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4.1 PROCEDIMIENTO
ADQUISICIONES POR MODALIDAD DE COMPRA DIRECTA
Nombre del procedimiento
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01
ADQUISICIONES POR MODALIDAD DE COMPRA DIRECTA
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1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Describir los criterios y actividades para realizar adquisiciones por modalidad de compra
directa, en el marco de la normativa aplicable.
2. MARCO NORMATIVO:
a. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
b. Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento
c. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio
Fiscal vigente
d. Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado GUATECOMPRAS.
e. Ley Contra la Corrupción
f. Normas de Control Interno de la Contraloría General de Cuentas
g. Guía de Sistema de Gestión y Pre-orden de Compra
h. Reglamento Orgánico Interno del MSPAS, Acuerdo Gubernativo número 115-99
Nombre del procedimiento
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01
ADQUISICIONES POR MODALIDAD DE COMPRA DIRECTA
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3. DESCRIPCIÓN:
3.1 Compras directas en el rango de Q 0.01 hasta Q 1,000.00
No.
1.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Elabora y entrega la “Requisición Despacho de
Almacén” al Encargado/Auxiliar de Almacén.
Unidad solicitante
Verifica existencia en el almacén y
disponibilidad de materiales y/o suministros.
determina
¿Existe disponibilidad?
2.
No: entrega a la Unidad interesada “Requisición
Despacho de Almacén” sellada y firmada en la parte
posterior, como constancia de la no existencia de los
materiales y/o suministros, continua en paso No.3.
Encargado/Auxiliar de
Almacén
Sí: realiza la entrega del material y/o suministro según
procedimiento establecido.
Elabora y presenta la “Solicitud de Pedido” a la Sección
de Compras de la Unidad Ejecutora, adjuntando la
“Requisición Despacho de Almacén” que fue sellada y
firmada por el Encargado/Auxiliar de Almacén.
Nota: la información contenida en los formatos debe ser
llenada con letra legible a tinta (impresora, máquina de
escribir, bolígrafo) y no debe llevar tachones, borrones,
aplicaciones de corrector o alteraciones.
3.
En el caso que el pago se realice con fondos de caja
chica, la Unidad solicitante procede a gestionar la compra
(ver guía “Manejo, Control y Liquidación de Fondo de
Caja Chica”) y no es necesario elaborar la “Solicitud de
Pedido”, debiendo cumplir con los siguientes requisitos.
 La factura debe ir razonada y firmada en la parte
posterior por el jefe de la Unidad solicitante y quien
recibe el servicio o producto.
 La compra del bien o servicio debe estar comprendida
entre los montos de Q 0.01 a Q 1,000.00
 El Encargado del Fondo de Caja Chica debe
conformar el expediente para la liquidación según lo
Unidad solicitante
No.
Nombre del procedimiento
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE
establecido en la guía “Manejo, Control y
Liquidación de Fondo de Caja Chica”.
NOTA: Para la liquidación de las adquisiciones que se
realicen de la forma descrita en el párrafo anterior no
deben presentarse: vales, recibos, conocimientos o
cualquier otro documento que no sea de legítimo abono.
3.2 Compras y Contrataciones Directas en el Rango de Q.1,000.01 A Q.10,000.00
(mayor a Q.1,000.00 y menor a Q.10,000.01)
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Recibe solicitud de pedido y asigna código de insumo,
según
catálogo
SIGES
y
traslada
al
Encargado/Asistente Analista de Compras de la Unidad
Ejecutora.
Si determina que la compra se realice por la modalidad
de pago por Acreditamiento en cuenta, procede según
1.
el procedimiento de “compras y contrataciones
directas en el rango de Q10,000.01 a Q.90,000.00.
Responsable de Centro de
Costos
Nota: la información contenida en los formatos debe
ser llenada con letra legible a tinta (impresora, máquina
de escribir, bolígrafo) y no debe llevar tachones,
borrones, aplicaciones de corrector o alteraciones.
Recibe “Solicitud de Pedido”, revisa la información,
verifica código(s) de insumo(s) y determina
cumplimiento de requisitos:
¿Cumple requisitos?
2. No: Devuelve a la Unidad solicitante para que complete
la información o elabore una nueva solicitud, según
corresponda.
