1. Internet

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CÓDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
NOMBRE: DANIEL ROCHA
NOMBRE: SARA SANDOVAL GOMÉZ
NOMBRE: MARÍA DEL PILAR GALAT CH.
CARGO: DIRECTOR SISTEMAS DE INFO.
CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD
CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO (e)
FECHA: 17/10/2014
FECHA: 17/10/2014
FECHA: 17/10/2014
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
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1.
GENERALIDADES
1.1
INTRODUCCIÓN
El documento que a continuación se presenta describe todas las actividades que debe seguir la Dirección de Sistemas
de Información del Departamento de Informática y Sistemas, para desarrollar adecuadamente sus funciones, de apoyo,
y soporte a las diferentes unidades académicas y administrativas, sobre los múltiples sistemas de información y
herramientas informáticas.
1.2
OBJETIVO DEL MANUAL:
Determinar los diferentes procesos y responsables que componen los servicios que presta La Universidad La Gran
Colombia por el Departamento de Informática y Sistemas con respecto a los Sistemas de Información.
1.3
ALCANCE DEL MANUAL:
Es el soporte de los sistemas de información en la ciudad de Bogotá.
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PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
2.1
PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA PLATAFORMA DEL PORTAL INSTITUCIONAL
2.1.1 POLITICAS, NORMAS Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
TIPO DE INFORMACIÓN
- Lenguajes de programación para subir páginas web al servidor, esto es: HTML, HTML5, XHTML, CSS,
CSS3, PHP y JAVA
- Información sobre cualquier unidad organizacional (división, departamento, dirección de carrera, centro,
proyecto o evento organizado por una unidad organizacional) de la Universidad La Gran Colombia
- Información sobre una materia impartida en la Universidad
- Información sobre grupos estudiantiles, asociaciones regionales, sociedades de alumnos y eventos estudiantiles
del área o de la Universidad, en particular.
- Información sobre eventos, publicaciones, boletines, etc., que hagan referencia a la Unidad o área que publica
el contenido.
- Cualquier contenido, vínculo, imagen u otro que afecte la imagen y los intereses de la Universidad. (Éstos
serán retirados del servidor web sin aviso a la dependencia).
- Los documentos que se suban al servidor (deberán ser norma de gestión de calidad) en formato PDF
- No se permitirán archivos ejecutables .EXE
- Cada Facultad, Unidad, Dependencia o Departamento es responsable de la información que pública a través de
los editores designados en el portal web y/o intranet, así mismo de la actualización de la misma.
- Todos los contenidos o publicaciones que contengan información referente a la Universidad La Gran
Colombia (Contenidos, trabajos, eventos, proyectos, evaluaciones, formularios, páginas web), deberán ser
montados en los servidores de la institución o cuentas externar aprobadas por el Departamento de Informática
y Sistemas.
PLANTILLA PUBLICACIÓN DE CONTENIDOS
Todas las publicaciones de información general que se realicen en el portal web institucional o intranet
deberán tener la plantilla institucional vigente. Sin embargo, es posible utilizar una diferente siempre y
cuando sea para la promoción de un evento, presentaciones en flash, o consulta de base de datos.
El Departamento de Informática y Sistemas podrá dar asesoría a las unidades académicas y administrativas
con respecto a la publicación de contenido o a la creación de nuevo material para publicar en el sitio web, si se
contrata a terceros la asesoría, diseño o programación de los contenidos para ser publicados en el portal web o
intranet deberán ser evaluadas por el departamento de informática y sistemas para que no altere ni rompa con
las normas institucionales establecidas.
La publicación en el panel de noticias del portal institucional será únicamente para información externa
(dirigida a estudiantes o información para externos de la Institución).
La publicación de noticias interna (para administrativos y docentes), se realizará por la intranet
LOGOTIPOS, MARCAS, IMÁGENES Y ANIMACIONES
Los logotipos y marcas serán los aprobados por el Departamento de Mercadeo y Publicaciones y en particular
los aprobados por el Departamento de Informática y Sistemas quien regula la imagen corporativa en el Portal
Web o Intranet.
