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CÓDIGO: FOR-AAJ-010
Telecafé Ltda.
Fecha: Diciembre-2014
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Versión 02
Pág. 7 de 7
ENTIDAD PRODUCTORA: TELECAFÉ
GERENCIA: GER / ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: 140AAF
ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - (GER-140AAF)
CÓDIGO
SERIE O SUBSERIE
GER-140AAF-2
ACTAS
GER-140AAF-2-06
Actas del Comité de Convivencia Laboral
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
AG AC CT
1
5
E
S
X
D
X
OBSERVACIONES
*Ley 1010 de 2006-Evidencia el cumplimiento de la Ley en temas de acoso laboral y de esta manera
se puede reflejar el funcionamiento del Comité en la entidad. Se decide conservar en su totalidad
por poseer valores secundarios derivados de la gestión administrativa.
*Actas
*Normatividad
*Socialización
*Registro de Asistencia
GER-140AAF-14
CUENTAS POR COBRAR
GER-140AAF-15
*Estados de Cartera
*Oficios
*polizas
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
GER-140AAF-15-01
IVA
1
1
*Se determina su eliminación porque los cobros pierden sus valores primarios, porque una vez sea
recuperada la cartera el pago hace parte integral del Movimiento Contable.
X
13
X
*Aunque la consecución de los Pagos efectuados por Declaraciones Tributarias se pueden conseguir
en la Direcciòn de Impuestos Nacionales (5 vigencias anteriores), la entidad decide darle este
tratamiento a la Serie Documental. Nos acogemos a lo definido en el Plan General de Contabilidad
X
Pública y Código de Comercio para tiempos de conservación de documentos contables, otorgando 10
años (Establecidos por la Ley) y 5 años precaucionales. Se realizar una selección cualitativa de un 2%
de la producción anual.
*Formulario
*Soportes
GER-140AAF-15-02
Renta y Patrimonio
1
13
X
*Aunque la consecución de los Pagos efectuados por Declaraciones Tributarias se pueden conseguir
en la Direcciòn de Impuestos Nacionales (5 vigencias anteriores), la entidad decide darle este
tratamiento a la Serie Documental. Nos acogemos a lo definido en el Plan General de Contabilidad
X
Pública y Código de Comercio para tiempos de conservación de documentos contables, otorgando 10
años (Establecidos por la Ley) y 5 años precaucionales. Se realizar una selección cualitativa de un 2%
de la producción anual.
1
13
X
X
X
*Aunque la consecución de los Pagos efectuados por Declaraciones Tributarias se pueden conseguir
en la Direcciòn de Impuestos Nacionales (5 vigencias anteriores), la entidad decide darle este
tratamiento a la Serie Documental. Nos acogemos a lo definido en el Plan General de Contabilidad
X
Pública y Código de Comercio para tiempos de conservación de documentos contables, otorgando 10
años (Establecidos por la Ley) y 5 años precaucionales. Se realizar una selección cualitativa de un 2%
de la producción anual.
*Formulario
*Soportes
GER-140AAF-15-03
Retención de Industria y Comercio (ICA) -
*Se realizá una selección de 1 año completo de pago, por cada 5 años de producción de la Subserie
Documental. De conformidad con la Ley 962 de 2005,
*Formulario
*Soportes
GER-140AAF-15-04
Retención en la Fuente
*Formulario
*Soportes
1
13
CÓDIGO: FOR-AAJ-010
Telecafé Ltda.
Fecha: Diciembre-2014
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Versión 02
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ENTIDAD PRODUCTORA: TELECAFÉ
GERENCIA: GER / ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: 140AAF
ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - (GER-140AAF)
CÓDIGO
GER-140AAF-15-05
SERIE O SUBSERIE
Cámara y Comercio
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
AG AC CT
1
13
E
S
D
X
X
OBSERVACIONES
*Se realizá una selección de 1 año completo de pago, por cada 5 años de producción de la Subserie
Documental. De conformidad con la Ley 962 de 2005,
*Depósito de Estados Financieros
*Formulario
*Renovación de Matricula Mercantil
GER-140AAF-15-06
Impuesto Contribución Empresarial para la Equidad (CREE)
GER-140AAF-18
*Formulario
*Pago de Impuesto de Avisos y Tableros, Renovaciones
ENTIDADES FINANCIERAS
GER-140AAF-18-01
Inversiones
1
13
X
*Aunque la consecución de los Pagos efectuados por Declaraciones Tributarias se pueden conseguir
en la Direcciòn de Impuestos Nacionales (5 vigencias anteriores), la entidad decide darle este
tratamiento a la Serie Documental. Nos acogemos a lo definido en el Plan General de Contabilidad
X
Pública y Código de Comercio para tiempos de conservación de documentos contables, otorgando 10
años (Establecidos por la Ley) y 5 años precaucionales. Se realizar una selección cualitativa de un 2%
de la producción anual.
