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CIRCULAR DE
OBLIGACIONES SOCIETARIAS Y LABORALES Y CALENDARIO
TRIBUTARIO 2015
DE LA CALLE, LONDOÑO, LÓPEZ & POSADA ABOGADOS se complace en presentar
a sus clientes, a título de guía general, una CIRCULAR DE OBLIGACIONES
SOCIETARIAS Y LABORALES, y un breve CALENDARIO TRIBUTARIO, para el año
2015.
Aprovechamos para reiterarles nuestros deseos de un feliz año nuevo, lleno de paz y
prosperidad.
INDICE
I.
Convocatoria Reunión Ordinaria Máximo Órgano Social........................................ 3
II.
Reunión Ordinaria del Máximo Órgano Social ......................................................... 3
III. Informe de Gestión, Estados Financieros de Propósito General y Proyecto de
Distribución de Utilidades ........................................................................................... 3
IV.
Renovación de la Matrícula Mercantil ....................................................................... 4
V.
Depósito de los Estados Financieros en la Cámara de Comercio ............................. 4
VI.
Renovación del Registro Único de Proponentes ........................................................ 5
VII. Envío de Estados Financieros e Informe de Prácticas Empresariales a la
Superintendencia de Sociedades ................................................................................. 5
VIII. Actualización del Registro de Inversión Extranjera .................................................. 7
IX.
Remisión Estados Financieros a la DIAN.................................................................. 7
X.
Vencimiento para presentación de declaraciones tributarias .................................... 7
XI. Obligaciones del empleador en el inicio de la relación laboral ............................... 12
XI.1
Afiliación al sistema integral de seguridad social y caja de compensación. ......12
XI.2
Contrato de trabajo .............................................................................................12
XII. Obligaciones del empleador cuando ocurran: ......................................................... 13
XII.1 Accidente de trabajo o enfermedad profesional .................................................13
XII.2
Horas extras ........................................................................................................13
XII.3
Dotación..............................................................................................................13
XII.4
Auxilio de transporte ..........................................................................................14
XII.5
Indemnización Por Despido Sin Justa Causa .....................................................14
XII.6
Certificaciones e informes ..................................................................................14
XII.7
Licencias .............................................................................................................14
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1
XII.8
Muerte del trabajador..........................................................................................15
XIII. Obligaciones del empleador mensuales .................................................................... 15
XIII.1 Aportes Parafiscales y el Impuesto para la Equidad CREE ...............................15
XIII.2
Cotizaciones a Pensión, Salud y Riesgos Laborales...........................................15
XIII.3
Retención en la fuente ........................................................................................16
XIV. Obligación semestral del empleador ......................................................................... 16
XIV.1 Prima De Servicios .............................................................................................16
XIV.2
Información al SENA .........................................................................................16
XV. Obligaciones anuales del empleador. : ..................................................................... 16
XV.1 Auxilio de cesantía .............................................................................................16
XV.2
Intereses sobre cesantías .....................................................................................17
XV.3
Vacaciones ..........................................................................................................17
XV.4
Cumplimiento de la cuota de aprendices o monetización ..................................17
XVI. Reglamento Interno De Trabajo y Reglamento De Higiene Y Seguridad Industrial
17
XVII.Salud ocupacional. .................................................................................................... 18
XVII.1
Comité paritario de salud ocupacional- COPASO..........................................18
XVII.2
Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo ........................................18
XVII.3
Comité de convivencia laboral (acoso laboral) ...............................................18
XVIII Trabajadores de regímenes especiales .................................................................... 18
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I.
Convocatoria Reunión Ordinaria Máximo Órgano Social
La convocatoria para la reunión ordinaria de la Junta de Socios o Asamblea General de
Accionistas debe efectuarse conforme lo establecido en los estatutos de la sociedad. En
todo caso, la convocatoria deberá enviarse con una anticipación mínima de quince (15)
días hábiles previos a la fecha de la reunión.
En los estatutos de algunas sociedades se elimina el requisito de la convocatoria cuando se
encuentren presentes el ciento por ciento (100%) de los integrantes del respectivo órgano
societario. De cualquier manera, aún en esos casos, consideramos que constituye una sana
práctica enviar la convocatoria a la reunión ordinaria del máximo órgano societario.
II.
Reunión Ordinaria del Máximo Órgano Social
La reunión Ordinaria de la Junta de Socios o de la Asamblea General de Accionistas, debe
efectuarse conforme lo establecido en los Estatutos. En todo caso, debe realizarse dentro de
los tres (3) primeros meses del año. Para el presente año, la fecha límite para la reunión
ordinaria del máximo órgano societario, es el 31 de Marzo de 2015.
En caso de que la reunión no haya sido convocada o no se haya realizado antes de la fecha
indicada arriba, el órgano respectivo podrá reunirse por derecho propio el primer día hábil
del mes de Abril (para el año 2015, dicho día es el 1 de Abril), a las 10:00 A.M. en el
domicilio principal de la empresa.