Las imágenes que se publiquen deben ser de autoría de la Universidad, de las unidades académicas o de la
dependencia que publica. Cuando se publique una imagen que no pertenezca a la Universidad se deben
escribir los respectivos derechos de autor o del sitio web de donde se obtuvo la imagen.
Cualquier reclamación con respecto a derechos de autor será responsabilidad de la persona que publica el
contenido y de su respectivo Jefe de Departamento, Área, Unidad, Dependencia o Facultad.
El formato para imágenes podrá ser: JPG, GIF o PNG
El formato para animaciones será: SWF
El formato para video podrá ser FLV o se pueden utilizar videos embebidos de YouTube de la cuenta
institucional
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TAMAÑO DE LOS ARCHIVOS
Los archivos que se publiquen en el servidor web no podrán superar los 10 MB; en caso de que se requiera
subir un archivo de mayor tamaño se debe consultar con el Departamento de Informática y Sistemas.
LINKS O VÍNCULOS A OTRAS PÁGINAS
Se permite realizar vínculos a otros sitios web de la Universidad o ajenos a ella. Sin embargo, estos vínculos
deben ser de páginas que contengan información importante para la Universidad y que no desvíen los
intereses académicos y administrativos de la misma (MISIÓN y VISIÓN)
REDES SOCIALES (Facebook, YouTube, Flicker, Twitter, etc)
Las redes sociales oficiales de la Universidad serán administradas por el Departamento de Informática y
Sistemas
Los grupos o cuentas de las redes sociales para la Institución deben ser creadas por el Departamento de
Informática y Sistemas, el manejo de las mismas se delega al departamento de Mercadeo y Publicaciones.
SEGURIDAD Y PERMISOS SOBRE EL SERVIDOR WEB
El responsable de la administración de los usuarios editores y claves para publicar un contenido será la
persona asignada por los directores, jefes o decanos de las diferentes áreas, unidades administrativas,
facultades u otras.
El Departamento de Informática y Sistemas mediante su Dirección de Sistemas de Información, es el único
ente autorizado para cambiar contraseñas, nombres de usuario, dar de alta o de baja a un usuario.
Cada unidad solo podrá publicar contenidos en el espacio asignado por el Departamento de Informática y
Sistemas. En caso de requerir otro espacio, el Director, Decano o Jefe la unidad deberá solicitarlo indicando el
uso que se le dará ha dicho directorio a través del helpdesk.
Cuando un usuario o editor del sitio web con acceso al servidor cambie de dependencia, se retire o no labore
para la Universidad, el responsable deberá informar al Departamento de Informática y Sistemas para realizar
los cambios pertinentes.
RESPALDO Y BACKUPS DE INFORMACIÓN
El Departamento de Informática y Sistemas mediante su Dirección de Infraestructura Tecnológica, tiene una
política de backups propia para el servidor web de la Universidad, no obstante cada unidad, área o
departamento es responsable de hacer copias de su información.
PROGRAMACIÓN Y BASES DE DATOS
Todos los sitios web deberán ser programados en los lenguajes PHP o JAVA; no se permiten páginas sobre
tecnologías .NET o ASP u otros que necesiten de servidores en Windows.
Las bases de datos son administradas exclusivamente por el Departamento de Informática y Sistemas.
Para las unidades que realicen programación con bases de datos deberán crearlas localmente en un equipo y
enviarlas al departamento de sistemas, indicando para qué va a ser utilizada la base de datos.
Las bases de datos permitidas en el servidor web serán en MySQL.
La programación deberá estar orientado a garantizar la optimización de las bases de datos de tal manera que
éstas no afecten el rendimiento del servidor web. En caso de que una base de datos sea muy robusta o
demasiado grande y consuma recursos del servidor, será retirada la publicación y se informará a la Unidad que
realizó la programación.
