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AGENCIA DE ADUANAS ASCOINTER S.A. NIVEL 1
CODIGO DE ETICA EMPRESARIAL
“La empresa contribuye al desarrollo
de la sociedad y tiene su referencia central
en la persona como alguien que posee una
dignidad, que es sujeto de derechos y
obligaciones, libre y capaz de asumir
compromisos”
Jordi Canals, Juan Fontrodona
INTRODUCCION Y CONCEPTUALIZACION
En un contexto globalizado como el actual, las empresas que nos dedicamos al
agenciamiento aduanero tenemos un fuerte compromiso por ser cada vez más
competitivos y más eficientes en nuestra gestión. Es importante que toda nuestra
estructura de funcionamiento, nuestros procedimientos y organización estén en
sintonía con los estándares internacionales sobre la materia.
En este orden de ideas, nuestra condición de auxiliares de la función pública
aduanera debe tener un fuerte contenido de responsabilidad social, la cual se traduce
en todas aquellas iniciativas que toman las empresas para promover el desarrollo de
sus trabajadores, integrar los temas sociales y ambientales a sus operaciones y
aportar a la comunidad que les ha permitido crecer.
Por ello es fundamental que en nuestra empresa se maneje una Gerencia de Triple
Resultado (Triple Bottom Line), así: Sostenibilidad Económica: Entendida como la
capacidad de crecer y desarrollar una actividad económica de manera rentable a largo
plazo; Sostenibilidad Ambiental: Referente a la protección efectiva del ambiente físico,
a partir del cual se generan los recursos
que le permiten a la empresa ser sostenible
económicamente, crear materias primas para la elaboración
y producción de sus
bienes o servicios; Sostenibilidad Social: Encaminada y dirigida a devolver a la
sociedad todo aquello que le ha permitido lograr precisamente su crecimiento.
De aquí se desprende la necesidad imperiosa que tenemos de un Código de Etica que,
más que una obligación legal impuesta por la actual reforma contenida en el Decreto
2883 de 2008 y demás normas que lo aclaren, modifiquen o adicionen, se constituya
en un verdadera carta de navegación de todas las actuaciones que realice nuestra
compañía a nivel interno y a nivel externo.
Los beneficios de la ética en la empresa tienen impacto directo en los resultados
económicos y en el balance empresa/sociedad, el verdadero reto se encuentra en la
inclusión de un modelo de empresa sostenible y socialmente responsable, lo que
implica un arduo trabajo en la cultura organizacional y una decisión explicita y
comprometida de los directivos en adaptar códigos de ética y de gobierno corporativo
Por último, cada uno de nuestros empleados, como miembro de una organización debe
afrontar el hecho de que sus decisiones y comportamientos afectan al sistema
individuo/organización/sociedad y que a su vez las determinaciones de su
organización lo afectan. Frente a esta perspectiva la empresa y los individuos, al
momento de tomar decisiones de vinculación o continuidad laboral, deben establecer
qué tipo de contraparte es la adecuada, es decir, cada uno debe confrontar sus
expectativas éticas y de responsabilidad contra las de su organización y viceversa.
De manera pues, que procedemos a presentar el Código de Etica que regirá toda
nuestra actividad.
TITULO I
DE LAS FUNCIONES DEL CODIGO DE ETICA
De acuerdo a la funcionalidad que se espera de los códigos de ética se han hecho
varias reflexiones, que han llegado a determinar unas funciones específicas que al
menos todo código debe considerar.
El modelo más reconocido por las empresas es aquel que establece principios o
valores, objetivos y políticas que contemplen las relaciones que tienen la empresa con
cada uno de los grupos de interés. Esto quiere decir que la empresa ha de reafirmar
sus valores, establecer pautas de acción hacia los grupos de interés internos y
externos, y regular detalladamente determinados ámbitos de actuación.
En términos generales, este código deben expresar los compromisos que la empresa
asume con cada grupo con que se relaciona, los principios éticos que guían su gestión
y la manera como vuelve a plantear sus objetivos en perspectiva ética. Como
complemento a estas consideraciones que se incluyen en los códigos, la gestión que
hagan los directivos de esta herramienta debe comprender un manejo de las
relaciones entre los grupos de interés que le permita resolver los conflictos que se
generen.
