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DIPLOMADO DE ALTA ESPECIALIZACION EN EL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION ADMINISTRATIVA
SIGA
SESIÓN 3
SIGA ML – PEDIDOS, PLAN ANUAL
DE OBTENCION - PAO
NECESIDADES
SESIÓN 3: SIGA ML – PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO
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GESTION ADMINISTRATIVA
Objetivo
SIGA
Objetivo
Que el participante registre los requerimientos o Pedidos por parte de los Centros de costo como punto
de partida de todo el proceso logístico, así mismo los procesos de autorización y consolidación de los
mismos, obtener el valor referencial, lo cual es el paso previo a la solicitud de la certificación de crédito
presupuestal, de igual manera el participante tendrá conocimiento de la actual modalidad de la
ejecución presupuestaria.
Competencias a Fortalecer
El participante se encontrará en condición de plantear alternativas de solución respecto de temas
involucrados y en el manejo del sistema.
Estrategia y Metodología
Se utilizará una metodología activa y participativa, realizando introducciones eficaces, explicación de a
parte teórica a través de diapositivas adecuadas a los temas, acompañados de explicaciones,
ilustraciones, exposición y desarrollo de casos prácticos, con participación activa de los participantes y
desarrollo de casos prácticos.
Materiales a utilizarse
Los ejercicios prácticos se realizara mediante los software actualizados correspondientes SIGA y SIAF
(Versiones Demo respectivamente), cabe señalar que para el caso de la exposición; las exposiciones
corresponderán a presentaciones POWER POINT.
Expositor
Ing. Ronald Vásquez Guerra.
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TEMARIO:
-
Pedidos de Bienes y Servicios

Conceptos y consideraciones generales

Ingreso, Modificación.

Eliminación de Registros.

Diversos estados de los Pedidos.

Asignar detalles complementarios a los pedidos de bienes y servicios
(Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia).
-
Autorización de Pedidos

Autorización de pedidos para compra.

Autorización de pedidos para atención por almacén.

Pautas para la generación del PAO: Nuevo PAO o Agregar a un PAO existente
(consolidación de Pedidos Autorizados).
-
-
PAO Actualizado

Colocar Detalle del PAO.

Estudio de Mercado o Ajuste por PAO.
Autorización Presupuestal

Marco Normativo (PCA, Certificación de Crédito Presupuestario).

Certificación de Crédito Presupuestario SIGA.

Interface de Solicitud Certificación de Crédito Presupuestario con el SIAF
(Manual o Automático).

