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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA
MANUAL DE
PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE
CARTERA
NOMBRE: DEISSY ALARCON
NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL
NOMBRE: MARÍA DEL PILAR GALAR CHEDIAK
CARGO: JEFE DE CARTERA
CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD
CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
FECHA: 21/08/2015
FECHA: 21/08/2015
FECHA: 21/08/2015
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA
1.
GENERALIDADES
1.1. INTRODUCCIÓN
El departamento de cartera hace parte del organigrama financiero de la Universidad La Gran Colombia y es un proceso de
apoyo administrativo.
1.2. OBJETIVO DEL MANUAL
El manual busca definir el proceso y procedimientos propios del Departamento de Cartera
1.3. ALCANCE DEL MANUAL
Los procedimientos planteados a continuación, aplican para el Departamento de Cartera de la Universidad La Gran Colombia
de Bogotá D.C.
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2.
PROCESOS DEPARTAMENTO DE CARTERA
El departamento de cartera tiene relación directa con los estudiantes y los pertinentes tramites de pago de semestres tanto de
forma directa o por intermediarios financieros, dentro de la relación de procesos prima la atención al cliente, apartando este
factor los procesos son netamente financieros apoyados en herramientas tecnológicas y manuales con el fin de suplir las
necesidades de la comunidad gran colombiana.
2.1. ATENCIÓN AL CLIENTE
El departamento de cartera de la Universidad La Gran Colombia esta directamente relacionado con la atención a
estudiantes en un horario continúo dentro del cual realiza los siguientes procesos:




Solución de dudas a los estudiantes.
Recepción y verificación de documentos relacionados con los procesos de crédito e información
financiera.
Verificación de estados de cartera por cada estudiante según solicitud en los sistemas Cartera - Iceberg.
Liquidación de las cuotas de cartera otorgada antes del segundo periodo académico del año 2015 y sus
respectivos intereses por mora.
2.2. ELABORACIÓN CRONOGRAMA CARTERA
Cada semestre el Departamento de Cartera elabora el cronograma de actividades en el cual se reflejan fechas de pago,
procesos y procedimientos a realizar por los estudiantes para los diferentes tipos de pago de matricula.
Alterno a esto también se establecen las fechas para procesos posteriores a las matriculas de los estudiantes tales como:
 Créditos adicionales
 Retiros
 Devoluciones
 Cambio de matriculas completas a medias
 Aplazamientos
2.3. PARAMETRIZACIÓN Y CREACIÓN DE MATRICULAS
El Departamento de Cartera se encarga de la parametrización y del proceso de emisión y publicación de las órdenes de
pago semestrales de los programas de pregrado y postgrado, dicho proceso se realiza haciendo uso de la integración
existente entre el Sistema Académico UXXI y el Sistema Financiero Iceberg.
2.3.1. PARAMETRIZACIÓN
Previamente al inicio de la temporada de pagos de cada periodo académico, el Departamento de Cartera se encarga
de parametrizar de manera individual los valores de los productos financieros utilizados, teniendo en cuenta la
equivalencia de estos con los diferentes programas académicos de pregrado y postgrado, al igual que la correlación
de los productos de matrícula completa y media matricula. Durante este proceso se establecen las fechas de pago al
igual que los porcentajes de descuento por pronto pago y recargo, según está contemplado en el calendario
institucional y reglamento estudiantil. El proceso de parametrización anteriormente nombrado se realiza
directamente en el Sistema Financiero Iceberg.
Pasó a paso:
1. Creación del periodo académico.
2. Verificación de las equivalencias de los productos de pago de matrícula completa y media matricula.
3. Creación de la correspondiente lista de precios de matrícula completa y media matricula.
4. Creación de los periodos de facturación y porcentajes aplicables.
5. Asociación de los periodos de pago de manera individual a los productos de matrícula por centro de costo
y programa académico.
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2.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO PARAMETRIZACIÓN Y CREACIÓN DE MATRICULAS
PARAMETRIZACIÓN Y
CREACIÓN DE MATRÍCULAS
CARTERA
INICIO
CREACIÓN DEL PERIODO
ACADÉMICO
VERIFICACIÓN DE
EQUIVALENCIAS DE
MATRICULA COMPLETA Y
MEDIA MATRICULA
CREACIÓN LISTA DE
PRECIOS MATRICULA
COMPLETA Y MEDIA
MATRICULA
CREACIÓN PERIODO DE
FACTURACIÓN Y
PORCENTAJES
CARTERA
ASOCIACIÓN PERIODOS DE
PAGO INDIVIDUAL POR
CENTRO DE COSTO
2.3.3
FIN
CREACIÓN DE MATRICULAS
Posterior a la parametrización de los valores de matrícula en el Sistema Financiero Iceberg y la publicación de
asignaturas en los diferentes planes académicos por parte de las Secretarias Académicas en el Sistema UXXI, se
procede a crear de manera masiva las órdenes de pago de los estudiantes antiguos de pregrado y postgrado, en el
Sistema Académico UXXI, dicho proceso se realiza por cada plan, Facultad y periodo designado únicamente para
estudiantes Antiguos. El proceso de generación de órdenes de pago de estudiantes Nuevos, Reingresos y
transferencias se realiza directamente en la integración de los sistemas académico y financiero una vez el estudiante
es admitido por el Departamento de Admisiones.
Pasó a paso
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Ingreso al sistema UXXI
Pantalla Matricula
En el menú Matricula
Sub Menú Prematricula
Prematricula masiva
Generar el proceso por cada plan, Facultad y periodo designado únicamente para estudiantes Antiguos.
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11.
12.
Retorno a la pantalla inicial del sistema UXXI
Pantalla Gestión Económica
En el menú recibos
Sub menú Integración con el sistema de financiación externo
Procesar las ordenes generadas para el plan y periodo designado
Verificar la generación correcta de las órdenes de pago en el sistema financiero Iceberg
Las órdenes de pago generadas en este proceso son visualizadas por el estudiante directamente en el perfil
académico.