Las funciones básicas que debe cumplir nuestro código de ética son:
A nivel interno:
•
•
•
•
Institucionalizar los valores, pautas y criterios de decisión que definen el
proyecto de empresa y que deben regular toda actividad empresarial.
Crear una cultura empresarial y un clima ético que permita que los miembros
de la organización se identifiquen con el proyecto que define a la empresa
(visión compartida).
Servir de punto de referencia o criterio de orientación, para la toma de
decisiones en todos los niveles empresariales que elimine las incertidumbres y
ambigüedades.
Definir la responsabilidad, los derechos, las obligaciones y los compromisos de
la empresa y de sus miembros hacia todos los grupos de interés.
A nivel externo:
•
•
•
Comunicar el carácter propio de la empresa, dar a conocer lo que es la empresa
y cuáles son sus objetivos.
Explicitar cuáles son las líneas de actuación con las que se compromete la
empresa ante sus grupos de interés.
Desarrollar una cultura organizacional que le permita aproximarse a la
sociedad, comprender sus necesidades y expectativas frente a la empresa y
tener la capacidad de responder a ellas.
Las funciones internas están dirigidas hacia la creación de una cultura empresarial,
con la que se identifiquen todos los miembros de la organización, entendiendo por
cultura empresarial, el conjunto de pautas, de valores y formas de pensar que
caracterizan el comportamiento de las personas. Estas normas y valores, deben
reflejarse en las decisiones y en la conducta de todos sus miembros.
La creación de un Código de Ética y su utilización como un instrumento de gestión no
implica reducir la autonomía y responsabilidad de sus miembros, por el contrario,
implica aumentar la capacidad de los directivos y empleados de decidir por sí mismos
y autorregularse.
Las funciones externas transmiten la cultura empresarial al exterior, es decir, generan
la imagen social de la empresa y posibilitan la construcción de confianza. En este
aspecto debe quedar claro qué pretende la empresa, hacia qué objetivos sociales se
dirige, así como qué necesidades puede y se compromete a ayudar a satisfacer.
Aún cuando estas son las funciones básicas de los códigos, esto no quiere decir que se
deban dejar de lado otros muchos aspectos que la particularidad de nuestra empresa
requiera. Este código no es algo estático, debe gestionarse constantemente y debe
modificarse según el desarrollo de la empresa. Asimismo, el código debe dinamizarse y
profundizarse en su aplicación a las actividades de la empresa, por lo cual deben
establecerse las acciones concretas que se han de llevar desde cada una de las
unidades de trabajo de la empresa con el fin de concretar las políticas generales a la
cotidianidad de los miembros de la organización.
Aún así, la funcionalidad y la viabilidad de este código dependen de la empresa y del
compromiso que ésta y sus miembros asuman por llevar a cabo lo que allí está
consignado de manera responsable
TITULO II
DE LOS PRINCIPIOS Y VALORES
ART 1. PRINCIPIOS: Los principios adoptados por la Empresa y que constituyen una
directriz de actuación para nuestro personal son:
1. IGUALDAD: Es la capacidad de dar a todos los individuos (compañeros,
clientes, autoridades y comunidad en general) un trato igual, con igualdad de
oportunidades para ejercer sus derechos y desarrollar sus actividades
2. HONESTIDAD Y TRANSPARENCIA: Capacidad de actuar con rectitud y
calidad, con coherencia entre lo que se piensa, se dice y se hace, sin duda ni
ambigüedad, con objetividad y claridad, siguiendo conductos regulares y
cumpliendo siempre con la normatividad vigente. Evitando, en todo momento,
cualquier conducta que pueda generar corrupción o cualquier tipo de actitud
que ponga en tela de juicio su claro proceder.
3. PREVALENCIA DEL BIEN COMUN: Capacidad de actuar de manera que las
decisiones y los resultados de las mismas estén orientados en beneficio tanto
de la empresa, de sus clientes, de las autoridades y de la comunidad en
general.
4. PROFESIONALISMO: Entendido como el interés por obtener y mantener los
conocimientos y destrezas requeridos para el cargo, utilizándolos para proveer
la más alta calidad en sus servicios.
