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GUÍA DE ENVIO DE
RADICADOS DE
SALIDA
(MENSAJERIA EXTERNA)
SGD ORFEO
VERSION 3.9.7
Guía de Correspondencia Externa – V 2.0
SGD ORFEO V. 3.9.7
IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA
Contenido
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 3
1.
MARCAR RADICADO COMO IMPRESO ....................................................................................... 3
2.
ENVIOS ........................................................................................................................................ 5
3.
MODIFICAR ENVIOS .................................................................................................................. 11
4.
ENVIO DE CORRESPONDENCIA MASIVA .................................................................................. 13
5.
REPORTES DE ENVÍO DE CORREO............................................................................................. 16
6.
DEVOLUCIÓN DE CORRESPONDENCIA ..................................................................................... 18
7.
REPORTES DE DEVOLUCIÓN ..................................................................................................... 20
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Guía de Correspondencia Externa – V 2.0
SGD ORFEO V. 3.9.7
IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA
INTRODUCCIÓN
Este instructivo está orientado a los usuarios responsables de la producción de
documentos a través del Sistema de Gestión Documental Orfeo con previa autorización de
ingreso y permisos en el sistema Orfeo. El documento contiene ilustraciones que permiten
llevar la consecución del procedimiento, desde la generación del número de radicado
hasta el marcado como impreso del documento a enviar.
1. MARCAR RADICADO COMO IMPRESO
Los documentos de Salida requieren ser marcados como impresos, acción que realiza el
funcionario encargado de cada dependencia de la entidad (secretaria, auxiliar, etc.)
En las opciones del cuadro Documento seleccionar la opción Impresión.
Se desplegara el listado de los documentos que se han proyectado en la dependencia. Frente a
cada radicado hay una fila con el número del radicado padre (solicitud), fecha, descripción, fecha
de impresión, el usuario quien radico y el cuadro de selección para marcar como impreso.
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Verificar que el documento marcado termine con el número uno (1), clave del radicado de Salida.
Seleccionar al final de la fila el cuadro de marcación.
El sistema genera un listado con los radicados marcados como impresos
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Marcar los documentos como impresos permite que el área de mensajería genere las planillas
para la entrega de los radicados en otras entidades.
2. ENVIOS
La opción de Envíos aplica al funcionario encargado de la distribución de la correspondencia
externa o de salida a otras entidades. Su función en el ORFEO es la de generar las planillas de
entregas por mensajeros o el servicio de correspondencia nacional.
El cuadro Documento carga la opción de Envíos, al seleccionar el sistema carga un cuadro con las
opciones pertinentes del trámite y elaboración de planillas de registros de envíos.
Iniciamos con la opción de Envío Normal.
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ORFEO despliega el listado de los documentos que están marcados como impresos de las
diferentes dependencias de la entidad, seleccionados se da clic a la barra de Envío de Documentos.
Se verifica el listado con los documentos que ya están impresos (físico) para validar el envío con el
mensajero y /o empresa de correos. Según el destino o dirección se seleccionan y continuar con la
creación de la planilla de envíos.
El sistema muestra la tabla de los radicados seleccionados para realizar el envío.
Seleccionar primero el Medio de Envío donde se despliega un listado predeterminado de las
entidades de correo o los mensajeros a cargo. Continuando se digita en la casilla Peso (gramos) el
número en gramos del peso de la documentación que se entrega para enviar.
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Las demás casillas muestran la información del radicado como: el No. Del Radicado, nombre del
destinatario, dirección, ciudad y el asunto del documento a enviar; estos campos no son editables
para el funcionario encargado de los envíos.
La casilla de Observaciones o Descripción de los Anexos permite al generador de las planillas
digitar observaciones especiales o documentos que se anexen al radicado.
Una nueva ventana carga en el sistema, donde se genera la planilla final de envíos de
correspondencia.
A la izquierda se aprecia los campos de Tipo de Salida, Número de Planilla y consulta de planillas
existentes; en el centro se despliega el listado de los números de radicados seleccionados para
envío.
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En primera estancia se marca en la casilla Tipo de Salida la empresa de correos o mensajero
responsable de la entrega.
El Número de Planilla lo genera automáticamente el sistema (consecutivo). Clic al botón Generar
Envío.
La planilla se genera, el sistema valida la acción con un aviso informativo donde se ve reflejado el
número de la planilla y un link que permite ver el documento de envíos.
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La planilla se genera en diferentes extensiones documentales digitales para realizar diferentes
combinaciones, informes e imprimirla
PDF: Descargar la planilla e imprimirla
CSV: Permite generar una tabla en Excel o CSV para realizar informes o combinación de datos.
Sipost: Documento que se genera en XML para combinarlo con el sipost de la entidad y generar
una guía de envío con el radicado.
HTML: Se visualiza el documento dentro del ambiente del ORFEO.
Como ejemplo se realiza una selección en la opción HTML
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El sistema permite recuperar las planillas realizadas en la opción Planillas existentes, desplegando
un listado por años con el respectivo número consecutivo de las listas de envíos.
La opción pendiente de planilla visualiza los radiados que están en cola para generar los envíos
respectivos.