SANCIONES
Las sanciones pueden resultar en la suspensión temporal de la sección o la cancelación definitiva de su
espacio.
PUBLICACIONES EN LA PÁGINA PRINCIPAL DEL SITIO WEB
El Departamento de Informática y Sistemas mediante su Dirección de Sistemas de Información, es el único
ente que podrá publicar información en este espacio del sitio web de la Universidad y panel de noticias.
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Si alguna unidad necesita publicar información en este espacio deberá realizar la solicitud a través del
helpdesk adjuntando el respectivo archivo o información a publicar, si el archivo adjunto supera 1Mb se
enviará al correo institucional especificando en la solicitud el ID de la incidencia.
2.1.2 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE IMÁGENES Y
DOCUMENTOS EN EL PORTAL INSTITUCIONAL
No
1
RESPONSABLE
EDITORES DE
UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
Y/O UNIDADES
ACADÉMICAS
2
WEBMASTER
3
WEBMASTER
4
WEBMASTER
5
WEBMASTER
6
WEBMASTER
7
UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
UNIDADES
ACADÉMICAS
8
WEBMASTER
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
SOLICITUD ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN:
Enviar a través del helpdesk, la información (imágenes y documentos) para publicar en los sitios web de la
Universidad.
REVISIÓN:
Revisar que la información haya llegado en su totalidad y que corresponda a lo que se solicita publicar.
ERROR EN INFORMACIÓN: Si la información no corresponde o no está completa se dejará en estado de
“solicitar más información” en el helpdesk para que el solicitante realice los respectivos ajustes.
CONVERSIÓN:
Se realiza la conversión del documento enviado al sistema de archivos del espacio virtual en donde vaya a ser
publicada la información. De igual manera se realiza la edición de imágenes si la publicación lo amerita.
VERIFICACIÓN:
Se verifica en varios ambientes virtuales y navegadores (según corresponda) que la publicación sea correcta y
funcione adecuadamente en el espacio virtual en donde se ha publicado la información enviada.
PUBLICACIÓN:
Se realiza la publicación de la información en el espacio virtual que corresponda
DIVULGACIÓN:
Se informa a través del helpdesk, que se ya se ha realizado la publicación de la información solicitada.
ACEPTACIÓN:
Las Unidades administrativas y Unidades Académicas información cambio o novedad sobre la divulgación
realizada.
ARCHIVO DE COPIA:
Archivo de una copia quedará registrado en el helpdesk que indican el momento en el que el trabajo fue
publicado en el portal web de la Universidad.
2.1.3 FLUJOGRAMA
COMUNIDAD
UNIVERSITARIA
WEBMASTER
INICIO
SOLICITUD DE
ACTUALIZACIÓN DE
INFORMACIÓN WEB
ERROR DE INFORMACIÓN
REVISIÓN DE LA
INFORMACIÓN
ACEPTACIÓN DE
INFORMACIÓN
SI
CONVERSIÓN
NOVEDAD
ACEPTACIÓN
SI
FIN
DIVULGACIÓN
PUBLICACIÓN
VERIFICACIÓN
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2.2
CONTROL DEL CORREO INSTITUCIONAL:
2.2.1 NORMAS Y DEBERES:
La identificación de los servicios informáticos es única y exclusivamente para uso personal, para
actividades netamente institucionales y deberá ser empleada únicamente por la persona a quien le fue
asignada. El correo es de uso personal e intransferible.
Es deber de cada usuario asegurarse de cerrar la sesión de trabajo una vez finalice la utilización de todos los
servicios a fin de que nadie más pueda utilizar su identificación. El olvidar esta tarea puede acarrear graves
consecuencias para el usuario, que van desde la posibilidad de pérdida de información y el envío de correos a
su nombre, hasta el uso inadecuado, por parte de terceros, de los recursos que le fueron asignados.
Si un usuario encuentra abierta la identificación de otra persona es su deber cerrarla y por ningún motivo
deberá hacer uso de ella.
