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Elaboración de documentos Word accesibles
Contenido
Elaboración de documentos Word accesibles
1
Introducción
2
Título del documento
2
Texto alternativo de imágenes y objetos
2
Evitar objetos flotantes
3
Títulos de objetos
4
Texto alternativo y encabezados de tablas
4
Opciones de estilos
5
Estilos de encabezados en el orden correcto
5
Títulos cortos y Panel de Navegación
5
Tabla de contenidos
6
Idioma
6
Texto de enlaces
7
Estructuras simples de tablas
7
Evitar celdas en blanco
8
Evitar espacios en blanco
8
Formularios
8
Encabezado de página y pie de página
8
Referencias: nota al pie y nota al final
8
Características de fuente
9
Numeración de páginas
9
Evitar marcas de agua
9
Columnas
9
“Leyendas”, “Transcripción” o “Audiodescripción” en audio o video
9
Comprobar la accesibilidad de tu documento de Word
10
Crear un archivo PDF desde Word
10
Bibliografía
12
Contacto
12
Aviso
12
1
Introducción
Los documentos en formato Word son en la mayoría de los casos consultados
electrónicamente por lo que es importante hacerlos accesibles.
La accesibilidad permite que las personas con discapacidad puedan tener acceso
a los contenidos utilizando tecnologías de asistencia como lectores o
amplificadores de pantalla. Personas con problemas de visión o ceguera,
discapacidad de aprendizaje o cognitiva, discapacidad motriz, etc. serán
beneficiadas si el documento cumple con los requerimientos de accesibilidad.
Si un documento de Word es relativamente sencillo, se puede hacer 100%
accesible. Si el documento es más complejo, pueden existir ciertas limitantes.
Un documento sencillo puede incluir texto, encabezados, imágenes (con texto
alternativo) y/o tablas simples.
Un documento complejo puede incluir cajas de texto, elementos flotantes
(gráficos, Smart Art, Word Art, Formas, etc.), encabezado de página, pie de
página, tablas complejas, etc. Si este es el caso, se puede considerar desde un
inicio crear el documento en otro formato (por ejemplo, HTML). O realizarlo en
Word y cumplir la con la accesibilidad hasta donde sea posible para
posteriormente exportarlo a otro formato donde se pueda complementar la
accesibilidad faltante (por ejemplo, PDF o HTML).
Título del documento
Es muy importante que el documento tenga un título descriptivo del contenido.
1. Seleccionar “Archivo”
2. Capturar “Título” en “Propiedades”
Nota: también hay otros campos opcionales que se pueden capturar.
Texto alternativo de imágenes y objetos
El texto alternativo es reconocido por tecnologías de asistencia, de tal forma que
las personas con discapacidad visual que no puedan ver la imagen, puedan recibir
la información equivalente. Un texto alternativo debe incluirse para cualquiera de
los siguientes objetos que transmitan contenido en el documento:
•
•
•
•
•
•
•
•
Fotos o imágenes
Smart Art
Word Art
Formas
Gráficos
Tablas
Videos
Archivos de audio
2
El texto alternativo se incluye de la siguiente manera:
1. Botón derecho sobre la imagen o el objeto
2. Ir a Formato de imagen
a. (para tablas ir a propiedades de la tabla)
b. (para objetos ir a propiedades del objeto)
3. Ir a ícono de “Diseño y propiedades”
a. (para tablas ir a pestaña “Texto alternativo”)
4. Ir a “Texto alternativo”
5. Ingresar la descripción
a. Las descripciones deben de ser concisas y transmitir el contenido de
acuerdo a su contexto.
b. Si es una imagen, evite escribir la palabra imagen, ya que el lector
de pantalla lo indicará.
c. Evite repetir información que ya se encuentra presente en texto. En
cuyo caso, posiblemente no sea necesario un alterno.
6. Cerrar
Nota: el texto alternativo debe ser breve, por ejemplo: una o dos líneas.
Si la descripción del objeto es muy larga se debe ofrecer en algún lugar del
documento, por ejemplo: en un párrafo después del objeto o mediante un enlace
que redireccione a otra sección del documento.
Nota: si el objeto es una gráfica, se puede ofrecer una tabla para transmitir la
información equivalente.
Nota 2: si la imagen es decorativa, simplemente evite agregar un texto alternativo.