ART. 2º - VALORES: Son valores éticos de la Empresa a través de los cuales se
desarrollan los principios aquí expresados:
1. RESPETO: Capacidad de comprender y aceptar las opiniones y
comportamientos diferentes con una actitud flexible. Evitando conflictos y
manejando las diferencias por medio de acuerdos, todo esto sobre la base de
los principios y valores morales y las normas las normas legales que rigen
nuestra actividad empresarial.
2. VERACIDAD: Capacidad de hablar, actuar e informar con la verdad.
3. RESPONSABILIDAD: Capacidad de asumir las consecuencias de sus actos y
de reconocer y hacerse cargo de las mismas.
4. LEALTAD: Capacidad de actuar de manera fiel con los propósitos y metas de la
Empresa, del ejercicio honesto del agenciamiento aduanero y de los intereses
lícitos de los clientes.
5. RECTITUD E INTEGRIDAD: Capacidad de actuar de manera digna e
intachable en todo momento.
6. ACTITUD DE SERVICIO: Se muestra dispuesto a prestar un servicio de
manera cordial y atenta, demostrando interés por responder y satisfacer las
necesidades del cliente externo o interno.
7. SOLIDARIDAD: Entendida como la disposición de ayudar a quien lo necesite,
de apoyarse mutuamente, la disposición permanente a hacer el bien de
manera amable, generosa y firme.
8. OBJETIVIDAD: Estos es la intención de ver o expresar la realidad tal como es.
Es la capacidad de actuar de manera neutra e imparcial en todo momento
9. COMPROMISO: Capacidad de sentir como propios la políticas, objetivos,
valores y principios de la Empresa, identificándose con ellos dando como
resultado el responder eficazmente con las responsabilidades adquiridas.
10. RESPETO A LAS LEYES: Es el convencimiento del valor que tiene para el
desarrollo armonioso de una sociedad y de sus instituciones, el apego a las
leyes del Estado y de sus instituciones, así como el respeto a las normas que
rigen nuestra actividad profesional.
TITULO III
DE LAS NORMAS ETICAS
ART- 3º. DE LA DIGNIDAD DE LAS PERSONAS: Todo empleado tiene derecho a su
intimidad personal y familiar, a su buen nombre y honra. De ahí que:
Se abstendrán de lanzar injurias, calumnias, conceptos u opiniones, en forma pública
o privada, que tiendan a perjudicar a otro empleado o cliente en su integridad
personal,
a. moral, económica o profesional.
b. Se deben consideración, tolerancia y respeto mutuo.
c. Se abstendrán de dar tratamiento desigual por motivos políticos, religiosos, de
sexo, raza, nacionalidad, situacion económica, social, técnica, científica o de
jerarquía, ni aprovecharan estas circunstancias para utilizar expresiones
impropias u obtener provecho para sí o terceros.
d. Evitarán participar en forma individual o colectiva, en transacciones económicas,
préstamos de dinero con fines lucrativos, compras o cualquier otra modalidad,
aprovechando la necesidad, ligereza, inexperiencia o debilidad de otro empleado o
de particulares.
e. No utilizarán lenguaje impropio, soez o indigno en sus relaciones con las demás
personas.
f. No acudirán al trabajo en estado de embriaguez o bajo los efectos de drogas
enervantes, sicotropicas o alucinógenas.
ART- 4º. DE LA LEALTAD PARA CON LA EMPRESA: Los empleados de la empresa
cooperaran con el enaltecimiento y desarrollo guiados por los objetivos, politica,
mision y vision organizacional, en un mejoramiento continuo y constante.
a. Actuaran y demostraran lealtad con la empresa y con todos sus negocios y
clientes, conscientes que la lealtad es un acto de fidelidad y compromiso con
los valores, principios y objetivos empresariales, lo que se traduce en actos a
favor de sus intereses y reserva absoluta de sus actividades.
b. Actuarán con integridad, buena fe, tolerancia, caridad y solidaridad,
manteniendo el honor, la dignidad, su capacidad laboral, y la autoestima como
personas, trabajadores y profesionales.
c. Observarán las reglas éticas aprehendidas en su desarrollo familiar y
educativo, y definidas como manifestaciones humanas para la convivencia y el
respeto, tanto en sus relaciones con otros como en su vida privada.
d. Salvo el derecho natural a disentir el cual se expresará guiado por un objetivo
altruista de desarrollo y mejoramiento, y se manifestara en terminos de
razonabilidad, tolerancia y respeto, los empleados pondrán todo su empeño en
acatar, comunicar y actuar con base en las politicas y directrices fijadas por la
entidad.