Toda comunicación oficial entre estudiantes, docentes y administrativos de la Universidad se deberá realizar a
través del correo institucional con dominio www.ugc.edu.co o www.ulagrancolombia.edu.co. Según
corresponda.
Los usuarios que publican información en listas de distribución de correo, o salas de discusión públicos con
carácter académico, deben incluir como parte del mensaje una aclaración de que no representa una posición
oficial de la Universidad La Gran Colombia.
El usuario será el único responsable del perjuicio que pueda llegar a ocasionarle el no poder enviar ni recibir
mensajes y archivos de correos electrónicos en caso de que el espacio que se le haya asignado este agotado.
La Universidad, en caso de uso no permitido del correo electrónico, suministrará la información del usuario a
la entidad que lo requiera para algún tipo de investigación por uso inapropiado del servicio, esto sin que ella
sea parte de la investigación, ya que simplemente es la entidad que ofrece el servicio.
El usuario de correo de la Universidad debe revisar con frecuencia el buzón de su cuenta de correo.
No se debe realizar envío de correos tipo cadena o forwards con información que no pertenezca a la
comunidad académica o institucional generando spam.
2.2.2 POLÍTICAS DE USO DEL CORREO INSTITUCIONAL:
La Universidad la Gran Colombia está bajo las políticas del proveedor que suministra el servicio de correo
(Google) citados en el siguiente link:
http://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=es&answer=7995.
Cada buzón de correo tendrá una capacidad de acuerdo a lo que designe el proveedor del servicio de correo
electrónico.
La Universidad no se hace responsable por el contenido de texto, sonido, video o cualquier otro que el usuario
envíe o reciba usando el correo electrónico institucional.
En el momento en que el funcionario administrativo o docente se retire de la Universidad, se cancelará en
forma inmediata el servicio de Correo Electrónico; la Universidad no se hace responsable de pérdidas de
información por este proceso. En caso de reingreso, la Universidad no puede asegurar la disponibilidad del
mismo nombre de usuario ni mucho menos del backup de los archivos del periodo anterior.
Los Estudiantes egresados podrán continuar con su correo institucional para mantener un vínculo con la
institución.
Mantener y ejecutar funciones de administración para eliminar aquellos mensajes que no requieran
estar almacenados con el fin de mantener espacio disponible tanto para enviar como para recibir nuevos
mensajes.
Utilizar destinatarios precisos para evitar los mensajes en cadenas o series.
Solicitar en el Departamento de Sistemas de la Universidad ayuda para el envío de correo masivo con el fin de
evitar el SPAM.
Solicitar o enviar correo de acuerdo con la cuota de almacenamiento asignada por la Universidad con el fin de
evitar devoluciones de correos.
Es deber de los usuarios, cada vez que se identifiquen con una cuenta de correo Institucional, velar porque no
se comprometa la buena imagen de la Universidad.
El usuario se compromete a indemnizar y a exonerar a la Universidad La Gran Colombia y a sus empleados de
cualquier reclamo o demanda, incluyendo honorarios razonables de los abogados, hecho por una tercera parte
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y derivados del contenido que el usuario presente, anuncie o transmita por medio del Servicio, su uso y
conexión al mismo, su violación de los certificados de seguridad, o su violación de los derechos de terceros.
El usuario debe respetar y acatar las políticas de uso que entregue el proveedor de servicios de correo
electrónico a la Universidad.
A quienes incumplan con alguna de las políticas y normas establecidas, le podrán ser suspendidos los servicios
de forma parcial o total dependiendo de la gravedad de la falta, y se le podrán aplicar las debidas sanciones.
El departamento de Desarrollo Humano es el único que autoriza la suspensión de los correos institucionales.
Las solicitudes para consultar información sobre un correo suspendido, serán realizadas únicamente por el
departamento de Desarrollo Humano, quien asumirá la responsabilidad de la consulta y manejo de la
información que contenga dicho correo institucional, para lo cual se otorgará un plazo máximo de 2 días de
consulta.
