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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Fecha: 06/08/2015
Versión: 2
Página 1 de 14
Código: PROC-SGC-SGC-001
DOCUMENTO CONTROLADO
CONTENIDO.
1.
OBJETIVO.
2.
ALCANCE.
3.
AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD.
3.1
Autoridad.
3.2
Responsabilidad.
3.2.1 Representante de la dirección.
3.2.2 Gestor de Calidad.
3.2.3 Dueños de proceso.
4. DEFINICIONES.
5. CONDICIONES GENERALES.
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.6.1
5.6.2
5.6.3
5.7
5.8
5.9
5.10
5.11
5.12
5.13
5.14
6.
Documentación del Sistema de Gestión de Calidad.
Encabezado de los documentos.
Pie de Página de los documentos
Control y registro de Cambios.
Control de Registros de Calidad.
Codificación de la documentación.
Codificación de los documentos y registros.
Codificación Procesos.
Codificación de los documentos.
Tramite para la elaboración y cambio de los documentos.
Revisión y aprobación.
Divulgación.
Disposición de los documentos.
Control de los documentos.
Control de los registros.
Documentos de Origen Externo.
Documentos Obsoletos.
REGISTROS DE CALIDAD.
Fecha: 15-Oct-14
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Versión: 1
Página 2 de 14
Código: PROD-GDC-001
DOCUMENTO CONTROLADO
1.
OBJETIVO
Definir la estructura, la metodología y los parámetros bajo los cuales se desarrolla el control
de registros y documentos del Sistema de Gestión de Calidad de Ossa y Asociados, con
base en las normas NTC ISO 9001-08; NTC AV01 y NTC AV02, NTS-TS 003 Turismo
sostenible, con el fin de mantener disponibles y actualizados los documentos y de conservar
los registros para evidenciar el cumplimiento de los requisitos establecidos.
Generar Identificación, protección, recuperación, ubicación, almacenamiento, tiempo de
retención y disposición final de los registros de calidad.
2.
ALCANCE.
Esta metodología se aplica para el control de los procedimientos y formatos relacionados
con el Sistema de Gestión de Calidad y demás Sistema de Gestión que apliquen, dentro de
Ossa y Asociados SA; también incluye actas o informes que deben quedar como constancia
de actividades efectuadas.
Aplica a todo documento y/o registro interno que se genere en el Sistema de Gestión de la
Calidad.
Inicia con la creación de un documento y finaliza con su actualización generada por un
cambio.
Inicia con la creación de un formato y finaliza con el almacenamiento y disposición de un
registro.
3.
RESPONSABLES.
3.1
Representante de la Dirección. Es responsable de
 Revisar y aprobar los documentos generados para el Sistema de Gestión de
Calidad.
 Realizar seguimiento a los lineamientos establecidos en este procedimiento.
3.2
Gestor de Calidad. Es responsable de
 Elaborar y realizar ajustes cuando sea necesario a los documentos del SGC
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CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Fecha: 06/08/2015
Versión: 2
Página 3 de 14
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DOCUMENTO CONTROLADO
 Distribuir los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.
 Controlar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.
 Realizar seguimiento a las disposiciones descritas en este procedimiento
documentado.
3.3
Dueños de proceso. Son responsables de
 Revisar el documento elaborado, con el fin de verificar la viabilidad y concordancia
con el proceso.
 Realizar solicitudes de cambio a la documentación bajo su cargo en caso de ser
necesario.
4.
DEFINICIONES.
4.1
Formato.
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
actividades desempeñadas y no es modificable.
de
4.2
Documento.
Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco
magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de
éstos.
4.3
Documento externo.
Son aquellos documentos que emiten organizaciones externas y a los cuales OSSA
no puede realizar modificaciones y que solo son utilizados para Consulta, tales
como: normas técnicas, manuales de instrucción de máquinas, manuales del
usuario de los dispositivos de medición, listas de piezas, planos, etc. Por lo cual no
se encuentran codificados dentro del sistema de calidad y no presentan estado de
revisión.
4.4
Documento interno
Es todo aquél documento que se elabora dentro de OSSA Y ASOCIADOS y está
relacionado con el SGC.
4.5
Documento Obsoleto.
Determina
que
un
de Gestión de Calidad.
documento
ya
no
aplica
al
Sistema
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REGISTROS
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DOCUMENTO CONTROLADO
4.6
Instructivo.