Páragrafo 1o. Dados los anteriores principios los empleados y las directivas:
a. Evitarán participar en actividades o administrar negocios contrarios a los intereses
de la empresa y de sus clientes que puedan perjudicar su completa dedicación y el
cumplimiento de sus deberes y responsabilidades.
b. No aconsejarán o intervendrán en situaciones que permitan, amparen, faciliten
actos incorrectos, punibles, o que puedan utilizarse para confundir o sorprender la
buena fe de terceros, o usarse en forma contraria al interés público o a los
intereses de la empresa.
c. Se selecionarán los clientes no solo con sentido economico si no también con las
bases de este código.
d. Procederán en todos los casos con criterio justo, equitativo, evitando dar o
propiciar interpretaciones capciosas, que tiendan a beneficiar personas, en
perjuicio de sus clientes, de la empresa o del estado.
e. No efectuarán afirmaciones o negaciones maliciosas, ni emitirán conceptos que
permitan o puedan desviar el recto criterio de los encargados de definir el asunto.
Prestarán los servicios de operación logística aduanera únicamente para transacciones
f. legítimas, aceptadas dentro del giro ordinario de la empresa y bajo conocimiento y
aceptacion de sus directivos.
g. Les esta totalmente prohibido la participación en cualquier grado, de actividades
ilegales o contrarias a las costumbres sociales.
h. Guardarán, protegerán y respetaran la propìedad intelectual y los derechos de
autor, respecto a todos los productos, publicaciones y servicios creados,
desarrollados o utilizados por la empresa y sus clientes.
i.
Expresaran sus puntos de vista u opiniones tratando de prevenir perjuicios a la
empresa y sus clientes.
j.
Acudiran cuando consideren que fuere necesario, buscando el apoyo empresarial
y directivo, ante situaciones personales o familiares que debiliten su autoestima,
etica, confianza y lealtad. Las directivas se comprometen a entender cada gesto
de fidelidad y confianza consolidando la relacion laboral y reconociendo los actos
de valor y los votos de confidencia y fidelidad.
k. Bajo ninguna circusntancia usarán los simbolos de la institucion o de cualquiera
otra, para actos o hechos irrespetuosos, burlescos o indignos.
ART- 5º. DEL EJERCICIO DE LOS CARGOS Y FUNCIONES.
a. En el desarrollo de las funciones y responsabilidades asignadas por la
empresa, los empleados y directivos conoceran y cumplirán las disposiciones
legales que rigén la actividad de los usuarios autorizados e inscritos por la
DIAN, asi como los estatutos y la normatividad interna.
b. La honestidad, transparencia y objetividad en el desempeño de los deberes y
responsabilidades, serán valores que permanentemente deben rodear la
ejecución de las funciones.
c. Los cargos y funciones se ejercerán decórosamente, capitalizando las
experiencias, fortaleciendo la autoestima individual y colectiva, enalteciéndolos
y rodeándolos de prestigio.
Páragrafo 1o. Por lo tanto los empleados y directivos:
a. Emplearán el mayor celo y adoptarán toda la diligencia y dedicación en el
cumplimiento de sus deberes y responsabilidades.
b. Procederán en forma veraz, digna, leal y de buena fe. No intervendrán en actos
simulados ni en operaciones fraudulentas o en cualquiera otra que tienda a
ocultar, distorsionar o manipular la información de la empresa o la realidad de los
clientes, en perjuicio de los intereses del Estado, de la empresa o de terceras
personas.
c. Evitarán intervenir directa o indirectamente en arreglos indebidos en las
instituciones u organismos públicos, en otra entidad o entre particulares.
d. Los actos ejecutados en desarrollo de atribuciones que se les ha otorgado como
una expresión de confianza, deberán realizarse dentro de los limites asignados y
cumpliendo con las normas reglamentarias, así mismo deberán orientarse con un
sano criterio que tienda a beneficiar los intereses de la empresa y del cliente.
e. La firma o aprobación de una operación, exige que la persona que la suscribe o
autoriza, la haya verificado previamente para determinar su legalidad, certeza,
corrección y adhesión a la normatividad vigente.
