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PROCEDIMIENTO
CÓDIGO: PRO-001
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
FECHA EFECTIVA: 23 JULIO 2015
Página 1 de 8
VERSIÓN: 8
CARGO:
Preparó: Verónica García
Gerente de calidad.
Revisó: Miguel Contreras
Gerente de división de químicos.
Autorizó: Manuel Lopez
Gerente de sistemas.
FIRMA:
FECHA:
1. OBJETIVO
1.1 Establecer los requisitos y definir las responsabilidades para controlar, revisar, aprobar, distribuir los documentos
e identificar, almacenar, proteger, recuperar y disponer de los registros para el sistema de gestión de calidad y el
sistema de gestión de inocuidad
2. ALCANCE
2.1 Este procedimiento es aplicable a todo el personal de Industrias Promi de Occidente S.A. de C.V.
3. DEFINICIONES
Procedimiento
Documento
Instructivo
Ayuda visual
Política
Registro
Intranet
Copia controlada
Copia no controlada
Documento obsoleto:
Filezilla:
Es la forma específica para llevar a cabo un proceso o conjunto de actividades. El
cuál nos indica “Quien lo hace y cómo lo hace”.
Es la información y su medio de soporte.
Es aquel que nos proporciona la manera de cómo efectuar las actividades de
manera consistente.
Es un documento que proporciona soporte visual.
Es el conjunto de “reglas” que nos guían en el desarrollo de los procesos.
Es el documento que representa resultados obtenidos o que proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
Red interna de Industrias Promi de Occidente S.A. de C.V. Donde se encuentran
todos los documentos del sistema de gestión de calidad y del sistema de gestión
de inocuidad.
Copia impresa de un documento original, la cual será sustituida a la persona que
la tiene en caso de que el original sufra alguna modificación. Muestra un sello
color azul que dice “DOCUMENTO CONTROLADO Copia No.
Es cualquier copia impresa de la documentación del sistema que no cuente con el
sello de documento controlado, sirve sólo como referencia informativa y no tiene
validez oficial para tomar decisiones. Estos documentos pueden llegar a tener un
sello de color rojo con la leyenda “DOCUMENTO NO CONTROLADO”.
Es aquel documento que indica una versión que no es la vigente.
Software para subir la documentación al portal intranet.
4. POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES
4.1 Del gerente del sistema de gestión de calidad e inocuidad:
4.1.1 Emitir, actualizar, distribuir y controlar este procedimiento.
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4.1.2 Emitir y controlar las copias controladas.
4.1.3 Es la única persona autorizada para codificar cualquier documento.
4.1.4 Mantener versiones vigentes de toda la documentación del sistema de gestión de calidad e inocuidad en
intranet.
4.2 De los usuarios de los documentos:
4.2.1 Solicitar cualquier tipo de documento impreso al gerente del sistema de gestión de calidad e inocuidad:
Copia controlada.
4.3 De los responsables de los documentos:
4.3.1 Informar al gerente del sistema de gestión de calidad e inocuidad de todas las altas, bajas o cambios de
documentos que requieran, esto con la finalidad de asegurar la fidelidad del sistema de gestión de calidad y el
sistema de gestión de inocuidad.
4.4 Del responsable de los documentos externos:
4.4.1 Controlar y preservar los documentos externos que se utilizan en su área.
5. METODOLOGÍA
DOCUMENTO NUEVO
5.1 Solicitar creación de nuevo documento.
5.1.1 El responsable del documento debe solicitar al gerente del sistema de gestión de calidad e inocuidad la
plantilla del documento que va a crear, describiendo el documento.
5.1.1.1. Procedimiento.
5.1.1.2. Instructivo.
5.1.1.3. Registro.
5.1.1.4. Ayuda Visual.
5.1.1.5. Política.
5.1.1.6. Especificación.
5.1.1.7. Manual.
5.1.2 El gerente del sistema de gestión de calidad e inocuidad enviará mediante correo electrónico la plantilla
solicitada.
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5.2 Elaboración de documentos.
