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A FONDO Data driven innovation
Ganar oportunidades
SAP Simple Finance
Una de las grandes dificultades con las que se encuentran generalmente las empresas es la del tiempo y, sobre
todo, el esfuerzo necesarios para conseguir la información adecuada para realizar el reporting de cierre
financiero, o para tomar rápidamente una decisión estratégica para el negocio. A menudo, no contar con esos
datos a tiempo se traduce en oportunidades perdidas. No es posible predecir qué es lo que se va a necesitar y
cuándo, pero sí es importante estar preparado y disponer de un sistema en el que la información sea la base de
una decisión inteligente.
NINES BUENO
Directora Base
Instalada
En el actual contexto económico, la información
solo adquiere todo su valor si se dispone de ella
de un modo sencillo, y justo en el momento en
el que la necesitamos. Hoy en día, las empresas
deben transformarse en organismos real-time
y esto no consiste solo en poner en marcha
un proyecto de TI, sino que exige, además,
capacidad organizacional para responder con
el respaldo de información sólida y cierta, y
siempre en los plazos adecuados.
SAP Simple Finance es la primera de las
soluciones incluidas en el reciente lanzamiento
36 | bspreviews · MAYO 2015
de S/4 HANA, que ha marcado todo un hito en la evolución del software
empresarial que plantea el gigante alemán. A grandes rasgos, se trata de
una plataforma de negocios en tiempo real, basada en SAP HANA y que
propone un uso más simplificado y nuevos modelos para la gestión de los
datos.
La primera de las áreas funcionales en las que SAP ha puesto el foco
es precisamente el departamento financiero, a través de una solución
especialmente enfocada a los CFO. Se trata de una herramienta muy
sencilla de manejar —pensada para perfiles de negocio, no técnicos—,
que les permita tener acceso a la información que requieren en cada
momento y con unos tiempos de respuesta adecuados (real-time).
Data driven innovation A FONDO
Lógicamente, esta nueva solución hace uso de todas las prestaciones
ligadas a SAP HANA en ámbitos como el acceso en tiempo real a la
información o la reducción de los costes administrativos, teniendo en
cuenta la simplificación del entorno.
El impacto de SAP Simple Finance en el negocio se traduce en cierres
más rápidos, gracias a la inclusión de una serie de aceleradores para
procesos, como la ejecución de repartos analíticos importantes o el
cálculo del trabajo en curso, así como herramientas de reporting más
flexibles aprovechando que la información analítica y financiera está
unificada, lo que permite el análisis de todas las dimensiones relevantes
de la compañía desde cualquier área. Este nivel de flexibilidad viene
dado porque S/4 HANA integra el sistema transaccional con el analítico
y, a través del uso de aplicaciones como HANA Live, permite realizar
un análisis online de la información sin necesidad de realizar cargas y
traspaso de datos.
SAP Simple Finance es una solución muy enfocada
a los CFO, especialmente pensada para perfiles de
negocio, no técnicos
SIMPLICIDAD Y PRODUCTIVIDAD
Además de esto, incluye también una nueva interfaz de usuario (SAP
Fiori, que sustituye a SAP logon clásico), así como monitores de procesos
que permiten mejorar de forma drástica la productividad del usuario.
Entre otros muchos beneficios, el uso de SAP Fiori permite trabajar
desde cualquier dispositivo móvil (como terminales de escritorio,
tabletas y teléfonos inteligentes), además de simplificar las pantallas
clásicas de SAP ofreciendo una visión general de las tareas pendientes y
los KPI, todo ello actualizado en tiempo real.
La primera versión de SAP Fiori incluía aplicaciones para determinados
roles de usuario, como las aprobaciones de solicitudes de vacaciones
y viajes, de pedidos de compra, registro de gastos de viaje, creación de
órdenes de venta, facturas de clientes…
Con SAP Simple Finance, se diseñan todas las transacciones financieras
en Fiori, con el objetivo de agilizar la operativa transaccional diaria de
los usuarios financieros, lo que permite que se emplee más tiempo en
gestiones de mayor valor para la compañía.El CFO podrá disponer, desde
un único punto de acceso o entrada, de indicadores de control de su
negocio, además de sus transacciones operacionales.
