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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Está en proceso de revisión y se actualizará conforme los avances
en el Sistema INTEGGRA
DIRECCIÓN DE FINANZAS
REVISIÓN, OCTUBRE 2014.
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE
REQUISICIÓN DE COMBUSTIBLE
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE
ÍNDICE
l. Objetivo y políticas de operación……………………….………….…….…………..2
ll. Fluxograma ……………………………..………………………….……..………….…..4
lll. Descripción del procedimiento…………………..…..………..……….…………….6
lV. Formatos………………………………………………………………..……...…………8
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE
l. O B J E T I V O Y P O L Í T I C A S
DE
OPERACIÓN
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
2
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE
CONCEPTO
DESCRIPCIÒN
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
“PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE”
Establecer la normatividad que sirva de base para el control efectivo
en el consumo de combustible.
OBJETIVO:
POLÍTICAS:
A)
Toda requisición de combustible emitida por esta Institución
deberá sustentarse en el Presupuesto autorizado por la H. Junta
Directiva.
B)
Las requisiciones de combustible deberán solicitarse a través
del formato autorizado para tal efecto.
C)
Toda requisición de combustible deberá solicitarse a la
Dirección Administrativa (Depto. de Compras), Coordinación
Zona Costa (Unidad Administrativa), Plantel Tecate o Plantel
Ensenada según corresponda, cuando menos con 48 hrs. de
anticipación, salvo aquellos casos especiales que sean
prioritarios para cumplir con los objetivos institucionales.
D)
Las requisiciones cuyo plazo para su canje se haya vencido,
únicamente se repondrán en aquellos casos que sean
justificados, para lo cual se deberá anotar al reverso de la
requisición la justificación correspondiente con la firma del titular
de la requisición, presentándola en el Depto. de Compras.
E)
Las solicitudes para la reposición de vales de combustible no utilizados
dentro del periodo de vigencia, procederá cuando no excedan de 10
días hábiles posteriores a su vencimiento.
F)
El combustible para uso del titular, Directores de Área, Jefe de
Departamento y en algunos casos al demás personal del organismo,
para realizar asuntos oficiales, será suministrado mediante el sistema
de vales de combustible.
G)
Queda estrictamente prohibida la venta, cesión, permuta, pago,
donación o cualquier otro acto que implique la transferencia de vales de
gasolina a favor de personas ajenas a este organismo.
H)
En ningún caso los vales de gasolina serán canjeados por dinero o por
cualquier otro bien distinto al suministro indicado.
I)
El suministro de gasolina mediante el sistema de vales procederá para
vehículos que sean propiedad del Colegio.
J)
Todo funcionario o empleado público que acuda a suministrar
combustible, tendrá la obligación en caso de que así se lo requiera, de
acreditar mediante identificación oficial, que es empleado del Colegio
de Bachilleres.
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE
ll. F L U X O G R A M A
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
4
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE
Dirección administrativa
Departamento de compras
Plantel o dependencia solicitante
Dirección administrativa
………………………………………………………….…Departamento de compras
Inicia procedimiento
1
Verifica el
procedimiento y
solicita combustible
Recibe y
sella
C1
Sol. De
combustible
Presupuesto
Verifica
disponibilidad
presupuestal
No
Notifica y
regresa
Recibe y acude a
surtir combustible
Termina
procedimiento
C1
Sol. De
combustible
2
Si
¿Procede?
Sol. De
combustible
Elabora
requisición
y revisa
Entrega
requisición y
recaba firma de
recibido
Req. De
combustible Dad-C006
1
1 Plantel o dependencia
C1
Req. De comb.
Dad-C-006
C1
Sol. De
combustible
2
2
Dirección administrativa
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE
lll. D E S C R I P C I Ó N D E L
PROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE
No.
1
2
3
ÁREA DE TRABAJO
DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES
INICIA PROCEDIMIENTO
PLANTEL O
DEPENDENCIA
SOLICITANTE
Requiere combustible, verifica el presupuesto y llena el formato
DAd-018 “Solicitud de Combustible”.
DIRECCIÓN ADMVA.
Depto. de
Compras,Coord. Zona
Costa Plantel Tecate o
Plantel Ensenada
“
“
Recibe la solicitud y sella de recibido.
Verifica si existe disponibilidad presupuestal.
¿PROCEDE?
4
5
6
7
“
“
NO
Notifica al solicitante y regresa documentación para que se
proceda según corresponda.
“
“
SI
Elabora requisición (DAd-C-006) y autoriza.
“
“
Entrega requisición de combustible, recaba firma de recibido y
archiva la primera copia.
PLANTEL O
DEPENDENCIA
SOLICITANTE
Recibe y acude a surtir combustible.
TERMINA PROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE
lV. F O R M A T O S
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE
DESCRIPCIÒN DE LA FORMA
NÚMERO DE LA FORMA
DAd-C-018
NOMBRE DE LA FORMA
Solicitud de Combustible
OBJETIVO
Registrar, controlar y autorizar el ejercicio del
presupuesto en el rubro de combustible.
