1. Educación

Ministerio
de Cultura
PERÚ
"Año de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Climático"
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de 2014
OFICIO MÚLTIPLE N° 048 -2014-AGN/DNDAAf(:iCH3!Ea~Q
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Senor
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JAVIER OCAMPO RUIZ
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Presidente Regional
Gobierno Regional de San Martín
Presente.-
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11
2014
Oficio Múltiple W 025-2014-AGN/DNDAAI
Oficio W1303-2014- AGNIDNDAAI
Tengo el agrad . de dirigirme a usted, en relación al asunto y al
oficio de la referencia donde se le comunicÓ que el Archivo General de la Nación, como
órgano rector y central del Sistema Nacional de Archivos, ha dispuesto la ejecución del 11
Censo Nacional de Archivos 2014 (11CENAR 2014), con la participación conjunta de Archivo
Regional San Martín del gobierno regional que usted dirige; como parte integrante del
sistema en su Jurisdicción; conforme se encuentra establecido en el artículo 22° del Decreto
Supremo W 008-92.JUS, Reglamento de la Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de
Archivos.
El II CENAR 2014, constituirá la fuente de información
estadística más importante para el Archivo General de la Nación y los Archivos Regionales,
dado que proporcionará datos actualizados para el mejor conocimiento del Sistema Nacional
de Archivos, sus resultados, permitirán la adopción de políticas, así como el desarrollo de
estrategias orientadas al mejoramiento de los archivos que integran el Sistema Nacional de
Archivos. En ese sentido, se conocerá, entre otros, el perfil del archivero, situación de los
recursos humanos, su condición laboral, infraestructura, uso de tecnología, calidad en el
servicio, medidas de prevención, transferencias y eliminaciones de documentos e Información
relevante sobre la realidad de los archivos de la región que usted dirige.
El Archivo General de la Nación, ha programado realizar el
empadronamiento de los Archivos Públicos que integran el Sistema Regional de Archivos,
entre los meses de octubre y noviembre del presente año; motivo por el cual, solicito por su
intermedio comprometer a los funcionarios y encargados de los archivos de la región a brindar
la información requerida en la cédula censal de este importante estudio, así como otorgar las
facilidades logísticas solicitada a al archivo regional de su jurisdicción, mediante oficio de la
referencia al empadronamiento del censo,
De conformidad a lo dispuesto en los artículos 4°y 45° de la
Ley _Qrgánica de Gobiernos .Regionales W 27867 y el artículo 28° del Decreto Supremo W
.
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y como máxima autoridad en su región, es necesario que vuestro Despacho
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la participación de todos los órganos archivísticos de su región.
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Agradeciéndole por la atención al presente, hago propicia la "1
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Jr. Ca maná N° 125 Y Pasaje Piura sIn - Cercado de Lima - Telf.: 426 7221
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www.agn.gob.pe
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Ministerio
de Cultura
PERÚ
I
"Año de la Promoción
de la Industria Responsable y del Compromiso
Climático"
Lima, 10 de Setiembre del 2014
OFICIO N° 1303 - 2014-AGN/DNDAAI
Señor
JAIMITO AZANG HUAMAN
Director del Archivo Regional de San Martín
Movobamba.-
Asunto:
Apoyo de los Archivo Regionales - II
Censo Nacional de Archivos.
Referencia:
Oficio N° 1170-2014-AGN/DNDAAI
Tengo el agrado de dirigirme a usted para saludarlo, y
manifestarle que el Archivo General de la Nación, órgano rector y central del Sistema Nacional
de Archivos, viene organizando elll Censo Nacional de Archivos y con tal motivo solicitamos al
Archivo Regional que usted dignamente dirige, brinde el apoyo para el éxito deseado.
Como es de su conocimiento, el II CENAR 2014, tendrá como
resultado información estadística que ayudará a definir políticas regionales sobre la protección
del Patrimonio Documental Institucional y Nacional, así como establecer las líneas de acción
hacía una mejor gestión documental a nivel regional y fortalecimiento del Sistema Nacional de
Archivos.
Con la finalidad de alcanzar los resultados señalados,
solicitamos a usted el apoyo logístico necesario en la difusión y comunicación del II CENAR, así
como la disponibilidad de un ambiente de trabajo para los coordinadores y empadronadores.
Cabe señalar que, a fin de establecer las coordinaciones
necesarias para la ejecución del empadronamiento del 11CENAR, designe a una persona con
quién el personal del Censo se comunicará ante cualquier eventualidad. Adjunto la Ficha
técnica en la que se detalla las principales características del 11CENAR 2014.
Asimismo, comunico a usted que se ha iniciado la convocatoria
de los postulantes a los cargos de coordinadores regionales y empadronadores, la misma que
se encuentra publicada en la página web del AGN (www.agn.gob.pe).
Agradeciendo la atención al presente, Hago propicia la
oportunidad para expresarle las muestras de mi mayor consideración y estima personal.
Atentamente,
DNDAAI-DNA
MRF/Sla.
