INSTRUCTIVO AUTOR “AUTOARCHIVO”

Macroproceso: Apoyo a lo Misional
Proceso: Gestión de la Información Bibliográfica
Sub proceso: Entrega Trabajos de Grado
GIB-PR-20 IN-05
Version: 2
Fecha de Revisión:
22/09/2015
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
SISTEMA DE BIBLIOTECAS
REPOSITORIO INSTITUCIONAL RIUD
INSTRUCTIVO AUTOR
“AUTOARCHIVO”
OBJETIVO
Permitir al usuario registrar sus propios documentos (tesis y trabajos de grado) siguiendo
el proceso de Autoarchivo, en el Repositorio Institucional RIUD
ALCANCE:
Dar las herramientas necesarias por medio de un instructivo para que los usuarios
(Comunidad Académica) puedan subir al Repositorio Institucional RIUD desde su registro
en el Repositorio Institucional por medio de un correo electrónico, hasta el permiso para
cargar el documento al Repositorio Institucional Describirlo y otorgar los permisos
necesarios para publicación y uso.
DEFINICIONES
Repositorio Institucional RIUD:
Medio que permite la conservación, recuperación y difundir la memoria Institucional
académica e investigativa
Repositorio:
Un lugar para almacenar, generalmente por seguridad o preservación. Un repositorio
digital institucional es creado, mantenido y autorizado por una institución o un grupo de
instituciones, que recoge los contenidos digitales generados por la actividad de los
miembros de esa institución, en este caso trabajos de grado, tesis, disertaciones,
investigaciones etc.
Dspace: Software de código abierto que provee herramientas para la administración de
colecciones digitales comúnmente usado en Repositorios Institucionales.
Comunidades:
El contenido del Repositorio Institucional está organizado en comunidades que pueden
corresponder a entidades administrativas o como en el caso de Repositorio Institucional
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RIUD a un tipo general de documentos por ejemplo una comunidad es trabajos de grado.
Subcomunidades:
Dentro de una comunidad puede existir un número ilimitado de subcomunidades y
colecciones en el caso del Repositorio Institucional RIUD las Subcomunidades son las
cinco (5) Facultades de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, esta
organización contribuye a la flexibilidad para acomodar las distintas necesidades de las
comunidades al permitirles: que políticas se desean aplicar como por ejemplo: quienes
contribuyen con contenido, si habrá proceso de revisión o quien podrá acceder
Colección:
Las colecciones pueden estar organizadas de acuerdo a un tema, un tipo de información,
o cualquier otro método de organización que la comunidad considere útil para organizar
sus artículos digitales, para el caso del Repositorio Institucional RIUD Una colección es el
proyecto curricular, por ejemplo: Arte Danzario.
Revisor:
Persona encargada de validar los contenidos cargados en el repositorio para su posterior
publicación, en el caso del Repositorio Institucional RIUD un revisor es el director de
trabajo de grado que avala que los documentos cargados sean los correctos (versiones
finales, no borradores)
Autores:
Son las personas creadoras de una obra artística, literaria o científica en el caso del
Repositorio Institucional RIUD son los estudiantes que cargan sus trabajos de grado en el
repositorio o los investigadores que cargan sus artículos en el repositorio
Autoarchivo: Procedimiento mediante el cual el autor de la obra carga el documento en el
repositorio registrando alguna información básica del mismo (metadatos) y aceptando las licencias
de publicación requeridas.
Fases del Autoarchivo en el repositorio Institucional: El flujo básico de un repositorio
institucional que ha optado por la vía del autoarchivo, consta de las siguientes fases:
1. Fase de identificación y autentificación del agente: Identificación sencilla y rápida
contrastando algún dato personal con la base de datos de la Universidad. Datos
identificadores pueden ser el correo electrónico institucional.
2. Fase de Información legislativa e institucional: Antes de estar en disposición de subir
los documentos, el autor deberá firmar un escrito en el que afirme conocer los derechos
que le asisten y se comprometa a seguir las políticas del repositorio. El sistema ofrecerá
toda la información legal e institucional al respecto.
3. Fase de Carga: La práctica más instaurada actualmente consiste en el autoarchivo de
producción por el propio autor (Alumnos-Docentes-Investigadores), todos los documentos
sin excepción deben estar en un formato PDF/A para conservación a largo plazo
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Handle:
Identificador único y persistente de objetos digitales
URI:
Identificador de recursos uniforme del inglés Uniform Resource Identifier
DATOS DEL REPOSITORIO INSTITUCIONAL RIUD
Nombre Completo:
Abreviatura:
URL:
Handle:
Email administrador:
Repositorio Institucional de la Universidad Distrital Francisco José
de Caldas
RIUD
http://repository.udistrital.edu.co
http://hdl.handle.net/11349
repositorio@udistrital.edu.co
Instructivo de Autoarchivo
Esta guía es un instructivo para el proceso de autoarchivo, con la cual el autor de los
documentos podrá cargar o subir sus propias obras al repositorio institucional,
PASOS PARA REGISTRO DE USUARIO
Para publicar su trabajo de Grado en el Repositorio Institucional de la Universidad
debe registrar su cuenta ingresando al repositorio: http://repository.udistrital.edu.co/
1. Despliegue el menú de servicios y haga clic en “Mi RIUD”
2. Haga clic en el vínculo “¿Usuario nuevo? Haga clic para registrarse
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1. Ingrese solo su correo electrónico institucional (@udistrital.edu.co)
3. Espere su confirmación
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4. Complete el registro haciendo clic en el link que le fue enviado por correo
5. Complete sus datos una vez ingrese al link anterior
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6. Confirme su registro
Prerequisitos:
A. Debe solicitar permisos de publicación en el repositorio a la Coordinación de su proyecto
curricular a través de correo electrónico con los siguientes datos:

