plan institucional de archivos
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E. ELABORÓ: Francisco Trujillo Rodríguez Fecha: Marzo de 2015 REVISÓ: Jefe oficina asesora de planeación Fecha: Marzo de 2015 APROBÓ: Gerencia Fecha: Marzo de 2015 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 3 1. CONTEXTO ESTRATÉGICO ...................................................................................... 4 1.1 Historia ..................................................................................................................... 4 1.2 Misión ...................................................................................................................... 6 1.3 Visión ....................................................................................................................... 6 1.4 Objetivos Institucionales .......................................................................................... 7 1.5 Principios .................................................................................................................. 7 1.6 Política del Sistema Integrado de Gestión ............................................................... 8 1.7 Estructura Orgánica ................................................................................................. 8 1.8 Estructura Funcional ................................................................................................ 9 2. EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL ........................................................... 10 2.1. Personal de Archivos: ............................................................................................ 11 2.2. Instancias Archivísticas: ......................................................................................... 11 3. IDENTIFICACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS .............................................. 34 4. PRIORIZACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS ................................................. 35 4.1 Resultado de la matriz de priorización de aspectos críticos. ................................. 42 4.2. Orden de Prioridad de los Aspectos Críticos y Ejes Articuladores. .................. 43 5. VISION ESTRATÉGICA ......................................................................................... 43 6. OBJETIVOS............................................................................................................ 44 7. FORMULACION DE LOS PLANES Y PROYECTOS ............................................. 46 7.1. Proyecto de Implementación de la Gestión Documental Electrónica. .................... 47 7.2. Plan Articulación de la Función Archivistica. .................................................... 49 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: 7.3. Plan de Organización Documental de las Historias clínicas en el archivo de gestión. ...................................................................................................................................... 51 7.4. Plan de Formulación e implementación del Sistema Integral de Conservación. ... 52 7.5 Plan de implementación del Programa de Gestión Documental. ............................ 54 7.6 Plan de mejoramiento de infraestructura física de los archivos. ............................. 57 8. MAPA DE RUTA ..................................................................................................... 58 9. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN .......................................... 59 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: INTRODUCCIÓN Un medio ambiente cambiante es un factor sustancial que influye en la introducción de la planeación estratégica de la función archivística formal en las entidades. La alta dirección del Hospital La Victoria, dentro de su rol estratégico actualmente se encuentra realizando actividades de planeación, revisión y mejoramiento continuo, previsto para desarrollar en el periodo 2015 al 2023 y a la vez dando cumplimento a lo establecido por Archivo General de la Nación en desarrollo de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, 1 especialmente en el artículo 4 “Principios Generales”, de la Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional,2 en su Artículo 16 “Archivos” y del decreto 2609 de 2012, 3 principalmente el Artículo 8 “Instrumentos Archivísticos para la Gestión Documental” donde establece los lineamientos a cumplir por las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas del orden nacional, departamental, distrital, municipal; entidades territoriales indígenas y demás entidades que se creen por ley, para la formulación, aprobación, seguimiento y control del Plan Institucional de Archivos – PINAR. Teniendo en cuenta lo anterior, el Hospital La Victoria ha identificado las necesidades y aspectos críticos y ha determinado las oportunidades de mejora con unos objetivos y metas que nos permitirá como Institución minimizar los riesgos que actualmente se presentan. A continuación se formula nuestro Plan Institucional de Archivos como resultado de un proceso dinámico de planeación donde formulamos los planes, programas y/o proyectos a corto, mediano y largo plazo con el fin de articularlo con los demás planes estratégicos para el mejoramiento de nuestra función archivística y así contribuir a la eficacia y eficiencia en la prestación de servicios al ciudadano. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN; Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, Título V “Gestión de documentos” Arts.: 21-26 [EN LINEA].Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_594_DE_2000.pdf 1 CONGRESO DE LA REPÚBLICA; Ley 1712 de 2014 - Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, Artículo 16 “Archivos” Generales [EN LINEA].Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1712_2014.html 2 PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA; Decreto 2609 DE 2012, Artículo 8 “Instrumentos Archivísticos para la Gestión Documental” [EN LINEA].Disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958 3 ~3~ PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: 1. CONTEXTO ESTRATÉGICO 1.1 Historia 4 El Hospital La Victoria III Nivel es una Empresa Social del Estado adscrita a la Red Distrital de Salud, está ubicado en la Localidad de San Cristóbal al Sur Oriente del Distrito Capital. Contamos con un Centro Hospitalario de tercer nivel de atención. El Hospital La Victoria es concebido mediante el acuerdo número 27 de 1975, haciendo parte del Programa de Desarrollo Integrado de la Zona Oriente de Bogotá. El Programa de Desarrollo Integrado de la Zona Oriental de Bogotá consistió en la ejecución de los siguientes subprogramas: Sub-programa No. 1: Pavimentación de vías locales. Sub-programa No. 2: Construcción y dotación de clínicas y centros de salud Sub-programa No. 3: Construcción y dotación de centros comunales Sub-programa No 4: Construcción de viviendas Sub-programa No. 5: Construcción de un sistema de alcantarillado Sub-programa No. 6: Construcción de sistemas de transmisión y distribución de energía eléctrica. Sub-programa No.7: Construcción de escuelas y colegios Sub-programa No. 8: Obras viales Sub-programa No. 9: Mejoramiento Institucional. El Sub-programa No. 2 consistió en la construcción, dotación y equipamiento de : El Hospital Distrito del norte ubicado en la carrera 7ª con calle 165.La Clínica Materno Infantil No. 1 Ubicada en la calle 38 sur con carrera 3ª este. (La Victoria).La Clínica Materno Infantil No 2 Localizada entre las calles 13 Sur y 15 Sur con carreras 3ª E y 5ª Este. La Clínica Monserrat, localizada en la calle 134 con avenida 19 (carrera 19). Área de Influencia. El área de influencia del Hospital La Victoria inicialmente fue la de cuarenta y siete (47) barrios que conformaban la Zona sur oriente de Bogotá, los cuales conforman un conglomerado social de los estratos socio-económicos más bajos desprovistos de servicios, carentes casi por completo de una adecuada prestación de servicio de salud. La población total asignada fue de 377.275 habitantes necesitados de protección en salud, con una mortalidad alta que podría ser evitable mediante un adecuado servicio 11 HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E. DE BOGOTÁ; Quienes Somos [EN LINEA].Disponible en: http://10.0.0.250/intranet/index.php?option=com_content&view=article&id=74&Itemid=243 ~4~ PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: de urgencias, maternidad y pediatría, reforzados convenientemente con cirugía, medicina interna y algunas especialidades. La morbilidad de las zona no es muy demostrativa pues la comunidad no consulta por las enfermedades u otras causas que puedan poner en peligro la vida, para los cual acuden a los hospitales de la Samaritana, San Juan de Dios, La Misericordia y el Instituto Materno Infantil, instituciones que por demás no tenían un adecuado acceso con el sector. Todo esto justificó un Hospital General Intermedio en el cual se llevara a cabo servicios de Hospitalización corta en Medicina Interna, Cirugía, Gineco-Obstetricia y Pediatría; que contara además con Consulta Externa, Urgencias y algunas especialidades. Este Hospital estaría integrado a la Regional No.2 con el Hospital La Samaritana, como sede de la Unidad Regional y de él dependerían los centros de Salud No. 28 y 46 y el puesto de salud de La Victoria; tendría como referencia el Materno Infantil, El Hospital San Juan De Dios y el Hospital La Misericordia. El Hospital La Victoria está ubicado en el sector Sur Oriente de Bogotá, en la antigua salida a Villavicencio. El edificio se levanta en tres niveles, para un área total de 9.684 metros cuadrados. Construcción y Dotación La construcción del hospital hizo parte de las obras del Programa Integrado de Desarrollo Urbano de la Zona Oriente de Bogotá. Los diferentes subprogramas fueron financiados mediante préstamos otorgados por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).El diseño del proyecto arquitectónico estuvo a cargo de la firma YAMHURE HERMANOS y HELO RODRIGUEZ NAVAS y la construcción se inició en el año 1973, contrato celebrado con el arquitecto LUIS EDUARDO TORRES GRILLO cuyo valor ascendió a $63.000.000. El Instituto de Desarrollo Urbano prestó la asesoría, interventoría, administración y control de los trabajos de esta obra. Gráfico Nº 2 - Hospital La Victoria - Año 1990 ~5~ PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: La Estructura Física El primer nivel está diseñado para la oficina de la Almacén, Servicios Administrativos, Conmutador, Mantenimiento, Calderas, Lavandería, Cocinas, Autoclaves, Comedor y Cuartos Fríos. En el costado oriental funcionará Pediatría, Salas de Infectados y Sospechosos. La segunda planta está destinada para Medicina General, cubículos para Consulta Externa, Urgencias, Laboratorio Clínico y de Patología, Rayos X, Consulta Odontológica, Salas de Conferencias, Sala de Demostraciones, Sala de Observación, oficina de Trabajo Social, Puesto de Policía y Hall de entrada principal. Además están las dos Salas de Cirugía Mayor, una Sala de Cirugía Menor y dos Salas de Partos. En el ala A hay cinco salas de Hospitalización de 6 camas cada una. El tercer piso es exclusivo para Maternidad; tanto el ala A como el la B tienen cuatro salas con seis camas cada una, para un total de 48 camas. También quedan las cinco salas para Pacientes Semi-Pensionados de 3 camas cada una y 8 salas para pensionados, para un total de 71 camas, además están los dos cubículos para trabajo de parto y dos salas de parto. En el costado sur quedan los tres dormitorios para médicos residentes y un estadero. Se programó para 150 camas. Pero para las dos primeras etapas se entregaron 86 camas distribuidas así: 72 Maternas, 8 Hidratación y 6 de Recién Nacidos. Además se llevarán a cabo 120 consultas diarias de Medicina General y Prenatal y 48 de odontología. 1.2 Misión 5 El Hospital La Victoria ESE III Nivel presta servicios de salud de alta complejidad, integral y humana, enfatizada en la atención materno-perinatal de alto riesgo fundamentados en la relación docencia servicio, la disposición de recursos físicos, técnicos y tecnológicos, que en su conjunto permiten contribuir al mejoramiento de las condiciones de salud de nuestros usuarios. 1.3 Visión El Hospital La Victoria ESE III Nivel será en el año 2016 una institución reconocida por la prestación de servicios de salud integrales, de calidad y alta complejidad, convirtiéndose en el centro de referencia Distrital de la atención materno-perinatal de alto riesgo. 