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Procedimiento para la
Comunicación Interna y Externa.
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N° de
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Motivo del Cambio
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0
Todas
Generación del documento
25-Enero-2010
1
7, 8, 9 y 10
Mejora del documento
31-Mayo-2010
2
Todas
Se incluyo el nuevo logotipo de la organización.
18-Abril-2011
3
Todas
Mejora del Documento.
01-Noviembre-2011
4
Todas
Mejora del Documento
04-Abril-2012
5
Todas
Mejora del Documento
13-Noviembre-2013
o
CON/?
No Control:
Procedimiento para la
Comunicación Interna y Externa.
CONTRA T/STAS, S.A DE C. V.
CC-PG-013
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de
PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA Y
EXTERNA.
REV.5
REV.4
J.R.R.M.
R.D.V.F.
H.S.R.
REV.3
J.R.R.M.
R.D.V.F.
H.S.R.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Aprobado por:
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Contenido
1.0
PROPOSITO ................................................................................................................................................3
2.0
ALCANCE .....................................................................................................................................................3
3.0
REFERENCIAS ............................................................................................................................................3
4.0
RESPONSABILIDADES ...............................................................................................................................3
5.0
DEFINICIONES ............................................................................................................................................4
6.0
PROCEDIMIENTO .......................................................................................................................................4
7.0
REGISTROS Y FORMATOS ......................................................................................................................11
8.0
DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS ...............................................................................................................11
9.0
ANEXOS .....................................................................................................................................................11
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1.0 PROPOSITO
Definir la metodología para establecer e implantar el sistema de comunicación interna y externa utilizado
en CONIP Contratistas que garantice la oportuna transferencia de información para el desarrollo de
nuestros proyectos y servicios.
2.0 ALCANCE
Quedan comprendidos, dentro de este procedimiento, todos lo métodos de comunicación formales, ya sea
en forma impresa o electrónica, entre todos los miembros de CONIP Contratistas y sus clientes,
proveedores y partes interesadas.
Este procedimiento aplica para las comunicaciones externas e internas posteriores a la fecha de
aprobación de este documento. Los documentos emitidos anteriormente a esta fecha deberán ser
conservados sin modificaciones en su formato.
Este procedimiento no aplica cuando el cliente haya definido la forma y medios de codificación de los
documentos propios del proyecto.
3.0 REFERENCIAS




Manual de Gestión Integral de CONIP Contratistas.
Manual de la Organización.
Norma ISO-9001:2008.
Procedimiento de Control de Documentos y Registros (CC-PGI-009).
4.0 RESPONSABILIDADES

La Dirección de Operaciones es responsable de la aprobación de este procedimiento así como de
otorgar todas las facilidades y medios para su cumplimiento y mejora.

Los Directores, Gerentes y todo el personal de la organización a quienes les aplique este
procedimiento, son responsables de implantar y cumplir con lo establecido en el presente
procedimiento así como de establecer vínculos de comunicación eficientes y oportunas que eviten las
barreras en la comunicación que impidan la correcta coordinación de las actividades a efectuarse
durante el desarrollo de un proyecto, de un servicio o de las operaciones propias de la organización.
Son responsables de recibir, documentar y contestar, cuando así se requiera, la documentación
enviada por cualquiera de las partes interesadas cumpliendo con el proceso de comunicación
establecido en el presente documento.
También son responsables de generar, almacenar y conservar todos los registros que resulten de la
aplicación del mismo así como utilizar los formatos correspondientes en su última revisión.

El Gerente de Gestión de la Calidad/Auditor Interno es responsable del control de este procedimiento.
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5.0 DEFINICIONES
Carta.- Formato empleado para emitir comentarios o solicitudes a clientes y/o proveedores (también
llamado oficio).
Minuta.- Formato empleado para establecer acuerdos adquiridos en reuniones de trabajo el cual puede
utilizarse de forma interna o externa
Transmital.- Formato empleado para enviar documentación técnica tanto interna como externamente.
Memorándum.- Formato empleado para emitir comentarios o solicitudes al personal de las diversas áreas
de CONIP Contratistas.
