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PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DEL
BRINDIS Y CEREMONIA DE GRADO
COD. CI-P-03
3
2
1
0
REV No.
Se actualizó el
procedimiento
según
los
lineamientos
nuevos
establecidos.
Documento
inicial
DESCRIPCIÓN
Pedro
Rodriguez
Apoyo a procesos
Olaris J.
Magdaniel
Amaya
Jefe Asesora de
Protocolo
ELABORÓ
Eicer mejía
Apoyo a procesos
Comité del
SIGUG
REVISÓ
Milena
moscarella
Asesor
Comunicacio
nes
Carlos A.
Robles J.
24-04-15
15-09-11
Rector
APROBÓ
FECHA
APROBADO: ____________________
CI-P-03
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REV.1 / ABR / 15
PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DEL
BRINDIS Y CEREMONIA DE GRADO
CONTENIDO
Pág.
1. OBJETO ...................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ................................................................................................................... 3
3. REFERENCIAS........................................................................................................... 3
4. DEFINICIONES........................................................................................................... 3
5. PROCEDIMIENTO ...................................................................................................... 4
5.1. GENERALIDADES ................................................................................................... 4
5.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN ................................................................................... 5
5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA ................................................................................... 6
6. AUTORIDAD ............................................................................................................... 8
7. FORMATO .................................................................................................................. 8
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PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DEL
BRINDIS Y CEREMONIA DE GRADO
1. OBJETO
Definir las actividades para la organización del brindis y la ceremonia de grado.
2. ALCANCE
Inicia cuando se recibe la fecha para la ceremonia y termina con la realización del evento.
3. REFERENCIAS
Ley 872:2003. Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad,
Ley 594:2000, por la cual se dicta la Ley General de Archivo y se dictan otras disposiciones,
Ley 87:1993 Por la cual se establecen normas para el Ejercicio del Control Interno en las
entidades y organismos del estado.
Acuerdo 042:2002, por lo cual se establecen los criterios para la organización de los archivos
de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regulan
el inventario único documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la ley 594,
Resolución 0359:2010. Por medio de la cual se crea el Sistema Integrado de Gestión para la
Calidad de la Universidad de La Guajira “SIGUG” y se regula su funcionamiento y operatividad.
Resolución 0770:2011. Por medio de la cual se modifica la Resolución 0359:2010. Que crea
el Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad de La Guajira “SIGUG” y, se
regula su funcionamiento y operatividad.
Estatuto General de la Universidad de La Guajira.
Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestión. “SIGUG”.
NTCGP 1000. Sistema de gestión de la calidad. Requisitos.
MECI 1000:2005. Modelo estándar de control de interno.
4. DEFINICIONES
Ceremonias institucionales. Son actos de carácter académico, cultural, social y/o deportivos,
organizados y realizados por las áreas competentes. Se podrá contar con la asesoría de la Oficina
de Protocolo y la Oficina de Prensa en lo referente a la consecución y revisión de publicaciones,
libretos, material promocional, con el fin de respetar la identidad gráfica de la institución.
Son ceremonias institucionales:
Celebración de efemérides
Celebración días clásicos (programados por cada facultad)
Firma de convenios
Entrega de becas
Eventos artísticos
Evento de bienvenida a alumnos de primer semestre
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BRINDIS Y CEREMONIA DE GRADO
Inauguración de exposiciones
Inauguración de obras arquitectónicas y/o espacios institucionales
Presentación e inauguración de nuevos programas académicos y proyectos
Presentación de libros
Presentación de proyectos
Reconocimiento y homenajes
Ceremonias solemnes. Son aquellas que se desarrollan anualmente, semestralmente o según
sea el caso y cuya realización debe guiarse por un ceremonial especial decretado o
preestablecido.
Son ceremonias solemnes: Posesión del Rector. La mesa principal estaría conformada por:
(Rector saliente, Rector entrante, miembros del Consejo Superior y Secretario General).
Posesión de Decanos y Directivos: la mesa principal estará conformada por:(Rector,
Vicerrectores, Secretario General, Decano y Jefe de Talento Humano).
Celebración de acto ecuménico con ocasión del aniversario de la Universidad de La Guajira. Mesa
principal: Rector, Vicerrectores y Secretario General).
Distinción al servicio cumplido (jubilación).
Graduaciones colectivas: la mesa principal estará conformada por el Rector, Vicerrectora
Académica, Decanos y Secretaría General. Los diplomas deberán ser entregados únicamente por
el rector.
El traje deberá ser formal.
Procedimiento. Documento del Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad
de La Guajira (SIGUG) que establece la forma específica para llevar a cabo un conjunto de
actividades que hacen parte de un proceso. Describe qué debe hacerse, quién debe hacerlo,
cuándo, dónde, cómo se hace y los recursos que son necesarios.
SIGUG. Sigla utilizada para identificar el Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la
Universidad de La Guajira.
SI. Proceso de Soporte al Sistema Integrado de Gestión.