2.3.4 DIAGRAMA DE FLUJO CREACIÓN DE MATRICULAS
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CREACIÓN DE MATRICULAS
CARTERA
INICIO
INGRESO AL
SISTEMA UXXI
PANTALLA
MATRICULA
MENÚ MATRICULA
SUBMENÚ
MATRICULA
PREMATRICULA
MASIVA
GENERAR EL PROCESO
POR CADA PLAN
RETORNO A LA
PANTALLA INCIAL
UXXI
PANTALLA GESTIÓN
ECONÓMICA
MENÚ RECIBOS
SUB MENÚ
INTEGRACIÓN
PROCESAR LAS
ORDENES
CARTERA
VERIFICACIÓN
ORDENES DE PAGO
ICEBERG
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2.4. INGRESO Y LEGALIZACIÓN DE PAGOS
El proceso general de pago de los estudiantes tiene una incidencia directa con el Departamento de Cartera ya sea por
pagos en efectivo, créditos, apoyo financiero y/o descuentos, ya que dentro del Departamento se procede a matricular y
registrar los ingresos provenientes de los estudiantes en su totalidad.
2.5. APLICACIÓN DE DESCUENTOS
La Universidad maneja diferentes convenios con entidades las cuales fijan los requisitos que deben cumplir los
estudiantes que tienen derecho a hacerlo efectivo. Los requisitos generales para poder tramitar un descuento son:
 Presentar certificación de pertenecía a la entidad que avala el descuento.
 Cumplir con los requisitos mínimos establecidos. (Promedio de 4.0 del semestre académico anterior y
cumplir la continuidad de solicitud dependiendo del convenio)
 Aplicar el descuento desde el primer semestre de la carrera (Según sea requerimiento del convenio)
El proceso a desarrollar para la aplicación de un descuento al estudiante posterior a la verificación de la
documentación soporte y del descuento, es la generación de dicho descuento en el Sistema Financiero Iceberg, con
el documento, Solicitud de nota, asignando a esta el convenio al cual aplica (Concepto causa) y el porcentaje del
descuento, posterior a la aprobación de este documento se procede a emitir nuevamente la orden de pago desde el
Sistema Financiero Iceberg, la cual se verá reflejada directamente en el Sistema Académico UXXI.
Pasó a paso
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
En el sistema Iceberg
Ruta: Administración Financiera ► Cuentas por cobrar ► Cartera Comercial ►Solicitud nota
Asignar la información del estudiante y el periodo académico al cual se aplica el descuento
Asignar el tipo de convenio al cual se aplica el descuento
Asignar la fuente función del concepto de descuento
Asignar el tiempo de diferido contable del descuento
Asignar el porcentaje del descuento
Detallar el concepto del descuento
Aprobar la solicitud nota.
La remisión de la orden de pago se genera en la ruta: Administración Financiera ► Cuentas por cobrar ►
Liquidación de facturas ►Ordenes
Se busca la orden de pago del estudiante teniendo en cuenta el periodo
Se asigna un grupo de vencimiento sin descuento de pronto pago
Se guardan los registros modificados
Se genera nuevamente la orden con la fecha de liquidación de matrícula ordinaria.
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2.5.1. DIAGRAMA DE FLUJO APLICACIÓN DE DESCUENTOS
APLICACIÓN DE DESCUENTOS
CARTERA
INICIO
SISTEMA ICEBERG
RUTA
ADMINSITRACIÓN
FINANCIERA
CUENTAS POR
COBRAR
CARTERA COMERCIAL
SOLICITUD NOTA
ASIGNAR INFORMACIÓN DEL
ESTUDIANTE Y EL PERIODO
ACADÉMICO
ASIGNAR EL TIPO DE CONVENIO
ASIGNAR LA FUENTE FUNCIÓN
DEL CONCEPTO DESCUENTO
ASIGNAR TIEMPO DIFERIDO
CONTABLE DE DESCUENTO
ASIGNAR EL PORCENTAJE DE
DESCUENTO
DETALLAR EL CONCEPTO DE
DESCUENTO
APROBAR LA SOLICITUD DE
NOTA
REMISIÓN DE LA ORDEN DE
PAGO
ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
CUENTAS POR
COBRAR
LIQUIDACIÓN DE
FACTURA
ORDENES
BUSQUEDA DE ORDENES DE
PAGO
ASIGNACIÓN DE GRUPO DE
VENCIMIENTO SIN DESCUENTO
DE PRONTO PAGO
GUARDAR REGISTROS
MODIFICADOS
CARTERA
GENERACIÓN DE ORDEN CON
FECHA DE MATRICULA
ORDINARIA
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2.6. INGRESOS PAGO MATRICULA EN EFECTIVO
Los ingresos realizados por los estudiantes de pregrado y postgrado de forma directa en el banco con el cual se
mantiene convenio son consultables a través de internet (documentaweb.setecsa.com/recaudos/) se genera la
consulta por fechas y se descarga el archivo plano el cual se modifica de forma manual teniendo en cuenta los
requerimientos del sistema financiero Iceberg, posterior a esto se procede a realizar el cargue del archivo plano al
sistema Iceberg para que este registre los ingresos percibidos y liquide las órdenes de pago asociadas en el
archivo. Este proceso se realiza sobre los pagos realizados por los estudiantes con los formatos de consignación
que cuentan con código de barras, de igual manera se realiza la pertinente verificación del registro de dichos
pagos desde la ventana de resultado del proceso que permite el Sistema Iceberg.
Pasó a paso
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Ingresar al portal web de G4S documentaweb.setecsa.com/recaudos/
Consultar la información bancaria del día a procesar.
Descargar el archivo plano de las transacciones realizadas.
Preparar la información según los requerimientos del Sistema Iceberg
Guardar el archivo modificado en el directorio de cargues.