Las políticas de uso del correo institucional serán divulgadas a través del portal institucional de la Universidad
La Gran Colombia, cuando se consulta el correo institucional por primera vez.
2.2.3 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES CORREO INSTITUCIONAL
No
RESPONSABLE
1.
COMUNIDAD
UNIVERSITARIA
2
WEBMASTER
3
WEBMASTER
4
WEBMASTER
5
WEBMASTER
6
WEBMASTER
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
SOLICITUD ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN:
Se recibe la solicitud de creación de correo, cambio de contraseña o soporte, a través del helpdesk o a través del
sistema de información académica (solo para estudiantes).
REVISIÓN DE LA INFORMACIÓN:
Se revisa que los datos enviados correspondan a la persona que solicita el soporte, de acuerdo con los datos que se
indican cuando un usuario solicita crear correo o solicita algún soporte.
VALIDACIÓN DE INFORMACION:
Si la información no corresponde o no está completa se dejará en estado “solicitar más información” en el helpdesk
para que realice los respectivos ajustes.
REALIZAR SOPORTE:
Se accede al servidor de correos de la Universidad y se realiza la creación del correo, el soporte, de acuerdo con los
datos que se indican cuando un usuario solicita crear correo o solicita algún soporte.
VERIFICACIÓN:
Se verifica que los datos creados o modificados funcionen adecuadamente
COMUNICACIÓN DE SOPORTE:
Se da respuesta al usuario a través del helpdesk o d e l s i s t e m a d e i n f o r m a c i ó n a c a d é m i c o sobre la
creación de la cuenta o los cambios realizados de acuerdo con la solicitud recibida. Se le envían las instrucciones
necesarias para acceder y las consideraciones que debe tener en cuenta en el uso del correo
2.2.4 FLUJOGRAMA:
WEBMASTER
COMUNIDAD
UNIVERSITARIA
CORREO INSTITUCIONAL
INICIO
SOLICITUD
ACTUALIZACIÓN
DE INFORMACIÓN
REVISIÓN DE LA
INFORMACIÓN
FIN
VALIDACIÓN DE
INFORMACION
REALIZAR
SOPORTE
VERIFICACIÓN
COMUNICACIÓN
DE SOPORTE
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2.3
PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION:
2.3.1 SERVICIOS DE SOPORTE A LOS SISTEMAS DE INFORMACION:
El servicio de soporte de los sistemas de información se encarga de gestionar los incidentes reportados por los
funcionarios y usuarios acerca de los sistemas de información de la Universidad, entre los cuales se encuentran los
sistemas académico, administrativo, financiero, biblioteca, gestión documental, centro médico, entidades de control,
portal institucional y todos aquellos sistemas que soporten los procesos direccionales, misionales y de apoyo,
asegurando la calidad de la información y la integración de los procesos. Para llevar a cabo esta actividad, se emplea
una herramienta denominada Help Desk (mesa de ayuda) donde se centraliza el tratamiento y la gestión de las
incidencias, facilitando su seguimiento y monitoreo, agilizando la comunicación entre las partes implicadas hasta
encontrar la solución adecuada y garantizar la satisfacción del usuario.
2.3.2 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
NO
1
RESPONSABLE
USUARIO
2
3
ADMINISTRADOR DE
MESA DE AYUDA
4
5
6
7
INGENIERO DE
SOPORTE
USUARIO
8
9
INGENIERO DE
SOPORTE
10
11
12
PROVEEDOR
13
INGENIERO DE
SOPORTE
14
15
DIRECTOR DE
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
16
INGENIERO DE
SOPORTE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
REGISTRA INCIDENTE:
Registra el incidente de soporte mediante la aplicación de mesa de ayuda disponible a través de la web, en caso
excepcional se recibirá el incidente por vía telefónica o mediante correo institucional. Registra información
suficiente para ubicar y tratar el inconveniente.
Cuando se trata de un nuevo requerimiento, este debe ser registrado únicamente por el jefe o Director de la
Dependencia, para continuar su trámite.
