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DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS
CON VALOR LEGAL - MICROFORMAS
Abog. ANA CASTILLO ARANSAENZ
Secretaria General del RENIEC
FEDATARIA JURAMENTADA RENIEC
SECRETARÍA GENERAL
Oficina de Administración de Archivos & Oficina de Administración Documentaria
Agenda
Parte 1: Del Alcance
1.
2.
3.
4.
5.
Marco Normativo
Marco General
Fedatarios
Procedimientos
Efectos Legales
Parte 2: Sistema de Producción de Microformas en RENIEC
1. Producción de Microformas - Micrograbación
Parte 3: Proyectos del RENIEC para el uso de Microformas
SECRETARÍA GENERAL
Oficina de Administración de Archivos & Oficina de Administración Documentaria
Parte 1:
Del Alcance
SECRETARÍA GENERAL
Oficina de Administración de Archivos & Oficina de Administración Documentaria
Marco Normativo General
a.
b.
c.
d.
e.
D. Leg. N° 681 – ‘Dictan normas que regulan el uso de tecnologías
avanzadas en materia de archivo de documentos e información tanto
respecto de la elaborada en forma convencional como la producida por
procedimientos informáticos en computadoras.
D.S. N° 009-92-JUS – ‘Aprueban el Reglamento del Decreto Legislativo N°
681, sobre el Uso de Tecnologías de Avanzada en Materia de Archivos de
las Empresas’.
D. Leg. N° 827 – ‘Amplían los alcances del D. Leg. N° 681 a las entidades
públicas a fin de modernizar el sistema de archivos oficiales’.
D. S. N° 001-2000-JUS – ‘Aprueban el Reglamento sobre la Aplicación de
Normas que Regulan el Uso de Tecnologías Avanzadas en Materia de
Archivo de Documentos e Información a Entidades Públicas y Privadas’.
NTP 392.030-2 2005 Microformas. Requisitos para las organizaciones que
operan sistemas de producción de microformas. Parte 2: Medios de archivo
electrónico.
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Oficina de Administración de Archivos & Oficina de Administración Documentaria
Conceptos importantes
Microforma
Imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada de un documento
grabado en un medio portador físico técnicamente idóneo, que pueda ser vista y leída
con equipos visores o pantallas de video o similares y reproducidas en copias impresas
iguales al documento original.
Microduplicado
Reproducción exacta del elemento original que contiene microformas, en un soporte
material idóneo similar, en el mismo o similar formato, configuración y capacidad de
almacenamiento; y con efectos equivalentes.
Micrograbación
Proceso técnico para obtener microformas a partir de documentos originales en papel
o material similar o bien directamente de los medios o soportes electromagnéticos,
digitales u otros en que se almacena información producida por computadora.
Microarchivo
Conjunto ordenado, codificado y sistematizado de los elementos materiales de soporte
o almacenamiento portadores de microformas, con índices y medios de recuperación
para encontrar, examinar visualmente, y así reproducir copias exactas.
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Fedatario Juramentado con Especialización en
Informática

Pueden ser Depositarios de la Fe Pública :



Notarios Públicos.
Fedatarios Públicos y particulares juramentados.
Requisitos para ser Fedatario Juramentado :





SECRETARÍA GENERAL
Cumplir condiciones exigibles para postular como Notario Público y
acreditarlo ante el Colegio de Abogados de la jurisdicción.
Diploma de idoneidad técnica, según reglamento.
Inscripción y registro de firma ante el Colegio de Abogados de la
jurisdicción.
Prestar juramento ante el Presidente de la Corte Superior o Magistrado.
Si es Notario Público deberá contar con Diploma de idoneidad técnica
y presentar su título en el Colegio Notarial.
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El proceso técnico debe garantizar

Que las microformas reproducen los documentos originales con absoluta
fidelidad e integridad.

Las microformas obtenidas poseen cualidades de durabilidad, inalterabilidad y
fijeza superiores o al menos similares a los documentos originales.