Jr. Camaná N° 125 Y Pasaje Piura sIn - Cercado de Lima - Telf.: 4267221
www.agn.gob.pe
J
ARCHIVO GENERAL DE LA NACiÓN·
Dirección Nacional de DesaJollo Archivístico y Archivo Intermedio
Dirección de Normas Archivísticas
11CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS 2014
FICHA
TÉCNICA
Lima, Agosto de 2014.
1
1.
Objetivos del 11Censo Nacional de Archivos 2014
1.1 Objetivos Generales
a.
Obtener información estadística básica que permita conocer las principales
características estructurales de los Órganos de Administración de Archivos del Sistema
Nacional de Archivos.
b.
Elaborar un marco estadístico, que sirva de base para la elaboración de diagnósticos a
nivel nacional y regional, análisis, investigación y propuestas orientadas a la
elaboración y formulación de políticas y estrategias para el fortalecimiento del Sistema
Nacional de Archivos.
1.2 Objetivos Específicos
a.
Conocer el estado actual del Órgano de Administración de Archivo, dentro de la
estructura organizacional de la entidad al que pertenece.
b.
Conocer el estado actual de los locales (infraestructura, mobiliario, equipamiento,
accesorios de trabajo, entre otros) donde funcionan los Órganos de Administración de
Archivos a nivel nacional y regional.
c.
Identificar quiénes y cuántos Órganos de Administración de Archivos, formulan
instrumentos de gestión archivística, como el Plan Anual de Trabajo Archivístico,
Cuadro de Clasificación de Fondos, el Programa de Control de Documentos, entre
otros.
d.
Identificar quiénes y cuántas entidades cumplen con la conformación del
Evaluador de Documentos y con los procesos técnicos archivísticos.
e.
Conocer las características (edad, tipo de condición laboral, niveles de capacitación,
años de experiencia, entre otros) de las personas nombradas y/o contratadas para las
tareas relativas a la gestión archivística de los Órganos de Administración de Archivos.
f.
Identificar los Órganos de Administración de Archivos, que cuentan con servicios de
personas jurídicas para las tareas relativas a la gestión archivística.
g.
Conocer qué medidas toman los Órganos de Administración de Archivos. para la
prevención y la conservación del patrimonio documental archivístico (Programa de
Conservación y Plan de Prevención de Siniestros).
h.
Conocer la distribución espacial de los Órganos de Administración de Archivos, por
región, distritos de la capital de región y distritos capitales de provincias.
i.
Disponer de información oportuna y confiable, de las principales variables de los
Órganos de Administración de Archivos, que sirvan de base para mejorar la producción
de estadísticas continuas del Sistema Nacional de Archivos.
j.
Obtener información. de los Órganos de Administración de Archivos básica para el
Sistema Nacional de Archivos; para realizar estudios especializados.
k.
Obtener información básica que permita la comparabilidad de estadísticas archivísticas
con otras investigaciones estadísticas nacionales e internacionales.
1.
Conocer de los Órganos de Administración de Archivos, el uso e implementación de
nuevas tecnologías en el desarrollo de las actividades archivísticas.
m.
Conocer el servicio que brindan los Órganos de Administración de Archivos, en el
marco de la transparencia y el acceso a la información pública.
üR
Comité
2
2.
Base Legai
2.1
Resolución Ministerial del Ministerio de Cultura, declarará, de interés nacional la
ejecución del 11Censo Nacional de Archivos 2014, encargando al Archivo General de la
Nación, la dirección, organización, ejecución y la aprobación ,de las normas técnicas
correspondientes; así como" de efectuar las coordinaciones necesarias con las
entidades públicas y privadas.
2.2
Resolución Jefatural N° 245-2014-AGN/J, que aprueba el Plan de Trabajo del ""11
Censo Nacional de Archivos 2014", formulado por la Dirección de Normas Archivísticas
de la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio.
2.2
Resolución Jefatural del Instituto Nacional de Estadística e Informática, que aprobará la
Cédula censal y documentos metodológicos a utilizar en el 11 Censo Nacional de
Archivos 2014.
,
3.
Principales
Características
a. Características
Unidad Estadística
Período de
Empadronamiento
Período de
referencia
del 11Censo Nacional de Archivos 2014
Técnicas
Órgano Administrativo de
Archivos,
Un mes
Según variable a relevar
Método de
Recolección
Dos métodos
Carga de Trabajo
En función a la
concentración de Unidades
Estadísticas
Tipo de Cédula
censal
Dos, según tipo de Unidad
estadística
Forma y Contenido
de Cédula censal
Según requerimientos de
usuarios
Procesamiento
Tradicional
Control de
Cobertura de
Unidades
Estadísticas
Seguimiento y control
exhaustivo.
Perfil del
funcionario de
campo
Coordinador Regional (Jefe
de Equipo) y/o
Empadronador
I Orqanos que integran el Sistema Nacional de
Archivos,
independientemente
'de
su
dependencia administrativa. Se incluyen a las
Notarías y los Archivos de Arzobispados.
28 días útiles (incluyendo días sábado).
La información a recopilar principalmente
ésta referida al momento del censo.
Entrevista Directa (Sector Público)
Auto empadronamiento (Notarías, Archivos
de Arzobispado).