*Si la empresa tiene Junta Directiva, ésta debe sesionar con el objeto de elaborar el
informe que presentará a consideración de la Asamblea General de Accionistas.
*Los administradores de la sociedad deben tener buen cuidado en poner a disposición de
los socios/accionistas, de manera oportuna, toda la información y documentación que ellos
razonablemente requieran para asistir a la reunión del Máximo Órgano Social,
permitiéndoles que ejerzan el derecho de inspección sobre dichos documentos.
III.
Informe de Gestión, Estados Financieros de Propósito General y Proyecto de
Distribución de Utilidades
Los administradores de la sociedad deberán preparar y presentar el Informe de Gestión y
deberán presentar para discusión y aprobación, los Estados Financieros de Propósito
General y el Proyecto de Distribución de Utilidades al final de cada ejercicio contable o
cuando se los exija el órgano que sea competente para ello.
El Informe de Gestión debe contener, además de una exposición fiel sobre la evolución de
los negocios y la situación económica, los siguientes:
•
Los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio.
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3
•
•
•
La evolución previsible de la sociedad.
Las operaciones celebradas con los socios y con los administradores
El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de
autor por parte de la sociedad.
*Si los administradores se retiran de su cargo, deberán también presentarlos dentro del
mes siguiente a la fecha de retiro. (Art. 45 Ley 222 de 1995).
IV.
Renovación de la Matrícula Mercantil
Las sociedades deben realizar la renovación de la matrícula mercantil dentro de los tres (3)
primeros meses del año, siendo el 31 de Marzo de 2015 fecha límite para efectuar dicho
trámite ante la Cámara de Comercio y ante las Cámaras de Comercio de las ciudades en las
cuales la sociedad tenga inscritos establecimientos de comercio. (Art. 33 del Código de
Comercio y Art. 1 del Decreto Reglamentario 668 de 1989).
Para estos efectos se deberá diligenciar el formulario de renovación de matrícula mercantil
de la Cámara de Comercio. Su costo dependerá de una liquidación señalada por la esta
entidad, con base en los activos de la sociedad sin ajustes por inflación. La información
financiera a ser incluida en el formulario de renovación de la matrícula mercantil, debe
corresponder a los estados financieros a 31 de diciembre de 2014.
*La renovación en línea de la Matrícula Mercantil lo encuentra en la página de Internet de
la Cámara de Comercio de Bogotá www.ccb.org.co. Luego ingrese al link de
“Inscripciones y renovaciones”. Luego seleccione el link de “Matricula Mercantil” y
luego seleccione el link de “renueve su matrícula mercantil aquí”. Siga las instrucciones
allí previstas y luego imprima el formulario.
*El formulario de renovación de la Matrícula Mercantil lo encuentra en la página de
Internet de la Cámara de Comercio de Bogotá www.linea.ccb.org.co. Luego ingrese al link
de “Ayudas virtuales”. Luego seleccione el link de “Formularios en pdf” y luego
seleccione el link de “”. Siga las instrucciones allí previstas y luego imprima el formulario
V.
Depósito de los Estados Financieros en la Cámara de Comercio
Toda sociedad comercial, sin importar su tamaño o número de activos debe llevar copia a la
Cámara de Comercio de los Estados Financieros de propósito general, junto con sus notas y
el dictamen correspondiente si lo hubiere, ante la Cámara de Comercio de su domicilio
social, de conformidad con los artículos 34, 41 y 42 de la Ley 222 de 1995, dentro del mes
siguiente a la fecha en la cual sean aprobados. Sin embargo, en el caso en que los Estados
Financieros se depositen en la Superintendencia de Sociedades, están exoneradas de dicha
obligación. (Art. 150 Decreto 19 de 2012).
T. +57 (1) 3437455| F. +57 (1) 313 0573 | Calle 67 No 4-21 | Bogotá - Colombia | www.dlplegal.co
4
VI.
Renovación del Registro Único de Proponentes
En el caso en que la sociedad se presente a licitaciones con el Estado y no tenga vigente su
Registro Único de Proponentes (RUP), deberá proceder a la renovación del mismo dentro
de los tres (3) primeros meses del año, siendo el 31 de Marzo de 2015 fecha límite para
efectuar dicho trámite ante la Cámara de Comercio.
*El formulario de la renovación del Registro Único de Proponentes lo encuentra en la
página de Internet de la Cámara de Comercio de Bogotá www.ccb.org.co. Luego ingrese al
link de “servicios en línea CCB”. En Consultas Interactivas seleccione el link de
“Formularios en Línea” y luego seleccione el link de “Registro de proponentes”. Siga las
instrucciones allí previstas y luego imprima el formulario.