Los microduplicados son reproducciones de contenido exactamente igual a las
microformas originales y con similares características.

A partir de las microformas y de los microduplicados puede recuperarse, en
papel u otro material similar, copias fieles y exactas del documento original que
se halla micrograbado en aquellas.

Las microformas bajo la modalidad de documentos producidos por
procedimientos informáticos y medios similares deben tener sistemas de
seguridad de datos e información que aseguren su inalterabilidad e integridad. Si
se usa signatura o firma informática, cuya autenticidad deberá ser comprobable
en forma indubitable por medios técnicos idóneos.
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
La idoneidad del proceso está garantizada por el cumplimento de
normas técnicas nacionales e internacionales que ha adoptado o
emitido el INDECOPI.

Los procesos de micrograbación deben efectuarse bajo la
dirección y responsabilidad del Depositario de la Fe Pública, quien
deja constancia de su participación a través de:



SECRETARÍA GENERAL
Acta de Apertura el inicio de la micrograbación.
Acta de Cierre al término de la micrograbación.
Acta de Conformidad, y entrega Testimonio.
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Efectos Legales

Los medios portadores de las microformas, sustituyen a los
expedientes y documentos originales micrograbados en ellos, para
todos los efectos legales.

Estos medios deben ser archivados, clasificados, codificados y
ordenados con las mismas o mejores condiciones de seguridad y
métodos exigibles a los archivos en papel.

Siempre que las disposiciones legales exijan la conservación de
documentos y archivos por cierto plazo o hasta un término
señalado, se entiende que tal obligación puede cumplirse
mediante el mantenimiento de los archivos de microformas.

No podrán destruirse, aún cuando existan microformas, los
originales de documentos, información y antecedentes de las
operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de
obligaciones tributarias.
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Efectos Legales

Para la utilización en juicio o fuera de el, las microformas, el
Depositario de la Fe Pública expide copia fiel a partir de las
microformas, en papel o similar

La copia fiel de la microforma tiene el mismo valor legal que el
documento original, y su autenticación no es una legalización o
comprobación de las firmas que hubieren en el documento o
certificación del contenido del mismo.

Los medios portadores de las microformas, sustituyen a los
expedientes y documentos originales micrograbados en ellos, para
todos los efectos legales.

Las copias autenticadas no sustituyen a los títulos valores originales
para el efecto de despachar ejecución o de exigir la prestación
incorporada en el título.
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Efectos Legales

Los microarchivos y los documentos contenidos en ellos son válidos
para cualquier revisión de orden contable o tributario, así como
para exámenes y auditorías, públicas o privadas. Pueden ser
exhibibidos ante los inspectores, auditores y autoridades
competentes, directamente mediante su presentación en
pantallas o aparatos visores, sin requerirse copia en papel, salvo
que tenga que ser presentados los documentos en algún
expediente o en caso similar.

Cuando se tache una copia fiel o copia certificada de documento
obtenido a partir de una microforma de un microarchivo, el juez
designa aun périto calificado quien emite un dictamen pericial.
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Parte 2:
Sistema de Producción de
Microformas del RENIEC
SECRETARÍA GENERAL
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Información del Sistema de Producción de
Microformas
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Localización de la Línea de Producción de Microformas.
Definición de los documentos originales de archivo que serán
convertidos a microformas (procedencia, pertenencia, dimensiones,
etc.).
La calidad y legibilidad de los documentos de origen y de destino.
Los formatos de las imágenes de las microformas y de los medios de
soporte.
La aplicación de la firma digital a los documentos electrónicos y/o a
todo el proceso de micrograbación.
Tecnología de Información que da soporte.
Los proveedores de servicios de intermediación digital y/o transmisión
telemática.
Destino de las microformas en microarchivos certificados.
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Módulo Recepción
1. Documentos que dan lugar a las Microformas


Series documentales regulados por la propia organización.
Verificar la integridad, legibilidad y cantidad de los documentos.
2. De los Documentos de Archivo Original