5.2.1 El responsable de elaborar el documento tomará en cuenta para ello los siguientes lineamientos:
5.2.1.1 Respetará el formato de la plantilla vigente.
5.2.1.2 Llena los campos requeridos como son:
5.2.1.2.1 Título.
5.2.1.2.2 Nombre y puesto de quien preparó.
5.2.1.2.3 Nombre y puesto de quien revisó.
5.2.1.2.4 Nombre y puesto de quien autorizó.
5.2.1.2.5 Objetivo: Describe el propósito y/o la razón de ser del documento.
5.2.1.2.6 Alcance: Describe las áreas donde se aplica el documento.
5.2.1.2.7 Definiciones: Palabras o siglas que requieran de una aclaración dentro del documento, y
abreviaturas a utilizar.
5.2.1.2.8 Políticas y responsabilidades:

Política: Es el conjunto de “reglas” que nos guían en el desarrollo de los procesos.

Responsabilidades: Describen las obligaciones generales que son competencia de un determinado
puesto.
5.2.1.2.9 Metodología: Describe de forma ordenada todas las actividades a desarrollar (quien hace que y
como lo hace).
5.2.1.2.10 Respetará tamaños y colores de letras tal como se define a continuación:
5.2.1.2.10.1 Texto: Arial 10 en color negro.
5.2.1.2.10.2 Títulos deben ir en mayúsculas y negritas.
5.2.1.2.10.3 En el cuerpo del documento utilizar letras mayúsculas y minúsculas. No usar solo
mayúsculas.
5.2.1.10.4 En subtítulos y referencias a otros documentos marcar en negritas.
5.3 Control de los registros:
5.3.1 El responsable del documento informa al gerente del sistema de gestión e inocuidad en el caso de
registros lo siguiente:
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5.3.1.1 Lugar de almacenamiento y protección: Se refiere al lugar físico o electrónico (ruta) en donde
serán guardados los registros una vez que hayan sido llenados y la forma en que aseguraran su
preservación.
5.3.1.2 Forma de almacenamiento: Se refiere a la forma en que se guardaran los registros, por
fecha, folio, cliente, etc.
5.3.1.3 Tiempo de resguardo: El tiempo que se conservaran los registros.
5.3.1.4 Disposición: Indica que se hará con esos registros una vez que concluya su tiempo de
resguardo.
5.3.2 El responsable del documento debe hacer llegar el nuevo documento al gerente del sistema de
gestión de calidad e inocuidad.
5.4 Titular y codificar:
5.4.1 El gerente del sistema de gestión de calidad e inocuidad recibe el documento
asegurándose que los puntos anteriormente mencionados hayan sido respetados; de no ser así lo
reenvía para su corrección. Después se revisa el contexto del documento y valida que el título tenga
coherencia con lo escrito. Posteriormente codificará el documento de acuerdo a los siguientes criterios:
5.4.2 Dependiendo del tipo de documento al que corresponda y de acuerdo al consecutivo de la
Lista maestra de documentos y registros REG-001 asigna el código al documento:
XXX - ###
Donde: XXX: Son las tres siglas del tipo de documento a controlar.
###: Es el número consecutivo de acuerdo a la cantidad de documentos existentes en la Lista
maestra de documentos y registros REG-001.
XXX:
Procedimiento
Instructivo
Registro
Ayuda Visual
Política
Especificación
Manual
Documentos externos
PRO
INS
REG
AVI
POL
ESP
MNL
DEX
5.4.3. El gerente del sistema de gestión de calidad y responsable de inocuidad deberá colocar fecha
efectiva y el número de la versión correspondiente del documento, verificando que la cantidad de
páginas sean las correctas.
5.4.4 El gerente del sistema de gestión de calidad e inocuidad debe guardar el documento en su carpeta
correspondiente al sistema de gestión de calidad e inocuidad:
5.4.1 Procedimientos.
5.4.2 Instructivos.
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5.4.3 Registros.
5.4.4 Ayudas Visuales.
5.4.5 Políticas.
5.4.6 Especificaciones.
5.4.7 Manuales.
5.4.8 Documentos externos
Nota: Guardar el archivo con el título del documento utilizando mayúsculas y minúsculas como se
describe a continuación:
XXX-### Titulo de documento
5.5. Aprobar documento:
5.5.1 El gerente del sistema de gestión de calidad e inocuidad imprime el documento original y busca las
firmas de quien:
5.5.1.1 Elabora el documento (Responsable de la modificación).
5.5.1.2 Revisa el documento correspondiente al área.
5.5.1.3 Autoriza el documento correspondiente al área.
5.6. Control de documentos controlados:
5.6.1 El gerente del sistema de gestión de calidad e inocuidad pregunta a los involucrados si necesitan
copias controladas. En caso de requerirlos sella todas las copias como “DOCUMENTO CONTROLADO
Copia No____” en color azul.
