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Vadim Bogdanowicz, Elsa Forteza, Miriam Garrido
Alison Losada, Alba Murube, Pablo Párraga
ÍNDICE
CONTENIDO
²  Presentación del evento
²  Objetivos del evento
²  Objetivos del ROI
²  Fecha, lugar y hora
²  Público al que va dirigido y sus características
²  Estrategia Social Media
²  Propuesta creativa
²  Programa del evento
²  Invitaciones y documentación protocolaria
²  Propuesta de comunicación gráfica
²  Website
²  Proyecto escenográfico. Infografías
²  Recursos humanos y técnicos
²  Calendario de producción
²  Presupuesto
²  ROI satisfacción
²  Conclusiones
²  Vídeo del evento
²  Making off
²  Fuentes
PRESENTACIÓN DEL EVENTO
²  Convención de un día y medio
²  Charla motivacional y presentación de la convención
²  Actividades de Team Building
²  Charlas Ted
²  Cena de gala
OBJETIVOS
Ø 
Celebrar el 10º aniversario de Hendrick’s
Ø 
Motivar a los comerciales de Hendrick’s y reforzar la red de ventas
Ø 
Mostrar las estrategias para la temporada de verano y los objetivos
a conseguir
Ø 
Reforzar la imagen de Hendrick’s incluyendo a los comerciales en
esta parte, que se sientan identificados con la marca y la
entiendan.
Ø 
Repercusión en los medios de comunicación
Objetivos del ROI
  Generación de comunicación Interna y
profesionalización.
  Convicción de los valores del producto.
  Generación de Ventas (Medición de su evolución).
  Generación de recuerdo en el público asistente.
Fecha, lugar, hora
v  Complejo Duques de Pastrana
Ubicación
Versatilidad
Grandes espacios
Temática del evento
v  19 y 20 de Junio de 2015
Disponibilidad del espacio
Sólo se pierde un día de trabajo
Temperatura adecuada
Abriendo temporada de verano (auge de ventas)
v  Hora: desde el medio día del 19 al mediodía del 20 de junio.
Intensidad en todas las actividades de la convención.
Público al que va dirigido
  450 comerciales
  Únicos protagonistas del evento
ESTRATEGIA SOCIAL MEDIA
v  Código QR de promoción
v  Página web para registro: www.thehauntedcabaret.com
v  Facebook: página pública
https://www.facebook.com/thehauntedcabaret
v  Twitter: hashtag #thehauntedcabaret
v  Vídeos promoción: a) corto para registro
b) completo
v  Grabación momentos clave de la convención y creación de
after movie para la página de facebook
PROPUESTA CREATIVA
HOTEL MELIÁ-CASTILLA
 
UBICACIÓN: Calle del Capitán Haya.
 
Nº Habitaciones: 915
 
Nº Salas: 33
 
Metro: Cuzco-Tetuán (Líneas 10 y 1)
 
Aeropuerto Madrid Barajas (15 minutos)
 
Complejo Duques de Pastrana (5 minutos)
 
Web: http://www.melia.com/es/hoteles/espana/madrid/melia-castilla/index.html
COMPLEJO DUQUES DE PASTRANA
 
UBICACIÓN: Paseo Habana, 208
 
Capacidad Jardines: 500pax en Cocktails
 
Sala Polivalente
 
 
1000m2
800 pax en Banquete
 
Web: http://www.complejopastrana.com
 
Metro: Duque de Pastrana (Línea 9)
 
Accesibilidad: P/ Habana o Calle de Platerías
AEROPUERTO ADOLFO SUÁREZ – HOTEL MELIÁ CASTILLA
HOTEL MELIÁ CASTILLA – COMPLEJO DUQUES DE PASTRANA
LOGÍSTICA
 
VIERNES 19.Junio.2015
 
Autobuses (10) 48pax/Autobús. Aeropuerto Adolfo Suárez – Hotel Melía Castilla (C/
del Capitán Haya, 43). (09.00-12.30). Servicios cada 30mins.
Check-Ins: Pre-Asignación, Acreditaciones. 450 DD1 en A+D (Hasta las 13.00)
 
