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Manejo de Certificados
Núm. Doc.:
MP070020
1.
División
Certificación
Fecha de
Elaboración
Última
revisión
Revisión
23/Enero/04
19/Junio/15
7
Dueño del documento
Oficina de Certificación
Objetivo
Este procedimiento indica las acciones necesarias para el Otorgamiento,
Mantenimiento, Renovación, Extensión, Reducción o Modificación de Alcance,
Suspensión y Cancelación de certificados de conformidad y licencias para el uso de
marcas de conformidad.
2.
Aplicación
Este procedimiento es aplicable a todos los certificados que emita TÜV Rheinland de
México bajo acreditación EMA.
3.
Documentos referenciados






4.
ISO 17021 en su versión vigente
Normas válidas aplicadas al momento de la auditoría de certificación
MP070070 Alcance y Principios de la Certificación
MP088110 Lineamientos para el Desarrollo de Auditorías
MF088140.A02 Condiciones Generales y Guías de Procedimiento para la
Certificación de Sistemas de Gestión.
Definiciones
N/A
5.
Responsabilidades
La Oficina de Certificación es responsable de determinar y tomar las medidas
pertinentes señaladas en los siguientes párrafos sobre otorgar, mantener, renovar, extender,
reducir o modificar el alcance, suspender y cancelar la certificación.
Todos los empleados de TÜV Rheinland de Méxco son responsables de reportar
cualquier irregularidad o mal uso relacionados con los certificados emitidos por TRMex e
indicar en qué medio impreso o electrónico fue detectado el mal uso del certificado
correspondiente.
Es responsabilidad de los auditores verificar durante las auditorias de seguimiento el uso
de certificados de conformidad así como el uso de licencias para marcas de
conformidad que hayan sido emitidas por la Oficina de Certificación de TÛV Rheinland
de México.
Es responsabilidad de los auditores informar oportunamente a la Oficina de TRMex de
cualquier cambio (extensión, reducción o modificación) del alcance del certificado que
no haya sido informado a la Oficina de TRMex por parte del cliente previo a la
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MP070020
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Fecha de
Elaboración
Última
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Revisión
23/Enero/04
19/Junio/15
7
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Oficina de Certificación
realización de la auditoría. En caso de ser necesario ampliar o reducir el tiempo de
auditoria, el auditor lo deberá informar de inmediato a la Oficina de TRMex.
El Comité de Vigilancia es responsable también de reportar situaciones que pudieran
poner en riesgo la confiabilidad de los certificados emitidos por TRMex.
La Dirección de Operaciones Systems y la Oficina de Certificación son responsables de
la determinación y ejecución de las medidas necesarias en caso de reportarse un mal
uso de certificados o marcas de certificación.
6.
Procedimiento
Certificado (Registro).
A. Otorgamiento:
El certificado se emite una vez que el proceso de revisión técnica del expediente de
Certificación / Recertificación / Modificación de Alcance ha concluido satisfactoriamente con
la recomendación por parte del equipo auditor para otorgar/renovar la certificación.
El certificado se otorga con una validez de 3 años, al igual que la licencia para uso de marca
de conformidad.
B. Mantenimiento:
El certificado se mantiene a través de los resultados positivos de las Auditorias de
Seguimiento realizadas para asegurar que los sistemas de gestión continúen en
cumplimiento con los requisitos de la norma aplicable y con los requisitos del propio
sistema.
Una vez que el proceso de revisión técnica del expediente de Auditoria de Seguimiento ha
concluido satisfactoriamente, el equipo auditor recomienda a la empresa auditada ante la
Oficina de Certificación para que continúe con la validez de su certificado actual.
C. Renovación o Recertificación:
Una vez que se ha completado el ciclo de 3 años de certificación, si la empresa así
requiere, el ciclo para la Recertificación inicia nuevamente con el Proceso de Ventas y
evaluación de factibilidad para la realización del servicio, posteriormente se continúa con
emisión de la propuesta económica para la firma del contrato y el seguimiento con
Proceso de Planeación para la posterior realización la Auditoria de Recertificación.
lo
la
la
el
El certificado se emite una vez que el proceso de revisión técnica del expediente de
Recertificación ha concluido satisfactoriamente.
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El certificado se otorga con una validez de 3 años, al igual que la licencia para uso de marca
de conformidad.
D. Cambio en el Alcance del Certificado
Este cambio aplica para la Extensión, Reducción o Modificación del alcance de un
certificado previamente emitido.
Proceso para solicitar a TÛV Rheinland de México un cambio en el alcance de
certificación: La Alta Dirección o el Representante del Sistema de Gestión de la empresa
certificada deberá solicitar por escrito la modificación del alcance de su certificado,
detallando los cambios solictados.
Dicha solicitud será evaluada por el Área Técnica para determinar si es factible llevarla a
cabo y bajo qué consideraciones se realizaría.
Dependiendo de la solicitud del cliente, el cambio en el alcance podría validarse a través de
las visitas de Seguimiento, Recertificación o a través de una visita extraordinaria en sitio.
