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REPÚBLICA DE PANAMÁ
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad
MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA SOLICITUD,
APROBACIÓN Y PAGO DE VIÁTICOS DENTRO DEL PAÍS
01.017.001.2013
Abril de 2013
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Despacho Superior
GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI
Contralora General
LUIS FELIPE ICAZA
Sub Contralor General
EDWIN RAÚL HERRERA
Secretario General
DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
HARMODIO MADRID G.
Director
CÉSAR G. CASTRO T.
Subdirector
DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS
PRÓSPERO ROSAS C.
Jefe
LEON WONG
Supervisor
DAMARIS MENDOZA
ROMELIO A. NÚÑEZ S.
Analistas Administrativos
BENEMÉRITO CUERPO DE BOMBEROS DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ
Dirección General
Coronel
Pablo E. Tuñón Vejas
Director General
Coronel
Rodrigo L. Baruco
Sub Director General
Teniente Coronel
Gilberto Guerra
Secretario General
EQUIPO TÉCNICO
DIRECCIÓN NACIONAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
Teniente Coronel
Jorge E. Reynolds
Director
Marisol Villarreal
Maruquel Henríquez
Analista
Daphne González
Secretaria
Colaboradores
Licda. Jennifer Vargas - Jefa
Licda. Gladys Rojas - Subjefe
Área de Tesorería
Licda. Janina de Camargo - Jefa
Área de Contabilidad
Licda. Ruth González
Área de Presupuesto
Licda. Zuleyka Mosquera de Bolaños - Subdirectora
Dirección Nacional de Finanzas
Sra. Fany Zegarro - Secretaria
Dirección Nacional de Administración
__________________ CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DE PANAMA__________________
PROCEDMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA SOLICITUD. APROBACIÓN Y PAGO DE
VIÁTICOS DENTRO DEL PAÍS
ÍNDICE
I.
INTRODUCCIÓN
Pagina
ii
GENERALIDADES
1
A. Objetivo del Documento
B. Base Legal
1
1
C. Ámbito de Aplicación
2
D.Definición para el pago de Viáticosa través de Caja Menuda
2
E. Gastos Aplicables
3
II. CONTROLES INTERNOS APLICABLES
4
A. Controles Genéricos
4
B. Controles Específicos
4
C. Controles Internos del Área de Tesorería
1. Medidas de Seguridad paraCheques
5
6
D. Controles Internos del Área de Contabilidad
6
E. Controles Internos del Área de Presupuesto
7
F. Controles Internos para los Documentos Sustentadores y de Archivos
7
G. Controles para Misiones a Nivel Nacional
8
III. PROCEDIMIENTOS
A. Procedimiento Administrativo para la Solicitud, Aprobación y Pago de Viáticos
dentro del País.
B. Procedimiento Administrativo para el Pago de Viáticos
a través de Caja Menuda
10 - 14
17 - 18
IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS
21
V. RÉGIMEN DE FORMULARIO
22
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMA
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA SOLICITUD, APROBACIÓN Y PAGO DE
VIÁTICOS DENTRO DEL PAÍS
INTRODUCCIÓN
La Dirección Nacional de Desarrollo Institucional del Benemérito Cuerpo de Bomberos de la
República de Panamá, en uso de las atribuciones conferidas en su normativa de creación, ha
desarrollado la herramienta de instrucción denominada, “Manual de Procedimiento
Administrativo para la Solicitud, Aprobación y Pago de Viáticos dentro del país.”.
Este documento presenta debidamente delimitado el proceso y claramente definidos los reportes,
formularios y las decisiones que lo sustentan, con la finalidad de propiciar un nivel de
comprensión expedito, sobre las responsabilidades ejecutivas y las acciones operativas que
deberán cumplirse para lograr el producto requerido.
El apropiado y oportuno cumplimiento de las pautas presentadas, permitirá garantizar resultados
óptimos a nuestros clientes, así como un adecuado uso de recursos humanos y tecnológicos
institucionales.
Cabe resaltar, que los cambios en el devenir gubernamental, obligan a que los diferentes entes se
mantengan en constantes ajustes, a los que no escapan las normas, procedimientos y controles
contenidos en este producto. Por consiguiente, valoramos el interés de los usuarios, en presentar
a la Dirección Nacional de Desarrollo Institucional del Benemérito Cuerpo de Bomberos de la
República de Panamá, recomendaciones, que luego de ser debidamente analizadas y aprobadas,
conlleven a modificaciones que lo fortalezcan.
La aplicación de este manual administrativo no exime del cumplimiento de cualquiera otra
reglamentación vigente no presentada en el texto, pero relacionada con la materia tratada.
Este manual establece disposiciones de estricto cumplimiento por cada una de las oficinas
partícipes del proceso; no obstante, de ser necesario actualizarlo por cambios en las leyes,
normas, organización u otras condiciones, estamos anuentes a considerarlos para mantener la
vigencia reguladora y de control del documento. Para esos efectos, las sugerencias o
solicitudes de actualización deben ser dirigidas a la Dirección de Métodos y Sistemas de
Contabilidad de la Contraloría General de la República, la cual efectuará los análisis
correspondientes para su adecuación.
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Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad
GENERALIDADES
A. Objetivo del documento
Documentar el Manual de Procedimiento Administrativo para la Solicitud, Aprobación y
Pago de Viáticos dentro del País, para lograr la eficiencia a través del cumplimiento de la
normativa vigente en cada una de las etapas del proceso.
B. Base Legal
•
Constitución Política de la República de Panamá.
•
Ley 10 de 16 de marzo de 2010, Gaceta Oficial N0.26490 - A del 16 de marzo de 2010
por la cual se crea el Benemérito Cuerpo de Bomberos de la República de Panamá.
•
Ley 38 de 11 de junio de 2013, que modifica la Ley 12 de 2012y la Ley 10 de 2010, del
Benemérito Cuerpo de Bomberos de la República de Panamá y dicta otras disposiciones.
•
Decreto Ejecutivo N0.113 de 23 de febrero de 2011, que aprueba el Reglamento General
del Benemérito Cuerpo de Bomberos de la República de Panamá.
•
Ley Núm. 32 de 8 de Noviembre de 1984, “Por el cual se adopta la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República”.
•
Ley de las Normas Generales de Administración Presupuestaria, vigente.
•
Decreto Num.214-DGA (De 8 de Octubre de 1999) “Por el cual se emiten las Normas de
Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”.
•
Decreto Núm.211-2007-DMySC de 26 de Junio de 2007, “Por el cual se crea el
Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos
y Sistemas de Contabilidad”.
•
Decreto Núm.444-DFG de 7 de Diciembre de 2010. “Por el cual se asignan las funciones
de Coordinación y Fortalecimiento de las Oficinas de Auditoría Interna del Sector Público
a la Dirección de Fiscalización General”.
•
Manual del Sistema de Tesorería de la Dirección Nacional de Sistema Integrado de
Administración Financiera de Panamá del Ministerio de Económica y Finanzas.
•
DIPRENA/ CIRCULAR 17 /de 28 de diciembre de 2010, del Ministerio de Economía y
Finanzas donde se da la modificación de la tabla General de Viáticos al Interior.
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•
Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de los Fondos de las Cajas Menudas en
las Entidades Públicas, Quinta Edición. Enero de 2010.
C. Ámbito de aplicación
El contenido de este documento es aplicable a todos los funcionarios del Benemérito Cuerpo
de Bomberos de la República de Panamá a nivel nacional que le prestan un servicio y
requieran el pago de viático de alimentación, hospedaje y transporte por misiones asignadas.
