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Código: I-PS-ES-02
PROCESO: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
PROCEDIMIENTO: DE ATENCIÓN A FAMILIAS EN
EMERGENCIA SOCIAL
INSTRUCTIVO: PARA EL CANJE DE BONOS
Versión: 0
Fecha: 21-07-2015
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1. Objetivo
Registrar de forma oportuna la autorización de bonos canjeables por alimentos a personas o
familias que se encuentren en situación de emergencia social y que requieran de este
beneficio con el propósito de aportar a la superación de la situación de emergencia
presentada.
2. Glosario
Aplicativo Bonos: Herramienta informática diseñada para el cargue, administración,
consulta y canje de bonos, permitiendo el control de información para la SDIS y acceso a los
operadores para efectuar el canje de bonos.
Cajas para Canje: Punto de pago donde la persona autorizada registra los alimentos
adquiridos.
Canje de Bono: Son las actividades que los y las titulares del Bono realizan en los puntos
establecidos por la SDIS, para adquirir de manera autónoma los alimentos dentro de sus
preferencias, hábitos y costumbres, teniendo en cuenta los lineamientos nutricionales de la
Secretaría.
Cargue de la Información: Registro de la información en el “Aplicativo Bonos”, de cada uno
de los bonos y de los titulares, para realizar el canje de los Bonos.
Archivo Encriptado: Conjunto de protocolos o algoritmos descifrado, que restringe el
acceso a su información a usuarios que cuenten con un código de desciframiento. (Verificar
con Sistemas)
Lugar de Entrega o Canje: Es el lugar en el cual el titular canjea el bono por productos de
acuerdo a sus hábitos, preferencias y costumbres dentro de la lista de alimentos
establecidos por la SDIS.
Participantes: Se refiere a la persona, Familia, Grupo u Organización que recibe un
beneficio, bien por parte de otra persona o de una entidad pública o privada.
Punto de Consulta: Punto dentro del almacén donde únicamente la persona autorizada, con
el documento de identificación original consulta el valor del bono autorizado. (En algunos
lugares de entrega o canje será el mismo para el canje del bono).
Titular Del Bono: Persona autorizada para canjear el bono.
Bono Autorizado: Estado del apoyo alimentario (beneficio) generado por la Subdirecciones
Técnicas y Locales el cual indica que las personas y familias participantes pueden realizar el
canje de bono por alimentos.
Bono Otorgado: Estado del apoyo alimentario (beneficio) en SIRBE, el cual indica que ha
sido canjeado por la persona o familia participante.
Bono anulado: Estado del apoyo alimentario (beneficio) en SIRBE, el cual indica que el
bono después de autorizado ya no puede ser canjeado.
Bono no otorgado (caducado): Estado del apoyo alimentario (beneficio) en SIRBE, el cual
indica que el periodo de validez del apoyo alimentario ha caducado y por tanto ya no puede
ser canjeado.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-I-002
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PROCEDIMIENTO: DE ATENCIÓN A FAMILIAS EN
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3. Desarrollo
1. Registre la información en SIRBE Formato F-AO-RS-010: Desde las Subdirecciones
locales autorizadas y la Subdirección ICI se debe realizar el registro de las fichas en
SIRBE inmediatamente después de hacer la atención a la ciudadanía en el marco de los
procedimientos OIR y de Atención a la Emergencia social, cargando el bono que debe
quedar en estado AUTORIZADO teniendo en cuenta el número del contrato que se
encuentra vigente, el tipo de bono y el valor del mismo.
2. Envié la solicitud del bono autorizado por correo electrónico: Envié la solicitud al
asistente administrativo de la Subdirección ICI que cuente con los permisos
correspondientes para el cargue en el aplicativo del operador.
3. Verifique que los datos del correo coincidan con el reporte en SIRBE: La persona
asignada por la subdirección ICI verificará si se presentan inconsistencias en relación a
la duplicidad de bonos.
4. Convoque al titular del bono para el respectivo canje: Él- la profesional deberá
comunicarse directamente con el-la titular del bono, informando el valor, la fecha y
punto donde podrá efectuar el canje e informar acerca de los alimentos que puede
canjear, aclare que en caso de presentarse dificultades en el canje lo comunique
directamente al profesional que realizo la autorización del bono.
5. Realice el canje del bono: Él-la participante se acerca al punto de canje autorizado
directamente en las cajas presentado el documento de identidad e informando que el
bono es de la modalidad emergencia social.
6. Oriente al titular en caso de que no pueda canjear el bono: el operador orientará al-la
ciudadano-a para que se dirija o se comunique con el profesional en la subdirección
local que le corresponde en caso de que exista algún error en el documento de
identidad, perdida de este o hayan fondos insuficientes.
7. Realice el cambio de estado de beneficios en SIRBE: La persona designada por la
Subdirección ICI, solicita en el aplicativo del operador el reporte de los bonos otorgados
y caducados, para realizar el cambio de estado de autorizado a otorgado o de
autorizado a no otorgado en SIRBE semanalmente según el caso.
8. Realice seguimiento de los bonos autorizados semanalmente en SIRBE: El-la
profesional debe hacer la consulta en SIRBE del reporte de los bonos autorizados para
realizar el seguimiento al canje y a los motivos del no canje, en caso de que el
ciudadano no realice el canje del bono en el tiempo estipulado, se debe dejar caducar
describiendo las actuaciones realizadas.
9. Realice seguimiento mensual a los bonos autorizados en SIRBE y aplicativo del
operador: La persona designada por la Subdirección ICI, solicita un reporte de bonos
activos en el aplicativo del operador, y un reporte de bonos autorizados en SIRBE,
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realizando el cruce de la información, para identificar si los bonos se encuentran
cargados en el aplicativo del operador; en caso de no encontrarse se informa al
profesional para que envié la respectiva autorización del cargue.
10. Envié un memorando en donde se consoliden los bonos autorizados y anulados durante
el mes; el Subdirector (a) Local enviará memorando firmado a la Subdirección ICI al final
de cada mes donde se consoliden los bonos autorizados y anulados según el contrato
que se encuentre vigente. Este memorando debe contener información relacionada con
el tipo de bono número de cedula, nombres y apellidos del participante.
4.
Observaciones
En todos los casos la atención en emergencia social para la prestación del beneficio de
bonos, se derivará de la implementación del procedimiento de Orientación, Información y
Referenciación OIR y el procedimiento de Emergencia Social.
No se realizará programación previa para el canje del bono de apoyo alimentario para el
servicio de atención a personas y familias en emergencia social; el canje se realizará en el
horario de atención habitual del punto de canje en días calendario.
El bono debe ser canjeado en los sitios autorizados por el operador y la SDIS.
Cada bono entregado tiene vigencia máxima de canje 30 días, a partir del momento en que
se realiza la autorización por parte de la SDIS al operador.
El titular deberá canjear el valor total del bono autorizado.
La autorización de bonos se realizará de lunes a viernes en las Subdirecciones Locales,
Unidades Operativas autorizadas y Subdirección para la Identificación, Caracterización e
Integración, en caso de que ser requerido se realizará la autorización a través de los
aplicativos definidos para tal fin los fines de semana.
5. Administración del instructivo
El instructivo se administrará desde la Subdirección para la Identificación, caracterización e
integración.
NOMBRE
CARGO
ELABORÓ
Yuli Marcela López
Ismery Becerra Torres
Sandra Esperanza Avila
Profesionales sub. ICI
Gestora SIG DT
REVISO
APROBÓ
Jarlin Sulelly Diaz Gómez
Maria Antonia Velasco
Guerrero
Subdirectora para la identificación,
caracterización e integración
Directora Territorial
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