Comida + Bienvenida, Sala Tapices, Montaje Banquete (13.30-15-00)
 
Traslado a Complejo Duques de Pastrana (P/ Habana, 208). 10 servicios de autobuses.
(15.30)
 
Actividades de Team-Building (16.00-19.00)
 
Traslado a Hotel Meliá Castilla (19.30-20.30)
 
Traslado a Complejo Duques de Pastrana, para Cena de Gala. Salón Polivalente,
Montaje Banquete (21.00-02.00)
 
Vuelta a Hotel Meliá Castilla (02.00-02.30)
LOGÍSTICA
 
Sábado 20.Junio.2015
 
Desayuno Régimen (Hasta las 11.00)
 
Bloqueo de una sala para servicio de Consigna. Chek-out hasta 11.00
 
Fin convención Salón Auditorio, Montaje Teatro, Uso de traductor (11.30-13.00)
 
Autobuses Hotel Meliá Castilla – Aeropuerto Adolfo Suárez (13:00-14-00)
Welcome pack
² 
Nuevo modelo de botella con etiqueta personalizada para la ocasión y un lazo rojo.
² 
Tarjeta que llevará escrita la historia del misterio de la bailarina.
² 
Uniforme actividades.
Metodología
La convención que organizamos esta basada en la idea de divertir a
nuestros empleados, alejarlos de la rutina, y crear relaciones entre
ellos mediante actividades de teambuilding.
Se llevarán a cabo tres actividades diferentes, para las que se tendrán
que apuntar previamente en la página web.
Cada actividad tiene un cupo de 150 personas. Los grupos serán
divididos en 15 equipos de 10 personas. Por cada actividad, el
equipo ganador recibirá un regalo en la cena de gala.
Con estas actividades en equipo queremos demostrar, de manera
lúdica, la importancia del trabajo en equipo a nuestros empleados.
Cluedo en vivo :
The Murdered Dancer
Lugar : Palacete Duques de Pastrana
  Para este día de teambuilding, el tema es el
Hendrick’s Cabaret, un cabaret muy famoso en
los años 1920.
  El 18 de diciembre 1927, una famosa bailarina
fue asesinada mientras realizaba su espectaculo.
Todavía no se sabe quien fue… Desde este día,
todo el que entra en el cabaret afirma que está
embrujado por la bailarina, que busca
venganza.
  Ella deja indicios en todo el palacete, con
ayuda de las pistas tienen que averiguar quién
es el asesino.
Master Class de Cócteles Hendrick’s
Lugar: Palacete – sala roja
Tras una demostración magistral, los equipos
tendrán ¾ de hora para realizar el mejor y más
original cóctel con Hendrick’s y los
ingredientes que estarán a sus disposición.
The Murder Party
Lugar : Jardines del Palacete Duques de Pastrana
²  Juego de supervivencia
²  Todos los participantes van a estar repartidos en equipos. Cada uno tendra su foto colgada en
su cuello.
²  Tiene que matar a los miembros de los otros equipos (quitarle su foto) sin que le maten.
²  El equipo que despues de 45min de juego se queda con mas supervivientes gana.
Uniforme actividades de Teambuilding
² 
Cluedo en vivo : The Murdered Dancers
²  Damas: boa y pluma
²  Caballeros: sombrero y pajarita
² 
Master class de Cócteles Hendrick’s
² 
² 
Damas y caballeros: delantal serigrafiado logo hendrick’s
Murder Party: camiseta de preso
* Colores variables según equipo
Programa
 
Dia 1:
11h. – 14:30h. Buffet en la sala tapices del hotel
21:30h Salida al Complejo Duques de Pastrana
13:30h. Hora limite de check in
21:45h. – 0:00 h. Cena de gala con espectáculo de cabaret,
15:00 h. Salida del hotel hasta Complejo Duques de Pastrana
concierto de Maxi Monster Show (con acrovacias),
15:20h. – Discurso de bienvenida y Primera Charla
espectáculo de coctelería- Entrega de premios ganadores de
team building.
16h. – 16:45h. – Primera Actividad de Teambuilding
17h. – 17:45h. – Segunda actividad de teambuilding
18h. – 18:45h. – Tercera actividad de teambuilding
19h. – Regreso al hotel en autocar.
19h. – 21.30h. Tiempo libre
0:00 h. – 1:30 h. Opcional. Zona de barra abierta en el
jardín.
Programa
 
