1. Bienes raíces

TÉRMINOS DE REFERENCIA No. 590
SERVICIO ESPECIALIZADO DE
MENSAJERÍA A NIVEL NACIONAL
Bogotá, D.C. Octubre 2014
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ÍNDICE
TÉRMINOS DE REFERENCIA – SERVICIO DE MENSAJERIA EXPRESA A
NIVEL NACIONAL
ÍNDICE ................................................................................................................. 2
1. CONDICIONES GENERALES ....................................................................... 3
1.1 OBJETO GENERAL.............................................................................................. 3
1.2 MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN ............................................................. 3
1.4 RÉGIMEN JURÍDICO ........................................................................................... 4
1.5 SITIO Y PLAZO DE LA PROPUESTA ................................................................ 4
2. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA........................... 4
2.1 RESPONSABILIDAD EN LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA ............ 4
2.2 REQUISITOS FORMALES DE LA PROPUESTA .............................................. 5
2.3 VALIDEZ DE LA PROPUESTA .......................................................................... 8
2.4 ACLARACIÓN DE LA PROPUESTA ................................................................. 8
2.5 PROPUESTAS PARCIALES ................................................................................ 8
2.6. CONTENIDO TÉCNICO...................................................................................... 8
3. CONCLUSIÓN ANTICIPADA DEL PROCESO DE SELECCIÓN ............... 9
4. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS BANCÓLDEX .......... 9
5. CONDICIONES CONTRACTUALES .......................................................... 9
5.1
PENALIDADES E INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO ....................... 9
5.1 REEVALUACIÒN DE LOS SERVICIOS PRESTADOS. ................................. 10
5.2 VALOR DEL CONTRATO ................................................................................. 10
5.3 IDIOMA ............................................................................................................... 11
5.5 PLAZO ................................................................................................................. 11
5.6 FORMA DE PAGO .............................................................................................. 11
5.7 SEGUROS Y GARANTIAS ................................................................................ 11
5.8 CONFIDENCIALIDAD ....................................................................................... 12
6. CRITERIOS Y PONDERACIONES BÀSICAS DE CALIFICACIÒN DE LAS
OFERTAS ........................................................................................................ 12
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1. CONDICIONES GENERALES
1.1 OBJETO GENERAL
El Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – BANCÓLDEX – está
interesado en contratar un servicio de mensajería a nivel nacional, adecuado a
las necesidades del Banco. Este servicio debe incluir las actividades señaladas
en anexo No 3 “Especificaciones técnicas mínimas.
1.2 MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN
Podrán participar en este proceso de contratación todas las personas naturales
y jurídicas legalmente constituidas y domiciliadas en Colombia, cuyo objeto
social consista en la prestación de servicios de mensajería y envío de
documentos y paquetes (carga) a nivel nacional; que no estén incursos en las
prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades consagradas en la
Constitución Política, en el artículo 8º de la Ley 80 de 1993 y demás normas
concordantes.
Podrán también participar las sociedades extranjeras que demuestren la
constitución de un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado
para representarlas durante el trámite de invitación y selección del proponente,
y en caso que resultara adjudicataria, deberán constituir una sucursal en
Colombia, de conformidad con lo previsto en la Ley.
Se acepta la participación de Proponentes asociados bajo la figura de
consorcios o uniones temporales.
En el evento de presentarse haciendo uso de alguna de estas figuras tendrán
aplicación las siguientes reglas:
-
-
-
-
Presentar copia del acuerdo consorcial o documento de la conformación
de la unión temporal según se trate en el que expresamente se deberá
designar a un representante de los miembros del consorcio o de la unión
temporal para todos los efectos de la presentación de la propuesta de la
