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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Código PG-MT-01
PROGRAMA
MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS
Versión 04,
15/05/2015
1. Objetivo: Establecer las actividades de mantenimiento preventivo que deben realizar los
vehículos que prestan servicio a nombre de Cooteptur, con el objeto de garantizar las óptimas
condiciones de operación, y así brindar un servicio con seguridad y de calidad a nuestros
clientes.
2. Alcance: El presente programa aplica a todos los vehículos propios, vinculados o contratados
que prestan el servicio bajo el nombre de Cooteptur.
3. Definiciones y abreviaturas
SGC: Sistema de gestión de calidad.
Mantenimiento: Toda acción que tiene como objetivo mantener un artículo o restaurarlo a un
estado en el cual puedas llevar a cabo una función requerida.
Mantenimiento correctivo: Es toda acción de mantenimiento que se realiza luego que ocurra
una falla o avería del equipo que por su naturaleza no puede planificarse en el tiempo.
Mantenimiento preventivo: Es toda acción de mantenimiento planificado cuyo objeto es evitar
o mitigar las consecuencias de las fallas del equipo, logrando prevenir las incidencias antes que
estas ocurran.
Calibración: Es la comparación entre un equipo o instrumento de medición y un patrón de
calibración internacional, además se calcula el nivel de error y la incertidumbre del equipo o
instrumento sujeto de calibración. Esta comparación determina si el error de medición de un
equipo o instrumento está dentro de los errores máximos permisibles (e.m.p).
Hoja de Vida del Vehículo: Hoja con información básica del propietario e información del
vehículo y sus características principales.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Versión: Indica la cantidad de actualizaciones que ha tenido el documento.
4. Condiciones generales
COOTEPTUR, conservará la información de los vehículos a través del líder de proceso de manera
organizada que permita la fácil consulta.
Las inspecciones en campo serán realizadas mensualmente por un mecánico contratista con base
en el formato Control de alistamiento de vehículos, quien reporta los resultados a través del
Reporte de Fallas Detectadas.
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Código PG-MT-01
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MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS
Versión 04,
15/05/2015
El conductor y el mecánico contratista realizarán inspección de los vehículos a través del formato
Control de alistamiento de vehículos.
Todos los registros serán revisados por el Líder del proceso de mantenimiento, quien deberá
devolver al transportador los formatos mal diligenciados o que no presenten soportes válidos.
La expedición del extracto de contrato para servicio escolar, empresarial u ocasional estará sujeta
a la entrega oportuna de los registros del programa de mantenimiento.
4.1 Mantenimiento Preventivo
Los transportadores serán responsables de remitir sus vehículos para la revisión y ejecución de las
actividades establecidas dentro del Programa Mantenimiento de vehículos (aplica para vehículos
propios, vinculados y contratados).
Las actividades definidas son:
1. REVISIÓN TÉCNICO-MECÁNICA PREVENTIVA: Debe realizarse cada dos meses.
Para los vehículos propios y vinculados a Cooteptur se debe realizar en los CDA
autorizados y los vehículos contratados pueden realizarla en el CDA que les autorice la
empresa a la que están vinculados.
2. CAMBIO DE ACEITE Y FILTROS: Esta actividad debe ser realizada como mínimo dos
veces al año.
3. ALINEACIÓN Y BALANCEO: Esta actividad debe ser realizada como mínimo dos veces
al año, en los meses de Enero y Julio antes de iniciar la operación semestral.
4. REVISIÓN GENERAL DE FRENOS: Esta actividad debe ser realizada como mínimo dos
veces al año, en los meses de Enero y Julio antes de iniciar la operación semestral.
5. ENGRASE: Esta actividad debe ser realizada como mínimo dos veces al año, en los
meses de Enero y Julio antes de iniciar la operación semestral. (Para los vehículos que
aplique).
6. REVISIÓN GENERAL DEL SISTEMA ELÉCTRICO (Batería, alternador, luces y correas):
Esta actividad debe ser realizada como mínimo dos veces al año, en los meses de Enero y
Julio antes de iniciar la operación semestral.
7. DISPOSITIVO DE VELOCIDAD: Esta actividad debe ser realizada una vez al año, para los
vehículos propios y vinculados a Cooteptur se debe realizar en DIGICONTROL LTDA y los
vehículos contratados pueden realizarla en la entidad que les autorice la empresa a la que
están vinculados.
