunstancia se debe aceptar o solicitar tratamientos
preferenciales de clientes y/o proveedores, puesto que el hacerlo puede inducir al
otorgante a pensar que tendrá derecho o consideraciones especiales recíprocas.
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
IV.
Los administradores y los empleados evitarán toda transacción que pueda generar
conflicto de interés.
Manejar cuidadosamente la Información Privilegiada
C.I. MEPRECOL S. A. entiende por información privilegiada, aquella información,
documentos, soportes y datos concretos de propiedad de la Compañía o de propiedad de
sus clientes y proveedores, accionistas, directivos y funcionarios, a los que solo tienen
acceso ciertas personas calificadas en razón de sus funciones, competencias o cargo.
Dentro de la información privilegiada, se encuentra aquella obtenida como consecuencia
de la participación de los empleados en la preparación de los estados financieros, en el
desarrollo de negocios de alto impacto y estratégicos para C.I. MEPRECOL S. A., y
decisiones administrativas críticas.
Teniendo en cuenta que la información que manejamos es de carácter reservada, nos
corresponde mantener la honestidad e integridad en el manejo de la misma, razón por la
cual no podemos utilizarla en beneficio propio o de terceros.
La confidencialidad que exige la información que se maneja en C.I. MEPRECOL S. A.,
debe mantenerse dentro y fuera de la Institución.
Todos los empleados deberán:

Asegurarse que los documentos relacionados con los negocios estén guardados
de un modo seguro y en respeto de la privacidad del cliente y proveedor.

Salvaguardar todos los materiales relacionados con los clientes y otros que sean
potencialmente confidenciales.

Velar por la seguridad en las áreas de la sede.

Controlar el acceso, a las zonas de oficinas.

Controlar en todo momento la entrada a las salas de archivo o bodegas en
que se almacene información histórica.

La información confidencial relativa a los clientes de la Empresa solamente podrá ser
revelada a terceros como consecuencia de un estatuto o de una regulación, de un
proceso legal apropiado o en cumplimiento de las inspecciones realizadas por las
entidades respectivas. De igual manera, la información confidencial o no, propiedad
de la C.I. MEPRECOL S. A. será guardada con la debida confidencialidad por el
Representante legal y empleados de la Organización.

En virtud del Art. 105 el Capítulo 5 del Código Penal; Es preciso aclarar que
solo se reportará la información de ROS a la Unidad de Información y Análisis
Financiero (UIAF), ni la Compañía, ni sus empleados podrán dar a conocer al público
a las personas que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, ni
dar información sobre los reportes que se realizaron a la Unidad de Información
Financiera (UIAF) por intento o ejecución de esas operaciones sospechosas;
guardando total reserva sobre dicha información; de igual manera se tendrá total
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reserva por parte de todos los empleados sobre la detección o inclusión en listas
restrictivas de clientes y/o proveedores al momento de ejecutar la operación y se
debe realizar el respectivo reporte.
V.
Manejo del recibo de regalos o dádivas con el objeto de evitar sobornos
Los empleados de C.I. MEPRECOL S. A. no podrán dar, ofrecer o aceptar, en forma
directa o indirecta, regalos, favores, donaciones, invitaciones, viajes o pagos en desarrollo
de las actividades realizadas, los cuales puedan afectar su independencia e influir en sus
decisiones, para facilitar negocios u operaciones, en beneficio propio o de terceros.
VI.
Colaboración con las Autoridades de Control
C.I. MEPRECOL S. A. colaborará con las autoridades judiciales o de policía y con las
demás que por ley les competa su conocimiento, suministrando la información de que se
disponga en cumplimiento del contenido del Manual SARLAFT; información que
solamente se suministrará a las autoridades competentes, que la soliciten por escrito.
VII.
Disposición a la prevención, detección y control del LA/FT, requiriendo de
los empleados la observancia de los principios de conocimiento del cliente,
conocimiento del mercado, reporte de operaciones sospechosas, de
transacciones en efectivo y la conservación de documentos y soportes de
las operaciones efectuadas

Todos los empleados de C.I. MEPRECOL S. A., están obligados a cumplir todas las
disposiciones legales emanadas de las entidades de fiscalización, vigilancia y control
(Banco de la República, DIAN, UIAF, Fiscalía General de la Nación u otro ente de
control y fiscalización) y también las normas y reglamentaciones consignadas en los
manuales de la empresa.

Todos los empleados de C.I. MEPRECOL S. A. deben adquirir el compromiso de
conducta sobre los procedimientos que contienen el manual del Sistema de
Prevención y Control al Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo –
SARLAFT y darle la debida aplicación.

Todo empleado de C.I. MEPRECOL S. A., debe estar adecuadamente capacitado y
ser consciente de su responsabilidad y la de la empresa ante una asesoría para un
cliente o proveedor, por lo que el empleado debe informar al cliente o proveedor
sobre las condiciones reales del mercado.

No se debe eximir a los clientes y/o proveedores del suministro de la información ni
omitir el diligenciamiento de los formatos en la realización de las operaciones.