Asignación de ruta del PAO: (Cuadro de Adquisición, Contrato o Proceso de
Selección).
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PEDIDOS DE BIENES Y SERVICIOS
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1. CONCEPTOS Y CONSIDERACIONES GENERALES.
El pedido o requerimiento como comúnmente se le conoce, viene a ser el punto de partida
de todo proceso de contratación y/o adquisición, así mismo hay que indicar que existen dos
tipos de pedidos:
Pedido Programado, es la necesidad (bien o Servicio) que fue contemplado dentro de la
etapa de formulación del Presupuesto (Cuadros de Necesidades).
Pedido No Programado, es la necesidad (bien o Servicio) generada ante un hecho fortuito,
el mismo que no fue contemplado dentro de la etapa de formulación del formulación del
Presupuesto.
A continuación indicaremos el aspecto normativo en donde menciona a pedido como un
requerimiento necesario en todo expediente de Contratación o Adquisición:
1.1 Aspecto Normativo.
El Expediente de Contratación se inicia con el requerimiento del área usuaria. Dicho
Expediente debe contener la información referida a las características técnicas de lo
que se va a contratar, el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el valor
referencial, la disponibilidad presupuestal, el tipo de proceso de selección, la
modalidad de selección, el sistema de contratación, la modalidad de contratación a
utilizarse y la fórmula de reajuste de ser el caso.
Artículo 10.- Expediente de Contratación – Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado
El área usuaria es la responsable de definir con precisión las características,
condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para el
cumplimiento de sus funciones, debiendo desarrollar esta actividad de acuerdo a lo
indicado en el Artículo 13° de la Ley. El órgano encargado de las contrataciones, con
la autorización del área usuaria y, como producto del estudio de las posibilidades que
ofrece el mercado, podrá ajustar las características de lo que se va a contratar.
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Para la descripción de los bienes ySIGA
servicios a contratar no se hará referencia a marcas
o nombres comerciales, patentes, diseños o tipos particulares, fabricantes
determinados, ni descripción que oriente la adquisición o contratación de marca,
fabricante o tipo de producto específico. Sólo será posible solicitar una marca o tipo de
producto determinado cuando ello responda a un proceso de estandarización
debidamente sustentado, bajo responsabilidad del Titular de la Entidad.
Artículo 11.- Características Técnicas de lo que se va a Contratar – Reglamento
de la Ley de Contrataciones del Estado
1.2 Ingreso, Modificación y Eliminación de Pedidos.
Para registrar un Pedido nos
ubicamos en la siguiente
opción:
Nos aparecerá la siguiente ventana en donde podemos apreciar lo siguiente
1.- Cabecera
del Pedido
2.- Detalle del
Pedido
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Para registrar la
cabecera del pedido
presionamos botón
derecho del mouse
en el área indicada:
Colocamos los datos
requeridos por el
sistema y
grabamos:
Luego registraremos
el detalle de nuestro
pedido presionando
botón derecho del
mouse:
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Buscamos el ítem a
solicitar:
SIGA
Colocamos la
cantidad a solicitar y
guardamos:
Nuestro pedido
quedará de la
siguiente forma:
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SIGA
Como último paso
deberá de Presionar
sobre el botón VºBº
Jefe (sólo así la
Oficina de Logística
o la que haga sus
veces podrá
visualizar el pedido
para continuar con
su trámite)
Al Final el estado del
pedido será VºBº
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1.3 Diversos estados de los pedidos SIGA
Siempre que hemos ingresado a la ventana donde se registran los pedidos podemos
apreciar que los anteriores poseen diversos estados, en esta sección pasamos a
explicarles cada uno de ellos:
Pendiente, pedido que aún no
puede ser visualizado por la
Oficina de Logística o la que
haga sus veces.
V°B° JEFE, el pedido se encuentra
listo para su trámite por parte de
la Oficina de Logística o la que
haga sus veces.
PECOSA Parcial, se atendió con
una PECOSA el pedido, pero no
en la totalidad de los ítems
solicitados.
Aprobado, el pedido será
atendido dependiendo del tipo
bien o servicio, con una Orden de
Compra o de Servicio o atendido
con el stock del almacén.
PECOSA, pedido atendido en su
totalidad con el stock del
Almacén.
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2. AUTORIZACION DE PEDIDOS.
SIGA
Una vez que el Centro de Costo ha emitido su respectivo pedido o requerimiento, junto con
