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ALBARANES XML
INSTRUCCIONES ALBARANES XML
1. RECEPCIÓN DE PEDIDOS CON ESCÁNER
Es la forma más habitual de recepcionar los pedidos, consiste en escanear los
artículos recibidos en la farmacia para comprobar si coinciden o no con lo que
se pidió. Este proceso consta de tres pasos que se realizan de manera
consecutiva:
1. RECEPCIÓN DE PRODUCTOS CON ESCÁNER
RECEPCIÓN DE PRODUCTOS CON ESCANER
Desde Pedidos Pendientes de Recibir podemos entrar en esta opción haciendo
“clic” sobre su icono o pulsando <Ctrl+6>. Aparece la pantalla “Recepción de
artículos por Escáner”. En esta pantalla tenemos que escanear los artículos
recibidos.
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Una vez escaneados podemos salir y volver a entrar en la pantalla tantas veces
como queramos, con la única precaución de grabar las líneas introducidas
antes de salir, pulsando <Ctrl+A> o el icono “Aceptar”.
Cuando volvamos a entrar aparecerá la pantalla vacía pero las líneas ya
escaneadas están guardadas en un fichero.
En la pantalla “Recepción de Artículos por Escáner”, además de escanear
artículos, podemos introducirlos por código o buscarlos por denominación.
Para borrar una línea tenemos que colocarnos sobre ella y pulsar la tecla
<Supr> o hacer “clic” sobre el icono
La línea no desaparecerá de la pantalla sino que se vuelve de un tono más
tenue y ligeramente tachada. Para volver a activar la línea tenemos que volver
a pulsar <Supr> colocando el cursor sobre la línea.
2. MODIFICACIÓN DEL PEDIDO ESCANEADO
MODIFICACIÓN DEL PEDIDO ESCANEADO
Para entrar en esta opción tenemos que hacer “clic” sobre su icono o pulsar
<Ctrl+7>. Nos aparece la pantalla “Modificación del Pedido Escaneado” en la
que podemos modificar las líneas introducidas en la opción anterior (Cantidad,
Bonificaciones, Precios, Fecha de caducidad...), borrar una línea o borrarlas
todas. Para ello contamos con los iconos y teclas habituales.
Al utilizar Albaranes XML (Tipo de fichero que nos proporcionan nuestros
proveedores y que nos permite cargar los datos de los albaranes como precios,
unidades pedidas, tipo de IVA, etc.) este paso es necesario para llevar a cabo
la recepción.
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Una vez nos encontremos en la pantalla “Modificación del Pedido Escaneado”,
tenemos que pulsar el icono
o <Ctrl+4>.
Al pulsar este icono aparecerá la pantalla “Seleccionar Proveedor”, si en el
campo “Comunicación” señalamos Albarán XML filtrará por los proveedores
que tengan configurado la opción de albaranes XML. Debemos indicar el
proveedor del pedido que estamos recepcionando y aceptar la pantalla.
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A continuación aparecerá la pantalla “Carga del Albarán”, donde aparecerá
señalada la opción “Recepción directa”.
En esta pantalla tenemos que completar los siguientes datos:
- Nº de Albarán del Pedido: Este número está en la solapa de las cubetas en
las que se han recibido los artículos.
- Las Condiciones de Carga y Actualización: De las fichas de los artículos
que vamos a recepcionar. Los campos que podemos actualizar son:

PVP. De las Especialidades Farmacéuticas.

PVF. De cada artículo.

PV. Para actualizar el PVA de cada artículo.

PC. De cada artículo.