5 HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E. DE BOGOTÁ; Quienes Somos [EN LINEA].Disponible en: http://10.0.0.250/intranet/index.php?option=com_content&view=article&id=82&Itemid=244 ~6~ PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: 1.4 Objetivos Institucionales 6 Misional Desarrollar el modelo de atención en salud con la organización de una oferta de servicios de alta complejidad, que enfatice la integralidad e integración de la atención de la madre gestante y el recién nacido, bajo el desarrollo de actividades, procedimientos e intervenciones guiadas por los preceptos de calidad y humanización, en el marco de la formación y capacitación de recurso humano en salud. Financiero Administrar los recursos financieros de forma transparente y que garanticen la efectividad operativa y estratégica de la institución, en busca de la sostenibilidad y rentabilidad social. Talento Humano Fortalecer las competencias necesarias para la prestación de servicios de salud humanizados, oportunos y de calidad, mejorando el bienestar de los servidores y servidoras de la institución. Administrativo Desarrollar y articular los sistemas de gestión de apoyo administrativo enfocados a reducir los impactos ambientales y el buen aprovechamiento de los recursos, con la participación de colaboradores, comunidad y usuarios. 1.5 Principios EFICIENCIA: Es la utilización óptima de los recursos, para prestar servicios con calidad y oportunidad. SOLIDARIDAD: Es el ejercicio de dirigir la prestación de nuestros servicios en salud, a la población más pobre y vulnerable. EQUIDAD: Es la prestación de servicios integrales de salud de igual calidad a los clientes que lo requieran, sin que medien barreras culturales, sociales, geográficas, económicas y organizacionales. 6 HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E. DE BOGOTÁ; Quienes Somos [EN LINEA].Disponible en: http://10.0.0.250/intranet/index.php?option=com_content&view=article&id=83&Itemid=245 ~7~ PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: PARTICIPACIÓN: Es la integración de nuestro talento humano y de la comunidad en la planeación, ejecución, evaluación y control de la gestión institucional y su responsabilidad en el éxito de la empresa. ATENCIÓN HUMANIZADA: Nuestras estructuras, procesos y decisiones priorizan las necesidades integrales y expectativas de los usuarios internos y externos, que constituyen nuestra razón de ser. 1.6 Política del Sistema Integrado de Gestión7 La política institucional del Sistema Integrado de Gestión establece el compromiso de mejorar continuamente los procesos institucionales, para lograrlos propósitos de cada uno de los subsistemas del SIG, con el fin de satisfacer y en lo posible exceder las necesidades y expectativas de los grupos de interés, en especial en la prestación de los servicios de salud. 1.7 Estructura Orgánica8 Gráfico Nº 03 Estructura Orgánica. 7 HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E. DE BOGOTÁ; Política del Modelo del Sistema Integrado de Gestión [EN LINEA].Disponible en: http://10.0.0.250/intranet/sig/SIG.pdf 8 HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E. DE BOGOTÁ; Quienes Somos [EN LINEA].Disponible en: http://10.0.0.250/intranet/index.php?option=com_content&view=article&id=85&Itemid=247 ~8~ PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: 1.8 Estructura Funcional9 Gráfico Nº 04 Estructura Funcional 9 HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E. DE BOGOTÁ; Quienes Somos [EN LINEA].Disponible en: http://10.0.0.250/intranet/index.php?option=com_content&view=article&id=85&Itemid=248 ~9~ 2. EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL 10 AUTO-EVALUACIÓN DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA (DIAGNOSTICO) HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E. 1. Datos Generales Carácter de la Entidad Pública X Privada___ Privada con funciones públicas Nombre de la Entidad HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E. NIT 800.197.177-2 Departamento Cundinamarca Ciudad / Municipio Bogotá Categoría (Municipios) Distrito Capital Fecha de Creación de la entidad (acto legal) Acuerdo 017 de 10 de diciembre de 1997 Numero de Dependencias creadas 08 Dirección Diagonal 39 sur Nº 3-20 Este Teléfono – PBX 3725610 Fax Ext. 327 Nombre del Representante Legal Dr. FERNANDO ANIBAL PEÑA DIAZ Correo Electrónico Institucional http://www.esevictoria.gov.co/joomla31/ Dependencia a la que pertenece el Archivo Oficina Asesora de Planeación Funcionario Responsable del Archivo 1. Archivo Historia Clínicas. 2. Archivo Fondo Acumulado. 3. Área de Gestión Documental Mariela Araque Peña Cargo Jefe Oficina Asesora de Planeación Tiempo en el Cargo 1 Año Fecha de Diligenciamiento 27 de Marzo de 2015 Denominación de la Unidad De Archivo 10 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION; Formato de Auto-Evaluación de la Función Archivística [EN LINEA].Disponible en: http://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=4&ved=0CC0QFjAD&url=http%3A%2F%2Ftic.uis.edu.co%2Fava%2Fpluginfile.php%2F 148433%2Fmod_label%2Fintro%2FFORMATO%2520AUTOEVALUACION%2520AGN.doc&ei=ndk7VerqK8_isAT8z4D4Aw&usg=AFQjCNEV9G3ZR8UNMbpFnKXz92B-z_yQg ~ 10 ~ 2.1. Personal de Archivos: Vinculación Laboral Cantidad Carrera Administrativa Provisionalidad Contratistas 1 4 14 1 PERFIL Profesional en archivística y bibliotecología. Técnicos de Archivo Auxiliares de Archivo Digitadora Otros (Pasantes, convenios, etc.) 2.2. Instancias Archivísticas: INSTANCIAS ARCHIVÍSTICAS (Ley 594 de 2000 y Decreto 4124 de 2004) Comité de Archivo Consejo Departamental de Archivos (si aplica) - - - Resolución 0190 de 19 de junio de 2009, el Subsistema Interno de Gestión Documental y de Archivo – SIGA. - Resolución 0396 del 11 de diciembre de N/A 2013 se reglamenta el comité interno de archivo. Consejo Municipal o distrital de Archivos (si aplica) N/A Comité Evaluador de Documentos (si aplica) N/A ~ 11 ~ Archivo General ARCHIVO SECTORIAL (Departamentos & Municipios) N/A (únicamente en el caso entidades cabezas de sector) N/A de Fotografía N° 1 Fotografía N° 1 Fotografía N° Fotografía No. 1 Resolución 0190 de 19 de junio de 2009, se crea el Subsistema Interno de Gestión Documental y de Archivo – SIGA. ~ 12 ~ Fotografía N° 2 Resolución 0396 del 11 de diciembre de 2013 se reglamenta el comité interno de archivo. 1.1. Comité de Archivo: 1.3.1 Diligencie la siguiente información marcando una x si el cargo mencionado integra el Comité de Archivo. En caso de tener otros cargos, inclúyalos en la casilla otros. Ítem INTEGRANTES DEL COMITÉ 1 Secretario General o Subdirector Administrativo 2 Jefe de la Oficina Jurídica 3 Jefe de la Oficina de Planeación o su delegado 4 Jefe de la unidad de organización y métodos o su delegado 5 Jefe de la unidad administrativa u operativa del archivo 6 Jefe de la dependencia productora de los documentos que evaluaran 7 Otros____________________ ~ 13 ~ X X X X X 1.3.2. ¿Cuenta el Comité de Archivo con un reglamento y funciones definidas? Si X No____ (ver fotografía Nº 1). Existe un cronograma de actividades del Comité: Si___ No X 1.4. Capacitación del Personal (Artículo 18. Ley 594 de 2000): Mencione si el personal en los últimos dos años ha recibido capacitación (o actualización) en materia archivística. En caso de que sea afirmativa la respuesta, incluya el tema de capacitación y la persona o entidad que la dictó, así como la intensidad horaria y el número de asistentes: Tema Organización gestión. de Entidad/Instructor archivos de Intensidad Horaria Lugar Fecha No. asistentes Profesional archivística entidad. en la 2 horas Auditorio de la entidad. 21 de Agosto del 2013 18 de Profesional archivística entidad. en la 2 horas Auditorio de la entidad. 15 de octubre de 2013 14 de Gestión documental, Documentos electrónicos, norma ISO 15489, Decreto 2609/2012 Profesional archivística entidad. en la 4 horas Auditorio de la entidad. 24 de Septiembre del 2014 13 de Tablas de Retención Documental, Tablas de valoración documental y correspondencia acuerdo 060 Profesional archivística entidad. en la 4 horas Auditorio de la entidad. 30 de Octubre del 2014 10 de Técnicas Archivísticas 1.5. Proyectos Archivísticos en la Entidad 1.5.1 ¿Tiene la entidad, un proyecto archivístico, que garantice la adecuada organización y conservación de sus archivos? Si___ No X (en caso negativo pasar al numeral 1.5.8) 1.5.2. Si la entidad no cuenta con un proyecto archivístico explique cómo se suplen las necesidades en el tema archivístico: El proyecto de archivística actualmente se basa en la formulación y planeación, orientado a crear conciencia acerca del valor de los archivos como elementos fundamentales para la construcción de la memoria (institucional y ciudadana), para la investigación básica y para la garantía de los derechos de la ciudadanía. 2. GESTIÓN DOCUMENTAL 2.1. Requisitos Básicos 2.1.1. Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia ¿Cuenta la entidad con un Reglamento de Archivos, basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas complementarias? SI ___ NO X ~ 14 ~ Procesos y Procedimientos de Gestión Documental: La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22, Procesos Archivísticos, establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende la producción o recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final. 2.2. La Norma Técnica de Calidad NTC-GP-1000:2009, en sus numerales 4.2. Gestión Documental, 4.2.3. Control de Documentos y 4.2.4.Control de Registros hacen referencia a la necesidad de establecer, documentar, implementar y mantener los procesos. 2.2.1. Cuenta la Entidad con un Programa de Gestión Documental Implementado? SI X No ____. En caso que sea afirmativa su respuesta, indique si se implementó software alguno y las principales funcionalidades: La Entidad está en el proceso de implementación del PGD y aún no ha definido el software para el manejo de la gestión documental 2.2.2. - Enuncie cuales son los procesos documentados para la gestión documental de la entidad. Gestión De Sistemas de Información y Gestión Documental, Ga-GSI.P4 2.2.3. - Enuncie cuales son los procedimientos documentados para dicho(s) proceso (s). Incluya copia de los mismos. Administración de Archivos de Gestión Control de Documentos y Registros Gestión de Correspondencia Pantallazo de la caracterización del proceso Gestión De Sistemas de Información y Gestión Documental ~ 15 ~ 2.2.4. Producción Documental (Generación de documentos en la institución en cumplimiento de sus funcionesRGA11) Con respecto a la producción documental del hospital, encontramos dos actividades: 1. Diseño de la documentación requerida para el proceso: se deben identificar los documentos requeridos para esta teniendo en cuenta las actividades que desarrollan las dependencias y el diseño de los procedimientos. 2. Estandarización de la producción documental: Con el objetivo de establecer la metodología que permita la estandarización en los documentos generados y administrados por el Modelo Institucional de Gestión del Hospital La Victoria. 2.2.5. ¿Cuenta la entidad con formatos para uso general de la entidad regulados por el Sistema de gestión de Calidad SGC? Si X No___ 2.2.6. 2.2.7. ¿Existen directrices generales para la producción documental? Si X No___ Recepción De Documentos (Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica). Ingresan documentos al Hospital La Victoria por entrega personal, empresas de mensajería, fax, correo electrónico y cualquier otra forma de envío de documentos que se desarrollen de acuerdo con los avances tecnológicos. Horarios en ventanilla única: De 07:00 a.m. a 04:00 p.m. Dentro de esta etapa del proceso de Gestión Documental, encontramos: 1. Recepción, análisis y direccionamiento del documento: La radicación implica recibir las solicitudes externas presentadas por parte de los grupos de interés, por medio de los canales habilitados por el Hospital La Victoria para su atención, desarrollando las siguientes actividades: - Identificar los medios de recepción o canales de comunicación. Analizar el tipo de documento, e ingresar los siguientes datos en el sistema de gestión documental: remitente, número de folios, contenido, detalle o asunto, la dependencia a quien va dirigido, el tipo de solicitud (PQRSD) y la TRD respectiva. 2. Identificación de los documentos para el trámite y/o respuesta a los Grupos de Interés: El registro implica el trámite de las solicitudes internas con destino a otras dependencias o a los grupos de interés externos del Hospital, desarrollando las siguientes actividades: - Identificar los medios de envío o canales de comunicación Analizar el documento, teniendo en cuenta que cumpla con los requisitos de norma, número de folios, datos de envío, firmas, entre otros. 11 RGA: Reglamento General de Archivos ~ 16 ~ 3. Correspondencia en devolución: En el sistema se deben ingresar los datos de la correspondencia devuelta y asociarlos al radicado y el registro, para posterior consulta de las dependencias. 2.2.8. Unidad de Correspondencia y Archivo (Acuerdo 060) 2.2.8.1. ¿Cuenta la Entidad con la Unidad de Correspondencia y archivo? Si X administrativo de creación). No ____ (Incluir acto La entidad cuenta con el área de correspondencia y archivo pero no lo tiene adoptado por acto administrativo. 2.2.8.2. ¿Cuenta la Unidad con Ventanilla Única (Decreto 2150 de 1995 Artículo 32)? SI X No____ 2.2.8.3. ¿Cuentan con sistema alguno para la radicación de documentos? Si X NO___ cuál? Radicación de correspondencia Vers. 2.0. Es de anotar que este software está obsoleto. 