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07/09/2015
Gestión de documentos electrónicos:
Gestión documental y preservación digital
Jordi Serra Serra
Maestría de Gestión Documental
e Información en las Empresas (MGDIE)
http://www.mgdie.net/es/formacio/master/
Universidad de Costa Rica
Agosto de 2015
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
¿Podemos gestionar una organización
sin gestionar documentos?
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
El concepto de información
• Información vs. dato
• Información vs. conocimiento
• Información vs. evidencia
• Información vs. documento
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
El concepto de documento
• Documento externo vs. interno
• Documento administrativo vs. cognitivo
• Documento digitalizado vs. born digital
• Documento electrónico vs. digital
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
Como se manifiestan los documentos?
Papel/plástico/otros
Electrónico/digital
Documentos textuales
Imágenes fijas
Sonido
Video
Mensajería
Páginas Web
Colaboración en redes
Información estructurada
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Cómo se generan los documentos
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Matricularse en este taller
Participar en el proceso de evaluación
Expedir un certificado de formación
Comprar un billete de avión
Pagar con tarjeta de crédito
Imponer y cobrar una sanción
Recetar un medicamento
Pedir una beca o ayuda
…
Y todo esto lo debemos gestionar y conservar!
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
La tramitación por medios electrónicos (PRV)
Sistemas
de gestión
documental
(ECM)
Portales Web
y redes sociales
Sistemas
de gestión
(ERP)
CRM
Plataforma
interoperabilidad
Sistemas
de gestión
de procesos
(BPM)
Sistemas de otras
organizaciones o
administraciones
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
La tramitación por medios electrónicos (PUB)
Portal de
tramitación
telemática
Sistemas
corporativos
Sistemas
departamentales
Registro
telemático
Plataforma
interoperabilidad
Buzón de
notificación
telemática
Sistemas de otros
departamentos o
administraciones
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
¿Cómo són los documentos electrónicos?
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
El documento electrónico
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
Los componentes estructurales
de un documento electrónico
Entidad
intel·lectual
Representación
manifestación
Fichero (file)
Bitstream
Filestream
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Intellectual entity
Informe
Representation
File
R1: html
Logo JPG
Bitstream / Filestream
R2: pdf
Text
HTML
Logo
PDF
Text
Signat.
electr.
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
El documento electrónico
objeto experimentado
objeto LOGICO
objeto FÍSICO
SOFTWARE
CONTENIDO
SOPORTE
Word
Explorer
Windows
etc.
1010101010
0010011101
0010101010
1110101100
Disco duro
CD / DVD
Token USB
etc.
CONTEXTO
Firmas
Cabeceras
Contraseñas
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
La disociación del soporte
objeto experimentado
objeto LOGICO
objeto FÍSICO
SOFTWARE
CONTENIDO
SOPORTE
Word
Explorer
Windows
etc.
1010101010
0010011101
0010101010
1110101100
Disco duro
CD / DVD
Token USB
etc.
CONTEXTO
Firmas
Cabeceras
Contraseñas
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
7
07/09/2015
La virtualidad del documento
objeto experimentado
objeto LOGICO
objeto FÍSICO
SOFTWARE
CONTENIDO
SOPORTE
Word
Explorer
Windows
etc.
1010101010
0010011101
0010101010
1110101100
Disco duro
CD / DVD
Token USB
etc.
CONTEXTO
Firmas
Cabeceras
Contraseñas
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
La vulnerabilidad del contenido
objeto experimentado
objeto LOGICO
objeto FÍSICO
SOFTWARE
CONTENIDO
SOPORTE
Word
Explorer
Windows
etc.
1010101010
0010011101
0010101010
1110101100
Disco duro
CD / DVD
Token USB
etc.
CONTEXTO
Firmas
Cabeceras
Contraseñas
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
La obsolescencia
objeto experimentado
objeto LOGICO
objeto FÍSICO
SOFTWARE
CONTENIDO
SOPORTE
Word
Explorer
Windows
etc.
1010101010
0010011101
0010101010
1110101100
Disco duro
CD / DVD
Token USB
etc.
CONTEXTO
Firmas
Cabeceras
Contraseñas
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
¿Cómo logramos que los documentos
sirvan de prueba?