eventual suscripción y ejecución del contrato (en el evento que se les
adjudique la convocatoria).
No se acepta ninguna limitación de responsabilidad, por lo que la
responsabilidad de los miembros será solidaria tanto para la
presentación de la propuesta como para la eventual celebración y
ejecución del contrato.
La garantía de seriedad de la oferta y demás garantías que se pidan
para la eventual celebración del Contrato, deberán otorgarse por, y
cubrir a todos y cada uno de los integrantes de la unión temporal o
consorcio, aportándose además el recibo de pago de la prima.
Cada uno de los requisitos de tiempo de existencia, experiencia y
capacidad financiera deberá acreditarse en su totalidad por al menos
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-
uno de los miembros del consorcio o unión temporal, no pudiendo ser
acumulable entre los distintos participantes.
La carta de presentación de la propuesta deberá presentarse suscrita
por el apoderado designado por cada uno de los miembros del
consorcio o unión temporal.
El formato de vinculación de clientes deberá ser diligenciado en su
totalidad por cada uno de los miembros del consorcio o de la unión
temporal además de entregarse toda la información de cada uno de los
participantes exigida en los presentes términos de referencia y el
formato de vinculación de clientes.
Ninguna persona jurídica podrá participar en más de una propuesta, bien sea
como proponente individual o como integrante de una propuesta conjunta.
1.3 TRÁMITE DEL PROCESO
Los términos de referencia serán publicados en la Página Web de
BANCÓLDEX
(http://www.bancoldex.com/contratacion/contratacion.aspx),
desde el 28 de octubre hasta el 11 de noviembre del 2014.
1.4 RÉGIMEN JURÍDICO
En atención al régimen de contratación del Banco de Comercio Exterior de
Colombia S.A., el presente proceso de selección y la contratación que se derive
de la presente convocatoria, se encuentran sometidos a las normas del
Derecho Privado Colombiano.
1.5 SITIO Y PLAZO DE LA PROPUESTA
Cada una de las propuestas deberá ser presentada en la oficina de
Correspondencia de BANCÓLDEX en la ciudad de Bogotá, Calle 28 No. 13 A
15 pisos 39, a más tardar a las 4:00 p.m. del 11 de noviembre del 2014. Las
propuestas radicadas después de esta hora no se tendrán en cuenta en el
proceso de selección.
Las propuestas se deben presentar de manera independiente para la parte
técnica y para la económica, tal como se indica en el punto 2.2 Requisitos
formales de la propuesta.
2. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
2.1 RESPONSABILIDAD EN LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA
El proponente deberá elaborar la propuesta por su cuenta y riesgo de acuerdo
con lo solicitado en estos Términos de Referencia y sus modificaciones, e
incluir dentro de ella toda la información exigida. La propuesta, junto con los
ajustes que se puedan presentar por solicitud de BANCÓLDEX, formará parte
integral del contrato.
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2.2 REQUISITOS FORMALES DE LA PROPUESTA
El anexo No 1: Carta de presentación de la propuesta y el Formato de
Vinculación de clientes Persona Jurídica/Natural y sus anexos, deberán
presentarse en original impresos y debidamente foliados.
La propuestas deberán presentarse en un (1) medio magnético no re
escribible (CD-R o DVD-R) el cual deberá contener la siguiente estructura de
archivos:
Propuesta técnica:
 Un (1) archivo PDF el cual deberá contener los demás documentos e
información digitalizada que comprende la propuesta técnica.
 Un (1) archivo Excel con la información solicitada en el Anexo No 4 –
Experiencia del oferente
Propuesta económica:
 Un (1) archivo PDF el cual deberá contener los demás documentos e
información digitalizada que comprende la propuesta económica.
 Un (1) archivo Excel con la información solicitada en el Anexo No 2:
Servicios y tarifas. Se deberá utilizar el formato publicado para dicho
anexo. Esta información es complementaria a la propuesta económica y
deberá presentarse en archivos separados, tal como se indica en éste
aparte.
La información contenida en el medio magnético NO deberá estar
encriptada o protegida con contraseñas.
A las propuestas técnica y económica deberán adjuntarse los documentos que
se indican a continuación y en los términos y condiciones allí expresados. Su
inobservancia dará lugar a que no sea considerada.
BANCÓLDEX, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política,
presume que toda la información que el proponente allegue con la propuesta es
veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, el Banco podrá verificar la
Información suministrada por el proponente.
Las propuestas deberán presentarse de la siguiente forma:

