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INSTITUTO DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE GUERRERO
MANUAL
DE
PROCEDIMIENTOS
PARA
LA
LOGÍSTICA DE EVENTOS DEL INSTITUTO DE
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
PÚBLICA DEL ESTADO DE GUERRERO
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INDICE
OBJETIVO GENERAL……………………………………………..3
ALCANCES………………………………………………………….4
RESPONSABILIDADES…………………………………………...4
DESARROLLO……………………………………………………...6
PLANIFICACIÓN INICIAL Y PRESUPUESTO………………….8
PROGRAMACIÓN………………………………………………....9
ORGANIZACIÓN TÉCNICA……………………………………....10
CONCLUSIONES…………………………………………………..12
BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………......13
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OBJETIVO GENERAL
Se desarrolla el presente Manual de Procedimientos para la logística de eventos
con las diversas Entidades de Gobierno, Dependencias, Cámaras y Asociaciones,
así como cualquier órgano que solicite o permita el desarrollo de dichos eventos,
todo ello con la finalidad de eficientar los procesos y mejorar en la calidad de
nuestros servicios principalmente el de garantizar a las personas el pleno ejercicio
de sus derechos de Acceso a la Información Pública y a la Protección de los Datos
Personales, aprovechando en su caso, los convenios signados con el Instituto de
Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Guerrero.
De igual manera, está diseñado para enumerar y explicar cada uno de los pasos
que se requieren para desarrollar una exitosa planeación, ejecución y finalización
de eventos de capacitación; también se incluyen recomendaciones y precauciones
para contratiempos frecuentes los cuales pueden ser manejados sin generar
traumatismos en el transcurso del evento. Sin embargo, no debemos olvidar que
los eventos de capacitación pueden presentar retos logísticos tan diversos como
puedan ser sus temáticas, sitios de desarrollo, número de participantes, y
presupuesto disponible, por lo que estas recomendaciones tendrán en algunos
casos que adaptarse al contexto. Asimismo, este manual no es limitativo sino
proactivo, es decir, sirve para identificar las funciones y responsabilidades de cada
persona, así como su voluntad y deseo por apoyar a los demás, con el único
interés de que el evento sea todo un éxito.
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ALCANCES
El alcance del proceso abarca aquellas actividades que involucran la planificación,
organización y logística de un evento de carácter público, con la finalidad de
brindar un excelente servicio en la difusión en el procedimiento de Acceso a la
Información Pública así como el de la Protección de los Datos Personales.
Asimismo, en la presentación de los recursos de revisión al ITAIG, por parte de las
personas a quienes se les ha negado cualquiera de sus derechos fundamentes,
tales como: El acceso a la información en los plazos estipulados en la Ley número
374 de transparencia Acceso a la Información Pública del Estado de Guerrero, así
como en lo referente a sus datos personales, tales como: acceso, rectificación,
corrección y oposición (derechos ARCO).
RESPONSABILIDADES
Consejero Presidente: Responsable de la designación final del tema a
desarrollarse, así como del ponente encargado de llevar a cabo la impartición de
la conferencia o asunto a tratar; cabe hacer mención, que ésta decisión será
sometida a consideración del Pleno integrada por los tres Consejeros, quienes
determinarán los temas finales para el desarrollo de los eventos.
Coordinador(a) de Difusión: Responsable de emitir las invitaciones a los
asistentes al evento, tanto a invitados especiales, titulares de órganos, cámaras y
asociaciones, así como al público en general que desee asistir; de igual forma
será la persona encargada de difundir el mismo mediante cualquier medio de
comunicación, tendrá bajo su resguardo el equipo de audio, de video y fotográfico,
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por lo que de esta manera será la encargada de grabar el evento de mérito, así
como tomar fotografías del mismo, lo cual permitirá contar con la evidencia del
desarrollo de cada evento para su archivo histórico. Cabe hacer mención, y bajo
autorización e instrucción expresa del Consejero Presidente, podrá ser apoyado
por algún otro compañero o staff que se encuentre, para el desarrollo de sus
actividades.