Sí: Verifica que los bienes y suministros requeridos se
encuentren incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones
y Contrataciones, (PAAC).
Encargado/Asistente Analista
de Compras
No.
Nombre del procedimiento
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE
¿Los insumos se encuentran incluidos en el PAAC?
Sí: Verifica si el/los bien(es), servicios y/o insumo(s) se
encuentra(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto.
Continúa procedimiento en paso número 3.
No: Notifica al Jefe de la Unidad solicitante, para que
elabore justificación de la compra, actualización del
PAAC y gestione la autorización del Jefe del
Departamento Administrativo en Sede Central y
Gerente Administrativo Financiero en las Unidades
Ejecutoras.
Determina si los bienes se encuentran adjudicados en
Contrato Abierto.
¿Existen los bienes, servicios y/o insumos en
Contrato Abierto?
3. Sí: verifica que el/los bien(es) y/o insumo(s) cumplan
con los requerimientos de la dependencia y procede
según “Procedimiento de Compra por Contrato
Abierto”.
Encargado/Asistente Analista
de Compras
No: Verifica precios en el mercado con los proveedores,
y continúa procedimiento.
Consigna el valor estimado del producto o servicio,
solicita verificación de la disponibilidad presupuestaria,
modalidad de pago y renglón (es) a afectar, en la
Encargado/Asistente Analista
4. Sección
de
Presupuesto
del
Departamento
de Compras
Administrativo en Sede Central y en las Unidades
Ejecutoras al Encargado de Presupuesto en la Gerencia
Administrativa Financiera.
No.
Nombre del procedimiento
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Verifica y determina disponibilidad presupuestaria.
¿Existe disponibilidad presupuestaria?
Sí: Anota la(s) partida(s) presupuestaria (s)
correspondiente (s) y renglón del gasto, devuelve al
Encargado/Asistente/Analista de Compras.
5.
Encargado de Presupuesto
No: Notifica la falta de presupuesto al Jefe del
Departamento Administrativo en Sede Central y en el
caso de las Unidades Ejecutoras al Gerente
Administrativo Financiero para la autorización de la
modificación
presupuestaria,
de
acuerdo
al
procedimiento
de
“Reprogramación
de
Subproductos”.
6.
Gestiona la firma de autorización del Gerente
Administrativo Financiero, y firma de aprobación de la
Encargado/Asistente/Analista
Autoridad
Administrativa
Superior
(Jefe
del
de Compras
Departamento Administrativo en Sede Central y
Director en Unidades Ejecutoras).
Verifica con proveedor si está en la capacidad de
cumplir con los requisitos, solicita una proforma, la
revisa y si cumple con los requisitos le adjudica la
compra; caso contrario repite el procedimiento hasta
garantizar el suministro de lo solicitado.
Encargado/Asistente/Analista
7.
de Compras
En el caso de compras directas con pago por
acreditamiento en cuenta, gestiona la elaboración de la
pre orden de compra con Encargado de Centro de
Costo.
No.
Nombre del procedimiento
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Realiza consolidación de pre órdenes en el SIGES.
Crea, registra y autoriza “Orden de Compra”, en
SIGES, la imprime y firma, solicita la firma de
aprobación del Jefe de Compras y Jefe del
Departamento Administrativo en Sede Central y en las
Unidades Ejecutoras al Gerente Administrativo
Financiero y el Director, y traslada al Proveedor.
8.
Nota: La “Orden de Compra” en el SIGES no aplica Encargado/Asistente/Analista
para pago por Fondo Rotativo.
de Compras
En el caso que el pago de la adquisición se realice con
cheque, procede según procedimiento “Solicitud de
Cheque de Fondo Rotativo”, la firma y gestiona la
firma del Gerente Administrativo o Director en Unidades
Ejecutoras y en el caso de la Sede Central la del Jefe
del Departamento Administrativo o Gerente General
Administrativo
Financiero
para
la
aprobación
correspondiente.
Traslada copia de la “Solicitud de Pedido” y la
“Orden de Compra” (ésta última cuando procede pago
por acreditamiento en cuenta) al Encargado/Auxiliar de
Almacén para la recepción de los materiales,
suministros o bienes adquiridos. En el caso de los
bienes pertenecientes al Grupo 3 “Propiedad, Planta, Encargado/Asistente/Analista
9.
