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UNIDAD III EL PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo tuvo su origen en la teoría clásica de la administración, con su pionero
Henry Fayol, quien hizo grandes aportes a los diferentes niveles administrativos. Fue una de las primeras
personas en escribir un libro específico sobre administración, y fue considerado como el padre de la Teoría
Clásica.
El proceso administrativo “es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa
la administración, las mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. El proceso administrativo
como tal se ha definido desde finales del siglo XlX en término de 4 funciones especificas de los gerentes:
planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el correcto manejo
de los recursos con los que cuenta la organización para alcanzar las metas establecidas.
La importancia del proceso administrativo radica en que sigue siendo utilizado hoy en día por la
mayoría de las empresas en el mundo, debido a la universalidad de sus términos y funciones las cuales
cuentan con su propia importancia. Es el conjunto de funciones, actividades y acciones definidas y
determinadas para el manejo y/o dirección de cualquier organismo (ciclo administrativo) encaminadas a lograr
determinados objetivos. El proceso administrativo es extremadamente importante en todo tipo de empresas ya
que el uso de este proceso evita improvisaciones en los momentos más difíciles y en la toma de decisiones
importantes.
LA PLANIFICACION Responde a la pregunta ¿Qué se va a hacer?, ¿Qué se quiere hacer? ¿Qué se
va a hacer? Qué cosas se van a realizar en la empresa, se realizan planes, programas,
presupuestos, etc.
La planificación es el primer elemento o etapa del proceso administrativo. Este consiste en determinar
los objetivos, formular políticas, procedimientos y métodos para lograrlos. Esta etapa es muy importante ya
que permite trabajar de manera eficiente, en esta etapa visualizamos el futuro y se traza el programa de
acción.
La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los
principios, la secuencia de operaciones y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.
Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método
de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.
En la etapa de la planeación siempre se debe fijar unas metas y unos objetivos claros, no se debe
descuidar el entorno, la competencia y se debe saber el gusto de los clientes a los que se les ofrecerá el
producto o el servicio, al igual que hay que prever otras alternativas porque si una no funciona estará la otra
para llegar a ser el plan de apoyo a la idea principal, porque se planea a corto, mediano y largo plazo.
Las características más importantes de la planificación son las siguientes:
La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción, sino
que se realiza continuamente en la empresa.
La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la previsión.
La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro,
la planificación funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y
disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.
La planificación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: la planificación
constituye un curso de acción escogido entre varias alternativas de caminos potenciales.
La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo
conforman; debe abarcarla organización como totalidad.
La planificación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la definición, el
dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no humanos de la empresa, según se haya
estudiado y decidido con anterioridad.
La planificación es una técnica cíclica: la planificación se convierte en realidad a medida que se
ejecuta. A medida que va ejecutándose, la planificación permite condiciones de evaluación y medición para
establecer una nueva planificación con información y perspectivas más seguras y correctas.
La planificación es una función administrativa que interactúa con las demás; está estrechamente
ligada a las demás funciones –organización, dirección y control– sobre las que influye y de las que recibe
influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización.
La planificación es una técnica de coordinación e integración: permite la coordinación e integración de
varias actividades para conseguir los objetivos previstos.
La planificación es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores maneras
deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipación y
debidamente programados para el futuro.
Herramientas De la Planificación
Graficas de Gantt: es un diagrama o gráfica de barras que se usa cuando es necesario en presentar la
ejecución o la producción total, ésta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un
determinado período de tiempo. Tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que
se realizan coordinadamente. Este fue desarrollado por Henry L. Gantt en 1917 y es una sencilla herramienta
de gráficos de tiempos, ya que son fáciles de aprender, leer y escribir. Un grafico de Gantt es un sencillo
gráfico de barras. Cada barra simboliza una tarea del proyecto.
Manuales: Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para
facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de
comunicación. Manuales de Objetivos y Políticas. Este manual, es una guía autorizada dentro de la estructura
de un organismo social, contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo,
clasificándolos por departamentos, con expresión de las políticas correspondientes a esos objetivos y a veces
de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas
Método Pert: actúa dentro de las teorías de MASLOW y McClelland en la satisfacción de las necesidades,
mediante la realización de actividades que representen retos, logros importantes, compromisos, etc. La
técnica del PERT se utiliza para definir lo que debe hacerse para cumplir en término los objetivos de un
programa. Es una técnica para la planeación, programación y control del tiempo de proyectos en los que se
involucran varias actividades. Otra de las características es la utilizar el tiempo como común denominador para
reflejar la aplicación de los recursos asignados y las especificaciones de rendimiento. Una de las primeras
consideraciones que el PERT obliga efectuar, es la de calcular el tiempo de duración para cada una de las
actividades de un proyecto. La duración total será obtenida automáticamente al sumar el tiempo de cada una
de las actividades del proyecto.