2.2.8.4. ¿Se le hace seguimiento a las comunicaciones recibidas, para que se respondan a tiempo? SI__X_ No____ Responsable: Área de Gestión Documental. RADICACION DE DOCUMENTOS SI Asignación de número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el Acuerdo 060 de 2001. X Registro impreso de planillas de radicación y control (adjunte una copia) X Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas X Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas X ~ 17 ~ NO 2.2.7.6 Incluya cuatro fotografías –digitales- del lugar donde se está centralizando los procesos de recepción, trámite y envío de correspondncia y de la ventanilla única. Fotografía N° 3 Ventanilla única de correspondencia Fotografía N° 4 casilleros de clasificación de las SDAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAASFDAFFcomunicaciones oficiales Fotografía N° 5 Proceso de radicación de documentos Fotografía N° 6 Software de radicación (aplicativo) 2.2.7.8. Regionales y sedes Si la Entidad tiene regionales, ¿cuentan con unidades de correspondencia en cada una de ellas? Si__ NO X En caso afirmativo, especifique el número total_____________ ¿Se centralizan las comunicaciones en una sola sede? SI X No____ En caso de tener regionales o sedes, ¿se tienen unidades de archivo en cada una de ellas? SI X No___ En caso afirmativo, especifique el número total: 2 ~ 18 ~ 2.2.9. Distribución De Documentos (Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario). Responda si se llevan o no a cabo las siguientes actividades: 2.2.9.1. Distribución de Documentos Externos e Internos (Artículo 5, Acuerdo 060 de 2001) SI Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo con la competencia X Clasificación de las comunicaciones (correspondencia y comunicaciones oficiales) X Organización de documentos en buzones o casilleros X Enrutamiento de documentos a dependencia competente (adjuntar una copia planilla de entrega) X Registro de control de entrega de documentos recibidos X 2.2.9.2. Distribución de Documentos Enviados SI Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, trámite en línea, pagina web, otros. X ¿Controla la unidad de correspondencia que las firmas de los documentos oficiales correspondan a las autorizadas en los manuales de procedimientos? X Control y firma de guías y planillas de entrega X Registro de control de envío de documentos X NO NO 2.2.10. Tramite De Documentos (Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa). SI Existe un control de entrega de los documentos a las dependencias NO X Se hace un seguimiento a las solicitudes pendientes X En caso afirmativo indique con cuál de las siguientes herramientas 3. Planillas de control (adjunte formato) 4. Aplicativos (adjuntar impresión de pantalla) Las respuestas son remitidas a la ventanilla única o directamente al solicitante X ¿Dispone la entidad de servicios de alerta para hacer el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas? X ¿Cuentan las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas por correo electrónico, con una reglamentación para su utilización y las unidades de correspondencia tienen control de los mismos, garantizando el seguimiento? X ~ 19 ~ Fotografía N° 7 Planilla control de enrutamiento Fotografía N° 8 Planilla de control de entrega externa Fotografía N° 9 Planilla de control de entrega interna. 2.2.10. Organización de los Documentos (Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos) 2.2.10.1. Clasificación Documental 2.2.10.1.1 Tablas de Retención Documental: Teniendo en cuenta que la TRD es un elemento indispensable en la gestión documental y un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico de las entidades, que deben ser elaboradas y adoptadas para la implementación del programa de gestión documental, responda las siguientes preguntas: ¿Cuenta la entidad con manual de funciones por dependencias? SI administrativo mediante el cual se aprobó o actualizó). ~ 20 ~ X No_____. (Incluya copia del acto La entidad cuenta con un manual de funciones, pero no lo tiene aprobado y adoptado por acto administrativo. SI ¿Elaboró la entidad sus TRD? (en caso afirmativo, incluya la fecha de elaboración) NO Observaciones La entidad en diciembre del 2013 elaboro las TRD, fueron presentadas al Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, pero actualmente no están convalidadas ni aprobadas, se encuentran en proceso de actualización dando cumplimiento a lo exigido por el Archivo de Bogotá. X ¿Fueron avaladas por el Comité de Archivo de la entidad? (Anexar copia). X ¿Fueron aprobadas por la instancia correspondiente? (Anexar acto administrativo) X ¿Una vez aprobadas por la instancia competente, expidió el representante legal de la entidad el acto administrativo ordenando su aplicación ante los servidores públicos de la entidad? X Desde la aprobación de las TRD, ¿la entidad ha sido reestructurada? X En caso afirmativo, ¿fueron actualizadas las TRD y presentadas ante el Comité de Archivo para su aprobación? X La unidad de Archivo ha realizado jornadas de capacitación a todos los servidores públicos de la Entidad para la aplicación de TRD? (Incluya una copia de los soportes de asistencia a capacitación en TRD que se haya brindado al personal, durante la presente vigencia). X Se han elaborado instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de transferencias documentales? (adjúntelo). X ¿Tiene la Unidad de archivo un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de TRD en las dependencias? (adjúntelo). X ~ 21 ~ Fueron presentadas, mas no aprobadas porque falta completar la metodología exigida en la Circular 001 de 2013 Archivo de Bogotá. La entidad no ha cumplido con la implementación, evaluación y seguimiento de las TRD, porque no tiene aprobadas las TRD. 2.2.10.2. Ordenación Documental SI Conformación y apertura de expedientes X En la entidad se manejan sistemas de ordenación X Ordinal (consecutiva, progresivamente. Ej. cuenta interna No. 0966, 0967, etc.) X Cronológico X Onomástico X Toponímico (o alfabeto geográfico) NO X Foliación X ¿Cuenta la entidad con instructivos de foliación? X ¿La foliación se realiza en lápiz de mina negra? (en caso negativo, especifique con qué se hace en esta misma casilla) Hay expedientes que se encuentran foliados con mina de esfero de colores. ¿Se utilizan números con el suplemento A, B, C, o bis? X ¿Se escribe el número en el borde superior derecho? (en caso negativo, especifique en donde se hace en esta misma casilla) X ¿La foliación se hace teniendo en cuenta el sentido del texto? (si es vertical u horizontal) Existe foliación donde no se tuvo en cuenta la orientación de cómo se lee el documento. 2.2.10.3. Descripción Documental SI ¿Cuenta la entidad con instrumentos de recuperación? NO X (inventarios, catálogos, fichas o índices, entre otros) 2.2.10.3.1. Inventario Único Documental (Acuerdo 042 de 2002, Artículo séptimo) ¿Se diligencia en los archivos de gestión, central e histórico el Inventario Único Documental? Si X No____ En la actualidad se está realizando el proceso en el levantamiento del Inventario Documental. ¿Se utiliza el formato establecido por el AGN mediante Acuerdo 042 de 2002 (FUID), con todos los campos contemplados? Si X No____ (Adjunte una copia del formato utilizado). ~ 22 ~ Pantallazo del Formato Único de Inventario Documental implementado 2.2.11. Consulta de Documentos (Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen). SI Cuenta la entidad con un Reglamento de consulta? X ¿Existen controles al préstamo de documentos? X NO 2.2.12. Archivos de Gestión Aspectos Generales SI ¿La organización del 100% de los archivos de gestión se basa en la TRD debidamente aprobada? ¿Los tipos documentales se ordenan de manera que puede evidenciarse el desarrollo de los trámites, es decir aplicando el PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL? NO X No aplica para todas la series documentales. ¿Los expedientes están debidamente foliados para facilitar su ordenación, consulta y control en el 100% de los casos? X ¿Los documentos de apoyo están debidamente identificados y separados de los archivos de gestión, en el 100% de las dependencias? X ¿Se elaboran inventarios documentales? X ¿Se realizan transferencias primarias, siguiendo un plan de transferencias? X Incluya aquí fotografías –digitales- de al menos cuatro (4) archivos de gestión y mencione el nombre de la dependencia a la que corresponden. ~ 23 ~ Fotografía N° 10 Archivo de gestión - Gerencia Financieros Fotografía N° 12 Archivo de gestión - Historias Clínicas Jurídica Fotografía N° 11 Archivo de gestión - Recursos Fotografía N° 13 Archivo de gestión -Oficina Fotografía N° 14 Archivo de gestión -Oficina de Planeación ~ 24 ~ 2.2.12.1. Organización de Historias Laborales ¿Se tomó en cuenta la Circular 04 de 2003 para la organización? Si X No_____ Si ¿Cuenta cada historia laboral con hoja de control? ¿Están foliados todos los expedientes? ¿Están ordenados los documentos cronológicamente? ¿Cuentan con un Inventario Único Documental de historias laborales actualizado? Fotografía N° 15 Archivo de gestión - Historia Laborales No X X X X Fotografía N° 16 Historia Laboral 2.2.13. Transferencias Documentales Primarias ¿Tiene la oficina responsable del Archivo Central un cronograma anual de transferencias según la TRD? Si___ No X (adjuntar el cronograma de la presente vigencia con comprobante de recepción de las diferentes oficinas) ¿Se ajustan al cronograma anual de transferencias las dependencias? Si ____ No X El proceso de preparación de la documentación para la transferencia, ¿está a cargo del archivo central o de las oficinas que entregan? La organización física de los documentos la realiza cada Unidad Productora que realice la transferencia. Preparación de la Documentación SI Eliminación material metálico (ganchos, clips, grapas, etc.) X X Cambio de papel químico (fax, etc.) por copias Foliación NO X Realmacenamiento X Diligenciamiento del inventario único documental Depuración de copias y Eliminación con levantamiento de Acta ~ 25 ~ X X 2.2.14. Archivo Central Aspectos Generales SI ¿El Archivo central recibe de las dependencias, las transferencias documentales primarias en las unidades de conservación (carpetas y cajas) adoptadas por la entidad y conforme con las directrices? ¿Se realiza cotejo con el Inventario Único documental? X Volumetría del Archivo Central Metros lineales 1600 NÚMERO EXPEDIENTES DE INVENTARIO ACTUALIZADO SI NO X 470.565 2.2.15. Disposición Final de los Documentos Dentro del procedimiento de disposición final, se han contemplado las siguientes actividades? 2.2.15.1.Conservación Total SI Identificación de los expedientes para conservación total NO X X X X Preparación de la documentación a transferir con Inventario Realizar la transferencia documental secundaria Almacenamiento de la documentación 2.2.15.2.Eliminación SI Identificación de expedientes a eliminar Diligenciamiento del Acta de Eliminación X X Destrucción física de los documentos ¿La destrucción física de los documentos se realiza por: SI Picado de papel X Reciclaje Otras__________________ ~ 26 ~ NO X X Diligenciamiento del Inventario Documental 2.2.15.2.1. X X ¿Se aplica la TRD en la organización del Archivo Central? TOTAL NO NO 2.2.16. Transferencias Documentales Secundarias Se han realizado transferencias secundarias desde el Archivo Central de la entidad al archivo histórico, o en el caso de Gobernaciones o Alcaldías desde entidades descentralizadas al Archivo General? Si___ No X En caso afirmativo, ¿cuántas transferencias se han realizado? ______ 2.2.17. Microfilmación y/o digitalización ¿Ha adelantado procesos de microfilmación y/o digitalización en la entidad? Si____ No X ¿Ha establecido la Entidad a través del Comité de Archivo, los fines de digitalizar o microfilmar la documentación? Si____ No X Indique cuales son: __________________________________________ Responda si dentro del proceso de disposición final de documentos se tienen previstas las siguientes acciones correspondientes a la Microfilmación y digitalización: SI Previa aprobación y aplicación de Tablas de Retención Documental X Previa aprobación y aplicación de Tablas de Valoración Documental X NO Metodología y plan de trabajo X Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere (en el caso de la digitalización) X Control de calidad durante todo el proceso X Se ajustan los procesos técnicos de reprografía a las normas técnicas de calidad (NTC 3723, 4080, 5174 y 5238) X ¿Después del proceso de microfilmación o digitalización, ¿es eliminado el original? X Si respondió afirmativamente la pregunta anterior, explique los criterios para realizar esta acción___________________________________________________________________ 2.2.20. Fondos Acumulados: El término Fondos Acumulados hace referencia a documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación. Incluye aquella documentación concentrada en los depósitos producida por las o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones. Igualmente, estos fondos se componen de la documentación producida por la entidad durante el período comprendido entre la creación hasta la fecha de la última reestructuración12. 