1
6
X
X
*Se realiza una selección cuantitativa de un 1% de las Inversiones realizadas anualmente.
1
15
X
*Es una Serie Documental que da cuenta de la evolución financiera de la entidad a través de su
existencia.
*Portafolio de Inversiones
*Apertura CDT
*Constitución CDT
*Copia CDT
*Cancelación CDT
GER-140AAF-19
ESTADOS FINANCIEROS
X
*Balance General
*Estado de Cambios en el Patrimonio
*Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social
*Estado de resultados
*Informe Patrimonial
GER-140AAF-20
GER-140AAF-20-01
HISTORIAS LABORALES
Historias Laborales Personal de Planta
*Acta de Selección
*Acto administrativo de contratación
*Cédula de ciudadanía
2
98
X
*El tiempo de retención en al Archivo de Gestión se cuenta a partir del retiro del funcionario, cuando
se hayan cumplido los periodos de retención en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central, se
X
recomienda conservar las historias laborales de personajes que representen especial importancia
para la Entidad (Gerentes) o que hayan realizado aportes especiales a la entidad(Ley 190 de 1995).
Se digitaliza la documentación seleccionada.
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ENTIDAD PRODUCTORA: TELECAFÉ
GERENCIA: GER / ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: 140AAF
ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - (GER-140AAF)
CÓDIGO
SERIE O SUBSERIE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
AG AC CT
E
S
D
X
X
OBSERVACIONES
*Certificación de antecedentes disciplinarios
*Certificaciones de estudio
*Certificaciones laborales
*Certificado de antecedentes fiscales expedidos por la Contraloría
*Certificado de antecedentes judiciales
*Certificado de Aptitud Ocupacional
*Certificado de cumplimiento de requisitos
*Certificado de Disponibilidad Presupuestal
*Certificados laborales
*Declaraciones de bienes y rentas
*Evaluación de competencias
*Examen médico de retiro
*Registro de Selección
*Formato único de hoja de vida
*Hoja de Control-Inventario Documental-Historia Laboral
*Hoja de Vida
*Informe de Entrevista sicológica
*Informe patronal de accidentes de trabajo
*Libreta militar (hombres)
*Liquidaciones de prestaciones sociales
*Lista de chequeo Hojas de Vida
*Plan de Mejoramiento Individual
*Procesos Disciplinarios
*Registro de afiliación a Caja de Compensación Familiar
*Registro de afiliación a la ARP
*Registro de afiliación al Fondo de Cesantías
*Registro de afiliación al Fondo de Pensiones
*Registro de afiliación EPS
*Registro de entrevista jefe inmediato
*Registro de Inducción
*Requerimientos Judiciales
*Resoluciones
*RUT
*Solicitudes
*Tarjeta Profesional (si aplica)
GER-140AAF-20-02
Historias Laborales Prácticas Académicas
*Contrato de Aprendizaje o Convenio
*Cédula de ciudadanía
*Certificación Bancaria
*Certificación de antecedentes disciplinarios
*Certificado de antecedentes fiscales expedidos por la Contraloría
*Certificado de antecedentes judiciales
*Declaraciones de bienes y rentas
*Formato único de hoja de vida
2
98
Al cumplir la retención en el Archivo Central se toma 1 muestra cuantitativa por cada 5 unidades
documentales al año.
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Telecafé Ltda.
Fecha: Diciembre-2014
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Versión 02
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ENTIDAD PRODUCTORA: TELECAFÉ
GERENCIA: GER / ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: 140AAF
ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - (GER-140AAF)
CÓDIGO
SERIE O SUBSERIE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
AG AC CT
E
S
D
OBSERVACIONES
*Hoja de Control-Inventario Documental-Historia Laboral
*Hoja de Vida
*Libreta militar (hombres)
*Lista de chequeo Hojas de Vida
*Registro de afiliación a la ARP (Si es Contrato de Aprendizaje en la etapa práctica)
*Registro de afiliación EPS (Si es Contrato de Aprendizaje)
*Registro de Inducción
GER-140AAF-21
HISTORIALES
GER-140AAF-21-01
GER-140AAF-23
Historial Vehículos
*Revisión Tecnicomecánica
* Entrada almacen
* Factura de compraventa
*Pago de Impuestos
*Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito
*Revisión de Gases
*Tarjeta de Propiedad
*Manifiesto de aduana (Si Aplica)
*Traspasos (Si Aplica)
INFORMES
GER-140AAF-23-01
Informes Administrativos
1
5
X
1
7
2
18
x
1
5
X
1
5
X
* Se conservará la totalidad de la Serie Documental; porque son documentos que dan cuenta de la
evolución de la entidad y poseen valores secundarios, reflejando importancia histórica -cultural . Se
*Se elimina la información, porque pierde valores primarios y la información se encuentra
condensada en otras series documentales.