Facultad

Proyecto Curricular

Título de trabajo de Grado o Tesis

Nombres completos y apellidos del Autor (es)

Nombres Completos y Apellidos del Director de Grado.

Número de documento de identificación del Autor (es)

Teléfono de Contacto

Correo institucional

Correo personal.

Código de Estudiante
En el siguiente enlace puede consultar el directorio de los correos electrónicos de las
Coordinaciones de los proyectos curriculares de la Universidad Distrital Francisco
José de Caldas http://sistemadebibliotecas.udistrital.edu.co/index.php/correos
B. El Trabajo de Grado debe estar en formato PDF/A. En el siguiente link puede
encontrar como cambiar el formato de su trabajo de grado de Word a PDF/A:
http://sistemadebibliotecas.udistrital.edu.co/index.php/conversion-formato-estandar
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7. Una vez que haya realizado su registro y tenga permisos de publicación debe ingresar
a la página principal del Repositorio Institucional http://repository.udistrital.edu.co/
a) Haga clic en el link “Mi RIUD”
b) Ingrese los datos de su registro
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C) Haga clic en Comenzar un nuevo envío
d) Si no le han otorgado permiso de publicación en el repositorio aparecerá el siguiente
aviso
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e) Seleccionar su Proyecto Curricular
1. PASOS DE INGRESO DEL TRABAJO DE GRADO AL REPOSITORIO
INSTITUCIONAL
Una vez tenga los permisos de publicación deberá iniciar el proceso de autoarchivo
a) Ingrese los datos de su trabajo de grado en el formulario que se muestra a continuación
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Primeras letras en
mayúscula las demás
en minúscula
Haga clic aquí en caso
de que sea más de un
autor
Haga clic aquí en caso de que el documento
sea dirigido por más de una persona
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Los campos para consignar la información básica del trabajo de grado en la primera pantalla
son:
 Titulo
 Título
 Título en Ingles
 Autor (es)
 Director de tesis
 Email Personal
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Minímo cuatro
(4) palabras
clave, Una por
cada casilla
Palabras clave en Ingles
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Los campos para consignar la información básica del trabajo de grado en la segunda
pantalla son:
 Resumen
 Abstract
 Fecha de Aprobación del trabajo de grado o tesis (fecha sustentación)
 Palabras clave (entre cuatro (4) y seis (6))
 Keywords las mismas palabras claves en ingles
 Patrocinador (si lo hay)
 Formato PDF por defecto
b)
Los siguientes campos (Materias) son exclusivos de la biblioteca, NO los debe llenar
el usuario, solo hará clic en el botón que dice siguiente.
Campo Exclusivo para
Biblioteca
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c) Seleccione el archivo PDF/A del trabajo de grado o tesis
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d) Visualización del archivo cargado
Archivo de trabajo de grado








