1. No category

Guión para la integración del reporte mensual de gastos de las
representaciones de México en el exterior
Para la integración del reporte, los encargados administrativos de las representaciones
deberán seguir el siguiente guión:
I.- Presentación
1. Carátula
- Nombre de la Secretaría de Relaciones Exteriores
- Escudo Nacional
- Nombre de la representación diplomática
- Mes y año del reporte
2. Cédula Resumen, firmada por el titular de la RME
II.- Información Financiera.
1. Conciliaciones bancarias
Para cada una de las cuentas bancarias registradas en el SIGEPP, se deberá
integrar el reporte de “Conciliación” emitido por sistema el cual deberá contener
el número de folio de cierre asignado por el sistema.
2. Estados de cuenta bancarios
Para cada una de las cuentas, se deberá integrar el original del estado de cuenta
bancario emitido por la institución financiera.
3. Saldos por subpartida de gasto
Para cada cuenta registrada en SIGEPP, integrar el reporte de “Saldos por
subpartida” emitido por el sistema. Se deberá asegurar que el reporte sea emitido
una vez realizado el cierre y no incluya movimientos posteriores al mes que se
reporta.
4. Reportes de movimientos
Para cada cuenta registrada en SIGEPP, integrar el reporte de ingresos, egresos,
transferencias entre subpartidas y rectificaciones de gasto, emitidos por SIGEPP,
que contengan únicamente los movimientos registrados durante el mes que se
reporta.
5. Movimientos en tránsito
Integrar el reporte de movimientos en tránsito al cierre del mes.
III.- Información Documental.
1. Para cada cuenta registrada en SIGEPP, se deberá crear un apartado que contenga
las pólizas de ingreso, egreso y transferencias que se hayan registrado durante el
mes, ordenadas consecutivamente independientemente del tipo que sean y del
estatus en el que se encuentren.
La documentación soporte a integrarse en cada póliza dependerá del tipo de
movimiento del que se trate y del tipo de gasto realizado, de conformidad con lo
siguiente:
Tipo de
movimiento
Presupuestal
No presupuestal
Tipo de
gasto
Gastos de orden social
Pago de arrendamientos
y servicios al amparo de
un contrato
INGRESOS
Documentación
comprobatoria
Comprobante del depósito realizado en la
cuenta de la RME.
Documentación
justificativa
Comunicación enviada por la
Cancillería, mediante la cual la RME
recibe la notificación de la
transferencia.
Comprobante del depósito realizado en la
cuenta de la RME.
EGRESOS
Documentación
comprobatoria
Facturas y/o recibos expedidos por los
proveedores de bienes y servicios.
Facturas y/o recibos expedidos por los
proveedores de bienes y servicios.
Documentación
justificativa
Formato de “Justificación de Gastos
de Orden Social” firmado por el
titular,
conforme
al
modelo
publicado en SIGEPP, el cual debe
integrarse en el apartado de
“Anexos” del reporte mensual.
En el primer pago realizado en cada
año, incorporar copia completa del
contrato, debidamente certificada
por el titular de la RME.
Se podrá prescindir de esta copia,
siempre y cuando al inicio de cada
año, la representación envíe a la
DGPOP una carpeta con la copia
certificada de todos los contratos que
estarán vigentes durante el ejercicio
que inicia.
Sueldos y prestaciones
de los miembros del
SEM
Copia del recibo o de la lista enviada a la
DGSERH donde se indica el nombre,
monto, concepto, periodo y firma del
personal
SEM
que
recibió
las
percepciones.
No aplica
Sueldos y prestaciones
de
prestadores
de
servicios
Recibo conforme al formato publicado en
el SIGEPP, o lista de los prestadores de
servicios que recibe las percepciones
indicando nombre, periodo, concepto,
monto y firma de cada uno de ellos.
En
el
caso
del
pago
indemnizaciones, liquidaciones
compensaciones extraordinarias
deberá
anexar
copia
de
autorización
emitida
por
DGSERH.
Alimentos por cargas de
trabajo
Facturas y/o recibos expedidos por los
proveedores de los alimentos adquiridos.
Bienes de inversión
-Facturas y/o recibos originales expedidos
por los proveedores de bienes y servicios.
Las facturas en idioma diferente al
español deberán contar con su respectiva
traducción.
Formato
de
justificación
de
alimentos por cargas de trabajo
firmado por el titular de la RME o
por la persona en la que delegue la
firma;
conforme
al
modelo
publicado en SIGEPP, el cual debe
integrarse en el apartado de
“Anexos” del reporte mensual.
Autorización emitida por la Unidad
Normativa de Gasto, Oficio de
Liberación de Inversión y/o Aviso
de transferencia
-Relación donde se indique la cantidad, el
importe unitario y las especificaciones de
los bienes adquiridos.
Copia de la validación
emitida por la DGBIRMA
de
o
se
la
la
técnica
Tipo de
gasto
Obra pública
EGRESOS
Documentación
comprobatoria
Facturas y/o recibos expedidos por los
proveedores de bienes y servicios.
Devolución de recursos
(Reintegros o enteros
enviados
a
la
Cancillería)
Comprobante
realizado.
depósito
Copia del formato de devolución de
recursos emitido por SIGEPP.
Viáticos y pasajes por
comisiones
oficiales,
traslado y vacaciones
del personal del SEM
No aplica.