X
*Informe
*Encuesta Satisfacción del Cliente Interno
*Registro de Asistencia
*Informe Evaluación de Competencias y Desemepeño
*Evaluación de competencias
*Evaluación y Revaluación de Proveedores de Bienes, Servicios, Productos y Obras
GER-140AAF-23-05
GER-140AAF-24
GER-140AAF-24-01
GER-140AAF-24-02
INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL FINANCIEROS
*Informes
*Anexos
INVENTARIOS
Bajas de Almacén
*Actas
*Disposición Final de Activos dados de baja
*Evidencia Fotográfica
*Solicitud de bajas de activos
*Traspaso y/o Solicitud de Baja de Activos
Conciliación de Activos
x
*Conservar la totalidad de la Subserie Documental, por poseer valores secundarios relevantes dentro
de los procesos administrativos de la entidad.
*Conservar la totalidad de la Subserie Documental, por poseer valores secundarios relevantes dentro
X
*Se elimina la subserie, dado que la información reposa en el Movimiento Contable de la entidad y
pierde valores primarios.
*Conciliación de Almacén
*Se elimina la subserie, dado que la información se actualiza constantemente y pierde valores
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Telecafé Ltda.
Fecha: Diciembre-2014
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
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Versión 02
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ENTIDAD PRODUCTORA: TELECAFÉ
GERENCIA: GER / ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: 140AAF
ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - (GER-140AAF)
CÓDIGO
SERIE O SUBSERIE
GER-140AAF-25
*Revisión de Inventarios
*Traspaso y/o Solicitud de Baja de Activos
*Pólizas
LIBROS CONTABLES
GER-140AAF-25-01
Libro Auxiliar
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
AG AC CT
E
1
18
X
1
18
X
1
18
X
1
18
S
D
OBSERVACIONES
*Dando cumplimiento a la Ley 2649 del Ministerio de Hacienda de 1993, se eliminará la información a
los 20 años, dado que pierde valores primarios.
*Informe
GER-140AAF-25-02
Libro Diario
*Dando cumplimiento a la Ley 2649 del Ministerio de Hacienda de 1993, se eliminará la información a
los 20 años, dado que pierde valores primarios.
*Informe
GER-140AAF-25-03
Libros Mayor y Balances
*Dando cumplimiento a la Ley 2649 del Ministerio de Hacienda de 1993, se eliminará la información a
los 20 años, dado que pierde valores primarios.
*Informe
GER-140AAF-29
MOVIMIENTO CONTABLE
*Actas de Entrega de Obra
*Certificaciones de Servicios
*Comprabante de provisión (prestaciones sociales)
*Comprobante de Baja de activos
*Comprobante de Consignaciones
*Comprobante de Depreciación
*Comprobante de Diferidos
*Comprobante de nómina
*Comprobante de nota de contabilidad
*Comprobante de nota de contabilidad (Reembolso de caja menor)
*Comprobante de nota de impuestos
*Comprobante de nota de legalización de de gastos de transmisiones
*Comprobante de nota de viáticos / nómina
*Comprobante de parafiscales
*Comprobante Salida de Activos
*Comprobante Salida de Consumo
*Comprobantes de Egreso (no cruzan con presupuesto)
*Comprobantes de Egreso (vigencia actual)
*Comprobantes de Pago/Transferencias Virtuales
*Comunicaciones
*Conciliación bancaria - Cuenta Corriente/Cuenta de Ahorros
*Conciliación cartera
*Conciliación Cuentas por Pagar
*Cotizaciones
*Cuenta de Cobro
X
X
*Dando cumplimiento a la Ley 2649 del Ministerio de Hacienda de 1993, se eliminará la información a
los 20 años, dado que pierde valores primarios. Se realizará Selección Cualitativa de un año por cada
cinco años, para dar evidencia de la gesión financiera de la entidad.
CÓDIGO: FOR-AAJ-010
Telecafé Ltda.