Una de las limitaciones con las que se encuentra en ocasiones el CFO es la
escasa visibilidad —actualizada— respecto a la posición de tesorería y de
liquidez, una información que resulta esencial para tomar decisiones sobre
inversiones a corto plazo, y con la que podría disponer de una herramienta
flexible para el control del presupuesto. Simple Finance incluye SAP Cash
Management, cuyo objetivo es dar a conocer la distribución del dinero de
la empresa, por diferentes zonas geográficas y entidades bancarias, en
tiempo real. Este componente, junto con la herramienta de planificación
Integrated Business Planning, permite optimizar todos los recursos
financieros de una empresa, planificando ingresos y costes a todos los
niveles y realizando simulaciones al instante, proporcionando la agilidad
necesaria en el contexto de negocios actual.
Cuenta con herramientas de reporting más
flexibles, aprovechando que la información
analítica y financiera está unificada
UNA ÚNICA FUENTE DE DATOS
Otro de los grandes beneficios que aporta SAP Simple Finance es
el documento contable universal, en el que se almacena, por cada
línea de posición, toda la información contable necesaria: analítica
(dimensiones), de inversiones y de compras.
Este documento contable consta de dos tablas, una de ellas con los
datos de cabecera (similar a la que existía en el clásico componente
de finanzas), y la tabla de posiciones, que contiene todos los campos
necesarios de GL (libro mayor), AA (activos fijos), CO (control de costes),
MM (gestión de materiales) y PA (análisis de beneficios). Esto supone
una reducción del empleo de tablas en SAP muy significativo, pues ya no
necesitamos las de índices ni las de agregados.
Básicamente, esto es lo que SAP llama “una única fuente del dato”, y
supone la eliminación de procesos de cierre, como la reconciliación de
información de las diferentes áreas. Efectivamente, es un modelo de
datos más simple, pero que permite analizar la información como un
todo integrado.
El documento contable universal combina y armoniza todas las
bondades de los diferentes componentes de SAP.
MIGRACIÓN A SAP HANA
Para un cliente nuevo, el camino está claro, pero para aquellas empresas
que ya tienen SAP implantado se plantean muchas preguntas: ¿Cómo
será el proceso de migración? ¿Supondrá paradas largas de productivo?
Si el número de tablas se reduce, ¿qué ocurre con los datos que existen
en ellas? ¿Y con los desarrollos específicos?
Para aquellas empresas que ya tienen SAP y ya hayan migrado su base
de datos hacia HANA, existe un nuevo proceso guiado de migración
a SAP Simple Finance que permite reducir tiempos y esfuerzos con
respecto a antiguas migraciones.
Lo más importante de este proceso de migración es que se realiza
de una manera no disruptiva, no exige parada de la actividad diaria.
Técnicamente, las interfaces externas no se verán afectadas, y se
asegura una compatibilidad total de las tablas obsoletas, así como de las
nuevas vistas generadas con S/4 HANA. Los datos de las tablas antiguas
se guardan y pueden ser recuperados en cualquier momento. Además,
S/4 HANA ofrece una serie de herramientas que optimizan el código
ABAP del cliente y redirigen la lectura a las nuevas tablas.
Por la experiencia en proyectos realizados, el tiempo medio de este
proceso de migración será de dos meses, aproximadamente. Eso sí,
tal y como ocurre en cualquier proceso de migración, estos tiempos
dependerán de los desarrollos a medida que tenga cada cliente.
En definitiva, SAP Simple Finance responde a las necesidades
actuales de información rápida, actualizada y desagregada, ayudando
a las empresas a ganar oportunidades y a realizar operaciones con
información más inteligente. •••
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núm. 14 | MAYO 2015 Precio: 9€
DATA DRIVEN INNOVATION
Analítica empresarial desde una perspectiva práctica
RETRATO | Bill McDermott, CEO de SAP AG
ENTREVISTA | Lucía Álvarez, directora de IBM Analytics para España, Portugal, Grecia e Israel
TENDENCIAS | Lean Management. El camino y no la meta
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