En el sistema Iceberg, cargar el archivo plano en la ruta: Administración Financiera ► General ► Cargue de
archivos ►Cargue de archivos
7. Diligenciar el documento de cargue con la información bancaria correspondiente al tipo de cargue.
8. Especificar la ubicación del archivo plano en el directorio de búsqueda de Iceberg para que este lo cargue.
9. Posterior al cargue de la información ingresar a la ruta: Administración Financiera ► General ► Cargue de
archivos ► Procesamiento de registros. En donde se busca el documento de cargue creado y se realiza el
procesamiento de la información.
10. Finalizado el procesamiento de la información, se procede a verificar los resultados obtenidos.
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2.6.1 DIAGRAMA DE FLUJO INGRESO DE PAGO MATRICULA EN EFECTIVO
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INGRESO PAGO DE MATRICULA EN
EFECTIVO
CARTERA
INICIO
INGRESO AL PORTAL WEB
G4S
CONSULTAR LA
INFORMACIÓN BANCARIA
DESCARGUE DEL ARCHIVO
PLANO
PREPARAR LA
INFORMACIÓN SEGÚN LOS
REQUERIMIENTOS
GUARDAR EL ARCHIVO
MODIFICADO
SISTEMA ICEBERG
ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
GENERAL
CARGUE DE
ARCHIVOS
CARGUE DE
ARCHIVOS
DILIGENCIAR EL
DOCUMENTO DE CARGUE
ESPECIFICAR LA
UBICACIÓN DEL ARCHIVO
PLANO
INGRESAR A LA
RUTA
ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
GENERAL
CARGUE DE
ARCHIVOS
PROCESAMIENTO DE
ARCHIVOS
CARTERA
VERIFICACIÓN DE
RESULTADOS OBTENIDOS
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2.7. INGRESO PAGO MATRICULA CON ENTIDADES FINANCIERAS
El ingreso de los pagos por medio de entidades de financieras con las cuales la Universidad mantiene convenio se
realiza de igual forma que el cargue de ingresos bancarios referenciados, tomando como proveedor de la
información los reportes diarios de giros realizados por las entidades a la Universidad, este proceso se realiza
especificando el NIT de la entidad financiera a la cual se carga la cartera de los créditos otorgados, este proceso
genera una nota crédito (Saldo a favor) a cabeza del estudiante directamente en el módulo de cartera.
Entidad
BANCO DE BOGOTA
HELM BANK
INVERSORA PICHINCHA
FINCOMERCIO
SUFI (BANCOLOMBIA)
ENTIDAD
HELM BANK
INVERSORA PICHINCHA
FINCOMERCIO
BANCO BOGOTA
SUFI (BANCOLOMBIA)
Concepto
760
760
760
760
760
causa
761
762
763
764
766
NIT
860007660
890200756
860007327
860002964
890903938
espues de este proceso, el Sistema Financiero Iceberg, esta configurado para cruzar las ordenes de pago que
prsentan saldos a favor por la totalidad de estas, dicho proceso se realiza diariamente en horas de la noche, de
igual manera el sistema permite que este proceso se realice de manera manual e individual por cada estudiante.
2.8. INGRESO PAGO MATRICULA CON TARJETA DEBITO O CRÉDITO
El Departamento de Cartera, cuenta con la infraestructura para recibir el pago de matrícula u otros derechos
pecuniarios con tarjetas débito o crédito, este proceso integra actividades de atención al público, al momento de
recibir el pago en la ventanilla y actividades de registro de ingresos provenientes de la transacción.
Pasó a paso:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Atención al público
Recibir en la ventanilla el pago con tarjeta, verificando los valores a pagar y las fechas de vencimiento.
Confirmar la identidad del titular de la tarjeta, quien es la única persona que puede realizar la
transacción.
Realizar la transacción con datafono siguiendo la información suministrada por el titular de la tarjeta.
Solicitar y verificar el diligenciamiento del soporte de la transacción por parte del titular de la tarjeta y
del estudiante.
Sellar el recibo de consignación si el pago realizado es por la totalidad del valor a cancelar.
Remitir la documentación soporte para registro en el sistema.
Registro en el Sistema Financiero
Verificar la documentación soporte del pago realizado.
Registrar en el Sistema Iceberg el pago realizado en la ruta: Administración Financiera ► Tesorería ►
Ingresos ►Recibos de ingresos o Recibos de ingresos automáticos según sea el caso
Diligenciar el formato de ingreso con la información bancaria suministrada por los soportes físicos,
liquidando directamente por referencia o por documento los rubros cancelados por el estudiante o
asignando el correspondiente saldo a favor.
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2.8.1. DIAGRAMA DE FLUJO PAGO MATRICULA CON TARJETA DEBITO O CRÉDITO
INGRESO PAGO MATRICULA
CON TARJETA DEBITO O
CRÉDITO
CARTERA
INICIO
RECIBIR EN VENTANILLA
PAGO CON TARJETA
CONFIRMAR IDENTIDAD
DEL TITULAR
REALIZAR LA TRANSACCIÓN
CON DATAFONO
SOLICITAR Y VERIFICAR EL
DILIGENCIAMIENTO
SELLAR EL RECIBO DE
CONSIGNACIÓN
REMITIR LA
DOCUMENTACIÓN
SOPORTE
VERIFICAR LA
DOCUMENTACIÓN
SOPORTE
REGISTRAR EN EL
ICEBERG EL PAGO
ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
TESORERÍA
INGRESOS
RECIBOS DE
INGRESOS
CARTERA
DILIGENCIAR EL FORMATO
DE INGRESO
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2.9. INGRESO PAGO MATRICULA CON CREDITO ICETEX
2.9.1. Proceso estudiantes nuevos: El estudiante ingresa el crédito en el aplicativo del ICETEX, con toda la información
deudor solidario y beneficiario para que sea estudiado y aprobado por parte del ICETEX, luego de ser aprobado
dicho crédito deben traer los documentos solicitados por dicha entidad en una carpeta tamaño oficio para ser revisada
y verificada y así poder entregar garantías (Pagare y Carta de Instrucciones) los cuales deben regresar antes de los
25 días que les dan, posterior a este proceso se envía por el aplicativo ENVIÓ A CUSTODIA la certificación de las
carpetas completas para enviarlas por la empresa de mensajería encargada por el ICETEX. Aprobado el crédito, se
realiza la nota crédito incluyendo el crédito ICETEX, para que cancelen los costos o el % de acuerdo al crédito que
tramito (MODALIDAD TU ELIJES O FONDOS) y se vea reflejado en la orden de matrícula.