CATEGORIZA:
Identifica el tipo de soporte que se está reportando, a que sistema corresponde. Cuando una solicitud no compete
a la Dirección de Sistemas de Información, se notifica y se cierra la incidencia.
PRIORIZA:
Establece prioridad de acuerdo al impacto o urgencia del soporte según su categoría.
ASIGNA Y ESCALA:
Asigna la incidencia al ingeniero de soporte encargado del sistema, de acuerdo a su categoría y prioridad. El
estado de la incidencia queda en asignado.
DIAGNOSTICA:
Realiza actividades relacionadas con la identificación de la causa del incidente y su diagnóstico.
REQUIERE MAS INFORMACIÓN: Verifica si se requiere más información para atender la incidencia o el
requerimiento, si la información no es satisfactoria entonces la incidencia se pasa a estado se necesitan más
datos y el usuario debe completar la información suministrada, de lo contrario continúa en el paso 8.
INGRESA INFORMACIÓN ADICIONAL: Complementa la información de la incidencia o requerimiento, de
manera suficiente para poder ser atendida y sigue en el paso 5. Deja la incidencia en estado asignado.
ES VIABLE?: Verifica si es viable proporcionar una solución al incidente, aplica generalmente a nuevos
requerimientos. Si la incidencia no es viable, se registra la explicación y continúa en el paso 19, caso contrario
continuo con la investigación.
INVESTIGA Y PLANTEA SOLUCIÓN
Realiza actividades para encontrar la solución a la incidencia reportada. Si la solución planteada lo amerita, se
consulta con el Director de Sistemas.
HAY SOLUCIÓN INTERNA?: Verifica si se puede generar una solución internamente, si es interna entonces
se inician las pruebas (paso 13), de lo contrario se reporta al proveedor, esto sucederá siempre y cuando exista
un contrato de soporte con el proveedor del sistema.
REGISTRA INCIDENTE AL PROVEEDOR:
Registra el incidente al proveedor correspondiente del sistema de información, de acuerdo a los mecanismos de
soporte establecidos. Y el estado de la incidencia en la mesa de ayuda pasa a estado proveedor.
GENERA SOLUCIÓN:
El proveedor envía la solución recomendada, apoyada en documentos u objetos que deben ser aplicados en el
sistema de información correspondiente.
REALIZA PRUEBA:
Realiza las actividades relacionadas con la comprobación de la solución del incidente (interna o recibida del
proveedor), debe registrar las pruebas realizadas para asegurar el buen funcionamiento de la solución. Debe
actualizar el estado de la incidencia a asignado.
REQUERIMIENTO NUEVO:
Si se trata de un nuevo requerimiento, este debe ser aprobado por el Director de Sistemas para continuar su
trámite, en caso de no ser aprobado para implementarlo en producción se regresa al paso 9.
APRUEBA:
Verifica y registra si la solución planteada para el requerimiento es satisfactoria y no afecta o repercute en otros
sistemas de manera indeseada, si cumple entonces continúa el proceso, de lo contrario regresa al paso 9. (aplica
únicamente para requerimientos nuevos o casos excepcionales)
IMPLEMENTA SOLUCIÓN:
Si las pruebas arrojaron resultados satisfactorios, se implementa la solución a la incidencia, se asegura el
restablecimiento normal del servicio y se le comunica al usuario. Se actualiza la incidencia a estado resuelto.
En caso de que la incidencia corresponda a un nuevo requerimiento, la implementación de la solución debe estar
previamente autorizada por el Director de Sistemas de Información.
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USUARIO
18
ADMINISTRADOR DE
MESA DE AYUDA
19
ADMINISTRADOR DE
MESA DE AYUDA
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ADMINISTRADOR DE
MESA DE AYUDA
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VALIDA SOLUCIÓN:
Verifica y registra si la solución es satisfactoria de acuerdo al incidente reportado, si está conforme entonces deja
la incidencia en estado aceptado (nivel de satisfacción), si la solución no es satisfactoria entonces deja la
incidencia en estado asignado y se remite al paso 9.