Documento que especifica la forma de llevar a cabo una actividad incluida dentro de
un procedimiento.
4.7
Proceso.
Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforma elementos de
entradas en salidas o resultados.
4.8
Procedimiento
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso con una estructura
definida.
4.9
Procedimiento documentado
Documento en donde se describe la manera específica de realizar una actividad que
involucra varias áreas.
4.10
Registro.
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de
actividades desempeñadas o resultados alcanzados.
4.11
Revisión
Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema
objetivo de la revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
4.12
Sistema de Gestión de Calidad (SGC)
Ordenamiento entre la estructura organizacional, los procesos, recursos y
procedimientos necesarios para garantizar la satisfacción de los clientes y
demostrar evidencia objetiva de la conformidad de los requisitos establecidos.
4.13
Versión
Define cuantas actualizaciones ha tenido un documento, en el momento de su
consulta.
5.
CONDICIONES GENERALES.
5.1. Documentación del Sistema de Gestión de Calidad.
Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de OSSA Y ASOCIADOS S.A, estarán
estructurados de la siguiente manera:
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DOCUMENTO CONTROLADO
DOCUMENTOS
Manual de calidad
Manual de Sostenibilidad
Caracterizaciones
Procedimientos
Formatos
Perfiles
Instructivos
Plan de calidad
Anexos
5.2
Encabezado de los documentos.
El encabezado junto con el pie de página es un conjunto de descripciones que identifican o
caracterizan un documento, se coloca en todos los documentos del Sistema de Gestión de
Calidad.
Para los formatos se maneja el encabezado solamente; ya la estructura del pie de página
varía según los requerimientos del formato.
Estos siempre deben ir al inicio de todas las hojas de los documentos de la siguiente forma:
Campo 1
Campo 3
Campo 2
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Fecha: 31-Ene-12
Versión: 3
Página: 5 de 2
Código: PROD-GDC-003
DOCUMENTO CONTROLADO
 Campo 1: Logotipo de OSSA Y ASOCIADOS SA
 Campo 2: Se define que el documento pertenece al sistema de gestión de calidad y
se menciona el nombre del documento o procedimiento que se describe.
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Código: PROD-GDC-001
DOCUMENTO CONTROLADO
 Campo 3: Se define: Fecha: vigencia del documento, Versión: Del documento,
Pagina X de Y, Código: Identificación interna del documento en el sistema de
calidad.
5.3
Pie de Página de los documentos
En el pie de página se especifica la fecha, la versión del documento y la paginación de la
siguiente forma:
Campo 5
Campo 4
Elaboró
Revisó
Firma
Nombre:
Cargo:
Campo 6
Aprobó
Firma
Nombre:
Cargo:
Firma
Nombre:
Cargo:
 Campo 4: Elaboro: Firma para los documentos que se requieran los demás documentos
no llevan y se toma como autocontrol por parte de los allí nombrados, nombre de la
persona que elabora el documento y cargo. En todos los casos la persona que elabora
es el Gestor de calidad.
 Campo 5: Reviso: Firma para los documentos que se requieran los demás documentos
no llevan y se toma como autocontrol por parte de los allí nombrados.
 Campo 6: Aprobó: Firma para los documentos que se requieran los demás documentos
no llevan y se toma como autocontrol por parte de los allí nombrados, nombre y cargo
que aprueba. (Representante de la Dirección.)
5.4
Control y registro de Cambios.
En el control de cambios, se permite identificar como ha sido el comportamiento de cada
uno de los documentos (Histórico) dentro de la compañía OSSA Y ASOCIADOS S.A
(cuando aplica) se describe la versión anterior, versión actual, descripción del cambio, fecha
de vigencia de la nueva versión y el proceso al cual pertenece; de acuerdo al formato de
calidad FMTO-SGC-SGC-007 llamado: “Control de Cambios”, que se encuentra dentro del
Listado Maestro de Documentos de la compañía.
5.5
Control de Registros de Calidad.
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Fecha: 06/08/2015
Versión: 2
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CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
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Código: PROC-SGC-SGC-001
DOCUMENTO CONTROLADO
Son las evidencias objetivas de la aplicación de los procedimientos, como son: formatos
diligenciados, actas, informes, entre otros y la forma como se controlan.