 Identificación: Términos de Referencia No. xxx Servicio de Mensajería.
 Nombre del Proponente
 Índice
 Componentes: Propuesta Técnica y Propuesta Económica
Propuesta Técnica:
o Aspectos Jurídicos.
 Anexo No 1: Carta de presentación de la propuesta. La carta de
presentación de la propuesta debe estar firmada por el
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representante legal del proponente o por el apoderado constituido
para el efecto, según el caso.

Formato de vinculación / actualización de clientes para persona
jurídica / natural , según corresponda, debidamente diligenciado y
firmado con sus anexos.

Autorización para presentar propuesta y suscribir contrato si se
requiriera. Si el representante legal del proponente o de alguno de
los integrantes de un consorcio o unión temporal requiere
autorización de sus órganos de dirección para presentar oferta y
suscribir el contrato, en caso de ser adjudicado, deberá anexar los
documentos que acrediten dicha autorización, debidamente
firmados por el presidente o el secretario de la reunión del órgano
respectivo.
o Aspectos Técnicos:

Anexar la red de cobertura total y tiempos de tránsito a nivel
Nacional, señalando las zonas y/o lugares de difícil acceso..
Los tiempos de transito señalados tanto en el Anexo No 2 –
Servicios y tarifas, como en la red de cobertura mencionada en
este aparte, deberán ser contados a partir del día de entrega de
los envíos por parte del Banco. De igual forma deberán mencionar
los tiempos de transito que aplican para los servicios especiales
de mensajería, señalados en el numeral 2 del Anexo No 3 –
Especificaciones técnicas mínimas.
Los Oferentes deberán mencionar en este punto si los tiempos de
transito aplican en días hábiles o calendario.

Resolución expedida por el Ministerio de Tecnologías de la
Información, de acuerdo a lo señalado en la Ley postal 1369 de
2009, para la prestación del servicio de mensajería.

Infraestructura (Aviones, vehículos, motocicletas, centros de
acopio, etc) con la que cuenta para la prestación de los servicios
ofertados.
Relacionar en el Anexo No 4 – Experiencia del oferente los
contratos celebrados cuyo objeto sea la prestación de servicios de
mensajería y envío de documentos y paquetes a nivel , nacional,
que hayan sido ejecutados o que estén en ejecución como
mínimo en un 50%.
El proponente deberá incorporar en su propuesta técnica, copias
de las certificaciones o contratos que respaldan la información
consignada en el Anexo No 4.
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
Certificaciones en estándares internacionales para la prestación
de los servicios (ISO, OHSAS, etc.)

Aliados comerciales para la prestación de los servicios ofertados.

Estructura organizacional dispuesta para la prestación del servicio
y la descripción de los perfiles de los Gerentes comerciales,
ejecutivos de cuenta, mensajeros y el personal de apoyo, en la
cual deberá indicar la experiencia aplicada en el sector de la
mensajería de cada uno de los integrantes. Los Proponentes
deberán asignar como mínimo dos (2) Gerentes o Ejecutivos de
cuenta, quienes estarán encargados de atender de forma directa
y personalizada los requerimientos, quejas y reclamos del Banco.

Tecnología, sistemas y mecanismos implementados para el
monitoreo de indicadores, tiempos de tránsito y logística de
distribución, así como sus canales de comunicación,
notificaciones y atención de quejas y reclamos.

Responsabilidad Social Empresarial: Prácticas del Oferente
respecto al manejo de su capital humano, relaciones con la
comunidad y gestión ambiental.