Coordinador(a) de Capacitación, Evaluación y Seguimiento de los S.O.:
Responsable de la logística previo, durante y posterior al evento, coordinándose
con sus colaboradores, quienes apoyarán en todo momento en cualquier
necesidad que se requiera, así como responsable de la propuesta en la
designación del tema a desarrollarse, y del ponente encargado de llevar acabo la
impartición de la conferencia o asunto a tratar. Adicionalmente, será el encargado
del material informativo, de apoyo, y documentación oficial del Instituto, quien
podrá ser auxiliado por el personal de apoyo, para la distribución del mismo, tanto
a los asistentes, como a los conferencistas y hasta los mismos Consejeros del
Instituto.
Personal de Apoyo: Personal tanto interno como externo, que servirán como
staff, para apoyar a cada coordinador en la realización del evento, serán los
encargados de estar al pendiente en todo momento, para auxiliar a cualquier
situación o imprevisto que pueda presentarse, y con ello se logre el objetivo de un
evento exitoso, el numero o cantidad de este tipo de personal, dependerá en
mayor medida del tipo y capacidad de evento a tratar, así como de la instrucción
dada por el Consejero Presidente y/o del Pleno.
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DESARROLLO
Para llevar a cabo una planificación, organización y logística de un evento, se
empieza por conocer en profundidad ciertoscriterios esenciales, tales como: tipo
de acto que se pretende realizar, a quien va a ir dirigido o que objetivo se pretende
conseguir, el nombre o tema central del evento, conferencista o ponente, la
edición del evento, el tipo de evento, el área de estudio general al que está
enfocado el evento, cuál será la temática o problemática que se abordará en el
evento, lugar y fecha del evento, así como la designación de los participantes, el
tiempo de participación de cada uno de ellos, el acomodo en la mesa de presídium
de los participantes, invitaciones a los asistentes al evento, así como a
personalidades importantes que se quieran invitar, confirmandosu asistencia; en
caso de que se traten de disertantes locales y foráneos, designación de un
maestro de ceremonias o moderador, la orden del día o programa del evento,
preparación de la lista de registro y en su caso, se otorgarán constancias de
asistencia, así como algunos otros puntos a consideración del titular del Instituto
y/o del Pleno.
Posteriormente se debe manifestar de forma clara la estrategia de comunicación
que desea adoptar, con la finalidad de dirigir mensajes claves articulados que
ejerzan una valiosa contribución al éxito del evento.
Por lo que se debe de iniciar con una necesidad por parte de cualquier persona
que requiera de cierta información pública, y de la cual no se la quieren
proporcionar; en tal virtud, y por medio de este tipo de eventos, se les da a
conocer el procedimiento de cómo y en qué forma se pueda tener acceso a la
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información pública sin que le sea negada, así como de la protección de los datos
personales, y esto a su vez hacerlo del conocimiento de cualquier institución
educativa, organismo, o cualquier persona que así lo solicite.
De igual manera se debe establecer la duración del acontecimiento, así como los
lugares en donde se llevará a cabo.
Una vez delimitado cada uno de estos criterios, se deberá definir el tipo de evento
del que se trate:
Formal o informal.
De gran envergadura o micro evento.
En un espacio abierto o cerrado.
Según la situación geográfica: en la ciudad o el campo.
Según la temática: social, deportivo, popular, cultural, educativo, religioso,
etc…
Seguido de ello, se debe tener el conocimiento sobre el público asistente al
evento, para lo cual previa difusión e invitación realizada, y mediante confirmación
de la misma, se podrá saber del tipo de asistencia. Para que una vez en el lugar
del evento y previo inicio del mismo, conforme comience a llegar el público se
solicitará un previo registro a la entrada del auditorio, salón o ubicación física del
acontecimiento. Todo ello para conocer el total de asistencia, la procedencia de
los asistentes e invitados, y poder tener el contacto con ellos para hacerles
invitaciones posteriores. De igual manera, conforme se vayan registrando se les
hará entrega a cada asistente del material informativo que maneja el Instituto de
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Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Guerrero, el cual
trata de folletos informativos con la dirección domiciliaria y electrónica de dicho
Instituto, trípticos relativos al Procedimiento de Acceso a la Información Pública,
Protección de los Datos Personales y Recursos de Revisión, Preguntas más
frecuentas, la Ley Número 374 de Transparencia y Acceso a la Información
Pública del Estado de Guerrero y el Informe Anual de Labores y Resultados del
período que corresponda, así como demás material con que se cuente en el
momento del desarrollo del evento.