D. Definición para el pago de Viáticos a través de Caja Menuda
1. Alimentación:
El pago de este concepto estará limitado aquellos funcionarios que se encuentran cumpliendo
una misión oficial anterior o posterior a las horas laborables; o no laborables, ya sean en su
lugar habitual de trabajo o fuera de él. Esta alimentación se pagará de acuerdo a lo siguiente:
• Desayuno: Cuando se inicie labores antes de las 6:30 a.m.
• Almuerzo: Durante los días laborables, cuando el empleado prolongue su labor
después de las 12:00 m.d. y este lo realiza fuera de su área habitual de trabajo.
Durante días no laborables, cuando el empleado prolongue su labor de las 12:00
m.d. y haya laborado cuatro (4:00) horas consecutivas mínimas.
• Cena: Durante los días laborables, el funcionario deberá trabajar hasta después de
las 7:00 p.m. Durante los días no laborables, el funcionario debe prolongar la labor
después de las 6:00 p.m. y haber laborado 4 (4:00) horas consecutivas mínimas.
2. Transporte:
Es el pago por el traslado de un funcionario de un lugar a otro, para realizar una misión de
trabajo en la cual no se disponga con transporte oficial.
El pago en concepto de transporte se hará por un monto de hasta B/.3.50 para el área local.
Este transporte se pagará de acuerdo a lo siguiente:
a. Días Laborables:
• Cuando la misión se inicie antes de las 6:30 a.m.
• Cuando el funcionario durante el horario regular,requiera trasladarse a cualquier
punto, por motivos de trabajo.
• Cuando se requiera un trabajo especial, autorizado por el Director y se prolongue
después de las 7:00 p.m.
• Cuando el funcionario tenga que realizar una misión al interior, se le reconocerá el
costo del transporte correspondiente al desplazamiento de su vivienda al punto de
reunión o viceversa.
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b. Días no Laborables:
Cuando la misión oficial se inicie antes de las 6:30 a.m. y tenga una duración
mayor de cuatro (4) horas continuas, se le reconocerá automáticamente el transporte
de su vivienda al lugar donde requiera prestar sus servicios.
Cuando se requiera un trabajo especial, que esté autorizado por el Director, se
reconocerá el transporte de la vivienda al lugar de trabajo y viceversa.
Nota: Los pagos de alimentación y transporte se cancelarán una vez el funcionario presente el
formulario “Relación de Viático” (Pago de Alimentación y Transporte), debidamente autorizado.
Posteriormente deberán suministrar fotocopia de la tarjeta de registro de asistencia, si el
funcionario labora en la sede principal, si lo hace fuera del área normal de trabajo, debe presentar
fotocopia de la lista de asistencia firmada por el funcionario encargado de supervisar la Misión o
nota de certificación de que efectuó la misión, firmada por el jefe inmediato.
Igualmente se cubrirá el pago de alimentación y transporte para otras personas que no son
funcionarios públicos, de acuerdo a disposiciones legales vigentes (de acuerdo a lo establecido en
el Manual de Objeto de Gasto).
E. Gastos Aplicables:
•
Servicios no Personales
151 Transporte de Personas y Bienes dentro del País
153 Transporte de otras Personas y Bienes dentro del País
•
Materiales y Suministros
141 Alimentos para consumo humano.
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II.
CONTROLES INTERNOS APLICABLES
Responsabilidad por el diseño, funcionamiento y evaluación de la estructura de
control interno.”
A.
Controles Genéricos
El Director General del Benemérito Cuerpo de Bomberos de la República de
Panamá, es responsable del establecimiento, desarrollo, revisión y actualización de una
adecuada estructura de control interno. La aplicación de los métodos y procedimientos,
al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también serán
responsabilidad de cada uno de los servidores públicos según sus funciones.
La Dirección Nacional de Auditoría Interna del Benemérito Cuerpo de Bomberos
de la República de Panamá, es la responsable de la revisión y evaluación de la
estructura de control interno relacionada con el manejo y control de fondos y bienes en
el Benemérito Cuerpo de Bomberos de la República de Panamá, sin perjuicio de las
atribuciones que la Constitución y la Ley le confieren a la Contraloría General de la
República de Panamá en esta materia.
La Contraloría General de la República de Panamá, es responsable de asesorar a las
unidades administrativas vinculadas a los procedimiento(s) y controles internos, así
como de ejecutar un proceso periódico de seguimiento a su aplicabilidad que permita
actualizar el mismo, en función de cambios en materia jurídica; optimización de
procesos relacionados y/o deficiencia(s) de control interno comunicada(s) por la
Dirección de Auditoría Interna institucional y/o por las Direcciones de Auditoría
General y Fiscalización General de la Contraloría General.
B.
Controles Específicos
“Responsabilidad por el diseño, funcionamiento y evaluación de la estructura de
control interno.”
El Director General del Benemérito Cuerpo de Bomberos de la República de
Panamá, es responsable de implementar y hacer cumplir, en lo que les competa, el
control interno general y específico plasmado en este documento.
Las actuaciones de los Servidores Públicos deberán estar presididas por los principios
de lealtad al Estado, honestidad y eficiencia y estarán obligados a dedicar el máximo de
sus capacidades a la labor asignada.
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La Dirección Nacional de Desarrollo Institucional del Benemérito Cuerpo de
Bomberos de la República de Panamá, es la responsable de la evaluación y
seguimiento de los procedimientos operativos como herramienta de instrucción, en las
unidades en donde se han documentados y oficializados.
Las transacciones deberán ser autorizadas por aquellas personas que actúan dentro del
ámbito de su competencia. Las autorizaciones deben estar documentadas y ser
comunicadas explícitamente al titular de la institución y a los empleados, incluyendo los
términos y condiciones específicos, conforme a las cuales se concede una autorización.
Las misiones oficiales que incluyan sábado y domingo o días feriados deberán ser
justificadas ante las autoridades responsables y se completará la Relación de Viáticos
(Formulario Núm.2).
C. Controles Internos del Área de Tesorería
Administra y regula el flujo de fondos del Estado e interviene en su equilibrio económico,
por lo que tiene a su cargo la responsabilidad de determinar la cuantía de los ingresos de la
programación financiera, captar fondos, pagar a su vencimiento las obligaciones del
Estado, pagar la adquisición de bienes y servicios, recibir y custodiar los títulos y valores
pertinentes.
Las normas de control interno para el Área de Tesorería, tienen el propósito de brindar
seguridad razonable sobre el buen manejo de los fondos y valores públicos. En este
sentido, la administración debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su
manejo, a través de la Dirección Nacional de Finanzas, con el objeto de optimizar la
liquidez y racionalizar la utilización de los recursos destinados en las misiones oficiales en
las que participan los funcionarios del BCBRP.
a. El Área de Tesorería tiene a su cargo la responsabilidad de: determinar la cuantía de
los ingresos (programación financiera), captar fondos (recaudación), pagar a su
vencimiento las obligaciones (procedimiento de pago) y otras según requerimientos, de
acuerdo a su competencia designada.
b. El Área de Tesorería debe implementar procedimientos de control y de información
sobre la situación, antigüedad y monto de los saldos sujetos a rendición de cuenta o
devolución de fondos, a fin de proporcionar a los niveles gerenciales, elementos de juicio
que permitan corregir desviaciones que incidan sobre una gestión eficiente.
Cuando la misión se realiza en tiempo menor al programado o no se utiliza la totalidad de
los días pagados por otras razones, el funcionario debe devolver el excedente en un
término no mayor de dos días del retorno de la misión.