las especificaciones técnicas o términos de referencia según sea el caso, continuaremos
con el presente procedimiento la Autorización del Pedido.
2.1 Autorización de pedidos para compra.
Para autorizar los
pedidos ya sean de
Compra o de Servicio,
Ud. Deberá ubicarse en
la siguiente opción:
En la siguiente ventana
nos mostrará la relación
de Centros de Costo,
Ud. Deberá de ubicarse
en el Centro de costo al
cual desea autorizar el
pedido y darle clic en la
carpeta amarilla:
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Dependiendo del Tipo:
Bien o Servicio, nos
aparecerá la siguiente
ventana, para pasar al
siguiente estado
(Aprobado), Ud.
Deberá de presionar
sobre el botón Para
Compra.
Una presionado el
botón en mención
nuestro pedido ya no
estará en pantalla y
podrá apreciar que el
botón Para Compra
esta deshabilitado, y
eso es porque el pedido
paso a estado
Aprobado
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SIGA
Si cambiamos en Estado
y seleccionamos
Aprobado vamos a
poder apreciar nuestro
pedido:
Y podemos apreciar
que ya está listo para la
siguiente etapa que es
la generación del Plan
Anual de Obtención –
PAO, para ello
presionamos en
Generar PAO
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SIGA
El sistema nos
preguntará: Generar
PAO (generar un nuevo
consolidado) o Agregar
a un PAO existente
(consolidar varios
pedidos en uno solo )
Le damos clic en el
botón Aceptar y nos
aparecerá la siguiente
venta (esta ventana
indica que debemos de
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colocar un precio
referencial, dado que
no existe un precio
histórico para lo
pedido), luego
grabamos.
SIGA
Una vez que grabamos,
el sistema nos indicará
el correlativo que será
asignado a nuestro
PAO, el mismo que es
editable, aceptamos:
Si todo salió bien nos
saldrá este mensaje:
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SIGA
La damos en Aceptar y
el sistema nos mostrará
la siguiente pantalla
donde se llenará
algunos campos, como
podemos apreciar:
Al final deberá quedar
de la siguiente manera,
guardamos y salimos
dela ventana, y nos
ubicamos en la ventana
principal del Sistema:
2.2 Autorización de pedidos para atención por Almacén.
Otra alternativa de autorizar los pedidos, distinto a una compra, es la atención con el stock
por almacén, acá se mostrará a manera de ejemplo dicha autorización, tocaremos con
más amplitud cuando se lleve la sesión de Almacenes.:
Para ello se utiliza la misma ventana en donde se autoriza para la compra, pero la única
diferencia es que no se dará clic al botón Para Compra, sino en la carpeta amarilla de
cada ítem:
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El sistema nos llevará la siguiente ventana, en donde deberemos seleccionar nuestro
almacén principal, e inmediatamente el sistema nos indicará el stock disponible por
marca, se coloca la cantidad a aprobar y guardamos:
3. PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO
Una vez registrado nuestro PAO ya sea producto de la consolidación de uno o varios
pedidos, así como colocado su detalle, se procederá a ubicarlo en la opción respectiva para
realizar los ajustes necesarios:
3.1 Estudio de Mercado o Ajuste por PAO.
Para el caso práctico se utilizará la segunda opción Ajuste por PAO:
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Una vez
registrado
nuestro PAO,
para poderlo
apreciar, nos
ubicamos en la
siguiente opción:
SIGA
Ingresando
podremos
apreciar todos los
PAO generados,
nuestro PAO se
encontrará al
final de la lista
(en algunas
ocasiones):
Si deseamos
hacerle algún
ajuste al PAO,
presionamos en
Estado PAO, y
seleccionamos
Ajuste X PAO
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Luego de ello
presionamos en
la carpeta
amarilla, y le
damos clic en
Precio Masivo
SIGA
Nos aparecerá la
siguiente ventana
donde
colocaremos el
nuevo precio y
grabamos:
Hecho la
actualización lo
volvemos a su
estado anterior,
luego con esto ya
está listo nuestro
PAO para la
certificación
4. AUTORIZACIÓN PRESUPUESTAL
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Luego de definir en nuestro PAO el SIGA
valor referencial, el siguiente procedimiento será
solicitar a la Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces en la Entidad la Certificación
de Crédito Presupuestario, lo cual garantiza que existen los recursos suficientes:
4.1 Marco Normativo (PCA, Certificación de Crédito Presupuestario)
a) La Programación de Compromisos Anual – PCA es:
Es un instrumento de programación del gasto público de corto plazo por toda fuente
de financiamiento, que permite compatibilizar la programación de caja de ingresos
y gastos, con la real capacidad de financiamiento para el año fiscal respectivo, en
