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GESTION AMBIENTYE FISICO (MANTENIMIENTO)
CARACTERIZACIONDEL PROCESO MANTENIMIENTO
1. NOMBRE DEL PROCESO:
Gestión Ambiente Físico (mantenimiento)
Código:
Versión: 1
Fecha emisión:
Página: 1
2. OBJETIVO: planear, estandarizar y ejecutar las actividades relacionadas con la
conservación y mantenimiento de la infraestructura y dotación de la institución de tal forma
que se cumpla con la adecuada prestación de los servicios de salud que se brindan
4. RECURSOS NECESARIOS:
Humanos: Servidores públicos auxiliares. (Apoyo Administrativo Mantenimiento).
Físicos: Hardware y software, medios de transporte, equipos de oficina y comunicaciones.
Financieros: Recursos presupuestales.
3. ALCANCE: Inicia con la planificación de
las actividades de Mantenimiento y termina
con el control de dichas actividades, con el fin
de ubicar, integrar y desarrollar los recursos
humanos, físicos y económicos, ejecutar las
acciones
técnicas
de
mantenimiento
preventivo, correctivo, de recuperación, e
Interventoría en planta física, equipos
instalaciones y demás sistemas físicos.
5. PROVEEDORES
6. ENTRADAS
7. ACTIVIDADES
Organismos de dirección,
Normatividad vigente,
control y regulación, Área
Quejas y reclamos,
de calidad (indicadores,
encuestas de satisfacción
informes de auditorías,
interna y externa, cuadro
auto evaluaciones,
de mando de
encuestas, quejas
indicadores, auditorías,
y reclamos), Gerencia,
directrices de la alta
Colaboradores
dirección, conceptos de
Diagnóstico y
los colaboradores, ondas
elaboración
P
de ambiente físico,
del plan del
eventos adversos
ambiente físico
relacionados
con el ambiente físico.
8. SALIDAS
Instructivo de
mantenimiento de
equipos biomédicos
Plan de tecnovigilancia
Plan de contingencia de
tecnología biomédica,
cronograma de
mantenimiento
de equipos biomédicos,
cronograma de
mantenimiento
de infraestructura
Identificación de equipos
biomédicos
Plan de manejo integral de
desechos
Plan de limpieza y
desinfección
9. CLIENTES
Colaboradores, usuarios,
comunidad, partes
interesadas
(organismos de
dirección, control
y regulación del
sistema)
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CARACTERIZACIONDEL PROCESO MANTENIMIENTO
Código:
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Fecha emisión:
Página: 2
Programa de prevención y
control de infecciones
Plan de emergencias
Hospitalarias.
-
Equipo de calidad y
Sub-dirección
Administrativo
- Recursos requeridos.
Disponibilidad
presupuestal
-
. Instructivo de
mantenimiento de
equipos biomédicos
- Plan de tecnovigilancia
- Plan de contingencia
de tecnología biomédica.
cronograma de
mantenimiento de
equipos biomédicos,
- cronograma de
mantenimiento de
infraestructura.
H
- Identificación de
equipos biomédicos
- Plan de manejo
integral de desechos.
- Plan de limpieza y
desinfección
- Plan de emergencias
hospitalarias
-
Ejecución del
plan del
ambiente físico
Implementación de:
Ronda del ambiente
físico
- Protocolos de
seguridad del paciente.
- Plan de tecnovigilancia
- Plan de contingencia de
- tecnología biomédica,
- cronograma de
mantenimiento de equipos
biomédicos,
- cronograma de
mantenimiento de
infraestructura
- Identificación de
equipos biomédicos
- Plan de manejo integral
de desechos
- Plan de limpieza y
desinfección
- Plan de emergencias
- hospitalarias
-Colaboradores, usuarios,
comunidad, partes
interesadas (organismos
de dirección, control
y regulación del
sistema)
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CARACTERIZACIONDEL PROCESO MANTENIMIENTO
-
-
5. PROVEEDORES
6. ENTRADAS
7. ACTIVIDADES
. Unidades funcionales. - Planes de Acción de
Equipo de calidad
las unidades
usuarios, comunidad y
funcionales, plataforma
familia.
institucional.
- Planes de
mejoramiento.
- procesos,
procedimientos y otros,
encuesta de
satisfacción de la
infraestructura física.
Seguimiento al
- actas de rondas de
V
proceso del
ambiente físico.
ambiente físico
- quejas y reclamos.
información
estadística.
registro del
mantenimiento de las
hojas de vida de
equipos.
seguimiento a
cronogramas de
mantenimiento de
equipos e infraestructura
Apoyo administrativo
- Informes de auditoría
-Toma de
mantenimiento.
interna y de control
acciones de
Mejoramiento
interno.
mejoramiento
Continuo.
- Informes de
A
para el
Jefes y coordinadores
seguimiento a los
proceso de
de unidades
planes, a los procesos
ambiente físico.
funcionales.
- y procedimientos.
-
-
Código:
Versión: 1
Fecha emisión:
Página: 3
8. SALIDAS
. Seguimiento técnico,
oportuno, confiable y que
sirva de base para la
toma de decisiones y el
mejoramiento continuo del
ambiente físico.
Acciones de
mejoramiento que
apunten a la causa.
- Solución de los
problemas
- Acciones de
mejoramiento que
9. CLIENTES
- Gerencia,
- Coordinadores de
áreas,
- unidades funcionales
en general.