2.9.2. Para los estudiantes con crédito antiguo, el ICETEX da fechas para que puedan actualizar datos por la página del
ICETEX, que posterior entregan en cartera con el registro de las materias del periodo a cursar y la orden de pago,
con un promedio mínimo exigible por la universidad de 3.6, con estos documentos se procede a RENOVAR el
crédito, entregándole al estudiante el soporte de dicha renovación; El estudiante debe descargar el nuevo recibo de
pago por el perfil de estudiante, posterior al procesamiento la nota crédito correspondiente en el sistema de
información financiero ICEBERG, para que se refleje el nuevo valor ya sea el porcentaje o los costos, que deban
cancelar.
Cuando el ICETEX procede a girar dichos créditos nuevos o Renovaciones, lo hacen por medio de resoluciones que se
reflejan en el aplicativo del ICETEX como GIROS INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR, se deben
imprimir, los cuales se descargan en el sistema de información financiero ICEBERG para su posterior contabilización.
El descargue se realiza de la siguiente manera: se realiza un recibo de caja, con cliente ICETEX, la fecha de giro, el
descargue de la nota debito creada en un principio como deuda al ICETEX y el pago con el valor de la consignación
realizada ya descontando el fondo de sostenibilidad que le hace el ICETEX a la universidad al momento del desembolso.
(para el fondo de sostenibilidad se realiza una NOTA CRÉDITO con concepto causa 910 -916 para hacer el respectivo
descuento). Esto se hace mensualmente.
Finalizando los semestres se debe realizar la conciliación al ICETEX de los estudiantes que realización renovación y
nuevos, para informar si aplazaron, desertaron, o les fue girado el crédito para los periodos actuales, según manual que
envía el ICETEX semestralmente para la elaboración de este proceso.
Anualmente se realiza una matriz al ICETEX donde se informa todas las novedades que hubo durante el año de los
estudiantes, como son: promedios bajos, que se hizo como incentivo para que los estudiantes suban los promedios,
deserción de estudiantes con el crédito, la forma en que se dio publicidad para los créditos, informe sobre el llamado a los
morosos para que cancelen las cuotas atrasadas, informe sobre el cambio de personal (si lo hubo), concerniente a
ICETEX.
2.10. DESCARGUE PAGO PLANILLAS CREDITO ICETEX
Por la página www.icetex.gov.co se descargan las resoluciones del ICETEX en donde informan el pago de los
giros a la universidad, se validan en contabilidad los pagos para poder Ingresar al programa ICEBERG y
descargarlas de la siguiente manera: ingresamos al programa, desplegamos menú, cuentas por cobrar, tesorería.
Ingresos, recibos de ingresos. Procedemos a incluir los datos para el descargue de la deuda ORG. 1, caja 11, fecha
del desembolso, cliente (NIT ICETEX), el periodo al que se le va a aplicar dicho pago, el detalle para saber que se
esta descargando (Resolución), luego damos clic en pagos ingresamos el valor y el banco en el que esta afectando el
pago F10 para grabar y luego damos clic en documentos, nos despliega todos los códigos de los estudiantes a quien
al comienzo se les ingreso la deuda y buscamos uno a uno según la información de la resolución asi quedara
descargada la deuda de la entidad. Si el ICETEX no llegara a girar al estudiante, se procede a hacer un traslado de
deuda del Icetex al cliente para que el estudiante asuma la deuda.
2.11. FONDO NACIONAL DEL AHORRO
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El estudiante debe presentar en el Departamento de Cartera el formato correspondiente al giro realizado por el Fondo
Nacional del Ahorro, dicho formato debe estar validado por contabilidad, debe anexar a la documentación la orden de
matrícula para realizar el proceso de descargue del fondo nacional del ahorro en el Sistema Financiero Iceberg.
2.11.1.
Registro del ingreso proveniente del Fondo Nacional del Ahorro
Recibida la documentación proporcionada por el estudiante, se procede a verificar que los valores cancelados
correspondan al estudiante y a los valores de matrícula, posterior a esta revisión se procede a registrar el registro del
ingreso bancario realizado por el Fondo Nacional del Ahorro, creando un documento de recibo de caja de manera similar
al registro de los ingresos percibidos por tarjeta, dicho registro se realiza a nombre del Fondo Nacional del Ahorro,
utilizando el correspondiente concepto de ingreso definido por el Departamento de Contabilidad.
2.11.2.
Posterior al registro del ingreso percibido se procede a realizar un documento nota crédito la cual se crea al
estudiante beneficiado, dicho documento se realiza utilizando la información del giro y utilizando el concepto causa
perteneciente al Fondo Nacional del Ahorro. El Sistema Financiero Iceberg, se encarga de cruzar la información
suministrada entre los terceros del Fondo Nacional del Ahorro y el estudiante con la finalidad de que el saldo a favor
creado sea aplicable al documento que el estudiante cancelo.
2.12. PAGOS EN LÍNEA
La Universidad ofrece a sus estudiantes la posibilidad de realizar el pago de su matrícula a través del botón de pagos en
línea el cual se encuentra ubicado en la página principal de la Universidad y cuenta con las medidas de seguridad propias
para este proceso, posterior a la realización del pago el Departamento de Cartera procede a realizar el registro del pago de
forma similar al registro de pagos con tarjeta, teniendo como proveedor de la información a la empresa Avisor
Technologies.