Políticas, mecanismos, montos y demás aspectos para asegurar
los envíos (Ej. Certificaciones de entrega, aseguramiento por
valor declarado, etc.) así como los términos y condiciones
generales para presentar indemnizaciones y/o reclamaciones por
parte del Banco.

Con base a lo estipulado en las disposiciones legales vigentes,
señalar el límite de responsabilidad que asume frente a casos de
pérdida o hurto de los documentos objeto de envío.

Valores agregados ofrecidos por el Oferente, tanto en servicio
como tarifarios.
Propuesta Económica:
La propuesta económica deberá contemplar todas y cada una de las
actividades descritas en el anexo No 3 Especificaciones técnicas mínimas,
adjunto a los Términos de Referencia, con los correspondientes costos que
sean necesarios para prestar a BANCÓLDEX el servicio integral contratado de
manera oportuna, en los lugares y plazos definidos para desarrollar el objeto
contractual. El proponente deberá proyectar todos los costos por separado,
discriminando valores fijos y estimados tales como los derivados de impuestos,
sobrecargo al combustible y los generados por devoluciones.
El valor de la propuesta en todos los casos deberá informar el valor bruto y el
IVA, si aplica.
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En la propuesta económica se deben indicar los precios expresados en pesos
colombianos y en dólar americano, según aplique. El oferente responderá por
los errores u omisiones en que incurra al indicar el valor de su oferta, debiendo
asumir los mayores costos o pérdidas que deriven de dichos errores u
omisiones.
2.3 VALIDEZ DE LA PROPUESTA
La propuesta deberá tener una validez mínima de 120 días calendario,
contados a partir de la fecha de cierre de la invitación.
2.4 ACLARACIÓN DE LA PROPUESTA
Todas las adiciones o ajustes, avisos y comunicaciones que emita
BANCÓLDEX, en relación con los términos de referencia, pasarán a formar
parte de los mismos, y serán publicados en la página Web
http://www.bancoldex.com/contratacion/contratacion.aspx. La consulta y la
respuesta a las observaciones formuladas por los proponentes, no
producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de la
propuesta.
En caso que se requiera aclaración o información adicional, con gusto será
atendida por los funcionarios Oscar Vargas o Julio Barbosa a través de los
correos
electrónicos
[email protected],
[email protected], ó al teléfono 4863000 extensiones 2341 - 2325.
BANCÓLDEX, a través de la Vicepresidencia Administrativa, o en quien dicha
dependencia designe, podrá solicitar por escrito una vez cerrada la invitación,
las aclaraciones y explicaciones que estime pertinentes sobre los puntos
dudosos o confusos de las propuestas.
El próximo martes 04 de noviembre del 2014 se realizará una reunión con
los interesados en aclarar las inquietudes que se presenten frente a este
documento. La reunión se efectuará en las instalaciones del Banco
ubicadas en la Calle 28 No 13ª15 piso 40, a las 2:30 pm.
2.5 PROPUESTAS PARCIALES
No se aceptarán propuestas complementarias o modificaciones que fueren
presentadas con posterioridad a la fecha límite prevista para la presentación de
la propuesta, salvo que hayan sido solicitadas por el Banco. Tampoco se
aceptarán propuestas enviadas por correo electrónico.
2.6. CONTENIDO TÉCNICO
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El proponente puede definir los conceptos tratados dentro del contenido de la
propuesta y que a su juicio requieren una explicación especial para ser
interpretados.
3.
CONCLUSIÓN ANTICIPADA DEL PROCESO DE SELECCIÓN
BANCÓLDEX se reserva el derecho de concluir anticipadamente, declarar
desierto este proceso de selección o de rechazar cualquiera o todas las
propuestas que se presenten, si así conviene a sus intereses, sin necesidad
de dar explicación alguna a los proponentes.
4.
CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS BANCÓLDEX
BANCOLDEX no considerará las propuestas que no cumplan con los requisitos
exigidos en este documento y, entre otros, por las siguientes razones:
1. Cuando se encuentre que el proponente está incurso en alguna de las
incompatibilidades previstas en la Constitución o en la Ley.
2. Por la presentación de varias ofertas por el mismo proponente por sí o por
interpuesta persona en consorcio, unión temporal o individualmente.
3. Presentar y radicar las propuestas después de la fecha y hora
estipulada en los presentes términos de referencia.
4. Cuando el representante legal o los representantes legales de una persona
jurídica ostenten igual condición en otra u otras firmas que también participen
en la presente contratación.
5. Cuando el proponente, habiendo sido requerido por BANCÓLDEX para
aportar documentos o suministrar información, conforme a lo establecido en los
términos de referencia o aclaraciones, no los allegue dentro del término fijado
para el efecto en la respectiva comunicación, o habiéndolos aportado, no esté
acorde con las exigencias.