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
Transformaciones válidas
Copia c/s cambio de formato
Digitalización certificada
Impresión con código (CSV)
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Digitalizar para sustituir el original
Digitalización
segura
Digitalización
certificada
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
Escenarios de aplicación de la
digitalización certificada y/o segura
En orígen
• En registro
general
• En oficina
dedicada
En
tramitación
• Centralizada
• En autoservicio
En archivo
• Retrospectiva
• A demanda
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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Principios de la seguridad informática
• Seguridad integral: Elementos técnicos,
humanos, materiales y organizativos.
• Basada en la gestión del riesgo: Valor +
exposición.
• Prevención, detección, reacción y recuperación.
• Líneas de defensa múltiples de naturaleza
organizativa, física y lógica.
• Sujeta a reevaluación periódica.
• Función diferenciada: Responsables de la
información, del servicio y de la seguridad.
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
Dimensiones de la seguridad
• D - Disponibilidad
• C - Confidencialidad
• I - Integridad
• A - Autenticidad
• T - Trazabilidad
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Riesgos asociados
• D - Disponibilidad
• C - Confidencialidad
• I - Integridad
• A - Autenticidad
• T - Trazabilidad
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
Entornos de aplicación de los
sistemas de seguridad
A nivel de sistema
A nivel de objeto
Perímetro de seguridad
Documento / SOAP / etc.
Sistema
Identidades
verificables
Identidad
verificable
Traza
de
integridad
Trazas de
actividad
Otros sistemas
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La importancia de
acreditar la identidad
Identidad real
Representación
Autoría
(responsabilidad)
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Sistemas de acreditación de la
identidad (autentificación)
• Relacionados con la propiedad
• Relacionados con el conocimiento
• Basados ​en factores inherentes
• Autentificación fuerte (multifactor)
• Federación de identidades
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Acreditar la identidad:
el certificado electrónico
• Identificación del propietario
• Clave pública el usuario
• Plazo de validez
• Identificación de la entidad de certificación*
• Firma de la entidad de certificación*
* También llamada autoridad de certificación
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
Tipos más habituales
de certificado electrónico
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La firma electrónica: usos habituales
• Firma de documentos
• Firma de correos electrónicos
• Autentificación de copias de documentos
• Validación de trámites telemáticos
• Validación de trámites automatizados
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07/09/2015
La firma electrónica avanzada
• Garantizar la confidencialidad (cifrado)
• Garantizar la autenticidad (firma)
• Garantizar la integridad (hash en firma)
• Garantizar el no repudio (sello de fecha y hora)
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
La firma electrónica longeva
(formatos avanzados de firma)
•
AdES-BES: forma básica que únicamente cumple los requisitos de la directiva
europea para la firma electrónica avanzada.
•
AdES-EPES: añade información sobre política de firma.
•
AdES-T (timestamp): añade un sello de tiempo para garantizar el no repudio.
•
AdES-C (complete): añade referencias a datos de verificación (certificados y listas
de revocación) para permitir la verificación y validación offline en el futuro.
•
AdES-X (extended): Añade sellos de tiempo a las referencias de AdES-C para
proteger la cadena de certificados.
•
AdES-X-L (extended long-term): añade los propios certificados y las listas de
revocación para permitir la verificación completa en el futuro.
•
AdES-A (archive): añade la posibilidad de un resellado de tiempo periódico para
proteger la vulnerabilidad de los algoritmos.
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
La seguridad a nivel de sistema:
la triple A
Autentificación
Autorización
Auditoría
Quien
soy
Qué
puedo hacer
Qué
hago
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
El control del acceso y el uso:
la matriz de control de acceso
Recurso
1
Usuarios
o grupos
Recurso
2
Recurso
3
Rol 1
Acción 1
Acción 2
Acción 3
Acción 2
Rol 2
Acción 1
Acción 1
Acción 2
Rol 3
Acción 1
Acción 3
Acción 2
Lampson, Butler W. "Protection". Proceedings of
the 5th Princeton Conference on Information
Sciences andy Systems,
1971. digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental
preservación
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07/09/2015
¿Qué nos ofrece la tecnología?
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Alcance de la gestión documental
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
Mapa de sistemas de información
Herramientas
de oficina
Entorno de
Colaboración
Gestor de
procesos (BPM)
Aplicaciones
Gestor documental (DM)
Gestor del ciclo de vida (RM)
Inteligencia competitiva (BI)
Sistema de archivo permanente
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
¿Qué es un entorno de gestión híbrido?