Pasó a paso
1.
2.
3.
Descargue del reporte de transacciones desde el portal de clientes de Avisor.
Registro individual de las transacciones realizadas, generando un documento de recibo de caja. Ruta:
Administración Financiera ► Tesorería ► Ingresos ► Recibo de ingreso automático.
Verificación del saldo a favor a nombre del estudiante y su respectivo cruce con los conceptos cancelados.
2.12.1 DIAGRAMA DE FLUJO PAGOS EN LÍNEA
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PAGOS EN LINEA
CARTERA
INICIO
DESCARGUE DEL REPORTE
DE TRANSACCIONES
REGISTRO INDIVIDUAL DE
LAS TRANSACCIONES
ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
TESORERÍA
INGRESOS
RECIBOS DE
INGRESOS
AUTOMÁTICO
VERIFICACIÓN DEL SALDO
A FAVOR DEL NOMBRE DEL
ESTUDIANTE
CARTERA
FIN
2.13. LIBRANZAS
El documento de libranza es utilizado únicamente por los funcionarios de la Universidad para cancelar conceptos
académicos. El funcionario debe solicitar en el departamento de Desarrollo Humano, el inicio del proceso y aprobación de
libranza. Posterior a esto debe acercarse al Departamento de Cartera con la documentación debidamente firmada para
realizar el trámite correspondiente. Dicha documentación será enviada para que sea firmada División Financiera y la
jefatura del Departamento de Cartera. El proceso para realizar el descargue de la libranza en el sistema de información
financiero se realiza directamente con el documento de Solicitud Nota.
Pasó a paso
1.
2.
3.
Realizar el documento de Solicitud Nota, de forma similar al proceso de descuento.
En el Sistema Iceberg Ruta: Administración Financiera ► Cuentas por cobrar ► Cartera Comercial ►Solicitud nota
Asignar la información del estudiante y el periodo académico al cual se aplica la libranza
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4.
5.
6.
7.
8.
9.
Asignar la fuente función del concepto de libranza
Asignar el tiempo de diferido contable de libranza
Asignar el valor de la libranza
Detallar el concepto de la libranza
Aprobar la solicitud nota.
La reemisión o liquidación de la orden de pago se genera en la ruta: Administración Financiera ► Cuentas por cobrar
► Liquidación de facturas ►Ordenes
10. Se busca la orden de pago del estudiante teniendo en cuenta el periodo
11. Se genera nuevamente la orden con la fecha de liquidación de matrícula ordinaria o se procede a liquidar de forma
manual la orden de pago si el valor de la libranza es igual al valor total del documento pagado.
2.13.1
DIAGRAMA DE FLUJO LIBRANZAS
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LIBRANZAS
CARTERA
INICIO
REALIZAR EL DOCUMENTO DE
SOLICITUD
EN EL ICEBERG
ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
CUENTAS POR COBRAR
CARTERA COMERCIAL
SOLICITUD NOTA
ASIGNAR LA INFORMACIÓN DEL
ESTUDIANTE Y EL PERIODO
ACADEMICO
ASIGNAR LA FUENTE FUNCIÓN
CONCEPTO DE LIBRANZA
ASIGNAR EL TIEMPO DE
DIFERIDO CONTABLE DE
LIBRANZA
ASIGNAR EL VALOR DE LA
LIBRANZA
DETALLAR EL CONCEPTO DE LA
LIBRANZA
APROBAR LA SOLICITUD
REMISIÓN O LIQUIDACIÓN
DE ORDEN DE PAGO
ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
CUENTAS POR COBRAR
LIQUIDACIÓN DE
FACTURAS
ORDENES
BUSCAR ORDEN DE PAGO DE
LOS ESTUDIANTES
CARTERA
GENERAR NUEVAMENTE LA
ORDEN
FIN
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2.14. INGRESO PAGO MATRICULA CON CREDITO CREDICHEQUE
La Universidad ofrece a sus estudiantes la opción de pago de hasta el setenta por ciento de matrícula a través de crédito
con cheques los cuales son avalados por la entidad designada según contrato, para este proceso, el estudiante debe
diligenciar el formato de solicitud del crédito, el cual es establecido por la entidad avaladora, adjuntando los documentos
requeridos por la misma entidad, finalizado este proceso se procede a validar los títulos valores vía teléfono, posterior a
la aprobación del crédito se solicita al titular de la chequera que diligencie los cheques y se procede a registrar en el
sistema financiero Iceberg el crédito con la finalidad de emitir la nueva orden de pago por el valor correspondiente al
pago en efectivo con la cual el estudiante puede realizar el pago de su matrícula directamente en el banco. En algunos
casos se puede llegar a entregar una consignación hecha a mano sobre papelería pre impreso al estudiante para que
cancele el monto en efectivo en el banco teniendo en cuenta la fecha de solicitud del crédito y la cantidad de créditos
otorgados.
Pasó a paso
1.
2.
3.
4.
5.
Registro en el sistema financiero del crédito con cheques
Ruta: Administración Financiera ► Créditos ► Definición del crédito
Se diligencia el documento de credito con la información de estudiante y el codeudor al igual que la información del
monto otorgado el cual fue avalado por la entidad encargada.
Se establecen los números de cheques, valores y fechas del plan de pagos.
Se aprueba el documento a la espera del pago del restante de matrícula por parte del estudiante.
Mensualmente el Departamento de Cartera consignara los cheques en la cuenta designada para el proceso y registrara el
ingreso de estos en el sistema financiero extinguiendo de esta manera la deuda del estudiante, si se llegase a presentar
inconvenientes con la cobranza del cheque este será remitido a la entidad avaladora para que este realice el proceso de
cobranza.