Los registros corresponden a información contenida en papel o medio magnético con el
desarrollo o resultados alcanzados en los procesos y actividades del Sistema de Gestión
de Calidad y demás actividades empresariales.
Todos los registros del Sistema de Gestión de Calidad, se controlan dentro del listado
maestro de documentos, se desglosan en hojas de Excel como por ejemplo:
Procedimientos, Instructivos, etc.
La estructura de estos formatos y descripción es la siguiente:
Código y
Nombre
Proceso,
Subproceso
Identifica el
proceso al que
pertenece al
igual que al
subproceso
especifico al
que aplica.
Identificación del
formato y nombre
del formato dentro
del Sistema de
Gestión de
Calidad
Fecha de
Actualización
Versión
Identifica la
fecha de la
versión vigente
del documento.
Identificación de
la vigente versión
del documento.
Responsable
Identifica el cargo de
la persona que debe
manejar, controlar y
custodiar el
documento.
Protección Física y
magnética
(Si
aplica)
Medio por el cual se
protegen los registros para
evitar su deterioro o
pérdida de la información.
Ejemplo: carpeta "abc", AZ "abc", fólder "abc".
En caso de almacenar
registros en medio
magnético: especificar el
Computador
5.6
Codificación de la documentación.
5.6.1
Codificación de los documentos y registros.
Disposición
Final o
almacenami
ento
Método de
eliminación de
los registros
reciclaje,
destrucción,
microfilmación,
backup, etc.
Puede
clarificarse si
es Archivo
Muerto.
OSSA Y ASOCIADOS codificara sus documentos y registros con la siguiente estructura:
PROC
Identificación del documento
5.6.2
SGC
Proceso que controla
Codificación Procesos.
SGC
Proceso al que pertenece
001 a 099
No consecutivo 001 a 099
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DOCUMENTO CONTROLADO
Para codificar los procesos OSSA Y ASOCIADOS utilizara las siguientes abreviaciones:
PROCESOS
NOMBRE
Gerencia
Gestión de Calidad
Comercial
Financiero
Contabilidad
Gestión del Talento Humano
Cartera
Infraestructura y proveedores
de servicio
5.6.3
CODIGO
GCIA
SGC
COM
FIN
CONT
GTH
CAR
INF
Codificación de los documentos.
Para codificar los documentos internos OSSA Y ASOCIADOS utilizara las siguientes siglas:
DOCUMENTO
NOMBRE
CÓDIGO
Proceso
PROC
Instructivo
INST
Caracterización
CTZ
Manual de Calidad
MQ
Manual
de
MTS
Sostenibilidad
Formato
FMTO
Versión
VER
Plan de Calidad
PQ
Perfiles
PF
5.7
Tramite para la elaboración y cambio de los documentos.
La elaboración o cambio de los documentos, puede ser llevada a cabo por cualquier
funcionario de la agencia, pero la revisión, aprobación o rechazo, debe hacerla el
Responsable de cada proceso junto con el Gestor de Calidad, verificando que lo descrito o
el cambio a realizar, permita lograr lo establecido con el propósito del mismo.
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REGISTROS
Fecha: 06/08/2015
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DOCUMENTO CONTROLADO
Como consecuencia de la revisión, debe aparecer la firma o el nombre del responsable en
la casilla correspondiente
Una vez aprobada la solicitud de cambio o creación; el gestor de calidad se encarga de
elaborar, o generar cambios al documento según corresponda.
5.8
Revisión y aprobación.
Una vez elaborado el borrador del documento según información suministrada, el Gestor
de Calidad lo envía al dueño del proceso para que este revise la información y confirme
que lo establecido en el documento corresponde a la realidad, relacionando su firma en el
espacio de reviso.
De presentarse alguna modificación a partir de la revisión, el gestor de calidad, deberá
realizar los ajustes hasta que este documento cumpla con lo requerido por el dueño del
proceso.
Los documentos son aprobados teniendo en cuenta que se direccionen hacia el
cumplimiento de la política y objetivos de calidad, la evidencia de ésta aprobación, la
establece el representante de la dirección con su firma, verificando que el documento es
coherente con las políticas y objetivos establecidos por la empresa; firmando o colocando
el nombre en la casilla correspondiente a “Aprobado por”, como evidencia de aprobación,
lo que indica que el documento entra en vigencia para ser utilizado.