Fecha: Diciembre-2014
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Versión 02
Pág. 7 de 7
ENTIDAD PRODUCTORA: TELECAFÉ
GERENCIA: GER / ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: 140AAF
ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - (GER-140AAF)
CÓDIGO
SERIE O SUBSERIE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
AG AC CT
E
S
D
X
X
OBSERVACIONES
*Devoluciones en Ventas
*Entradas de Almacén
*Factura de venta (Facturación Clientes Telecafé)
*Informes
*Liquidaciones (Vacaciones, Primas, Bonificaciones)
*Mayor y Balances
*Notas Crédito
*Orden de Gasto
*Recibo de caja (no afecta presupuesto)
*Recibo de caja (vigencia actual)
*Registro de causación compras (no cruzan con presupuesto)
*Registro de Causación de activos
*Registro de causación de compras
*Registro de causación de servicios
*Registro Presupuestal
*Remisiones
*Reportes de Gastos
*Resoluciones
*Salidas de Almacén
GER-140AAF-30
NÓMINA
*Se hara una selección cualitativa de una nómina mensual por cada 5 años (Del Mes de Diciembre),
su después de culminado su tiempo de retención en el Archivo Central.
1
98
1
8
X
*Se elimina la subserie documental, ya que pierde valores primarios.
1
8
X
*Se elimina la subserie documental, ya que pierde valores primarios.
1
8
X
*Se elimina la subserie documental, ya que pierde valores primarios.
*Certificado
*Copia Consignación
*Liquidación Nómina
*Liquidación pago Festivos y Dominicales
*Liquidación Retefuente
*Listado
*Relación de descuentos
*Reportes Fondo Nacional del Ahorro
*Seguridad Social y Parafiscales
*Aportes al Sistema de Seguridad Social
GER-140AAF-33
GER-140AAF-33-01
GER-140AAF-33-02
GER-140AAF-33-03
PLANES Y PROGRAMAS
Plan de Bienestar Social e incentivos
*Cronograma de Actividades
*Evidencias de las Actividades
Plan de Capacitación
*Cronograma de Actividades
*Evaluación de Capacitación
*Registros de Asistencia
Plan de Mantenimiento Planta Física
*Cronograma de Actividades
*Evidencias de las Actividades
*Inspecciones para la identificación de las necesidades de mantenimiento planta física
CÓDIGO: FOR-AAJ-010
Telecafé Ltda.
Fecha: Diciembre-2014
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
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ENTIDAD PRODUCTORA: TELECAFÉ
GERENCIA: GER / ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: 140AAF
ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - (GER-140AAF)
CÓDIGO
GER-140AAF-33-04
SERIE O SUBSERIE
Plan de Gestión Ambiental
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
AG AC CT
1
8
1
5
1
13
1
5
E
OBSERVACIONES
S
D
X
X
*Se hara una selección cuantitativa de una nómina mensual por cada 3 años , su después de
culminado su tiempo de retención en el Archivo Central.
X
*Tiene valores secundarios históricos para la entidad y además cuentan la evolución de la entidad,
respecto a los programas de Administración de Riesgos Laborales.
X
Al cumplir la retención en el Archivo Central se toma una muestra cualitativa por cada cinco
X
*Se define conservación total ya que posee valores históricos
*Cronograma de Actividades
*Evidencias de las Actividades
*Inspecciones para la identificación de las necesidades de mantenimiento planta física
GER-140AAF-33-09
sistema de gestion de seguridad y salud en el trabajo
X
*Actas (Comité Paritario de Salud Ocupacional)
*Certificados
*Cronograma de Actividades
*Informes
*Inspecciones
*Memorandos
*Programa
*Registros de Asistencia
*Soportes de las Actividades Realizadas
GER-140AAF-34
GER-140AAF-34-03
PROCESOS
Procesos Administrativos
*Denuncios
*Formatos
*Indagaciones
*Informes
*Memorandos
*Oficios
*Requerimiento
*Versión Libre
GER-140AAF-35
GER-140AAF-35-01
PROYECTOS
Proyecto de Presupuesto Plan de inversion
*Proyecto
CONVENCIONES:
AG: Archivo de Gestión
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
X
X
Firma Responsable: ______________________________________________________________________________________
CÓDIGO: FOR-AAJ-010
Telecafé Ltda.
Fecha: Diciembre-2014
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Versión 02
Pág. 7 de 7
ENTIDAD PRODUCTORA: TELECAFÉ
GERENCIA: GER / ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: 140AAF
ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - (GER-140AAF)
CÓDIGO
SERIE O SUBSERIE
E: Eliminación
S: Selección
D/M: Digitalización, Microfilmación u Otra Forma de Reproducción
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
AG AC CT
E
S
D
Fecha:
Jefe de Archivo:
OBSERVACIONES
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________