Evitar objetos flotantes
Imágenes u objetos que no están alineados con el texto pueden ser inaccesibles
para usuarios con tecnologías de asistencia. Algunos lectores de pantalla no
reconocen los objetos flotantes. Otros sí, pero generalmente fuera de contexto y
como consecuencia puede que no sean comprensibles. Por ello se deben alinear
los objetos al texto para que sean leídos conforme al flujo del documento:
1. Seleccionar el objeto
2. Seleccionar “Ajustar al texto” en pestaña “Formato” de “Herramientas de
imagen”
3. Seleccionar “En línea con el texto”
En ocasiones, esto puede afectar la presentación, sobre todo si se desea crear
contenidos con múltiples objetos que solo tienen sentido cuando se visualizan.
Por ejemplo: un diagrama de flujo. Adicionalmente, puede que no sea viable
agregar múltiples textos alternativos. En este caso se podría ingresar todo como
3
imagen y agregar un texto alternativo (el cual en caso de no ser suficiente, se
puede complementar con texto en el documento).
Títulos de objetos
En algunas imágenes, gráficos u objetos (Smart Art o Word Art) también es posible
agregar títulos:
1.
2.
3.
4.
Botón derecho sobre el objeto
Seleccionar “Insertar título”
Capturar título
Aceptar
Dichos títulos, generalmente serán accesibles con lectores de pantalla. Sin
embargo, como prioridad se debe ofrecer un texto alternativo del objeto, sobre
todo si se piensa exportar a otro formato.
Nota: si tiene Word en inglés esta opción aparece como Captions.
Texto alternativo y encabezados de tablas
Para las tablas de datos, es necesario agregar un texto alternativo que describa
la información que contienen:
1.
2.
3.
4.
Ir a la tabla
Botón derecho y clic en “Propiedades de tabla”
Ir a pestaña “Texto alternativo”
Ingresar “Descripción”
Nota: asegúrese de que la tabla se haya creado con “Insertar tabla” y no “Dibujar
tabla”.
Es necesario también agregar los títulos de las columnas y configurarlos como
encabezados:
1. En cuanto a diseño de encabezados, seleccione “Diseño” de “Herramientas
de tabla”, en las “Opciones de estilo de tabla” seleccionar la opción de “Fila
de encabezado”
2. Para definir los encabezados y que las tecnologías de asistencia los
reconozcan como tal (independientemente de su diseño)
a. Ir a la fila inicial (encabezado)
b. Botón derecho y clic en “Propiedades de tabla”
c. Ir a la pestaña de “Fila”
d. Seleccionar el checkbox “Repetir como fila de encabezados en cada
página”
Nota: en Word solo es posible volver accesibles las tablas simples. Es decir, las
tablas que tienen la primera fila como encabezado para todas las columnas.
4
Si tiene tablas complejas en Word (celdas combinadas, múltiples encabezados,
etc.) no podrá hacerla accesible, en cuyo caso se recomienda simplificar las tablas
o exportar el documento a HTML o PDF (en donde se tendrá que complementar
la accesibilidad).
Por otro lado, algunas veces puede ser viable utilizar una tabla para dar diseño o
formato a los elementos. Esto debido a que los objetos flotantes no son accesibles
para tecnologías de asistencia.
Opciones de estilos
El uso de encabezados y párrafos facilitan la lectura sobre todo en documentos
muy largos. Estos elementos dan estructura, tanto visual como para usuarios que
dependen de una tecnología de asistencia.
Los usuarios con lector de pantalla van a navegar primero en los encabezados
para saber que contiene el documento y a donde quieren ir. Para crear un
encabezado real y no solo de forma visual (con diseño), haga lo siguiente:
1. Seleccionar el texto que va a ser encabezado
2. Ir a “Inicio”
3. Ir a “Estilos” y seleccionar en la galería de estilos el tipo de encabezado
apropiado de acuerdo a su importancia
Estos estilos prediseñados automáticamente por Word, se pueden editar y
personalizar para que queden con el diseño deseado. Para ello:
1.
2.
3.
4.
5.
Posicionar el mouse en el estilo que desea modificar
Clic en botón derecho
Seleccionar “Modificar”
Cambiar el formato
Aceptar
Estilos de encabezados en el orden correcto
Los lectores de pantalla reconocen los niveles de encabezado, por lo que se debe
seguir un orden lógico. Por ejemplo, el encabezado 2 se deriva del encabezado 1,
el encabezado 4 del encabezado 3, etc. La misma estructura debe de mantenerse
en todo el documento. De esta forma se asiste al usuario en la navegación del
documento y en encontrar información en base a su estructura e importancia.
Títulos cortos y Panel de Navegación
El uso de un título corto en el encabezado facilita la rápida navegación del
documento al escanearlo o mediante la utilización de un panel de navegación.
