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Administración de datos maestros
PRO-27-2-01-01
MACROPROCESO
Gestión administrativa
NIVEL 1
Gestión de activos
FECHA PUBLICACIÓN 03/08/2015
NIVEL 2
Ingreso de activos
1.
Tabla de Contenido
OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2.
ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3.
NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2
4.
5.
3.1.
Directrices ........................................................................................................................... 2
3.2.
Lineamientos ....................................................................................................................... 2
RESPONSABILIDADES................................................................................................................... 2
4.1.
Responsable del Proceso..................................................................................................... 2
4.2.
Responsabilidades ............................................................................................................... 2
DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................. 2
5.1.
Diagrama de flujo - Administración datos maestros ........................................................... 2
5.2.
Descripción de actividades – Administración datos maestros ............................................ 2
6.
DEFINICIONES .............................................................................................................................. 4
7.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 4
8.
INDICADORES .............................................................................................................................. 4
9.
RIESGOS ....................................................................................................................................... 4
10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 5
11. APROBACIÓN ............................................................................................................................... 5
Administración de datos maestros
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Gestión administrativa
NIVEL 1
Gestión de activos
FECHA PUBLICACIÓN 03/08/2015
NIVEL 2
Ingreso de activos
1. OBJETIVO
Registrar en SAP un activo adquirido.
2. ALCANCE
Inicia con el envío de la solicitud Área de Gestión de Activos referente a: Creación, bloqueo,
o borrado de activos por medio del formato correspondiente y su respectiva cotización y
finaliza informando a la unidad solicitante el número del activo.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
No aplica.
3.2. Lineamientos
 La solicitud de creación de dato maestro debe hacerse enviando un correo
electrónico a [email protected] con el Formato de Creación de Datos
Maestros de Activos Fijos debidamente diligenciado.
 Este proceso en condiciones ideales tiene un tiempo de ejecución de 1 día hábil
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del Proceso
Compras y Activos fijos
4.2. Responsabilidades
Auxiliar administrativo de Activos Fijos:


Crear el dato maestro de activo fijo y de material.
Informar a la unidad solicitante el número de dato maestro de activo fijo y de material.
Unidad Académica / Administrativa:

Solicitar la creación de dato maestro de activo fijo.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo – Administración datos maestros
5.2. Descripción de actividades – Administración datos maestros
-Necesidad de registrar en SAP un activo adquirido
ENTRADA
-Documento de donación
-Unidad Académica / Unidad Administrativa
PROVEEDOR
-Dirección de Desarrollo
SALIDA
Correo electrónico de aceptación de Activos
CLIENTE
Unidad Académica / Unidad Administrativa
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Gestión administrativa
ACTIVIDAD
NIVEL 1
Gestión de activos
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Enviar Formato de
Creación Dato
Maestro Activo Fijo
La Unidad Académica o
Administrativa envía la solicitud por
correo electrónico al área de Activos
Fijos a la cuenta de correo
[email protected] con el
formato de Creación de Datos
Maestros de Activos Fijos y la
cotización correspondiente.
Revisión del formato
diligenciado
Se revisa la información recibida con
el fin de garantizar que cumpla con
las consideraciones vigentes para
creación del dato maestro de activo
fijo.
Si el valor del bien es mayor o igual a Asistente
50 UVT o si son: Computadores,
Administrativo de
televisores, amplificadores de audio y Activos Fijos
sonido, agitadores, balanzas para
laboratorio, proyectores, sistemas de
electroforesis, sonómetros o PHmetros, se determina que es un
activo fijo de lo contrario no.
Notificar que el bien
no es activo fijo
En caso que el bien solicitado no
cumpla con las consideraciones de
activo fijo, se envía una notificación
por correo electrónico a la Unidad
Académica o Administrativa,
informando que el bien no es un
activo fijo.
4
Crear dato maestro
de activo fijo
Se realiza la creación del dato
maestro en SAP con la transacción
Asistente
AS01 (si es un activo principal) o AS11 Administrativo de
(si es un subnúmero de un activo
Activos Fijos
principal)
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Una vez creado el dato maestro, se
Visualizar dato
verifica que la creación ha sido
maestro de activo fijo correcta visualizándolo con la
transacción AS03.
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2
3
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Ingreso de activos
SISTEMA
FOR-27-2-01-01
Creación, borrado,
bloqueo de Datos
Maestros de Activos
Fijos
Unidad Académica
/ Unidad
Administrativa
Asistente
Administrativo de
Activos Fijos
SAP-AM
Asistente
Administrativo de
Activos Fijos
SAP-AM
SAP-MM
SAP-MM
6
Verificar dato
maestro de material
Una vez creado el dato maestro de
activo fijo se verifica en SAP el código Asistente
de material que el usuario debe
Administrativo de
ingresar al momento de generar la
Activos Fijos
solicitud de pedido para compra
7
Crear dato maestro
de material
Si luego de la anterior verificación, se Asistente
identifica que no existe el dato
Administrativo de
maestro de material, se procede a
Activos Fijos
DOCUMENTOS
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Ingreso de activos
crearlo en el sistema. Transacción
MM01 y con la categoría de
valoración 7000
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Informar número de
dato maestro de
activo fijo y material
La asignación del número de dato
maestro se realiza de forma
automática en el sistema de acuerdo
con el rango preestablecido para
cada clase.
Una vez ejecutada la creación
solicitada, se le informa a la Unidad
solicitante por correo electrónico el
número de dato maestro de activo
fijo correspondiente.
En el mismo formato se informa el
dato maestro de material para el
activo fijo correspondiente.
Asistente
Administrativo de
Activos Fijos
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor)
FOR-27-2-01-01 Creación, borrado, bloqueo de
Datos Maestros de Activos Fijos
8. INDICADORES
No aplica.
9. RIESGOS
OPERATIVO
Error al ingresar el material.
CALIDAD DE SERVICIO
Informar mal el código del material a la Unidad.
EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)
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Ingreso de activos
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Gestión de activos
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTUALIZACIÓN
FECHA
Elaboración
23/04/2015
Publicación
23/04/2015
Elaboración
14/07/2015
Publicación
03/08/2015
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1
11. APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
FECHA
ELABORÓ
Rocío Pérez
Ingeniera de procesos
14/07/2015
REVISÓ
Alberto Poveda
Coordinador de procesos
29/07/2015
APROBÓ
Paola Andrea Garcia
Jefe Compras y Activos Fijos
03/08/2015