En soporte papel.
Documentos Electrónicos, generados por
digitalizados.
Microformas con valor legal (conforme a Ley).
computador
o
3. Incorporación de la Firma Digital




En los documentos electrónicos que dan lugar a microformas.
En el proceso de micrograbación.
En ambos: documentos electrónicos y la micrograbación.
En cumplimiento de la regulación de Certificados y Firmas Digitales
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Módulo Preparación
1. Asegurar la integridad de los documentos de archivo
original.
2. Identificación de la procedencia, pertenencia,
propiedad, cantidad y formatos de los documentos.
3. Ordenamiento, clasificación y agrupación de los
documentos por lotes.
SECRETARÍA GENERAL
Oficina de Administración de Archivos & Oficina de Administración Documentaria
Módulo Digitalización
1. Configuración previa del equipo de digitalización.
2. Realización de pruebas de impresión en soporte
papel, considerando:
a.
b.
c.
d.
Resolución del escáner, de la impresora.
Tonalidades (blanco/negro, color, grises), Brillo y Contraste
Compresión/reducción del tamaño del documento.
Definición de los elementos críticos del documento original
3. Utilización del Patrón de Digitalización.
SECRETARÍA GENERAL
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Módulo Indización
1. Aseguramiento de la identificación apropiada de los
documentos con los términos o elementos
descriptores que faciliten la recuperación de las
imágenes digitalizadas.
2. La indización puede ser manual o automatizada.
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Módulo Control de Calidad Operativa y por parte del Fedatario
1. Personal ajeno a la digitalización e indización.
2. Sobre el 100% de los documentos electrónicos
(incluido los digitalizados).
3. Controla la calidad de las imágenes:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Resolución,
Legibilidad,
Integridad,
Ordenamiento de los folios,
Cantidad de imágenes generadas,
Que no exista imagen faltante o sobrepuesta,
Secuencia correcta.
Correspondencia de la indización con la imagen.
SECRETARÍA GENERAL
Oficina de Administración de Archivos & Oficina de Administración Documentaria
Módulo Control de Calidad Operativa y por parte del Fedatario
4. Asegura la idoneidad del sistema
de elaboración de microformas:
a.
b.
c.
d.
e.
Verifica la integridad en la correspondencia de
folios e imágenes.
Legibilidad, adecuada indización y la
efectividad de recuperación de
los documentos a partir de sus descriptores
establecidos.
Correcta aplicaión de la firma digital al final de
la Fedatación Juramentada
Comprobación de que la microforma es similar o
superior al documento original
SECRETARÍA GENERAL
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Módulo Fedatación Juramentada
1. Aplicación de la Firma Digital a los documentos electrónicos
provenientes de documentos de archivos originales que serán
convertidos a microformas.
2. Debe cumplir con disponer de un certificado digital de no
repudio (firma) emitido por una Entidad de Certificación
acreditada ante el INDECOPI – EREP RENIEC y encontrarse
vigente al momento de la Fedatación .
3. Generación de la microforma con valor legal.
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Módulo Generación del Medio Portador
1. Preparación de Medios Portadores Virtuales.
2. Verificación del contenido preliminar del medio
portador definitivo:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Acta de Apertura
Microformas
Software visor de las microformas
Registro de las Tarjetas de Resolución de la Calidad de las Imágenes
Índices de las Microformas
Acta de Cierre
SECRETARÍA GENERAL
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Módulo Generación del Medio Portador
3. Verificación del medio portador definitivo que
permita:
a.
b.
Conservar los archivos electrónicos en un formato no regrabable, ni
borrable.
Verificar la calidad, integridad y exactitud de la grabación de los