6. Cuando en la red de cobertura total del proponente no se contemple los
lugares de destino señalados en el Anexo No 2: Servicios y tarifas.
5.
CONDICIONES CONTRACTUALES
5.1
PENALIDADES E INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO
En caso de presentar un indicador de efectividad en el servicio de mensajería
nacional, en los rangos establecidos en las tablas que a continuación se
mencionan, el Banco le aplicará al Oferente seleccionado las penalidades allí
establecidas.
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El indicador de efectividad se entiende como el número de envíos entregados
dentro de los tiempos de tránsito ofrecidos por el Contratista y que hacen parte
de su oferta técnica, exceptuándose las devoluciones por inconsistencias en la
dirección o datos de entrega suministrados por el Banco, situaciones
particulares por la lejanía de las zonas de difícil acceso a las mismas, cambios
en frecuencia de itinerario u otras razones no atribuibles a la operación y
logística del Contratista, en tal caso, deberá informar oportunamente al
Coordinador de la Oficina de Correspondencia del Banco, el tiempo de tránsito
y las condiciones que aplicarán sobre el envío.
En todos los casos, la penalidad se aplicará y se calculará de acuerdo con la
siguiente tabla:
Servicio de mensajería local (Bogotá) y
nacional
Nivel de efectividad => 90% y 88%
Nivel de efectividad > 88% y 86%
Nivel de efectividad > 86% y 84%
Nivel de efectividad > 84% y 82%
Nivel de efectividad > 82%
%
2%
4%
6%
8%
10%
Las penalidades serán debidamente notificadas al Contratista y descontadas
de la factura del mes siguiente o serán deducidas de los pagos a cuenta, del
pago final o en la liquidación final.
Cuando se llegue a cubrir el monto máximo de la penalidad, el Banco podrá
reevaluar el proveedor y/o resolver el contrato por incumplimiento.
5.1 REEVALUACIÒN DE LOS SERVICIOS PRESTADOS.
La reevaluación se efectúa anualmente, cuando se cierre o renueve el contrato
o cuando por circunstancias especiales el supervisor del mismo lo considere
conveniente, en el cual se realizará un ejercicio de retroalimentación con el
proveedor seleccionado indicando tanto los aspectos positivos como negativos
evidenciados en la adquisición del bien o servicio contratado, de tal manera
que contribuya al fortalecimiento tanto de la relación comercial con el Banco
como de su gestión empresarial.
5.2 VALOR DEL CONTRATO
Todos los gastos, impuestos, derechos, tasas y contribuciones que se causen
por razón del perfeccionamiento y legalización del Contrato si a ello hubiere
lugar o durante su ejecución y que se requieran pagar para dar cumplimiento a
las disposiciones legales vigentes sobre el particular serán de cargo del
proponente seleccionado.
En caso de prórroga del contrato, los valores ofertados en la propuesta
económica no pueden ser superiores al IPC (Índice de precios al
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Consumidor), o al precio promedio del mercado para cada uno de los
servicios contratados.
5.3 IDIOMA
La propuesta y sus documentos anexos deben redactarse en idioma castellano.
5.5 PLAZO
El contrato a suscribir tendrá un plazo de doce (12) meses contados a partir de
su fecha de legalización o prestación del servicio según convenga. Este plazo
podrá ser prorrogado por las partes en común acuerdo con anterioridad al
vencimiento del contrato por doce (12) meses más.
5.6 FORMA DE PAGO
Los servicios contratados en virtud del contrato que se celebre los pagará el
Banco al Contratista seleccionado de forma mensual vencida, cuyo pago
comprenderá la parte fija y variable de los servicios prestados para el
respectivo mes, previa presentación de la factura con la observancia de las
formalidades legales y fiscales, la cual será revisada y aprobada por el
supervisor del contrato designado por el Banco. La política comercial del Banco
para el pago a sus Proveedores es de 30 días contados desde la fecha de
radicación de la factura.
5.7 SEGUROS Y GARANTIAS
Con el fin de garantizar las obligaciones del contrato a suscribir, el Oferente
seleccionado deberá constituir por su cuenta y riesgo y a favor del Banco, en
una compañía de seguros legalmente autorizada para ejercer la actividad
aseguradora en Colombia, en formato para entidades particulares, un seguro
de cumplimiento en el que figure como asegurado y beneficiario el Banco de
Comercio Exterior de Colombia S.A. BANCOLDEX que contenga los siguientes
amparos:
 Cumplimiento de las obligaciones derivadas de la ejecución del contrato
con una suma asegurada equivalente al veinte (20%) por ciento del valor
estimado del Contrato y con una vigencia igual a la del Contrato y tres
(3) meses más.
 Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales del
personal que el Oferente seleccionado ocupen en la ejecución del
contrato, con una suma asegurada equivalente al treinta por ciento
(30%) del precio estimado del Contrato y con una vigencia igual a la del
Contrato y tres (3) años y tres (3) meses más.