La documentación original deberá
enviarse a la Dirección de Comisiones
Oficiales de la DGPOP de manera
independiente al reporte de gastos.
Copia de la autorización emitida por
la
unidad
administrativa
correspondiente.
Traslado, hospedaje y
alimentación
de
prestadores de servicios
-Recibo de gastos de viaje de prestadores
de servicios, conforme al formato
publicado en SIGEPP.
-Comprobante de hospedaje.
-Cédula de comprobación de prestadores
de servicios, conforme al formato
publicado en SIGEPP.
-Pases de abordar y en su caso boleto
residual original (cuando se haya otorgado
boleto en forma impresa).
-Comprobante/factura de los boletos de
avión, en caso de que el boleto residual no
exhiba el costo o se hayan emitido boletos
electrónicos.
Copia de la autorización emitida por
la
unidad
administrativa
correspondiente.
Programa de protección
a Mexicanos
Se deberá integrar únicamente la documentación señalada en las Normas para la
Ejecución de los Programas de Protección a Mexicanos en el Exterior
Traslado de prestadores
de
servicios
que
participan
en
el
programa
de
Consulados Móviles
Comprobante original de gasolina, peajes,
boletos de autobús, tren o, en su caso,
avión.
Hospedaje
de
prestadores de servicios
que participan en el
programa
de
Consulados Móviles
Compensación y gastos
de alimentación para
prestadores de servicios
que participan en el
programa
de
Consulados Móviles
Factura original del hospedaje
Programa
de
cooperación educativa y
cultural
Facturas y/o recibos expedidos por los
proveedores de bienes y servicios.
Copia de la autorización emitida por
la Unidad Normativa de Gasto.
Para los apoyos otorgados en el marco de
este programa, incorporar recibo original
firmado por la persona que recibe el
apoyo acompañado de copia de su
identificación.
Facturas y/o recibos expedidos por los
proveedores de bienes y servicios.
Copia de la autorización emitida por
la Unidad Normativa de Gasto.
Programa de atención a
comunidades
de
mexicanos
en
el
bancario
del
Documentación
justificativa
Autorización emitida por la Unidad
Normativa de Gasto y/o Aviso de
transferencia
Autorización de la DGSC para la
realización del Consulado Móvil
Copia certificada de la lista enviada a la
DGSC donde se indica el nombre y firma
de los prestadores de servicios que
participaron en el programa y el monto
que
recibieron
por
concepto
de
compensación de servicios extraordinarios
y gastos de alimentación.
Tipo de
gasto
exterior.
Transferencias a otras
representaciones
Otros gastos
EGRESOS
Documentación
comprobatoria
Para los apoyos otorgados en el marco de
este programa, integrar el recibo original
firmado por la persona que recibe el
apoyo acompañado de copia de su
identificación.
Comprobante bancario del recurso
transferido,
acompañado
de
la
confirmación emitida por parte de la
representación que recibe los recursos.
Facturas y/o recibos expedidos por los
proveedores de bienes y servicios.
Documentación
justificativa
Comunicación emitida por la
Cancillería mediante la cual se
autoriza o instruye el envío de los
recursos a otra representación.
Para las erogaciones que excedan los
montos
establecidos
en
las
POBALINES, integrar Autorización
de la Unidad Normativa de Gasto
correspondiente.
Salvo las excepciones indicadas explícitamente en el cuadro anterior, la
documentación comprobatoria deberá enviarse en original y verificar que cumpla
con los requisitos mínimos establecidos en el numeral 2.214 del MPNPRME.
Cuando por causas excepcionales la documentación comprobatoria no cumpla con
los requisitos establecidos en el MPNPRME, el documento deberá venir
debidamente firmado por el titular (no rubrica) o por la persona en la que delegue
esta función.
Para las pólizas de caja chica, se deberá integrar una relación en la que se integren
los montos registrados por cada secuencia de la póliza, conforme al formato
publicado en el SIGEPP “Integración de la caja chica”.
2. Separador que indique y contenga los oficios de rectificación registrados en SIGEPP
durante el mes que se reporta.
IV. Anexos.
1. Oficio de delegación de firma, en su caso.
2. Formato de justificación de gastos de orden social firmado por el titular de la
representación; conforme al formato publicado en el SIGEPP.
3. Formato de justificación de gastos de alimentación por cargas de trabajo, firmado
por el titular de la representación o por la persona en quien delegue esa función;
conforme al formato publicado en el SIGEPP.
4. Formato de control de la caja chica firmado por el titular de la representación,
conforme al formato publicado en el SIGEPP.
5. Copia del recibo del acto de entrega-recepción de recursos, firmado por el titular
de la representación.
6. Otros anexos que la representación considere relevantes y que contribuyan al
proceso de rendición de cuentas que realiza la representación.
Consideraciones importantes
1. Todas las hojas que integran el reporte de gastos deberán contener un número de
folio consecutivo y el sello de la representación.
2. En caso de utilizar papel reciclable se deberán cancelar las páginas que no formen
parte integral del reporte de gasto, además de que estas no deben ser foliadas.
3. Los documentos cuyas dimensiones sean inferiores al tamaño de las hojas utilizadas
para la integración del reporte, se deberán pegar en hojas blancas.
4. Perforar el reporte preferentemente con tres orificios
5. Evitar el uso de carpetas de argollas y procurar en la medida de lo posible el uso de
pastas tipo folder.