UG. Sigla de Universidad de La Guajira.
5. PROCEDIMIENTO
5.1. GENERALIDADES
 La asesora de protocolo es responsable por la implementación y divulgación de este
procedimiento a todo el personal de la Universidad de La Guajira, para su respectiva
aplicación y cumplimiento. Así mismo, debe verificar permanentemente que se cumplan los
lineamientos especificados en éste.
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5.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
 Se debe contar con el apoyo económico para la realización del brindis y ceremonia de grados.
 Contar con la disponibilidad de las dependencias para la ceremonia de grados (Admisiones y
registros, rectoría, secretaria general, vicerrectoría administrativa, recursos académicos,
biblioteca, audiovisuales y prensa) que intervienen en la organización del evento.
 Contar con la disponibilidad de las dependencias para el brindis (rectoría, vicerrectoria
administrativa, vicerrectoría Académica, recursos académicos, biblioteca, audiovisuales y
prensa) que intervienen en la organización del evento.
 Los integrantes de la mesa principal para la ceremonia de grados, en el caso de los hombres,
deberán vestir con traje entero, en el caso de las mujeres, el vestido deberá ser formal. En las
extensiones el traje para los hombres será guayabera.
 En la ceremonia de grados, los egresados deberán vestir con toga azul turquí y zapatos
negros, con estola y camisa blanca. La estola debe llevar el nombre del programa y el escudo
institucional.
 Los fotógrafos deberán vestir camisa manga larga en el caso de los hombres, en el caso de
las mujeres traje formal.
 Los fotógrafos para tener derecho a asistir a la ceremonia de grados, deberán previamente
inscribirse en la Oficina de Protocolo, soportando dicha inscripción con fotocopia de
documento de identidad y una foto tamaño cédula.
 El sorteo a los fotógrafos, se hace en la Oficina de Protocolo 3 días antes de la ceremonia de
grados. La entrega de escarapelas se hace un día antes del evento.
 En la ceremonia de grados, no se aceptan niños menores de 12 años.
 El Secretario General leerá solamente el Acta de grado y el Diploma.
 La presentación de las Ceremonias de Grados estará a cargo de un maestro de ceremonias.
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5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA
TAREA
DESCRIPCION
La Asesora de protocolo recibe por parte de
secretaría general fecha para la ceremonia de
1. Recepción de
grado un mes antes de su realización, para la
la programación.
organización de la misma.
La Asesora de protocolo define fecha del
2. Definición de la
brindis y realiza presupuesto para ambos
fecha del brindis
eventos (Brindis y ceremonia de grado).
La Asesora de protocolo solicita a través de
correo electrónico disposición del personal de
3. Solicitud
de
servicios generales a la Dirección de Recursos
requerimientos
Físicos y Académicos tanto para brindis como
para la ceremonia de grado.
Para el brindis se cursa invitación a los
egresados y a los integrantes de la mesa
principal (Rector, Vicerrector académico,
Director de Postgrados, Presidente de la
Asociación de Egresados)
4. Invitación
Para la ceremonia de grados se le cursa
invitación a los directivos y a los integrantes de
la
mesa
principal
(Rector,
Vicerrector
Académico, Decanos, Secretaria General)
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RESPONSABLE
PERIODO/
TIEMPO
DOCUMENTO
SOPORTE
Asesora de
Protocolo
Calendario
académico
Oficio
Asesora de
1 día
Protocolo
PUNTO DE
CONTROL
Presupuesto
Asesora de
Protocolo
3 día
Email
Asesora de
Protocolo
Calendario
Académico
Oficio de
Invitación
X
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TAREA
DESCRIPCION
La presentación del evento la realiza el Asesor
(a) de Prensa, se inicia con la intervención del
Rector,
luego
continua
el
vicerrector
académico, seguidamente el Director de
5. Desarrollo del Postgrado, continua el Director del Centro de
Brindis
Egresados, después de las intervenciones se
hace el brindis a cargo del Rector, se ameniza
con una serenata musical, se cierra con la
entrega de tarjetas de invitación a la ceremonia
de grados.
La presentación estará a cargo de un maestro
de ceremonias, se continua con el himno
nacional, seguidamente el rector hace su
pronunciamiento rectoral, se continua con la
6. Desarrollo de la
toma de juramento a los egresados, luego de
ceremonia
de
hace la lectura del acta de grados y del
grados.
diploma, se procede a la entrega de los
diplomas por parte del rector, terminada la
entrega de diplomas, se procede al cierre de la
ceremonia con el himno institucional.
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RESPONSABLE
PERIODO/
TIEMPO
DOCUMENTO
SOPORTE
PUNTO DE
CONTROL
1 a 3 horas
Listado de
asistencia,
registro
fotográfico
X
1a2
horas.
Registro
fotográfico
X
Asesora de
Protocolo
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6. AUTORIDAD
Asesor de Protocolo.
7. FORMATO
AD-01. LISTADO DE ASISTENCIA
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