PLANIFICACIÓN INICIAL Y PRESUPUESTO
Planeación: Etapa de diseño del evento y preparación, durante esta etapa se
cumple la coordinación y mercadeo del evento: Programación de cronogramas,
imagen corporativa y protocolo, promoción, convocatoria, selección, inscripciones,
preparación de participantes. Así mismo se preparan los servicios operacionales:
transporte,
alojamiento,
alimentación,
aulas,
comunicaciones,
papelería,
suministros, invitaciones a los asistentes y a los ponentes participantes, equipos o
material de apoyo requerido.Con la información recopilada en esta primera
aproximación a lo que pretende ser el evento, se realiza una planificación
preliminar de lo que puede suponer la organización de un acontecimiento de este
tipo, se presupuesta y se justifica debidamente.El presupuesto elaborado debe ser
lo más fiel posible a la realidad. Este documento debe incluir una lista de gastos
previstos e imprevistos, fuentes de ingresos y el beneficio esperado, si es el
caso.De ser posible, este presupuesto se basará en estadísticas de experiencias
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anteriores, el cual deberá ser revisado y aprobado por el Pleno del Instituto, para
su ejecución.
PROGRAMACIÓN
TIMING GENERAL DEL EVENTO
En este apartado se ordenan todas las actividades planificadas en coordenadas
acción-tiempo, es decir se realiza una valoración del tiempo que se va a emplear
desde el arribo al evento, el cual deberá de ser hasta una hora antes del inicio
como mínimo de tiempo, para con ello tener oportunidad de organizar e instalar
todo el material y equipo necesario para el desarrollo del evento; asimismo, se les
invitará a los asistentes, que conforme vayan arribando se registren, para con ello
conocer el número y la procedencia de cada uno de ellos, de igual forma se
deberá considerar el tiempo que durará de participación por la conferencia o
evento a celebrar, así como algún tiempo de descanso, esto en el supuesto de
que el evento se prolongue y sea necesario contar con un tiempo considerable de
receso.De la misma manera, se deberá estipular o contemplar a un maestro de
ceremonias, quien se encargará de hacer la presentación de los moderadores o
ponentes, así como de las distintas personalidades que integrarán la mesa de
presídium, al igual que los directivos o funcionarios presentes en el evento.
Finalización: Etapa de cierre y evaluación, en esta etapa se realiza el
levantamiento del material de apoyo, equipo de cómputo, folletería, trípticos,
cableado, equipo audiovisual, equipo de video, listados de asistencia, así como el
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demás material que fue necesario para el desarrollo del evento, todo ello entre los
responsables de cada área involucrada y el personal de apoyo.
ORGANIZACIÓN TÉCNICA
LISTADO DE NECESIDADES
Una vez diseñado el programa se procede a su análisis pormenorizado
elaborando un listado de necesidades en función de su contenido, empleando
como base la planificación inicial realizada. Su objetivo es averiguar qué recursos
se necesitan, con la finalidad de adquirirlos, y comprobar de cuales se dispone.
Todo ello, se analizará en una o más reuniones con el personal involucrado en la
logística, la primera quince días antes, y la segunda uno a dos días antes de la
realización de los eventos, para de esa manera, y adicional a todo lo que se haya
descrito, también se contemple la vestimenta o uniforme que se vaya a portar por
cada evento, esto con la finalidad de acudir todos de manera presentable y
homogénea, de igual forma se determinará la documentación o material que se
ocupará, con cuánto personal del Instituto se acudirá, la hora que se tenga
prevista para trasladarse al evento, previendo el tiempo suficiente para colocar
mesa de registro y material informativo y de apoyo, así como cualquier otro asunto
a tratar durante dicha reunión y que tenga que ver con el evento próximo a
realizarse.