Los cambios se reportarán en el expediente de Auditoria y serán reflejados en el certificado
correspondiente.
E. Suspensión:
La Dirección de Operaciones Systems y la Oficina de Certificación determinarán y
notificarán al cliente sobre la suspensión de su certificado cuando uno o varios de los
siguientes casos se presenten:
a) Falta de pago.
b) Después de modificaciones en las normas bajo las cuales el cliente se encuentra
certificado y que no esta cumpliendo en tiempo y forma, sin embargo éste se
compromete por escrito y con un plan de implementación a tomar las acciones
necesarias para evidenciar el cumplimiento.
c) Identificación de no conformidades mayores durante una auditoría de
seguimiento que evidencíen que el sistema auditado no cumple con ninguno de
los requisitos relacionados con:
-
Revisión por parte de la Alta Dirección;
Estructura del Sistema (Condiciones Generales);
Acciones Correctivas y Preventivas, y;
-
Auditorias Internas.
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d) Después de no haberse cerrado satisfactoriamente una o más no conformidades
mayores durante una Re-auditoria.
e) Después de un mal uso o atribuciones incorrectas de las certificaciones o de un
mal uso de los certificados y marcas de conformidad. Si tales hallazgos son
detectados durante una auditoria o revisión documental, deberán ser
documentados e incluidos en los formatos para realización de auditorias o
registrados por la Oficina de Certificación a través de un memorando o
notificación escrita.
f)
Cuando no se lleven a cabo las visitas de Seguimiento o Reauditorías en los
tiempos establecidos dentro de nuestros procedimientos.
La reinstalación del certificado se hará únicamente cuando las condiciones arriba
listadas sean corregidas por el cliente en respuesta a la notificación emitida por
TRMex. En el caso del inciso d) se le otorgará al cliente un lapso de 3 meses para
cerrar las no conformidades encontradas, en este tiempo el certificado estará en estatus
de suspendido y el seguimiento y verificación de las acciones implementadas se
realizará con base al procedimiento MP088110 para certificación de sistemas.
Las cartas de suspensión señalando la razón y el periodo de suspensión serán firmadas
por el Encargado de la Oficina de Certificación o por la Dirección de Operaciones
Systems, estos documentos deben establecer también que la empresa no puede
promover activamente la certificación hasta que el certificado sea reinstalado.
En caso de que no se pueda solventar la causa o las causas de la suspensión en los 3
meses señalados, la Oficina de Certificación procederá de acuerdo con el inciso
F) Cancelación de este documento *.
F. Cancelación:
Un certificado es cancelado si no puede ser reinstalado bajo las condiciones
arriba mencionadas. En este caso el poseedor del certificado pierde el derecho a
promover su certificación y el nombre de la compañía se eliminará de los registros de
empresas certificadas mantenidos por la Oficina de Certificación. TÜV Rheinland tiene
el derecho de cancelar un certificado bajo las siguientes circunstancias:
a) Uso inapropiado del certificado o registro:
- identificar otros procesos, actividades o instalaciones que no estén validadas
dentro del alcance de las auditorias realizadas;
- modificaciones o alteraciones en cualquier dato o información incluida dentro
del mismo;
- identificar la certificación de los productos manufacturados y no el sistema
de gestión certificado; o
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identificar equipo, maquinaria o transporte utilizado en los procesos
productivos o logísticos de la empresa y no al sistema de gestión certificado.
b) La compañía certificada deja de proveer todos los productos o servicios, o deja
de realizar todos los procesos o actividades incluidas dentro del alcance del
registro otorgado.
c) Se modifican los lineamientos del sistema de gestión y la compañía certificada
no puede asegurar la conformidad de la nueva estructura con los requisitos del
estándar bajo el que se otorgó el registro.
d) La compañía certificada no cumple las obligaciones financieras con TÜV
Rheinland.
e) La compañía certificada solicita voluntariamente la cancelación.
f)
Después de haber realizado una auditoría de reinstalación del certificado en
donde no haya sido posible cerrar la o las no conformidades mayores
encontradas anteriormente.
g) Si las condiciones para la reinstalación después de la suspensión no pueden o
no serán cumplidas en el periodo de tiempo especificado.
NOTA: La Oficina de Certificacion deberá notificar a las áreas de Finanzas y Direccion
de Operaciones Systems sobre la situación del cliente y mantenerlos informados de las
negociaciones y decisiones sobre la certificación
G. Cancelación Certificados
En caso que la acreditación de TÜV Rheinland de México, S.A. de C.V. sea cancelada,
el Encargado de la Oficina de Certificación comunicará formalmente a sus clientes
sobre este hecho y les propondrá, en los casos que aplique, cambiar su certificación a
otro esquema de acreditación válido asegurándose de cumplir satisfactoriamente con
los requerimientos técnicos de dichas acreditaciones.
Nota: Los certificados retirados serán destruidos para evitar el mal uso de ellos
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