Originales en
soporte
electrónico
Originales en
soporte papel u
otros soportes
físicos
Copias
auténticas
(producto de
transformación)
Herramienta común
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
Modelos de Prestación
Mientras se avanza para modelos más SaaS, la organización puede despreocuparse
de los niveles más técnicas de su solución y enfocarse únicamente en su negocio.
On Premise
IaaS
Negocio
Negocio
Negocio
Negocio
Aplicaciones
Aplicaciones
Aplicaciones
Aplicaciones
Datos
Datos
Datos
Datos
Ejecución
Ejecución
Ejecución
Ejecución
Middleware
O híbrido?
PaaS
SaaS
Middleware
Middleware
Middleware
Sistemas Operativos
Sistemas Operativos
Sistemas Operativos
Sistemas Operativos
Virtualización
Virtualización
Virtualización
Virtualización
Servidores
Servidores
Servidores
Servidores
Almacenamiento
Almacenamiento
Almacenamiento
Almacenamiento
Conectividad
Conectividad
Conectividad
Conectividad
© Virgilio Gaspar, 2014.
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
¿Qué nos ofrece la archivística?
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
El documento puede ir solo?
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Los procesos en la organización
Proveedor
Input
Proceso
Output
Cliente
Proveedor
Input
Proceso
Output
Cliente
Proveedor
Input
Proceso
Output
Cliente
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
Tipos de procesos
Secuenciales
Reglados
Radiales
No reglados
Múltiples
Procesos
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Las agrupaciones documentales:
eje de la gestión documental
Nivel
orgánico
Nivel
funcional
Organización
Fondo
Unidad o
departamento
Subfondo
Actividad o
procedimiento
Serie documental
Tramitación
concreta
Unidad documental compuesta
(expediente)
Acción concreta
Unidad documental simple
(documento)
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
La jerarquía de agrupaciones
documentales
Fondo 1
Subfondo
1.1
Serie 1.1.1
Expediente
01
Expediente
02
Subfondo
1.2
Serie 1.1.2
Expediente
01
Expediente
02
Serie 1.2.1
Expediente
01
Expediente
02
Serie 1.2.2
Expediente
01
Expediente
02
Documento
01
Documento
01
Documento
01
Documento
01
Documento
01
Documento
01
Documento
01
Documento
01
Documento
02
Documento
02
Documento
02
Documento
02
Documento
02
Documento
02
Documento
02
Documento
02
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Los procesos y la gestión documental
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
La serie documental
Órgano
Fondo 1
Función o
Actividad
Fondo 2
Subfondo
1.1
Subfondo
1.2
Subfondo
2.1
Serie 1.1.1
Serie 1.2.1
Serie 2.1.1
Expediente
01
Expediente
01
Expediente
01
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
1 proceso = 1 tipo de expediente?
No, por el soporte o formato
Tramitación
de una
reclamación
Expediente
papel de la
reclamación
Base de datos
de
reclamaciones
Pero con el expediente híbrido ...
Tramitación de
una reclamación
Expediente de la
reclamación
Localización de la
carpeta en papel
Datos
estructurados de
la reclamación
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
1 proceso = 1 tipo de expediente?
No, por el productor
Tramitación
del pago de
una factura
Expediente de
la Unidad de
Compras
Expediente de
la Unidad de
Contabilidad
Pero con el expediente electrónico ...
Tramitación
del pago de
una factura
Expediente
del pago de la
factura
Acceso de la
Unidad de
Compras
Acceso de la
Unidad de
Contabilidad
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
La normativa técnica de la gestión de los
documentos electrónicos
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
Marco normativo de la gestión
documental
© Carlota Bustelo, 2014.
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Principios de la gestión documental
Principios
fundamentales
• Los documentos administrativos (records) son creados o recibidos en el
desarrollo de las actividades propias de la organización, son su resultado
directo.
• Los documentos de las organizaciones deben mantenerse fiables, auténticos
y usables (accesibles).
Del acceso y el
uso
• Los documentos administrativos (records) tienen limitaciones de acceso.
• Los usuarios deben localizar rápidamente los documentos cuando los
necesitan.
• Los usuarios deben poder recuperar los documentos en una forma utilizable.
De la
conservación y
eliminación
• Los documentos deben gestionar a lo largo de su ciclo de vida.
• Los documentos deben conservarse sólo mientras sean útiles a la
organización.