Por otro lado, entre las necesidades más habituales se pueden encontrar:
Personal de apoyo, mobiliario, cableado, equipo de cómputo, apuntador
electrónico, señalización (algún diseño que ubique la realización del evento),
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limpieza, obsequios, constancias, reconocimientos y/o diplomas tanto para los
asistentes así como para los ponentes y/o invitados especiales, secretario,
fotografía, video, equipo audiovisual, transporte, imprenta, comunicación/prensa,
adaptaciones para asistentes, rueda de prensa, invitaciones, notas de prensa,
carteles, trípticos, folletos, autoridades, documentación, publicidad en radio,
televisión y prensa escrita.
PERSONAL DE APOYO
En función de las necesidades previamente detectadas se calcula el número
necesario de colaboradores requeridos para el evento, iniciando por los
responsables de la organización y logística de los eventos, y si se va a utilizar
personal propio o ajeno.
Una vez dispuesto el equipo humano, se definen sus funciones según su
experiencia, responsabilidad y autoridad, se establece una estructura jerárquica y
se designa a los responsables a quien debe reportar cada uno.
Por lo que una vez arribando con previa anticipación al inicio del evento, cada uno
del personal de apoyo deberá de saber cuáles serán sus funciones y de qué
estarán encargados, para que con ello no se entorpezca el desarrollo del mismo.
Cabe hacer mención, que en caso de que surja alguna falla técnica durante el
desarrollo del evento el personal de apoyo solicitará al personal docente o
administrativo del inmueble su amable colaboración para solucionar dicha
contingencia, procurando dar continuidad al evento lo antes posible para no
extenderse en los tiempos estipulados de desarrollo.
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CONCLUSIONES
Para la realización de todo tipo de evento o acontecimiento, es necesario llevar a
cabo una planeación, programación y organización, previa a su desarrollo, ya que
de esta manera es posible brindar un excelente servicio en la impartición de
nuestros eventos, tales como conferencias, cursos o talleres, mismo que serán
efectuados por conducto del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información
Pública del Estado de Guerrero, ante cualquier ente u organismo público,
Institución Académica, dependencia de gobierno, o persona física o moral, que así
nos lo solicite o invite.
Por ello, es indispensable poder contar con este instrumento, el cual permitirá
descifrar por cada área o momento del evento, la manera de cómo realizar un
acontecimiento de forma coordinada, adecuada y programada, así como detectar
en qué situación se requiera una mayor atención, para no descuidar ningún
detalle, y con ello poder brindar un excelente evento a quien así nos lo haya
solicitado; asimismo, se sugiere elaborar una relación de actividades con sus
responsables para asegurar el éxito del evento, toda vez que el trabajo en equipo
involucra para lograr una mejor experiencia en el desarrollo de eventos futuros.
De igual forma, estos eventos tienen a parte del objetivo fundamental que es el de
establecer las bases, normas y procedimientos para ejercer el derecho de acceso
a la información pública y la protección de los datos personales, proporcionando a
toda persona una herramienta clave para participar en la toma de decisiones, en la
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exigencia del cumplimiento de la Ley, en el conocimiento del manejo de los
recursos públicos, la impartición de la justicia y la construcción de una sociedad
más equitativa, el de promover y fomentar la cultura de la legalidad por la
transparencia para llevarlo a todos los lugares y rincones de nuestro Estado, en
beneficio de la sociedad guerrerense.
BIBLIOGRAFÍA
Web site: http://www.bicgalicia.es/procedimientos/pdf/G-06401_cast_PLANIFICACION_ORGANIZACIoN_Eventos.pdf
Web site:
http://www.cddiputados.gob.mx/POLEMEX/transparencia/information/estruc
tura_organica/manuales_administrativos/manuales_procedimientos/secretar
ia_administracion_finanzas/manpro_unidad_eve_espe.pdf
Web site: http://www.tuxpangrandeporti.gob.mx/wpcontent/uploads/2011/07/Manual-Especifico-de-Organizacion-de-Logisticay-Eventos.pdf
Web site: http://info4.juridicas.unam.mx/ijure/nrm/62/581/6.htm?s=is
Web site:
http://www.parquesnacionales.gov.co/PNN/portel/libreria/pdf/ManualdeLogis
ticaparaEventosdeCapacitacion.pdf
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