Las operaciones realizadas por PEPs deben ser autorizadas por el Gerente, o por el
Oficial de Cumplimiento o por el empleado de mayor jerarquía al que ejecuta la
operación.
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
Todo empleado de C.I. MEPRECOL S. A., debe estar correctamente instruido, en el
sentido de no fundamentar ninguna relación de negocios sobre la base de la
desinformación o mal entendimiento del cliente sobre una transacción específica o
sobre el alcance de la responsabilidad de la empresa.

Todo empleado de C.I. MEPRECOL S. A., esta en el deber de revelar la naturaleza y
extensión de cualquier conflicto entre sus propios intereses y los de la empresa o de
los otros clientes y sus responsabilidades para con los clientes y dar a los mismos un
tratamiento justo y equitativo.

Los empleados de C.I. MEPRECOL S. A., no deben realizar negocios de compra y
venta que ponga en riesgo la capacidad de cumplimiento de las mismas por la
empresa.

Los empleados de C.I. MEPRECOL S. A., tendrán estricto deber de guardar reserva
sobre informaciones de carácter confidencial acerca de los clientes y proveedores, en
desarrollo de sus funciones, y no revelaran detalle de las operaciones realizadas con
los clientes y proveedores, salvo expresa autorización del cliente y proveedor o en los
casos que exija la constitución y la ley.

Los empleados de C.I. MEPRECOL S. A., deberán tener presente las consecuencias
a las que podrían verse abocados por sus comentarios y declaraciones y sobre la
potencialidad de poder afectar la empresa en el mercado.

Los empleados de C.I. MEPRECOL S. A., ni deben ofrecer ni aceptar incentivos o
beneficios para la realización de negocios con los clientes y proveedores, por fuera de
las condiciones normales y propias de los mismos, o con el fin de preservar la
integridad e idoneidad de la negociación y evitar los controles
internos y
diligenciamiento de los formatos de rigor.

Los empleados
privilegiada.

Los funcionarios de C.I. MEPRECOL S. A., no deben prestar servicios profesionales a
otra empresa mientras este vinculado, salvo autorización previa.

Todos los empleados de C.I. MEPRECOL S. A. que conozca información sobre
actividades sospechosas de un cliente y un proveedor y considere que no se debe
extender la relación de negocios entre este y la empresa debe informar de inmediato
a sus superiores con el fin de unificar el criterio y prevenir repercusiones
desfavorables, enviando los reportes del caso al Oficial de Cumplimiento.

El Oficial de Cumplimiento realizará los reportes correspondientes a la UIAF:




ROS positivos, inmediatamente
Reporte de ausencia de ROS, mensual
Reporte de Objetivo de transacciones de compra y/o venta de oro, cuatrimestralmente
Reporte de ausencia de transacciones de compra y/o venta de oro,
cuatrimestralmente
Reporte de importaciones y/o exportaciones de oro, cuatrimestralmente

de C.I. MEPRECOL S. A. no deben revelar la información
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
Reporte de ausencia de importaciones y/o exportaciones de oro, cuatrimestralmente

Los empleados de C.I. MEPRECOL S. A. deben hacer los reportes de cambios
referentes a su estado civil, fecha de nacimiento de sus hijos, cambios de domicilio, y
numero de teléfono. (Datos personales y generales).

Los empleados de C.I. MEPRECOL S. A. deben asegurarse que los documentos
relacionados con los negocios se guarden de manera segura, para evitar la filtración
de información de los negocios y la de los clientes y proveedores.

Los empleados de C.I. MEPRECOL S. A. deben velar por la seguridad y controlar el
acceso a las áreas de la sede y en especial a las áreas de archivo en que se
almacena información histórica.

La información confidencial relativa a los clientes y proveedores de la Empresa
solamente podrá ser revelada a terceros como consecuencia de un estatuto o de una
regulación, de un proceso legal apropiado o en cumplimiento de las inspecciones
realizadas por las entidades respectivas. De
igual manera, la
información
confidencial o no, propiedad de la C.I. MEPRECOL S. A. será guardada con la
debida confidencialidad por el Representante legal y empleados de la Entidad.
VIII.
Sanciones
El incumplimiento a las disposiciones del presente Código de Ética cometidas por los
empleados de C.I. MEPRECOL S. A. será causal de indisciplina e incumplimiento a sus
obligaciones y deberes laborales causal de sanciones que van desde la llamada de
atención verbal, la cual será aplicada para faltas leves y se consideraran como tal
aquellas que no generan sanciones administrativas para la compañía.
Llamado de atención escrito con anotación en la hoja de vida, se dará cuando la persona
tenga mas de dos llamados de atención verbales, con lo cual se esta sancionando la
reincidencia en conductas peligrosas para la empresa.
Por ultimo se hará cancelación del contrato de trabajo, siempre que la conducta en que
incurra el empleado genere algún tipo de violación de las que generan sanción
administrativa para la empresa, al igual que cualquier tipo de comportamiento que genere
responsabilidad penal del trabajador.
Los empleados de C.I MEPRECOL S. A., que transgredan la normatividad externa e
interna, serán responsables por tal acción y en consecuencia se harán acreedores a las
más severas sanciones previstas.
El presente Código de Ética se considera integrado al reglamento interno de trabajo y a
los contratos de trabajo que se suscriben en la empresa.
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