Correo Electrónico.- Formato virtual para emitir comentarios o solicitudes al personal de las diversas
áreas de CONIP Contratistas o externas a la organización.
Cliente.- Ver procedimiento CC-PG-001.
Comunicación Interna.- Transferencia de información relacionada entre los miembros de la organización.
Comunicación Externa.- Transferencia de comunicación establecida entre los miembros autorizados de la
organización y sus clientes, proveedores y partes interesadas.
Departamento de Control de Documentos.- Persona asignada al manejo y custodia de los documentos
emitidos durante el desarrollo del proyecto
6.0 PROCEDIMIENTO
La realización de las actividades de cada área de la organización, la operación de la misma, así como la
ejecución, seguimiento y terminación exitosa de cada una de las fases o etapas de los proyectos,
dependen de la efectiva comunicación entre todas las entidades que componen el equipo de trabajo,
incluyendo al cliente, a los proveedores y partes interesadas.
Para ello, se definen dos tipos de correspondencia:
1
Correspondencia Externa




2
Cartas
Minutas
Transmital
Correo electrónico
Correspondencia Interna




Minutas
Transmital
Memorándum
Correo electrónico
Los formatos de los documentos arriba mencionados se enlistas en el punto 7 de este procedimiento.
6.1 Correspondencia Externa.
6.1.1
Correspondencia Externa Recibida
Toda la correspondencia externa que se recibe en la organización, debe ser revisada por su
destinatario para su atención, seguimiento o archivo según se requiera.
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La correspondencia externa enviada por el cliente, proveedores y partes interesadas que sea
relevante para el sistema de gestión integral y su desempeño en materia de seguridad, salud
ocupacional y protección ambiental debe ser recibida y documentada (registrada) para su
seguimiento y control respectivo.
El registro de esta comunicación podrá ser a través de una relación, electrónica o en papel
(duro) en la cual se pueda observar la información relevante como puede ser por mencionar
algunos ejemplos la fecha de recepción, remitente, destinatario, si es informativo o requiere
respuesta y su estado; es decir, atendido o pendiente. Para los correos electrónicos no será
necesario una relación, basta con tenerlos identificados y ordenados en electrónico dentro de
la “bandeja de entrada” del usuario.
Cuando la comunicación externa recibida requiere una contestación por parte de la persona a
quien fue dirigida, ésta se debe realizar en el plazo establecido por el remitente o bien, a la
brevedad posible para evitar un retraso de la información que pueda afectar las actividades
subsiguientes que de la correspondencia recibida se deriven.
Cuando la comunicación externa recibida requiera la intervención de otras personas o áreas
ajenas a donde se recibió, el destinatario original debe distribuirla en las siguientes 24 hrs.
hábiles a partir de su recepción a la persona (Director, Gerente, Jefe o Especialista de área)
que considere deba ser enterado para su conocimiento, así como al responsable de darle
respuesta, solución o seguimiento al asunto en motivo.
El personal encargado de atender dicho asunto debe entregar a la brevedad posible la
respuesta a la correspondencia en cuestión al destinatario de origen quién debe analizarla y
emitir la contestación final al cliente y/o proveedor.
6.1.2
Correspondencia Externa Enviada
La persona encargada de enviar comunicaciones externas debe definir los conductos y
medios para ello. Toda comunicación externa para el cliente o partes interesadas debe cumplir
como mínimo con los siguientes requisitos.







Fecha
Destinatario
Tener el nombre y firma del emisor.
Procurar la exactitud en su contenido.
Ser puntual y oportuna en lo relativo al contenido.
Personas a quienes se les debe hacer llegar copia del documento (c.c.p.) cuando
aplique.
Copia para archivo (c.c.p. Archivo)
Una vez entregada la documentación se debe solicitar el acuse de recibo correspondiente con
el propósito de tener la evidencia de su envío y recepción, así como para fines de seguimiento
futuro. Esta evidencia debe ser archivada de tal manera que se garantice su integridad física y
la conservación de la información.