2.14.1 DIAGRAMA DE FLUJO INGRESO PAGO MATRICULA CON CRÉDITO CREDICHEQUE
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INGRESO PAGO MATRICULA CON
CRÉDITO CREDICHEQUE
CARTERA
INICIO
REGISTRO EN EL SISTEMA
FINANCIERO DEL CRÉDITO CON
CHEQUES
RUTA
ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
CRÉDITOS
DEFINICIÓN DEL CREDITO
DILIGENCIAMIENTO DEL
DOCUMENTO DE CREDITO
ESTABLECER NUMERO DE
CHEQUES
CARTERA
SE PRUEBA EL DOCUMENTO A
LA ESPERA DEL PAGO RESTANTE
FIN
2.15. REGISTRO DE INGRESOS BANCARIOS DIARIOS
Los ingresos bancarios diarios, son cruzados, catalogados y registrados en su totalidad por Sección Cartera, utilizando la
información obtenida de la web (documentaweb.setecsa.com/recaudos/), posterior a esto se procede a realizar el registro
manual de los ingresos bancarios diarios por cada una de los conceptos que se manejan. Este proceso registra en el
sistema financiero la totalidad de los ingresos correspondientes a las cuentas principales de los convenios haciendo uso
del documento de recibo de caja, dicho procedimiento es similar al proceso de registro de ingresos con tarjeras,
utilizando la modalidad de consignación bancaria en el detalle del pago.
1.
2.
3.
Verificar la información soporte del pago realizado.
Registrar en el Sistema Iceberg el pago realizado en la ruta: Administración Financiera ► Tesorería ►
Ingresos ►Recibos de ingresos o Recibos de ingresos automáticos según sea el caso
Diligenciar el formato de ingreso con la información bancaria suministrada el portal web, liquidando
directamente por referencia o por documento los rubros cancelados por el estudiante o asignando el
correspondiente saldo a favor.
2.15.1 DIAGRAMA DE FLUJO REGISTRO DE INGRESOS BANCARIOS DIARIOS
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INGRESO PAGO MATRICULA CON
CRÉDITO CREDICHEQUE
CARTERA
INICIO
REGISTRO EN EL SISTEMA
FINANCIERO DEL CRÉDITO CON
CHEQUES
RUTA
ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
CRÉDITOS
DEFINICIÓN DEL CREDITO
DILIGENCIAMIENTO DEL
DOCUMENTO DE CREDITO
ESTABLECER NUMERO DE
CHEQUES
CARTERA
SE PRUEBA EL DOCUMENTO A
LA ESPERA DEL PAGO RESTANTE
FIN
2.16. ELABORACIÓN DE CONSIGNACIONES
Los documentos que la universidad expide a los estudiantes tienen un valor de acuerdo a los derechos pecuniarios
establecidos para esto es necesario cancelarlo por medio de una consignación bancaria con el membrete y el número de
cuenta correspondiente a la Universidad La Gran Colombia, los documentos y los valores establecidos para el año en
curso, al igual que las consignaciones por otros conceptos son emitidas automáticamente por el Sistema Académico
UXXI las cuales pueden imprimir los estudiantes que no presenten deudas desde su perfil académico.
2.17. ELABORACIÓN PAZ Y SALVO Y CERTIFICACIONES FINANCIERAS
Una vez el estudiante ha radicado los documentos necesarios y realizado el pago de los derechos pecuniarios, en la oficina
del Departamento de Cartera, para cada uno de los conceptos de paz y salvo, se le realiza una exhaustiva revisión,
posteriormente se procede a elaborar el documento de paz y salvo el cual se firma por la Jefe De Cartera y en el caso de
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paz y salvo de grado se registra también la firma de la Directora Financiera. Los paz y salvos se clasifican de la siguiente
manera:
GRADO
Esta modalidad de Paz y Salvo solamente necesita de la carta de solicitud de la facultad dirigida al
Departamento de Cartera especificando que es para grado, los semestres cursados y los semestres no
cursados. Este documento se elabora especificando los datos anteriormente citados y se acompaña por la
firma del jefe del Departamento de Cartera y el Director de la División Financiera.
REINGRESO
Esta modalidad de Paz y Salvo debe ser solicitada por el estudiante directamente luego de pagar los costos de
reingreso. El funcionario de cartera se encargara de verificar los periodos cursados y su respectivo pago. Este
documento se elabora especificando los datos anteriormente citados y se acompaña por la firma de la jefe del
Departamento de Cartera.
RETIRO DE DOCUMENTOS
Esta modalidad de Paz y Salvo debe estar acompañada por la carta de solicitud de la facultad dirigida al
Departamento de Cartera especificando que es para retiro de documentos dentro del concepto. Este
documento se elabora especificando los datos anteriormente citados y se acompaña por la firma del jefe del
Departamento de Cartera.
CURSOS DE ACTUALIZACIÓN
Esta modalidad de Paz y Salvo debe estar acompañada por la carta de solicitud de la facultad dirigida al
Departamento de Cartera especificando que es para curso de actualización dentro del concepto. Este
documento se elabora especificando los datos anteriormente citados y se acompaña por la firma de la jefe del
Departamento de Cartera.
El documento de paz y salvo es generado desde el sistema a través del IRS desde la opción ICEBERG-CC, CCJ-PAZ Y
SALVO, enseguida se digita el código del estudiante, motivo del paz y salvo, se responde si es o no para grado y por
ultimo el nombre del funcionario que crea el paz y salvo, el tiempo de respuesta de este proceso es de un día hábil.
2.18. CONSIGNACIÓN DE CHEQUES
Consecuente al proceso de crédito por medio de cheques posfechados (Credicheque) el Departamento de Cartera elabora
las consignaciones para así cobrar dicha cuota, si el cheque es devuelto por la entidad bancaria este es enviado a la
empresa avaladora para que esta entidad que dio el aval en el momento del crédito realice la gestión de cobro.