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c. El manejo de fondos a través de cheques bancarios reduce el riesgo, respecto a la
utilización de efectivo; sin embargo, existen otros riesgos relacionados con el uso de
cheques, los cuales pueden ser adulterados, extraviados, sustraídos, etc.
Los
procedimientos de control aplicables para la seguridad y custodia de cheques, incluyen:
•
•
•
•
•
•
Giro de cheques en orden correlativo y cronológico, evitando reservar cheques en
blanco para operaciones futuras.
Uso de sellos protectores que impidan la alteración de los montos consignados.
Uso de muebles con cerradura, adecuados para guardar los cheques en cartera y los
cheques no utilizados.
Uso de registros de cheques girados en cartera y cheques anulados, que faciliten la
práctica de arqueos y la revisión de las conciliaciones.
Mecanismos de comunicación rápida para el bloqueo de cuentas bancarias en casos
de cheques extraviados.
Uso del sello "ANULADO" en los cheques emitidos que deben anularse y
perforarse.
Medidas de Seguridad para Cheques
El Área de Tesorería, debe implementar medidas de seguridad adecuadas para los cheques,
custodio de fondos, valores, cartas-fianza y otros, así como la seguridad física de fondos,
documentos y otros valores bajo custodia.
El manejo de fondos a través de cheques reduce el riesgo, respecto de la utilización de
efectivo; sin embargo, existen otros riesgos relacionados con el uso de cheques, los cuales
pueden ser adulterados, extraviados, sustraídos, etc.
En caso de hurto, robo o vandalismo a las instalaciones del Área de Tesorería, se aplicará
el reglamento interno que aplique (Reglamento General o Reglamento Administrativo) del
Benemérito Cuerpo de Bomberos de la República de Panamá y comunicará a las instancias
administrativas superiores.
D. Controles Internos del Área de Contabilidad
El sistema de contabilidad del B.C.B.R.P. comprende:
1. El plan de cuentas, procedimientos contables, libros oficiales, libros auxiliares,
registros y los archivos correspondientes.
2. Los libros oficiales son: Diario General y Mayor General.
3. Las transacciones contables se registran en el momento que ocurren.
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4. Todo registro contable debe estar sustentado con su respectiva documentación que
evidencie la transacción. Dichos documentos (Comprobante de Pago-Cheque), son
enviados al Área de Contabilidad.
5. Los documentos fuentes de dichas transacciones, deben ser originales y estar
debidamente sustentados y reposar en el expediente que se lleva para cada misión
oficial.
E. Controles Internos para el Área de Presupuesto
1. Control Previo de los Compromisos Presupuestarios
a) Debe establecerse procedimientos de control previo al compromiso de gastos, que
permitan asegurar su correcta aplicación en las partidas presupuestarias relativas a
las metas programadas, así como mantener información actualizada sobre los
saldos presupuestarios.
b) La etapa del compromiso, en el proceso de ejecución del presupuesto, está referida
al registro, afectación y pago, de las respectivas asignaciones previstas para el logro
de las metas programadas.
c) Es importante que exista un nivel de revisión interna, que verifique si la operación
que se compromete, corresponde a la naturaleza del gasto previsto en el programa,
actividad o proyecto del presupuesto autorizado, al igual que si la autorización de
dicho gasto emana del nivel pertinente y existe disponibilidad presupuestaria
suficiente para cubrir el monto solicitado.
d) Este mecanismo de control permite mantener información actualizada sobre los
saldos presupuestarios disponibles, así como sobre los montos comprometidos que
permanecen pendientes de ejecución.
e) Los montos comprometidos no deben exceder el límite de la programación del
gasto establecida, ni los calendarios de compromisos aprobados en la asignación
presupuestaria.
F. Controles Internos para los Documentos Sustentadores y Archivos
La Dirección Nacional de Finanzas del Benemérito Cuerpo de Bomberos de la República
de Panamá, será responsable de archivar y salvaguardar en forma ordenada la
documentación comprobantes de cheque original y la documentación sustentadora del pago
de viáticos. Esta documentación debe estar disponible para su verificación por parte del
personal autorizado: auditores, fiscalizadores de la Contraloría General de la República en
el Benemérito Cuerpo de Bomberos de la República de Panamá, o cualquiera que ésta
delegue.
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El Área de Contabilidad, archivará los documentos originales y comprobantes de pago de
cada cheque que se produzca, de manera permanente.
G. Controles para Misiones a Nivel Nacional
Los viáticos hacia el interior del país deben ser solicitados con un mínimo de quince (15)
días laborables de anticipación y según programación.
Cuando se trate de transporte y alimentación en operativos diarios, se pagará a través de
Caja Menuda, para proveer del recurso económico oportuno al funcionario que realiza la
misión.
Para los viáticos completos que no excedan los dos días, máximo dos personas, se pagará
a través de la Caja Menuda, siempre que exista suficiente fondo para cubrirlos.
Los reembolsos de la Caja Menuda deben realizarse oportunamente, para no incurrir en
insuficiencia de recursos y se realizará como lo indica el Manual de Procedimientos para el
Uso y Manejo de Fondos de las Cajas Menudas vigente.
Cuando la misión se cumpla en un día, sólo se reconocerán como viáticos, los gastos de
transporte y alimentación. En caso de que deba cumplirse en el lugar habitual de trabajo,
fuera de las horas laborables, podrá reconocerse el gasto de alimentación y transporte con
cargo a dichas partidas. Estos pagos se harán de acuerdo según alguna norma o política
interna que determine el BCBRP.
Cuando se trate de viáticos, alimentación o de transporte para servidores públicos de otras
instituciones y que estén brindando un servicio o apoyo a la BCBRP, se deberá contemplar
un solo pago por la BCBRP, comunicando a la otra institución mediante documento escrito
para evitar que haya duplicidad en dicho pago por parte de la otra entidad.
De ser el pago de viático a través de Caja Menuda, se utilizarán los controles establecidos
en el Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de Fondos de las Cajas Menudas
vigente.
El transporte para trasladarse a otros corregimientos, distritos y provincias, se reconocerá
de acuerdo a la tarifa establecida del transporte colectivo vigente.
A los funcionarios asignados para laborar en un lugar fijo, fuera de la sede, se les
reconocerá transporte los cuales podrán ser pagados por caja menuda hasta un máximo de
cuatro (4) días seguidos y deberán cumplir su jornada completa de trabajo. No se
reconocerá transporte a los funcionarios que laboren sábado y domingo en su horario
regular de trabajo, debido a jornada especial de trabajo, excepto si se trata de días
nacionales, festivos oficiales.
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Al funcionario que reciba viáticos para realizar misión oficial al interior del país, se le
reconocerá adicionalmente, transporte de su residencia a la Terminal de Transporte y de
ésta al lugar de hospedaje y de éste al lugar de trabajo y viceversa, al iniciar y finalizar la
misión (primero y último día de la misión), de acuerdo a las tarifas de transporte selectivo
vigentes), siempre y cuando la BCBRP no les provea de transporte institucional para esa
movilización.
Los viáticos que se paguen en efectivo para viaje en misión oficial dentro del territorio
nacional se reconocerán por concepto de alimentación, transporte y hospedaje de acuerdo a
las disposiciones vigentes de la Caja Menuda.
Cuando se viaje en misión oficial dentro del territorio nacional se reconocerán los viáticos
conforme a la tabla que se detalla en las Normas de Administración Presupuestaria vigente.
No obstante, cuando la misión se cumpla en un día, se reconocerá, como viáticos, los
gastos de transporte y alimentación y se sufragará a través del fondo de caja menuda.