*Si desea realizar la renovación del Registro Único de Proponentes por Internet, ingrese a
la página de la Cámara de Comercio de Bogotá www.ccb.org.co y luego ingrese al link de
“servicios en línea CCB”. En Servicios Virtuales seleccione el link de “Renovación registro
de proponentes” y siga las instrucciones allí previstas.
VII.
Envío de Estados Financieros e Informe de Prácticas Empresariales a la
Superintendencia de Sociedades
La Superintendencia de Sociedades solicita los Estados Financieros con corte a 31 de
diciembre de cada año, así como el diligenciamiento del Formulario de Prácticas
Empresariales, a las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y
empresas unipersonales vigiladas, según el Decreto 4350 de 20061 o controladas por ésta,
mediante acto administrativo particular, al igual que a sociedades inspeccionadas que de
manera particular le sean requeridos en ejercicio de la atribución contenida en el artículo 83
de la Ley 222 de 995. (Art. 289 Código de Comercio).
La información debe enviarse en medio magnético conforme a lo establecido en la circular
externa que expide la Superintendencia de Sociedades a principios de cada año. Según lo
establecido en la Ley 603 de 2000, la información financiera debe enviarse junto con los
siguientes documentos:
1. La certificación del representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el
revisor fiscal que los dictamina, si lo hubiere;
2. El dictamen del revisor fiscal;
3. El informe de gestión. Es importante incluir adicionalmente, lo relacionado con "El
estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor
por parte de la sociedad".
4. Las notas a los estados financieros, y
5. El proyecto de distribución de utilidades.
1
Es decir, las sociedades mercantiles y las empresas unipersonales que al cierre de los ejercicios sociales posteriores al 2006 registren un total de activos o ingresos totales (incluidos los ajustes integrales por inflación) superior al equivalente a 30.000 s.m.l.m.v. (COP$17.685.000.000). T. +57 (1) 3437455| F. +57 (1) 313 0573 | Calle 67 No 4-21 | Bogotá - Colombia | www.dlplegal.co
5
De acuerdo con la Circular 201-000011 de 2014, la anterior información debe ser entregada
en las siguientes fechas:
a) Plazos para entregar el reporte de los Estados Financieros a diciembre 31 de 2014:
Últimos dos
dígitos del NIT
01-05
06-10
11-15
16-20
21-25
26-30
31-35
36-40
41-45
46-50
Envío de
información2015
Lunes 6 de abril
Martes 7 de abril
Miércoles 8 de abril
Jueves 9 de abril
Viernes 10 de abril
Lunes 13 de abril
Martes 14 de abril
Miércoles 15 de abril
Jueves 16 de abril
Viernes 17 de abril
Últimos dos
dígitos del NIT
51-55
56-60
61-65
66-70
71-75
76-80
81-85
86-90
91-95
96-00
Envío de información
Lunes 20 de abril
Martes 21 de abril
Miércoles 22 de abril
Jueves 23 de abril
Viernes 24 de abril
Lunes 27 de abril
Martes 28 de abril
Miércoles 29 de abril
Jueves 30 de abril
Lunes 4 de mayo
*Si se trata de una sociedad sujeta a vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, ésta
deberá cancelar la tarifa de contribución en el plazo que fije la misma entidad una vez
emita la Resolución por la cual establece la tarifa de la contribución correspondiente al
año 2014.
b) Los plazos para entregar el informe de Prácticas Empresariales:
Las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras, y empresas unipersonales
que a la fecha de la expedición de la Circular 201-000011 de 2014 tengan las condiciones
de vigiladas y/o controladas, y las sociedades que actualmente están en la condición de
simples inspeccionadas en el caso en que les sea enviada una copia de la Circular arriba
mencionada diciéndoles que quedan obligadas2, deben enviar a la Superintendencia de
Sociedades un informe en que mediante la resolución de varias preguntas resuman muy
sucintamente la estructura societaria y corporativa de la sociedad, este informe es el
Informe de Prácticas Empresariales y es obligació. enviarlo a más tardar en las siguientes
fechas:
2
Siempre y cuando, hasta antes de las fechas para entregar los reportes, no hayan entrado en estado de liquidación voluntaria. T. +57 (1) 3437455| F. +57 (1) 313 0573 | Calle 67 No 4-21 | Bogotá - Colombia | www.dlplegal.co
6
* Las sociedades simplemente inspeccionadas que nunca antes hayan hecho reportes, deben
inscribirse primero en la zona respectiva del portal de la Superintendencia de Sociedades
para que se le asignen las contraseñas respectivas ya que el reporte con las cifras
financieras, lo tienen que entregar al igual que todas las sociedades en forma virtual
visitando la zona de “Informes Electrónicos” (ver el numeral 9 de la Circular).
VIII.