documentos electrónicos, a partir del cual se pueden realizar las
reproducciones, como las proyecciones en pantallas o su impresión en
papel como copia fiel, para consultas/ evaluación/ inspección.
4. Rotulado, con identificación del proceso y de los
documentos de archivo original convertidos a
microformas.
SECRETARÍA GENERAL
Oficina de Administración de Archivos & Oficina de Administración Documentaria
Módulo Entrega del Medio Portador al Microarchivo
1. El responsable del proceso de micrograbación realiza la
entrega al Microarchivo.
2. Previamente, el Fedatario Juramentado debe validar el
contenido de los medios portadores definitivos, producto de la
grabación.
3. El almacenamiento y conservación de las microformas se da en
un Microarchivo certificado con idoneidad técnica.
SECRETARÍA GENERAL
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Producción de Microformas
1/2
Micrograbación – Parte 1
Depositario de la
Fe Pública:
Recepción
Preparación
Notario o Fedatario
Juramentado RENIEC
Testimonio:
Acta de Apertura
Acta de Cierre
Acta de Verificación del Medio Portador
Acta de Conformidad
Digitalización
Indización
Documentos de Archivo:
Papel a Digital y
Digital a Digital
Series Documentales
según el Programa de
Control de Documentos
del RENIEC
Trámite Documentario,
Resoluciones Jefaturales y
Resoluciones Secretariales
SECRETARÍA GENERAL
Control de
Calidad de la
Línea
El procedimiento
informático que genere la
Microforma debe asegurar
su inalterabilidad e
integridad.
Control de
Calidad del
Fedatario
Fedatación
Juramentada
Oficina de Administración de Archivos & Oficina de Administración Documentaria
Producción de Microformas
2/2
Micrograbación – Parte 2
La Microforma con
signatura o firma
informática debe ser
inalterable, fija, durable
y comprobable su
autenticidad
indubitablemente.
Control de
Calidad de la
Fedatación
Juramentada Preparación del
Medio Portador
Medio Portador
Idóneo de la
Microforma
Microduplicado (reproducción
exacta contenida en un medio
portador similar) tiene el
mismo efecto legal y valor
probatorio que la
Microforma
La Microforma reproduce el
documento original con absoluta
fidelidad e integridad,
obteniéndose la Copia Fiel (en
medio de soporte papel o
electrónico) para su uso en Juicio
o fuera
de el.
SECRETARÍA
GENERAL
Puede ser utilizado
en Transferencia
Electrónica y otros
Servicios de Valor
Añadido con su
efecto legal y valor
probatorio.
Grabación de las
Microformas
Control de
Calidad del
Medio Portador
Rotulado
Entrega al
Microarchivo
Consultas
Oficina de Administración de Archivos & Oficina de Administración Documentaria
Parte 3:
Proyectos del RENIEC para
el uso de las Microformas
SECRETARÍA GENERAL
Oficina de Administración de Archivos & Oficina de Administración Documentaria
Productos del RENIEC
Consulta
online
Actas
Registrales
BD
Nacidos Vivos
Certificado de
Nacido Vivo
BD
Hechos Vitales
BD
RUIPN
Acta de
Nacimiento
Acta de
Matrimonio
Acta de
Defunción
BD
SITD/BIRC
SECRETARÍA GENERAL
DNI
Ficha
Registral
Consulta ol
Inscripciones
Activas
Consulta ol
Listas de
Adherentes VF
Consulta
ol Padrón
Electoral
BD
Biométricos
Consulta ol
Biométricos
Padrón
Electoral
Documento
Escrito
BD
Certificados
Digitales
Consulta ol
OCSP/CRL
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Proyecto: Gestionando Información con Microformas
Certificado de
Nacido Vivo
Consultas
Consultas
Internas
Consultas
Internas
Consultas
Internas
Consultas
Internas
Internas
Acta de
Nacimiento
Acta de
Matrimonio
BD
Integradas de
Microformas
Acta de
Defunción
Consultas
Consultas
Internas
Consultas
Internas
Consultas
Internas
Consultas
Internas
Externas
Ficha
Registral
Solicitud de
Certificado
Digital
3er Py
Documento
Escrito
SECRETARÍA GENERAL
1er Py
Servicio de
Valor Añadido
4to Py
Integración
Interoperabilidad para
BD
Microformas
el Gobierno
Electrónico
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Documentaria
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