manual del proceso de diseño de bienes inmuebles
MANUALDELPROCESO DEDISEÑODEBIENES INMUEBLES CS-STDOB-01-P01 Versión 1.0 21/07/2014 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES Versión: 1.0 Página: Página 1 de 2 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 3 3. ROLES .......................................................................................................................................... 3 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 7 6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES ......................................... 8 6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 8 6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 8 6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 8 7. INDICADORES ............................................................................................................................ 12 8. ANEXOS ..................................................................................................................................... 12 1 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES Versión: 1.0 Página: Página 2 de 3 1. INFORMACIÓNBÁSICA Proceso DISEÑO DE BIENES INMUEBLES Código del Proceso CS‐STDOB‐01‐P01 Descripción PROPÓSITO Elaborar el diseño arquitectónico y de ingenierías para realizar reconstrucciones, adecuaciones y/o rehabilitaciones en los bienes inmuebles donde funcionan las Entidades Públicas, generando lineamientos que cumplan con la normativa vigente de arquitectura, imagen, ergonomía y seguridad. DISPARADOR Requerimientos por parte de Entidades Públicas Leyes y/o Decretos ENTRADAS Disposición de la Máxima Autoridad Requerimientos ACTIVIDADES PRINCIPALES Inspeccionar los bienes inmuebles Diseñar el producto solicitado o Administrar contratos de consultorías. PROCESO RELACIONADO Emisión de Aval Presupuestario Emisión de Certificación Presupuestaria Contratación de Diseños, Obras, Fiscalización y Consultorías Obras de Bienes Inmuebles Productos/Servicios del Proceso Diseño de Bienes Inmuebles Tipo de Proceso Sustantivo Responsables del Proceso Director Nacional de Diseño de Bienes Inmuebles Tipo del cliente Cliente Interno y Externo 2 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES Versión: 1.0 Página: Página 3 de 4 Marco Legal Constitución de la República del Ecuador. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contracción Pública y su Reglamento General de Aplicación. Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva. Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público. Decreto Ejecutivo Nro. 798 de 22 de junio de 2011 – Funciones INMOBILIAR. RESOLUCIÓN‐INMOBILIAR‐DSI‐2014‐0006 de 10 de marzo de 2014. INMOBILIAR‐ACUERDO‐2014‐002 de 12 de febrero de 2014. Emisión del “Manual de Buenas Prácticas Para Uso, Gestión y Administración de las Edificaciones del Sector Público”. 2. LINEAMIENTOSDELPROCESO El Proceso de Diseño de Bienes Inmuebles debe considerar los siguientes lineamientos: Si una Institución Pública envía requerimientos directamente a la Dirección Nacional de Diseño de Bienes Inmuebles, esta deberá ser remitida inmediatamente a la Subdirección Técnica de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles para su gestión y disposición. Para ejecutar el proceso se debe utilizar como normativa el Manual de Buenas Prácticas para la Administración, Gestión y Uso de las Edificaciones del Sector Público. El proceso inicia una vez que se cuenta con el requerimiento oficial. Para los requerimientos de estudios de remodelación para Instituciones Públicas que arrienden bienes inmuebles, que se encuentren fuera del ámbito de gestión de INMOBILIAR, deberán contar con el dictamen favorable de la Dirección Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles. Los documentos habilitantes para proceder con el diseño de bienes inmuebles son: o Organigrama funcional o Cuadro de requerimientos o Planos, si los tuviere. 3. ROLES Administrador de Contrato.‐ En todo contrato, la entidad contratante designará de manera expresa un administrador del mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas 3 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES Versión: 1.0 Página: Página 4 de 5 y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a las que hubiere lugar. Coordinador General de Planificación y Gestión Estratégica.‐ Planifica, coordina, controla y da seguimiento a los procesos y proyectos, bajo una visión sistémica que considere modelos y herramientas de gestión, para garantizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos y metas institucionales, así como también el mejoramiento de los procesos. Director General INMOBILIAR.‐ Administra y lidera los procesos del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público ‐ INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas institucionales, con la finalidad de cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las disposiciones legales que rigen a la entidad. Director Financiero.