Actualización del Registro de Inversión Extranjera
Si la sociedad tiene inversión de capital externo, será indispensable diligenciar el
Formulario No. 15 “Conciliación Patrimonial – empresas y sucursales del régimen
general” de la Circular Reglamentaria Externa DCIN – 83. En caso de presentarse el
documento en físico, éste deberá ser entregado a más tardar el 30 de Junio del año
siguiente al ejercicio social.
*El formulario No. 15 lo encuentra en la página de Internet del Banco de la República
www.banrep.gov.co. Luego ingrese al link de “Operaciones Cambiarias”.
Posteriormente seleccione el link de “Consultar e Imprimir Formularios” y luego
seleccione el link de “Formulario No. 15”. Siga las instrucciones allí previstas y luego
imprima el formulario.
IX.
Remisión Estados Financieros a la DIAN
Si se trata de Grupos Empresariales, éstos deberán remitir a la DIAN los Estados
Financieros consolidados a más tardar el 30 de junio de 2015. (Art. 631-1 Estatuto
Tributario).
X.
Vencimiento para presentación de declaraciones tributarias
A continuación presentamos los vencimientos de los principales impuestos de orden
nacional y distrital, así:
Últimos dos
Últimos dos dígitos
dígitos del
Envío de información
Envío de información
del NIT
NIT
01-10
Lunes 11 de mayo
51-60
Martes 19 de mayo
11-20
Martes 12 de mayo
61-70
Miércoles 20 de mayo
21-30
Miércoles 13 de mayo
71-80
Jueves 21 de mayo
31-40
Jueves 14 de mayo
81-90
Viernes 22 de mayo
41-50
Viernes 15 de mayo
91-00
Lunes 25 de mayo
a) Plazos para declarar y pagar el Impuesto sobre la Renta y Anticipo
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7
Grandes Contribuyentes
Cuota
Pago primera cuota
Declaración y pago de segunda
cuota
Pago tercera cuota
Si el último digito es
1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
Hasta el día
10 de febrero de 2015
11 de febrero de 2015
12 de febrero de 2015
13 de febrero de 2015
16 de febrero de 2015
17 de febrero de 2015
18 de febrero de 2015
19 de febrero de 2015
20 de febrero de 2015
23 de febrero de 2015
14 de abril de 2015
15 de abril de 2015
16 de abril de 2015
17 de abril de 2015
20 de abril de 2015
21 de abril de 2015
22 de abril de 2015
23 de abril de 2015
24 de abril de 2015
27 de abril de 2015
10 de junio de 2015
11 de junio de 2015
12 de junio de 2015
16 de junio de 2015
17 de junio de 2015
18 de junio de 2015
19 de junio de 2015
22 de junio de 2015
23 de junio de 2015
24 de junio de 2015
*El valor de la primera cuota no puede ser en ningún caso inferior al veinte por ciento
(20%) del saldo a pagar del año gravable anterior al que se declara.
*Una vez liquidado el impuesto y el anticipo definitivo en la respectiva declaración, del
valor a pagar, se restará lo pagado en la primera cuota y el saldo se cancelará en la
segunda cuota el 50% y en la tercera cuota el 50% restante.
T. +57 (1) 3437455| F. +57 (1) 313 0573 | Calle 67 No 4-21 | Bogotá - Colombia | www.dlplegal.co
8
Personas Jurídicas
Cuota
Declaración y pago primera
cuota
Pago segunda cuota
Si el último digito es
1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
Hasta el día
14 de abril de 2015
15 de abril de 2015
16 de abril de 2015
17 de abril de 2015
20 de abril de 2015
21 de abril de 2015
22 de abril de 2015
23 de abril de 2015
24 de abril de 2015
27 de abril de 2015
10 de junio de 2015
11 de junio de 2015
12 de junio de 2015
16 de junio de 2015
17 de junio de 2015
18 de junio de 2015
19 de junio de 2015
22 de junio de 2015
23 de junio de 2015
24 de junio de 2015
*Las sucursales y demás establecimientos permanentes de sociedades y entidades
extranjeras y de personas naturales no residentes en el país, que presten.