Comunicarán oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad
por parte de algún funcionario publico, compañero de trabajo o tercero, que afecte o
pueda
f. lesionar los intereses propios, de la empresa, de sus clientes o del Estado.
g. Evitarán demorar injustificadamente la realización de las gestiones propias del
cargo o de las que les han sido encomendadas por sus superiores, en detrimento
de la empresa o de terceros.
h. Deberan actuar diligente y proactivamente en la solucion a todos los
inconvenientes generados con ocasión del servicio. Se considera contrario a los
intereses de la empresa
la omisión de actuación o el no suministro de
información, con el propóstito de proteger, favorecer, perjudicar o lesionar a una
persona.
i. Bajo ningún pretexto impedirán o entorpecerán el desempeño de las funciones de
otros empleados de la empresa.
j. No utilizarán a los empleados a su cargo, ni los recursos físicos, útiles y demás
elementos asignados por la empresa, para asuntos ajenos al correcto desempeño
del cargo.
k. Se abstendrán de cobrar o pagar gastos irreales.
l. Dedicarán todo su tiempo laboral a actividades propias del ejercicio de su cargo y
cumplirán los horarios señalados.
m. Reconocerán los errores propios y no tomarán como suyos los logros o
realizaciones ajenas.
n. La falta de norma expresa que reglamente una materia o asunto particular, no
puede aducirse como fundamento para tomar desiciones erradas, riesgosas o
contrarias a los intereses de la empresa, puesto que el sano criterio, el sentido
comun fundamentado en la experiencia y el conocimiento, y la buena fé, son
elementos que deben sustentar todo acto o determinación.
o. Los diferentes departamentos de la empresa son responsables de notificar las
faltas a los otros departamentos en la medida en que la interrelación entre ellos
permita a cada uno conocer las omisiones y las infracciones de los demás.
p. Los empleados y directivos velaran por la difusion y conocimiento de las
intrucciones internas o informacion oficial en materia de prevencion y control al
lavado de activos, los que buscan fundamentalmente el conocimiento del cliente,
su mercado, e informaran a las personas indicadas en la empresa sobre la
ocurrencia de operaciones sospechosas. Asi mismo daran el tratamiento de
prioritario a los requerimientos formales de informacion presentados por la DIAN y
otras autoridades.
ART-7º. DE LA RESERVA EMPRESARIAL Y EL SECRETO PROFESIONAL: Se
guardará y protegerá la reserva empresarial. Por tal motivo los empleados y directivos:
a. No revelarán hechos, datos o circusntancias de los que se tenga conocimiento en
el ejercicio del cargo, a menos que lo autorice por escrito el interesado y/o sus
superiores, salvo las informaciones que obligatoriamente se tengan que preparar o
emitir en cumplimeinto de reglamentos o normas vigentes cuando lo solicite
autoridad competente.
b. Serán prudentes en el uso de la información que obtengan en el desarrollo de
sus funciones. No utilizarán información confidencial para beneficio personal, o
cualquier otra actividad que pueda ser perjudicial para la empresa o sus clientes.
c. No obstante la obligacion de reserva y discrecion, todo empleado y directivo debera
atender la dispocisiones sobre prevencion, detecccion y control al lavado de
activos, dar estricto cumplimiento a los manueles internos de procedimientos para
la denuncia y/o analisis de estas situaciones e informar al empleado de
cumplimiento directamente o a través de las instancias encargadas de cualquier
anormalidad, o indicios que sugieran la violacion a esta especial normatividad y el
control que el Estado pretende.
ART-8º. DEL CONFLICTO DE INTERESES: Los intereses de la Empresa priman sobre
los
intereses personales individualmente considerados y sobre los de los clientes y demás
relacionados. Sinembargo el interes de la empresa se subordina al interes legal. Los
negocios con familiares y allegados, clientes, proveedores, asesores externos y demás
terceros ligados directa o indirectamente con los empleados o con la empresa, se
manejarán con criterio justo, equidad y buena fe, y nunca serán motivados por
intereses particulares que puedan menoscabar el prestigio, la imagen, la seguridad, la
confianza y la rentabilidad de la empresa. Por lo tanto:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
Los empleados y directivos se abstendrán de participar, decidir o sugerir
decisiónes, en operaciones o servicios en favor de clientes con los cuales
sostengan negocios particulares.