Día 2:
8h. –10:45h. Desayuno
11h. –13h. Charlas ted (descanso de 11:45h-12:15h)
13h – Fin de la convención
Cena de gala
v  Horario y entrega de premios: 21:45h- 0:00h
Ø 
21:45h. – 0:00h. – Cena de gala con espectáculos de cabaret, música y coctelería acrobática.
Ø 
23:00h. – Entrega de premios a los ganadores de team building.
Ø 
0:00 h. – 1:30h. Barra libre en el jardín (opcional).
CENA DE GALA
v  Menú: dos a elegir, además, se ofrecerá opción menú
vegetariano y para celíacos, (se enviará adjunto al
registro de la convención)
v  Catering tematizado
v  Premio para los ganadores de teambuilding: crucero;
además, podrán elegir a que fundación Hendrick’s
donará un cheque con fines benéficos.
v  Actuaciones de grupos:
a) 
Maxi Monster Music Show.
b) 
Grupo bailarinas cabaret escuela de baile galileo.
c) 
Cóctelería acrobática
v 
Photocall con polaroid
TED TALKS
v  11:00h- 11:45h. Charlas
v  11:45h- 12:15h. Descanso
v  12:15h- 13:00h. Charlas
v  13:00 Fin de la convención.
TEMAS DE LOS QUE TRATARÁN LOS TED:
v  Liderazgo
v  La importancia del trabajo en equipo
v  Motivación
TED TALKS
v  John Wooden: “la diferencia entre ganar y el éxito” (17min)
v  Steven Johnson: “Where good ideas come from” (18min)
v  Baba Shiv: “Sometimes it´s good to give up the driver´s seat” (10min)
v  Daniel Pink: “La sorprendente ciencia de la motivación” (19min)
v  Simon Sinek: “Cómo los grandes líderes inspiran la acción” (18min)
v  Tom Wujec: “Construye una torre, construye un equipo” (7min)
Acción para la prensa
E
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’s
Propuesta de comunicación gráfica
Invitación ² 
Digital
² 
Se enviará por email a los
comerciales de la marca
² 
Link para registro en web
Roll up Photocall Website
Menú:
  Inicio
  Programa
  Información general
  Inscripciones
  Contacto
AUDITORIO COMPLEJO DUQUES DE PASTRANA
Auditorio Complejo Duques de Pastrana
PABELLÓN POLIVALENTE: cena de gala
Pabellón polivalente
Pabellón polivalente
AUDITORIO HOTEL MELÍA CASTILLA
Auditorio Hotel Melía Castilla
Calendario de producción
PRESUPUESTO COMPLEJO DUQUES
DE PASTRANA
Concepto
Alquiler
Escenografía
Servicio de Catering
Tematización TOTAL
Descripción
Unidades Complejo Duques de Pastrana. P/Habana, 208
Alquiler del Complejo al Completo. Se usarán principalmente l a zona de l os Jardines y posteriormente de l a Sala Polivalente para l a realiación de determinadas actividades de Team-­‐
Building y l a Cena de Gala.
Tarimas + Escenario
Se ofrecerán unos menús que corren a cargo de una e mpresa de catering colaboradora con e l Complejo. El menú por persona, se e stima e n 75 €.
Tematizar para así ambientar más de é poca e l complejo. Montaje del Salón Polivalente con inmobiliario de é poca.
Días Importe Sin IVA
1
1
1 6,000.00 €
1 800.00 €
450
1 33,750.00 €
1
1 1,500.00 €
42,050.00 €
PRESUPUESTO MEDIOS TÉCNICOS
Concepto
DECORACIÓN
TRADUCTORES
SERVICIO COCTELERÍA
UNIFORMES
AZAFATAS
MONITORES
COCTELEROS
PREMIO
CRUCERO
Descripción
Unidades Días
MEDIOS TÉCNICOS
Photocall, Disfrazes, Roll-­‐ Up, Lonas, FOAM, Tematización de l as Charlas
Pondremos 200 traductores a disposición de todos aquellos asistentes al e vento que precisen del uso de un traductor. En caso de querer contratar e se servicio, deberán solicitarlo e n e l momento del Check-­‐In presentando un documento identificativo.
Copas, Hielos, Hendricks, Refrescos, Frutas, Utensilio de Cocina
Disfraces de é poca, concretamente de Cabaret
Ambientación de l os monitores de Actividades de Team-­‐Building
Ambientación de l os cocteleros.
30 premios tras l e realización de l as actividades de Team Building, habrá 3 grupos ganadores, de 10 integrantes cada uno, que serán premiados con un Crucero para 2 personas por l as Brisas del Mediterráneo, valorado e n 2190,50 € cada uno. Incluyen Tarifa de Cabina, Tasas de Embarque y Seguro. Importe Sin IVA
10,000.00 €
4,000.00 €
2,500.00 €
15
1 900.00 €
4
2
1 80.00 €
1 40.00 €
65,715.00 €
AUTOBUSES
ALQUILER
TEMATIZACIÓN
ACTIVIDADES DEL EVENTO
CLUEDO
MURDER PARTY
COCTELERÍA
REGALO DE BIENVENIDA
Botella Hendricks
Tarjeta de Bienvenida
TOTAL
Contratación de servicios de autobuses que cubran rutas e stablecidas para l os días 19 y 20 de Junio
Decoración del i nterior de l os Autobuses
10
10
2 9,500.00 €
2 300.00 €
Precisaremos de Disfraces más Tarjetas identificativas y Material propio de papelería.
Disfraces y Carteles i dentificativos
Servicio ya i ncluído e n e l apartado Servicio de Coctelería. Con e sta actividad daremos uso a l as Copas, Hielos, Bbebidas Hendricks, Refrescos, Frutas y Utensilios de cocina.
9,300.00 €
2,250.00 €
-­‐
Parte del regalo de bienvenida, compuesto de Botella e xclusiva de Hendricks, con formato 100% exclusivo, e tiqueta con e l l ogo del e vento y envoltorio.
Tarjetas de bienvenida, personales y nominadas.
450
450
11,250.00 €
4,500.00 €
120,335 €
TOTAL
H.A.
Honorarios de Agencia
10% del coste total del evento
COSTE TOTAL DEL EVENTO
289,062.50 €
263,275.00 €
26,327.50 € DESGLOSE
 