Equipo e Intangibles”, el Encargado/Asistente/Analista
de Compras
de Compras también debe notificarle al Encargado de
Inventarios la fecha y hora de la recepción de los bienes
adquiridos, así como trasladarle copia de la “Orden de
Compra”; ésta última cuando procede pago por
acreditamiento en cuenta.
En el caso de bienes o insumos, realiza la recepción y
procede a elaborar, Formulario “Constancia de
Ingreso a Almacén y a Inventario (forma 1H)
(cuando proceda).
10.
 En caso de insumos, traslada a firma del Gerente
Administrativo Financiero.
 En Caso de bienes, solicita adicionar la firma del
encargado de inventarios.
Encargado /Asistente/ de
Almacén
No.
Nombre del procedimiento
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
 Conforma
el
expediente
y
traslada
Encargado/Asistente/Analista de Compras
RESPONSABLE
al
NOTA: En el caso de tratarse de la adquisición de
servicios, la unidad solicitante al momento de recibir los
servicios contratados debe llenar el formato
“Constancia de Satisfacción del Servicio” para
adjuntarse al expediente de pago.
Conforma expediente con los documentos en original
de la siguiente manera:
11.
 “Solicitud de Pedido”
 Factura razonada por la persona responsable de
autorizar la compra
 Formulario “Constancia de Ingreso a Almacén y a
Inventario (forma 1H) (cuando proceda)
 Orden de Compra” del Sistema de Gestión
(SIGES) (aplica en el caso de acreditamiento en
cuenta)
 “Constancia de Satisfacción del Servicio” (en el
caso de servicios contratados y recibidos; para los
servicios básicos el único que necesita presentar
esta constancia es el servicio de extracción de
Encargado/Asistente/Analista
basura, no así: agua, luz, teléfono, internet, entre
de Compras
otros)
 “Certificación de Inventario” y copia de
programación de equipo (en caso de tratarse de
bienes inventariables)
 “Planilla para compras en Mercado” (en el caso
de compras realizadas en el mercado)
 “Solicitud de Cheque de Fondo Rotativo”
(cuando el pago se realice con cheque).
 “Registro de Asistencia” (procede para gasto de
alimentación).
 “Registro de Asistencia a Capacitaciones”
(procede
para
pago
de
eventos
como
capacitaciones, talleres y seminarios, entre otros).
 “Registro para planilla de hospedaje” (en el caso
de pago de hospedaje).
No.
12.
Nombre del procedimiento
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Traslada el expediente debidamente conformado a la
Sección de Contabilidad para gestionar el pago, según
“Guía para pago por Fondo Rotativo” para pago con Encargado/Asistente/Analista
cheque y según procedimiento “Registro de
de Compras
Compromiso, Devengado y Pagado a través de
SIGES” para pago por Acreditamiento en cuenta.
3.2 COMPRAS Y CONTRATACIONES DIRECTAS EN EL RANGO DE Q10,000.01 A Q.90,000.00
(MAYOR A 10,000.00 Y MENOR A Q.90,000.01)
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Recibe “solicitud de pedido”, y asigna código de
insumo, según catalogo SIGES y traslada al Encargado
de Compras de la Unidad Ejecutora.
1.
Nota: la información contenida en los formatos debe
ser llenada con letra legible a tinta (impresora, máquina
de escribir, bolígrafo) y no debe llevar tachones,
borrones, aplicaciones de corrector o alteraciones.
Responsable de Centro de
Costos
En el caso de medicamentos, material médico
quirúrgico y fórmulas sucedáneas de la leche materna,
se deberá contar con dictamen del comité
correspondiente al producto/insumo a comprar.
Recibe la “Solicitud de Pedido”, revisa la información,
verifica código(s) de insumo(s) y determina
cumplimiento de requisitos:
¿Cumple requisitos?
No: requiere correcciones o elaboración de nuevo
formulario según corresponda.
2.
Sí: Verifica que los bienes y suministros requeridos se
encuentren incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones
y Contrataciones, (PAAC).
¿Los bienes y suministros se encuentran incluidos
en el PAAC?
Sí: Verifica si el/los bien(es), servicios y/o insumo(s) se
Encargado/Asistente/Analista
de Compras
No.
Nombre del procedimiento
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
encuentra(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto.