2.2.20.1. Organización del Fondo Documental Acumulado ¿Tiene la entidad Fondos Acumulados? Si arriba) 12 X Manual de Organización de Fondos Acumulados. AGN 2004. ~ 27 ~ No____ (lea cuidadosamente la definición dada En caso afirmativo, incluya la cantidad de metros lineales aproximada (sólo incluya aquellos que NO han sido intervenidos) TOTAL Metros lineales 1600 Fotografía N° 17 Archivos sin intervenir NÚMERO EXPEDIENTES DE INVENTARIO ACTUALIZADO SI NO X 470.565 Fotografía N° 18 Documentos sin aplicación de procesos archivístico Ha realizado la entidad procesos de organización de fondos acumulados durante los pasados 5 años? Si ____ No X Año: Metros lineales organizados Si posee aún fondos acumulados, ¿se ha evaluado la necesidad de hacer un proceso de organización a corto plazo? Si___ No X (en caso negativo pase al ítem 4.2.5). 2.2.20.2. Tablas de Valoración Documental Las Tablas de Valoración Documental se definen como el listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposición final. Son el resultado del proceso de valoración de la documentación para establecer su disposición final. ¿Cuenta la entidad con TVD aprobadas por la instancia competente? Si__ No X Elaboró la entidad sus TVD o se contrató un tercero? NO Se aplicaron? Si___ No X Explique en caso negativo: No Se Ha Elaborado ~ 28 ~ Acto: ____________ 3. OTROS SOPORTES ¿Cuenta la entidad con material fotográfico, de audio o video dentro del archivo? Si__ No X , en caso positivo, enumere los soportes, cantidades, fechas extremas y estado de conservación. 4. CONSERVACIÓN 4.1 Depósitos de Archivos Condiciones Constructivas y Locativas Época de construcción de la edificación: 30 años Número de depósitos: 3 Localización del depósito y Nivel en el que se encuentra: Dos depósitos en el nivel 1 y se encuentran ubicados dentro de las instalaciones del Hospital y uno fuera del área de la entidad. Condiciones Generales SI NO Ubicación a. El depósito se encuentra en un terreno, - Estable geológicamente b. X -sin riesgos de humedad subterránea, X - libre de problemas de inundación, X Está situado en zonas cercanas a -Industrias contaminantes X - posibles objetivos bélicos X -Estaciones de Servicio X OBSERVACIONES Las condiciones geológicas y geográficas donde se encuentran ubicados los depósitos son de alto impacto, pues la zona de ubicación presenta riesgo de deslizamiento porque el terreno es inestable. Aspectos estructurales La resistencia de las placas y pisos están dimensionadas para soportar una carga mínima de 800 Kg/m2 o 1250 Kg/m2, si se utiliza estantería rodante? X ¿Posee pisos en materiales no porosos de fácil limpieza? X ¿Los muros presentan fisuras, grietas o manchas de humedad? X ¿Existen problemas de goteras por mala impermeabilización u otros problemas relacionados con los techos? X ¿Tienen ventanas en los depósitos de archivos? En caso afirmativo, describa de qué tipo. Ventanas de dos aperturas con vidrios troquelados. X ¿Las ventanas tienen filtros U.V? X ¿Impiden el acceso de insectos, aves y roedores? X ¿Se hace control y mantenimiento a las instalaciones eléctricas e hidráulicas? X CONDICIONES AMBIENTALES ¿Alguna vez se han hecho mediciones de las condiciones ambientales de los depósitos? En caso afirmativo incluya los resultados. X ¿Cuenta el archivo con un sistema de medición de condiciones ambientales? X ¿Tiene el depósito ventilación natural? Explique cómo se da. Aberturas ~ 29 ~ X La ventilación natural se presenta por que existen unas rendijas en la parte superior del portón de la entrada a la bodega. En caso negativo, ¿Cuentan con ventiladores u otros sistemas que permitan el intercambio del aire y la aireación del archivo? X Si existen ventiladores o aire acondicionado, ¿se apaga durante las horas en que no hay personal? X ¿Con que tipo de iluminación cuentan en el depósito de archivo? Luz artificial (bombillos tradicionales) y natural ( tejas transparentes) ¿Cuenta las lámparas con filtros U.V.? X Distribución a. ¿El depósito está separado de: - las zonas de trabajo archivístico? X - las áreas de consulta? X -Almacén u otra oficina? X Estantería y mobiliario Indique de cuales tipos de estantería poseen - Fija (2,20 metros de alto) En el caso de ser fija, ¿está asegurada al piso y a los muros? X En algunas zonas excede el alto de 2,20 metros. X La estantería se encuentra asegurada en áreas solo a la pared. - Rodante X - industrial X Materiales - Metal - Madera - Otro _____ X X ¿Está en buen estado? Explique X ¿Se utiliza el cerramiento superior de la estantería como lugar de almacenamiento? X ¿La distancia entre el techo y el cerramiento superior es de un (1) metro? En caso negativo, indique la distancia. X Hay 42 estantes que no cumplen con esta medida; las unidades de conservación están pegadas al techo. ¿La distancia entre el piso y la balda inferior es mayor a 10 cms? X ¿Cuentan con planotecas para almacenamiento de obras de gran formato? X ~ 30 ~ La estantería que cuenta actualmente los archivos del Hospital, presentan deterioro por el sobrepeso al cual son sometidos y hace falta estantería en la Bodega para almacenar nueva información. La distancia máxima encontrada entre el piso y la primera bandeja de la estantería es de 6 cms. Distribución de la estantería ¿La distancia entre los muros y la estantería es mínimo de 20 cm? X Los estantes se encuentran pegados a los muros y a las paredes. ¿La distancia entre un estante y otro es mínimo de 70 cm? X Los pasillos que se forman entre los estantes son de máximo 59 cms. ¿Tiene la estantería un sistema de identificación visual de la documentación acorde a la signatura topográfica? X Fotografías N° 19 – 20 espacios (menos de 40 cms) entre el ultimo entrepaño y el techo del depósito. Fotografía Nº 21 Pasillo demasiado angosto menos de 40 Cms ~ 31 ~ 4.3. UNIDADES DE ALMACENAMIENTO Archivos de Gestión (Identifique las unidades de almacenamiento que actualmente se utilizan) Marque con una x los que correspondan Cajas X X X X X Carpetas de yute Carpetas de propalcote Tomos empastados Paquetes (bolsa plástica o expediente amarrado) AZ X X X X Carátulas y gancho legajador Argollados o anillados Sobres protectores plásticos Otros______________ Archivo Central y Archivo Histórico (Identifique las unidades de almacenamiento que actualmente se utilizan) Marque con una x los que correspondan AZ X Paquetes (bolsa plástica o X Archivo histórico X-100 Cajas expediente amarrado) X-200 X Carátulas legajador X-300 X Tomos empastados X Argollados o anillados X Otros_____ Carpetas de yute X Carpetas de propalcote (especifique No. de aletas ___) 4 aletas y gancho X Otros______________ 4.4. Sistemas de Prevención y Atención de Emergencias SI ¿Cuenta el depósito de archivo con extintores? Tipo - Agua - CO2 - Solkaflam - Multipropósito NO 2 X X ¿Tiene sistema de alarma contra incendios? X Cuentan con sistemas de seguridad Contra robo (Celaduría, Circuito cerrado de video o televisión, otros) Especifique. Las puestas de los depósitos de custodia de las Historias Clínicas permanecen sin ninguna restricción de acceso. ¿Cuentan con sistemas de detección de fuego? X ¿Cuenta el depósito con señalización para la ubicación tanto de equipos de atención de desastres como de rutas de salida? X ~ 32 ~ CANT Fotografía N° 22 Entrada de acceso sin restricción Fotografía N° 23 Documentos en el piso 4.5. Limpieza de Áreas y Documentos SI ¿Se realiza la limpieza de las instalaciones del depósito de archivo? ¿Con que periodicidad? Describa como se hace la limpieza de los depósitos: - Semanal - Mensual - Otros: cuando el personal de servicios generales está disponible. X X Con escoba, trapero y limpiones ¿Se realiza la limpieza de la estantería? ¿Con que periodicidad? X - Semanal - Mensual - Otros _______________________ - Semestral - Anual - Otros _____________________ Describa como se hace la limpieza: ¿Se realiza la limpieza de la documentación? ¿Con que periodicidad? Describa como se hace la limpieza X ¿El personal que manipula la documentación utiliza elementos de seguridad industrial, como guantes, tapabocas, gorrosde batas etc.?programas de control de plagas? ¿Se realiza en el depósito archivo - Desinfección - Desinsectación - Desratización NO Elaboró: ELMER FRANCISCO TRUJILLO RODRIGUEZ Fecha: 27 de Marzo de 2015 ~ 33 ~ Solo utilizan guantes y tapabocas X X X X 3. IDENTIFICACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS A continuación se presentan los aspectos críticos identificados: Nº ASPECTOS CRÍTICOS RIESGOS Resistencia al cambio por parte de los funcionarios y contratistas. El Hospital no ha articulado la Desactualización de manuales, planes, programas, procedimientos, 1 gestión documental con la gestión instructivos, listado maestro de registros y documentos, políticas procesos y procedimientos que se encuentren enmarcados con la gestión documental de cambio y calidad. institucional Enfoque limitado de la cultura institucional. Restricción para el manejo integral de la información institucional. 2 3 Desorganización de los archivos. Las Tablas de Retención Duplicidad de la información. Documental no están elaboradas, Perdida de la información. ni aprobadas por el ente rector Deficiencia en el control en cuanto a los procesos de la gestión documental correspondiente. desde la producción hasta la disposición final. Dificultad para la administración y control integral de la información institucional. Sanción por incumplimiento de la normatividad archivística vigente Instrumentos archivísticos sin Colombiana. formular e implementar Eliminación de documentos de archivo tanto físicos como electrónicos Biodeterioro documental. Altos costos por almacenamiento de la información. 4 Fondo Documental Acumulado Complejidad para el acceso y recuperación de los documentos. Pérdida de la memoria institucional. Limitante al momento de ejercer el derecho a la información publica Acceso no autorizado a los documentos. 5 Falta de aplicación de los procesos archivísticos durante las fases del ciclo vital de los documentos. Deficiencia en la administración documental. Interrupción en el trámite de los documentos en el desarrollo de su ciclo vital Falencias al momento de clasificar y relacionar los documentos siguiendo los principios archivísticos de orden original y de procedencia. Falta de control para verificar la integridad del expediente en caso de consulta y préstamo. Ausencia de la seguridad de la información. Pérdida del patrimonio documental de la Nación. 6 Las condiciones geológicas, geográficas, ambientales y estructurales donde se encuentran ubicados los depósitos de archivo son de alto impacto en términos de conservación y condiciones técnicas. Humedad y goteras en los depósitos. Espacios insuficientes para almacenar Deficiencia en iluminación. Inestabilidad en placas, estructuras y pisos Incorrecta manipulación y transporte de los documentos. Ausencia de las condiciones ambientales mínimas requeridas. Desastres naturales. ~ 34 ~ Deterioro de la estantería. Pérdida de información y memoria institucional importante para la investigación científica. Deterioro físico de los documentos. 7 La Serie Documental correspondiente a Historias Clínicas se encuentran desorganizadas. Descontrol en el acceso y recuperación de la información. Descentralización de los tipos documentales como de los expedientes que conforman la serie. Falta de controles en cuanto a seguridad de la información Pérdida de los principios orientadores de eficiencia, eficacia, economía, transparencia, medio ambiente, cultura archivística, interoperabilidad, neutralidad tecnológica y orientación al ciudadano. Pérdida de información que se encuentra almacenada en soportes El Hospital no cuenta con una 8 infraestructura tecnológica para la magnéticos, electrónicos y digitales. gestión documental electrónica. Obsolescencia en software, hardware y medios de almacenamiento externos. 4. PRIORIZACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS Una vez identificados los aspectos críticos anteriormente descritos se realizó la evaluación del impacto que tienen estos frente a cada uno de los ejes articuladores confrontándolos con cada uno de los criterios de evaluación. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Nº Administración de Acceso a la Preservación de la Aspecto tecnológicos y de Fortalecimiento y archivos información información seguridad articulación 1 Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos. Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información. Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos. La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión. 2 Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados. Se cuenta con un esquema de metadatos, integrando a otros sistemas de gestión. 3 Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión de documentos. Se cuenta con archivos centrales e históricos. Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno y con terceros. Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la entidad. 4 Se tiene establecida la política de gestión documental. Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos. Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos. Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación. Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información. Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos. La conservación y preservación se basa en la normatividad, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad. Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos. Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística. ~ 35 ~ Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad. 5 Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica. 6 Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados medibles. 7 Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos. 8 Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo. El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos. Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo. 9 10 Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos. El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinatarias a la administración de la información de la entidad. Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación SIC. Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumplimento con los procesos establecidos. Se cuenta con un Sistema de Gestión Documenta pasado en estándares nacionales e internacionales. Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica. Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio. Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información. Se cuenta con iniciativos para fomentar el uso de nuevas tecnológicas para optimizar el uso del papel. Se tiene implementada la estrategia de Gobierno en LíneaGEL. Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final. Se cuenta estandarizada la administración y gestión de la información y loa datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de Gestión de Seguridad de la información y los procesos archivísticos. Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas. Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos. Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano que le permita la participación e interacción. Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad. Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados. Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos. Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos. Se cuenta con canales (locales y en línea) de servicio, atención y orientación al ciudadano. Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio. Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información. La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad. La evaluación de los ejes articuladores obtuvo el siguiente resultado: ~ 36 ~ Se cuenta con procesos de mejora continua. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS ASPECTOS CRÍTICOS IDENTIFICADOS EJES ARTICULADORES Administración de archivos Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos. Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados. Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión de documentos. Se tiene establecida la política de gestión documental. Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica. Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados medibles. Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos. Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo. El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos. Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo. TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS Falta de la aplicación de los procesos archivísticos en los archivos de gestión. Las condiciones geológicas, geográficas, ambientales y estructurales donde se encuentran ubicados los depósitos de archivo son de alto impacto en términos de conservación y condiciones técnicas. El Hospital no ha articulado la gestión documental con la gestión de cambio y calidad. Las Tablas de Retención Documental no están elaboradas, ni aprobadas por el ente rector correspondiente. Instrumentos archivísticos sin formular e implementar Fondo Documental Acumulado A A A A A A A A A A A A A A A La Serie Documental correspondiente a Historias Clínicas se encuentra desorganizada. A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A 8 5 6 6 ~ 37 ~ El Hospital no cuenta con una infraestructura para la gestión tecnológica documental electrónica. A A A A 5 3 A A 8 5 PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS ASPECTOS CRÍTICOS IDENTIFICADOS EJES ARTICULADORES Acceso a la información Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información. Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos. Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos. Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación. Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos. El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinatarias a la administración de la información de la entidad. Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información. Se cuenta con iniciativos para fomentar el uso de nuevas tecnológicas para optimizar el uso del papel. Se tiene implementada la estrategia de Gobierno en Línea-GEL Se cuenta con canales (locales y en línea) de servicio, atención y orientación al ciudadano. TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS El Hospital no ha articulado la gestión documental con la gestión de cambio y calidad. Las Tablas de Retención Documental no están elaboradas, ni aprobadas por el ente rector correspondiente. Las condiciones geológicas, geográficas, ambientales y estructurales donde se encuentran ubicados los depósitos de archivo son de alto impacto en términos de conservación y condiciones técnicas. La Serie Documental correspondiente a Historias Clínicas se encuentra desorganizada. El Hospital no cuenta con una infraestructura tecnológica para la gestión documental electrónica. A A A Instrumentos archivísticos sin formular e implementar Fondo Documental Acumulado Falta de la aplicación de los procesos archivísticos en los archivos de gestión. A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A 6 A 1 4 5 ~ 38 ~ 6 1 6 6 PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS EJES ARTICULADORES ASPECTOS CRÍTICOS IDENTIFICADOS Preservación de la información Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos. Se cuenta con un esquema de metadatos, integrando a otros sistemas de gestión. Se cuenta con archivos centrales e históricos. La conservación y preservación se basa en la normatividad, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad. Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación - SIC. Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica. Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final. Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos. Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados. Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio. TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS El Hospital no ha articulado la gestión documental con la gestión de cambio y calidad. Las Tablas de Retención Documental no están elaboradas, ni aprobadas por el ente rector correspondiente. Instrumentos archivísticos sin formular e implementar A A A Fondo Documental Acumulado Falta de la aplicación de los procesos archivísticos en los archivos de gestión. Las condiciones geológicas, geográficas, ambientales y estructurales donde se encuentran ubicados los depósitos de archivo son de alto impacto en términos de conservación y condiciones técnicas. A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A El Hospital no cuenta con una infraestructura tecnológica para la gestión documental electrónica. A A A A La Serie Documental correspondiente a Historias Clínicas se encuentra desorganizada. A A A A A A A A A 8 7 A 6 5 5 8 ~ 39 ~ 5 4 PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS ASPECTOS CRÍTICOS IDENTIFICADOS EJES ARTICULADORES Aspectos tecnológicos y de seguridad Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información. Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos. Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno y con terceros. Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos. Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumplimento con los procesos establecidos. Se cuenta estandarizada la administración y gestión de la información y loa datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de Gestión de Seguridad de la información y los procesos archivísticos. Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas. Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano que le permita la participación e interacción. Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos. Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información. TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS El Hospital no ha articulado la gestión documental con la gestión de cambio y calidad. Las Tablas de Retención Documental no están elaboradas, ni aprobadas por el ente rector correspondiente. Instrumentos archivísticos sin formular e implementar A Fondo Documental Acumulado Falta de la aplicación de los procesos archivísticos en los archivos de gestión. A A La Serie Documental correspondiente a Historias Clínicas se encuentra desorganizada. El Hospital no cuenta con una infraestructura tecnológica para la gestión documental electrónica A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A Las condiciones geológicas, geográficas, ambientales y estructurales donde se encuentran ubicados los depósitos de archivo son de alto impacto en términos de conservación y condiciones técnicas. A A A A A A A A A A 6 A A 1 1 4 ~ 40 ~ 6 3 A 9 10 PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS ASPECTOS CRÍTICOS IDENTIFICADOS EJES ARTICULADORES Fortalecimiento y articulación La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión. Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad. Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la entidad. Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística. Se cuenta con un Sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales. Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio. Se cuenta con procesos de mejora continua. Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad. Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos. La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad. TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS El Hospital no ha articulado la gestión documental con la gestión de cambio y calidad. Las Tablas de Retención Documental no están elaboradas, ni aprobadas por el ente rector correspondiente. Instrumentos archivísticos sin formular e implementar A A A A A A A A A Las condiciones geológicas, geográficas, ambientales y estructurales donde se encuentran ubicados los depósitos de archivo son de alto impacto en términos de conservación y condiciones técnicas. La Serie Documental correspondiente a Historias Clínicas se encuentra desorganizada. El Hospital no cuenta con una infraestructura tecnológica para la gestión documental electrónica A A A A A A A A A A A A A A A A Fondo Documental Acumulado Falta de la aplicación de los procesos archivísticos en los archivos de gestión. A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A 8 4 5 6 10 6 10 9 ~ 41 ~ PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR 4.1 Resultado de la matriz de priorización de aspectos críticos. El resultado final de la evaluación de la matriz de prioridades para el Hospital La Victoria fue el siguiente: EJES ARTICULADORES ASPECTO CRÍTICO Administración Acceso a la Preservación Aspectos de archivos información de tecnológicos la información Fortalecimiento y TOTAL y articulación de seguridad 1. El Hospital no ha articulado la gestión documental con la gestión de cambio y calidad. 2. Las Tablas de Retención Documental no están elaboradas, ni aprobadas por el ente rector correspondiente. 3. Instrumentos archivísticos sin formular e implementar. 4. Fondo Documental Acumulado 8 6 6 6 8 34 5 1 5 1 4 16 6 4 5 1 5 21 6 5 8 4 6 29 5. Falta de aplicación de los procesos archivísticos durante las fases del ciclo vital de los documentos. 6. Las condiciones geológicas, geográficas, ambientales y estructurales donde se encuentran ubicados los depósitos de archivo son de alto impacto en términos de conservación y condiciones técnicas. 7. La Serie Documental correspondiente a Historias Clínicas se encuentran desorganizadas. 8. El Hospital no cuenta con una infraestructura tecnológica para la gestión documental electrónica. TOTAL 5 6 5 6 10 32 3 1 4 3 6 17 8 6 8 9 10 41 5 6 7 10 9 37 46 35 48 40 58 ~ 42 ~ PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR 4.2. Orden de Prioridad de los Aspectos Críticos y Ejes Articuladores. Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores, según la sumatoria de evaluación del impacto de mayor a menor, con el siguiente resultado: ASPECTOS CRÍTICOS VALOR La Serie Documental correspondiente a Historias Clínicas se encuentran desorganizadas. El Hospital no cuenta con una infraestructura tecnológica para la gestión documental electrónica. El Hospital no ha articulado la gestión documental con la gestión de cambio y calidad. Falta de aplicación de los procesos archivísticos durante las fases del ciclo vital de los documentos. Fondo Documental Acumulado Instrumentos archivísticos sin formular e implementar. Las condiciones geológicas, geográficas, ambientales y estructurales donde se encuentran ubicados los depósitos de archivo son de alto impacto en términos de conservación y condiciones técnicas. Las Tablas de Retención Documental no están elaboradas, ni aprobadas por el ente rector correspondiente. 5. EJES ARTICULADORES VALOR 41 Fortalecimiento y articulación 58 37 Preservación de la información 48 34 Administración de archivos 46 32 Aspectos tecnológicos y de seguridad 40 Acceso a la información 35 29 21 17 16 VISION ESTRATÉGICA La visión estratégica del PINAR del Hospital La Victoria, se formuló con base a los resultados de la evaluación de impacto de los aspectos críticos y ejes articuladores con mayor sumatoria. ASPECTOS CRÍTICOS La Serie Documental correspondiente a Historias Clínicas se encuentran desorganizadas. El Hospital no cuenta con una infraestructura tecnológica para la gestión documental electrónica. El Hospital no ha articulado la gestión documental con la gestión de cambio y calidad. Falta de aplicación de los procesos archivísticos durante las fases del ciclo vital de los documentos. VALOR EJES ARTICULADORES VALOR 41 Fortalecimiento y articulación 58 37 Preservación de la información 48 34 Administración de archivos 46 32 Aspectos tecnológicos y de seguridad 40 Teniendo en cuenta lo anterior, el Hospital La Victoria estableció la siguiente visión estratégica: ~ 43 ~ PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: El Hospital La Victoria ESE III Nivel, mejorará el fortalecimiento y articulación de la gestión documental garantizando el cambio de cultura institucional, preservará la información optimizando los procesos archivísticos para la organización de las historias clínicas, administrará sus archivos asegurando el ciclo vital de los documentos y renovará los aspectos tecnológicos y de seguridad para contar con una infraestructura tecnológica para la gestión documental electrónica. 6. OBJETIVOS Los objetivos del PINAR del Hospital La Victoria, se formularon con base a los aspectos críticos y ejes articuladores que conforman la Visión Estratégica de la siguiente manera: ASPECTOS CRÍTICOS La Serie Documental correspondiente a Historias Clínicas se encuentran desorganizadas. El Hospital no cuenta con una infraestructura tecnológica para la gestión documental electrónica. El Hospital no ha articulado la gestión documental con la gestión de cambio y calidad. Falta de aplicación de los procesos archivísticos durante las fases del ciclo vital de los documentos. Fortalecimiento y articulación Preservación de la información Administración de archivos Aspectos tecnológicos y de seguridad OBJETIVOS Establecer los lineamientos para la organización documental. Crear el archivo central específico para serie documental correspondientes a las Historias Clínicas. Implementar la gestión documental electrónica como estrategia para alcanzar la información confiable. Fomentar el uso de las nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel. Articular la gestión documental con el sistema integrado de gestión. Realizar acciones para la gestión del cambio. Evaluar los procesos de mejora continua. Implementar los instrumentos archivísticos Realizar la organización, clasificación y descripción documental en todas las fases del ciclo vital. Mejorar la infraestructura física de los depósitos de archivo. Aplicar el marco legal y normativo concerniente a la función archivística. Capacitar a los funcionarios del Hospital en temas referentes a la preservación de la información. Implementar el Sistema Integral de Conservación del Hospital. Generar acciones de mejora para mitigar el impacto de la mala conservación documental. Intervenir el fondo acumulado documental. Crear los instrumentos archivísticos para la gestión documental. Elaborar las tablas de retención documental. Formular procesos de gestión documental. Mitigar los riesgos de seguridad de la información. Fortalecer la estrategia de gobierno en línea. Adquirir software, hardware y medios de almacenamiento. Externos ~ 44 ~ PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: Teniendo en cuenta lo anterior, los objetivos establecidos para dar cumplimiento a la visión estratégica del PINAR son: 1. Establecer los lineamientos para la organización documental. 2. Crear el archivo central específico para serie documental correspondientes a las Historias Clínicas. 3. Implementar la gestión documental electrónica como estrategia para alcanzar una información confiable. 4. Fomentar el uso de las nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel. 5. Articular la gestión documental con el Sistema Integrado de Gestión. 6. Realizar acciones de mejora para la gestión del cambio. 7. Crear los instrumentos archivísticos para la gestión documental. 8. Evaluar los procesos de mejora continua. 9. Implementar los instrumentos archivísticos establecidos por las normas colombianas vigentes 10. Organizar la documentación Realizar la organización, clasificación y descripción documental, en todas las fases del ciclo vital. 11. Mejorar la infraestructura física de los depósitos de archivo. 12. Aplicar el marco legal y normativo concerniente a la función archivística. 13. Capacitar a los funcionarios del Hospital en temas referentes a la preservación de la información. 14. Implementar el Sistema Integral de Conservación del Hospital. 15. Generar acciones de mejora para mitigar el impacto de la mala conservación documental. 16. Intervenir el Fondo Acumulado Documental. 17. Elaborar Las Tablas de Retención Documental. 18. Formular y actualizar los procesos de gestión documental. 19. Mitigar los riesgos de seguridad de la información. 20. Fortalecer la estrategia de gobierno en línea. 21. Adquirir software, hardware y medios de almacenamiento externos. ~ 45 ~ PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR 7. PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: FORMULACION DE LOS PLANES Y PROYECTOS ASPECTOS CRÍTICOS El Hospital no cuenta con una infraestructura tecnológica para la gestión documental electrónica. OBJETIVOS Implementar la gestión documental electrónica como estrategia para alcanzar una información confiable. Fomentar el uso de las nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel. Mitigar los riesgos de seguridad de la información. Fortalecer la estrategia de gobierno en línea PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS Proyecto de implementación de la gestión documental electrónica. Aspectos tecnológicos y de seguridad Adquirir software, hardware y medios de almacenamiento externos Articular la gestión documental con el sistema integrado El Hospital no ha articulado la gestión de gestión. documental con la gestión de cambio y Implementar acciones de mejora para la gestión del calidad. cambio. Preservación de la información La Serie Documental correspondiente a Historias Clínicas se encuentran desorganizadas. Preservación de la información Plan de Articulación de la Función Archivistica Evaluar los procesos de mejora continua. Capacitar a los funcionarios del Hospital en temas referentes a la preservación de la información. Establecer los lineamientos para la organización documental. Plan de Organización Documental de las Historias clínicas en el archivo de gestión Implementar el Sistema Integral de Conservación del Hospital. Generar acciones de mejora para mitigar el impacto de la mala conservación documental. Plan de ejecución de Sistema Integral de Conservación Implementar los instrumentos archivísticos establecidos Falta de aplicación de los procesos por las normas colombianas vigentes archivísticos durante las fases del ciclo Realizar la organización, clasificación y descripción vital de los documentos. documental, en todas las fases del ciclo vital. Intervenir el fondo acumulado documental. Administración de archivos Crear los instrumentos archivísticos para la gestión documental. Plan de implementación del Programa de Gestión Documental. Elaborar las tablas de retención documental. Formular y actualizar los procesos de gestión documental. Fortalecimiento y articulación Aplicar el marco legal y normativo concerniente a la función archivística. La Serie Documental correspondiente a Historias Clínicas se encuentran desorganizadas. Crear el archivo central específico para serie documental correspondientes a las Historias Clínicas. Fortalecimiento y articulación Mejorar la infraestructura física de los depósitos de archivo. ~ 46 ~ Plan de mejoramiento de infraestructura física. PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: 7.1. Proyecto de Implementación de la Gestión Documental Electrónica. NOMBRE DEL PLAN O PROYECTO: Proyecto de Implementación de la Gestión Documental Electrónica. Alcance: Este proyecto inicia con la identificación de las necesidades esenciales para la modernización de la infraestructura tecnológica (software, hardware y medios de almacenamiento externos) asociados con la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, seguido de evaluación de los riesgos relacionados con la seguridad de la información, y termina con fortalecimiento en la prestación de los servicios en línea para garantizar la transparencia y el acceso a la información pública. Objetivos: Implementar la gestión documental electrónica como estrategia para alcanzar una información confiable. Fomentar el uso de las nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel. Mitigar los riesgos de seguridad de la información. Fortalecer la estrategia de gobierno en línea. Adquirir software, hardware y medios de almacenamiento externos. Responsable del Plan: Profesional del Área de Gestion Documental ACTIVIDAD Responsables Identificacion y evaluacion de los riesgos de seguridad de la información. Establecer los requerimientos y necesidades de desarrollo tecnológico para la gestión documental electrónica. Referente del Área de Gestion Documental. Realizar estudio de mercado y referenciaciones del proceso para analizar las herramientas más convenientes. Definir el modelo de gestión para la conservación de documentos electrónicos. Definir el Modelo de Acceso a la Información. Diseñar el modelo de seguridad para el uso de documentos electrónicos. Fecha Inicial Fecha Final Entregable Observaciones Matriz con riesgos 01/11/2015 30/11/2015 identificados y su impacto N/A Referente del Área de Gestion Documental - - Referente de Sistemas de Información - Jefe de Oficina Asesora de Planeación. Matriz con requerimientos y 01/12/2015 31/03/2016 necesidades identificadas. N/A Referente del Área de Gestion Documental - - Referente de Sistemas de Información. 01/04/2016 15/05/2016 16/05/2016 31/07/2016 Referente del Área de Gestion Documental - Jefe de Oficina Asesora de Planeación - Todos los referentes de Área. ~ 47 ~ Estudio de mercado Módulos adaptados a estas necesidades. Lineamientos para la conservación ,acceso, seguridad e integridad de los N/A N/A PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Validar los mecanismos, dispositivos y actividades mediante los cuales los documentos son ingresados al sistema de gestión documental. documentos electrónicos. Verificar los requerimientos de uso de documentos electrónicos. Adquisición de herramienta tecnológica e informáticas. Realizar Plan Piloto. Referente de Sistemas de Información - Jefe de Oficina Asesora de Planeación Subgerencia Administrativa y Financiera. 01/08/2016 31/10/2016 Contrato de desarrollo o adquisición. N/A Referente del Área de Gestion Documental - Referente de Sistemas de Información. 01/11/2016 31/01/2017 Informe de Plan Piloto. N/A Referente del Área de Gestion Documental - Referente de Sistemas de Información. 01/02/2017 31/03/2017 Informe de evaluacion Plan Piloto. N/A Implementar herramienta tecnológica e Referente del Área de Gestion informáticas. Documental - Referente de Sistemas de Información. 01/04/2017 30/05/2017 Informe de implementación N/A Realizar medición y evaluacion continua de la plataforma de Tecnología de gestión documental. Referente del Área de Gestion Documental - Referente de Sistemas de Información. 