Usuario.
la Junta Directiva,
- entidades de
dirección, vigilancia y
control del sistema.
-
Alta dirección.
Unidades funcionales.
Usuarios y comunidad
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CARACTERIZACIONDEL PROCESO MANTENIMIENTO
-
Análisis del cuadro de
mando de indicadores.
- Encuestas de
satisfacción interna y
externa, y de las quejas
y reclamos.
alcancen el impacto
deseado.
Código:
Versión: 1
Fecha emisión:
Página: 4
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Página: 5
10. RESPONSABILIDAD DEL PROCESO: . (Apoyo Administrativo Mantenimiento).
11. PROCESOS CON LOS QUE
INTERACTÚA:
- Todos los Procesos (Estratégicos,
Misionales, de Apoyo y de Evaluación).
12. PROCESOS DE APOYO:
- (Financiero).
- (Recursos físicos).
- (jurídica y contratación)
13. DOCUMENTOS RELACIONADOS
- Lo establecido en los contratos con los
clientes
- Leyes, decretos, resoluciones, etc.
aplicables
- Aquellos que no estén explícitos en los
requisitos con el cliente o reglamentarios
pero que garanticen el resultado esperado.
- Cumplir con lo establecido en el sistema de
gestión.
14. REQUISITOS NTCGP 1000: 2009
- 4.2.4 Control de registros.
- 8.2.3 Seguimiento y medición de los
procesos.
- 8.4 Análisis de datos.
- 8.5 Mejora
15. OTROS REQUISITOS
- Constitución política y normas legales
vigentes.
- Decreto 1011 y resolución 1043, 1445 de
2006. Decreto 1769 de 1994 y su aclaratorio
el Decreto 1617 de 1995 reglamentó el
Artículo 189 de la Ley 100 de 1993 sobre el
Mantenimiento Hospitalario.
16. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO:
INDICADOR
FORMULA
Nivel de cumplimiento
mantenimiento preventivo
de equipos
Número de mantenimientos
preventivos ejecutados /Número
de mantenimientos preventivos
Programados * 100.
Mantenimiento correctivo
de equipos
Número de equipos reparados /
Total de equipos dañados * 100
FRECUENCIA
RESPONSABLE
Mensual
Líder del proceso
Mensual
Líder del proceso
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Oportunidad en la
prestación de los servicios
de mantenimiento
Nivel de implementación
hojas de vida de equipos
(Número de Solicitudes
atendidas dentro de los términos
establecidos / Total de
solicitudes recibidas en el
periodo) x 100.
Número maquinaria y equipos al
servicio de la empresa con hoja
de vida actualizada / Total
maquinaria y equipos con que
cuenta la empresa * 100
Página: 6
Líder del proceso
Mensual
Líder del proceso
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CARACTERIZACIONDEL PROCESO MANTENIMIENTO
17. GESTIÓN DEL RIESGO
RIESGO
Daño en equipos por inadecuado
uso o manipulación
DESCRIPCIÓN
Equipos inoperantes o en
condiciones no adecuadas para
la prestación de los servicios
.
Posible incumplimiento de los
Debido a que no se planifica ni se
criterios establecidos en los
ejecuta de manera oportuna y
estándares de infraestructura,
conjunta un autodiagnóstico de
instalaciones físicas, y dotación y
los estándares a cumplir
mantenimiento.
Debilidades en la programación
de las actividades relacionadas
con el control de los dispositivos
de seguimiento y medición
Debido a una posible
desarticulación para la
programación de las actividades,
entre Responsables de áreas
misionales, Líderes del proceso,
Gerencia y Proveedor.
Pérdida de la trazabilidad en las
hojas de vida de los equipos.
A causa de debilidades en el
diligenciamiento de los registros y
en el control de registros que se
deben anexar a las hojas de vida
Código:
Versión: 1
Fecha emisión:
Página: 7
CALIFICACIÓN
VALORACIÓN
Probabilidad = 3 posible.
Impacto = 5 catastrófico
Credibilidad o imagen-legal.
Existen manuales instructivos o
procedimientos para el manejo de la
herramienta, pero faltan controles
Zona de riesgo Extrema
Probabilidad = 3 posible
Impacto = 3 Moderado.
Los controles están documentados, se
aplican y son efectivos, entonces
disminuye el impacto a 2 menor
– Zona de Riesgo Moderado-
Probabilidad = 3 posible.
Impacto = 4 Mayor.
Credibilidad o imagen-legal.
Los controles están documentados, se
aplican y son efectivos, entonces
disminuye la probabilidad a 2.
– Zona de Riesgo Moderada-
Probabilidad = 3 Posible.
Impacto = 3 Moderado
Los controles están documentados, se
aplican y son efectivos, entonces
disminuye la probabilidad a 2.
– Zona de Riesgo Baja-
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ELABORACIÓN
Código:
Versión: 1
Fecha emisión:
Página: 8
REVISIÓN
APROBACIÓN
Elaborado por:
CARLOS ALBERTO HENAO LOPEZ
Carlos Alberto López Henao
Revisado por:
Aprobado por:
BEATRIZ OSOSRIO LOAZIA
JUAN DE JESUS ARROYABE OCAMPO
Cargo: LIDER DE MANTENIMIENTO
Cargo: COORDINADOR DE CALIDAD
Cargo: GERENTE