Todo funcionario del BCBRP, que no realice la misión programada, deberá devolver la
totalidad del viático de forma inmediata “Devolución de Dinero” (ver formulario
num. 7).
De no cumplirse la totalidad de la misión, el funcionario deberá devolver en un periodo
que no exceda los dos días posteriores a su retorno, la totalidad del dinero correspondiente
al día siguiente.
Se debe evitar en lo posible, aprobar misiones oficiales de funcionarios a otras provincias,
cuando en éstas exista el personal con capacidad y experiencia para realizar el mismo
trabajo. Cuando esto ocurra, se adjuntará al informe de la misión realizada, una breve
explicación sobre las razones que sustentaron el gasto.
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III.
PROCEDIMIENTO
A. SOLICITUD, APROBACIÓN Y PAGO DE VIÁTICO AL INTERIOR DEL PAÍS
1. UNIDAD SOLICITANTE
Secretaria:
Genera
la información de la Misión Oficial del Funcionario en el F-1
“Programación de Gira de Trabajo” el cual debe contar con el V.B del Director
General.
Elabora e imprime F-2 Relación de Viático en original y una (1) copia. Adjunta
el Programa de Trabajo de la Gira a realizar.
Coloca el sello de la unidad solicitante.
Funcionario:
Firma la F-2 Relación de Viáticos original y una (1) copia.
Director y/o Jefe Inmediato de la Unidad Solicitante:
Firma la Relación de Viáticos y el Programa de Trabajo de la Gira, original y
una (1) copia (ver formulario num. 1 y 2).
Secretaria:
Remite los documentos a la Dirección Nacional de Finanzas
Nota (1): De realizar la gira un bombero voluntario la Programación de la Gira de
Trabajo debe ser remitida a la Comandancia para su certificación.
2. DIRECCIÓN NACIONAL DE FINANZAS
Secretaria:
Recibe la F-1 Programación de Gira de Trabajo. y la F-2 Relación de Viáticos.
Verifica que los datos y la sumatoria de las cantidades estén correctos y remite al
Director.
Director:
Verifica y Firma F - 2 Relación de Viáticos dando su aprobación.
Entrega a la secretaria para su respectivo trámite.
Secretaria:
Anota en Libro de Control de Entrega de Documentos LC-1 y remite al Área de
Contabilidad.
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3. ÁREA DE CONTABILIDAD
Asistente de Contabilidad:
Ingresa al Sistema “OASIS”, verifica que la información en la documentación
del funcionario este correcta y que el mismo se encuentre activo.
Codifica contablemente en el sistema.
Anota manualmente la codificación contable, coloca el sello y registra en el libro de
Control de Viáticos LC-2 el número asignado, monto total a pagar y nombre de la
persona y lo remite a presupuesto.
4 ÁREA DE PRESUPUESTO
Analista de Presupuesto:
Verifica en el Sistema “OASIS” los datos del funcionario y que haya sido ingresada
la codificación contable en el sistema.
Asigna la partida presupuestaria en el sistema y manualmente en el F-2 Relación
de Viáticos, realiza el bloqueo de la partida presupuestaria.
Coloca Visto Bueno y el sello.
Jefe:
Firma el original y se remite a contabilidad.
5. ÁREA DE CONTABILIDAD
Asistente de Contabilidad:
Ingresa en el Sistema “OASIS”, imprime el F-3 Cuentas por Pagar a nombre de la
persona, firma en el formulario y lo adjunta a la documentación.
Nota (2): El Formulario de Cuentas por Pagar debe ser firmado por el jefe de la
unidad administrativa o asistente contable al momento de contar con la codificación
Presupuestaria.
6. ÁREA DE TESORERÍA
Asistente de Tesorería:
Recibe y Verifica en el Sistema “OASIS” el número del documento asignado por
Contabilidad.
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Jefe:
Revisa la Relación de Viáticos y autoriza la confección del o los Cheque(s).
Oficinista:
Recibe la Relación de Viáticos, digitaliza en el sistema “OASIS” el detalle descrito
en el formulario en concepto de la hora, lugar de la misión, fecha o días, entrada y
salida de la misión.
Confecciona el o los cheque(s) F -4 “Cheque y Comprobante de Cheque”
Imprime y firma quien elabora el cheque.
Jefe(a):
Revisa los cheques y los documentos sustentadores.
Verifica y coloca el Visto Bueno de verificado en el F -4 “Cheque y Comprobante
de Cheque” al lado de la descripción del cheque.
Recepcionista:
Recibe y registra en el libro de control de cheques la salida de los mismos.
Envía a la Dirección Nacional de Finanzas.
7. DIRECCION NACIONAL DE FINANZAS
Secretaria:
Verifica los documentos: F-1 Programación de Gira de Trabajo.
F-2 Relación de Viáticos, F-3 Cuentas por Pagar y F -4 Cheque
y Comprobante de Cheque.
Director(a):
Firma el comprobante original y el o los Cheque (s) en el campo que indica
“correcto”.
Secretaria:
Registra la salida del o los cheque(s) en el libro de Control de Viáticos.
8. ÁREA DE TESORERÍA
Asistente de Tesorería:
Registra el F-4 Cheque y Comprobante de Cheque en el original F-6 “Secuencial
de Control de Cheques” para darle seguimiento y entrega a todos los documentos
al Área de Presupuesto.
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9. ÁREA DE PRESUPUESTO
Asistente de Presupuesto:
Coloca en el F -4 Cheque y Comprobante de Cheque, el sello de pago
presupuestario, anota el número de la transacción, el número de operador y firma el
Comprobante de Cheque.
10. DIRECCION GENERAL Y/O SUBDIRECCION
Secretaria:
Recibe y verifica.
Director
Verifica y firma en el F 4 “Cheque y Comprobante de Cheque” en la línea de
Páguese” y en el cheque en la línea de Dirección General.
Secretaria
Remite los cheques firmados.
11. ÁREA DE TESORERÍA
Secretaria:
Recibe los documentos sustentadores, compara que el F-6 Secuencial de Control de
Cheque” vs cheques recibidos.
Anota en la columna de Oficina de Fiscalización la fecha la cual los cheques son
remitidos.
12. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ
OFICINA DE FISCALIZACIÓN
Fiscalizador:
Recibe y revisa el o los Cheque y Comprobante de Cheque con los documentos
sustentadores.
Ingresa la información al Sistema “ESCAFID” Sistema de Seguimiento y Control
Acceso y Fiscalización de Documentos por la Contraloría General de la República de
Panamá.
Refrenda los documentos sustentadores de igual manera en el Sistema ESCAFID.
Coloca su Visto Bueno en cada documento en el sello de refrendo.
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Junio 2013
D irección N acional de D esarrollo Institucional
Jefe(a):
Refrenda el o los Cheque(s).
Secretaria:
Registra los cheques en el Libro de Correspondencia y los remite.
13. DIRECCIÓN NACIONAL DE FINANZAS
ÁREA DE TESORERÍA
Recepcionista:
Recibe el o los cheque (s) y los documentos sustentadores.
Recepción de pagos
Verifica y entrega el cheque al funcionario previa identificación.
13.a Funcionario:
Firma el comprobante del Cheque original.
Recibe el cheque y una (1) copia del Comprobante de Pago.
Recepcionista:
Verifica los documentos sustentadores, el comprobante de cheque original, coloca el
sello de “PAGADO” y entrega los documentos al Área de Contabilidad para su
archivo correspondiente.