Personas naturales
Dos últimos
dígitos
01 y 02
03 y 04
05 y 06
07 y 08
09 y 10
11 y 12
13 y 14
15 y 16
17 y 18
19 y 20
21 y 22
23 y 24
Hasta el día
11 de agosto de 2015
12 de agosto de 2015
13 de agosto de 2015
14 de agosto de 2015
18 de agosto de 2015
19 de agosto de 2015
20 de agosto de 2015
21 de agosto de 2015
24 de agosto de 2015
25 de agosto de 2015
26 de agosto de 2015
27 de agosto de 2015
Dos últimos
dígitos
51 y 52
53 y 54
55 y 56
57 y 58
59 y 60
61 y 62
63 y 64
65 y 66
67 y 68
69 y 70
71 y 72
73 y 74
Hasta el día
16 de septiembre de 2015
17 de septiembre de 2015
18 de septiembre de 2015
21 de septiembre de 2015
22 de septiembre de 2015
23 de septiembre de 2015
24 de septiembre de 2015
25 de septiembre de 2015
28 de septiembre de 2015
29 de septiembre de 2015
30 de septiembre de 2015
1 de octubre de 2015
T. +57 (1) 3437455| F. +57 (1) 313 0573 | Calle 67 No 4-21 | Bogotá - Colombia | www.dlplegal.co
9
Dos últimos
dígitos
25 y 26
27 y 28
29 y 30
31 y 32
33 y 34
35 y 36
37 y 38
39 y 40
41 y 42
43 y 44
45 y 46
47 y 48
49 y 50
Hasta el día
28 de agosto de 2015
31 de agosto de 2015
01 de septiembre de
2015
02 de septiembre de
2015
03 de septiembre de
2015
04 de septiembre de
2015
07 de septiembre de
2015
08 de septiembre de
2015
09 de septiembre de
2015
10 de septiembre de
2015
11 de septiembre de
2015
14 de septiembre de
2015
15 de septiembre de
2015
Dos últimos
dígitos
75 y 76
77 y 78
79 y 80
Hasta el día
2 de octubre de 2015
5 de octubre de 2015
6 de octubre de 2015
81 y 82
7 de octubre de 2015
83 y 84
8 de octubre de 2015
85 y 86
9 de octubre de 2015
87 y 88
13 de octubre de 2015
89 y 90
14 de octubre de 2015
91 y 92
15 de octubre de 2015
93 y 94
16 de octubre de 2015
95 y 96
19 de octubre de 2015
97 y 98
20 de octubre de 2015
99 y 00
21 de octubre de 2015
* Los plazos anteriormente señalados, aplican con independencia del sistema de
determinación del impuesto aplicable para las distintas categorías de contribuyentes
personas naturales.
* Los dígitos arriba mencionados corresponden a los dos últimos dígitos del NIT del
declarante que conste en el certificado del Registro Único Tributario.
* Los contribuyentes que opten por aplicar voluntariamente el IMAS, no estarán obligados
a presentar la declaración del Impuesto sobre la Renta establecida en el régimen
ordinario.
b) Impuesto Sobre la renta para la equidad CREE
Cuota
Declaración y pago primera
cuota
Si el último digito es
1
2
3
4
Hasta el día
14 de abril de 2015
15 de abril de 2015
16 de abril de 2015
17 de abril de 2015
T. +57 (1) 3437455| F. +57 (1) 313 0573 | Calle 67 No 4-21 | Bogotá - Colombia | www.dlplegal.co
10
Cuota
Pago segunda cuota
Si el último digito es
5
6
7
8
9
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
Hasta el día
20 de abril de 2015
21 de abril de 2015
22 de abril de 2015
23 de abril de 2015
24 de abril de 2015
27 de abril de 2015
10 de junio de 2015
11 de junio de 2015
12 de junio de 2015
16 de junio de 2015
17 de junio de 2015
18 de junio de 2015
19 de junio de 2015
22 de junio de 2015
23 de junio de 2015
24 de junio de 2015
c) Impuesto sobre las Ventas:
Ultimo
dígito
1
2
3
4
5
6
7
8
Ene-Feb
Mar-Abr
May-Jun
10 de
marzo de
2015
11 de
marzo de
2015
12 de
marzo de
2015
13 de
marzo de
2015
16 de
marzo de
2015
17 de
marzo de
2015
18 de
marzo de
2015
19 de
12 de
mayo de
2015
13 de
mayo de
2015
14 de
mayo de
2015
15 de
mayo de
2015
19 de
mayo de
2015
20 de
mayo de
2015
21 de
mayo de
2015
22 de
08 de
julio de
2015
09 de
julio de
2015
10 de
julio de
2015
10 de
julio de
2015
14 de
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25 de enero de
2016
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d) Impuesto de Industria y Comercio:
ICA Régimen Común
Enero-febrero
Marzo-abril
Mayo-junio
Julio-agosto
Septiembre-octubre
Noviembre-diciembre
Año gravable 2014
Año gravable 2015
19 de marzo de 2015
19 de mayo de 2015
17 de julio de 2015
18 de septiembre de 2015
19 de noviembre de 2015
19 de enero de 2016
ICA Régimen Simplificado
19 de febrero de 2015
19 de febrero de 2016
*Las fechas arriba mencionadas aplican sólo para la ciudad de Bogotá.
XI.
Obligaciones del empleador en el inicio de la relación laboral
En el momento en que se inicia la relación laboral, y sólo para el comienzo de esta, surgen
para el empleador unas obligaciones que están comprendidas en la Ley y que son
imperantes pese a no requerir que se pacten en el contrato. Estas son las siguientes:
XI.1 Afiliación al sistema integral de seguridad social y caja de compensación.