ELABORA
Secretaria
solicitante.
de
Plantel
o
Dependencia
AUTORIZA
Jefe del Departamento de Compras
VO.BO.
NÚMERO DE EJEMPLARES
Original y 2 copias
DESTINO
ORIGINAL
Compras)
1ra. COPIA
solicitante
Dirección Admva. (Depto. de
Plantel o Dependencia
DEMANDA ANUAL
VIGENCIA
REPRODUCIDA POR
Imprenta
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE
DAd-C-018
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Departamento de Compras
SOLICITUD DE COM BUSTIBLE
PL ANT EL O DEPENDENCI A
(
5
)
(
6
)
(
2
PREMIUM
MAGNA SIN
DIESEL
CANTIDAD
DE LIT ROS
SUB-CUENTA
(
1
SUB-PROGR. INSTIT UCIONAL
(
)
7
PROGRAMA ESPECÍFICO
)
(
3
)
FECHA DE SOLICITUD
(
4
)
ACT I VI DADES PO R REAL I Z AR
)
(
8
)
A N OM B R E D E L EM P L E AD O
(
SO L I CI T A
9
)
AUT O RI Z A
(
10
)
DIRECT OR DE PLANTEL O DEPENDENCIA
(
11
)
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
10
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE
LLENADO DE LA FORMA
ESPACIO No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
QUIEN LO LLENA
PLANTEL O
DEPENDENCIA
SOLICITANTE
DAd-C-018
CONTENIDO
Nombre
del
solicitante.
Plantel
o
dependencia
“
“
Clave del subprograma Institucional que le
corresponda.
“
“
Clave del programa específico.
“
“
Día, mes y año, cuando se elabora la
solicitud.
“
“
Número de la partida presupuestal.
“
“
Cantidad de litros que se requieren.
“
“
Tipos de combustible. Deberá marcar en el
recuadro correspondiente el combustible que
se requiere.
“
“
Breve descripción de la actividad a realizar.
“
“
Nombre del
actividad.
empleado
que
realiza
la
10
PLANTEL O DEPENDENCIA
SOLICITANTE
Nombre y firma del Director del Plantel o
Dependencia solicitante.
11
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEPTO. DE COMPRAS
Nombre y firma del Jefe del Depto. de
Compras, quien autoriza el trámite.
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
11
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE
DESCRIPCIÓN DE LA FORMA
NÚMERO DE LA FORMA
DAd-C-006
NOMBRE DE LA FORMA
Requisición de Combustible
OBJETIVO
Registrar, controlar y autorizar el ejercicio del Presupuesto en
el rubro de combustible.
ELABORA
Departamento de Compras
AUTORIZA
Jefe del Departamento de Compras
VO.BO.
NÚMERO DE EJEMPLARES
Original y una copia
DESTINO
ORIGINAL
1ra. COPIA
2da. COPIA
Plantel o Dependencia Solicitante
Dirección Administrativa (Depto. de Compras)
DEMANDA ANUAL
VIGENCIA
REPRODUCIDA POR
Imprenta
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE
DAd-C-006
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Departamento de Compras
REQUISICIÓN DE COM BUSTIBLE
DIA
MES
(
1
AÑO
VALIDO HASTA
CÓDIGO PROGRAMÁT ICO
)
(
(
4
)
DEPENDENCIA:
(
5
)
MOTIVO:
(
6
)
ENTREGAR A:
2
(
)
(
TIPO:
(
( 12 )
RECIBE:
11
7
)
)
MARCA:
(
8
)
MODELO:
(
9
)
PLACA:
(
10
)
GASOLINA
MAGNA SIN
L IT RO S
DIESEL
3
)
( 12 )
FIRMA AUTORIZADA:
(
13
)
(
14
)
L IT RO S
DIRECTOR DE PLANTEL O DEPENDENCIA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
13
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE
LLENADO DE LA FORMA
ESPACIO
No.
1
QUIEN LO LLENA
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
Depto. de Compras
DAd-C- 006
CONTENIDO
Día, mes y año,
requisición.
cuando
se
elabora
la
2
“
“
Clave del programa específico al cual se carga
el gasto.
3
“
“
Fecha de vencimiento para su canje.
4
“
“
Nombre de la persona responsable de realizar la
actividad.
5
“
“
Nombre de la dependencia responsable del
programa.
6
“
“
Indicar la actividad a realizar.
7
“
“
Tipo de vehículo, (auto, camión, etc.)
8
“
“
Marca comercial del vehículo.
9
“
“
Año de fabricación del vehículo.
10
“
“
Número de placa de circulación del vehículo.
11
“
“
Cantidad de litros que se autorizan.
12
“
“
Marcar en el recuadro que corresponda el tipo
de combustible autorizado
13
PERSONA QUE RECIBE
Nombre y firma de la persona que recibe la
requisición.
14
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE COMPRAS
Nombre y firma del Jefe del Departamento de
Compras, quien autoriza el trámite.
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
14
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
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