Nota (1): De tratarse que los pagos de cheques de viáticos sean para las Zonas Regionales, estos
serán remitidos al Área de Tesorería de la Dirección Nacional de Finanzas, mediante el libro de
Control.
Nota (2): Todo personal Bomberil o administrativo debe elaborar un Informe posterior a la Misión
cumplida y ser remitida a su superior. (ver formulario 8 “Informe Final de la Misión Oficial” .
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Junio 2013
D irección N acional de D esarrollo Institucional
MAPA DEL PROCEDIMIENTO
Benem érito C uerpo de Bom beros de la R epública de Panam á
Junio 2013
D irección N acional de D esarrollo Institucional
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DE PANAMÁ
16
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA SOLICITUD, APROBACIÓN Y PAGO
DE VIÁTICOS DENTRO DEL PAÍS
1
BENEMÉRITO CUERPO DE BOMBEROS DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ
DIRECCIÓN NACIONAL DE FINANZAS
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD, APROBACIÓN Y PAGO DE VIÁTICOS DENTRO DEL PAÍS
DIRECCIÓN NACIONAL DE FINANZAS
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE
DIRECCIÓN GENERAL
Y/O SUB DIRECCIÓN
DIRECCIÓN
ÁREA DE
CONTABILIDAD
AREA DE
PRESUPUESTO
AREA DE TESORERÍA
OFICINA DE
FISCALIZACIÓN DE
LA CONTRALORÁA
GENERAL DE LA
REPÚBLICA
D E S C R IP C IO N D E L P R O C E S O
0
ELABORA E IMPRIME F-1 PROGRAMACIÓN DE GIR A DE T R A B A JO . CON EL V.B DEL DIRECTOR GENERAL Y EL
F-2 RELACIÓN DE VIÁTICOS EN ORIGINAL Y UNA COPIA, COLOCA EL SELLO DE LA UNIDAD SOLICITANTE Y EL
RESPONSABLE FIRMA.
JEFE INMEDIATO
FIRMA LA RELACION DE VIÁTICOS Y EL PROGRAMA DE LA GIRA
DIRECTOR DE LA UNIDAD SOLICITANTE
FIRMA AMBOS FORMULARIOS.
0
VERIFICA LOS DATOS CONTENIDOS EN LOS DOCUMENTOS
0
0
INGRESA AL SISTEMA OASIS. LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL F-2. PROCEDE A CODIFICAR
CONTABLEMENTE EN EL SISTEMA Y MANUALMENTE Y LE COLOCA EL SELLO AL F-2 Y ES REMITIDO AL ÁREA DE
PRESUPUESTO PARA SU TRAMITE.
DIRECTOR
VERIFICA Y FIRMA EL F-2. DANDO SU APROBACIÓN.
VERIFICA LA INFORMACIÓN, ASIGNA PARTIDA PRESUPUESTARIA EN EL SISTEMA Y MANUALMENTE, PROCEDE
A REALIZAR EL BLOQUE DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA. PROCEDE A SELLAR Y APROBAR EL F-2 CON UN
V B Y EL JEFE FIRMA EL ORIGINAL DE LA SOLICITUD DE VIÁTICOS Y ENTREGAN LOS DOCUMENTOS A
CONTABILIDAD.
0
INGRESA EN EL SISTEMA OASIS. IMPRIME EL F-3 “ CUENTAS POR PAGAR" A NOMBRE DE LA PERSONA, FIRMA
EL FORMULARIO Y LO ADJUNTA A LA DOCUMENTACIÓN
NOTA: EL FORMULARIO DE ‘ CUENTAS POR PAGAR" DEBE SER FIRMADO POR EL JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA 0 ASISTENTE CONTABLE.
0
VERIFICA EN EL SISTEMA OASIS EL NÚMERO DEL DOCUMENTO ASIGNADO POR EL ÁREA DE CONTABILIDAD,
AUTORIZANDO LA CONFECCIÓN DE 0 LOS CHEQUES.
JEFE
REVISA EL 0 LOS CHEQUES CON LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES. VERIFICA LOS DATOS Y DA SU
APROBACIÓN A TRAVÉS DE UN V.B EN EL F -4 " CHEQUE Y COMPROBANTE DE C H EQ U E ".
0
0
0
©
0
0
0
0
F IR M A E L C O M P R O B A N T E D E C H E Q U E S E N E L C A M P O DE "C O R R E C T O " Y E S R E M IT ID O A L
Á R E A DE T E S O R E R ÍA P O R M E D IO D E L L IB R O D E E N D E V IÁ T IC O S .
R E G IS T R A E L 0 LO S C H E Q U E S E N E L F -6 "S E C U E N C IA L D E C O N T R O L D E C H E Q U E S " P A R A S E R
E NTR EG ADO S EN E L ÁR E A DE PRESUPUESTO.
EN E L F -4 "C O M P R O B A N T E S D E C H E Q U E S ' C O L O C A E L S E L L O D E "P A G O P R E S U P U E S T A R IO " Y EN
E L S E L L O A N O T A E L N Ú M R O D E T R A N S A C C IÓ N . N U M E R O DE O P E R A D O R Y L A F IR M A .
V E R IF IC A Y F IR M A E L F -4 "C O M P R O B A N T E D E C H E Q U E S " E N L A L ÍN E A D E "P A G U E S E
V E R IF IC A Y C O M P A R A
C O N E L F -6 S E C U E N C IA L D E C O N T R O L D E C H E Q U E V S C H E Q U E S
R E C IB ID O S A N O T A E N LA C O L U M N A Q U E C O R R E S P O N D E O F IC IN A D E F IS C A L IZ A C IÓ N , L A F E C H A
L A C U A L E L 0 L O S C H E Q U E S S O N E N V IA D O S .
R E V IS A E L 0 L O S C H E Q U E S C O N L O S D O C U M E N T O S S U S T E N T A D O R E S ., IN G R E S A LO S
D O C U M E N T O S E N E L S IS T E M A D E S E G U IM IE N T O . C O N T R O L , A C C E S O Y F IS C A L IZ A C IO N DE
D O C U M E N T O S (S C A F ID ).
V E R IF IC A Y C O M P A R A DE A C U E R D O A L F -6 "S E C U E N C IA L D E C O N T R O L D E C H E Q U E S ' R E C IB E
L O S C H E Q U E S Y LO S E N T R E G A A R E C A U D A C IÓ N .
A R C H IV A E L C O M P R O B A N T E D E C H E Q U E O R IG IN A L Y L O S D O C U M E N T O S S U S T E N T A D O R E S .
R E C IB E E L C H E Q U E P R E V IA P R E S E N T A C IÓ N D E S U ID E N T IF IC A C IÓ N .
REGISTRA EN EL LIBRO DE CONTROL CORRESPONDIENTE PARA SER ENVIADOS A LA DIRECCIÓN NACIONAL DE
FINANZAS.
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Junio 2013
Y E N EL
C H E Q U E . LA L ÍN E A Q U E D IC E D IR E C C IÓ N G E N E R A L
D irección N acional de D esarrollo Institucional
III PROCEDIMIENTO
B
PAGO DE VIÁTICO A TRAVÉS DE CAJA MENUDA.
1. UNIDAD SOLICITANTE
a. Requisitos para el pago de viáticos por Jornada Extraordinaria:
■ Relación de Viáticos.
■ Nota que autoriza la jornada extraordinaria firmada por el Director.
■ Registro de la asistencia emitida por por la Dirección Nacional de Recursos
Humanos y firmada por el jefe inmediato.
b. Requisitos para el pago de viáticos por misión oficial.
■ Programación de la gira de trabajo.