Cuando se da inicio de la relación laboral, todo empleador se encuentra obligado a afiliar a
sus trabajadores al Sistema Integral de Seguridad Social en Salud, Pensión y Riesgos
Laborales, así como a la caja de compensación familiar.
XI.2 Contrato de trabajo
Por tratarse de un contrato consensual y bilateral, a través del cual el trabajador se obliga a
prestar sus servicios de forma personal al empleador, bajo continua subordinación y
recibiendo por su labor una remuneración, en los casos de contrato escrito, el empleador
tiene la obligación de expedir tantas copias del contrato como intervinientes haya en el
acuerdo de voluntades.
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De tratarse de un contrato verbal, el empleador tiene la obligación de expedir, a petición del
trabajador, las certificaciones que le sean solicitadas en relación al salario, el vínculo
contractual, entre otras. Los empleadores que contraten cinco (5) o más trabajadores
mediante contrato verbal, deben llevar un registro de ingreso de los trabajadores indicando
el lugar de trabajo, la naturaleza del contrato, la cuantía y forma de remuneración el cual
será firmado por las partes.
Para efectos del registro en la empresa, el empleador abrirá un carpeta con la hoja de vida
del trabajador en el momento de iniciar la relación laboral.
XII.
Obligaciones del empleador cuando ocurran:
XII.1 Accidente de trabajo o enfermedad profesional
En el evento de un accidente de trabajo o enfermedad profesional que ocurra en la empresa
o en diferente sede pero en ejercicio de la labor contratada, el empleador debe reportar la
información a la administradora de Riesgos Laborales -ARL dentro de los dos(2) días
siguientes al suceso, así mismo, deberá informar a la Entidad promotora de Salud, y al
Ministerio del Trabajo.
De no presentarse el informe del accidente, o el mismo ser extemporáneo, el Ministerio del
trabajo podrá imponer multas.
El empleador que no cumpla con la afiliación del trabajador a la Administradora de Riesgos
Laborales, acarreará sanciones administrativas y la responsabilidad de asumir totalmente el
pago de las prestaciones a las que haya lugar.
XII.2 Horas extras
De requerir horas extras de trabajo, el empleador debe contar con la autorización previa del
Ministerio de Trabajo y retribuir el tiempo suplementario con el recargo que establece la
Ley. Tales horas extras no deben exceder de dos (2) horas diarias y/o doce (12) semanales,
(es decir una jornada de diez (10) horas diarias y sesenta (60) semanales). El empleador
debe llevar un registro de las horas laboradas por el Trabajador.
El empleador que no cuente con la autorización del inspector de trabajo, puede ser
sancionado por el Ministerio del trabajo dependiendo de las circunstancias específicas del
caso.
XII.3 Dotación
Si el salario del trabajador es igual o inferior a dos (2) salarios mínimos mensuales
vigentes, el empleador está obligado a suministrarle tres veces por año un par de zapatos y
un vestido de trabajo adecuados a la labor que realiza el trabajador. Ésta obligación se hace
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exigible siempre que el empleado cuente con tres meses continuos de trabajo. Las fechas de
entrega son: treinta(30) de abril, treinta y uno (31) de agosto, y veinte (20) de diciembre.
XII.4 Auxilio de transporte
Si el salario del trabajador es igual o inferior a dos (2) salarios mínimos mensuales
vigentes, el empleador está obligado a reconocer al trabajador el auxilio de transporte. El
auxilio no se paga durante las incapacidades ni el disfrute de las vacaciones, así tampoco
cuando el desplazamiento al sitio de trabajo no representan mayor esfuerzo o cuando la
prestación del servicio no demanda gastos de movilización. El valor del auxilio se fija
anualmente mediante decreto expedido por el Gobierno.
XII.5 Indemnización Por Despido Sin Justa Causa
Cuando la terminación del contrato se de por despido sin justa causa, el empleador está
obligado a indemnizar al trabajador. Tal indemnización la establece la Ley según el salario
del empleado, siendo treinta (30) días de salario por el primer año y veinte (20) días por los
años siguientes cuando devengue menos de diez (10) salarios mínimos y veinte (20) días
por el primer año y quince (15) por los siguientes cuando su asignación mensual supere el
monto referido.
El empleador que no cumpla con la obligación de pagar dicha indemnización, podrá ser
objeto de reclamaciones.
Es una obligación del empleador, informar por escrito, dentro de los sesenta(60) días
siguientes a la terminación del contrato, el estado de pago de las cotizaciones de seguridad
social y parafiscalidad sobre los salarios de los tres meses anteriores al fenecimiento de la
relación laboral, acompañando con las constancias de pago de dichas cotizaciones.
XII.6 Certificaciones e informes
Es obligación del empleador expedir las certificaciones que en virtud de la relación laboral
soliciten sus trabajadores. Así mismo, es deber del empleador informar a sus trabajadores
los aportes pagados al sistema de seguridad social o garantizar que puedan consultarlos
efectivamente.