RESPONSABLE
No: Notifica al Jefe de la Unidad solicitante, para que
elabore justificación de la compra, actualización del
PAAC y gestione la autorización del Jefe del
Departamento Administrativo en Sede Central y
Gerente Administrativo Financiero en las Unidades
Ejecutoras. Continúa procedimiento en paso número 3.
¿Existen los bienes, servicios y/o insumos en
contrato abierto?
Sí: Verifica que el/los bien(es) y/o insumo(s) cumplan
con los requerimientos de la dependencia y procede Encargado/Asistente/Analista
3.
según “Procedimiento de Compra por Contrato
de Compras
Abierto”.
No: Verifica precios en el mercado con los proveedores,
y continúa procedimiento.
Consigna el valor estimado del producto o servicio y
solicita
la
verificación
de
la
disponibilidad
presupuestaria, la modalidad de pago y renglón (es) a
Encargado/Asistente/Analista
4. afectar, en la Sección de Presupuesto del
de Compras
Departamento Administrativo en Sede Central y en las
Unidades Ejecutoras al Encargado de Presupuesto en
la Gerencia Administrativa Financiera.
Verifica y determina disponibilidad presupuestaria.
¿Existe disponibilidad presupuestaria?
Sí: Anota la(s) partida(s) presupuestaria (s)
correspondiente (s) y renglón del gasto, devuelve al
Encargado/Asistente/Analista de Compras.
5.
No: notifica la falta de presupuesto al Jefe del
Departamento Administrativo en Sede Central y en el
caso de las Unidades Ejecutoras al Gerente
Administrativo Financiero para la autorización de la
modificación
presupuestaria,
de
acuerdo
al
procedimiento
de
“Reprogramación
de
Subproductos”, para continuar con el proceso de
compras.
Encargado de Presupuesto
No.
Nombre del procedimiento
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Gestiona la firma de autorización del Gerente
Administrativo Financiero, y firma de aprobación de la
Encargado/Asistente/Analista
6. Autoridad
Administrativa
Superior
(Jefe
del
de Compras
Departamento Administrativo en Sede Central y Director
en Unidades Ejecutoras).
7.
Elabora Bases de Compra directa y anuncia el evento
en el Sistema de Guatecompras; en donde se clasifica
y se obtiene el Número de Operación de Guatecompras
(NOG) del evento (Resolución No. 30-2009, 11-2010
“Normas para el Uso del Sistema de Información de
Contrataciones
y
Adquisiciones
del
Estado
(GUATECOMPRAS), y publica el “Detalle Compra
Directa”.
El tiempo que se debe consignar en
Guatecompras para la recepción de las ofertas debe Encargado/Asistente/Analista
indicarse en las bases de “Compra Directa”
de Compras
Nota: El tiempo que la oferta estará vigente en el
sistema GUATECOMPRAS no debe exceder a los 3
días hábiles a partir de la publicación. En caso de
necesidades de emergencias se podrá reducir el
tiempo establecido, siempre y cuando exista una
justificación de la autoridad administrativa superior,
para realizarlo.
No.
Nombre del procedimiento
Versión:
01
ADQUISICIONES POR MODALIDAD DE COMPRA DIRECTA
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Revisa las ofertas electrónicas, consulta la base de
datos de proveedores que maneja la Sección de
Compras; para verificar el estatus de los proveedores
(Calificado o Condicionado), llena el formato “Cuadro
Comparativo de Ofertas Electrónicas”, en el cual
justifica los criterios considerados para la adjudicación
realizada. Se adjudica al proveedor que llene todas las
especificaciones y características solicitadas.
Se puede realizar la adjudicación a más de un
proveedor siempre y cuando el evento de la compra
tenga más de un (1) renglón y convenga a los intereses
del Estado, atendiendo a la naturaleza de los bienes,
suministros, obras o servicios, de acuerdo con las
diferentes ofertas electrónicas que se obtengan.
Nota: No se podrá adjudicar parcialmente por renglón.
8.
Si
solo
se
presenta
una
oferta,
el
Encargado/Asistente/Analista de Compras la revisa y si Encargado/Asistente/Analista
cumple con los requisitos solicitados le adjudica la
de Compras
compra.