■ Relación de Viáticos.
Secretaria:
Genera la información de la Misión Oficial del Funcionario en el F-1 “Programación
de Gira de Trabajo” el cual debe contar con el V.B del Director General.
Genera la información en el F-2 “Relación de Viáticos” para ser pagado por Caja
Menuda en original y (1) copia.
Coloca el sello de la unidad solicitante en el F-2.
Funcionario:
Firma el F-2 “Relación de Viatico” en original y la (1) copia.
Director/a o Jefe Inmediato:
Firma el original y la (1) copia.
Secretaria:
Remite la Relación de Viáticos con los documentos que sustentan la justificación del
pago ya sea por Jornada Extraordinaria o por misión de trabajo.
2. DIRECCIÓN NACIONAL DE FINANZAS
Secretaria:
Recibe la Relación de Viáticos y verifica que los datos y la sumatoria de las cantidades
estén correctos y entrega al Director.
Director
Verifica y Firma F - 2 “Relación de Viáticos” dando su aprobación.
Entrega a la secretaria para su respectivo trámite.
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D irección N acional de D esarrollo Institucional
Secretaria:
Anota en Libro de Control de Entrega de Documentos LC-1 y remite al Área de
Contabilidad.
3. ÁREA DE CONTABILIDAD
Asistente de Contabilidad:
Verifica que la información plasmada en la documentación referente al funcionario
este correcta y que el mismo se encuentre activo.
Anota manualmente el número de la codificación contable, sella y registra en el libro
de “Control de Viáticos” LC-2 el número asignado, monto total a pagar y nombre de la
persona.
4. ÁREA DE PRESUPUESTO
Analista de Presupuesto:
Asigna la partida presupuestaria manualmente en el F-2 Relación de Viáticos.
Coloca su Visto Bueno y sella en el formulario.
Jefe:
Firma el original de la Relación de Viáticos.
5. ÁREA DE TESORERÍA
Secretaria:
Verifica la documentación , registra la entrada del F-2 Relación de Viáticos en el
original y (1) copia, adjunta la justificación del pago por Jornada Extraordinaria o
VB de la misión oficial.
Jefe:
Revisa los documentos, firma la solicitud y autoriza el pago por caja menuda.
Custodio de Caja:
Elabora el F- 5 Comprobante de Caja Menuda, según datos adjunto en el F- 2 de la
Relación de Viáticos.
Entrega el dinero al funcionario previa identificación.
Solicita al funcionario que firme el Comprobante de Pago de Caja Menuda como
muestra de recibo a satisfacción.
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D irección N acional de D esarrollo Institucional
MAPA DEL PROCEDIMIENTO
Benem érito C uerpo de Bom beros de la R epública de Panam á
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D irección N acional de D esarrollo Institucional
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DE PANAMA
20
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA SOLICITUD, APROBACIÓN Y PAGO
DE VIÁTICOS DENTRO DEL PAÍS
1
BENEMERITO CUERPO DE BOMBEROS DE LA REPUBLICA DE PANAMA
DIRECCIÓN NACIONAL DE FINANZAS
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA EL PAGO DE VIÁTICO A TRAVÉS DE CAJA MENUDA
DIRECCIÓN NACIONAL DE FINANZAS
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE
DIRECCIÓN
(TV f7\
-
ÁREA DE
CONTABILIDAD
C
vy\
ÁREA DE
PRESUPUESTO
Y?)
AREA DE TESORERÍA
_
f?)
EL PAGO DE VIATICOS SE GENERA POR DOS SITUACIONES:
• POR JORNADA EXTRAORDINARIA
• POR MISIÓN OFICIAL
ES ELABORADA EL F -1 PROGRAMACIÓN DE LA GIRA DE TRABAJO CON EL V.B DEL DIRECTORGENERALY F-2 LA RELACIÓN DE VIATICOS,
FIRMAN EL FUNCIONARIO Y EL DIRECTORO JEFE INMEDIATO EN EL F-2 Y SE REMITE LA RELACIÓN Y DOCUMENTOS QUE SUSTENTAN LA
JUSTIFICACIÓN DEL PAGO.
RECIBE Y VERIFICAQUE LOS DATOS ESTEN CORRECTOS. EL DIRECTORFIRMAEL F-2 RELACION DE VIATICOS DANDO SU APROBACION Y LA
SECRETARIAREMITE ALÁREADE CONTABILIDAD MEDIANTE LIBRO DE CONTROLTODALA DOCUMENTACIÓN PARASU DEBIDO TRAMITE.
VERIFICAQUE LA INFORMACION ESTE CORRECTAY QUE EL MISMO SE ENCUENTRE ACTIVO.
ANOTA MANUALMENTE EL NÚMERO DE LA CODIFICACIÓN CONTABLE. SELLA Y REGISTRAEN EL LIBRO DE CONTROL DE VIÁTICOS EL NÚMERO
ASIGNADO, MONTO A PAGAR Y NOMBRE DE LA PERSONA.
ASIGNA LA PARTI DA PRESUPUESTARIA MANUALMENTE EN EL F-2 RELACION DE VIATICOS, COLOCAEL VISTO BUENO Y SELLO A LA
RELACIÓN DE VIÁTICOS. EL JEFE FIRMAEL ORIGINAL DE LA RELACIÓN DE VIÁTICOS Y ES REMITIDO ALÁREA DE TESORERÍA.
REGISTRA LA ENTRADA Y VERIFICA QUE LA SOLICITUD DE VIATICO CONTENGA LOS DOCUMENTOS ADJUNTOS JUSTIFICANDO EL PAGO DE LA
JORNADA EXTRAORDINARIO EL VB DE LA MISIÓN OFICIAL.
JEFE FIRMA LASOLICITUD DEL F-5 COMPROBANTE DE CAJA MENUDA Y AUTORIZA EL PAGO DEL MISMO Y EL CUSTODIO ENTREGA EL DINERO AL
FUNCIONARIO PREVIA IDENTIFICACIÓN Y LE SOLICTAAL FUNCIONARIO QUE FIRME EL COMPROBANTE DE LA CAJA MENUDA INDICANDO QUE
RECIBIOASATISFACCIÓN.
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D irección N acional de D esarrollo Institucional
IV.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
A.
Acrónimos, Siglas y Términos
OASIS: es un sistema de Enterprise resource planing, en español sistema de
planificación de recursos empresariales.
NCI: corresponde a las Normas de Control Interno Gubernamental para la República
de Panamá (Gaceta Oficial 23, 946).
CIE: corresponden a los controles internos específicos según actor procesal, por
medio de los cuales se delimita y establece de manera sencilla quién debe hacerlo y
cómo, para propiciar una comprensión mejorada del tema y dejar poco margen a
dudas en cuanto al cumplimiento de las precitadas Normas.
Firma Autorizada: Firma que coloca en el “Comprobante de Caja Menuda”, el
funcionario asignado para ordenar pagos de este fondo.
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D irección N acional de D esarrollo Institucional
V. RÉGIMEN DE FORMULARIOS
NÚMERO
NOMBRE
Y SIGLAS DEL FORMULARIO
PÁG
Formulario 1 Programación Gira de Trabajo
23
Formulario 2 Relación de Viáticos
25
Formulario 3 Cuentas por Pagar
28
Formulario 4 Cheque y Comprobante de Cheque
29
Formulario 5 Comprobante de Caja Menuda
31
Formulario 6 Secuencial de Control de Cheques
33
Formulario 7 Devolución de Dinero
34
Formulario 8 Informe Final de la Misión
36
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D irección N acional de D esarrollo Institucional
Formulario 1 DNF/AT
BENEMÉRITO CUERPO DE BOMBEROS DE LA REPÚBLICA
DE PANAMÁ
PROGRAMACIÓN GIRA DE TRABAJO
REGIÓN
Responsable:_____
Fecha de la Misión:
Objetivo de la Misión:
FECHA
INSTALACIÓN
HORARIO
DISTRITO
OBSERVACIÓN
Firma del Director
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Dirección N acional de D esarrollo Institucional
PROGRAMACION GIRA DE TRABAJO
A.