el marco de la disciplina fiscal y el Marco Macroeconómico Multianual. (Texto Único
Ordenado (TUO) de la Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de
Presupuesto, aprobado por el Decreto Supremo N° 304-2012-EF)
En el año 2011, la Dirección General de Presupuesto Público, puso a disposición la
Programación de Compromisos Anual (PCA) con el objeto de fortalecer y agilizar la
gestión del gasto público; el cual se viene aplicando en los tres niveles de gobierno
(Nacional, Regional y Local).
La Dirección General de Presupuesto Público mediante la Resolución Directoral N°
028-2012-EF-50.01, estableció la Programación de Compromisos Anual (PCA) del
año fiscal 2013 para los pliegos del Gobierno Nacional, Gobiernos Regionales y
Gobiernos Locales.
b) Mecánica de trabajo de la Programación de Compromisos Anual – PCA:
A la DGPP, registrar y transmitir los montos anuales de la PCA (inicial y sus
modificaciones) a los Pliegos, en el nivel de fuente de financiamiento/rubro,
categoría y genérica del gasto.
A los Pliegos, recepción de la PCA, ajustes de la PCA, incremento y/o disminución
de la PCA y distribución de la PCA (al mismo nivel de agregación) entre sus
unidades ejecutoras (UEs).
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A las Unidades Ejecutoras, recepción
SIGA de la asignación – PCA enviada por el Pliego,
priorización de la PCA x específica, solicitud de certificación, certificación de
crédito presupuestario (CCP), compromiso anual y registro del compromiso,
devengado, girado y pagado.
c) Certificación de Crédito Presupuestario:
La certificación de crédito presupuestario a que hace referencia los numerales 77.1
y 77.2 del artículo 77º de la Ley General, constituye un acto de administración cuya
finalidad es garantizar que se cuenta con el crédito presupuestario disponible y libre
de afectación, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional
autorizado para el año fiscal respectivo, en función a la PCA, previo cumplimiento
de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso.
Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el
perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro
presupuestario. Artículo 13º.- Etapa preparatoria para la Ejecución del Gasto:
Certificación del Crédito Presupuestario - DIRECTIVA Nº 005-2010-EF/76.01,
DIRECTIVA PARA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
4.2 Certificación de Crédito Presupuestario en el SIGA:
Una vez que se ha
determinado el valor
referencial de nuestro
PAO, se procederá a
realizar la
Certificación
Presupuestal (lo
Realiza la Oficina de
Ppto. O la que haga
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sus veces), para ello
se dará clic en el
botón Autorización
Presupuestal.
SIGA
El sistema nos
mostrará el Marco
disponible para poder
certificar:
La damos clic al botón
Autorizar:
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Confirmamos el
mensaje, y el sistema
nos mostrará el
número de
Certificación del SIGA,
guardamos:
SIGA
Confirmamos el
mensaje:
Y nos aparecerá el
reporte de
Certificación del SIGA:
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Y por último le
asignamos una ruta a
nuestro PAO ya
certificado, para el
caso práctico
seleccionamos Cuadro
de Adquisición :
SIGA
4.3 Interface de Solicitud Certificación de Crédito Presupuestario con el SIAF (Manual
o Automático).
Para realizar la Interface de
la Certificación SIGA al SIAF,
Ud. Deberá de ubicarse en la
siguiente opción:
Una vez en la presente
ventana colocamos el
número de nuestro PAO, a
fin de ubicarlo de una
manera más fácil:
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Presionamos sobre la
primera carpeta amarilla, el
sistema nos mostrará el
detalle de la Certificación:
SIGA
Para general la interface
presionamos sobre el botón
Certificación SIAF y
confirmamos el mensaje:
Colocamos la clave Y con
esto la interface viajará al
SIAF, para su posterior
proceso:
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SIGA
Si todo esta ok nos saldrá
este mensaje:
Para procesar la Interface en
el SIAF, abrimos el sistema
en mención y nos ubicamos
en :
Y le damos clic en
Procesar
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Si todo esta OK, nos saldrá la
cantidad de registros
válidos:
Para poder apreciar el
resultado nos ubicamos en:
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SIGA
Como podemos apreciar se
realizó con éxito la interface,
solo queda habilitar y
enviar:
Una vez Aprobado el
Certificado, este estado
Aprobado, deberá ser
refrescado en el SIGA:
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En el SIGA, Ud. Deberá de
presionar Respuesta SIAF,
para que el estado en
mención figure:
SIGA
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