Nota: En caso que no se presente ninguna oferta o
todas las ofertas recibidas no cumplan con los
requisitos solicitados, el evento se declara desierto y el
Encargado/Asistente/Analista de Compras debe
asignar en Guatecompras el estatus de “Finalizado
Desierto” y luego proceder a comprar al proveedor que
garantice el cumplimiento de los requisitos solicitados,
agotando en su orden la clasificación de los
proveedores en la base de datos de proveedores que
maneja la Sección de Compras, o buscar un nuevo
proveedor que esté inscrito y habilitado en la
Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).
Cuando se trate de proveedor único, luego de la
publicación en Guatecompras procede a solicitarle la
proforma para realizar la compra, debiendo justificar la
adjudicación por único proveedor.
9.
Publica
en
GUATECOMPRAS
el
Comparativo de Ofertas Electrónicas”.
“Cuadro
Encargado/Asistente/Analista
de Compras
No.
10.
Nombre del procedimiento
Versión:
01
ADQUISICIONES POR MODALIDAD DE COMPRA DIRECTA
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Nota: Cuando se considere conveniente podrá elaborar
Anexo Comparativo de Ofertas para documentar la
evaluación del cumplimiento de los requerimientos.
Traslada el expediente de compras al Jefe del
Departamento Administrativo en Sede Central y en el
caso de las Unidades Ejecutoras al Gerente
Administrativo Financiero, conteniendo lo siguiente:




Solicitud de Pedido
Cuadro Comparativo de Ofertas
Ofertas Electrónicas recibidas
Constancia
de
la
publicación
GUATECOMPRAS cuando aplique
Revisa
“Cuadro
Electrónicas.”.
Comparativo
de
RESPONSABLE
Encargado/Asistente/Analista
de Compras
en
Ofertas
Si la documentación es incorrecta, devuelve al
Encargado/Asistente/Analista de Compras para que
11. realice las correcciones correspondientes.
Si la documentación es correcta, firma y sella.
Jefe del Departamento
Administrativo en Sede
Central y en el caso de las
Unidades Ejecutoras al
Gerente Administrativo
Financiero
Traslada expediente al Encargado/Asistente/Analista de
Compras.
Recibe expediente y traslada a
12. Administrativa
Superior
de
la
correspondiente.
la Autoridad
Encargado/Asistente/Analista
Dependencia
de Compras
Recibe expediente, analiza y autoriza el gasto,
refrendando mediante firma el Cuadro Comparativo de
13. ofertas electrónicas.
Autoridad Administrativa
Superior de la Dependencia
Traslada expediente al Encargado de Compras.
Recibe expediente y publica Cuadro Comparativo de
Ofertas electrónicas y cambia el estatus del concurso a
“Adjudicado Terminado”, en Guatecompras.
14.
Cuando corresponda gestiona la elaboración de la
Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP- y
Constancia de Disponibilidad Financiera -CDF-.
Encargado/Asistente/Analista
de Compras
No.
Nombre del procedimiento
Versión:
01
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Determina si es necesario realizar acta de negociación:
el Acta de Negociación corresponde cuando el monto
sea de Q30,000.01 a Q100,000.00, para el caso de la
compra directa hasta Q.90,000.00.
¿Es necesario realizar acta de negociación?
No: Continúa procedimiento en paso número 17.
Sí: Gestiona la suscripción del “Acta de Negociación”
con el Gerente Administrativo Financiero en las
Unidades Ejecutoras y en el caso de la Sede Central
por el Jefe del Departamento Administrativo, y el
Representante Legal o propietario de la empresa
proveedora, sin necesidad de solicitar delegación de
firma y aprobación de acta.
15.
Una vez firmada el “Acta de Negociación”, el proveedor
tiene quince (15) días hábiles para presentar la fianza
de cumplimiento, la cual debe estar vigente según lo
establecido en el Acuerdo Gubernativo No. 1056-92,
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado,
Artículo 39 literal “a” y “b”. Al momento de presentar la
fianza de cumplimiento, el Encargado/Asistente/Analista
de Compras procede a reproducir fotocopia de la
misma, colocar sello y fecha de recibido en la fotocopia,
para adjuntar al expediente junto con el original.
Encargado/Asistente/Analista
de Compras
En el caso de entregas parciales, se deberá suscribir
Acta de Negociación.
Nota: La fianza de cumplimiento no debe tener
tachones, borrones o perforaciones para que tenga
validez.