En caso de ser requerido, se debe distribuir copia de esta comunicación a las personas
involucradas en su seguimiento.
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Al igual que la correspondencia externa recibida, toda documentación externa enviada, debe
ser registrada para su seguimiento y control.
6.2 Correspondencia Interna.
La correspondencia interna deberá ser dirigida y/o emitida únicamente por los Directores y/o
Gerentes, quienes serán los responsables de notificar, informar y/o turnar a su personal, de cualquier
acción procedente
El proceso de comunicación y difusión interna dentro de la organización se realizara por los medios
establecidos para la correspondencia interna así también, a través de los tableros ubicados en las
áreas comunes o de mayor afluencia de personal tanto en las oficinas como en cada unos de los
proyectos. Estos tableros sirven para informar a todo el personal en general, de cualquier asunto, sin
necesidad de entregarle una copia a cada uno de dicha información.
Toda la información relevante para el sistema de gestión integral y su desempeño en materia de
seguridad, salud ocupacional y protección ambiental será comunicada de manera interna a través de
los medios descritos en el párrafo anterior.
Para el caso especifico del tablero de las oficinas centrales de la organización, el cual esta ubicado en
el área de cafetería, la Dirección Jurídica y Relaciones Laborales es la responsable directa de vigilar y
controlar los comunicados ahí colocados así como la vigencia de los mismos. Para lo anterior, toda
información o aviso que requiera ser comunicado a todo el personal, deberá ser entregado a esta
dirección para que sea colocado en dicho tablero.
El tiempo de permanencia de la información en este tablero, dependerá de la importancia y
requerimientos establecidos por el área emisora; para ello, antes de ser entregada a la Dirección
arriba mencionada, toda información deberá llevar en la parte inferior derecha de la misma (no en el
pie de pagina en caso de formatos del SGC) su periodo de vigencia.
Todo el personal de la organización es responsable de leer y tener conocimiento de la información que
se publique en dichos tableros.
Por lo anterior, el proceso de comunicación interna será por medio de estos tableros junto con los
mensajes electrónicos que aparecerán al momento de iniciar sesión diaria de trabajo en los equipos
de cómputo que estén dentro de la red o dominio de las oficinas.
Las actualizaciones y modificaciones al sistema de gestión de la calidad serán comunicadas por
medio de un memorándum de la siguiente manera:
1. Al Comité de la Calidad se le entregará copia del memorándum.
2. A todo el personal se llevara a cabo como se menciona en el párrafo anterior.
6.3 Documentos Técnicos
En referencia a las comunicaciones oficiales que las diferentes disciplinas tienen con clientes o
proveedores, estas comunicaciones se manejan por conducto del Director de Proyecto o mediante el
personal que este designe, en el caso muy particular que se requiera algún intercambio de
información técnica, las disciplinas o áreas de CONIP Contratistas establecerán comunicación con el
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cliente o proveedor a través de la vía telefónica o mediante correos electrónicos marcando copia al
Gerente del Área y al Director del Proyecto de CONIP Contratistas.
6.4 Control de la Comunicación
Cada transmisión será acompañada por una carta de envío, la cual hará referencia a la emisión de
documentos técnicos pertenecientes solamente a una disciplina.
El control de documentos de CONIP Contratistas registrará la fecha de recibo de la transmisión,
archivará la copia impresa y enviará la carta a todo el personal interesado previamente acordado con
el Director del Proyecto de CONIP Contratistas.
Cada responsable de disciplina tiene la obligación de controlar, generar, emitir, distribuir y actualizar
los documentos relacionados con su propia disciplina.
6.5 Codificación de Documentos
6.5.1
Correspondencia Externa
Toda correspondencia deberá ser codificada de la siguiente manera y de acuerdo a los
lineamientos abajo establecidos:
AAAA
-
BB
-
CC
-
DDDD
-
EE*
-
FFF
-
GG
Número de proyecto
Tipo de documento
Compañía Emisora
Compañía o entidad receptora
Disciplina
Número consecutivo
Año en curso
Donde:
AAAA
4 posiciones numéricas.