4 cédulas censales promedio por día (1 hora
por cada cédula).
Cédula
única
para
el
Organo
de
Administración de Archivos y Cedula Ad hoc
para las Notarías y Archivos de Arzobispado.
El número de preguntas
se definirá
posteriormente. La forma será tipo cuadernillo
con 6 páginas / diseñada para fácil entrada
de datos.
Captura de datos por sistema de digitación.
Sistema de monitoreo, seguimiento y control
a las unidades estadísticas informantes; así
como, las omisas / se solicitará a cada
informante, sello y firma.
Mediante supervisión en campo a través de
los diferentes niveles de funcionalios de la
organización censal.
Graduado o Egresado de Universidades o
Institutos
Técnicos,
en
Archivística,
Economía, Administración, Derecho.
Egresado
de Institutos
Superiores
de
Archivística, Contabilidad y Administración.
Con experiencia
encuestas.
deseable
en
censos
y
3
b. Parámetros Nacionales Estimados
Total estimado de Órganos de Administración
3500
de Archivos a censar
3002
1. En capitales de departamento y sus distritos metropolitanos.
11.Lima Provincias
150
111.Lima Metropolitana
348
Total estimado de personal para el empadronamiento
Coordinador Regional (Jefe de Equipo)
27
Empadronador
33
Supervisor nacional
4.
6
ESTRATEGIAS CENSALES:
•
Elaboración del Marco Conceptual
Se elaborarán el Plan Directriz y el Programa Censal, documentos que contienen, la
descripción de cada una de las actividades censales y, las definiciones básicas y las
principales características técnicas de la investigación.
•
Constitución
de Estructura Funcional del 11Censo Nacional de Archivos 2014
Mediante Resolución Ministerial, se declarará de interés sectorial la ejecución del 11
Censo Nacional de Archivos 2014. La Resolución Jefatural, precisará a los órganos que
forman parte integrante del proyecto como: el Comité Directivo Institucional, la
Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio, la Dirección de
Normas Archivísticas, que son los órganos técnicos normativos responsables del
planeamiento, organización, conducción y supervisión a nivel nacional.
•
Normatividad
Centralizada y Eje~ución Descentralizada
Los procedimientos metodolóqícos y las normas técnicas para la ejecución del 11Censo
Nacional de Archivos 2014, serán elaborados por un equipo técnico multidisciplinario
dela Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio, a través de la
Dirección de Normas Archivísticas, con el asesoramiento de personal especializado.
La ejecución del censo se realizará en forma descentralizada en todos los órganos que
cobertura el censo, bajo la conducción y supervisión de la Dirección Nacional de
Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio a través de la Dirección de Normas
Archivfsticas.
•
Institucionalizar
Censal
la participación
de Entidades Públicas y Privadas en el Proceso
..
Se coordinará con las entidades públicas que integran el Sistema Nacional de Archivos,
con el propósito de conocer sus requerimientos de información del censo e
intercambiar experiencias respecto a la orqantzaclón y funcionamiento de los Órganos
de Administración de Archivos, de su sector. De igual forma, se coordinará con las
entidades privadas y sus organizaciones representativas (Junta de Decanos de los
Colegios de Notarios del Perú y Arzobispado),'a fin de que invoquen a sus asociados a
brindar las facilidades correspondientes.
4
•
Participación
de los Gobiernos Regionales, Locales y Archivos
•
Regionales:
I
Se establecerá permanente coordinación con las autoridades de los Gobiernos
Regionales y Locales a fin de lograr el apoyo en la consecución de ambientes para el
desarrollo de las actividades de los funcionarios censales asignados a su jurisdicción.
•
Uso de la tecnología
Proceso Censal
informática:
Internet, Correo Electrónico
y Página Web en el
Se implementará un sistema de información vía internet mediante el cual se efectuará
el seguimiento y control de las actividades censales. En la página Web del Archivo
General de la Nación, se colocará un icono con la información detallada del 11Censo
Nacional de Archivos 2014.
5.
PRESUPUESTO DEL 11CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS 2014
Monto total
6.
785 000 Nuevos Soles
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL 11CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS
INICIO
TERMINO
ACTIVIDAD
1. DIRECCION y GERENCIA
JUNIO
DICIEMBRE
2. MÉTODOS Y DOCUMENTOS
JUNIO
JUNIO
3. SEGMENTACiÓN
JUNIO
AGOSTO
4. RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL
JULIO
JULIO
5. CAPACITACiÓN
JUNIO
OCTUBRE
6. PROMOCiÓN CENSAL
JUNIO
AGOSTO
7. DISTRIBUCiÓN, RECEPCiÓN y ARCHIVO
JUNIO
DICIEMBRE
8. EMPADRONAMIENTO
JUNIO
OCTUBRE
9. PROCESAMIENTO
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
10. CONSISTENCIA DE LA INFORMACiÓN
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
12. ANÁLISIS DE RESULTADOS
DICIEMBRE
DICIEMBRE
14. EVALUACiÓN DEL CENSO
DICIEMBRE
DICIEMBRE
5