OBJETIVO:
Justificar por medio de la programación de la Misión Oficial.
B.
ORIGEN:
Unidad o Dirección Solicitante.
C.
CONTENIDO:
1. Región:
Colocar el nombre de la Zona Regional en la cual es la
Misión Oficial.
2. Responsable:
Nombre de la persona quien va a realizar la gira.
3. Fecha de la
Misión:
Colocar el día o días y mes de la Misión.
4. Objetivo de la
Misión:
Detallar claramente la causa o motivo de realizar la Misión
Oficial.
5. Fecha:
Colocar en cada línea el día, mes y año.
6. Instalación:
Colocar el nombre o área de la Instalación.
7. Horario:
Colocar la hora estimada de la cual se va estar en la
Instalación.
8. Distrito:
Nombre del distrito donde se encuentra la instalación a visitar.
9. Observación:
Anotar cualquier detalle que se desee resaltar.
10. Firma del Director: Colocar claramente la firma del director del cual depende la
Unidad administrativa.
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D irección N acio n al de D esarrollo Institucional
Formulario 2 DNF/AT
Benem érito Cuerpo de Bomberos de la República de Panam á
Fundado el 28 de Noviem bre de 1887
O P/D No.
Relación de Viáticos
Fecha:
Zona Regional :
El suscrito
Unidad Solicitante:
Tte. Crl.
hace constar que ha ordenado al funcionario
N om bre:
Cédula No.
Posición No.
Planilla No.
a realizar los siguientes
trabajos:
Las funciones se ejecutarán e n :
los días:
Por las lab ores ha realiz ar se autorizan los viáticos a que tiene derecho así:
Fecha
Desayuno
Alm uerzo
Cena
Hospedaje
TOTALES
0,00
0,00
0,00
0,00
Transporte
Otros
Total a pagar
0,00
P o r un va lo r de:
Codificación Presupuestaria
Cod. Presupuestario
COD.
Codificación Financiera
Monto
Cod. Financiera
Débito
Crédito
O bservación:
Preparado
Responsable
Aprobado
Presu puesto
Observaciones:
Hora de Salida:
Hora de Retorno :
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Dirección N acional de D esarrollo Institucional
Contabilidad
RELACION DE VIÁTICOS
A.
OBJETIVO:
Solicitar los recursos presupuestarios y financieros requeridos
para la realización de misiones oficiales autorizadas.
B.
ORIGEN:
Unidad o Dirección Solicitante.
C.
CONTENIDO:
1. Fecha:
Fecha de elaboración de la Relación de Viatico.
2. Zona Regional:
Nombre de la zona donde labora el funcionario.
3. Unidad Solicitante:
Nombre de la dirección, departamento, área donde
labora.
4. El Suscrito:
Nombre del Director Nacional de Finanzas.
5. Nombre:
Nombre del funcionario autorizado a recibir el importe
del Viático correspondiente.
6. Cédula:
Número de identidad personal.
7. Posición No:
Identifica el número de la posición asignada.
8. Planilla No:
Identifica el número de planilla que pertenece el
empleado.
9. A realizar los
siguientes trabajos:
Resumir el trabajo a realizar.
10. Los días:
Indica los días a realizar la misión oficial.
11. Fecha:
Indica los días en que se va a realizar la misión.
12. Desayuno, almuerzo,
cena, hospedaje y
transporte:
13. Total:
14. Codificación
Presupuestaria:
Importe a pagar de acuerdo a las Normas de
Administración Presupuestaria Vigente.
Suma de la cantidad a pagar.
Número del código respectivo a la transacción.
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D irección N acio n al de D esarrollo Institucional
D.
15. Codificación
Financiera:
Número del Código contable respectivo.
16. Preparado por:
Nombre de la persona de la Unidad Solicitante.
17. Responsable:
Jefe/Director de la Unidad Solicitante.
18. Aprobado:
Firma del Director o Subdirector de la Dirección
Nacional de Finanzas.
19 Presupuesto:
Firma del Jefe de Presupuesto.
20 Contabilidad:
Firma del Jefe de Contabilidad.
21 Observaciones.
Indica la hora exacta de salida y retorno.
Distribución:
Original:
Copia:
Tesorería.
Unidad Solicitante.
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D irección N acio n al de D esarrollo Institucional
Formulario 3 DNF/AC
Benem érito C uerpo de Bom beros de la R epública de Panam á
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D irección N acio n al de D esarrollo Institucional
Formulario 4 DNF/AT
CHEQUES Y COMPROBANTE DE CHEQUE
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D irección N acional de D esarrollo Institucional
CHEQUE Y COMPROBANTE DE PAGO
A.
ORIGEN:
Área de Tesorería.
B.
OBJETIVO:
Comprobar el pago a través de un compromiso.
C.
CONTENIDO:
1. Cheque Núm.
Número de control secuencial.
2. Fecha:
Día, mes y año en que se confecciona el cheque.
3. Páguese a la orden de:
Nombre del beneficiario.
4. B/.
Importe en número por el monto del cheque.
5. La suma de:
Cantidad protegida en número por el monto del cheque.
6. Firmas autorizadas:
Director General y el funcionario de Control fiscal para tal
fin.
7. Comprobante de pago:
Área donde se describe la información adicional del cheque.
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D irección N acio n al de D esarrollo Institucional
Formulario 5 DNF/AT
BENEMÉRITO CUERPO DE BOMBEROS
DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ
COMPROBANTE DE CAJA MENUDA
DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVA
Fecha:
N®
_
Unidad Solicitante:__________ ... — .............
Entréguese a:
— ---------------- ------- -
_______________________ _____________________ — —
La suma de: •' ’
—
En concepto de:
—
-----
—
------------------ — ----
P ara uso d el C u sto d io d e Caja M e n u d a
Proveedor:
....
i
— -------------- — ------------ -—
Ajuste según factura indique más o m enos............ B/ .
—
G asto total según factura.................................... B/ -
---------
C o d i f ic a c i ó n :
Im p r e s o «f» lo « taller®* d e l B C 8 R P
Entregado por:
Recibido por:
Autorizado por:
Cédula: ______________
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D irección N acional de D esarrollo Institucional
COMPROBANTE DE CAJA MENUDA
A. OBJETIVO: Solicitar recursos en efectivo con la finalidad del pago de alimentación y
Transporte por una Jornada Extraordinaria o por una misión oficial.
B. ORIGEN: Unidad Administrativa Solicitante.
C. CONTENIDO:
1.
2.
3.
Núm.:
Numeración secuencial establecida por la oficina.
Fecha:
Día, mes y año en que se prepara el documento.
Unidad
Administrativa Solicitante: Nombre de la oficina que elabora la solicitud.
4. Entréguese a:
Nombre completo del funcionario a quien se le entrega el
dinero.
5. La suma de B/.:
Suma entregada, escrita en letras y números.
6. En concepto de:
Explicación, precisa y concisa del gasto a realizar.
PARA USO DEL CUSTODIO DE CAJA MENUDA
7.
Proveedor:
8.
9.