BB
1 o 2 posiciones alfanuméricas las cuales estarán definidas de acuerdo a la
tabla 1
CC
2 posiciones alfanuméricas en este caso siempre será CONIP Contratistas y
solo se definirá el lugar donde se emite el comunicado de acuerdo a la tabla 2
DDDD
2 a 4 posiciones alfanuméricas como mínimo o el número necesario
dependiendo de la compañía receptora. (Ej. PE Pemex, Me Mexichem, SS
Seguro Social, etc.)
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6.5.2
EE*
2 posiciones y solo se utilizara en caso de tratarse de Transmital y estarán
definidas de acuerdo a la tabla 3
FFF
3 posiciones numéricas.
GG
2 posiciones numéricas
Correspondencia Interna
Cuando la correspondencia sea mediante correo electrónico es obligatorio que el o los
destinatarios emitan contestación de enterado por este mismo medio, en un lapso no mayor a
24Hrs. hábiles posteriores a la recepción y deberá tomar acción de manera inmediata,
notificando por este mismo medio a todos las personas copiadas en el correo origen, cuales
serán las acciones a seguir.
A excepción de los correos electrónicos toda la correspondencia interna deberá ser codificada
bajo los siguientes lineamientos.
AAAA
-
BBB*
-
CC
-
DDDD
-
EEEE**
-
FFF
-
GG
Número de proyecto (opcional)
Ubicación del proyecto (opcional)
Tipo de documento (obligatorio)
Área emisora (obligatorio)
Área receptora (opcional)
Número consecutivo (obligatorio)
Año en curso (obligatorio)
Donde:
AAAA
numero de proyecto a 4 posiciones numéricas.
BBB*
Este código distintivo a 2 o 3 posiciones alfanuméricas aplicarán únicamente
cuando se presente el caso en que un mismo número de proyecto o contrato
tiene más de un sitio de trabajo.
En caso contrario se deberá omitir de la codificación del documento
Ejemplos:
2093-GO-MI-CO-022-10 donde “GO” se refiere a la estación de González
2093-ZA-MI-CO-022-10 donde “ZA” se refiere a la estación de Zaragoza
2090-ME-DP-GI-020-10 donde Proyecto Poza Rica
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CC
Tipo de documento a 1 o 2 posiciones alfanuméricas las cuales estarán
definidas de acuerdo a la tabla 1
DDDD
Dirección, Gerencia o Área Emisora de 1 a 4 posiciones alfanuméricas en
este caso siempre será CONIP Contratistas y solo se definirá el lugar donde se
emite el comunicado de acuerdo a la tabla 4
EEEE
Dirección, Gerencia o Área receptora de 1 a 4 posiciones alfanuméricas en
este caso siempre será CONIP Contratistas y solo se definirá el lugar donde se
emite el comunicado de acuerdo a la tabla 4
** Este código se eliminará cuando el documento vaya destinado a más de
una persona, área o departamento dentro de la organización.
Por ejemplo, el memorándum que se que envía cuando se inicia una nueva
oferta el cual se codifica de la siguiente manera: 2108-ME-DP-010-10
FFF
Número consecutivo a 3 posiciones numéricas.
GG
Año en curso a 2 posiciones numéricas
Código
Tipo de Documento
Carta (Oficio)
C
Minuta
MI
Transmital
TR
Memorándum
ME
Tabla 1 Tipos de documentos
Código
CC
CO
Código
AR
CI
EL
ME
TU
PR
SI
IN
Código
DG
DO
DP
DC
Compañía Emisora
CONIP Contratistas Oficina Central
CONIP Contratistas Oficias de Obra
Tabla 2 Compañía Emisoras
Disciplina
Arquitectura
Civil
Eléctrico
Mecânico
Tuberías
Proceso
Seguridad Industrial
Instrumentación
Tabla 3 Disciplinas
Dirección Gerencia o Área
Dirección General
Dirección de Operaciones
Dirección de Proyectos
Dirección de Construcción
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Código
Dirección Gerencia o Área
Dirección de Recursos Materiales
DRM
Dirección de Administración y Finanzas
DAF
Dirección Jurídica y de Relaciones Laborales
DJRL
Dirección de Precios Unitarios
DPU
Dirección/Gerencia de Proyecto
GP
Gerencia de Ingeniería
GI
Gerencia de Construcción (Superintendencia de Obra)
GC
Gerencia de Desarrollo Organizacional
GDO
Gerencia Jurídica
GJ
Gerencia de Gestión de la Calidad
GGC
Gerencia de Recursos Humanos
GRH
Gerencia de Recursos Materiales (Compras)