Para visualizar el panel:
1. Seleccionar “Vista”
5
2. En “Mostrar” seleccionar “Panel de navegación”
Como resultado en la columna izquierda se mostrará el panel, donde se podrá dar
clic en cualquiera de los encabezados para ubicar el foco.
Tabla de contenidos
De la estructura de encabezados creados también se podrá crear la “Tabla de
contenidos”, la cual también es accesible con lectores de pantalla:
1. Seleccionar pestaña “Referencias”
2. Seleccionar “Tabla de contenidos”
3. Seleccionar el estilo de tabla deseado
Nota: evite utilizar un “Carácter de relleno” (………..) ya que el lector de pantalla
puede reconocer los puntos y en algunos casos decir el número de puntos (para
no repetir la palabra punto tantas veces), pero como también viene el número de
página el usuario con lector se puede confundir.
Para editar la tabla de contenidos:
1.
2.
3.
4.
Seleccionar pestaña “Referencias”
Seleccionar “Tabla de contenidos”
Seleccionar “Tabla de contenido personalizada”
Seleccionar en el combobox “Carácter de relleno” la opción “(ninguno)”
Conforme se vayan agregando los encabezados, la tabla de contenidos se debe
ir actualizando:
1.
2.
3.
4.
Ir a tabla de contenidos
Seleccionar “Actualizar tabla”
Seleccionar “Actualizar toda la tabla”
Aceptar
Nota: Si no desea el encabezado en el panel de navegación o en la tabla de
contenidos, puede seleccionar el texto y la opción “No mostrar en la barra de
contenido” que se encuentra en el combobox de “Agregar texto” en la pestaña de
“Referencias”.
Idioma
Para que un lector de pantalla pronuncie en el idioma correcto, se debe indicar el
idioma default del documento:
1.
2.
3.
4.
Seleccionar “Archivo”
Seleccionar “Opciones”
Seleccionar “Idioma”
Elija el idioma y seleccione “Establecer como predeterminado”
6
5. Aceptar
Para especificar ciertas palabras o frases en un idioma diferente al default:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Seleccionar el párrafo deseado
Seleccionar “Revisar”
Seleccionar “Idioma”
Seleccionar “Establecer idioma de corrección”
Seleccionar el idioma
Aceptar
Nota: en el caso de múltiples idiomas, no todos los lectores de pantalla
reconocerán adecuadamente los cambios de idioma.
Texto de enlaces
Generalmente, los textos de enlaces deben proveer una descripción clara de la
liga de destino y no una dirección URL. Evite textos genéricos como “Clic aquí” o
Leer más”.
1.
2.
3.
4.
5.
Seleccionar el texto
Seleccionar botón de “Hipervínculo” en “Insertar”
Ingresar en el campo de “Texto” la información deseada
En el campo de “Dirección” se quedará la dirección URL
Aceptar
Dicho texto se verá en el documento en sustitución al dominio o dirección web.
Nota: en algunos casos puede ser necesario que se incluya tanto el texto del
vínculo como la dirección URL, por ejemplo si el documento será consultado
digitalmente y en formato impreso.
Estructuras simples de tablas
Evitar la combinación de celdas dentro de tablas o la utilización de tablas anidadas
facilita la navegación. Cuando una persona utiliza lector de pantalla y se topa con
tablas complicadas la navegación se vuelve complicada y la información
incomprensible.
Para comprobar lo navegable de la estructura de una tabla y cómo será percibida
por la persona que utiliza el lector de pantalla se recomienda realizar la siguiente
prueba:
1. Seleccionar la primera celda de la tabla
2. Presionar la tecla Tab repetidamente y asegurarse que el foco se mueve
siguiendo la lógica deseada.
7
Nota: Si es necesario combinar o separar celdas, se debe utilizar la función de
“Combinar celdas” y “Dividir celdas” de las “Herramientas de tabla” en la pestaña
de “Presentación” y comprobar la navegación en la tabla con el tabulador.
Evitar celdas en blanco
Una celda en blanco utilizada solamente para dar formato a una tabla puede
desorientar a un lector de pantalla y dar la impresión que no hay más información
en la tabla. En general, para darle formato a una tabla lo más accesible es utilizar
las “Herramientas de tabla” de “Diseño” y “Presentación”.
Evitar espacios en blanco
Para darle formato a un documento hay que evitar en la manera de lo posible
utilizar el tabulador o espacios en blanco. De lo contrario el lector de pantalla al
detectar caracteres en blanco notificará repetitivamente “en blanco” “en blanco”
“en blanco” “en blanco”, lo que podría ser molesto para el usuario o entenderse
como el fin del documento.