‐ Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto. Director Nacional de Contratación de Obras y Diseños.‐ Gestiona, administra, coordina y controla los procedimientos de contratación de obras, diseños, fiscalización y consultorías dentro del marco de acción de INMOBILIAR en conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento General vigente y demás Resoluciones emitidas por el SERCOP. Director Nacional de Diseño de Bienes Inmuebles.‐ Dirige el diseño arquitectónico y de ingenierías, con el fin de generar lineamientos específicos que cumplan con la normativa vigente de arquitectura, imagen, ergonomía y seguridad para los bienes inmuebles donde funcionan las Entidades Públicas. Director Nacional de Obras de Bienes Inmuebles.‐ Dirige la ejecución de obras de infraestructura civil con la finalidad de realizar reconstrucciones, adecuaciones, demoliciones y/o rehabilitación de bienes inmuebles que son propiedad del Estado Ecuatoriano. Especialista de Diseño de Bienes Inmuebles.‐ Lidera y controla las actividades de su equipo de trabajo, para la ejecución de los requerimientos remitidos a la Dirección de Diseño de Bienes Inmuebles. Experto de Diseño de Bienes Inmuebles.‐ Asigna, coordina y revisa las actividades del Especialista de Diseño de Bienes Inmuebles, para atender a los requerimientos recibidos, valida el producto final previo a su entrega al Director de Diseño de Bienes Inmuebles. IPS.‐ Institución Pública Solicitante.‐ Entidades del Sector Público que solicitan la elaboración de diseño arquitectónico y de ingenierías para rehabilitación, remodelación, reconstrucción u otros, de bienes inmuebles respetando la normativa legal vigente. 4 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES Versión: 1.0 Página: Página 5 de 6 Subdirector Técnico de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles.‐ Formula, ejecuta y emite la política pública de diseño y obras de bienes con la finalidad de realizar diseños, reconstrucciones, adecuaciones, demoliciones y/o rehabilitación de bienes inmuebles que son o serán propiedad del Estado Ecuatoriano. 4. GLOSARIODETÉRMINOS Acta entrega.‐ Documento que evidencia la entrega y recepción de: bienes inmuebles, bienes muebles, consultorías, contratación de obras, entre otros. Además de definir el responsable. Aval Presupuestario.‐Documento emitido por la Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica, con el cual se garantiza la alineación a las políticas y la disponibilidad de fondos de inversión. BI.‐ Bien Inmueble Certificación Presupuestaria.‐ Documento emitido por la Dirección Financiera que garantiza la disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario. CGPGE.‐ Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica Equipo de Trabajo.‐ Es el recurso humano liderado por el Especialista de Diseño de Bienes Inmuebles, conformado por expertos de apoyo en las áreas de Arquitectura e Ingeniería. Informe Preliminar.‐ Documento que evidencia la inspección del bien inmueble ocupado por la IPS, define el alcance del requerimiento, su costo referencial y contiene la hoja de ruta dónde constan las fechas tentativas de entrega del producto final. Manual de Buenas Prácticas para la Administración, Gestión y Uso de las Edificaciones del Sector Público.‐ Documento que contiene las normas técnicas de estricto cumplimiento aplicable para el diseño de bienes inmuebles garantizando su correcta funcionalidad. Planos.‐ Los planos arquitectónicos o de ingeniería tienen por objetivo poner de manera gráfica la organización y disposición de los elementos que componen la estructura de un bien inmueble para facilitar su comprensión. Producto Final.‐ Documentos que dependiendo de lo solicitado pueden ser: 5 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES Versión: 1.0 Página: Página 6 de 7 1. Proyecto Arquitectónico; en cuyo caso requiere de la entrega del Anteproyecto para aprobación de la IPS y posteriormente la entrega del Proyecto Final que contiene: o Planos en láminas arquitectónicas y/o de ingenierías o Presupuesto referencial (cantidades y rubros) o Análisis de Precios Unitarios (APU) o Especificaciones técnicas particulares de cada uno de los rubros del proyecto o Términos de referencia 2. Distributivo Interior Para los casos de contratación de consultoría el Producto Final deberá incluir lo descrito en los TDR´s de acuerdo al requerimiento. Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones.‐ El Sistema sintetiza el proceso de emisión de avales y certificaciones presupuestarias a través de varios formularios estandarizados, los cuales deben ser completados por las unidades para posteriormente adjuntarse al memorando de solicitud con la demás documentación requerida. TDR´s.‐ Términos de Referencia: Documento que indica las directrices, metodología de trabajo, objetivos, alcance y estructura de cómo ejecutar un determinado estudio. 