• Sólo aquellos que tengan valor para terceros deben conservarse
permanentemente.
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
Requisitos del sistema (ISO 15489)
• Fiabilidad
• Integridad
• Cumplimiento
• Exhaustividad
• Sistematicidad
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Dos niveles de actuación
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
Componentes del sistema
Entorno externo
Dimensión conceptual
Subsistema de
clasificación
Subsistema de
evaluación y
selección
Subsistema de
descripción
Subsistema de
control
de acceso y uso
Subsistema de
conservación
Dimensión física
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
¿Cómo podemos gestionar
documentos electrónicos?
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
Procesos del sistema
• Captura
• Registro
• Clasificación
• Clasificación funcional
• Clasificación de seguridad y acceso
• Asignación de disposición
• Almacenamiento
• Utilización y registro de auditoría
• Implantación de la disposición (selección)
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
La importancia del proceso de captura
Documento
Relacionado con su
contexto y vinculado a
otros documentos
Ubicado en un entorno
controlado que permite
que sea gestionado
adecuadamente
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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Registro
• Carácter evidencial e inmodificable
• Generación de la descripción de UDS:
•
•
•
•
ID único
Fecha y hora
Título o descripción
Autor, emisor y / o receptor
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Descripción: los metadatos
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
Tipo de metadatos
Según la visibilidad
Según la utilidad
• Metadatos explícitos
• Descriptivos o de
recuperación
• Endógenos
• Exógenos
• Administrativos o de gestión
• Metadatos implícitos
• Tecnológicos o de
preservación
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Las tres dimensiones funcionales
de la clasificación
Sé donde
está
• (lo ubico)
Accedo a él
• (lo
recupero)
Actúo sobre él
• (lo modifico,
elimino, etc.)
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
La clasificación según MoReq
Modelo jerarquizado
Modelo flexibilizado
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
El rol de la serie en la
definición del sistema
Funciones y
actividades
Actores /
agentes
Ciclos de
vida
Series
documentales
Procesos y
trámites
Tipos de
documentos
Sistemas y
aplicaciones
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
Principios de la valoración de los
documentos electrónicos
• Hay que evaluar las funciones y los procesos que producen
documentos, y sólo en una segunda fase su forma documental.
• Son los archiveros y expertos en gestión documental quienes deben
definir los requisitos funcionales para la gestión del ciclo de vida de
los documentos electrónicos de una organización.
• La valoración debe realizarse preferentemente en la fase de diseño
de los sistemas de información.
• Los conjuntos de metadatos que se asocian a los documentos
deben incluir elementos que sirvan para describir y ejecutar las
diferentes etapas de su ciclo de vida.
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Valorar por…
Valores/usos
Condicionantes
• Primarios
• Secundarios
• Riesgo
• Coste/beneficio
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07/09/2015
Las reglas de conservación
Resolución
Evento y
plazo
Soporte y
formato
Ente y
depósito
Regla
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Resoluciones múltiples o combinadas
Función/actividad
Tipo
documental
Combinación
de reglas de
contenido y de
ciclo de vida
Productor
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
¿Cómo podemos conservar los
documentos electrónicos?
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Plan de preservación
Naturaleza
OAIS
Problemática
Ingreso
Formatos
SIP
Conservación
AIP
Acceso
DIP
Evaluación / certificación
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07/09/2015
Continuidad digital
• Accesibilidad: poder localizar y abrir el documento
que necesito.
• Usabilidad: poder utilizar el documento en la forma
en que lo necesito.
• Significación: poder entender qué es el documento,
y de qué trata, y confiar en todos sus aspectos.
Digital Continuity
The National Archives
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Propiedades significativas
Las características de los objetos digitales que
deben ser conservadas a lo largo del tiempo
para asegurar la continua accesibilidad,
usabilidad y significación de dichos objetos.
Proyecto INSPECT
Transformational Information Properties (OAIS)
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07/09/2015
Tipos de formatos
• Formatos de fichero
• Codificaciones de cadena de bits
• Contenedores y formatos encapsulados
• Contenedores de cadenas de bits (p.e. TIFF)
• Contenedores de ficheros simples (p.e. ZIP)
• Contenedores de ficheros autodescritos (p.e. METS)
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Factores de sostenibilidad a valorar en un
formato de archivo
•
•
•
•
•
•
•
Nivel de conocimiento y publicidad
Nivel de adopción (utilización)
Transparencia del código
Nivel de autodescripción
Dependencias externas (hard / soft)
Impacto de patentes y licencias
Mecanismos de protección / integridad
Font: National Digital Information Infrastructure & Preservation Program. Library of Congress.