2.19. DEVOLUCIONES
Las devoluciones se utilizan para los retiros y medias matriculas cuando han cancelado matriculas completas; el
estudiante tiene que hacer el proceso pasando una carta a la faculta de la faculta la remiten a división financiera en
financiera autorizan la devolución del porcentaje que se autoriza para devolución o aplicación para el siguiente semestre
una vez hayan ratificado la devolución o aplicación empieza el proceso de hacer la reversión el sistema de iceberg para
que así se pueda enviarle el correo al estudiante para que se le haga efectivo el trámite que es el siguiente:

Se ingresa al sistema de iceberg desplegando el menú de cartera comercial, se crea el documento nota crédito
ingresando los datos solicitados por el sistema: org 1, en concepto –causa 810-811,en cliente el código del
estudiante, en la fecha le colocamos la fecha del memorando de la facultad, el periodo que está aplazando, en fondofuente/función, en inicio de diferido se asigna la fecha en la que fue procesada la matricula, en descripción se detalla
lo autorizando por División Financiera, en valor el porcentaje a devolver, se guarda el registro y se confirma el
documento. Posterior a esto se imprime desde la pantalla del Icebert Reports Cerver (I.R.S.) el formulario de
devolución el cual se anexa a los documentos soportes a la espera de la firma de autorización del estudiante para
proceder a realizar el giro, posterior a esto se procede a notificar al estudiante vía correo electrónico. El giro a nombre
del estudiante se realiza, creando una nota débito en la cual se ingresan los datos solicitados: org 1, en concepto –
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casusa 600-601, en cliente el código del estudiante, en fecha en la cual se está tramitando, en periodo el periodo que
se le está devolviendo, en fondo 1- fuente función 21, y la descripción detallada del proceso se guarda el documento
y se confirma. Este proceso está acompañado de la anulación de las asignaturas inscritas por el estudiante en el
sistema académico UXXI, con la finalidad de que no se presenten inconvenientes en la hoja de vida del estudiante y
se alimente la información de deserción.

Para devolución de medias matriculas se realiza el mismo procedimiento de creación de documento de nota crédito y
proceso de devolución por el valor correspondiente a media matricula, durante este proceso se verifica que el
estudiante solo hubiese inscrito en su perfil académico hasta ocho créditos, durante el periodo en cuestión.

Posterior al registro de las devoluciones en el sistema se procede a realizar el reporte de las transacciones las cual va
acompañada por la documentación soporte de cada devolución, este archivo es enviando para su aprobación mediante
firmas y su desembolso al estudiante.
2.20. APLICACIONES
Consecuente al proceso de Devolución, en algunos casos la Dirección Financiera autoriza únicamente la aplicación del
dinero cancelado por el estudiante, de igual manera el estudiante puede solicitar la aplicación del dinero. Para este
proceso el Departamento de Cartera realiza las mismas actividades de la generación del saldo a favor, a la espera de que
sea aplicado a un periodo futuro.
2.21. ESTUDIO Y ENVIÓ A COBRO JURÍDICO DE CRÉDITOS DIRECTOS CON LA UNIVERSIDAD
Según determinación de la dirección, se selecciona la cartera a enviar para que se realice cobro jurídico por parte de la
firma de abogados con quienes se pactara el convenio de representación y cobranza, determinada la cartera a envió esta
es relacionada en un cuadro de información al cual se anexan los originales de los títulos valores a cobrar, a esta
información se saca copia, las copias acompañan cada folio del estudiante con los documentos que anexo inicialmente al
crédito. La relación de estudiantes firmada por la jefe de cartera y la directora financiera con sus respectivos soportes es
entregada a la firma de abogados quienes firman el recibido e inician el proceso de cobro, la documentación obtenida de
este proceso es archivada, y los ingresos devengados de este proceso son reconocidos en el sistema iceberg conforme se
van presentando.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No
RESPONSABLE
1
AUXILIAR DE
CARTERA
2
AUXILIAR DE
CARTERA
3
AUXILIAR DE
CARTERA
4
AUXILIAR DE
CARTERA
5
6
7
ABOGADO
GESTIÓN COBRO
JURÍDICO
ABOGADO
GESTIÓN COBRO
JURÍDICO
JEFE DE CARTERA
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
VERIFICA EL TIEMPO DE MORA:
Directamente sobre el sistema iceberg realiza una consulta del saldo de cartera por cliente, en el cual se evidencia
valores y fechas de vencimiento.
INFORMA AL ESTUDIANTE LA MORA EXISTENTE:
Gestión Persuasiva:
Se establece comunicación con el cliente moroso vía correo electrónico. Cobro persuasivo.
RELIQUIDACIÓN DE SALDO:
Gestión Persuasiva:
Si el estudiante se presenta a sección cartera con intensión de pago se realiza la reliquidación del saldo al día, más
intereses de mora.
En el caso de que el estudiante no se presente y/o no haya una intensión de pago se procede a bloquear la impresión
de orden de matrícula para el siguiente período académico.
RELACIÓN DE MOROSOS:
Gestión Jurídica:
Si se ha bloqueado el recibo de matrícula por dos periodos académicos, se realiza un listado de los clientes en estas
condiciones y se remite a cobro jurídico.
GESTIÓN DE COBRANZA:
Siguiendo los conductos jurídicos se realiza la cobranza de cartera de manera directa con el cliente.
REPORTE DE PAGO Y COBRANZAS:
El abogado presenta el reporte de pago y cobranzas
DESCARGUE EN EL SISTEMA:
Se realiza el registro de los ingresos causados y reportados por el abogado a cargo del cobro jurídico.