Ajuste según factura:
Gasto total segúnfactura:
10. Valor:
11. Firmas:
o Autorizado por:
o Entregado por:
Nombre de la persona natural o jurídica que proporcionó el
|bien o servicio.
Indicar en número la cantidad el ajuste a realizar.
Indicar en números el total del gasto, Códigos Presupuestario
Financiero: Lo indicado, con los importes respectivos.
Monto en balboas que corresponde al gasto.
Firma de los funcionarios que respectivamente, autoriza.
Nombre del que recibe, entrega el dinero y el que recibe
(en este último caso, nombre, firma y número de cédula).
D DISTRIBUCIÓN:
Original Custodio - Para utilizarlo en el reembolso.
Copia Custodio - Archivo Consecutivo.
Copia - Unidad Administrativa Solicitante.
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Dirección N acional de D esarrollo Institucional
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ
33
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD, APROBACIÓN Y PAGO DE VIÁTICOS DENTRO DEL PAÍS
Formulario 6 - DNF/AT
Dirección Nacional de Finanzas
Área de Tesorería
Secuencial de Control de Cheque
N° DE
CKS
FECHA
DE
SALIDA
HORA
DE
SALIDA
A FAVOR DE
B e n e m é r ito C u e r p o d e B o m b e r o s d e la R e p ú b lic a d e P a n a m á
J u n io 2 0 1 3
VALOR
PRESUPUESTO
FISCALIZ'ACION
PARA
YA
REF
SUBSANA
D ir e c c ió n N a c io n a l d e D e s a r r o llo In s t itu c io n a l
RETORNO DE
FISCALIZACIÓN
REF
POR
SUBSANAR
CONTABILIDAD
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ
37
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD, APROBACION Y PAGO DE VIATICOS DENTRO DEL PAIS
Formulario 7 - DINDI/DNF/AT
BENEMERITO CUERPO DE BOMBEROS DE LA REPUBLICA DE PANAMA
DIRECCIÓN NACIONAL DE FINANZAS
ÁREA DE TESORERÍA
DEVOLUCIÓN DE DINERO
Fecha: /
/ /
/
Por este medio le informamos que la misión programada para los días______________________ del mes
De ______________ de____________ la cual se realizaría en los siguientes lugares:__________________
___________ , ____________________________ y _________________________ .
1. Se llevó a cabo parcialmente n
2. No se llevó a cabo n
Explique:
2. Cantidad a devolver________________________________________ B/.____
Cantidad en letras en imprenta
Los viáticos o gastos pagados no utilizados en esta misión serán devueltos al:
3. Fondo B.C.B.R.P
En Efectivo n
4. Cheque N úm ._____________
Nombre del Empleado Público
En Cheque.
4. Caja Menuda_
Firma Empleado Público
Firma del Jefe y/o Director
SELLO
Nota: Esta información será comprobada por Auditoría Interna contra los documentos sustentadores,
en caso de inconsistencia se aplicará el reglamento interno. Ambas acciones deberán ser realizadas
mediante memorando por la Dirección Nacional de Finanzas.
Benem érito C uerpo de Bom beros de la R epública de Panam á
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Dirección N acional de D esarrollo Institucional
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ
37
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD, APROBACION Y PAGO DE VIATICOS DENTRO DEL PAIS
DEVOLUCIÓN DE DINERO
A. OBJETIVO: Conocer la forma como se devolverá el dinero del viático no utilizado.
B. ORIGEN: Departamento de Tesorería.
C. CONTENIDO:
1. Fecha:
2. Para los días
:
3. El mes de
:
5. De
:
6. Los siguientes lugares:
7. Selección una de las
dos Opciones:
8. Explique:
9. Cantidad a Devolver:
10. Los viáticos devueltos al:
11. Nombre del Empleado
Público:
12. Cédula:
13. Firma:
14. Jefe del Departamento:
15. Sello:
Día, mes y año cuando se confecciona el cheque.
Días cuando se debió realizar o se realizó parcialmente la misión
programada.
Mes cuando se realizaría o se realizó parcialmente la misión
programada.
Año cuando se realizaría o se realizó parcialmente la misión programada.
Lugares donde se debió realizar o se realizó parcialmente la misión
programada.
Se llevó a cabo parcialmente o no se llevó a cabo.
Escriba el motivo por el cual se suspendió la misión.
Escriba la cantidad de dinero en letra imprenta y en balboas.
Fondo del BCBRP (en efectivo o cheque) o a la Caja Menuda.
Nombre del responsable de los viáticos.
Número de identidad personal del empleado público responsable.
Firma del empleado público responsable de los viáticos.
Firma de la Jefatura o Dirección responsable del empleado.
Sello de la Unidad Administrativa correspondiente y/o
Dirección responsable.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original: Área de Tesorería.
Copia. : Unidad Administrativa Solicitante.
B enem érito C uerpo de B om beros de la R epública de Panam á
Junio 2013
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD, APROBACION Y PAGO DE VIATICOS DENTRO DEL PAIS
Formulario 8 - DINDI/DNF/AT
BENEMÉRITO CUERPO DE BOMBEROS DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ
“INFORME FINAL DE LA MISIÓN OFICIAL “
Lugar de la M isión:__
Nombre de la Estación:
Fecha de la M isión:__
Observaciones:
Firmado Por:
Benem érito C uerpo de Bom beros de la R epública de Panam á
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V.B. Jefe y/o Director
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD, APROBACION Y PAGO DE VIATICOS DENTRO DEL PAIS
DIRECCIÓN NACIONAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
HOJA DE SEGUIMIENTO PARA UN PROCEDIMIENTO
A. Nombre del Proceso:
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD, APROBACIÓN Y PAGO DE
VIÁTICOS DENTRO DEL PAIS
B. Fecha de elaboración:
C. Fecha de aprobación:
Empezó su descripción el 10 de abril de 2013
D. Nombre de la Unidad Administrativa:
Dirección Nacional de Finanzas
Área de Tesorería
E. Responsable del Proceso:
Licda . Jennifer Vargas, Jefa de Tesorería
F.
Nombre del Director o Jefe:
Teniente Coronel.
Javier Martínez
G. Nombre del Analista
Marisol J. Villarreal
H. Fecha de entrega de la Revisión del
Proceso
I.
Fecha de Recibido de la revisión del Proceso
•
22 de mayo de 2013 revisado por jefa de
Tesorería, Presupuesto y Contabilidad
4 de junio de 2013, remitido a Jennifer Vargas
10 de junio de 2013, remitido al Coronel
Reynolds para sus respectivas
recomendaciones
20 de junio, se entregó para última revisión a
Jenifer Vargas
26 entrega para firma de la Jefa de Tesorería
•
•
23 de mayo de 2013
7 de junio de 2013, última revisión por la Jefa de
Tesorería
17 de junio de 2013, recibido y dado instrucciones
para su impresión.
•
25 de junio recibido
1.
Aprobado por la Dirección Nacional de
Desarrollo Institucional
2.
Firma del Director Responsable del Proceso
3.
Firma del Director General
•
•
•
•
•
OBSERVACIÓN:
Este documento fue presentado a nuestro enlace el Lic. José Castillo, analista del Depto. de
Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos de la Contraloría General para que nos diera sus
respectivas recomendaciones para mejorar el mismo en cuanto a las normas establecidas por su
entidad.
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD, APROBACION Y PAGO DE VIATICOS DENTRO DEL PAIS
La Contraloría remitió un formato “ Lista de chequeo” para manuales de procedimientos y el
mismo fue aplicado, revisado y corregido. (14 de agosto).
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