5.9
Divulgación.
Los procedimientos e instructivos deben permanecer siempre al alcance de las personas
que los utilizan o los deben consultar, distribuyéndoles una copia al que no tenga acceso al
sistema, siendo por lo tanto, documentos controlados.
Con el fin de consultar la versión vigente de cualquier documento, el Responsable del
Sistema de Gestión de Calidad, debe mantener actualizado el “Listado maestro de
documentos” FMTO-SGC-SGC-001, el cual debe mantener a disposición para quien lo
quiera consultar.
Los documentos del sistema de gestión de calidad son divulgados teniendo en cuenta las
herramientas de comunicación, es decir, se comunica por correo electrónico; el documento
Fecha: 15-Oct-14
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CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Versión: 1
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DOCUMENTO CONTROLADO
que entro en vigencia al dueño de proceso el cual hace divulgación a los responsables de
su conocimiento, otro mecanismo podría ser por medio de los comités de calidad.
5.10
Disposición de los documentos.
Cada dueño de proceso tiene en su poder los documentos en copia, pero si estos requieren
una copia de la información, para ser entregada a colaboradores del proceso, deben pedir
autorización al Gestor de Calidad, con el fin de que se genere la adecuación de una marca
de agua con el nombre de “COPIA CONTROLADA” en un archivo en PDF, el cual será
enviado al correo de la persona que lo requiera.
5.11
Control de los documentos.
Los documentos que se utilizan en el Sistema de Gestión de la Calidad, de Ossa y
Asociados SA, se identifican con la frase “DOCUMENTO CONTROLADO”, ubicada en la
parte inferior del encabezado del Documento.
Todos los documentos controlados y vigentes, se encuentran registrados en el formato
Listado maestro de documentos FMTO-SGC-SGC-001.
Estos documentos se encuentran almacenados en carpetas identificadas con el nombre del
proceso a la que pertenecen en el computador del Gestor de calidad en la carpeta de
nombre sistema de gestión de calidad; se identifican por proceso y según el documento
identificado con su respetivo código.
5.12
Control de los registros.
Los registros de calidad corresponden a información contenida en papel o medios
electrónicos referentes al desarrollo o resultados alcanzados en los procesos y actividades
del Sistema de Gestión de la Calidad. El control de los registros se realiza por parte de cada
uno de los líderes del proceso, dejando como evidencia el formato de acta de reuniones
interna FMTO-SGC-SGC-019.
Los memorandos y/o otros documentos hacen parte de los registros de calidad de OSSA Y
ASOCIADOS, pero si no se identifican con código, igual serán controlados por el sistema
de calidad.
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Fecha: 06/08/2015
Versión: 2
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Código: PROC-SGC-SGC-001
DOCUMENTO CONTROLADO
La generación y conservación de los registros de calidad tiene como objetivo demostrar el
desarrollo, brindar información, proporcionar evidencia objetiva de actividades y procesos
del Sistema de Gestión de la Calidad.
Todos los registros del Sistema de Gestión de la Calidad de OSSA Y ASOCIADOS S.A.
cumplen con las siguientes etapas:
5.12.1 Identificación
Los registros de calidad generados por el Sistema de Gestión de la Calidad se identifican
por el código del formato y por su nombre según aplique.
5.12.2 Almacenamiento.
Se define quien gestión o responsable (cargo), genera el almacenamiento de los registros.
5.12.3 Protección.
Los registros serán protegidos en carpetas de medio magnético, de acuerdo al sistema de
gestión documental establecido en la compañía, se procede de acuerdo a lo estipulado
dentro de estos parámetros.
5.12.4 Legibilidad
Para mantener la legibilidad de los registros que se generen en el Sistema de Gestión de
la Calidad se tienen en cuenta los siguientes aspectos:




No se diligencian a lápiz.
Permanecen libres de tachones y enmendaduras.
No se modifican para colocar información adicional.
Se diligencian en su totalidad y si quedan espacios en blanco de les coloca una línea
(/), N/A o No aplica, para evidenciar que no contienen más información.
5.12.5 Retención
Es el tiempo en el cual va a estar almacenado el registro de calidad, este se encuentra
definido en las Tablas de Retención Documental (TRD), definidas dentro del Sistema de
Gestión Documental de la Compañía, Esta retención puede ser por meses, año(s) o
permanente según la información suministrada por Sistema de Gestión Documental.