Para dar formato en estos casos, lo más accesible es utilizar las opciones de
“Párrafo” en el botón derecho y configurar la “Sangría” y/o “Espaciado” deseados.
Formularios
En Word se pueden crear formularios en la pestaña de “Desarrollador”:
1.
2.
3.
4.
Ir a “Archivo”
Seleccionar “Opciones”
Seleccionar “Personalizar cinta de opciones”
En “Pestañas principales”, seleccionar el checkbox “Desarrollador”
Sin embargo se recomienda utilizar otro programa, por ejemplo Adobe Acrobat
Pro DC. O hacerlos directamente en HTML.
Encabezado de página y pie de página
No todas las tecnologías de asistencia pueden ingresar al contenido de
encabezados y pie de página, por lo que algunos no sabrán que ahí hay
información. Por ello evite poner información relevante en esa ubicación y si lo
hace, asegúrese de que dicha información sea accesible en otro sitio del
documento.
Referencias: nota al pie y nota al final
Cuando agregue notas al pie o al final, hágalo con las herramientas de Word que
se encuentran en la pestaña de “Referencias” para que los lectores de pantalla
indiquen al usuario que hay una nota y este, la relacione y la pueda consultar si
así lo desea.
1. Ubicar el foco en donde se desea agregar la nota
2. Seleccionar “Referencias”
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3. Seleccionar “Insertar nota al pie” o “Nota al final”
Nota: de preferencia evite ofrecer información relevante en estas notas. El usuario
con lector tiene que ir al texto de la nota y luego regresar a la ubicación anterior,
la cual puede no ser tan fácil de encontrar.
Características de fuente
Los colores y algunos formatos como negrita, cursiva, subrayado, tachado,
subíndice y superíndice generalmente van a ser ignorados por los lectores de
pantalla. Es decir, van a leer el texto normal y no van a mencionar ninguna
indicación que marque la diferencia.
Si desea resaltar algo, no dependa del diseño y transmítalo de manera textual.
Por ejemplo: “Nota”, “Importante”, “Advertencia”, etc.
Numeración de páginas
Se recomienda que siempre se utilice la herramienta de Word para numerar las
páginas:
1. Seleccionar “Insertar”
2. Seleccionar “Número de página”
Nota: Si el número de página se inserta en el encabezado o pie de página, puede
que no sea completamente accesible para todos los usuarios.
Evitar marcas de agua
Una marca de agua puede no ser reconocida por tecnologías de asistencia. Si el
uso de una marca de agua es imperativo asegúrese que la información que
contiene la marca de agua se encuentre en algún lugar del documento,
preferentemente al inicio.
Adicionalmente la marca de agua también puede obstaculizar la legibilidad.
Columnas
Los textos en varias columnas serán accesibles con lector de pantalla siempre y
cuando se utilice la herramienta de Word para crearlas:
1. Seleccionar “Diseño de página”
2. Seleccionar “Columnas”
“Leyendas”, “Transcripción” o “Audiodescripción” en audio o video
Si se utiliza algún componente de audio o video es necesario ofrecer una
alternativa como “leyendas” (mejor conocidas como “captions” en inglés),
“transcripción” o “audiodescripción”.
9
Comprobar la accesibilidad de tu documento de Word
Para comprobar la accesibilidad de un documento y recibir retroalimentación,
existe una herramienta automática en Word, Excel y Power Point. Se recomienda
utilizarla para conocer los resultados de la inspección.
1. Ir a “Archivo” e “Información”
2. Seleccionar “Comprobar si hay problemas”
3. Seleccionar “Comprobar accesibilidad”
Nota: esta herramienta puede detectar problemas de accesibilidad, pero siempre
debe tomar en consideración el análisis lógico que solo un humano puede realizar.
El Comprobador de accesibilidad marca tres problemas diferentes:
•
•
•
Error: Verá un error cuando el contenido dificulta o impide la comprensión
del archivo a personas con discapacidades.
Advertencia: Se muestra una advertencia de accesibilidad para el
contenido que en la mayoría de los casos, no en todos, dificulta la
comprensión del archivo a personas con discapacidades.
Sugerencia: Se muestra una sugerencia de accesibilidad para el
contenido que las personas con discapacidades pueden comprender,
pero que podría organizarse o presentarse de mejor manera para
optimizar su experiencia.