Publica en Guatecompras el “Acta de Negociación”.
Nota: En el caso de los montos adjudicados que no
Encargado/Asistente/Analista
16. sobrepasen los treinta mil quetzales (Q.30,000.00) o
de Compras
que sea entrega única, no procede la elaboración de
“Acta de Negociación” o “Contrato Administrativo”.
17.
Gestiona elaboración de pre orden en SIGES con Encargado/Asistente/Analista
Encargado de Centro de Costo.
de Compras
No.
Nombre del procedimiento
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
18. Realiza consolidación de pre órdenes en el SIGES.
RESPONSABLE
Encargado/Asistente/Analista
de Compras
Crea, registra y autoriza Orden de Compra en el
Encargado/Asistente/Analista
19. SIGES, imprime y firma, gestiona autorización de las
de Compras
autoridades correspondientes. Traslada al proveedor.
Notifica al proveedor mediante copia electrónica de la
Orden de Compra, coordina con el proveedor lo Encargado/Asistente/Analista
20.
indicado en las bases para la entrega del bien, servicio
de Compras
y/o insumo.
En el caso de bienes y/o suministros, notifica al
Encargado de Almacén la fecha y hora de recepción de
Encargado/Asistente/Analista
21. los productos adquiridos, en el caso de servicios notifica
de Compras
al receptor, trasladando copia de la “Solicitud de
Pedido” y la orden de compra correspondiente.
En el caso de bienes e insumos, realiza la recepción
según el procedimiento definido, y traslada expediente
de compra al Encargado/Asistente/Analista de
Compras.
22.
Si el/los insumo(s) es/son adquirido(s) en las
instalaciones del proveedor, la recepción la realiza el
Encargado/Asistente/Analista
de
Compras
o
responsable de realizar la compra, quien debe entregar
al Encargado de Almacén los mismos para su registro.
Encargado de Almacén
Verifica que la factura cumpla con la siguiente
información:
Fecha: Emisión de Factura.
Nombre: Dependencia.
NIT: Dependencia.
Dirección: Dirección fiscal según RTU.
Encargado/Asistente/Analista
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que
23.
de Almacén
permita verificar las operaciones aritméticas para
constatar el total del gasto.
Totalizada: en números y letras.
Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen
tributario que le corresponde al proveedor para verificar
si es afecto a retención.
Revisa la factura ingresando en el portal de la SAT y
No.
Nombre del procedimiento
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
verifica que la resolución de la emisión de las facturas
se encuentre vigente.
RESPONSABLE
Nota: Si la factura es cambiaria el proveedor debe
entregar recibo de caja.
Recibe y completa expediente, registra liquidación y
Encargado/Asistente/Analista
24. aprueba en SIGES. Traslada al Departamento de
de Compras
Contabilidad.
Departamento de
Recibe expediente, elabora compromiso, devengado y
25.
Contabilidad de la Unidad
liquidación en SIGES.
Ejecutora
Nombre del procedimiento
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3 DIAGRAMA DE FLUJO
Nombre del procedimiento
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Nombre del procedimiento
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PROCEDIMIENTO COMPRAS Y CONTRATACIONES DIRECTAS EN EL RANGO DE Q.1,000.01 A Q.10,000.00
Encargado/Asistente/Analista de Compras
Encargado/Asistente de Almacén
2
Verifica con proveedor
capacidad de cumplir
con los requisitos y
solicita proforma
Adjudica la compra al
proveedor (cuando
cumpla con los
requisitos)
Fondo Rotativo
¿determina
modalidad de
pago?