INCIDENCIA ES ACEPTADA:
Si la solución es satisfactoria y el usuario la acepta a conformidad, el incidente se cambiará a estado cerrado. Si
el usuario no acepta la solución, la incidencia se asignará nuevamente al ingeniero de soporte que correponda y
se regresa al paso 5.
CIERRE DE LA INCIDENCIA:
El usuario tiene un lapso de 5 días para solicitar la reapertura de la incidencia, en caso de hacer esta solicitud el
caso se abrirá de nuevo y será asignada al ingeniero correspondiente; de lo contrario la incidencia finalizará en
estado cerrado.
INFORMES:
Generación de informes y reportes, indicadores de gestión.
INFORMACIÓN
ADICIONAL
VALIDA
SOLUCIÓN
SI
INCIDENCIA ES
RESUELTA
PRIORIZA
ASIGNA Y
ESCALA
CATEGORIZA
CIERRE DE LA
INCIDENCIA
FIN
FIN
SI
DIRECTOR DE
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
ADMINISTRADOR
DE MESA DE AYUDA
NO
INFORMES
REGISTRA
INCIDENTE
INICIO
CIERRE DE LA
INCIDENCIA
USUARIO
2.3.3 FLUJOGRAMA
NO
APRUEBA
NO
APLICA PARA REQUERIMIENTOS NUEVOS
ES VIABLE?
NO
DIAGNOSTICA
2.4
SI
REQUIERE MAS
INFORMACIÓN
REQUERIMIENTO
NUEVO:
Aprobado por el
Director de Sistemas
de Información
PROVEEDOR
INGENIERO DE
SOPORTE
SI
INVESTIGA Y
PLANTEA
SOLUCIÓN
SI
REALIZA
PRUEBA
HAY SOLUCIÓN
INTERNA
IMPLEMENTA
NO
REGISTRA
INCIDENTE AL
PROVEEDOR
GENERA
SOLUCIÓN
PROCEDIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN DE NUEVOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Una unidad puede presentar a la Dirección de Sistemas de Información, una necesidad, solicitud o problemática que
puede llegar a ser satisfecha o resuelta mediante la implementación de un nuevo sistema de información, aplicación o
herramienta informática, por lo cual a continuación se describe el proceso de implementación de un nuevo sistema de
información.
2.4.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN NUEVO SISTEMA DE
INFORMACION:
No
1
RESPONSABLE
UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
LEVANTAMIENTO DE TERMINOS DE REFERENCIA
Compilar un documento de términos de referencia que contenga la siguiente información: antecedentes de la
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Y/O UNIDADES
ACADÉMICAS
2
3
DIRECCIÓN DE
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
4
5
6
UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
Y/O UNIDADES
ACADÉMICAS
7
8
DIRECCIÓN DE
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
9
2.4.2 FLUJOGRAMA
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solicitud, objetivo general, objetivos específicos, alcance esperado de la solución, productos entregables
(esperados), presupuesto estimado. También debe contemplar temas como: requerimientos técnicos, metodología
de implantación y actividades; este documento realizado o revisado en conjunto con la dirección de sistemas de
información.
BUSCAR, EVALUAR Y SELECCIONAR SOLUCIÓN:
Buscar e identificar las posibles aplicaciones o soluciones que puedan llegar a satisfacer las necesidades
consignadas en el documento de términos de referencia (aprobado y firmado), evaluar y comparar las soluciones
encontradas y seleccionar la mejor herramienta que cumpla con los requerimientos especificados.
INSTALACIÓN:
Realizar la instalación de la solución y realizar su configuración y parametrización.
PRUEBAS:
Verificar el comportamiento funcional y técnico de la aplicación, probar que la herramienta cumpla con las
necesidades consignadas.
CAPACITACIÓN:
Realizar la capacitación a los usuarios que van a utilizar la herramienta
ACEPTACIÓN:
Las Unidades administrativas y Unidades Académicas que utilizarán la nueva herramientas dan su visto bueno
para la salida a producción.