La Organización responde a las preguntas: ¿Como se va a hacer? Organización?
¿Cómo se va a hacer? Cómo se va a realizar y se cuenta con los organigramas, recursos,
funciones...
Es la estructura técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades
de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia
dentro de los planes y objetivos señalados. Organizar una empresa es proveerla de todo lo que es útil para su
funcionamiento: materias, herramientas, capitales y personal.
Durante la etapa de organización el administrador debe definir las funciones, responsabilidades y
coordinar todos los recursos de la empresa utilizando una estructura de relaciones entre personas, trabajo y
recursos.
Al tener en cuenta que organización como entidad social de la empresa es donde un grupo de
personas se reúnen e interactúan entre sí para alcanzar un objetivo específico. Con esto se quiere decir, que
organización, son todas las personas que participan en una empresa, porque como empleados forman una
organización formal pues esta se basa en la división del trabajo ya que es la organización formalizada
oficialmente, y también está la organización informal pues es aquella que se forma espontáneamente entre un
grupo de personas que tienen temas afines o gustos por algún tema en especial y esta organización no
aparece en ningún documento formal de la empresa.
Las actividades básicas relativas a la función de organización son:
Asignación de recursos (humanos, financieros, materiales); actividades (cómo); responsables (quién);
tiempos (cuándo); determinación de grados de especialización y división del trabajo (comercialización,
producción, compras, personal); establecimiento de jerarquías (relaciones de autoridad y responsabilidad);
asignación de funciones; determinación de tramos de control; diseño de la estructura organizacional;
elaboración de manuales de organización, políticas y procedimientos, entre otros.
La organización se lleva a cabo en base a:
División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que
las personas sean responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general. Todas las
tareas de la organización desde la producción hasta la administración se pueden subdividir. La división del
trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad por consiguiente
comenta la especialización, pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo. Además como crea
una serie de trabajo, las personas pueden elegir puestos, o puedan ser asignadas a aquellas, que se ciñan a
sus talentos e intereses.
Departamentalización: se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son
similares o tienen una relación lógica, para ello se elabora un organigrama donde mediante cuadros se
representan los diferentes departamentos que integran la organización. La Departamentalización es el
resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuanto a las actividades laborales una vez que han sido
divididas las tareas se pueden relacionar en grupos "parecidos" como pueden suponer existen muchas
variedades de trabajos y departamentos en las organizaciones.
Jerarquía: desde los primeros días de la industrialización los gerentes se preocupan por la cantidad de
personas y departamentos que podrían manejar con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de control
administrativo (con frecuencia llamado tramo de control o tramo administrativo) cuando se ha dividido el
trabajo, creados departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una cadena de
mando; es decir, un plan que especifique quien depende de quién. Estas líneas de dependencia son
características fundamentales de cualquier organigrama para representar la jerarquía que es plan que
específica quien controla a quien en una organización.
La Importancia de la Organización, radica en ser un proceso de carácter continuo; jamás se puede decir
que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes, lo que obviamente
redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
Es un medio a través del cual se establece
la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. Suministra los métodos para que se puedan
desempeñar las actividades eficientemente con un mínimo esfuerzo. Evitar la lentitud e eficiencia en las
actividades, reduciendo los costos e incremento de la productividad. Reduce o elimina la duplicación de
esfuerzos. delimita funciones y responsabilidades.
La Dirección responde a las preguntas, ¿Ver que lo hagan?, Ver que se haga, Se encarga de ver
que se realicen las tareas y para ello cuenta con el liderazgo, comunicación, y motivación
Al ser la dirección la etapa donde se ejecutan todas las etapas del proceso administrativo, en muchas
ocasiones se confunden los conceptos administrar y dirigir, sobre todo si se considera que en ingles se utiliza
el término management para referirse indistintamente a la dirección de la administración. En la dirección se
aplican todas las etapas del proceso administrativo, y el éxito de cualquier empresa se deriva en gran parte de
una acertada dirección.
La dirección es un proceso que comprende una serie de elementos como la toma de decisiones, la
comunicación, la motivación y el liderazgo. Mediante la toma de decisiones de elige la alternativa óptima para
lograr los objetivos de la organización. A través de la comunicación se transmite y recibe la información
necesaria para ejecutar las decisiones, planes y actividades. Con la motivación se obtienen comportamientos,
actitudes y conductas del personal para trabajar eficientemente y de acuerdo con los objetivos de la empresa.
Por último, el liderazgo se utiliza para influir, guiar o dirigir a un grupo de personas hacia el logro de la misión
de la empresa.