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PROGRAMA
MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS
Versión 04,
15/05/2015
4.2 Mantenimiento Correctivo
Cada vez que el conductor o el mecánico contratista identifique fallas graves en el vehículo y que
afecten el funcionamiento normal y el desempeño de la prestación del servicio, se debe Informar al
coordinador de ruta, quién asignará un relevo. Si se llegan a detectar fallas de otro tipo se dará un
plazo máximo de ocho días calendario para realizar la corrección necesaria.
Fallas graves:
 Fuga de combustible.
 Fuga de líquido de frenos.
 Fuga de aceite.
4.3 Calibración
Se solicitará a los centros de diagnóstico autorizados (CDA) el certificado de calibración del equipo
patrón utilizado para la revisión de los vehículos. Los Registros que se obtengan de esta operación,
deben ser archivados de manera adecuada en la carpeta respectiva.
4.6. Ficha de Mantenimiento
En el formato FR-MT-01 Ficha Mantenimiento de Vehículos se deben registrar los mantenimientos
preventivos o correctivos realizados a los vehículos, relacionando la fecha, el lugar donde se llevó
a cabo la intervención y el responsable de su ejecución, como mínimo deben estar registradas las
actividades descritas en el numeral 4.2 de este documento, la entrega debe realizarse el último día
de los meses de Febrero, Abril, Junio, Agosto, Octubre y Diciembre, junto son los soportes
(facturas) correspondientes.
5. Procedimiento
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
2
Realizar
las
revisiones
tecnicomecanicas
preventivas
y
obligatorias en los CDA autorizados*
por Cooteptur para vehículos propios y
vinculados. Los vehículos contratados
deben
realizarla
en
los
CDA
autorizados por la empresa a la que
están vinculados.
Transportadores
3
Realizar
las
demás
actividades
establecidas en el Programa de
mantenimiento
preventivo
para
vehículos
propios,
vinculados
y
contratados. PG-MT-01
1
DOCUMENTO Y/O
REGISTRO
Inicio
Transportadores
Formato de revisión
preventiva
Programa de
mantenimiento preventivo
para vehículos propios,
vinculados y contratados.
PG-MT-01
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MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS
No.
ACTIVIDAD
4
El mecánico contratista verifica el
estado del vehículo teniendo en cuenta
el formato Control de Alistamiento del
vehículo FR-MT-03. En presencia del
conductor.
5
Cuando
el
mecánico
contratista
identifique el daño en un vehículo
deberá registrarlo en el Reporte de
Fallas Detectadas FR-MT-06 y se
dejará constancia con el conductor,
quien firmará el recibido de la
notificación.
6
7
8
Versión 04,
15/05/2015
RESPONSABLE
DOCUMENTO Y/O
REGISTRO
Mecánico contratista
Control de Alistamiento del
vehículo FR-MT-03
Mecánico contratista
Reporte de Fallas
Detectadas FR-MT-06
Conductor
Si el conductor o el mecánico
contratista identifican fallas graves en el
Mecánico contratista
funcionamiento del vehículo o se
evidencia que no se han subsanado las
Coordinador de rutas
fallas detectadas en la revisión anterior,
se debe Informar al coordinador de
Transportadores /
rutas, quién asignará un relevo.
Conductores
El vehículo debe ser llevado a
reparación inmediatamente.
Los conductores deben informar al
transportador las fallas que presenta el
vehículo y que no sean catalogadas
como graves, para que se tomen las
correcciones necesarias y se elimine
Transportadores /
desde la fuente la falla que presenta.
Conductores
En un plazo no superior a ocho días
calendario.
Si el mecánico contratista al realizar la
Mecánico contratista
revisión detecta que no se han
subsanado las fallas detectadas en la
revisión anterior debe Informar al
coordinador de rutas, quién asignará un
relevo.
Los transportadores y/o conductores
diligenciarán
la
Ficha
de
Mantenimiento de Vehículo FR-MT-01,
en caso de un mantenimiento
preventivo o correctivo y adjuntará los
Transportadores /
soportes
de
las
intervenciones
Conductores
realizadas (Facturas). Los cuales deben
ser entregados a los coordinadores de
ruta cada dos (2) meses, al final del
bimestre.