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07/09/2015
Problemática
Disociación
Virtualidad
Vulnerabilidad
Obsolescencia
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Problemática
Disociación
• No es problema
Virtualidad
• Empaquetado (Packaging)
Vulnerabilidad
• Recopiado (refreshing)
Obsolescencia
• Estrategias de preservación
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
38
07/09/2015
Estrategias de preservación
(rendering methods)
Estrategias de
preservación digital
Sin modificar
el código fuente
Modificando
el código fuente
Conservación
de la tecnología
Del documento
Del entorno
tecnológico
Migración
Emulación
De forma sucesivo
De forma puntual
De documentos
De forma planificada
A partir de la demanda
Traslada a Otro medio
A partir de la última versión
A partir del original
Conversión a formato
estándar emulable
De forma irreversible
De forma reversible
Conversión a formato
propietario
Encapsulado
De sistemas
Virtualización de
plataformas
Conversión a formato
interoperable
Desarrollo de
emuladores
Conversión a formato
estándar
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Del modelo benign neglect…
Depósito
permanente
Sistemas
operacionales
(órganos productores)
Formas
tecnológicas
originales
Transferencia
Formas
tecnológicas
originales
Obsolescencia
Formas
tecnológicas
obsoletas
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
39
07/09/2015
…al modelo OAIS
Modelo
de objeto
Sistemas
operacionales
(órganos productores)
Formas
tecnológicas
originales
Creación
objeto
preservable
Caracterización
Normalización
Validación
Encapsulado
Depósito
permanente
Formas
tecnológicas
preservables
Actualización
tecnológica
Creación
objeto
accesible
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Componentes del OAIS
Entorno externo
Componentes funcionales
Objetos de información
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40
07/09/2015
El entorno externo
Clientes
Productores
OAIS
Comunidad
designada
Gestores
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Los componentes funcionales
OAIS
Gestión de la información
Ingesta
Conservación
Acceso
Clientes
Productores
Planificación de la preservación
Administración
Gestores
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41
07/09/2015
El modelo de información
SIP
Ingesta
AIP
AIP
Conservación
Acceso
DIP
Clientes
Productores
OAIS
Gestores
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El objeto de información de archivo (AIP)
Información de encapsulado
Información de contenido
Objeto de datos de contenido
Información descriptiva
sobre la preservación (PDI)
Información
de referencia
Información
de procedencia
Información
de contexto
Información
de integridad
Información de representación
Información
estructural
Información
semántica
Derechos
de acceso (V2)
Información
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental
descriptiva
y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
42
07/09/2015
Metadata Encoding &
Transmission Standard (METS)
•
Header (Optional)
•
Descriptive Metadata Sección
(Optional)
•
Administrative Metadata Sección
(Optional)
•
File Section (Optional but typical)
•
Structural Map Sección (Required)
•
Behavior section (Optional)
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Modalidades de captura
De forma manual
Por eventos o procesos
De documentos
(objetos)
Captura
Por análisis del
contenido
Bulk import
Snapshot
De sistemas
Temporal
(historificación)
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43
07/09/2015
Herramientas de
Herramientas de
El
proceso
denormalización
ingesta
reconocimiento
y
de
registros de
formatos
formatos
Arxiu digital (OAIS)
Creación
del SIP
Caracterización
y/o normalización
De los ficheros
Herramientas de
extracción
automática de
metadatos
Clientes
Productores
Metadatos
Extracción
de metadatos
Objetos
Creación
del AIP
Herramientas de
generación de AIP
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Herramientas de
alerta de
obsolescencia
tecnológica
El proceso de conservación
Localización
de afectaciones
Actualización
de los ficheros
Metadatos
Clientes
Productores
Vigilancia
tecnológica
Arxiu digital (OAIS)
Herramientas
de
firma/refirmado
Actualización
de metadatos
Objetos
Creación
del nuevo AIP
Herramientas de
migración o
conversión
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44
07/09/2015
El proceso de diseminación
Arxiu digital (OAIS)
Visores o
Búsqueda
emuladores
Clientes
Productores
Metadatos
Elección del visor
o transformación
Objetos
Creación
del DIP
Visualización
por el usuario
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Ámbitos de especialización…
Repositorios
institucionales (OAI)
Archivos de datos
estructurados
• Documentación cognitiva
• Titularidad difusa
• Depósito voluntario
• Datos administrativos
• Datos científicos
• Explotación (Big Data)
Archivos Web
• Recopilaciones
nacionales
• Captura snapshot
• Contenidos en redes
sociales
Archivos
administrativos
Preservación
digital
• Expedientes electrónicos
• Procesos de trabajo
• Copia auténtica electr.