DOCUMENTACIÓN:
Crear y entregar los manuales de usuario.
DIVULGACIÓN:
Informar a través del correo electrónico institucional, memorando u otro medio, si fuese necesario, que sera
puesta en producción la nueva herramienta.
PUESTA EN PRODUCCIÓN:
Salida a producción del nuevo sistema de información, aplicación o herramienta.
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2.5
ACTUALIZACION DE OBJETOS EN BASE DE DATOS Y CODIGO FUENTE EN APLICACIONES.
2.5.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
NO RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
2
INGENIERO DE
SOPORTE
INGENIERO DE
SOPORTE
3
INGENIERO DE
SOPORTE
4
INGENIERO DE
SOPORTE
5
6
INGENIERO DE
SOPORTE
INGENIERO DE
SOPORTE
ANALISIS DE NECESIDAD:
Análisis de la necesidad de los usuarios o del sistema.
OBTIENE OBJETO A ACTUALIZAR:
Obtiene o crea el objeto a actualizar, se hace una verificación general sobre el estado del objeto y que cumpla
con las condiciones requeridas en cuanto a formato y estructura. Se prepara para la instalación.
COPIA OBJETO ACTUAL:
Realiza una copia del objeto actual, que debe ser modificado para un mejor funcionamiento. Debe existir un
repositorio de actualizaciones, donde se crea un subdirectorio con la fecha del día en que se hace la
actualización, allí se crean dos directorios uno para dejar la copia del objeto anterior y otro para los nuevos
objetos.
ACTUALIZA EL OBJETO ACTUAL POR EL NUEVO OBJETO:
Actualiza la aplicación o la base de datos, teniendo en cuenta las condiciones necesarias para llevar a cabo la
modificación. Se remplaza el objeto actual con el nuevo objeto, diligencia la bitácora de cambios sobre base de
datos o aplicaciones.
VERIFICA FUNCIONAMIENTO:
Verificar el buen funcionamiento y servicio de los cambios realizados en el sistema de información.
SOCIALIZA:
Comunica a las partes interesadas a través de la mesa de ayuda o en caso fortuito a través de un correo
electrónico.
2.5.2 FLUJOGRAMA:
INGENIERO DE SOPORTE
INICIO
FIN
ANALISIS DE
NECESIDAD
SOCIALIZA
OBTIENE OBJETO
A ACTUALIZAR
COPIA OBJETO
ACTUAL
VERIFICA
FUNCIONAMIENTO
ACTUALIZA EL
OBJETO ACTUAL
POR EL NUEVO
OBJETO
UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
CÓDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
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EMISIÓN
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REVISIÓN
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No. REV
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DOCUMENTOS RELACIONADOS:
Se encuentran localizados en http://intranet.ugc.edu.co/index.php/procesos/apoyo-administrativo/informatica-ysistemas
• Manual de Procesos y Procedimientos.
• Instructivos de Backup equipos administrativos
• Instructivo Copias de Seguridad
• Instructivo Instalación Windows 7
• Instructivo Mantenimiento Preventivo
• Instructivo Niveles de Servicios
• Instructivo Plan de Contingencia
4
REGISTROS:
Se encuentran localizados en http://intranet.ugc.edu.co/index.php/procesos/apoyo-administrativo/informatica-ysistemas
• Registro bitácora cambios sobre base de datos o aplicaciones
• Registro control Backup
• Registro Listado de Servidores
• Registro Tareas Administración
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CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV
FECHA
DESCRIPCION
30/09/2013
Emisión inicial
Asignación y manejo de diferentes funciones para recepción, revisión, conservación, verificación y
divulgación de la información a cargo del WEBMASTER.
Se actualizaron las políticas de uso del correo institucional, (acción preventiva).
Se actualizaron los diagramas de flujo de implementación de nuevo sistema de información y el diagrama de
flujo de servicio de sistemas de información.
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