IMP. Impuesto de cada artículo.
Las opciones configurables son sí, no y sí si las existencias son = a 0. Si
escogemos la primera opción Unycop Win actualizará estos campos de la
Ficha de los Artículos que vamos a recepcionar.
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-
Artículos sin PVP: Se refiere a los artículos que vamos a recepcionar y no
tienen PVP en el albarán (por lo general, Parafarmacia y Dietética). Las
opciones configurables son las mismas que las descritas anteriormente.
-
Diferencia de precio que se considera redondeo: Nos permite excluir de
las incidencias del albarán aquellos artículos cuya diferencia de precio entre
la Ficha del Artículo y el albarán sea menor al indicado en este apartado.
-
Redondeo Automático: Si marcamos esta opción hará un redondeo
automático:
 Si la diferencia es < de 0.02 redondeará a la baja a 0.
 Si la diferencia es > 0.02 redondeará al alza a 0.05.
Cada vez que se acceda a esta pantalla para descargar un albarán XML estas
opciones aparecerán marcadas tal y como se determinaron en la recepción
anterior.
Al aceptar la pantalla “Carga de Albarán” aparecerá un documento con los
datos del almacén y del pedido que estamos recepcionando, Nº líneas y
Unidades (pedidas, servidas, en falta, bonificadas), Total PVP, PVF, PV, PC;
Bases, incidencias etc.
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El programa descarga el albarán directamente de Hefagra. De forma
automática nos aparecerá en pantalla un resumen con los datos del albarán y
las incidencias si las hubiera.
Estas incidencias pueden ser:
-
No coinciden líneas escaneadas y líneas cargadas.
-
No coinciden líneas bonificadas escaneadas y líneas bonificadas.
-
No coinciden unidades escaneadas y unidades cargadas.
-
No coinciden unidades bonificadas escaneadas y unidades bonificadas.
-
Artículos escaneados que no vienen en el albarán.
-
Artículos del albarán que no han sido escaneados.
-
Incidencia por diferencia de precio de artículos.
-
Incidencia porque no coinciden las cantidades pedidas con las recibidas.
Esta hoja de incidencias y resumen de albarán se puede imprimir o guardar.
También aparecerá automáticamente una copia del albarán en formato PDF:
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NOTA: En la parte superior de la pantalla donde aparece el albarán en PDF,
tenemos la posibilidad de buscar por código, denominación o fragmento.
Al realizar el último paso que se describe a continuación, al utilizar el albarán
XML los datos (bases, IVA…) se cargarán automáticamente en la pantalla
“Albarán”.
3. RECEPCIÓN DEL PEDIDO ESCANEADO
RECEPCIÓN DEL PEDIDO ESCANEADO
Es el último paso de la “Recepción por Escáner” en el que vamos a comparar
los artículos escaneados con el pedido que enviamos.
Desde Pedidos Pendientes de Recibir podemos entrar en esta opción haciendo
“clic” sobre su icono o pulsando <Ctrl+8>. Aparece una pantalla con todos los
Pedidos Pendientes de Recibir. Tenemos que seleccionar el que queremos
comparar con las líneas escaneadas.
Por defecto, siempre vamos a ver las incidencias del pedido (o sea las
diferencias entre lo pedido y lo escaneado) ordenadas por denominación. Los
artículos cuyas Fichas se hayan actualizado en alguno de los campos
aparecerán marcados en la columna *. Si los desmarcamos no se actualizarán
los campos.
Podemos cambiar estos criterios antes de seleccionar el pedido a comparar, en
la esquina superior derecha de la pantalla podemos elegir mostrar: Todo el
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Pedido o Sólo incidencias. Una vez seleccionado aparece la pantalla
“Incidencias del Pedido”.
En la parte inferior de la pantalla aparece información sobre el artículo en el
que estamos situados en la pantalla de incidencias. Podemos modificar las
unidades recibidas, las bonificadas o devueltas, los PVP y PC.
Pulsando la tecla “R” aparece un resumen comparativo del pedido escaneado
frente al Pedido Pendiente de Recibir. Es muy útil para detectar posibles
errores en la recepción (diferencias entre las unidades o las líneas Pendientes
de Recibir frente a las escaneadas...).
Estas incidencias las podemos imprimir pulsando <Ctrl+I> o haciendo “clic”
sobre el icono de la impresora de la “barra de superior de iconos”.
Para finalizar la recepción tenemos dos posibilidades:
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-
Aceptar la pantalla de incidencias: Activando el icono
o pulsando
<Ctrl+A>. En este caso las faltas del pedido pasarán a “Pendiente de
Lanzar” al proveedor asignado para las faltas. Al final de este proceso
aparecerá la pantalla “Albarán” donde se cargarán de manera automática,
las bases del albarán XML.
-
Activar el icono
Recepción Pendiente de Recibir: Si en vez de
aceptar la pantalla de incidencias hacemos “clic” sobre este icono o
pulsamos <Ctrl+3>, recepcionamos parcialmente el pedido. Los artículos
escaneados se recepcionan aumentando sus existencias y las incidencias
van a generar otro Pedido Pendiente de Recibir. Este proceso lo podemos
repetir tantas veces como queramos, generándose cada vez un albarán que
podemos unir posteriormente.
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3. ¿CÓMO CONSULTAR ALBARANES?
Desde las pantallas “Carga del Albarán”, “Pedidos Pendientes de Recibir” y
“Gestión de Albaranes” podemos consultar otros albaranes ya existentes a
través del icono:
VISOR DE IMÁGENES
Pulsando este icono accederemos a una pantalla donde podremos visualizar
los albaranes en formato PDF, previamente guardados (se guardan
automáticamente).
En esta pantalla existen las siguientes opciones:
-
Botón “Filtrar”: Pulsando este botón situado en la parte superior de la
pantalla podremos acotar la búsqueda por fecha o referencia.
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-
Botón “Recargar”: Pulsando este botón actualizaremos los albaranes
descargados en PDF para que aparezcan en esta pantalla.
-
Botón “Copiar a..”: Pulsando este botón podremos guardar los albaranes
en nuestro PC, en CD-Rom o Pen Drive.
-
Botón “Archivar”: Pulsando este botón podremos archivar los albaranes
que previamente seleccionemos. Para consultar posteriormente los
albaranes archivados, tenemos que marcar la opción “Buscar también en
los archivados” situada en la parte inferior de la pantalla y pulsar el botón
“Recargar”.
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4. VENTAJAS DEL NUEVO SERVICIO DE ALBARANES XML
La automatización de los procesos siempre es una ventaja puesto que reduce
la posibilidad de errores humanos. Pero esta automatización supone además:
Ahorro de tiempo a la hora de recepcionar el pedido. El programa nos dice
las incidencias entre lo escaneado y el albarán tanto en unidades de más o
menos, como en las diferencias que pueda haber en precio etc.
Bases de datos permanentemente actualizadas en ficha. Permite mantener
las Fichas de artículos actualizadas. Cada vez que recepcionamos se
comprueba si PVP, PVF, PV, PC e incluso el IVA están correctos.
Bases, PVF, PVP, número de pedido, fecha de pedido, automatizados. Con
lo que ahorramos tiempo al no tener que introducir estos datos manualmente al
finalizar la recepción.
Evita contratiempos como pueda ser que se extravíe el albarán. Ya no hay
que esperar el albarán en la cubeta ni almacenarlo en la farmacia con las
ventajas que esto conlleva.
Histórico de pedidos, nos permite archivar y consultar los albaranes
existentes, ahorrando tiempo y espacio.
Respeto al medioambiente. Este sin duda es un ejemplo de responsabilidad
social corporativa, tanto de las farmacias como de la Cooperativa con el medio
ambiente.
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