• Colaboración
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07/09/2015
Ámbitos críticos de la preservación
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Planificar la preservación digital
Política
Estrategia
• Objetivos
• Gobernanza
• Sostenibilidad
financiera
• Contingencias
• Continuidad y
sucesión
• Procedimientos
• Seguridad
• Formatos y
metadatos
• Vigilancia tecnológica
• Acciones de
preservación
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07/09/2015
El proyecto de Archivo Digital de la
Universidad de Costa Rica
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Prospectiva de contexto
• El funcionamiento de distintos sistemas de
información institucionales está empezando a
generar documentos electrónicos originales que
es necesario conservar, de forma legible y
auténtica, a medio y largo plazo.
• La Universidad de Costa Rica no dispone a día de
hoy de ninguna infraestructura de archivo
electrónico a medio y largo plazo, ni de pautas
corporativas para la conservación de los
documentos originales electrónicos.
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
47
07/09/2015
Objetivos del proyecto
• Evaluar y dar respuesta metodológica a las necesidades de
preservación digital de la Universidad de Costa Rica.
• Definir una política de preservación digital, de carácter
institucional, para la Universidad de Costa Rica.
• Definir los requisitos funcionales para el desarrollo y puesta
en marcha de una archivo digital a medio y largo plazo.
• Definir el modelo de protocolo de ingreso y custodia para la
conservación de los documentos electrónicos generados
por los sistemas de información de la Universidad de Costa
Rica.
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
Functional and technical
definition
Digital preservation policy
development
Pilot test of submission
agreement (by series)
Establish the main controller
agent
Create and train the Digital
Archive Unit
Feasibility and sizing analisys
of infrastructure and
software
Third phase
Preliminary needs analysis
Second phase
Raise awareness and
training
First phase
Previous phase
Joint project
Carry out the technological
developments
Launch the Digital Archive
service
Activate the regular
development of submission
agreements
Select the technological
solution
2012
2013
2014
2015
"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015
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07/09/2015
Fases del proyecto
1. Nivel estratégico: Política de preservación
• 1.1. Evaluación de riesgos para la continuidad digital
• 1.2. Análisis de contexto y definición del tipo de archivo
• 1.3. Definición funcional y técnica del archivo digital
• 1.4. Elaboración de la política institucional de preservación
2. Nivel operativo: Reglas de preservación
• 2.1. Selección y priorización del proceso piloto
• 2.2. Análisis del proceso piloto
• 2.3. Definición del protocolo de ingreso y custodia
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Project deliverables
PRESERVA-UCR-1A. Risk and context assessment report
PRESERVA-UCR-1B. Functional and technical model for Digital Archive
PRESERVA-UCR-1Ca. Institutional digital preservation policy
PRESERVA-UCR-1Cb. Digital preservation strategy
PRESERVA-UCR-1D. Submission agreement model
PRESERVA-UCR-1E. Proposed schedule of further actions
PRESERVA-UCR-2A. Guidelines for evidence identification
PRESERVA-UCR-2B-Pt-02-01-3. Travel expenses submission agreement
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07/09/2015
Política de preservación digital
• Documento institucional, aprobado por rectoría, que
incluye:
•
•
•
•
La definición de participantes y responsabilidades
La definición de la estrategia de preservación
La relación de formatos admitidos y estándares
Y se complementa con los protocolos de ingreso y custodia que se
vayan suscribiendo.
• Misión del archivo digital: conservar y dar acceso a los
documentos, datos y a cualquier tipo de evidencia de
información en formato digital producto de las
funciones de la Universidad de Costa Rica.
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Muchas gracias.
Jordi Serra Serra
Maestría de Gestión Documental
e Información en las Empresas (MGDIE)
http://www.mgdie.net/es/formacio/master/
[email protected]
http://bd.ub.es/pub/serra/
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