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3. MODIFICAR ENVIOS
Antes de generar la planilla de envío hay que revisar que los radicados correspondan al mensajero
o entidad de correos que va ser la entrega final.
En caso que alguno o algunos radicados estén marcados por error a un despachador de correos
que no corresponde, el sistema permite relacionar nuevamente esta estancia.
Clic a la opción Modificación Registro de Envío, desplegando el listado de los radicados marcados a
un despachador. Al final de la fila del radicado se selecciona el campo para realizar el cambio
(circulo).
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EL cuadro de Modificación de Envíos permite en el campo Medio de Envío seleccionar nuevamente
a la entidad o mensajero que lleva la correspondencia. Se despliega el listado y seleccionar el
medio.
Se finaliza dando clic al botón Confirmar modificación.
Revisado los envíos, se procede a generar las planillas de entrega de correspondencia.
En el ejemplo se ve el cambio realizado de entidad portadora de correos.
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Para generar la planilla se selecciona Tipo de Salida, desplegando el listado de las entidades o
mensajeros. Cada medio genera su propia planilla. Finaliza dando clic al botón Generar Envío.
4. ENVIO DE CORRESPONDENCIA MASIVA
Los radicados generados por la opción Radicación Masiva permiten generar un envío de esta
correspondencia como Masiva.
La opción carga el o los listados que se generaron por Radicación Masiva, en primera instancia se
observa la opción del listado de las dependencias de la entidad; debajo se presenta el listado del
grupo de radicados indicando el inicial y final de la lista generada. Al final de cada línea se
encuentra la selección de Enviar.
Por cada grupo se realiza la selección junto con clic al botón Envío de Documentos.
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Orfeo carga una nueva vista de opciones para diligenciar la planilla definitiva de envíos.
Informa el número del grupo junto con el intervalo de los radicados, seguida de la opción empresa
de envío (lista desplegable), continua los datos del peso (gramaje) de la correspondencia a enviar.
Un cuadro con los datos del destino y números de radicados a enviar.
Finaliza un cuadro con la descripción de anexos u observaciones del envío y número de la planilla
que se va a generar. Clic al botón Generar registro de envío.
La acción es validada por el sistema, “envío de radicados hecho con éxito”.
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La verificación y descarga de la planilla de envío se realiza por la opción Generación de Planillas y
Guías, seguida de la opción Planillas existentes desplegando el listado de planilla generadas por
años y números consecutivos.
Revisar la columna del año y verificar el número que el sistema generó al generar la masiva. Clic al
número de la planilla.
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El sistema permite la descarga de los datos de la planilla en PDF, CSV, Sipost y Visualizar en html.
5. REPORTES DE ENVÍO DE CORREO
Cada área requiere un reporte de los radicados enviados por correspondencia, el sistema permite
generar estos reportes por medio del módulo Reportes y la opción Envío de Correo.
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ORFEO relaciona un combo de fechas y filtros que permiten hacer un reporte por mes, trimestral,
semestral o el rango que requiera cualquiera de las dependencias de la entidad.
Realizar primero la selección de fechas Desde – Hasta, seguido el Tipo de envío donde se despliega
el listado de las entidades portadoras de correo o de los mensajeros, finalizando la selección de la
Dependencia.
El sistema arroja un reporte en HTML en el ORFEO, también permite descargarlo en formatos PDF
y CSV.
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6. DEVOLUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
Orfeo permite llevar el seguimiento de la correspondencia devuelta a la entidad, hacer las
correspondientes correcciones o anular sea el caso.
En la opción Devoluciones seleccionar el enunciado Otras devoluciones; el sistema carga el listado
de los radicados enviados.
Filtrar primero la dependencia para ubicar el radicado que se devolvió, revisar en el listado que se
despliega el número del radicado y los demás datos que el documento presenta. Al final de los
datos de cada radicado esta la opción de seleccionar uno o varios documentos.
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Seleccionar Tipo de Devolución (lista desplegable, escoja un motivo), digite en la casilla
Comentario la observación requerida para revisar del porqué de la devolución.
Clic al botón confirmar devolución. La operación es satisfactoria y el sistema muestra el o los
radicados que han sido marcados como devueltos.
En el histórico del radicado en el campo de DATOS DE ENVIO, se carga el devuelto del radicado con
los datos respectivos y las observaciones del caso.
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7. REPORTES DE DEVOLUCIÓN
La plataforma ORFEO permite generar reportes o informes de las devoluciones que se han
realizado en fechas específicas.
En la opción de envíos enunciado Reportes dar clic a Devoluciones
Las opciones de filtrado se cargan para realizar el informe.
Iniciando las opciones la Fecha Desde – Hasta permite marcar un rango de actividad de los
documentos que se devolvieron.
El Tipo de Envío despliega el listado de las agencias de correos nacionales o internacionales junto
con la mensajería que la entidad utiliza a nivel propio.
Por último esta la opción de la selección de Dependencia, desplegando el listado de las áreas que
componen la entidad.
Realizado el filtro de opciones, dar clic al botón Generar Informe.
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La combinación correcta de información genera el reporte requerido en formato HTML.
Revisar que el reporte coincida con los datos de los radicados devueltos. En caso que el reporte se
requiera imprimir se puede descargar en formato PDF o CSV.
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