Crear un archivo PDF desde Word
Al crear un documento PDF desde Word es importante mantener las
características de accesibilidad en las cuales ya se ha trabajado. De tal manera
que permanezcan en el nuevo formato (por ejemplo: textos alternativos,
encabezados, etc.). Para ello, al guardar el archivo se deben realizar los siguientes
pasos:
5.
6.
7.
8.
9.
Ir a “Archivo”
Seleccionar “Guardar como”
Seleccionar el tipo “PDF”
Seleccionar “Opciones”
Seleccionar en “Incluir información no imprimible”
a. “Crear marcadores usando” - “Títulos”
b. “Propiedades del documento”
c. “Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad”
10. Deseleccionar en “Opciones PDF”
a. Texto de mapas de bits cuando las fuentes no están incrustadas
11. Aceptar
Nota: para asegurar la accesibilidad del documento en PDF se recomienda
realizar una verificación en Adobe Acrobat Pro y complementar a accesibilidad en
caso de ser necesario.
10
Si se tiene instalado Adobe Acrobat Pro en la computadora, en Word se agregará
una pestaña llamada “ACROBAT” en la cual se deben configurar las
características de conversión de un PDF en su computadora:
1. Seleccionar “Preferencias”
2. Ir a pestaña de “Configuración”
3. Asegurar que en “Configuración de la aplicación” los siguientes checkbox
se encuentren seleccionados:
a. Crear marcadores
b. Agregar vínculos
c. Activar accesibilidad y reflujo con archivo Adobe PDF etiquetado
4. Ir a pestaña de “Seguridad”
5. Asegurar que el checkbox “Restringir la edición y la impresión del
documento. Se necesitará una contraseña para cambiar esta configuración
de permisos” no este seleccionado
Nota: si el autor desea forzosamente activar esta funcionalidad, deberá
asegurar que el checkbox “Activar el acceso a texto de dispositivos lectores
de pantalla para usuarios con problemas de visión” se encuentre
seleccionado.
6. Ir a pestaña de “Word”
7. Asegurar que el checkbox “Convertir vínculos de notas al pie y notas al
final” esté seleccionado
8. Ir a pestaña de “Marcadores”
9. Asegurar que el checkbox “Convertir títulos en Word en marcadores” se
encuentre seleccionado
10. Aceptar
Una vez que la configuración se realizó adecuadamente, en la misma pestaña
llamada “ACROBAT” se convierte en PDF de la siguiente manera:
1. Seleccionar “Crear PDF”
2. Seleccionar “Opciones”
3. Asegurar que la opción “Convertir encabezados de Word en marcadores”
esté seleccionada
4. Aceptar
5. Guardar
Una segunda opción para convertir en PDF es en la pestaña “ARCHIVO”:
1. Seleccionar “Guardar como PDF”
2. Seleccionar “Opciones”
3. Asegurar que la opción “Convertir encabezados de Word en marcadores”
esté seleccionada
4. Aceptar
5. Guardar
11
Nota: para crear un PDF es mejor utilizar la configuración de Acrobat (pero esto
solo estará disponible en Word, si se tiene instalado Acrobat).
Nota: considere que si está utilizando una computadora Mac al convertir el PDF
es posible que no se guarde el etiquetado o las características de accesibilidad.
Bibliografía
Crear documentos Word accesibles
http://office.microsoft.com/es-es/word-help/crear-documentos-word-accesiblesHA101999993.aspx
Normas que usa el Comprobador de accesibilidad
https://support.office.com/es-mx/article/Normas-que-usa-el-Comprobador-de-accesibilidad651e08f2-0fc3-4e10-aaca-74b4a67101c1?ui=en-US&rs=es-MX&ad=US&omkt=es-MX
Publicar como PDF o XPS
https://support.office.com/es-hn/article/Publicar-como-PDF-o-XPS-d3b9469c-59ba-49f9-9adf5707db2451fa
MS Word Accessibility Techniques at Deque University
https://dequeuniversity.com
Contacto
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www.hearcolors.com.mx
[email protected]
Dirección:
Sierra Picacho #3
Col. Lomas de Chapultepec
Ciudad de México
C.P: 11000
Teléfonos:
(+52 55) 5202 1079
(+52 55) 5202 1960
Aviso
El presente material se puede compartir (copiar y redistribuir en cualquier medio o formato) y
adaptar (editar y crear un nuevo documento a partir del presente material) bajo las siguientes
condiciones: el reconocimiento a HearColors de los créditos, indicando si se realizaron cambios.
Su uso no comercial y su distribución bajo las mismas condiciones que se mencionan.
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