01/06/2017 01/01/2019 Indicadores N/A Administración del Programa de Gestion Documental electrónico. Referente del Área de Gestion Documental 01/06/2017 01/01/2019 Informes de seguimiento N/A Evaluar plan piloto y realizar ajustes INDICADORES INDICADORES ÍNDICE SENTIDO META Identificacion de riesgos. Nº de áreas intervenidas/100 Creciente 100% Evaluacion y análisis de riesgos. Nº riesgos identificados y analizados/100 Creciente 100% Plan Piloto Nº áreas con prueba /Nº total de áreas para la prueba Creciente 100% Creciente 100% Creciente 100% Implementación de herramienta tecnológica e informáticas. seguimiento a la administración del PGDE Nº módulos adquiridos e implementados /Nº total de áreas Nº necesidades de información solucionadas/Nº total necesidades identificadas. ~ 48 ~ PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR TIPO Humano PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: RECURSOS CARACTERÍSTICA 1 profesional Especialista en infraestructura tecnológica 2 técnicos Analistas de procesos Financiero Tecnológicos 7.2. OBSERVACIONES Encargado del desarrollo e implementación del Sistema de Gestión Documental electrónico. Daran la capacitación y el soporte técnico del sistema de gestión documental implementado. Recursos para la Adquisición Scanner, servidor de alta capacidad, y adecuación en red de los computadores. Plan Articulación de la Función Archivistica. NOMBRE DEL PLAN O PROYECTO: Plan de Articulación de la Función Archivistica. Alcance: Este Plan inicia con la implementación de políticas y prácticas de gestión de cambio para la articulación y transformación tanto interna como externa, interactuando así con la Gestion documental, seguido de educación y capacitación en conocimiento y habilidades a los funcionarios y colaboradores sobre la importancia y responsabilidades de la gestión documental. Y termina con la evaluación de la gestión de cambio y mejora continua. Objetivos: Articular la gestión documental con el sistema integrado de gestión. Implementar acciones de mejora para la gestión del cambio. Evaluar los procesos de mejora continua. Capacitar a los funcionarios del Hospital en temas referentes a la preservación de la información. Responsable del Plan: Profesional del Área de Gestion Documental ACTIVIDAD Responsables Fecha Inicial Identificación de las necesidades de cambio y articulación en el riesgo, el alcance, el presupuesto, la comunicación durante la fase de planificación. Referente del Área de Gestion Documental Jefe de Planeación Alta Dirección Participar en la Planeación Institucional y del Plan Operativo Anual. Referente del Área de Gestion Documental Jefe de Oficina Asesora de Planeación. Referente del Área de Gestion Documental Jefe de Oficina Seguimiento a las acciones de mejora descritas en el POA. Fecha Final Entregable Observaciones 01/01/2015 Lineamientos, directrices y políticas institucionales 30/01/2015 referentes a la Función Archivistica y la gestión documental. 15/01/2015 15/02/2015 Plan Operativo Anual N/A 01/01/02015 31/12/2015 Informe Trimestral de POA N/A ~ 49 ~ N/A PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: Asesora de Planeación. Realizar capacitaciones y asesorías sobre la sobre la importancia y responsabilidades de la Función Archivistica y la Gestión Documental. Referente del Área de Gestion Documental. 01/06/2015 INDICADORES ÍNDICE Cantidad de reuniones en Asistencia a las reuniones de que se participó Planeación Institucional y del Plan /Reuniones Operativo Anual. programadas * 100 Nº riesgos identificados Capacitaciones realizadas. y analizados/100 Nº de áreas/Nº de Asesorías realizadas. módulos implementados INDICADORES TIPO SENTIDO Acta del Evento de 31/12/2015 capacitación y asesoría. META Creciente 100% Creciente 95% Creciente 95% RECURSOS CARACTERÍSTICA OBSERVACIONES 1 Profesional en archivistica Humano N/A 2 técnicos Gestión Documental Físico Financiero Informáticos Auditorio Asignación de recursos para la Articulación. video beam y portátil ~ 50 ~ N/A N/A N/A N/A PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: 7.3. Plan de Organización Documental de las Historias clínicas en el archivo de gestión. NOMBRE DEL PLAN O PROYECTO: Gestión. Plan de Organización Documental de las Historias Clínicas en el Archivo de Alcance: Este Plan inicia con la Centralización funcional de los archivos de archivos de gestión del área de Historias clínicas y finaliza con la Organización física, clasificación, ordenación, preparación física, foliación, descripción e identificación de las unidades de conservación, de 1568 metros lineales aprox. Objetivos: Establecer los lineamientos para la organización documental. Organizar técnicamente las Historias Clínicas en el Archivo de Gestión. Responsable del Plan: Profesional del Área de Gestion Documental ACTIVIDAD Responsables Fecha Inicial Evaluación de archivos de gestión de Historias Clínicas a organizar. Referente del Área de Gestion Documental 01/06/2016 Solicitud y contratación del personal para la intervención de archivos de gestión de Historias Clínicas a organizar. Subgerencia Administrativa y Financiera - Jefe de Oficina Asesora de 15/08/2016 Planeación Referente del Área de Gestion Documental Referente del Área de Gestion Documental - Jefe de Oficina 01/10/2016 Asesora de Planeación. Referente del Área de Gestion Documental. 01/11/2016 Elaboración y aprobación del plan de trabajo para la intervención de 1568 metros lineales aprox. Organización técnica archivistica de archivos de gestión de Historias Clínicas a organizar. INDICADORES ÍNDICE SENTIDO Cantidad de unidades Identificacion de cantidades de documentales a Creciente unidades documentales a intervenir. intervenir Total de expedientes Expedientes organizados de organizados /Total de archivos de Creciente expedientes a gestión de Historias Clínicas. organizar * 100 INDICADORES TIPO RECURSOS CARACTERÍSTICA Fecha Final Entregable Observaciones 30/07/2016 Identificación de archivo a organizar N/A 30/09/2016 Contratación del personal para la intervención N/A 15/10/2016 30/11/2017 Plan de Trabajo y cronograma de actividades. Acta del Evento de capacitación y asesoría. META 100% 85% OBSERVACIONES 1 Profesional en archivistica Humano N/A 3 Tecnólogos en gestión documental ~ 51 ~ N/A N/A PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR 10 auxiliares de archivo. 2 técnicos Gestión Documental Financiero Asignación de recursos para la Articulación. N/A 7.4. Plan de Formulación e implementación del Sistema Integral de Conservación. NOMBRE DEL PLAN O PROYECTO: Plan de Formulación e implementación del Sistema Integral de Conservación. Alcance: Este Plan inicia con la formulación de los procesos y procedimientos de conservación documental, seguido de la implementación de planes, programas y estrategias del Sistema Integral de Conservación de archivos y finaliza con acciones de mejora para mitigar el impacto de la mala conservación documental y así garantizar la conservación y preservación de la información. Objetivos: Implementar el Sistema Integral de Conservación. Generar acciones de mejora para mitigar el impacto de la mala conservación documental. Responsable del Plan: Profesional del Área de Gestion Documental ACTIVIDAD Fecha Inicial Fecha Final Entregable Observaciones Recopilar la Normatividad Archivística Referente del Área de y en conservación vigente, teniendo Gestion Documental como base la Ley 594 de 2000, los diferentes decretos, acuerdos, circulares, y demás actos administrativos expedidos por el Archivo General de la Nación. 01/07/2016 30/09/2016 Información y normatividad del SIC. N/A Análisis de la información recopilada para Aplicar la Normatividad en todo el ciclo vital del documento. Referente del Área de Gestion Documental 01/10/2016 30/12/2016 Políticas del SIC a implementar. N/A Conformación de equipo de trabajo. (Un delegado por cada dependencia). Referente del Área de Gestion Documental Jefe de Oficina Asesora de Planeación - Todos los referentes de Área. Referente del Área de Gestion Documental 15/01/2017 Plan de trabajo y 15/02/2017 cronograma de actividades. N/A 01/03/2017 30/06/2017 Evidencia del evento. N/A Realizar jornadas de sensibilización y toma de conciencia en materia archivística y de Conservación, que involucren a todo el personal de la Entidad. Responsables ~ 52 ~ PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Formulación de los planes del Sistema Integrado de Conservación. Determinar los programas de conservación preventiva. Presentación y aprobación del SIC. Implementación del SIC seguimiento y evaluacion del SIC Equipo de trabajo 01/07/2017 30/12/2017 Planes SIC N/A 01/07/2017 30/12/2017 Programas SIC N/A 01/01/2018 30/01/2018 Acta de Comité N/A 01/02/2018 30/12/2018 Resolución de Implementación N/A 01/01/2019 30/12/2023 Resolución de Implementación N/A SENTIDO META Equipo de trabajo Equipo de trabajo Comité interno de archivo. Equipo de trabajo Equipo de trabajo INDICADORES INDICADORES ÍNDICE Cantidad de Jornadas de sensibilización Jornadas de sensibilización y toma de realizadas /Cantidad de conciencia en materia archivística y de Jornadas de Conservación. sensibilización programadas * 100 Cantidad de planes Implementación de planes del Sistema formulados /Cantidad Integrado de Conservación. de planes implementados* 100 Cantidad de programas Implementación de programas del formulados /Cantidad Sistema Integrado de Conservación. de programas implementados* 100 Creciente 100% Creciente 85% Creciente 85% RECURSOS TIPO CARACTERÍSTICA OBSERVACIONES 2 Profesional en Archivistica Humano Físico Financiero 2 tecnólogos Gestión Documental N/A bodegas adecuadas N/A Asignación de recursos. N/A ~ 53 ~ PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: 7.5 Plan de implementación del Programa de Gestión Documental. NOMBRE DEL PLAN O PROYECTO: Plan de Implementación del Programa de Gestion Documental. Alcance: Este plan inicia con la elaboración e implementación de los instrumentos archivísticos para dar cumplimiento a lo exigido por la normatividad vigente Colombiana, seguido de la organización documental en todas las fases del ciclo vital de los documentos y termina la intervención del Fondo Documental Acumulado. Objetivos: Crear los instrumentos archivísticos para la gestión documental. Implementar los instrumentos archivísticos. Organizar la documentación en todas las fases del ciclo vital. Realizar la organización, clasificación y descripción documental. Intervenir el fondo acumulado documental. Formular procesos de Gestión Documental. Aplicar el marco legal y normativo concerniente a la función archivistica. Responsable del Plan: Profesional del Área de Gestion Documental ACTIVIDAD Socialización del Programa de Gestion Documental. Responsables Referente del Área de Gestion Documental. Fecha Inicial Fecha Final Entregable 15/02/2015 15/03/2015 Fondo de Pantalla Observaciones N/A Inicia una vez sean aprobados los instrumentos, año a año esta actividad es continua. Realizar capacitaciones y asesorías sobre la implementación del PGD y organización documental. Referente del Área de Gestion Documental. 01/02/2015 31/10/2015 Actualización de la Tablas de Retención Documental. Referente del Área de Gestion Documental. Tablas de Retención 01/02/2015 15/07/2015 Documental actualizadas con sus anexos. N/A Articular el proceso de gestión documental con el Sistema Integrado de Gestion. Referente del Área de Gestion Documental Jefe de Oficina Asesora de Planeación. Proceso ajustado procedimientos, guías, 01/04/2015 30/09/2015 instructivo y/o protocolos elaborados. N/A Evidencia de capacitación o asesoría. Evaluación de archivos de gestión a Referente del Área de organizar. Gestion Documental. 01/02/2015 15/07/2015 Identificación de archivos a organizar. N/A Organización de archivos de gestión. 