6 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES Versión: 1.0 Página: Página 7 de 8 5. DIAGRAMADEFLUJODELPROCESO 7 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES Versión: 1.0 Página: Página 8 de 9 6. PROCEDIMIENTODELPROCESODEDISEÑODEBIENESINMUEBLES 6.1. PROPÓSITO Identificar las actividades que permitan elaborar el diseño arquitectónico y de ingenierías para realizar reconstrucciones, adecuaciones y/o rehabilitaciones en los bienes inmuebles donde funcionan las Entidades Públicas, dentro de la normativa vigente de arquitectura, imagen, ergonomía y seguridad. 6.2. ALCANCE Este proceso abarca desde la recepción del requerimiento de la IPS hasta la entrega del producto final ya sea a la IPS o a la Dirección de Obras de Bienes Inmuebles para su ejecución. 6.3. DESCRIPCIÓNDEACTIVIDADES DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO Una vez recibida la disposición de la Máxima Autoridad, el Subdirector procede con la disposición de la gestión a la Dirección de Diseño de Bienes Inmuebles Memorando Disponer Gestión Director Nacional de Diseño de BI El Director dispone la gestión respectiva al Experto de Diseño de Bienes Inmuebles Memorando Designar Especialista de Diseño de Bienes Inmuebles Experto de Diseño de BI El Experto designa el requerimiento recibido a un Especialista de Diseño de Bienes Inmuebles para su gestión. Memorando ACTIVIDAD ROL Subdirector Técnico de Disponer Gestión Diseño y Obras de Bienes Inmuebles Realizar reunión de trabajo e inspección al BI Una vez recibida la disposición para la atención del requerimiento, el especialista agenda una reunión de trabajo con la IPS y el Director, en la cual se debe determinar el alcance del Especialista de requerimiento, el presupuesto con el que cuenta Acta de Reunión Diseño de Informe la IPS y se solicita la documentación habilitante Bienes Preliminar para dar inicio al proceso. Inmuebles Posteriormente procede con la inspección del BI y toma fotografías del mismo, con esta información elabora el Informe Preliminar. 8 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES Versión: 1.0 Página: Página 9 de 10 Solicitar Gestión de Recursos Gestionar TDR´s De acuerdo a lo estipulado en la reunión con la IPS, el Director coordina con la Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica una reunión de trabajo para gestionar los recursos necesarios. Una vez efectuada esta reunión la CGPGE comunica al Director la disponibilidad o no de Director recurso y en base a esto atiende el requerimiento. Nacional de Diseño de BI Si no existen recursos comunica a la Subdirección Técnica de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles, quien a su vez enviará la respuesta oficial a la IPS. Si existe la disponibilidad de recursos, ya sean propios de INMOBILIAR o a través de un Convenio de Transferencia de fondos, dispone la gestión al Especialista de Diseño de Bienes Inmuebles. El Especialista gestiona la elaboración de los TDR´s en coordinación con su equipo de trabajo, y remite los mismos al Director para su revisión y posterior solicitud de Aprobación al Subdirector Técnico de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles Con la autorización del Subdirector, tomando en cuenta que el gasto es de inversión, solicita el aval presupuestario a la CGPGE a través del sistema. (Ver Manual del Sistema de Emisión de Avales y Especialista de Certificaciones Presupuestarias). Diseño de Bienes Con el aval presupuestario solicita la certificación Inmuebles presupuestaría a la Dirección Financiera a través del sistema. (Ver Manual del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Presupuestarias). Una vez que cuente con el aval y certificación presupuestaria, remite el trámite al Subdirector Técnico de Diseño y Obras de BI para solicitar a la Dirección Nacional de Contratación de Obras y Diseños la ejecución del proceso de (CONTRATACIÓN DE DISEÑOS, OBRAS, FISCALIZACIÓN Y CONSULTORÍAS). Memorando TDR´s Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones 9 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES Versión: 1.0 Página: Página 10 de 11 Ejecución de requerimiento Elaborar el anteproyecto o administrar contrato de consultoría Revisar, aprobar y enviar al Director Con la disposición del Director se ejecutará el requerimiento, ya sea a través del equipo de trabajo o de la consultoría, en cuyo caso el Especialista ejercerá las funciones de Especialista de Administrador de Contrato. Diseño de BI Si el Producto Final es un Proyecto Arquitectónico, se elaborará un Anteproyecto para la aprobación de la IPS y continuar con la ejecución del requerimiento. Para la elaboración del anteproyecto, si la IPS no cuenta con los planos solicitados en la reunión de trabajo e inspección, se procede con el levantamiento de información del inmueble y elaboración de planos, con esta información y la entregada por la IPS se procede con la elaboración del mismo. Especialista de Posteriormente, envía el anteproyecto al Experto Diseño de BI de Diseño de BI para su aprobación. Si el