Fecha: 15-Oct-14
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REGISTROS
Versión: 1
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Código: PROD-GDC-001
DOCUMENTO CONTROLADO
5.12.6 Disposición de los Registros.
Cada uno de los registros, tiene su disposición de acuerdo a lo establecido y definido en las
Tablas de Retención Documental (TRD), del Sistema de Gestión Documental de la
Compañía.
5.13
Documentos de Origen Externo.
Todos los documentos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad suministrados
por entes o personas externas a la empresa, se entregan al Gestor de calidad para su
identificación y distribución, en caso de ser necesaria. Se identifican con una marca de
“Documento Externo”.
El gestor de calidad, define a quien debe entregar copia de estos documentos, pero se
sacara esta sobre el original y dentro del listado maestro de externos se define que genera
control y en que ubicación se tiene este documento.
5.14
Documentos Obsoletos.
La documentación de OSSA Y ASOCIADOS S.A; que ha perdido vigencia reposara en un
archivo digital bajo la responsabilidad del Gestor de Calidad, quien se encarga de guardar
la versión inmediatamente anterior a la vigente.
Para la documentación física (excepto los formatos), se destruye el documento que perdió
vigencia.
Para los archivos en PDF que fueron entregados como “COPIA CONTROLADA” se genera
seguimiento a partir de correos enviados y se solicita al responsable de su uso, generar
eliminación de esta información del computador donde reposa el documento.
Para los registros se tendrá en cuenta lo establecido en el cuadro de control de registros de
cada uno de los procedimientos de la empresa para validar el manejo de la información
contenida en estos.
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Versión: 2
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REGISTROS
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DOCUMENTO CONTROLADO
6.
REGISTROS DE CALIDAD.
Código y
Nombre
Almacenamiento
Físico
FMTO-SGC-SGC001 Listado
maestro de
documentos
Magnética:
PC Gestor de
Calidad
FMTO-SGC-SGC002 Listado de
procesos y
procedimientos
FMTO-SGC-SGC003 Listado de
instructivos
FMTO-SGC-SGC004 Listado de
formatos
Protección
Física y
Magnética
Magnética:
PC Gestor de
Calidad
Oficina Gestión de
calidad,
Magnética:
PC Gestor de
Calidad
Magnética:
PC Gestor de
Calidad
FMTO-SGC-SGC005 Listado de
definiciones
Magnética:
PC Gestor de
Calidad
FMTO-SGC-SGC006 Listado de
abreviaciones
Magnética:
PC Gestor de
Calidad
Recuperación
Magnética:
C:\Users\Usuario\
Documents\Ossa
yAsociados\Calid
ad
2014\Procedimien
tos
Magnética:
C:\Users\Usuario\
Documents\Ossa
yAsociados\Calid
ad
2014\Procedimien
tos
Magnética:
C:\Users\Usuario\
Documents\Ossa
yAsociados\Calid
ad
2014\Procedimien
tos
Magnética:
C:\Users\Usuario\
Documents\Ossa
yAsociados\Calid
ad
2014\Procedimien
tos
Magnética:
C:\Users\Usuario\
Documents\Ossa
yAsociados\Calid
ad
2014\Procedimien
tos
Magnética:
C:\Users\Usuario\
Documents\Ossa
yAsociados\Calid
ad
Tiempo de
Retención
Ver Protocolo
del Sistema
de Gestión
Documental
Disposición
Final
Ver protocolo
del Sistema de
Gestión
Documental
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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Fecha: 15-Oct-14
Versión: 1
Página 14 de 14
Código: PROD-GDC-001
DOCUMENTO CONTROLADO
2014\Procedimien
tos
FMTO-SGC-SGC007 Control de
Cambios
Magnética:
PC Gestor de
Calidad
Magnética:
C:\Users\Usuario\
Documents\Ossa
yAsociados\Calid
ad
2014\Procedimien
tos
Elaboración de Back up
El Responsable del Sistema de Gestión de Calidad, debe hacer el Back up de estos
documentos, de tal manera que se conserve un respaldo de todos los registros que
aparecen sistematizados y conservarlo en un sitio que asegure la preservación de la
documentación, para este caso debe hacerse una copia en la carpeta destinada para tal fin
en el servidor de la compañía.