01/02/2015 30/12/2015 Expedientes organizados. N/A Referente de cada área. ~ 54 ~ PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Elaboración del cronograma de transferencias documentales. Referente del Área de Gestion Documental. Referente del Área de Gestion Documental Grupo de Apoyo de Gestion documental. Referente del Área de Atender consultas y el préstamo de Gestion Documental documentos del archivo central. Grupo de Apoyo de Gestion documental. Referente del Área de Elaboración de Tablas de Gestion Documental Valoración Documental. Grupo de Apoyo de Gestion documental. Referente del Área de Intervención del fondo documental Gestion Documental acumulado - Organización Grupo de Apoyo de documental. Gestion documental. Referente del Área de Asistencia Técnica para la Gestion Documental Implementación de TRD. Grupo de Apoyo de Gestion documental. Referente del Área de Gestion Documental Administración de la Jefe de Oficina Comunicaciones Oficiales Asesora de Planeación. Realizar la recepción de transferencias primarias 01/02/2015 28/02/2015 Cronograma de transferencia documental. N/A 01/02/2015 30/06/2015 Inventario Documental. N/A 01/01/2015 30/12/2015 Registro del libro de prestamos Esta actividad tiene continuidad año tras año Tablas de Valoración 01/08/2015 30/01/2016 Documental elaboradas con sus anexos. N/A 01/06/2016 30/12/2017 Fondo Documental organizado. N/A 01/01/2016 30/12/2016 Tablas de Retención Documental Implementadas. N/A 01/01/2015 30/12/2015 Registros de comunicaciones oficiales internas y externas enviadas y recibidas. Esta actividad tiene continuidad año tras año INDICADORES INDICADORES Capacitaciones realizadas. Asesorías realizadas. Procedimientos, guías, instructivos y/o protocolos elaborados. Expedientes organizados. Transferencias primarias gestionadas. Solicitudes de consultas atenidas. ÍNDICE Nº riesgos identificados y analizados/100 Nº de áreas/Nº de módulos implementados Procedimiento, guía o instructivo elaborado/ procedimiento, guía o instructivo requerido Total de expedientes organizados /Total de expedientes a organizar * 100 Transferencias recepcionadas/ Transferencia programadas * 100 Consultas atendidas/ consultas solicitadas. SENTIDO META Creciente 90% Creciente 90% Creciente 90% Creciente 95% Creciente 100% Creciente 80% ~ 55 ~ PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Tabla de Valoración Documental elaborada. Metro lineal organizado. Asistencia técnica para la implementación de las TRD. Registro de comunicaciones oficiales recibidas. Registro de comunicaciones oficiales enviadas. Tabla de Valoración Documental elaborada /total de Tabla de Valoración Documental Metro lineal intervenido con todo el proceso/Metro lineal Cajas totales del fondo Dependencia asistida/total de dependencias *100 Cantidad de comunicaciones oficiales registradas / Cantidad de comunicaciones oficiales recibidas Cantidad de comunicaciones oficiales enviadas/ Cantidad de comunicaciones oficiales para enviar PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: Creciente 100% Creciente 95% Creciente 95% Creciente 100% Creciente 100% RECURSOS TIPO Humano CARACTERÍSTICA OBSERVACIONES 2 Profesional en Archivistica N/A 2 tecnólogos Gestión Documental Físico Financiero bodegas adecuadas N/A Asignación de recursos. N/A ~ 56 ~ PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR 7.6 Plan de mejoramiento de infraestructura física de los archivos. NOMBRE DEL PLAN O PROYECTO: Plan de Mejoramiento de Infraestructura Física de los Archivos. Alcance: Este Plan incluye la asignación de un espacio específico para administrar y conservar la Serie Documental correspondiente a las Historias clínicas en la etapa del archivo central y la adquisición de infraestructura en calidad de arrendatarios para transferencias documentales del archivo central de la documentación administrativa, así garantizar la conservación de los documentos y seguridad de la información. Objetivos: Crear el archivo central específico para serie documental correspondientes a las Historias Clínicas. Mejorar la Infraestructura física de los depósitos de archivo. Responsable del Plan: Profesional del Área de Gestion Documental ACTIVIDAD Fecha Inicial Responsables Fecha Final Entregable Observaciones Estudio y evaluación de las necesidades de adecuaciones a la infraestructura existente. Referente del Área de Gestion Documental 01/01/2016 30/03/2016 Estudio de las necesidades N/A Estudio de Mercado Referente del Área de Gestion Documental 01/04/2016 15/05/2016 Estudio de mercado N/A Solicitud para el arriendo de infraestructura. Referente del Área de Gestion Documental 01/06/2016 Solicitud para el arriendo 15/06/2015 de infraestructura. 01/07/2016 Contrato de 01/07/2016 arrendamiento. 01/07/2016 30/08/2016 SENTIDO META Contratar infraestructura nueva que cumpla con las condiciones mínimas exigidas por la normatividad vigente. Jefe de Oficina Asesora de Planeación - Subgerencia Administrativa y Financiera. Adecuación y dotación des infraestructuras. Jefe de Oficina Asesora de Planeación - Subgerencia Administrativa y Financiera - Referente del Área de Gestion Documental Elementos protección y seguridad y mobiliario. INDICADORES INDICADORES Arriendo de infraestructura ÍNDICE Infraestructura adecuada. Creciente 100% RECURSOS TIPO CARACTERÍSTICA ~ 57 ~ OBSERVACIONES Cumplir con las especificaciones técnicas dadas por el Archivo General de la Nación. PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Financiero 8. Asignación de recursos. PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: Se debe garantizar los recursos para un periodo mínimo de dos (2) años. MAPA DE RUTA La ejecución de los planes y/o proyectos para el desarrollo del PINAR del Hospital La Victoria para el periodo 2015- 2023, se puede observar en el siguiente cuadro: Plan o Proyecto Tiempo Corto Plazo (1 año) 2015 Proyecto de Implementación de la Gestión Documental Electrónica. Plan de Articulación de la Función Archivistica. Plan de Organización Documental de las Historias Clínicas en el Archivo de Gestión. Plan de Formulación e implementación del Sistema Integral de Conservación. Plan de Implementación del Programa de Gestion Documental. Plan de Mejoramiento de Infraestructura Física de los Archivos. ~ 58 ~ Mediano Plazo Largo Plazo (4 años en adelante) (1 a 4 años) 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR 9. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Para el seguimiento control y mejora del PINAR del Hospital, se diseñó este cuadro de mando integral, basándose en los indicadores establecidos en cada uno de los planes y proyectos, donde se contempla la medición trimestral de la ejecución realizada. PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS INDICADORES ÍNDICE Medición Trimestral META TRIM. 1 2 3 ACUMULADO TOTAL GRÁFICO OBSERVACIONES 4 Asistencia a las reuniones de Planeacion Institucional y del Plan Operativo Anual. Asistencia a las reuniones de Planeacion Institucional y del Plan Operativo Anual. Cantidad de reuniones en que se participó /Reuniones programadas * 100 100% 25% 25% 25% 25% 0% 0% 1 2 0% 0% 3 4 Capacitaciones realizadas.. 100% Cantidad de Plan de Articulación Capacitaciones Capacitaciones realizadas. realizadas/Cantidad de de la Función Capacitaciones Archivistica. 25% 0% 0% programadas * 100 1 0% 2 0% 0% 3 4 Asesorías realizadas. 100% Cantidad de asesorías realizadas/Cantidad de Asesorías realizadas. asesorías programadas * 100 50% 25% 0% 0% 1 ~ 59 ~ 0% 2 0% 3 0% 4 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS INDICADORES ÍNDICE Medición Trimestral META TRIM. 1 2 3 ACUMULADO TOTAL GRÁFICO OBSERVACIONES 4 Identificacion de riesgos. 100% Identificacion de riesgos. Nº de areas intervenidas/100 50% 25% 0% 0% 1 0% 2 0% 3 0% 4 Evaluacion y analisis de riesgos.. 100% Nº riesgos Evaluacion y analisis identificados y de riesgos. analisados/100 50% 25% 0% 0% 1 0% 2 0% 3 0% 4 Plan Piloto Proyecto de Implementación de Plan Piloto la Gestión Documental Electrónica. 100% Nº areas con prueba /Nº total de areas para la prueba 50% 25% 0% 0% 1 0% 2 0% 3 0% 4 Implementación de herramienta tecnológica e informaticas. Implementación de herramienta tecnológica e informaticas. Nº modulos adquiridos e implementados /Nº total de areas 100% 50% 25% 0% 0% 1 0% 2 0% 3 0% 4 seguimiento a la administracion del PGDE seguimiento a la administracion del PGDE Nº necesidades de informacion solucionadas/Nº total nesecidades identificadas. 100% 50% 25% 0% 0% 1 ~ 60 ~ 0% 2 0% 3 0% 4 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS INDICADORES ÍNDICE Medición Trimestral META TRIM. 1 2 3 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: ACUMULADO TOTAL GRÁFICO OBSERVACIONES 4 Identificacion de cantidaes de unidades documentales a intervenir. Identificacion de Cantidad de unidades cantidaes de unidades documentales a documentales a intervenir intervenir. 100% 50% 25% Plan de Organización Documental de las Historias Clínicas en el Archivo de Gestión. Expedientes INDICADORES 0% 2 0% 3 4 Expedientes organizados de archivos de gestión de Historias Clínicas. ÍNDICE 100% 50% 25% Cantidad de Jornadas de sensibilización realizadas /Cantidad de Jornadas de sensibilización programadas * 100 0% 0% 0% 1 Medición Trimestral META TRIM. 1 Jornadas de sensibilización y toma de conciencia en materia archivística y de Conservación. 0% 1 Total de expedientes organizados de organizados /Total de archivos de expedientes a gestión de Historias organizar * 100 Clínicas. PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS 0% 0% 2 3 ACUMULADO TOTAL 0% 2 0% 3 4 GRÁFICO OBSERVACIONES 4 Jornadas de sensibilización y toma de conciencia en materia archivística y de Conservación. 100% 25% 0% 0% 0% 1 2 0% 3 0% 4 Implementacion de planes del Sistema Integrado de Conservación. Plan de Formulación e implementación del Sistema Integral de Conservación. implementacion de planes del Sistema Integrado de Conservación. Cantidad de planes fromulados /Cantidad de planes implementados* 100 100% 50% 25% 0% 0% 1 0% 2 0% 3 0% 4 implementacion de programas del Sistema Integrado de Conservación. implementacion de programas del Sistema Integrado de Conservación. Cantidad de programas fromulados /Cantidad de progrmas implementados* 100 100% 50% 25% 0% 0% 1 ~ 61 ~ 0% 2 0% 3 0% 4 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS INDICADORES ÍNDICE Medición Trimestral META TRIM. 1 2 3 ACUMULADO TOTAL GRÁFICO OBSERVACIONES 4 Capacitaciones realizadas. Cantidad de Capacitaciones Capacitaciones realizadas. realizadas/Cantidad de Capacitaciones programadas * 100 100% 25% 25% 25% 50% 25% 0% 0% 1 2 0% 3 0% 4 AsistenciaAsesorías a las reuniones de Planeacion realizadas. Institucional y del Plan Operativo Anual. Asesorías realizadas. Cantidad de asesorías realizadas/Cantidad de asesorías programadas * 100 100% 100% 25% 25% 25% 50% 50% 0% 0% 25% 25% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 100% 1 200% 2 300% 3 400% 4 Asistencia a Asistencia procedimientos,guías,instructivos a las las reuniones reuniones de de Planeacion Planeacion y/o Institucional Institucional yy del protocolos del Plan Plan Operativo Operativo Anual. Anual. procedimientos,guías, instructivos y/o protocolos elaborados. Procedimiento, guía o instructivo elaborado/ procedimiento, guía o instructivo requerido 25% 15% 15% 100% 100% 100% 50% 50% 0% 0% 0% elaborados. 15% 15% 0% 15% 0% 0% 25% 100% 25% 25%200% 0% 0% 0% 300% 0% 0% 0% 400% Asistencia a de Asistencia procedimientos,guías,instructivos Expedientes a las las reuniones reuniones organizados. de Planeacion Planeacion y/o Institucional Institucional yy del protocolos del Plan Plan Operativo Operativo Anual. Anual. elaborados. 100% Expedientes organizados. Total de expedientes organizados /Total de expedientes a organizar * 100 25% 12% 12% 100% 100% 100% 50% 50% 50% 0% 0% 0% 0% 15% 12% 15% 0% 12% 12% 0% 0% 0% 25% 100% 25% 25% 25%200% 0% 0% 0% 0% 300% 0% 0% 0% 0% 400% Asistencia a Planeacion Asistencia procedimientos,guías,instructivos Transferencias a las las reuniones reuniones primariasde de gestionadas. Planeacion y/o Institucional Institucional yy del protocolos del Plan Plan Operativo Operativo Anual. Anual. Transferencias Transferencias recepcionadas/ primarias gestionadas. Transferencia programadas * 100 Plan de Imple me ntacion de l Solicitudes de Programa de consultas atenidas. Ge s tion Docume ntal. Tabla de Valoración Documental elaborada. 25% 25% 25% 100% 100% 100% 100% 50% 50% 50% 0% 0% 0% 0% elaborados. 15% 12% 25% 15% 0% 12% 0% 0% 0% 25% 100% 25% 25% 25%200% 0% 0% 0% 0% 300% 0% 0% 0% 0% 400% Asistencia a reuniones de Planeacion Asistencia procedimientos,guías,instructivos Transferencias Solicitudes a las lasde reuniones primarias consultas de gestionadas. atenidas. Planeacion y/o Institucional Institucional yy del protocolos del Plan Plan Operativo Operativo Anual. Anual. elaborados. 100% consultas atendidas/ consultas solisitadas. Tabla de Valoración Documental elaborada /total de Tabla de Valoración Documental 25% 19% 19% 100% 100% 100% 15% 12% 50% 25% 50% 50% 15% 0% 19% 0% 12% 0% 0% 0% 0% 0% 25% 0% 100% 25% 25% 25%200% 0% 0% 0% 0% 300% 0% 0% 0% 0% 400% Asistencia a de Planeacion Tabla Asistencia procedimientos,guías,instructivos Transferencias de Valoración a las las reuniones reuniones primarias Documental de gestionadas. Planeacion elaborada. y/o Institucional Institucional yy del protocolos del Plan Plan Operativo Operativo Anual. Anual. elaborados. 100% 100% 100% 100% 15% 12% 50% 25% 50% 50% 15% 0% 19% 0% 0% 12% 0% 0% 0% 0% 0% 25% 0% 100% 25% 25% 25%200% 25% 0% 0% 0% 0% 300% 0% 0% 0% 0% 400% Asistencia Metro a laslineal reuniones organizado. de Planeacion Institucional y del Plan Operativo Anual. Metro lineal organizado. Metro lineal intervenido con todo el proceso/Metro lineal Cajas totales del fondo 100% 100% 50% 50% 0% 0% 25% 15% 12% 0% 0% 0% 25% 25% 25% 0% 0% 0% 0% Asistencia tecnica para la implementación de las TRD. Asistencia tecnica Dependencia para la asistida/total de implementación de las dependencias *100 TRD. 100% 50% 25% 0% 0% 0% 0% 0% 25% Registro de comunicaciones oficiales recibidas. Registro de comunicaciones oficiales recibidas. Cantidad de comunicaciones oficiales registradas / Cantidad de comunicaciones oficiale recibidas 100% 25% 25% 25% 50% 25% 0% 0% 0% 0% 25% Registro de comunicaciones oficiales enviadas. Registro de comunicaciones oficiales enviadas. Cantidad de comunicaciones oficiales enviadas/ Cantidad de comunicaciones oficiale para enviar 100% 25% 25% 25% 50% 25% 0% 0% 25% ~ 62 ~ 0% 0% PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR Código: Versión: PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS INDICADORES ÍNDICE Medición Trimestral META TRIM. 1 2 3 ACUMULA DO TOTAL GRÁFICO 4 Arriendo de infraestructura Plan de Mejoramiento de Infraestructura Física de los Archivos. 100% Arriendo de infraestructura infraestructura adecuada. 50% 25% 0% 0% ~ 63 ~ 0% 0% OBSERVACIONES
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