Calidad de los servicios prestados con una suma asegurada equivalente
al veinte por ciento (20%) del precio estimado del contrato y con una
vigencia igual a la del contrato tres (3) meses más.
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Con el fin de que la vigencia del seguro sea congruente con el inicio de
vigencia del contrato, la cual inicia cuando se produce la legalización del
mismo, el seguro deberá presentarse con una vigencia adicional de un (1) mes
respecto de las vigencias indicadas en los anteriores numerales.
Nota: Para efecto de la constitución de la póliza que garantice el cumplimiento
del contrato que se celebre como consecuencia de la adjudicación de la
presente convocatoria,
el precio estimado del contrato será de COP
198`000.000
5.8 CONFIDENCIALIDAD
El Oferente seleccionado se obliga a manejar con absoluta confidencialidad y
reserva toda la información y documentación que sea entregada por el Banco
de desarrollo del contrato, bien sea de su propiedad o de propiedad de un
tercero pero que el Banco sea responsable de su uso y custodia. En virtud de
lo anterior el Oferente seleccionado deberá presentar un Acuerdo de Nivel de
servicio en el cual se indiquen los mecanismos y demás precauciones
necesarias y apropiadas para la guarda de la confidencialidad, comunicándola
a todos sus empleados que puedan tener acceso a dicha información y
documentos, dispuestos por el Oferente seleccionado para el cumplimiento del
contrato, que la misma es de carácter estrictamente confidencial y reservado y
que, por lo tanto, no puede ser divulgada a terceros, ni usada para ningún
propósito diferente al consignado en el contrato.
6.
CRITERIOS Y PONDERACIONES BÀSICAS DE CALIFICACIÒN DE
LAS OFERTAS





Tiempos de tránsito: 30%
Calidad del servicio: 30%
Infraestructura: 25%
Evaluación financiera: 10%
Responsabilidad social empresarial: 5%.
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