No podrán garantizar el resultdo de una solicitud o gestión cuya aprobación final
dependa de otro.
Se abstendrán de exigir, sugerir o recibir remuneración o beneficio económico,
cualquiera que sea la forma o denominación que se le dé, para sí o para otros, de
parte de clientes, gestores, asesores, usuarios, proveedores con los cuales
tengan relación por razón del desempeño de su cargo.
No concederán, directa o indirectamente remuneración, comisión, corretaje u
otro beneficio, para obtener la favorabilidad de un negocio o la captación de
recursos.
Bajo ninguna circunstancia revelarán los precios y/o condiciones de cotizaciones,
propuestas u ofertas, que ponga a algún proveedor o proponente en ventaja
competitiva frente a los demás.
Utilizarán los recursos asignados para gastos de viaje y atención a clientes dentro
de los limites autorizados y para los fines previstos por las normas y/o por los
superiores jerárquicos.
No intervendrán, aprobarán o administrarán créditos u otras operaciones a favor
de sus famililares o de empresas o sociedades donde éstos o el funcionario
tengan participación.
Se inhibirán de otorgar rebajas, descuentos, disminuciones o exenciones de
tarifas fundados en razones de amistad o parentesco.
Se abstendrán de utilizar, en beneficio de otros, las ventajas, créditos u
operaciones que la empresa otorga de manera exclusiva a sus empleados.
Ninguna operación o negocio podrá autorizarse o negarse con base en
sentimientos de amistad o enemistad por parte de quien tiene en sus manos la
capacidad de decidir.
TITULO IV
DE LAS CONSECUENCIAS EN CASO DE INCUMPLIMIENTO
ART. 9º.- La Empresa sancionará el incumplimiento de este Código de Ética según lo
establecido en el presente documento, en el Reglamento Interno de Trabajo y
denunciará a las autoridades competentes en los casos a que haya lugar de acuerdo
con las normas vigentes.
ART. 10º.-Las cuestiones que se susciten en relación con el incumplimiento de las
normas de conducta establecidas en el presente Código, serán conocidas, por el
Comité de Control y Auditoria, de que trata el artículo 24 del Decreto 2883 de 2008,
creado para tal efecto. Este Comité tendrá competencia para resolver las situaciones
aún cuando no estén expresamente contempladas en este cuerpo de reglas,
considerando los principios y valores aquí contenidos.
ART. 11º -El Comité de Control y Auditoría debidamente establecido y conformado, de
acuerdo con las directrices de la Empresa deberá garantizar debidamente a todos los
empleados de la misma, la oportunidad para formular sus descargos y rendir las
pruebas que estime necesarias para su defensa.
ART. 12º - Las sanciones por incumplimiento del Código de Ética serán las que a
continuación se señalan y se aplicarán atendiendo las circunstancias de cada caso en
concreto, de acuerdo con la gravedad de la falta, el daño o posible daño causado, la
reincidencia, entre otras:
1. Amonestación verbal.
2. Amonestación escrita, con cargo a la Hoja de Vida.
5. Suspensión en el ejercicio de sus funciones de uno (1) a tres (3) meses.
6. Terminación del contrato de trabajo.
TITULO V
PROCEDIMIENTO
TITULO VI
DISPOSICIONES VARIAS
ART El presente Código, una vez revisado y aprobado por la Junta Directiva, se
incorporará a los Estatutos de la Empresa.
ART- DEL EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO: Será el encargado de velar por la
difusión, conocimiento y del cumplimiento de las normas contenidas en este Código.
Hará parte del Comité de Control y Auditorias.
ART- MECANISMOS DE DIFUSION: El presente Código deberá ser distribuido a todos
y cada uno de los empleados de la compañía. Adicional a ello, se deberán hacer
capacitaciones periódicas a la planta de personal.
Parágrafo: El Empleado de Cumplimiento es el encargado de coordinar y dirigir los
procesos de difusión. Las capacitaciones podrán ser dictadas por un tercero, cuya
idoneidad sea reconocida.
SOCRATES RODRIGUEZ SALAS
Representante Legal