Gestiona elaboración de
pre orden en SIGES con
Encargado de Centro de
Costo
Inicia procedimiento
Solicitud de Cheque
de Fondo Rotativo
Realiza consolidación
de pre órdenes en el
SIGES
A
B
Realiza procedimiento
de liquidación de
cheque
1
FIN
Acreditamiento en Cuenta
Conforma expediente y
traslada para gestionar
el pago
Crea, registra y autoriza
Orden de Compra en el
SIGES, imprime y firma,
gestiona autorización,
traslada al proveedor
A
Traslada documentos al
Encargado/Auxiliar de
almacén
Realiza la recepción, en el
caso de bienes o insumos
Recibe expediente,
registra liquidación y
aprueba en SIGES (no
aplica para pagos por
fondo rotativo)
Traslada documentación
de soporte (pago por
acreditamiento en cuenta)
Traslada documentación
de soporte aplicable para
compras por fondo
rotativo
B
Nombre del procedimiento
Versión:
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PROCEDIMIENTO COMPRAS Y CONTRATACIONES DIRECTAS EN EL RANGO DE Q.10,000.01 A Q.90,000.00
Responsable de Centro de Costo
Encargado/Asistente/Analista de Compras
Encargado de Presupuesto
INICIO
Recibe solicitud de
pedido y asigna código
de insumo según
catálogo SIGES
Recibe solicitud de
pedido, revisa
información y verifica
código de insumos
A
NO
Gestiona con unidad
solicitante la información
complementaria o
modificación
SÍ
¿cumple requ isitos?
Verifica que los bienes y
suministros requeridos
se encuentren en el
PACC
Requiere correcciones o
elaboración de nuevo
formulario
Verifica si los bienes/
servicios se encuentran
en contrato abierto
¿Se encuentra en
co ntrato abierto?
SÍ
Inicia
procedimiento
Compra por
Contrato Abierto
NO
Verifica y determina
disponibilidad
presupuestaria
SÍ
¿Existe disponibilidad
presup uestaria?
Anota partidas
presupuestarias y renglón
de gasto
NO
Inicia procedimiento
de Reprogramación
de Subproductos
Verifica precios en el
mercado con los
proveedores
1
1
A
2
Consigna el valor estimado
del producto o servicio y
solicita la verificación de
disponibilidad
presupuestaria, modalidad
de pago y renglón(es) a
afectar
Gestiona la firma de
autorización del Gerente
Administrativo Financiero
y firma de aprobación de
la Autoridad
Administrativa Superior
Nombre del procedimiento
Versión:
01
ADQUISICIONES POR MODALIDAD DE COMPRA DIRECTA
Página
21 de 22
PROCEDIMIENTO COMPRAS Y CONTRATAC IONES DIRECTAS EN EL RANGO DE Q .10,000.01 A Q.90,000.00
Encargado/Asistente/Analista de
Compras
Jefe Depto. Administrativo en Planta
Central / Gerente Admón – Financiero U.E.
Autoridad Administrativa Superior
2
Elabora bases de
compra directa y
anuncia el evento en
SIGES. Publica detalle
de compra directa
Revisa ofertas
electrónicas, consulta
base de datos de
proveedores
Llena formato Cuadro
Comparativo de Ofertas
Adjudica al proveedor que
cumpla con las
especificaciones
Publica en
GUATECOMPRAS
Cuadro Comparativo de
Ofertas electrónicas
Conforma expediente de
compra y traslada
Recibe expediente y
traslada
Firma y sella cuadro
comparativo de ofertas.
Si no está de acuerdo
solicita modificaciones.
Traslada expediente
Autoriza el gasto, firma
cuadro comparativo de
ofertas electrónicas
3
Nombre del procedimiento
Versión:
01
ADQUISICIONES POR MODALIDAD DE COMPRA DIRECTA
Página
22 de 22
PROCEDIM IENTO COM PRAS Y CONTRATAC IONES DIRECTAS EN EL RANGO DE Q .10,000.01 A Q.90,000.00
Encargado/Asistente/Analista de Compras
Encargado/Asistente de Almacén
3
Recibe expediente y publica cuadro
comparativo de ofertas electrónicas,
cambia de estado a “Adjudicado
Terminado” en GUATECOMPRAS
Determina necesidad de realizar
acta de negociación. De proceder
gestiona suscripción y fianza de
cumplimiento. Publica acta de
negociación
Gestiona elaboración de pre orden
en SIGES con Encargado de Centro
de Costo
Realiza consolidación de pre
órdenes en el SIGES
Crea, registra y autoriza Orden de
Compra en el SIGES, imprime y
firma, gestiona autorización,
traslada al proveedor
Traslada documentos al Encargado/
Auxiliar de almacén
Recibe expediente, registra
liquidación y aprueba en SIGES
FIN
Notifica al solicitante que la compra
fue realizada y traslada expediente
al Departamento de Contabilidad
Realiza la recepción, en el caso
de bienes o insumos, según
procedimiento establecido.
Traslada expediente