GRM
Tabla 4 Direcciones, Gerencia o áreas emisoras/receptoras
6.6 Lineamientos Internos.
Es obligación del convocante a reuniones internas, establecer como primer punto de la minuta, la
lectura de la Misión, Visión y Política de Calidad de CONIP, lo anterior deberá quedar plasmado en la
minuta a firmar.
Aunado a lo anterior, cuando se traten de reuniones internas la columna denominada COMPAÑÍA
ubicada a la extrema derecha de la hoja de lista de participantes del formato de minuta (CC-013-R4),
deberá omitirse su llenado, ya que esta columna solo será llenada cuando participe personal externo a
la organización (clientes, proveedores, etc.).
A partir de esta fecha y de manera permanente, todo Director o Gerente que se ausente de las
oficinas centrales de la organización por un periodo mayor a un día (24 hrs) deberá nombrar, durante
su ausencia, a una persona suplente como responsable de la ejecución de las actividades relativas a
su puesto.
Lo anterior, deberá comunicarlo previa y oportunamente, por cualquiera de los medios establecidos en
el presente, a todos los miembros del Comité para su conocimiento e información.
6.7 Comunicación en proyectos con asociación de empresas.
Para la comunicación en los proyectos donde CONIP Contratistas este en asociación con otras
empresas, se podrán usar los lineamientos y formatos establecidos en el presente documento; el
encabezado o estructura de los formatos empleados para la comunicación interna o externa podrá
variar dependiendo de las especificaciones y requisitos del cliente o del contrato según el proyecto.
6.8 Privacidad y confidencialidad de la información.
Con la finalidad de garantizar la privacidad y confidencialidad de la información propiedad de la
organización o del cliente en la comunicación interna o externa, todos los correos electrónicos y los
documentos que así lo requieran (según sea el caso) deberán contener como parte de su firma la
siguiente leyenda:
"Este documento y/o correo electrónico puede contener información de uso exclusivo para CONIP
CONTRATISTAS, S.A. DE C.V., para sus asociados o para sus clientes. No está permitida su copia, distribución
o uso a personas no autorizadas. Si recibió esta información por error, por favor regrésela al remitente ó
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elimínela. / This document may contain information for exclusive use of CONIP CONTRATISTAS, S.A. DE C.V.,
its associates or customers. Copying, distribution, disclosure or any use of this information is prohibited for nonauthorized parties. If you received this information by error, please return it to the trnasmitter or erase it."
7.0 REGISTROS Y FORMATO
Titulo
Formato
Formato de Carta (oficio)
CC-013-R1
Formato de Memorándum
CC-013-R2
Formato de Transmital
CC-013-R3
Formato de Minuta
CC-013-R4
8.0 DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS
El Diagrama de la página 12muestra de una manera gráfica la secuencia del proceso de Comunicación
contenido en este procedimiento.
9.0 ANEXOS
Anexo 1
Anexo 2
Anexo 3
Anexo 4
Formato de Carta (Oficio)
Formato de Memorándum
Formato de Transmital
Formato de Minuta
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Fecha:
Nov. 13
Página:
12 de 12
Diagrama de Flujo del Proceso.
INICIO
Recepción de Comunicación
Interna o Externa
Revisión de Comunicación
Interna o Externa
No
¿Requiere
Respuesta?
Si
Envío Comunicación Interna o
Externa al encargado de
Responder
Recepción de Respuesta de
Comunicación Interna o Externa
No
¿Esta Correcta la
Respuesta?
Si
Envío de Comunicación Interna o
Externa
FIN
Distribución y Archivo