Reporte de Fallas
Detectadas FR-MT-06
Ficha de mantenimiento de
vehículos FR-MT-01
Ficha de mantenimiento de
vehículos FR-MT-01
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Versión 04,
15/05/2015
MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS
No.
ACTIVIDAD
9
RESPONSABLE
DOCUMENTO Y/O
REGISTRO
FIN
*Los CDA autorizados por Cooteptur son la red de DIAGNOSTIYÁ LTDA, sedes:




Av. Boyacá con calle 80: Carrera 73 a No. 77 A – 62 (24/7)
Autopista norte con calle 170: Parqueadero sótano Éxito (Lunes a Sábado de 6:00 a.m. a
10:00 p.m., Domingos y festivos de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.)
Calle 13 # 43-02 (24/7) En “ruede seguro” Aliado estratégico de la red Diagnostiyá.
Para vehículos pesados en: CDA de Bosa Autopista sur # 14 – 98 (De lunes a viernes de
6:30 a.m. a las 5:00 p.m. y los días sábados de 6:30 a.m. a las 3:00 p.m.)
Los vehículos que se encuentran en departamentos diferentes a Cundinamarca, podrán realizar la
revisión técnico mecánica Preventiva en el CDA más cercano a su lugar de residencia.
6. Formatos relacionados con éste procedimiento






Hoja de Vida de vehículos FR-MT-05
Ficha Mantenimiento de vehículos FR-MT-01
Control de alistamiento de vehículos FR-MT-03
Reporte de Fallas Detectadas FR-MT-06
Formato de revisión preventiva.
Certificados de acreditación CDA seleccionados.
7. Anexos
N/A
8. Control de revisión y aprobación
Nombre
Cargo y/o rol
Elaboró
Alexandra Muñoz Sandoval
Coordinador de la calidad / Líder
del proceso Mantenimiento
Revisó y Aprobó
Martha Lucía Pérez Jáuregui
Representante de la dirección
9. Tabla de Control de cambios y distribución
Control de Cambios
No.
Versión
Ítem del
cambio
Cambio
realizado
Motivo del cambio
Cambio
solicitado por:
Fecha del
cambio
01
Todo
Creación
Creación
Félix Rodríguez
24/04/2013
02
1-9
Modificación
Modificación, inclusión de
actividades por periodos,
Alexandra
Muñoz
17/06/2014
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Código PG-MT-01
PROGRAMA
MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS
03
04
Versión
04
04
04
04
04
04
04
04
04
Versión 04,
15/05/2015
se amplío el alcance a
todos los vehículos que
prestan
servicios
a
nombre de Cooteptur.
Se modifica todo el
documento, se establece
el procedimiento, se
Alexandra
3-9
Modificación
redefinen las actividades
15/12/2014
Muñoz
a realizar según criterios
del mecánico contratista y
gerente.
Los transportadores
manifestaron su
inconformismo con la
periodicidad establecida
para la realización de las
actividades de
mantenimiento, debido a
Alexandra
1, 2 y 4
Modificación
11/05/2015
las diferentes
Muñoz
características de los
vehículos y los recorridos
que realizan cada uno de
ellos. Por lo cual el
consejo decide modificar
el programa.
Distribución del Documento (a disposición en carpeta)
Notificado a
Fecha
Medio
Martha Lucia Pérez Jáuregui –
Gerente – Representante por la
15
05
2015 Correo electrónico
dirección – Líder de proceso Comercial
y gestión Estratégica.
Paola Andrea Rosas – Coordinador de
la prestación del servicio – Líder de
15
05
2015 Correo electrónico
Proceso Prestación del servicio y
Recursos Humanos.
Andrea Valderrama – Coordinador de
15
05
2015 Correo electrónico
rutas CACS
Ronald Taborda – Coordinador de
15
05
2015 Correo electrónico
rutas CAN
Adriana Toro - Asistente coordinación
15
05
2015 Correo electrónico
de rutas CACS
Ximena Alfonso – Secretaria – Líder
15
05
2015 Correo electrónico
Proceso Compras
Luz Aseneth Mendoza –Asociada 15
05
2015 Correo electrónico
Kids Town
Nelly Castro Cueto – Asociada 15
05
2015 Correo electrónico
Talentos emprendedores
Transportadores
19
05
2015 Físico – Pagina Web