5.6.2 El gerente del sistema de gestión de calidad e inocuidad llenará la Lista de Distribución de
Documentos REG-010, entregando la copia a cada solicitante y recabando la firma del mismo. Una vez
entregadas todas las copias, anexa el documento original y lo guarda en la carpeta física.
NOTA: Todo documento impreso que no cuente con sello de “Copia Controlada” es considerado
documento “No Controlado”, por lo cual no se garantiza que esté vigente.
5.6.3 El gerente del sistema de gestión de calidad e inocuidad y guarda el documento electrónico en
PDF. El nombre del archivo solo lleva el código y titulo del documento utilizando mayúsculas y
minúsculas, y lo guarda en la carpeta electrónica correspondiente.
5.6.4 El gerente del sistema de calidad e inocuidad sube la información al filezilla que es el software para
el portal intranet, y da aviso al responsable del documento que este ya se puede usado en el intranet.
5.6.5 Para el uso del intranet se hará mediante el INS-045 Instructivo del uso de portal Intranet.
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5.7 Comunicación y difusión de la documentación cuando presenta cambios de revisión o
creación de nuevo documento.
5.7.1 En el momento que el gerente del sistema de gestión de calidad e inocuidad da aviso del
documento en intranet, en breve deberá utilizar el documento vigente, el responsable que elaboró o
modifico el documento será encargado de comunicar los cambios al personal involucrado.
5.7.2 En el caso de personal de nuevo ingreso o cuando exista la promoción o el cambio de una persona
a otra área, el jefe de área es el responsable de trasmitir los documentos (Procedimientos, Instructivos,
registros, ayudas visuales, políticas, especificaciones, manuales).
5.7.3 Todos los procedimientos, registros, especificaciones, ayudas visuales, manuales y políticas
tendrán fecha vigente de 18 meses a partir de la fecha efectiva. El gerente del sistema de gestión de
calidad e inocuidad llevará el control de las fechas de los documentos próximos a vencer y avisará al
responsable del documento para que lleve a cabo la revisión a detalle y actualizar el mismo elaborando
una nueva versión, si no es necesario hacer ningún tipo de cambio solo se actualizará la fecha efectiva,
con la finalidad de dar seguimiento a la mejora continua.
CAMBIO DE DOCUMENTO
6. Solicitar cambio al documento.
6.1 El solicitante pide al gerente del sistema de gestión de calidad e inocuidad el documento en formato editable
para hacer el cambio requerido.
6.2 El gerente del sistema de gestión de calidad e inocuidad envía el documento solicitado.
6.3 El requisitor realiza los cambios necesarios al documento. Y le envía por vía correo el documento ya
modificado al gerente del sistema de gestión de calidad e inocuidad indicando los cambios realizados.
7. Revisar documento.
7.1 El gerente del sistema de gestión de calidad e inocuidad valida que la naturaleza del cambio no impacte de
manera negativa al sistema de calidad o del sistema de inocuidad.
7.2 Si lo solicitado se contrapone con algún requisito de la Norma ISO 9001:2008, o las normas ISO/TS 220021:2009 y la ISO 22000:2005 se informa al solicitante que dicho cambio no es posible de realizarse. Y el
solicitante regresa al punto 6.3.
7.3 Si lo solicitado cumple con la Norma ISO 9001:2008 o las normas ISO/TS 22002-1:2009 y la ISO
22000:2005 continua en el punto 8.
8. Actualizar documento y asegurar identificación de cambios y estados de revisión:
8.1 El gerente del sistema de gestión de calidad e inocuidad:
8.1.1 Guarda una versión del documento en la misma carpeta electrónica.
8.1.2 Cambia la versión en el documento y actualiza fecha de modificación, verifica que la cantidad de hojas
sean las correctas. Verificará el “Historial de Revisiones” que se encuentra en la parte inferior del documento,
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revisando que cuente en la primera fila la nueva versión, la descripción del cambio, la fecha en que se realiza el
cambio y quien es el solicitante de dicho cambio. Debe tener cuidado de no borrar el historial pasado, tan solo
borrara la última fila para poder desplazar los anteriores comentarios una fila más abajo.