Gastos Recursos Humanos: 15.750 €
 
Seguros: 7.000 €
 
Gastos en Alojamiento, Régimen A+D: 78.140 €
 
Gastos en Complejo Duques de Pastrana: 42.050 €
 
Gastos en Medios Técnicos: 120.335 €
 
Honorarios:26.327,50 €
ROI Satisfacción
  Encuesta de satisfacción para cada asistente al evento.
  Entrega de la misma en el momento del Check-Out.
  Ejemplos:
  Opinión del Team-Building
  Mejora de la capacidad de trabajo en equipo.
Vídeos
Vídeo resumen evento:
https://www.youtube.com/watch?v=TgHsgPvzdlI
Making off:
https://www.youtube.com/watch?v=t2lcI3HfyHU&feature=youtu.be
Conclusiones
 
Con un evento de estas características el retorno de la
inversión sería muy alto a corto plazo.
 
No sólo incrementarían los beneficios económicos, sino que,
también, mejoraría la imagen de la marca.
 
Los comerciales se sentirían identificados con la empresa.
 
El público general vería Hendrick’s Gin como algo más allá del
producto.
¡VENDEMOS EXPERIENCIAS Y SENSACIONES!
Fuentes
  Eventos-traducciones.com (2015). Recuperado el 1 de mayo
de 2015 de: http://www.eventos-traducciones.com/en
Melía. com (2015). Recuperado el 1 de mayo de 2015 de:
http://www.melia.com/es/hoteles/espana/madrid/meliacastilla/index.html
  Complejo Duques de Pastrana. Recuperado el 1 de mayo de
2015 de: http://www.complejopastrana.com/
Vadim Bogdanowicz, Elsa Forteza, Miriam Garrido
Alison Losada, Alba Murube, Pablo Párraga