El empleador debe expedir un certificado de iniciación y terminación de cada una de las
relaciones laborales y reglamentarias que se inicien o terminen en el respectivo periodo
gravable, tal certificado deberá entregarse al empleado con copia a la DIAN.
XII.7 Licencias
Es obligación del empleador conceder las licencias necesarias en los casos de grave
calamidad doméstica comprobada, maternidad, fallecimiento de su cónyuge, compañera o
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compañero permanente o familiar hasta el segundo grado de consanguinidad, ejercicio del
sufragio, desempeño de cargos oficiales forzosos, entierro de sus compañeros o comisiones
sindicales, en los últimos dos casos, siempre y cuando el número de los trabajadores no
afecte el funcionamiento de la empresa. Las condiciones para otorgar las licencias deben
establecerse en el reglamento del trabajo con observancia de lo dispuesto en la Ley.
XII.8 Muerte del trabajador
En caso de fallecimiento del trabajador, el empleador está obligado a pagar a sus
beneficiarios o familiares o los salarios y prestaciones que se hayan causado.
XIII.
Obligaciones del empleador mensuales
XIII.1 Aportes Parafiscales y el Impuesto para la Equidad CREE
La creación del Impuesto para la Equidad CREE representó un desmonte parcial de los
aportes parafiscales, en la medida en que a partir de agosto del año pasado las empresas no
tienen el deber de pagar aquellos dirigidos al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
(ICBF) y al Servicio Nacional del Aprendizaje (SENA) para el caso especifico de los
trabajadores vinculados que devenguen menos de diez (10) Salarios Mínimos Legales
Vigentes (SMMLV), es decir, seis millones ciento sesenta mil pesos ($6.160.000) para el
año 2014. En cuanto al pago relativo a la Caja de Compensación Familiar, es el único
aporte parafiscal que se mantiene sin importar los ingresos de los trabajadores, con un
aporte correspondiente al 4% de la nómina.
Ahora tratándose del CREE, es un impuesto que grava la renta y el cual tiene como medio
de recaudo la retención en la fuente que debe calcularse según las tarifas regladas en el
Decreto 014 de 2014 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
XIII.2 Cotizaciones a Pensión, Salud y Riesgos Laborales
Todo empleador se encuentra obligado a pagar las cotizaciones de sus trabajadores al
Sistema Integral de Seguridad Social en Salud, Pensión y Riesgos Laborales, para así cubrir
los riesgos que puedan afectar la salud, la subsistencia o los ingresos. Debe recordarse que
el ingreso base de cotización para estos conceptos es el ingreso salarial ordinario,
adicionando, para los aportes de salud y pensión, aquellos pagos no constitutivos de
salarios (artículo 128 del CST) y otros beneficios que sumando su valoración económica
excedan del 40% del total de la remuneración, de conformidad con el artículo 30 de la Ley
1393 de 2010.
La mora o ausencia en el pago de las cotizaciones da lugar a sanciones económicas y a la
responsabilidad en la cobertura de los riesgos.
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XIII.3 Retención en la fuente
El empleador está obligado a efectuar, declarar y pagar la retención en la fuente de los
trabajadores que la Ley establezca, so pena de ser responsable solidariamente por las sumas
que ha debido retener.
XIV.
Obligación semestral del empleador
XIV.1 Prima De Servicios
Todos los empleadores que sean empresa o desarrollen un objeto social con ánimo de lucro
están obligados a pagar prima de servicios. La prima de servicios se paga cada semestre, la
del primero, debe pagarse antes del 30 de junio y la segunda, antes del 20 de diciembre.
XIV.2 Información al SENA
El empleador está obligado a informar al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, las
variaciones en la nómina para efectos de determinar la cuota de aprendices.
XV.
Obligaciones anuales del empleador:
XV.1 Auxilio de cesantía
Existen 3 sistemas de liquidación de cesantías para los trabajadores del sector privado, el
sistema tradicional, el sistema de liquidación anual y definitiva con destino a los fondos de
cesantías y el sistema de salario integral, según el cual, mensualmente se pagan todas las
prestaciones.
El sistema antiguo, es aplicable a los trabajadores vinculados por contrato de trabajo antes
del 01 de enero de 1991 que no se hayan acogido al sistema anual, y establece un salario
mensual por año de trabajo y proporcionalmente, y se liquida con carácter definido a la
terminación del contrato o cuando el trabajador opta por salario integral; con carácter
parcial por prestación del servicio militar o la sustitución patronal y con carácter parcial
como anticipo para adquirir, mejorar, construir la vivienda del trabajador.