Para añadir otros archivos como
anexos, sin son mas de dos anexos
favor utilizar .ZIP para comprimirlos
en una sola carpeta
El Archivo en PDF deberá ser nombrado de la siguiente forma:
Apellidos y Nombres del autor seguido del año
Primeras letras de los apellidos y nombres en mayúsculas
Apellidos, nombres y año seguidos sin espacios
Ej: ArdilaBarbosaLeiverAlfonso2013.PDF
Si existen anexos en otros formatos se tendrá en cuenta la siguiente estructura
Ej: ArdilaBarbosaLeiverAlfonsoAnexo-1.JPG
Para las carpetas en .ZIP que contengan más de dos anexos se nombrara Anexos.ZIP
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e) Visualización de la información consignada
Verificación de los
datos registrados
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2. Licencias de uso y autorizaciones
f)
Seleccione las opciones de su preferencia con respecto a la licencia Creative Commons
Una vez haga alguna selección a las
anteriores dos (2) preguntas
seleccione aqui.
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g) Lea cuidadosamente los tipos de licencia y elija aplicar licencia (aprobar)
Tipo de licencia
que escogio
Hacer Click en
Proceder
Nota: Las licencias Creative Commons permiten que el autor de ciertos permisos a su obra para
compartirla, usarla, publicarla y divulgarla siempre reconociendo la autoría del documento
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h) Lea atentamente la “Licencia y autorización de los autores para publicar y permitir la consulta
y uso” acéptela y luego haga clic en el botón siguiente para seguir con el proceso de envió
Aceptar
Licencia
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Con el mensaje “envió finalizado” termina el proceso.
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Lea y descargue la licencia de uso y publicación en el Repositorio Institucional RIUD, que se
encuentra en la página inicial del Repositorio en el campo “Enlaces de interés”
Links Para Consultar y
Descargar la Licencia de
Uso y Publicación
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Después del paso anterior su envió pasara a revisión por parte del director del trabajo de
grado quien lo aprobara o rechazara y biblioteca quien por último se encargará de publicar
el documento en el Repositorio Institucional - RIUD
Si se presenta algún inconveniente con el proceso comuníquese al Sistema de Bibliotecas
al correo (repositorio@udistrital.edu.co)
Recuerde:
1.
Al terminar el proceso de registro de su Trabajo de Grado, el documento pasará a
revisión y aprobación por parte de su Director de Grado, p o s t e r i o r m e n t e
Biblioteca validará la información normalizará metadatos y publicará el documento
finalmente en el Repositorio Institucional - RIUD. En caso de no cumplir con los
requerimientos, el administrador le enviará un correo electrónico con una
notificación en donde se le solicitará realizar los arreglos correspondientes.
2.
Si el documento cumple con los requerimientos, será aprobado y se podrán expedir
l o s Paz y Salvo.
3.
Dicho Paz y Salvo lo entregara la Bibl io teca a la secretaria de su facultad.
4.
Deberá entregar dos (2) copias del documento “Licencia y autorización de los autores
para publicar y permitir la consulta y uso” diligenciado y firmado en la Biblioteca de su
Facultad junto con una copia de su trabajo de grado en CD-ROM, una de estas copias
se le devolverá firmada inmediatamente por parte del funcionario de la Biblioteca como
evidencia del recibo del trabajo de grado y la licencia de uso.
5.
En caso que sea más de un Autor, deberán estar presente todos los autores al
momento de la entrega del CD en Biblioteca, para la validación de firmas y cedulas.
6.
En caso que sea más de una Autor y alguno no pueda estar presente, el Autor ausente
deberá enviar una carta de autorización y fotocopia de la cedula con el Autor que
entregue el CD y la “Licencia y autorización de los autores para publicar y permitir la
consulta y uso”
7.
Para activar su correo electrónico haga su solicitud a la siguiente dirección:
servidores@udistrital.edu.co con los siguientes datos: Nombres, Cedula, Código,
Proyecto Curricular, Teléfono de contacto.
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