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Términos de Referencia
Special Service Agreement (SSA)
Título: Asistente de Apoyo de Negocio – IT SIILCO
Lugar de Trabajo: Suboficina Cúcuta
Nivel de Pago Propuesto: SB2 (SC4)
Contexto Organizacional y Propósito del Cargo:
El titular trabaja bajo la orientación general del Asistente de IT y supervisión del Asistente
Senior de IT, el asistente de apoyo de negocio - IT SIILCO será responsable de administrar
los datos del sistema de informacion SIILCO en las oficinas de terreno designada. En este
nivel se espera que su trabajo se haga bajo mínima supervisión. Se espera que el titular
trabaje de manera organizada y precisa, apoye las actividades específicas del negocio y
puedan ofrecer y orientar sobre las prácticas habituales a otras personas sobre su área de
trabajo.
Responsabilidades
1. Recopilar información con una orientación clara para apoyar la redacción de
documentos y preparación de informes por otros funcionarios.
2. Responder a las consultas y escalarlas de ser necesario, con el fin de proporcionar
un servicio puntual y exacto a los clientes.
3. Apoyar la la gestión de tareas administrativas y financieras en su área, para contribuir
a la gestión eficaz y oportuna de los recursos.
4. Revisar y corregir los documentos estándar de servicios, para contribuir al desarrollo
de documentos precisos.
5. Asumir la responsabilidad para el mantenimiento de los sistemas estándar de
archivos, para asegurar que la información es exacta y fácilmente disponible para el
desarrollo de su función.
6. Identificar discrepancias en las estadísticas y datos, como información faltante e
informar al personal señor para apoyar a sus clientes a desarrollar su trabajo.
7. Asumir la responsabilidad de la integridad de los datos para facilitar la disponibilidad
de la información precisa en los sistemas corporativos.
8. Proporcionar orientación sobre prácticas y métodos de soporte de negocios rutinario
a colegas junior para que los servicios se entreguen constantemente y con los
estándares requeridos.
9. Trabajar con una variedad de individuos, teniendo retroalimentación para ayudar en
la entrega de apoyo de negocios para el personal.
10. Realizar seguimiento al buen funcionamiento y controlar el correcto diligenciamiento
de los formularios y/o encuestas diligenciados a través de las plataformas moviles.
1. Realizar seguimiento al buen funcionamiento y controlar el correcto ingreso de
información de la plataforma SMART de la SO designada.
2. Seguir los lineamientos del sistema de información SIILCO para el ingreso,
administración de información y generación de reportes.
3. Apoyar al área de IT de la oficina central en la implementación de soluciones
tecnológicas que se integren al sistema de información de la organización en la SO
designada.
4. Manipular archivos (Excel, csv, texto, etc.) que se integren al sistema de información
de la organización.
5. Coordinar con el Asistente de IT y Asistente Senior de IT la implementación de nuevas
herramientas de ingreso y análisis de información para uso de la SO designada.
Términos de Referencia
Special Service Agreement (SSA)
6. Dar soporte inicial a las sub oficinas, socios implementadores y puntos de venta en
las aplicaciones y elementos que hagan parte del sistema de información de la
organización.
7. Realizar análisis periódicos del estado y la calidad de la información.
8. Apoyar el diseño e implementación de los procesos de capacitación y soporte a los
usuarios del Sistema de Información, tanto internos como externos.
9. Hacer seguimiento al uso y trámite de los instrumentos de recolección de información
requeridos y utilizados en el marco de la operación.
10. Apoyar la generación de reportes consolidados a partir de los datos almacenados en
los sistemas de información de la operación.
11. Consolidar información de fuentes secundarias para ayudar en la toma de decisiones
de la Operación en cada SO.
12. Preparar documentos y participar activamente en los eventos de divulgación y
capacitación de la unidad de IT.
13. Realizar otras actividades que sean requeridas.
Otros Requerimientos y Responsabilidades
1. Velar por el cumplimiento de políticas de protección y de seguridad de la información
en la organización.
2. Rendir cuentas al Director Ejecutivo por conducto de sus supervisores directos y
tienen la obligación de actuar conforme con las políticas, directrices, planes y
procedimientos en materia de seguridad del Departamento de Seguridad de las
Naciones Unidas y el PMA;
3. Efectuar otras actividades requeridas.
Capacidades Organizacionales:
Capacidad
Propósito
Entender y comunicar los
objetivos estratégicos
Ser una fuerza positiva para
cambio
Hacer
de
la
Misión
Organizacional inspiradora al
equipo
Hace nuestra misión visible en
cada acción
Personas
Sugiere posibles mejoras a los procesos de trabajo de equipo
al supervisor.
Explica el impacto de las actividades del PMA en las
comunidades beneficiarias a sus compañeros de equipo.
Articula cómo las responsabilidades de su unidad contribuyen
a la misión del PMA.
Busca formas de fortalecer las
habilidades de las personas
Entrena a compañeros junior del equipo en nuevas habilidades
y capacidades.
Crear una cultura de inclusión
Busca oportunidades para trabajar con personas de diferentes
orígenes.
Sirve como un entrenador de colegas pares en la misma área
de trabajo.
Es
un
entrenador
y
proporcionar
retroalimentación
constructiva
Crear un espíritu de "voy a…"
/ "vamos a…”
Desempeño
Descripción del comportamiento esperado
Ayuda a compañeros de su equipo a articular los objetivos
estratégicos del PMA.
Fomenta la innovación y las
soluciones creativas
Se focaliza en la obtención de
resultados
Hace seguimiento del alcance de objetivos y comparte esta
información con regularidad con el supervisor.
Explora formas para ser más eficientes y precisos
constantemente en su ámbito de trabajo y comparte nuevos
métodos de trabajo con sus colegas.
Se centra en la obtención de resultados y seguimiento de los
indicadores para las tareas propias para identificar
oportunidades de eficiencia.
Términos de Referencia
Special Service Agreement (SSA)
Calificaciones Mínimas y Experiencia
Educación: Universitario, en Ingeniería de Sistemas o afines.
Experiencia: Cuatro o más años de responsabilidad progresiva en el trabajo relacionado con
gestión y administración de la información, tales como diseño web, manejadores de bases de
datos, lenguajes de programación. Experiencia en soporte al cliente, por ejemplo, una mesa
de ayuda o unidad de apoyo del usuario, el equipo de diseño web, e-marketing group, línea
directa, o similar.
Conocimientos y habilidades:

Uso de computadores y en office (World, Excel, PowerPoint, etc.);

Manejo de herramientas Office, principalmente Excel avanzado y Acces avanzado.

Conocimientos en SQL (Cualquier motor de base de datos).

Conocimientos básicos de programación y entornos de desarrollo.

Conocimientos basicos en diseño Web y publicacion,

Conocimiento básico en configuración de dispositivos móviles Android, IOS o Windows
Phone.

Conocimiento básico de configuración IIS y Apache.

Habilidad para dar guía y/o entrenamiento básico del ámbito de su trabajo al staff junior.
Idiomas: Fluidez en Español y deseable conocimientos avanzados de inglés.
Duración: Desde su momento de su formalización hasta el 31 de diciembre de 2015 con
posibilidad de extensión sujeto a fondos y desempeño.