El sistema tradicional, es aplicable a los trabajadores con contrato de trabajo a partir del 01
de enero de 1991 y a aquellos del sistema antiguo que se acojan al mismo. Se liquida,
anualmente antes del 31 de diciembre de cada año por la anualidad o fracción laborada y
debe ser consignado antes del 15 de febrero del siguiente año, en la cuenta individual que el
trabajador elija. El empleador que incumpla la obligación en los términos pactados será
sancionado con un(1) día de salario por cada día de retardo.
Si la relación laboral termina antes de la fecha de pago del auxilio, el empleador se lo
pagará directamente al trabajador.
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XV.2 Intereses sobre cesantías
Todo empleador que esté obligado al pago del auxilio de cesantía debe pagar intereses
sobre las cesantías al 12% anual, sin diferenciar el sistema para liquidarlas. Se liquida
tomando como base el último salario del año si no hay variaciones, o el promedio de los
tres últimos meses si se tratare de salario variable. Los intereses de cesantías deben ser
pagados a más tardar el 31 de enero del siguiente año.
XV.3 Vacaciones
El empleador está obligado a reconocer 15 días hábiles consecutivos de vacaciones por
cada año de servicio. El empleador debe dar a conocer al trabajador la fecha en que se le
concederán las vacaciones 15 días antes del disfrute. Pueden pagarse en dinero hasta el
50% de las vacaciones, mediando solicitud del trabajador por escrito. Si el trabajador no
pide las vacaciones, el derecho prescribe pasados 3 años de sus causación.
Las vacaciones deben disfrutarse a más tardar dentro del año siguiente al que se causaron.
El empleador debe dar a conocer el reconocimiento de las vacaciones 15 días antes de la
fecha en que se concederán.
XV.4 Cumplimiento de la cuota de aprendices o monetización
Están obligadas a cumplir con la cuota de aprendices las empresas privadas que realicen
cualquier actividad diferente a la construcción que cuenten con un número de trabajadores
mayor a quince (15). También están obligados las empresas industriales y comerciales del
estado, las empresas de economía mixta del orden nacional, departamental, distrital y
municipal, y las personas jurídicas sin ánimo de lucro.
El número mínimo de aprendices será determinado en razón de un (1) aprendiz por cada
veinte trabajadores, existiendo la posibilidad de aumentar el número.
Los empleadores obligados a cumplir la cuota de aprendices cuentan con la posibilidad de
monetizarla.
El empleador que incumpla con la cuota de aprendices o en su defecto, con el pago de la
monetización, acarreará sanciones por parte del SENA, sin que esto exima a la empresa de
cumplir con la obligación principal.
XVI.
Reglamento Interno De Trabajo y Reglamento De Higiene Y Seguridad Industrial
El empleador que ocupe más de 5 trabajadores de carácter permanente en empresas
comerciales, más de 10 en empresas industriales o empresas mixtas y/o más de 20 en
empresas agrícolas, ganaderas o forestales, está obligado a tener reglamento interno de
trabajo.
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Todo empleador que cuente con diez o más trabajadores permanentes está obligado a
elaborar un reglamento especial de higiene y seguridad dentro de los 3 meses siguientes al
inicio de sus labores.
XVII.
Salud ocupacional.
Los empleadores deben prever la ocurrencia de accidentes y enfermedades laborales,
teniendo en cuenta las condiciones de trabajo propias de su labor. Por esto, tienen la
obligación de adoptar medidas que contrarresten los agente nocivos, conservando y
mejorando la salud de sus trabajadores.
El empleador cumple su obligación cuando instaura un programa permanente de salud,
facilita el funcionamiento del comité de higiene y seguridad, controla las causas de los
accidentes y enfermedades, entre otras.
El incumplimiento de esta obligación genera sanciones económicas.
XVII.1
Comité paritario de salud ocupacional- COPASO
Los empleadores que tengan más de diez (10) trabajadores vinculados, están obligados a
crear y conformar el comité paritario de Salud Ocupacional.
XVII.2
Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo
Los empleadores que tengan más de diez (10) trabajadores vinculados están obligados a
crear y conformar el Comité Paritario De Seguridad Y Salud En El Trabajo, y otorgar, 4
horas semanales a los integrantes del comité para el desarrollo de sus actividades.
XVII.3
Comité de convivencia laboral (acoso laboral)
Los empleadores están obligados a crear y conformar el comité de convivencia laboral so
pena de ser sancionado por el Ministerio del Trabajo.
XVIII.
Trabajadores de regímenes especiales
Hay que tener en cuenta que existen trabajadores con regímenes especiales, estos son:
servicio doméstico, choferes de servicio familiar, trabajadores de construcción, aprendices,
vigilantes, dirección confianza y manejo, los trabajadores del campo y a domicilio, entre
otros. En relación a estos empleados, la Legislación Colombiana ha establecido
tratamientos diferentes en cuanto a jornada, prestaciones sociales, etc. Que se deben
examinar al momento de la vinculación y la durante la relación laboral.
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