La dirección es la ejecución de todas las fases del proceso administrativo mediante la conducción y
orientación de los recursos, y el ejercicio del liderazgo hacia el logro de la misión y visión de la empresa. Es la
etapa encargada de motivar a los empleados, orientar las actividades de otros, elegir el canal más eficaz de
comunicación, y resolver los conflictos entre los empleados. Esta es la función administrativa que se refiere a
la relación interpersonal del administrador con su subordinado
ETAPAS
TOMA DE DECISIONES
La toma de decisiones es el proceso sistemático y racional a través del cual se selecciona, entre varias
alternativas, el curso de acción óptimo.
MOTIVACIÓN
Es una característica de la Psicología humana que contribuye al grado de compromiso de la persona.
Incluye factores que ocasionan canalizan y sustentan la conducta humana de un sentido particular o
comprometido. Las metas de la organización son inalcanzable al menos que exista el compromiso permanente
de los miembro de la organización. La conclusión es que los gerentes pueden motivar a los empleados
reconociendo las necesidades sociales y haciendo que se sientan útiles e importantes, de tal manera que se
sientan parte de la organización.
COMUNICACIÓN
La comunicación es el fluido vital de una organización, los errores de comunicación que en una
organización han ocasionado daños muy severos, por tanto la comunicación efectiva es muy importante para
los gerentes ya que ella representa la hebra común para las funciones administrativas. Los gerentes preparan
planes hablando con otras personas, para encontrar la mejor manera de distribuir la autoridad y distribuir los
trabajos.
LIDERAZGO
En forma gerencial es el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembro de un grupo y de
influir en ellas, el liderazgo involucra a otras personas, empleados o seguidores, si no hubiera a quien mandar
las cualidades del liderazgo del gerente serian irrelevantes; también involucra una desigualdad de poder entre
los lideres y los miembros del grupo la cual se usa de diferentes forma para influir en la conducta de los
seguidores de diferentes manera.
Equipos y Trabajo en equipo:
Un equipo se define como dos o más personas que interactúan y se influyen entre sí, con el propósito
de alcanzar un objetivo común. En las organizaciones, desde siempre, han existido dos tipos de equipos los
formales e informales. Los equipos formales son creados por los gerentes con el propósito de encargarles
tareas especificas, el tipo de grupo formal que prevalece es el equipo de mando. Los equipos informales son
de naturaleza social estos grupos son formaciones naturales que aparecen en el ambiente de trabajo en
respuesta a la necesidad de un contacto social. Estos equipos tienden a formarse alrededor de amistades e
intereses comunes.
El Control responde a las preguntas, ¿Cómo se ha realizado? Es el encargado de decir cómo se ha
realizado, que se hizo, cómo se hizo.
Una vez que se han establecido las metas, se han formulado los planes, se ha definido el orden de la
estructura y se ha contratado, capacitado y motivado al personal, aún falta algo: un administrador que se
encargue de que las cosas marchen como es debido y que vigile el desempeño de la organización. Se ve
comprometido a comparar el desempeño real con las metas establecidas con anterioridad, y en el supuesto de
que se lleguen a presentar desviaciones significativas, será el administrador el responsable de volver a
encaminar a la organización por el camino correcto, a grandes rasgos, cuando se habla de la etapa de control,
se hace referencia al método de vigilar, comparar y corregir.
Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional
para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño
contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas.
Los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con
metas especificas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.
La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo planeado, organizado y ejecutado se
ajusten tanto como sea posible a los objetivos previamente establecidos. La esencia del control está en
verificar si la actividad controlada está o no alcanzando los objetivos o resultados esperados. En este sentido,
el control es básicamente un proceso que guía la actividad ejecutada hacia un fin previamente determinado.
El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito al
detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones
indeseadas reales o potenciales. La función de control le proporciona al gerente medios adecuados para
chequear que los planes trazados se implanten en forma correcta.
Las principales características del control son las siguientes:
Orientación estratégica hacia los resultados: el control debe apoyar planes estratégicos y enfocarse en
las actividades esenciales que diferencian la organización.
Comprensión: el control debe apoyar el proceso de toma de decisiones presentando datos en términos
comprensibles. El control debe evitar informes complicados y estadísticas engañosas.
Orientación rápida para las excepciones: el control debe indicar los desvíos con rapidez mediante una
misión panorámica del sitio en que ocurren las variaciones, y qué se debe hacer para corregirlas
adecuadamente.
Flexibilidad: el control debe proporcionar el juicio individual que se pueda modificar para adaptarse a nuevas
circunstancias y situaciones.
Autocontrol: el control debe proporcionar confiabilidad, buena comunicación y participación de las personas
involucradas.
Naturaleza positiva: el control debe hacer énfasis en el desarrollo, el cambio y el mejoramiento; debe
apalancar la iniciativa de las personas y minimizar el papel de las sanciones y los castigos.
Claridad y objetividad: el control debe ser imparcial y preciso para todos. Como propósito fundamental, se
debe respetar el mejoramiento del desempeño.