8.1.3 Guarda el documento obsoleto en solo versión electrónica y el físico se rompe.
Nota: En electrónico se conservará todas las revisiones electrónicas obsoletas a partir de la fecha efectiva de
este documento.
DOCUMENTO EXTERNO
9. Control de documento externo
Documentos externos son por ejemplo:
» Fichas Técnicas.
» Manuales de las máquinas.
» Normas.
» Especificaciones del cliente.
» Etc.
9.1 El gerente del sistema de gestión de calidad e inocuidad, identificara en cada departamento los
documentos externos. Y llenará el registro REG-033 Lista de documentos externos. Organiza los
documentos externos de acuerdo a la identificación que dio en su Lista maestra REG-001. Da a conocer
todos los documentos externos a todas aquellas personas que requieran conocerlos.
Nota: Si necesita entregar copias del documento se deberán solicitar al gerente del sistema de gestión de
la calidad e inocuidad para que selle cada una de las copias como “DOCUMENTO CONTROLADO Copia
No____” y recopilara las firmas en la Lista de Distribución de Documentos REG-010.
9.2 El área responsable del documento se asegura de preservar dichos documentos externos.
9.3 El gerente del sistema de gestión de calidad e inocuidad se asegura de registrar quien tiene
documentos externos en la Lista Maestra de documentos y registros REG-001.
Nota: En el caso de normas el responsable del documento debe asegurarse de tener siempre la vigente.
CONTROL DE REGISTROS
10. Llenar Registro
10.1 El personal responsable del llenado completa el registro de acuerdo a los requisitos del área.
Nota: Para los registros llenados a mano no se permite llenar con lápiz y no deben presentar tachaduras
ni corrector en ninguna parte del documento. Si se necesita hacer una corrección solo se puede anular el
dato con dos lineas diagonales.
11. Almacenar Registro
11.1 El responsable del documento almacena el registro en el lugar, tiempo, y forma definida en la Lista
Maestra de documentos y registros REG-001. Y después de que se cumple el tiempo definido en la
Lista Maestra de documentos y registros REG-001, le da la disposición indicada.
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REGISTROS

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Nota: Todo el personal tendrá acceso a todos los documentos que conforman el sistema de gestión de calidad y
a todos los documentos del sistema de gestión de inocuidad mediante la intranet de la empresa
http://www.promi.com.mx/intranet.
VERSION #
FECHA DE
ELABORACION
8
23 JULIO 2015
7
15 MAYO 2015
6
09 MARZO 2015
5
27 MARZO 2014
4
14 NOVIEMBRE 2013
3
16 AGOSTO 2012
2
12 JULIO 2012
1
20 AGOSTO 2011
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
SE AGREGA EN LA DEFINICION
INTRANET LA DOCUMENTACION
PARA EL SISTEMA DE
INOCUIDAD, SE MODIFCA LA
DEFINICION DE DOCUMENTO
OBSOLETO, SE HACER
REVISION GENERAL A
PROCEDIMIENTO
SE ANEXA TODO LO
RELACIONADO AL SISTEMA DE
GESTION DE INOCUIDAD
SE MODIFICA EN SU TOTALIDAD
SE ANEXA INS-045 EL USO DEL
PORTAL INTRANET PARA LA
DOCUMENTACION ISO
SE AGREGA LA VIGENCIA DE
LOS DOCUEMENTOS Y QUIEN
LLEVARÁ EL CONTROL DE LAS
FECHAS PRÓXIMAS A VENCER.
SE AGREGARON LAS
RESPONSABILIDADES DEL
AUXSGC.
SE CAMBIO LA FORMA DE
SOLICITAR DOCUMENTO
NUEVO Y CAMBIO DE
DOCUMENTO.
SE MODIFICO EL PUNTO 4.
APROBAR DOCUMENTO Y SE
AGREGO LA DIRECCIÓN DE LA
INTRANET.
DOCUMENTO INICIAL
SOLICITÓ CAMBIO
VERONICA GARCIA
VERONICA GARCIA
VERÓNICA GARCÍA
TALIA A. VALLE SILVA
CONSUELO CASAS
ISRAEL MUNGUÍA MATA
ISRAEL MUNGUÍA MATA
ISRAEL MUNGUÍA MATA