requerimiento será ejecutado a través de la contratación de consultoría, el Administrador de Contrato será el Experto de Diseño de Bienes Inmuebles y este dará seguimiento a la ejecución de las fases del mismo hasta la entrega del Anteproyecto y Proyecto Final. Experto de Diseño de BI Revisar, aprobar y solicitar reunión Director Nacional de Diseño de BI Efectuar reunión para revisión de Anteproyecto IPS El Experto revisa el anteproyecto y de no encontrar inconsistencias, lo valida y envía al Director Nacional de Diseño de BI para su aprobación. Anteproyecto Anteproyecto El Director revisa el anteproyecto y solicita una reunión de trabajo con la IPS, el Director de Obras de Bienes Inmuebles y el Subdirector Técnico de Anteproyecto Diseño y Obras de Bienes Inmuebles, para la revisión final del Anteproyecto y su autorización. En la reunión de trabajo se realizará la revisión del anteproyecto, y se determinarán los cambios finales en el mismo, esta información constará en Acta de Reunión el Acta de la reunión. Posteriormente el Director enviará al Especialista el Acta disponiendo la gestión para proceder con 10 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES Versión: 1.0 Página: Página 11 de 12 Elaborar Producto Final o supervisar consultoría Revisar, aprobar y enviar al Director Revisar, aprobar y enviar la elaboración del Producto Final, para el caso de la contratación de consultoría enviará el Acta al Experto para que este continúe con la administración del contrato. Una vez aprobada la ejecución del Producto Final, el Especialista de Diseño de BI, designa a los arquitectos e ingenieros, que de acuerdo al requerimiento, realizarán lo siguiente: Arquitectos: Planos Detalles Cuadro de cantidades Especificaciones técnicas Ingenieros: Diseño Planos Especialista de Detalles Diseño de BI Cuadro de cantidades Especificaciones técnicas Con esta información el Especialista de Diseño de BI consolida el Producto Final y lo remite al Experto de Diseño de BI para su validación y gestión. Si el requerimiento fue ejecutado a través de la contratación de consultoría, el Experto de Diseño de Bienes Inmuebles revisa y valida Proyecto Final y de no encontrar inconsistencias, suscribe el acta entrega recepción del mismo. Producto Final Experto de Diseño de BI El Experto valida el producto final y de no encontrar inconsistencias, lo remite al Director para su gestión. Producto Final Director Nacional de Diseño de BI El Director recibe y revisa el producto final y de no encontrar inconsistencias, lo aprueba y determina lo siguiente: Si la obra será ejecutada por la IPS, enviará el cuadro de cantidades y especificaciones técnicas a la Dirección Nacional de Obras de Bienes Inmuebles, solicitando emitan el presupuesto Producto Final 11 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES Versión: 1.0 Página: Página 12 de 13 estimado de la Obra. Adjunta este insumo al Producto Final y lo remite al Subdirector Técnico de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles para su entrega final a la IPS. Por otro lado si la obra será ejecutada por INMOBILIAR, enviará el Producto Final al Subdirector Técnico de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles para la disposición de inicio del proceso de OBRAS DE BIENES INMUEBLES. 7. INDICADORES N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida Responsable de Medición Frecuencia de Medición 1 Porcentaje de propuestas de diseño arquitectónico y de ingenierías entregadas Número de propuestas de diseño arquitectónico y de ingenierías entregadas / Número de solicitudes de diseño arquitectónico y de ingenierías recibidas Porcentaje Director Nacional de Diseño de BI Trimestral 2 Porcentaje de estudios y consultorías realizados Número de estudios o consultorías realizadas / Total de solicitudes recibidas Porcentaje Director Nacional de Diseño de BI Semestral 8. ANEXOS o o o o o o o o Manual del Proceso de Emisión de Aval Presupuestario Manual del Proceso de Emisión de Certificación Presupuestaria Manual del Proceso de Contratación Pública Manual de Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Manual de Buenas Prácticas Para Uso, Gestión y Administración de las Edificaciones del Sector Público versión digital en: http://www.inmobiliar.gob.ec/biblioteca/ Formato de acta reunión Formato de hoja de ruta Formato de Cuadro de requerimientos 12 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES Versión: 1.0 Página: Página 13 de 14 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Elaborado Por: Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos Aprobado Por: Arq. Gabriela Jiménez Validado por: Arq. Mabel Almiña Director Nacional de Diseño de Bienes Inmuebles Subdirector Técnico de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles Firma Fecha CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión 1.0 Descripción del Cambio Emisión Inicial Fecha de Actualización 21/07/2014 13
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