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DIAGRAMA DE FLUJO
ESTUDIO Y ENVIÓ A COBRO JURÍDICO DE CRÉDITOS DIRECTOS CON LA UNIVERSIDAD
INICIO
VERIFICA EL
TIEMPO DE MORA
INFORMA AL
ESTUDIANTE LA
MORA EXISTENTE
Abogado Gestión
Cobro Jurídico
Auxiliar de
Cartera
CARTERA
RELIQUIDACIÓN
DE SALDO
RELACIÓN DE
MOROSOS
Jefe de Cartera
GESTIÓN DE
COBRANZA
INFORMA AL
ESTUDIANTE LA
MORA EXISTENTE
DESCARGUE EN
EL SISTEMA
FIN
2.22. INFORME TRIMESTRAL DE GESTIÓN DE CARTERA:
El proceso genera un informe que contiene valores a recaudar durante el período y los resultados obtenidos se presentan
de la siguiente forma:




Cartera vigente
Cartera vencida
Cartera en cobro jurídico
Cartera con entidades financieras
Este informe se presenta a la Vicerrectoría Administrativa con aval de la Dirección Financiera, para esto, es requisito que
los saldos de los módulos de Contabilidad y Cartera no presenten diferencias. En el caso de encontrar diferencias se debe
justificar la causal.
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
-
Acuerdo 004 del 04 de julio de 2010
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3. REGISTROS:
4. CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV
FECHA
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1
10/06/2011
DESCRIPCION
Emisión inicial
Actualización por cambios en la forma de ejecutar los procedimientos (iceberg)
A.
B.
C.
2
02/02/2012
Sistematización de emisión de paz y salvos financieros en el IRS
Sistematización de emisión de talonarios de pensiones liceo Julio Cesar Garcia
Sistematización de emisión de pagares por créditos directos de la UGC a estudiantes de pregrado y posgrados en el
IRS.
D.
Sistematización de emisión de formularios para devoluciones y aplicaciones de saldos a favor de pregrado y posgrado
en el IRS
E.
Emisión de marbetes para carpetas de créditos icetex a través del IRS
F.
Proceso de liquidación de matriculas en ceros
Literal 2.3.1.1. PROCESO MATRICULAS NUEVOS Y TRANSFERENCIAS
Este proceso se realiza desde el sistema de información académico al momento de pasar el estudiante a estado ADMITIDO,
el ICEBERG genera automáticamente la orden de matricula con sus respectivos costos, la cual puede ser impresa por el
estudiante vía internet a través de la pagina de la universidad.
3
23/10/2012
4
16/04/2013
5
18/10/2013
6
25/04/2014
7
21/08/2015
LITERAL 2.4.5.1. DESCARGUE PAGO PLANILLAS CREDITO ICETEX.
Por la página www.icetex.gov.co se descargan las resoluciones del ICETEX en donde informan el pago de los
giros a
la universidad, se validan en contabilidad los pagos para poder Ingresar al programa ICEBERG y descargarlas de la siguiente
manera: ingresamos al programa, desplegamos menú, cuentas por cobrar, tesorería. Ingresos, recibos de ingresos.
Procedemos a incluir los datos para el descargue de la deuda ORG. 1, caja 11, fecha del desembolso, cliente (NIT ICETEX),
el periodo al que se le va a aplicar dicho pago, el detalle para saber que se esta descargando (Resolución), luego damos clic
en pagos ingresamos el valor y el banco en el que esta afectando el pago F10 para grabar y luego damos clic en documentos,
nos despliega todos los códigos de los estudiantes a quien al comienzo se les ingreso la deuda y buscamos uno a uno según la
información de la resolución así quedara descargada la deuda de la entidad. Si el ICETEX no llegara a girar al estudiante, se
procede a hacer un traslado de deuda del Icetex al cliente para que el estudiante asuma la deuda
LITERAL 1.61.2 PROCESO CARGUE DE ARCHIVO ALUMNOS ANTIGUOS Y TRANSFERENCIAS INTERNAS.
Se actualiza procedimiento acorde a la mejora en proceso de cargue a cual ya no necesita programas externos.
LITERAL 2.4.2 INGRESOS PAGO MATRICULA EN EFECTIVO (PREGRADO, POSGRADOS Y LICEO JULIO
CESAR GARCIA).
Actualización, nueva página web para consulta de ingresos diarios según nuevo convenio adelantado por el Banco Caja
Social.
LITERAL 1.9 CRUCE Y REGISTRO DE INGRESOS BANCARIOS DIARIOS
Actualización de proceso detallado en nuevo numeral.
LITERAL 1.10 RECIBOS DE CONSIGNACIÓN
Actualización de procedimiento teniendo en cuenta las mejoras adelantadas para la impresión de recibos de consignación por
otros conceptos.
LITERAL 1.15 PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME.
Se incluye los procedimientos conformes a producto no conforme.
Se realiza actualización de los procesos de Sección Cartera, actualizando los numerales 1.6, 1.13, 1.26. Al igual se agregan
los numerales 1.14 - 1.15 - 1.16 – 1.17 -1.25 – 1.26, los cuales faltaban de ser agregados por individual en el manual de
procesos.
Se registran las mejoras adelantadas en el proceso de créditos personales, el cual trata del cálculo y cobranza de la
financiación del crédito de manera anticipada en el pago de la matrícula, al igual que los documentos necesarios para obtener
el crédito. Numeral 2.16 ingreso pago matricula con crédito personal aut. Financiera o vicerrectoría (pregrado y posgrado).
Se restructura el documento teniendo en cuenta la entrada en vigencia de la integración del Sistema Académico UXXI y el
Sistema Financiero Iceberg, lo cual presenta cambios significativos en los diferentes procesos que se manejan, los numerales
modificados son:
2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5, 2.6, 2.7, 2.8, 2.9, 2.11, 2.12, 2.13, 2.14, Nuevos numerales 2.15, 2.16, 2.17, 2.19.
Se eliminan los numerales que tratan sobre crédito personal ya que dicho proceso ya no se maneja numeral 2.15.
Se elimina el numeral que trata sobre el cambio de estado a matriculado de los estudiantes, este proceso no se realiza gracias
a la integración Numeral 2.16.
Se agrega el numeral 2.20 de aplicaciones.